1
2
3
Dokumentmaler inneholderinformasjon som skal gjenbrukes for mange dokumenter: Layout, fast innhold og koder for standard variabelt innhold som tittel og dato. 4
Koder i dokumentet erstattes av innholdfra saken, journalposten, saksbehandlerregisteret m.m. Dokumentmalen er grunnlaget og bestemmer hvilken informasjon som skal flettes inn. Prinsippet er det samme som for «mail merge» (fletting av adresser m.m.) i tekstbehandleren, men normalt lager vi kun ett dokument. 5
Bruker ønsker å lage dokument. Kommandoen sendes til tekstproduksjonsserveren som henter malen og data fra ESA Server,lager Worddokumentog så startes Word med det ferdig flettede dokumentet. Dokumentmalen benyttes som «filtype» på den ferdige filen. Den interne ID-en til dokumentet benyttes som «filnavn». 6
ESA Windows: Makroer og.doc-format ESA Web: Serverprogram og.docx-format NB:ESA 8.0: Malene må vedlikeholdes i.doc-format, konverteres til.docx-format. Begge må legges i samme katalog. 7
Grunnen til at dokumentmalene må vedlikeholdes som.doc og så konverteres til.docx er at.docxer en stor samling av XML-filer som griper inn i hverandre. Bl.a. formatering gjør at flettekodene kan bli splittet av andre koder midt inni når man redigerer i.docxformatet. For å sikre at tekstproduksjonsserveren finner alle flettekodene, må.docxfilene være laget av konverteringsfunksjonen. I ESA 8.1 er innmaten i serverbasert tekstproduksjon byttet ut med et bibliotek fra Microsoft slik at det er mulig å kutte.docog konverteringen. Forutsetningen er at man kun skal benytte malen fra Web og at man bruker serverbasert tekstproduksjon. 8
9
Historisk var filnavn begrenset til 8.3 og filtypen var til fri bruk. I WordPerfect utnyttet man dette til å få 11 tegns filnavn. Dette ble også innført i Kontor 2000 (og forgjengerne) for mer enn 20 år siden. ESA bruker fortsatt dokumentmalen som filtype på dokumentet for at man lett skal kunne se hvilken dokumentmal dokumentet er produsert ut fra. Men grensen er økt fra 3 til 8 tegn. For å ha en entydig referanse mellom dokumentet og arkivkortet, benyttes den interne ID-en til dokumentet som filnavn (foran punktumet). 10
Lister: Hele undermalengjentas for hver rad i listen som skal flettes inn. En liste kan være mottagere av en journalpost, vedleggene til journalpostenm.m. Det er stor frihet m.h.t. hva som skal hentes, sortering m.m. Utvalgsbehandling: Flere nivåer med undermaler, f.eks. liste over behandlinger for en sak i et møte. Undermalenekan som hovedmaleneinneholde både fast tekst og flettekoder. De kan hente data om saker, journalposter og dokumenter eller de kan hente dokumentinnhold. 11
Hvishovedmalenheter XXX.DOC, heter listemalen XXX2.DOC. Den valgte malen er da XXX. Rapportmalene er dels gitt av registeret over rapporter satt opp i Administrator, dels kan de defineres fritt. De kan knyttes til rapportdefinisjonen eller de kan velges fritt ved f.eks. rapport ut fra søkeresultat. Merk at innholdet i rapportene styres av malen, mens hvilke saker / journalposter / behandlinger som skal være med styres at søkeresultatet. Rapportene kan derfor vise langt mer informasjon enn den som vises i søkeresultatet i ESA. 12
%%%L:Lister data %%%D: Lister innhold (f.eks. vedtak) Det må angis navn på en undermalsom inneholder flettekodene. Denne må ligge på samme katalog som hovedmalen. Unntak for en del rapporter der navnene er faste og plasseringen angis med f.eks. ###. 13
Sakspapirene har et sett med 5 maler: Hodetfor forsiden, linjer i sakslisten for møtet, hodet for hver sak i møtet, behandlinger denne saken har vært gjennom og en for info fra tidligere behandlinger. Møteprotokollen har et sett med 3-4 maler: Hodet for forsiden, linjer i sakslisten for møtet, hodet for hver sak i møtet (separat for åpne saker og saker unntatt offentlighet for offentlig protokoll). Spesielle koder angir hvor de enkelte skal inn, samt der det skal hentes data fra saksfremlegg og saksprotokoller. 14
15
Eksempel på oversatte koder kan være at datafeltet 1 blir til Ja som flettekode.dette gjelder datafelt som er listet i kapittelet over avansert søk i ESA Windows brukerhåndbok. 16
Klikk på http://host1.cloudbox.no/primespace/vol04/896/public/81cpyv800grcs004ujeuvsue 13QMMTKN/Administrator.pdf?P1RID=1 for å få opp Administratorhåndboken (8.0.5). Kapittel 8 gir en grundig oversikt over alt man trenger for å lage dokumentmaler. 17
I stedet for navn og adresse legges det inn flettekoder f1-f16. Ved Flett adresser inn i flettebrev lages det «personlig» brev til hver enkelt mottager. I tillegg lages det et dokument der adressebeskrivelsen (f.eks. «Alle fylker») flettes inn. Det dokumentet kan benyttes ved forsendelse med e-post og for arkivering i fysisk arkiv. 18
«Samme» knapp finnes i Administrator for alle bildene. Saksbehandler kan også registrere egen adresse i oppsettbildet i ESA Web. 19
Vi ser nærmere på denne i øvelsene etterpå. 20
21
22
Dokument: Ordinære dokumenter som brev. Melding om vedtak: Kan også brukes som ordinære dokumenter, men kun disse vises når man skal lage melding om vedtak Rapport: Kun disse vises hvis man vil lage rapport fra søkeresultat Se Administratorhåndboken for full oversikt 23
Detre linjene under Merknad kan benyttes for å angi om det f.eks. skal stå «Foreløbig svar» foran et dokument produsert via «Lag foreløbig svar». NB: For Web må man angi parametrenefor alle aktuelle maler for ordinære dokumenter, ikke kun for BR1. 24
25
26
ESA finner siste dokument i saken med angitt saksartog henter dataderfra mellom REF JA1 og REF JA2. 27
Verktøy/ lagringsformat benyttes for å kunne starte korrekte makroer ved tekstproduksjon under Windows. Det kan også benyttes for å vite hvilket verktøy det skal vises i. Men der har man både filtypen (fra f.eks. tilknytt fil) og mimetypen (standard koder opprinnelig fra internett e- post for å angi innholdstype). 28
Alle verktøy som begynner med RA- er godkjente arkivformat. 29
30
For brev: Start med BR1 For melding om delegert vedtak: Start med RDV For melding om politisk vedtak: Start med RSR Men aller først: Tilpass BR1og så bruk den for å tilpasse de to andre. 31
ALT+F9: Viser flettekodene i stedet for resultatet av kodene. CTRL+F9: Legger inn en ny kode. Fyll inn REF + nummer inne i klammene. 32
Det er ikke alltid lett å vite hva Word tenker når det kommer til fonter på detferdige fletteformatet. Men med siste tekstproduksjonsserver ser det ut til at det som er angitt i dokumentmalen endelig er det som blir benyttet i resultatet. 33
Lag to sider hvis spesiell forside.er det ikke alltid to sider: Slett side to etter at oppsettet for spesiell forside, samt resten av sidene er definert. Vi jobber med adresser etterpå. 34
NB: Adressene må være registrert i Administrator! 35
Merk at i gammel dokumentasjon kan det stå dokument der det menes journalpost 36
Her henter vi først mottagere, så kopimottagere. Samme undermalsiden sammefelt skal hentes. Undermalen henter kun inn navn på mottagerne. 37
Flere muligheter, se Administratorhåndboken 38
Prinsippet er det samme for bl.a. møteprotokollen 39
40