Innholdsfortegnelse... 1. Strategi for godt omdømme...3. Forstå samspillet rundt din forening...4. Eksempel på et scenario:...5. Profilbygging...



Like dokumenter
Foreningens helhetlige profil

Kurs i kommunikasjon: profil, markedsføring, pressearbeid, sosiale medier og omdømme DAG 1

Modul 3 Varemerke. Generelt

Modul 4 - Merkevare. Generelt

Kurs i kommunikasjon: profil, markedsføring, pressearbeid, sosiale medier og omdømme DAG 2

Vi har en tydelig visjon og ved å si «best», har vi fokus på fokus på kvalitet. «Lions skal være Norges beste humanitære serviceorganisasjon.

Markedsplan. Markedsmål. Visjon. Forretningsidé. Kommunikasjon og visuell strategi

Medarbeiderne som ambassadører

Markedsstrategi. Referanse til kapittel 4

Modul 2- Markedskommunikasjon

BIBSYS kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjon i Gran kommune

Facebookstrategi. Med Acrobat Reader kan du navigere og fylle ut felter i dette PDF dokumentet. Kursansvarlig: Stig Solberg

Referat fra Temakveld om lobbyvirksomhet Innleder: Håvard B. øvregård, leiar for Noregs Mållag

Norges Diabetesforbund

Studentevaluering av undervisning. En håndbok for lærere og studenter ved Norges musikkhøgskole

k u r s PR og markedsføring

UiOs regler for studentforeningers PR og markedsføringsarbeid

ARBEIDSHEFTE. Veien til ditt unike brand starter her!

Sammendrag. PR- og kommunikasjonsstrategi for Osloregionen. Samarbeidsalliansen Osloregionen & Oslo Business Region Høst 2014

Kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjonsstrategi Innledning 2. Mål, visjon og verdier 3. Kommunikasjonsmål 4. Roller og ansvar 5. Forankring

Kommunikasjonsstrategi

Hjelp til oppfinnere. 01 Beskyttelse av dine ideer 02 Patenthistorie 03 Før du søker et patent 04 Er det oppfinnsomt?

JAKTEN PÅ PUBLIKUM år

Hva er markedsføring og pr?

Nordre Follo kommune. Kommunikasjonsstrategi. Prosessen fram mot Nordre Follo kommune

KURS I MARKEDSFØRING HVORDAN SYNLIGGJØRE DIN FORENING PÅ BEST MULIGE MÅTE?

MODUL 7 MEDIA OG KOMMUNIKASJON

Resultater omdømmeundersøkelse Sørum Kommune. Oktober 2012

Kommunikasjonspolitikk for Hamar kommune

Merkevare- og kommunikasjonsstrategi

Kommunikasjonstenking

GJENNOMFØRING AV. Dette er Walter...

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR met.no

Hovedmodell 1: Helhetlig kommunikasjon

Kontakt. Hemne Kommune Olav Hunnes, Næringskonsulent mobil e-post:

Hvilken opptreden er den beste?

Veier til synlighet Bygge et godt omdømme. Jon G. Olsen, daglig leder Akershus musikkråd utdrag fra foredrag av Gunnar Husan Frivillighet Norge

Slik jobber vi med kommunikasjon. Per Tøien Kommunikasjonssjef

Hva er markedsføring og PR?

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI. for KARMØY KOMMUNE

Omdømme og omdømmebygging

Modul 6 Organisering av PR-arbeidet

Modul 7- Den vanskelige samtalen

TENK SOM EN MILLIONÆ ÆR

OMDØMME; forventning og opplevelse

Langsiktig strategi for Det Akademiske Kvarter

! Slik består du den muntlige Bergenstesten!

HVA ER MARKEDSFØRING OG PR?... 6 MARKEDSFØRING OG PUBLIC RELATIONS MARKEDSKOMMUNIKASJON

KOMMUNIKASJONSSTRATEGI

Revidert veiledningstekst til dilemmaet «Uoffisiell informasjon»

Forslag fremdriftsplan for Elevbedrift

Tren deg til: Jobbintervju

LEDELSE, MOTIVASJON OG DEN VANSKELIGE SAMTALEN

Hvordan informere om UIB-arrangementer

Valgfaget Innsats for andre Eventyr og sagn fra mange land på SFO

Kommunikasjonsmål: Strategier for å nå kommunikasjonsmålene:

Veileder for kommunikasjon i Nmf

Men som i så mye annet er det opp til deg hva du får ut. av det! Agenda

Test of English as a Foreign Language (TOEFL)

Kontakt med media trussel eller mulighet?

Innovativ Ungdom. Fremtidscamp 2015

Norsk forening for farlig avfall (NFFA) Omdømmestrategi

Sosiale organisasjoner; sosiale medier. Sluttrapport

DE 4 TRINN I PROSESSEN. Analyse Hvordan ønsker vi å fremstå? Visjonen Hva vil vi fortelle og hvorfor? Planlegging Hva skal gjøres og hvordan?

ALLEMED. Hva gjør vi bra? Sko til besvær. Nasjonal dugnad mot fattigdom og utenforskap blant barn og unge

Innledning. Med vennlig hilsen. Jorunn Berland forbundsleder

Juvente i Arbeidsplan Denne arbeidsplanen forteller hvordan vi vil at Juvente skal se ut i 2017.

Planer og meldinger 2018/6. Tall som forteller. Kommunikasjonsstrategi for Statistisk sentralbyrå

STRATEGIPLAN FOR TUIL TROMSDALEN FOTBALL

Strategi for Studentinvolvering

Måling av kommunikasjonsarbeid, UiO

NY I STYRET #SIOKURS #MINFORENING

Ungdomsundervisningen

Kommunikasjonsstrategi revidering våren 2015

Sørum Kommune Merkevare- og kommunikasjonsstrategi. med tiltaksplan 2014

Undervisningsopplegg til txt 2015 Tidsinnstilt

Norsk musikk har aldri sett bedre ut En oppgave om kommunikasjonsstrategi for P3 Gull

Kulturendring og motivasjon i klasserommet. praktiske undervisningsopplegg

Young Creatives 2012 Dixi ressurssenter for voldtatte

SYNLIGGJØRING FREMTIDSPLAN

KURS DIGITAL SYNLIGHET

Kokebok for einnsyn. Verktøy for å kartlegge holdninger. Versjon 0.2

UNGDOMSBEDRIFT. Spilleregler i arbeidslivet VEILEDERHEFTE

Idealkvinnen For å bli bevisst eget syn på idealkvinnen

Ta ordet! Sluttrapport

FORRETNINGSPLAN Hva skal forretningsplanen inneholde? Forside

Forslag til tiltak basert på lærdommer fra prosjektet

Strategiske føringer Det norske hageselskap

Oppgaven nedenfor er hentet fra Pappaprogrammet, Samling 2: Jeg og min familie.

En e-bok fra Appex Hvordan få mest ut av Facebook?

Grafisk. design. Grafisk

Clairvoyance «Den nye tids rådgiving».

MEDIEHÅNDBOK For klubber og arrangører NKF - MEDIEHÅNDBOK 1

ULOBAS MERKEVAREHÅNDBOK

ihana! as -fortellinger som berører

Telehuset Kjøreregler facebook januar Kjøreregler Facebook. Januar 2012

Bruk av sosiale medier i Agder og Telemark bispedømme

Transkript:

Profil og omdømme

Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 1 Introduksjon... 3 Strategi for godt omdømme...3 Forstå samspillet rundt din forening...4 Eksempel på et scenario:...5 Profilbygging... 6 Begreper...6 Profil...6 Omdømme...6 Kommunikasjon...7 Profilbygging...7 Sprikende profiloppfatninger...7 SWOT-analyse et redskap i profilarbeidet...8 Profilstruktur...9 Profildokumenter...9 Organisasjonsprofil:...10 Arrangementsprofil...10 Grafisk profil:...11 Kommunikasjon...12 Foreningens ulike roller ovenfor omgivelsene...12 Intern organisering...14 1

Omdømme...15 Målsetninger...15 Målinger...15 Evaluering...16 2

Introduksjon I dag er det få bedrifter og organisasjoner som overlever lenge med et dårlig omdømme eller usynlig profil. Fokuset på å bygge en tydelig profil og et godt omdømme er tydelig hos ledere av alle typer organisasjoner, drevet frem av en stadig voksende kommunikasjonsbransje og mer bevisste forbrukere og befolkning og studenter. Det utgjør byggesteinen i foreningens markedsføring og kommunikasjon, og ved bevisst bruk kan det bidra til å nå mål som økte medlemstall, omsetning og ikke minst oppmerksomheten rundt ens arbeid. Strategi for godt omdømme Fremgangsmåten er intuitiv og enkel ikke gjør det vanskeligere enn det behøver å være. Denne enkle innsikten ligger til grunn for rådene som kommer fra landets ledende kommunikasjonsbyråer. Ikke begynn i feil ende det må være sammenheng mellom hva man sier at man er og hva man faktisk gjør! 1. Vit hvem du er og hvem du ønsker å være - Definer organisasjonens profil 2. Gjør det rette og sørg for god drift i organisasjonen - Foreningen må gjøre det den sier den skal 3. Fortell verden hvem du er og hva du gjør - Kommuniser deres profil til omverden Hovedbudskapet her er at et godt omdømme skapes ikke av god kommunikasjon alene. Dersom det finnes forhold i foreningen som skaper et dårlig omdømme må dette rettes opp før man kan lykkes med å bygge opp troverdighet og godt omdømme. Denne enkle firefeltstabellen illustrerer at det kan være behov for ulik strategi avhengig av forholdet mellom organisasjonens nåværende drift og kommunikasjon. 3

Omdømmekriser Hvordan skulle man håndtere en situasjon dersom Universitas publiserer et stort oppslag om medlemsjuks i din forening? Hva gjør du som leder for foreningen i de neste 48 timene? En noenlunde fornuftig reaksjon til en slik situasjon kunne være Svar avvæpnende til media dersom du konfronteres inntil du finner ut alt om saken: Vi må først få denne saken på det rene. Hvis så er tilfelle at det foreligger gale medlemstall skal vi gjøre alt i vår makt for å rydde opp omgående Finn ut hva som har foregått i saken. Engasjer de menneskene som behøves for å vurdere tiltak og for å rydde opp i situasjonen. Unngå syndebukker. Kommunisér hva som skjer og styrets beslutninger og tiltak internt i organisasjonen (mail eller telefon). Dine tillitsvalgte er de viktigste ambassadørene i en slik situasjon, ikke hold dem uinformert! Når organisasjonens tiltak og respons er tydeliggjort, kommuniser dette eksternt (media og sentrale samarbeidspartnere/berørte). Forstå samspillet rundt din forening Kjernebudskapet er at det skal være en klar sammenheng mellom hva du gjør og hva du kommuniserer. Utfallet av dette (foreningens identitet og aktivitet) vil påvirke foreningens omdømme. Foreningens egen kommunikasjon er også en viktig faktor. Omdømmet kan igjen påvirke de andre faktorene, som illustrert under. 4

Eksempel på et scenario: En av studentkjellerne har opplevd uheldige episoder med at studenter har blitt frastjålet lommebøker og at det har oppstått et par slåsskamper i det siste, og færre studenter kommer til festene. Styret ved foreningen tar grep og bestemmer seg for å leie inn et par vennligsinnede vakter som skal være tilstede for studentenes sikkerhet og tilbyr skap med hengelås hvor studentene kan få låse inn eiendeler under festen. Foran neste fest henges det opp plakater som blant annet sier: For å skape tryggere omgivelser på festen har styret engasjert vennligsinnede og kjekke vakter til å være tilstede. I tillegg tilbyr vi skap med hengelås om du vil være helt sikker på at dine eiendeler er trygge. Denne festen blir den beste i manns minne! I dette scenarioet skjer følgende: Styret innser at det finnes et omdømmeproblem og tar grep for å gjøre noe med kjernen til problemet (vakter og hengelåser) Styret kommuniserer deretter at de åpent erkjenner problemet, men at de har tatt grep for å forbedre dette. Hvordan ville dette blitt oppfattet? (ansvarlige eller overdrivelse?) Det finnes ikke noen fasit på om dette er en riktig handling eller ikke. Tiltaket med vakter kan oppfattes som litt i gråsonen for en studentforening. Uavhengig av om deltakerne synes at dette var riktige tiltak eller ikke, er hovedpoenget her likevel at styret faktisk gjennomfører tiltak. I dette eksempelet handler styret riktig i forhold til å vise ansvarlighet, og slikt bidrar positivt for å heve et skrantende omdømme (selv om folk ikke nødvendigvis skulle like vaktene)! 5

Profilbygging Vi har vært inne på hvordan en studentforening er avhengig av sine omgivelser for å kunne fungere godt og for å overleve. Mennesket har et behov for å katalogisere og kvantifisere sine omgivelser. Dette medfører at også alle organisasjoner har en eller annen fellesnevner eller profil når det gjelder hvordan organisasjonen oppfattes av sine omgivelser og sine brukere. Mange studentforeninger er ikke bevisst sin egen profil og identitet. De sliter som regel med dårlig organisering, få ressurser, mye ad hoc arbeid og for liten kompetanse til å drive målrettet og matnyttig PR arbeid. En gjennomtenkt profil og godt kommunikasjonsarbeid vil også gjøre det mye enklere å drive en organisasjon, fordi det vil øke bevisstheten og samle organisasjonen. Samtidig kan en god og ryddig organisasjon igjen gjøre kommunikasjonsarbeidet enklere. Det første steg for enhver studentforening, dersom det ikke allerede eksisterer er å sette seg sammen og definere sin egen profil og identitet. Hvem er dere? Hva vil dere? Det å sette seg ned alene og oppsummere sin egen studentforenings eksistensgrunnlag og målsetninger er en håpløs oppgave. En markedsundersøkelse ville kunne kartlegge studentforeningens posisjon og anseelse hos den jevne student, men for de fleste studentforeninger ville dette være for krevende og for dyrt. Det å evaluere sine omgivelser og deres påvirkning på foreningsdriften er veldig viktig. Målet med en slik evaluering er å undersøke hvorvidt det er samsvar mellom virkeligheten og den rådende og gjerne ubevisste oppfatningen som regjerer internt i organisasjonen. Begreper Profil Foreningens profil er en oppsummering av dens formål, identitet og aktivitet. Profilen er en beskrivelse som skiller en organisasjon fra sine konkurrenter. I næringslivet beskrives dette også som en organisasjons varemerke. Profilen til en forening defineres internt: Foreningen har selv fullstendig kontroll til å definere dens profil. Det kan være forskjell på den eksisterende profilen til en forening, og ønsket profil. Omdømme En definisjon av omdømme er: Det nettverk av assosiasjoner (sympatier og antipatier) som oppstår når en person blir eksponert for en organisasjon (gjennom tanker, ord, bilder eller mennesker). I næringslivet brukes også begrepet merkevare, som også kan gjelde omdømmet til konkrete produkter. Nesten uansett størrelse eller foreningsalder frembringer foreningen en eller flere assosiasjoner, og vil alltid eksistere for enhver forening. Organisasjonens omdømme defineres eksternt: Man kan påvirke studentenes assosiasjoner overfor foreningen gjennom kommunikasjonsarbeidet, men det er ikke foreningen selv som eier dens omdømme. Vær oppmerksom på at omdømme kan arves fra beslektede organisasjoner og miljøer. For en forening som er ukjent er dette nesten alltid utgangspunktet for dens omdømme. Jo færre og mer konkrete 6

assosiasjoner, jo enklere er det for studenten å plassere og forholde seg til foreningens drift. Dette vil lette kommunikasjonen mellom foreningen og studenten, og bør derfor etterstrebes. Kommunikasjon I denne sammenheng forstås kommunikasjon som aktiviteter som bidrar til formidling av foreningens profil. Dette kalles også ofte for profilering, men dette kan være et litt snevert og misvisende uttrykk ettersom dette også kan inkludere arbeidet med å definere profilen. Sistnevnte beskrives her som profilbygging, som figuren under oppsummerer. Profilbygging Profilbygging er aktiviteten med å redefinere og endre organisasjonens profil både i ord og handling. Vær oppmerksom på at foreningen ikke nødvendigvis har endret seg og sin profil selv om man har definert en ny profil, handling må følge ordene. Å bygge en solid profil og etablere denne eksternt gjennom markedsføring og PR kan være veldig dyrt, men det trenger ikke være det. Store bedrifter kan betale store summer for slikt, men for studentforeninger kan svært mye gjøres uten penger. Arbeidet bør starte med å etablere en god profil. Sprikende profiloppfatninger De fleste medlemmer av en studentforening har gjort seg noen ideer om sin forenings identitet og profil. Dette viser at medlemmet er engasjert og har et eierforhold til foreningen, samtidig som medlemmet høyst sannsynlig snakker positiv om foreningen til venner og kjente. Hvis de ulike medlemmene derimot har vidt sprikende oppfatninger av foreningens profil og eksistensgrunnlag har man både et omdømmeproblem og et organisatorisk problem. En god og klar profil forenkler foreningsdriften. Interne og eksterne vil forstå handlinger, planer og valg i mye større grad enn med en løs og dårlig profil. For å kunne utarbeide en hensiktsmessig profil er man 7

kanskje nødt til å definere foreningens eksistensgrunnlag. Dette for å heve medlemmenes bevissthet rundt foreningen og for å bedre kunne avgjøre hva slags profil som er mest tjenelig. For å gjennomføre en definisjon av organisasjonen profil, bør man inkludere aktive medlemmer i foreningen. Tiltak kan være: - Gjennomgang og diskusjon i styret og på årsmøte - Egen workshop med medlemmer hvem er vi? - Utkast på høring på e-post eller lignende. - Logokonkurranser m.m SWOT-analyse et redskap i profilarbeidet SWOT analysen er en veldig effektiv måte å identifisere styrker og svakheter ved din egen forening, og for senere å anslå muligheter og trusler foreningen kan stå ovenfor. Den gir et overordnet bilde av hvor organisasjonen står, og kan fungere godt som et innledende grunnlag for å bygge en profil for foreningen. SWOT står for: strengths, weaknesses, opportunities og threats. Strengths - styrker Opportunities - muligheter S W Weaknesses - svakheter O T Threats - trusler Opphavsmannen for SWOT analysen er Kenneth Andrews, og metoden stammer fra 1960-årene og miljøet rundt strategistudiene ved Harvard Business School i USA. Hensikten med analysen er å fokusere driften inn på områder hvor foreningen er sterk og hvor de beste mulighetene ligger, samtidig som man er prøver å redusere sine svakheter og er bevisst sine trusler. Gjennom en enkel SWOT analyse og en etterfølgende brainstorming rundt en del nødvendige problemstillinger, vil foreningen din ha et godt utgangspunkt for videre drift. Denne teknikken kan være nyttig å bruke for å arbeide med foreningens profil. Den er ypperlig for å sette i gang en diskusjon blant en gruppe, og for å ta noen valg med hensyn til hvordan man skal vinkle foreningens profil. Dette kan gjøre det påfølgende PR- og markedsføringsarbeidet mye enklere. Justivisen er en kjellerforening ved Det Juridiske Fakultet, som i dette eksempelet ligger på Blindern. 8

Justivisen: SWOT analyse Styrker Engasjerte foreningsmedlemmer Sentrale lokaler på campus God kontakt med SiO Studentradio og -avis i nærheten Gode arrangementer Muligheter Bedre og hyppigere medieomtale Bedre samarbeidet med andre foreninger Utviklingsmuligheter gjennom SiO Flere besøkende Flere interesserte i foreningsarbeid Svakheter Veldig mange foreninger og arrangementer på campus Få medlemmer i foreningen Dårlig kontakt med fakultetet Slitte og uegnede lokaler Trusler Drukne i studentarrangementer Dårlig rekruttering Dårlig kontinuitet Nedadgående spiral Profilstruktur Enhver forening bør utarbeide sin organisasjonsprofil. Denne bør være lett tilgjengelig for foreningens medlemmer og omgivelsene generelt. Organisasjonsprofilen bør bestå av: En virksomhetsidé - Fem til ti linjer som sammenfatter foreningens navn, hensikt, omfang og målsettinger. Tre kjerneverdier - Tre enkeltord som definerer foreningens sentrale verdier. Disse er enkle for foreningens medlemmer å huske, og for eksterne å forstå. En payoff - En kort setning som på en snedig, lettfattelig og intelligent måte definerer foreningens virke eller hensikt. Disse tre punktene bør eksistere i hver eneste studentforening. Dette for å forenkle medlemmers og eksternes utfordring når det gjelder å feste en identitet til foreningen. Til sammen kan de utgjøre foreningens organisasjonsprofil. En strategi for å komme til kjernen av innholdet i en organisasjons profil kan være å spørre seg: Hva er det andre kan oppfatte om oss eller andre foreninger som likner på oss, men som vi IKKE ønsker å være? Profildokumenter Mange studentforeninger har ikke en eksplisitt og nedskrevet profil. Problemet manifesterer seg gjerne i intern uenighet, usikkerhet, lavt engasjement og en svak ekstern profil. Nesten uansett hvor liten foreningen er bør man ha tenkt gjennom og skrevet ned en del sentrale punkter rundt foreningens virke og målsetninger. Dette kan vi kalle profildokumenter. 9

Profildokumentene bør stemme helt overens med alle intensjonsdokumenter i organisasjonen, med mindre man ønsker å legge om driften. Etter at profildokumentene er utarbeidet bør man gå tilbake og sjekke samsvar den motsatte veien, slik at intensjonsdokumentene stemmer overens med profildokumentene. Som eksempel kan en forening definere en organisasjonsprofil, arrangementsprofil og en grafisk profil. De tre profildokumentene vil være spesielt nyttige for studentforeninger som har hyppige utskiftninger, da de sørger for kontinuitet og forhindrer tilfeldigheter. Målet er å gi et konsistent uttrykk for foreningen. Organisasjonsprofil: Dette er et dokument som med ord beskriver foreningens verdier, identitet og aktivitet, slik man ønsker at denne skal oppfattes både internt og eksternt. Dokumentet kan inneholde slagord og tekst som nærmest kan brukes direkte på plakater og på nettsider, eller mer retningsgivende visjoner og lignende som man kan forme konkrete budskap ut i fra. Eksempel: På plakaten står det kanskje Oslos beste konsertscene, mens i profildokumentet står kanskje noe om mangfold, sjanger, formål og liknende. Den behøver ikke bestå av mer enn 1 A4 side. Dokumentet kan typisk bli skapt og diskutert i styret eller på foreningsmøter, og presenteres og diskuteres videre på årsmøte og liknende. Justivisen Virksomhetsidé Justivisen er en studentforening av og for studenter ved det juridiske fakultet. Vi jobber for å samle studentene til sosiale samlinger i våre lokaler for å gi ellers tunge studier innslag av munterhet og glede. Vi er stolte av vårt fag og våre tradisjoner og ønsker at dette skal skinne igjennom ved våre arrangementer. Tre kjerneverdier Inkluderende, morsom og ny Payoff Alt for Norges Lover Arrangementsprofil: Mange foreninger har enkelte store arrangement, og for disse kan det være nyttig å etablere egen arrangementsprofil for hvert konsept eller arrangementstype man har. Dette gjør det mye enklere for en ny arrangørgruppe å kunne bygge videre på arbeidet fra forrige året. For rene arrangørforeninger kan det også være en ide å utvikle en arrangementsprofil, som på samme måte sier noe om arrangementene, da dette ikke nødvendigvis stemmer overens med foreningens generelle profil. I eksempelet med Justivisen vil arrangementsprofilen trolig spinne rundt ønsket om å implementere elementer ved studiene inn i sosiale arrangementer. 10

Grafisk profil: Enhver forening bør også vurdere å definere en grafisk profil. Dette vil være til stor hjelp ved produksjon av markedsføringsmateriell, støttesøknader og ved innhenting av samarbeidspartnere. En grafisk profil kan være alt fra å bestemme seg for én font i alle dokumenter, til utvikling av logo og fargebruk. For Justivisen vil det for eksempel vært mulig å benytte seg av paragraftegnet i logoen, samt fonter og farger fra Norges Lover. Felles for alle profildokumenter er at de har som formål å kommunisere et konsistent uttrykk og identitet som organisasjonen ønsker å formidle eksternt over tid! 11

Kommunikasjon Kommunikasjon til en forening bør ha som formål å gi omgivelsene nødvendig kjennskap til organisasjonen, få organisasjonen til å fremstå som troverdig, positiv og attraktiv og gjøre negative fordommer om til positive. Kommunikasjonen kan skje i mange former og gjennom mange kanaler, fra muntlig og direkte prat med medlemmer og omgivelser til presseoppslag og plakater. God kommunikasjon bør være tuftet på organisasjonens definerte profil. Det er svært viktig at det er en gjennomtenkt sammenheng mellom foreningens valg av budskap og kanal, og mottakeren/målgruppen. Ordet kommunikasjon stammer fra latin og betyr "å gjøre felles". Ved å kommunisere kan følelser, opplevelser, tanker og ønsker gjøres felles for flere mennesker. Dette er forutsatt at sender og mottaker tolker budskapet på samme måte Denne figuren illustrerer viktigheten av at avsender(foreningen) og mottaker(besøkende, journalist) har en felles forståelse av hva kommunikasjonen dreier seg om. For eksempel kan dette bety for foreninger som SIO Undervannsrugby at for å kommunisere effektivt må foreningen forklare hva idretten går ut på først, før mottaker er klar for å ta imot neste budskap. Noen råd å ta med: 1. Lav terskel: Ikke forvent at mottaker kommer til å gjøre en stor innsats for å nærme seg dere 2. Dette betyr at kommunikasjonen fra foreningen må ta utgangspunkt i mottakerens forståelse 3. Bruk et språk og en form som egner seg for mottakeren Foreningens ulike roller ovenfor omgivelsene Det er veldig viktig å være bevisst de forskjellige roller en forening har ovenfor omgivelsene sine. Tabellen under prøver å gi en grei oversikt over dette. Budskapet bør tilpasses til mottaker. 12

Omgivelser Overordnede Sponsorer/ Samarbeidspartnere Foreningens rolle Lærerens yndling Svigermors drøm Beskrivelse Innordne dere etter gjeldende regler og rutiner. Ta kontakt og spør om hjelp. Hvis dere fremstår som en forening som hele tiden prøver å gjøre det rette vil dere også få lov til å gjøre noen feil. Dere er et produkt dere må selge. Det dreier seg ofte kun om penger/verdioverføringer. Hold det dere lover. Vær profesjonelle. Profiler dere som en inngangsport til studenten som målgruppe og forbruker. Medorganisasjoner En god venn Vær åpen. Del alt. Man er konkurrenter, men også i samme båt. Du får det du gir. Samarbeid. Media Innovatøren Vær aktiv. Ta kontakt. Én kontaktperson. Vær tilgjengelig, åpen og troverdig. Vær på lag med media. Publikum Forføreren Vær til for publikum og brukere. Vis respekt. Vær konsekvent og enkel. Ved planlegging av kommunikasjonsarbeidet er det lurt å kvalitetssikre alle ledd, fra uforming av budskap til kanal og mottakeren oppfattelse. Figuren under oppsummerer noen spørsmål man bør stille seg underveis. 13

Intern organisering Vellykket kommunikasjonsarbeid krever god kjennskap til organisasjonen internt, og at informasjon om organisasjonen er god og lett tilgjengelig. Ovenfor omgivelsene bør en generelt sett alltid være tilgjengelig og sørge for at organisasjonen og dens virke alltid ligger et eller annet sted i folks bevissthet. Det er viktig å holde jernet varmt gjennom hele semesteret og jevnlig informere om foreningens drift, invitere til arrangementer og møter, samt rapportere fra de nevnte arrangementene og møtene. Foreningen må utarbeide en god intern rollefordeling. Hvordan PR-arbeidet organiseres er opp til hver forening, men det er viktig at kun én person tar seg av all ekstern kontakt, inkludert mediehåndteringen. Dette for å opprettholde en kontinuitet, samtidig som det opprettes et nettverk, og at dette nettverket kan bli fortrolig med denne kontaktpersonen. Nettverket bør grundig loggføres. Det anbefales å gjøre dette i f.eks. MS Outlook, for å enkelt holde rede på foreningens nettverk. Nettverket er noe av det viktigste foreningen har, så dette må bli tatt godt vare på! 14

Omdømme For enhver forening bør det være et siktemål å forbedre og vedlikeholde sitt omdømme. Men hvordan vet man hvor man står pr i dag? Hvordan finner man ut om man lykkes med kommunikasjonsarbeidet? Strategisk kommunikasjonsarbeid handler om å kartlegge og måle resultatene Å måle omdømme kan være en krevende sak. Likevel er det nødvendig for å kunne lykkes med kommunikasjon og oppnå de resultatene man ønsker: et bedre omdømme. Det bør derfor legges opp en plan for kartlegging av omdømme i sammenheng med kommunikasjonsstrategien. Planen bør gå ut på å sette seg målsetninger, kartlegge omdømmet gjennom målinger og gjennomføre evalueringer og nye tiltak. Et praktisk tips kan være å legge opp et årshjul og plotte inn de ulike kommunikasjonstiltakene og målingene. Det kan være lurt å gjennomføre en initiell måling for å kartlegge nå-situasjonen hvis ikke denne er godt kjent allerede. Målsetninger Vi begynner med å formulere målsetninger for kommunikasjonsarbeidet. Her er det viktig å være konkret men gjerne også ambisiøs uten å gape over for mye. Fokuser på resultatene, inntrykket som studentene skal sitte igjen med. Det er mulig å lage seg mål som Foreningen skal gjennomføre 1 flyerkampanje og minst 1 presseutspill i løpet av semesteret, men dette sier ingenting om hvor vellykket denne kommunikasjonen er. Fokuser derfor heller på resultatene inntrykket som studentene skal sitte igjen med. Eksempler Skistudentene skal oppfattes som den beste foreningen på vinteraktiviter blant minst 50% av skiinteresserte studenter ved UiO Studentfestivalen skal være kjent for ryddig bokføring og god struktur i organisasjonen blant alle organisasjonens samarbeidspartnere Målinger Det finnes en rekke måter man kan gå frem for å kartlegge omdømme til en forening. Evalueringsskjema etter arrangement er ofte brukt og er nyttig for å få tilbakemelding på arrangementet og deltakere har opplevelsen friskt i minne. Inkludér et par spørsmål av mer generell art for å kartlegge foreningens omdømme Fokusgrupper er trolig det tiltaket som er mest aktuelt å bruke for studentforeninger, både for å kartlegge omdømme og prøve ut idéer. Omtale og kommentarer på twitter/facebook er kanskje den beste kilde til spontane og ærlige tilbakemeldinger. 15

Direkte og uformell samtale - Snakk om foreningen din i kantinen og be om uformelle tilbakemeldinger. Tre spørsmål på gata - Still opp på fredrikkeplassen og spør aktuelle forbipasserende om de kan svare på to-tre spørsmål om deres forening Årlig spørreundersøkelse - En vellykket og omfattende spørreundersøkelse er trolig den mest brukte kilden til kartlegging av omdømme i næringslivet. Kan være krevende å gjennomføre for en studentforening, men selv en liten spørreundersøkelse som går ut på epost til en mindre gruppe mennesker kan gi verdifull informasjon. Hvilke type metode som brukes bør tilpasses hvilken målgruppe og informasjon man søker. I denne tabellen listes noen eksempler. Målgruppe Metode Deltakere på arrangement Evalueringsskjema Aktive medlemmer Diskusjonsforum / møter Sovende medlemmer Elektronisk spørreundersøkelse Potensielle medlemmer Fokusgruppe Samarbeidspartnere Direkte samtale Tilfeldige studenter 3 spørsmål på gata Evaluering Når undersøkelser er samlet inn kan man evaluere resultatene og trekke konklusjoner. Undersøkelser og målinger er verdiløse hvis det ikke gjøres en analyse i etterkant. Det kan ha stor verdi å sammenlikne resultatene med andre variabler som for eksempel medlemsøkning, deltakere på arrangement, opplag på tidsskrift osv. Finnes det noen trender? Har dere lykkes med å nå målsetningene? Hva fungerte / fungerte ikke? Trekk til slutt noen konklusjoner, og beskriv hva man kan lære fra dette. 16

Kurshefte profil og omdømme Studentliv tilbyr en rekke ulike kurs til studentforeninger. kursene er gratis og åpne for alle aktive i studentforeninger tilknyttet SiO. Kurstilbudet er under stadig utvikling. Gjennom kursene ønsker Studentliv å bidra til å utvikle og strukturere den kompetanse som eksisterer i foreningene og bevisstgjøre og motivere den enkelte kursdeltaker til videre innsats. Om kurset Kurset tar for seg ledelsesstrategier for å forme omdømme og merkevare til en studentforening, gjennom arbeid med profilering. Gjennom ulike oppgaver vil deltakerne adressere organisasjonens styrker og svakheter og kunne trekke på erfaringer fra andre foreninger. Om kursheftet Dette kursheftet er tenkt som materialet kursdeltakerne kan ta med seg hjem. Materialet i heftet tar utgangspunktet i temaene som gjennomgåes i kursopplegget. Kursheftet er utviklet av Jan Fredrik Stoveland i samarbeid med Studentliv. Kopiering eller viderebruk av dette heftet er ikke lov uten samtykke fra Studentliv. Dette heftet er utgitt og eies av Studentliv Telefon 22 85 33 77 Postadresse: Pb. 94 Blindern, 0314 OSLO Besøksadresse: Idrettsbygningen på Blindern, inngang fra baksiden www.sio.no/stduentliv