Sluttrapport Prosjekt ehandel Mars 2017
Sluttrapport ehandelsprosjektet. Denne rapporten beskriver implementeringsprosjekt av Visma ehandel i Oppland fylkeskommune. Dette er et prosjekt som har involvert alle avdelinger og mange ansatte i Oppland fylkeskommune. Innledningsvis vil jeg starte med å takke alle involverte i prosjektet. Styringsgruppe og prosjektgruppe. ( se rapporten for persongalleri) Sluttbrukere i ehandel. Øvrige ansatte i OFK. Øvrig ledelse i alle deler av Oppland fylkeskommune. Åge Solheim, Økonomileder. Og spesiell takk til min egen avdeling innkjøpsteamet og leder av innkjøp Elisabeth Lande. Ole Kristian Brovold prosjektleder. ehandel hva er det? ehandel er bestillingsløsninger som benyttes ved kjøp av varer og tjenester i næringslivet. Både i privat og offentlig sektor. Løsningene fremstår som nettbutikker. Ofte med tilgangskontroll som gir arbeidsgiver anledning til å bestemme hvem som skal bestille. Løsningene har styrt innhold som sikrer kjøp mot inngåtte avtaler og mot godkjente leverandører. Innholdsstyring gir høy, ofte 100% avtalelojalitet. Med denne effekten vil leverandører "gi alt" for å få presentere sine varer i løsningene. Dette oppnår de ved å vinne anbud med beste vare/beste pris. Effekten av dette er ansett som den største gevinsten ved bruk av ehandel.
ehandel er vinn-vinn for begge parter. Løsningen kan styre kjøp mot anbefalte varer. Varer med miljøfortrinn. Varer med effektiv logistikk og produksjonsteknologi. Denne styringen vil bety bedre fortjeneste for leverandøren og beste/billigste vare for kunden. I forvaltning av avtaler og kontraktsoppfølging er ehandel uslåelig. Løsningene sikrer historikk for bruk i innkjøpsstrategi. Anskaffelser kan også samordnes og planlegges bedre med ehandel. Varemottak sikrer fysisk kontroll av kvalitet og sikrer at riktige mengder er mottatt. ehandel har løsning for returordrer. Generell fokus på reklamasjoner med krav om kredit gir kvalitet på innkjøp, reduserte svinn og penger tilbake når noe er levert med feil. ehandel er integrert med fakturasystemet. Ferdig konterte og godkjente bestillinger matcher faktura og automatisk går til betaling. Forutsatt at pris er korrekt og varemottak er korrekt. ehandel avslører feil-fakturering, manglende rabatter osv. Med andre ord. Bruk av ehandel gir solide gevinster innenfor mange områder av innkjøp. Bakgrunn for prosjekt ehandel. OFK benyttet bestillingsløsningen IBX eorder fra i 2011. Bruk og erfaringer fra denne løsningen har hatt stor betydning for prosjektet. Status eorder før vi gikk i gang med Visma ehandel. 5 leverandører og kataloger. 30-40 bestillere med erfaring i eorder. 1300 bestillinger pr 2014. I styringsgruppemøte HeV 12.09.2014. ble det vedtatt at Visma e-handel skal innføres i hele fylkeskommunen.
Prosjekt ehandel ble bygget på erfaringer fra: -eorder bestillingsløsning. -HeV prosjektet. (Helhetlig virksomhetsstyring) Innføring av bla. Visma økonomi og fakturabehandling. Forprosjekt ble gjennomført i regi HeV og bestemte følgende: -Det bevilges midler til prosjektleder. -Det skal utarbeides en prosjektplan med mål, milepæler, aktiviteter og ansvar. -Innkjøp blir eiere av prosjektet når innføringsfasen er over. Prosjektet startet 12 desember 2014 og avsluttes 2 kvartal 2017. Mål og visjon ehandel. OFK har en visjon om at alle bestillinger skal gjøres i ehandel. Med innføring av ehandel skal Oppland fylkeskommune oppnå: Bedre og billigere innkjøp - informasjon og statistikker om innkjøpene for oppfølging internt og mot leverandører - grunnlag for nye, bedre og billigere anskaffelser/avtaler - samsvar mellom avtalte priser, priser ved bestilling og fakturerte priser
Enklere og mer effektive innkjøp styre hvilke leverandører vi ønsker å kjøpe fra redusert antall leverandører - bedre leverandøradministrasjon velge riktig produkt basert på pris/kvalitet Sikrere innkjøp godkjenning før bestilling sendes og kontroll over innkjøpene sporbarhet og transparent innkjøpsprosess automatisk kobling mellom faktura og kontrakt/bestilling Organisering av prosjektet. For å kunne innføre e-handel var det behov for ressurser utover det innkjøpsteamet har. Prosjektet ble satt opp i henhold til OFK prosjekthåndbok med prosjektgruppe og styringsgruppe. Styringsgruppen besto av ledere i OFK samt tillitsvalgt. Prosjektgruppen hadde medlemmer fra innkjøpsteamet, økonomi (regnskap/faktura), IKT (systemdrift) og fra skoler. Prosjekteier Rasmus Olav Vigrestad Fylkesrådmann Prosjektansvarlig Inger Lise Høvik / Erstattet av Elisabeth Lande sommeren 2015 Styringsgruppe Rasmus Vigrestad, Fylkesrådmann Åge Solheim, Leder økonomi Åsmund Haugstad Sandvik, Leder HR Signe Marit Steine Jevne Tillitsvalgt Øystein Windingstad IKT leder. Petter Kolstad. Videregående opplæring. Elisabeth Lande, Teamleder innkjøp Prosjektleder Ole Kristian Brovold
Prosjektgruppen Ketil Øyri / Erstattet av Samuel Andersen Fagenhet IKT Ingunn Nyborg/Erstattet av Marianne Ness Fjellhaug Gjøvik VGS Elisabeth Lande Prosjektansvarlig Innkjøpsteamet Inger Lise Høvik/ Sluttet høsten 2015. Innkjøpsteamet Trond-Erik Eriksen Innkjøpsteamet Bente Steinbakke Team regnskap Aud-Unni Kvalen Team regnskap Øivind Hjelvik Lillehammer Vgs avd NORD Reidun Ørpen Team regnskap Marianne Ness Fjellhaug Gjøvik VGS Samuel Andersen Fagenhet IKT May Kristin Finsrud Visma Stein Andreas Mæhre Visma Åge Solheim Team regnskap Tone Moe Gausdal vgs og Tillitsvalgt Leif Roger Stensgård Team Regnskap Ole Kristian Brovold Prosjektleder Om Visma ehandel. Løsningen heter Visma Enterprise ehandel. Bestillingsmodulen er utviklet over tid. Og utvikles fortsatt etter ønsker fra oss og øvrige kunder. Dette gjennom fire løft pr år (release). ehandel ligger som et hovedmenypunkt i toppmenyen i OFK Visma. Når du trykker på ehandel åpner undermenyen seg. Der finner du menypunkter for de ulike stegene i ehandelsprosessen. Som et supplement til opplæring og veiledninger for bruk av løsningen, finnes også HJELP i menyen i løsningen.
Visma community. Visma har nettsamfunnet Visma community som gir Visma-kundene mulighet til å utveksle ønsker, meninger og erfaringer relatert bruk og funksjonalitet i Visma. Visma support er satt opp sammen med Visma community. Feil og mangler opprettes som sak. Supportsak logges her for læring og gjenbruk av løsning. Prosjektgjennomføring. Prosjektplanene ehandel Prosjektet er styrt etter to hoveddokumenter laget av prosjektleder med innspill fra prosjektgruppe og prosjektansvarlig. Overordnet prosjektplan Operativ prosjektplan. Overordnet prosjektplan er i tekstformat Word. Operativ prosjektplan er i Excell-format. Til opplysning er begge planene arkivert i OFK`s arkivsystem P360. Forarbeid våren 2015. Parallelt med bygging av prosjektplanene startet konfigurering av løsningen. Dette foregikk i samarbeid med Visma. Vi fikk opplæring på løsning, parametersetting, grunndata og bruk av løsning. Forarbeidet omfattet grunndata for reskontro, grunndata avtaler, grunndata internkunder(avdelinger) og grunndata brukere, fullmakter og roller. Varekataloger ble lastet inn og tilrettelagt. Det ble utført testinger av systemet. Arbeidet med testinger ble utført av prosjektet og prosjektgruppedeltagere. Vi testet: Tilgangskontroll. Godkjenningsrutine. Varianter av varemottak.
Fakturamatching. Brukerveiledninger og rutinebeskrivelser ble forfattet, testet og godkjent av innkjøp og prosjektgruppen. Veiledningene er å finne på ansattportalen i OFK. Prosjektet planla og gjennomførte pilot med avdelingene Lillehammer VGS avd NORD, Gjøvik VGS og Servicesenteret OFK. Pilot Startet 1 April 2015. Pilot evaluert 15.05.2015. Prosjektgruppen besluttet å fortsette pilot parallelt med driftssettinger. Bla for å ha god test-arena på Visma-feil: beregning av MOMS. Feilen ble løst høsten 2015. Pilot evaluert og godkjent 17.08.2015. Utrulling ehandel. ehandel startet med kartleggingsmøter og oppstartsmøter i avdelingene og med følgende på agendaen. Informasjon om prosjekt og løsning. Endringer innenfor eget ansvarsområde. Opplæringsbehov Når skjer endringer? Generell informasjon om prosjektet i OFK. Artikkel på personalporten. Foredrag om ehandel i møter og samlinger. Innhold i løsningen. Innhold av varer gjøres med tre metoder. Katalog som er elektronisk katalog laget av leverandør. Punchout som er oppslag til leverandørens nettbutikk. Formular som er fritekstkjøp med grunnlag i tilbud eller annen kilde til vare og pris. Pr 1 mars 2017 har vi ca 120 000 varer i løsningen. I tillegg til dette kan det med Formular kjøpes alle øvrige varer og tjenester. Pr 1 mars 2017 er det 40 kataloger. Punchout mot nettbutikk er 10. Og leverandører på FORMULAR er omtrent 400. Innhold vil utvikles gjennom avtalearbeid og generell utvikling av system og bruk. Det er ingen begrensning i hva som kan kjøpes med ehandel. Prioritering av nye områder skal likevel ha ressursbruk og hensiktsmessighet som momenter.
Prosjektet og systemleverandøren Visma. Oppstart og utrulling av ehandel utløste behov for bistand fra Visma. Utover avtalt vedlikehold og periodiske oppdateringer av løsning oppsto brukerstøttesaker. Mindre alvorlige feil opplevde vi i etterkant av systemoppdateringer. Bla stopp i pålogging, manglende konteringer mm. Av store feil nevnes feil momsberegning i Visma og feil/manglende avviksrapport for fakturaavvik. Felles for alle sakene uansett størrelse og alvorlighetsgrad er svak evne til løsning. Og sen løsning. Sakene ble repetert i møter gjennom hele prosjektet. Dette opplevde prosjektet som ressurskrevende. Visma bisto i liten grad med beskrivelse av beste praksis for rutiner og bruk av løsningen. Dette er forhold vi må hensynta i drift av Visma ehandel. Systemleverandør støtter seg til oss og øvrige kunder for å drive utvikling og optimalisering av løsning. Brukerevaluering. Det ble gjennomført evaluering av bestillingsløsningen med prosjektgruppen. I alt 10 spørsmål relatert brukeropplevelse og funksjonalitet sett fra bestillers side ble besvart. Hvert spørsmål fikk poeng fra 0-5. Gjennomsnitts score ble 3,5.
Bruk og omfang av løsningen. Utvikling av antall bestillinger laget i ehandel. Her årsgjennomsnitt med ny beregning pr 1pr mnd. Her beløp. Verdien er årsgjennomsnitt med ny beregning 1 pr mnd.
Andel ehandel beløp mot totalt kjøpt beløp. Den grønne søylen skal være så lav som mulig. Og den røde og blå så like høye som mulig. Trendlinje rød er andel ehandel versus totalkjøp for ehandels-leverandører. Grønn er trendlinje fakturaer uten ehandelsbestilling. Statistikken kommenteres i avsnittet under bildet. Utvikling lojalitet til ehandel. Andels-statistikken viser tydelig potensiale i økt bruk av ehandel. Fremover kan følgende metoder vurderes for å øke andelen. Be leverandørene etablere krav om ehandel-bestilling i sitt ordreopptak. (Tlf ordrer avvises!) Periodisk rapport andel ehandel til ledere og brukere. I arbeidet med andel er det viktig å forstå effekten av dokumentert 100% avtalelojalitet gjennom bruk av bestillingsløsning. Er dette opplyst i anbud vil tilbydere i større grad ønske å vinne. Dette gir varige besparelser. Effekter av prosjektet og ehandel. Gjennom prosjektet er det oppnådd effekter av organisatorisk og administrativ art. Innkjøpsteamet OFK har fått generelt økt kunnskap om bestillingsbehov, bestillere og bestillingsrutiner i avdelingene. I tillegg er det skapt gode relasjoner mellom innkjøpsteamet og brukerne av avtalene, til felles nytte. Avdelingene har benyttet prosjektet for å optimalisere bestillingsrutiner. Effekter økonomi. I 2016 er det mottatt NOK 238 537 i tilbakebetalinger på ehandelsbestillinger. Dette er kredit for varer med skader, feil eller mangler. Og effekt av automatisk fakturakontroll som avslører feil/for høyt fakturabeløp. I begge disse ligger det en grad av oppdragelse som igjen vil gi varig effekt i økt kvalitet på leveranse og fakturarutiner. Effekter i tilbud. ehandel gir høy avtalelojalitet og sikrer riktig bruk av avtalen. Leverandørene vil ønske å vinne anbudet. Søke mål om besparelser på logistikk, lagerhold, bedre kjøp fra underleverandører og effektivisering av interne rutiner. For OFK betyr dette bedre tilbud og lavere priser en tilfellet ville vært uten ehandel.
Økonomi summert. Besparelse med ehandel kalkuleres til ca 7% av årlig kjøpt beløp. (Difi operer med denne verdien) Pr 2016 er dette 25 mill med ehandel. Dvs en besparelse på 1 750 000. Funksjoner som legges fra prosjekt til drift ved prosjektets slutt. Følgende rutiner er etablert for å drifte og utvikle ehandel etter prosjektets slutt. Innkjøpsteamet. Innkjøpsteamet er eiere av ehandel. Ansvarlig for skifte av kataloger. Ansvarlig for utvikling av innhold i løsningen. Ansvarlig for kompetanse hos bestillere. Innkjøp og samhandling med avdelingene. Innkjøpskoordinatorene i skolene. Øvrige avdelinger direkte med avdelingsleder. Regnskapsavdelingen. Ansvarlig for brukere og grunndata for disse. Fullmakter. Roller. Reskontro (leverandørregisteret) Regnskap og innkjøp fortsetter ukentlige samhandlingsmøter i drift. Optimalisering av varemottak. Optimalisering fakturakvalitet. IKT brukerstøtte. Alle feil meldes til IKT brukerstøtte. Tekniske feil løses etter IKT`s rutiner for dette. Innkjøpsfaglige spørsmål går videre til Innkjøp. Avslutning. Prosjekt ehandel har vært et viktig prosjekt for alle som arbeider med anskaffelser i Oppland fylkeskommune. Prosjektet har implementert ehandel som daglig bestillingsverktøy i organisasjonen og lagt grunnlag for videre utvikling av bruk og nytte. Det er utviklet nytt og varig samarbeide mellom avdelingene og innkjøpsteamet gjennom løsningen. Organisasjonen er gjennom prosjektet tilført kunnskap og tilrettelagt for å kunne gå inn i fremtiden med ehandel. prosjektleder. Ole Kristian Brovold.