Veileder i endrings- og omstillingsprosesser Gjør de rette tingene og involver de rette menneskene til rett tid Versjon 1.1 HR-seksjonen juni 2015
Innholdsfortegnelse 1. Innledning... 3 - en veileder for hvem?... 3 - en veileder til bruk når?... 3 2. Informasjon om omstillingen og mulige konsekvenser av den... 4 3. Gjennomgang av regelverk og sentrale begreper for å oppnå felles forståelse... 5 4. Framdrift- og informasjonsplan... 6 5. Risikovurdering... 7 6. Oppfølging av arbeidsmiljø, håndtere reaksjoner på endring... 8 7. Sak til arbeidsmiljøutvalget (AMU)... 9 8. Følge opp framdrifts- og informasjonsplan... 10 9. Omstilling som ikke fører til overtallighet, men der arbeidstakere må bytte arbeid/arbeidssted... 11 10. Omstilling som fører til overtallighet... 12 11. Andre omstillinger... 13 Omstilling uten personellflytting/overtallighet... 13 Individuelle omstillingsprosesser... 13 Virksomhetsoverdragelse... 13 Store omstillingsprosesser... 13 12. Ivaretakelse av enkeltpersoner... 14 13. Medvirkning fra arbeidstaker med fortrinnsrett... 15 14. Evaluering... 16 15. Vedlegg... 17 Vedlegg a) Oppfølging av overtallig sjekkliste/dokumentasjon... 18 Vedlegg b) Innkalling til omstillingssamtale... Vedlegg c) Overtallighetserklæring... Vedlegg d) Fortrinnsrett redusert arbeidsevne... Vedlegg e) Krav om vurdering av overtallig arbeidstaker... Vedlegg f) Overføringsbrev... 2 HR-seksjonen juni 2015
1. Innledning Balansen mellom utvikling av virksomheten og beskyttelse av arbeidstakerne er grunnleggende i omstillingsprosesser og i regelverket som omhandler disse prosessene. For å sikre gode prosesser i omstillinger, vedtok byrådet den 19.desember 2013 «Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune». Denne veilederen er en utfyllende kommentar til retningslinjene. - en veileder for hvem? Dette er en veileder som alle deltakere i en endrings- og/eller omstillingsprosess skal ha nytte av å slå opp i, enten man er arbeidstaker, tillitsvalgt, verneombud, rådgiver eller leder. Det er likevel slik at ledere har et særskilt ansvar i disse prosessene og veilederen vil derfor ha mest fokus på leders plikter og hvordan disse pliktene best mulig kan løses. Dette er en veileder, ikke en instruks. Det betyr at en leder ikke nødvendigvis har feilet eller gjort for dårlig arbeid dersom noe er gjort annerledes enn det er beskrevet i veilederen. - en veileder til bruk når? Veilederen handler om hele endrings- eller omstillingsprosessen. Det betyr fra så tidlig som mulig i planleggingen og til den er evaluert. Endringsprosesser har utgangspunkt i mange ulike situasjoner og kan f.eks. oppstå som følge av planlagte organisatoriske endringer, politiske vedtak eller endring i økonomiske og organisatoriske rammebetingelser. Figuren viser de vanligste fasene i en endringsprosess og viktige stikkord knyttet til den enkelte fasen. Planlegging Forarbeid Gjennomføring Evaluering og læring Definere mål og gevinster også for arbeidsmiljøet Involvering ansatte Plan for info om prosess til ansatte Risikovurdering av prosessen (Lovpålagt!) Skaff kunnskap om omstilling Gjennomgå retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere Plan for redusering av uheldige konsekvenser Løpende informasjon til ansatte om prosess, mål og status Tett og åpen dialog Respekt for endringsfaser og ulikheter Løpende informasjon til ansatte om prosess, mål og status Tett og åpen dialog Respekt for endringsfaser og ulikheter Evne til endring ved behov Hva har vi lært? Fungerte planene? Hvordan oppleves arbeidsmiljøet nå? Noen erfaringer vi skal dele med andre? 3 HR-seksjonen juni 2015
2. Informasjon om omstillingen og mulige konsekvenser av den Det er leders ansvar å informere så raskt som mulig etter at leder er kjent med at omstilling er aktuelt. Leder skal beskrive hvorfor endring er nødvendig og hva som må til for å løse utfordringene. Informasjonen vil måtte tilpasses omstillingens kompleksitet og mulige konsekvenser. Det er forskjell på om det er innføring av et nytt datasystem eller nye arbeidsmetoder eller om det er en omstilling der det vil bli overtallighet. Gode forberedelser legger grunnlaget for gode prosesser, god involvering og bedre løsninger. Ansatte, verneombud og tillitsvalgte er sammen med lederne våre viktigste ressurser for å få til gode endringsprosesser. Det er viktig å sørge for et godt beslutningsgrunnlag for de prioriteringer og endringer som skal iverksettes. Mange tiltak og løsninger kan iverksettes uten at det nødvendigvis får store konsekvenser for ansatte, og det er viktig å finne frem til slike alternativ. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune punkt I Hovedavtalen Del B 1-4-1 Arbeidsmiljøloven 4-2 (3) og 8-1 og 8-2 Hvem involveres når: Leder, tillitsvalgte og verneombud kalles inn til møte så snart som mulig (møte 1) etter at leder er kjent med at omstilling blir aktuelt Alle ansatte involveres, eventuelt arbeide i arbeidsgrupper etter at tillitsvalgte og verneombud er informert. Dokumentasjon: Referat fra informasjonsmøte med tillitsvalgte/verneombud. Drøftingsreferat dersom drøftinger alt i møte 1 Referat fra allmøte. Forslag fra ansatte kommer frem av referatet. Eget notat: 4 HR-seksjonen juni 2015
3. Gjennomgang av regelverk og sentrale begreper for å oppnå felles forståelse Regelverk og sentrale begreper skal i oppstartfasen av en omstilling gjennomgås. Først med tillitsvalgte og verneombud og siden helst med alle ansatte. Hva betyr begrepene/regelverket for vår prosess? Hvordan vet vi at vi har gjort de rette tingene? Leder skal sørge for et godt og sikkert arbeidsmiljø gjennom hele omstillingsprosessen. Arbeidstakerne forventes aktivt å medvirke i tiltak som blir satt i verk for å oppnå et godt og sikkert arbeidsmiljø. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune punkt II Arbeidsmiljøloven 2 3 (1), 3-1 (2) d), 4-2 (3), 6-2 (4), 7-2 (1), 8-1 (1) og 8-2 Hovedavtalen Del B 1-1 og del B 1-4-1 Verktøy: Etisk refleksjon kan brukes i arbeidet, se HR-nett/Allmenningen Hvem involveres når? Mellomledere, tillitsvalgte og verneombud retningslinjene og begrepene kan med fordel gås gjennom på det første møtet etter at omstillingen er kjent for leder. Alle ansatte - i første eller andre allmøte Dokumentasjon: Referat fra møte med tillitsvalgte og verneombud. Forslag kommer fram av referatet. Referat fra ledermøter og allmøter. Eget notat: 5 HR-seksjonen juni 2015
4. Framdrift- og informasjonsplan Leder med beslutningsfullmakt lager framdriftsplan for gjennomføring av omstilling. Det anbefales at alle forslag som er kommet fram i tidligere møter med tillitsvalgte og verneombud og i allmøter blir behandlet og kommentert i forslaget. En del av planen skal være en informasjonsplan, som beskriver: - Hvordan en skal sikre at berørte arbeidstakere informeres fortløpende - Plan for jevnlige møter med de ansatte (allmøter). Informer om status på mål, tiltak og fremdriftsplan. Sett av tid til spørsmål og innspill til endringsprosessen. - Plan for møter med mellomledere og med verneombud/tillitsvalgte. Gi rom for å stille spørsmål, og sett av tid til samtaler ved behov. Husk at tillitsvalgte, verneombud og mellomledere skal orienteres i forkant av felles informasjon. - Hvordan sikre at viktig informasjon gitt i møte er tilgjengelig ut over møtetidspunktet. Bruk av Intranett og e-post. Møtereferat fra allmøter og møter med tillitsvalgte/verneombud som er tilgjengelig for alle. Gjennomfør planlagte møter selv om det ikke er noe ny informasjon siden sist, avslutt heller tidlig. Oppdatert plan skal være tilgjengelig for ansatte, tillitsvalgte og verneombud gjennom hele prosessen. Erfaring viser at god kommunikasjon og informasjon er en viktig suksessfaktor i endringsprosesser. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune punkt II og III nr.6 Arbeidsmiljøloven 4-2 (3) og Hovedavtalen del B 1-4-1 Hvem involveres når: 1. Drøftingsmøte med tillitsvalgte så snart utkast til plan er klar 2. Behandling i arbeidsmiljøutvalg (AMU). Leder forbereder saken. 3. Endelig beslutning på framdrifts- og informasjonsplan tas av leder etter avholdt AMU-møte 4. Mellomledere, verneombud og tillitsvalgte involveres som skissert i framdrift- og informasjonsplan 5. Øvrige ansatte holdes orientert om framdrift i hht framdrift- og informasjonsplan Dokumentasjon Drøftingsreferat. Innspill skal gå frem av referatet. Dersom arbeidsgiver ikke finner å kunne ta innspill til følge, skal det kommenteres. AMU-sak med vedlagt risikovurdering Framdrift- og informasjonsplan, eget dokument Eget notat: 6 HR-seksjonen juni 2015
5. Risikovurdering Leder har ansvaret for å gjennomføre risikovurdering. Den bør gjøres så raskt som mulig og senest etter at bestemmelse om endring er vedtatt. Risikovurderingen skal ha fokus på arbeidsmiljøet. 1. Hvordan kan arbeidsmiljøet bli påvirket av de endringene vi har planlagt? - Sett opp en liste over risikofaktorer 2. Hvilke endringer kan føre til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet? - Gjennomgå risikofaktorene og prioriter dem ut fra konsekvens 3. Hva kan vi gjøre for å hindre de negative konsekvensene før under og etter omstillingen? - Handlingsplan prioritert etter størst forebyggende effekt 4. Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis de likevel inntreffer? - Handlingsplan for beredskapsplaner og andre tiltak Noen aktuelle punkter i forbindelse med risikoanalyse av omstilling kan være arbeidsbelastning under og etter omstilling, utstyr/lokaliteter, mestring og trivsel. Målet er at ingen blir skadet eller syk. OBS: Revider risikovurderingen underveis i omstillingsprosessen dersom noe endrer seg i forhold til gjennomføringsplanen eller dersom det blir meldt om arbeidsmiljømessige konsekvenser som ikke er kommet med i tidligere risikovurdering. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune punkt III nr 3 Arbeidsmiljøloven 3-1 og 4-1 HMS-instruks. HMS-veileder pkt 2.2 Verktøy: Maler fra intranettet: Risikostyring Hvem involveres når: Leder, mellomledere, tillitsvalgte og verneombud ev. med representanter fra andre grupper gjennomfører risikovurdering når framdriftsplanen for omstillingen er klar til drøfting. Risikovurderingen skal legges ved saken til arbeidsmiljøutvalget (AMU), jf pkt 6 under. Dokumentasjon: Gjennomført risikovurdering skal dokumenteres, jf maler for risikostyring Eget notat: 7 HR-seksjonen juni 2015
6. Oppfølging av arbeidsmiljø, håndtere reaksjoner på endring Det er gjennom forskning identifisert fem faktorer som kan bidra til sunne omstillingsprosesser, det vil si at de reduserer arbeidsmiljøkonsekvensene ved omstilling. Den enkelte leder må ta fatt i de fem faktorene og arbeide systematisk med dem sammen med verneombud og tillitsvalgte. Berørte ansatte får da et bedre grunnlag for å mestre utfordringene som endringer og omstilling fører med seg. Ved igangsetting av arbeidsmiljøtiltak, kan det i noen tilfeller søkes forebyggings- og tilretteleggingstilskudd fra NAV. Se informasjon på HR-nett/Allmenningen. Henvisning: Arbeidsmiljøloven 3-1 og 4-2 (3) Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune punkt III nr 4 og 5 Verktøy: På HR-nett finnes verktøy til arbeidet med verdier og arbeidsmiljø, dialogspill er eksempel på et slikt verktøy. Hvem involveres når: Verneombud og tillitsvalgte har en viktig rolle ved planlegging og gjennomføring av tiltak HR-seksjonen ved for eksempel bedriftshelsetjenesten kan også bidra Dokumentasjon: Referat fra møter, risikovurdering m/tiltak, handlingsplan for gjennomføring av arbeidsmiljøtiltak o.a Eget notat: 8 HR-seksjonen juni 2015
7. Sak til arbeidsmiljøutvalget (AMU) Leder sørger for at det blir laget sak til AMU. AMU skal ha fokus på tiltakenes effekt på arbeidsmiljøet, vurdere risikofaktorer, foreslå tiltak og gi råd til ledelsen for å redusere risiko for negative effekter på arbeidsmiljøet. Hver byrådsavdeling har sitt lokale arbeidsmiljøutvalg. AMU skal behandle alle endringsprosesser i byrådsavdelingen med betydning for arbeidsmiljøet. AMU skal påse at Bergen kommunes retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere blir fulgt slik det er beskrevet i retningslinjene. Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU) behandler saker som berører flere byrådsavdelinger, er av konsernovergripende eller høy prinsipiell karakter og saker som ellers ikke hensiktsmessig løses i AMUene. Som hovedregel skal saken behandles i lokalt AMU før den eventuelt går til HAMU. AMU skal orienteres underveis i endringsprosessen med fokus på arbeidsmiljøkonsekvensene og tiltakene i forhold til dette. AMU kan fatte vedtak om ytterlige tiltak som skal iverksettes i enheten i forbindelse med endringsprosessen. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune punkt III nr 1 Arbeidsmiljøloven 7-2 Hvem involveres når: Verneombud og tillitsvalgte informeres om sak til AMU Dokumentasjon: Referat fra gjennomførte drøftinger med de tillitsvalgte skal ligge ved saken Risikovurdering skal ligge ved saken Vedtak fra AMU Eget notat: 9 HR-seksjonen juni 2015
8. Følge opp framdrifts- og informasjonsplan God kommunikasjon og informasjon er en viktig suksessfaktor i endringsprosesser og det er avgjørende at berørte mellomledere og arbeidstakere informeres fortløpende. Leder med beslutningsfullmakt har ansvaret for å utarbeide en informasjonsplan. Planen skal gjelde for hele prosessen og ta utgangspunkt i risikovurderingen. Oppdatert plan må være tilgjengelig for alle berørte. Informasjon og dialog mellom ledelse og ansatte skal ikke begrenses til de tillitsvalgte. Arranger allmøter og/eller åpne informasjonsmøter der det blir informert om mål, tiltak og fremdriftsplan gjennom hele prosessen. Ha helst faste tidspunkter for møtene slik at det blir forutsigbart. Sett av tid til spørsmål og innspill til endringsprosessen i allmøter og sett av tid til samtaler ved behov, jf punkt 12 i denne veilederen. Gjennomfør møtene selv om det ikke er noe ny informasjon siden sist gi i så fall beskjed i møtet og avslutt tidlig. Inviter arbeidstakere til å komme med innspill i alle deler av prosessen. Tillitsvalgte og verneombud er naturlige budbringere av informasjon fra arbeidstakerne. Leder bør oppfordre arbeidstakerne til å bruke denne kanalen. Viktig informasjon må også gis skriftlig via Intranett og e-post, blant annet for å sikre at informasjonen er tilgjengelig ut over møtetidspunktet. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune punkt III nr 6 Arbeidsmiljøloven 4-2 (3) og Hovedavtalen del B 1-4-1 Hvem involveres når: Tillitsvalgte, verneombud og mellomledere blir orientert i forkant av felles informasjon. Alle ansatte involveres i allmøtene. Leder presiserer hvor viktig denne arenaen er og viser det ved å prioritere allmøter Dokumentasjon: Referat fra ledermøter, allmøter og møter med tillitsvalgte og verneombud. Eget notat 10 HR-seksjonen juni 2015
9. Omstilling som ikke fører til overtallighet, men der arbeidstakere må bytte arbeid/arbeidssted Dette kalles ofte i dagligtale «omorganisering». Byrådsavdeling og/eller arbeidsplass blir organisert på en ny måte. Dette kan føre til at arbeidsoppgaver blir samlet/flyttet geografisk, organisatorisk og/eller administrativt. Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune danner grunnlag for det videre arbeid i slike saker. Dersom omorganiseringen fører til at arbeidstakere får nye arbeidsoppgaver og/eller flyttes fysisk i vesentlig grad, skal det gjennomføres omstillingssamtaler. I samtalen skal utdanning, erfaring og andre forhold som har betydning gjennomgås for å vurdere kvalifikasjoner i forhold til de alternative stillingene. Arbeidstakeren må ta med oppdatert CV. I forkant av samtalen bes arbeidstaker spesielt om å tenke gjennom følgende punkter: Hvilke av de aktuelle stillingene i den omorganiserte enheten ønsker du å bli vurdert i forhold til? Hvilke nye oppgaver kan du eventuelt tenke deg å arbeide med? Har du erfaring fra andre fagområder som du kan tenke deg å arbeide innenfor? Er det andre forhold arbeidsgiver bør vite om når vi skal vurdere nytt arbeid til deg? Etter samtale med alle aktuelle ansatte, tar leder beslutning om hvem som skal arbeide med hva/hvor. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune pkt III nr 8 og 9 Hvem involveres når: Tillitsvalgte skal være med og drøfte kriterier for utvelgelse så raskt som mulig etter beslutning om omstilling Arbeidstakere i aktuelle stillinger skal inviteres til samtale (med mulighet til å ha med seg en tillitsvalgt) så raskt som mulig etter at beslutning om omorganisering er tatt. Dokumentasjon: Drøftingsreferat. Innspill skal gå frem av referatet. Dersom arbeidsgiver ikke finner å kunne ta innspill til følge, skal det kommenteres. Leders beslutning skal også skriftliggjøres. Eget notat: 11 HR-seksjonen juni 2015
10. Omstilling som fører til overtallighet Når det er klart at det blir overtallighet, skal kriterier for utvelgelse drøftes med tillitsvalgte på et generelt grunnlag. Personvurderinger har ingen plass i disse drøftingene. Når kriteriene er klare, er det leder som har ansvar for anvendelsen av kriteriene og for å ta beslutning om hvem som er overtallig. Tillitsvalgte skal orienteres om beslutningen. Dette er kanskje den mest kritiske fasen i en omstillingsprosess og den fasen da det er aller mest behov for en tilgjengelig leder og informasjon om hva som skjer og til dels også om hva som ikke skjer. Det er verdt å minne om at det som skjer i slike prosesser skal være i tråd med forvaltningslov og andre bestemmelser og være kjennetegnet ved respekt og saklighet. Det er viktig å opptre i tråd med kommunens etiske standard alle begrunnelser skal kunne tåle dagens lys. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune pkt III nr 8 og 9 Forvaltningsloven Arbeidsmiljøloven 4-2 (3) Hvem involveres når: Tillitsvalgte skal være med og drøfte kriterier for utvelgelse så raskt som mulig etter beslutning om omstilling Overtallige skal inviteres til samtale, og ha mulighet til å ha med seg en tillitsvalgt, så raskt som mulig etter at beslutningen er tatt. Dokumentasjon: Drøftingsreferat. Innspill skal gå frem av referatet. Dersom arbeidsgiver ikke finner å kunne ta innspill til følge, skal det kommenteres. Leders beslutning skal også skriftliggjøres. Eget notat: 12 HR-seksjonen juni 2015
11. Andre omstillinger Videre saksgang vil være avhengig av omfanget av omstillingen, særlig i forhold til personellmessige konsekvenser. Omstilling uten personellflytting/overtallighet Eksempel på slike omstillinger kan være innføring av nye dataverktøy, store lovendringer mv Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune pkt III nr 8, 9 og 10 er ikke aktuelle ikke i slike omstillinger. Individuelle omstillingsprosesser Mange «omstillingsprosesser» handler om enkeltpersoner, typisk en som trenger omstilling på grunn av for eksempel helsemessige utfordringer. Det er utformet egen mal om fortrinnsrett for slike tilfeller, men for øvrig følges punkt 8 og 9 i «Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune», jf. Punkt 12 i denne veilederen. Det skal være avklart at en ikke kan gå tilbake til sitt opprinnelige stilling, jf arbeidsmiljøloven 4-6 første og andre ledd. Lederansvar og lønnsplikt ligger i avgivende enhet inntil det er funnet permanent løsning for arbeidstakeren. Dersom en konkluderer med at det ikke er passende arbeid for enkeltpersoner på arbeidsplassen/i etaten/ i byrådsavdelingen, skal dette dokumenteres, jfr vedlegg d)mal: Fortrinnsrett for ansatt med redusert arbeidsevne Virksomhetsoverdragelse Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere og denne veilederen handler ikke om virksomhetsoverdragelse. Det er likevel viktig å huske på at det er menneskelige og organisasjonsmessige virkninger også i forbindelse med virksomhetsoverdragelse. Virksomhetsoverdragelse har eget regelverk i Arbeidsmiljøloven (kap. 16). I tillegg har byrådet i sak 1530/13 den 28. november 2013 vedtatt egne «Retningslinjer for fortrinnsrett ved virksomhetsoverdragelse». Store omstillingsprosesser Dersom omstillingen berører flere byrådsavdelinger eller hele kommunen, anbefales det å etablere en prosjektorganisasjon for å håndtere omstillingen. For store omstillingsprosesser blir det utformet mandat for omstillingen med tydelig målsetting. For øvrig gjelder retningslinjer og veileder også i disse sakene. Eget notat: 13 HR-seksjonen juni 2015
12. Ivaretakelse av enkeltpersoner Leder skal sette av god tid til å ta seg av medarbeidere i omstilling og i særdeleshet de som faktisk blir overtallige. Det skal utformes en overtallighetserklæring til den enkelte. Denne bør overleveres personlig i forbindelse med en samtale på et egnet, skjermet sted. Arbeidstakeren skal ha mulighet til å ta med seg en tillitsvalgt eller en annen de har tillit til. Medarbeidere som blir overtallige, vil reagere på ulike måter. Det anbefales at leder avtaler et nytt møte med den overtallige i løpet av 1-2 dager for å fange opp spørsmål og sikre god informasjon. Leder må avklare med den overtallige og vedkommendes tillitsvalgte hva som er en passende stilling for vedkommende. I forbindelse med dette bør en også vurdere hvilke stillinger som er helsemessig egnet. Det skal være en tett og god dialog mellom leder og medarbeider rundt fortrinnsrett og hvordan leder og medarbeider sammen kan bidra til at medarbeideren så hurtig som mulig får avklart sin situasjon. Samtalene skal være åpne og saklige. Det skal ikke være noen skjult agenda. Alle ansatte som berøres av omstilling - og i særdeleshet ansatte som blir overtallige skal behandles på en skikkelig og anstendig måte. Kommunen er en stor og mangfoldig arbeidsplass med gode muligheter til å finne annet arbeid til ansatte som blir overtallige. Erfaring viser at det ved hjelp av aktiv medvirkning fra den overtallige, tillitsvalgte og leder, finnes løsning for de fleste. Det kan søkes om støtte fra omstillingsfondet til Bergen kommune dersom en arbeidstaker trenger kompetansehevingstiltak/omskoleringstiltak i forbindelse med overføring til ny stilling. I tillegg er det verdt å huske på at Bergen kommune er en IA-virksomhet og som sådan kan bruke forebyggings- og tilretteleggingstilskudd også i overføringssakene. Dersom det er behov for tilpassinger av arbeidsplass med tekniske hjelpemidler for å lette overføring til ny, passende stilling, kan bedriftshelsetjeneste og NAV kontaktes for hjelp til å søke om hjelpemidler. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune pkt III nr 8, 9 og 10 Vedlegg, maler for skriv i forbindelse med arbeidet med overtallige arbeidstakere Hvem involveres når: Arbeidstakere under omstilling er de viktigste å ivareta og deres tillitsvalgte Når en overtallig har fått tilbud om arbeid et annet sted, ta opp med vedkommende om det er ønskelig med en avslutning på avgivende arbeidssted Dokumentasjon: Referater fra møter med den enkelte ansatte. Loggføring av aktiviteter. Eget notat: 14 HR-seksjonen juni 2015
13. Medvirkning fra arbeidstaker med fortrinnsrett Den ansatte forventes å være aktiv selv. Leder og tillitsvalgte må være tydelige på dette. Arbeidstakeren bør legge inn en jobbsøkingsagent i WebCruiter for å få melding når det blir annonsert en aktuell stilling. Alle ledige stillinger i Bergen kommune blir annonsert på intranettet i noen dager FØR det kommer ekstern utlysing. Dette er gjort slik for å gi ansatte i Bergen kommune med fortrinnsrett mulighet til å melde interesse og bli vurdert før stillingen lyses eksternt. Arbeidstaker melder fortrinnsrett ved å registrere dette når man søker på en stilling via WebCruiter. I tillegg bør arbeidstaker melde fra til sin leder om stillinger vedkommende søker på, slik at leder kan sende krav om vurdering av overtallig arbeidstaker i forhold til ledig stilling (se vedlegg e) Mal:..) Den overtallige må være kvalifisert for stillingen for å være aktuell for overføring til ny stilling. Det er ikke noe krav om å være best kvalifisert. Dersom en arbeidstaker kan kvalifiseres til stillingen innen rimelig tid, kan vedkommende også bli overført til stillingen med krav om å gjennomføre kvalifiseringstiltak. Slike tiltak kan finansieres ved å søke støtte fra Bergen kommunes omstillingsfond og/eller forebyggings og tilretteleggingstilskudd fra NAV. Det er virksomheten som har ledig stilling (ansettelsesmyndigheten) som vurderer om arbeidstakeren er kvalifisert. Dersom de vurderer den overtallige som ikke kvalifisert for stillingen, skal det lages en skriftlig redegjørelse som sendes nåværende arbeidsgiver innen 7 dager. Det er da ikke anledning til å ansette noen i den ledige stillingen før det er tatt en endelig beslutning. Dersom arbeidstaker ikke tar imot passende ny stilling, vil arbeidsgiver vurdere å avslutte arbeidsforholdet ved oppsigelse. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune pkt III nr 8, 9 og 10 Vedlegg, maler for skriv Hvem involveres når: Arbeidstakere under omstilling er de viktigste å ivareta og deres tillitsvalgte Vurder om vedkommende ønsker en avslutning på avgivende arbeidssted Dokumentasjon: Referater fra møter med leder Overtallighetserklæring o.a. (jf maler, pkt 15) Eget notat: 15 HR-seksjonen juni 2015
14. Evaluering Det oppfordres til at prosjektgruppen (ev. sammen med resten av de ansatte, for eksempel i et personalmøte) oppsummerer og henter inn erfaringene fra prosessen: - Hva har vi lært? - Fungerte planene? - Hvordan oppleves arbeidsmiljøet nå? - Noen erfaringer vi skal dele med andre? Det bør lages en kort tilbakemelding der dere beskriver prosessen, hva som er endret og hvordan dere opplevde endringen når den var gjennomført. En slik tilbakemelding kan lokal arbeidsmiljøgruppe (AMG) lage og sende til sitt arbeidsmiljøutvalg (AMU) til orientering, slik at en skal kunne ta læring av prosessen både lokalt og organisatorisk. Henvisning: Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune pkt III nr 12 Hvem involveres når: Etter gjennomført omstilling involveres ledere, tillitsvalgte og verneombud eventuelt flere/alle ansatte i evaluering Dokumentasjon: Notat, presentasjon el.l. Eventuelt sak til AMU, dersom det er aktuelt. Eget notat: 16 HR-seksjonen juni 2015
15. Vedlegg a) Sjekkliste/dokumentasjon: Oppfølging av overtallig b) Mal: Innkalling til omstillingssamtale c) Mal: Overtallighetserklæring d) Mal: Fortrinnsrett for ansatt med redusert arbeidsevne. e) Mal: Krav om vurdering av overtallig arbeidstaker i forhold til ledig stilling f) Mal: Brev om overføring til ny stilling 17 HR-seksjonen juni 2015
Vedlegg a) Oppfølging av overtallig sjekkliste/dokumentasjon Oppfølging av enkeltansatt: HVA HENVISNING/ DOKUMENTASJ. HVEM ER MED DATO (-ER) SIGN. LEDER OG ARBEIDSTAKER Informasjon om utvelgelse som overtallig Pkt 10, 12 og 13 i veileder Leder, tillitsvalgt, arbeidstaker (navn) Samtaler med arbeidstaker avtal så mange samtaler som nødvendig. Kartlegge kompetanse, ønsker og muligheter. Oppfølging av arbeidstaker Pkt 10, 12 og 13 i veileder Mal, jf veileder pkt 15.b) Referat til alle møtedeltakere Leder, arbeidstaker (og ev. tillitsvalgt) Utferdigelse av overtallighetserklæring Leveres arbeidstaker Overtallighetserklæring, mal, jf veileder pkt 15.c), ev d) Leder, arbeidstaker (og ev. tillitsvalgt) Oppfølging av arbeidstaker - Hvordan har arbeidstaker det? - Følge med på ledige stillinger Pkt 12 og 13 i veileder Notat/referat fra samtale Leder, ev. rådgiver, arbeidstaker (og ev. tillitsvalgt) (Så mange samtaler som nødvendig.) Arbeidstaker og/eller leder melder fortrinnsrett til ledig stilling Meldt fortrinnsrett til: Pkt 12 og 13 i veileder. Mal jf veileder pkt 15.e) Arbeidstaker melder fra til leder. 18 HR-seksjonen juni 2015
Overføring til ny stilling, praktisk: Leder - Melding om overføring Mal, jf veileder pkt 15.f) - Lønnsmelding o.l. - Avslutning (avklar med arbeidstaker) - Attest/referanse Arbeidstaker tar ikke imot passende ny stilling Arbeidsgiver vurderer å avslutte arbeidsforholdet Leder Denne sjekklisten dokumenterer de nødvendige aktiviteter knyttet til enkeltarbeidstakere i omstilling og skal arkiveres i personalmappen. 19 HR-seksjonen juni 2015
Vedlegg b) Innkalling til omstillingssamtale MAL NN-Arbeidstaker dato: INNKALLING TIL OMSTILLINGSSAMTALE (Innledning med henvisning til konkret sak ev tidligere informasjon til arbeidstakeren.) I forbindelse med omorganisering av.er du overtallig i forhold til nåværende stilling. Du har på den bakgrunn fortrinnsrett til ledig stilling du er kvalifisert for, på tilsvarende nivå som din nåværende stilling. Retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere i Bergen kommune vil danne grunnlag for det videre arbeid i saken. Det er viktig at alle forhold som kan få betydning for din fremtidige arbeidssituasjon blir belyst. Du kalles inn til omstillingssamtale: Dato: Tid: Sted: Fra arbeidsgiver vil.. være til stede Du må gjerne ta med deg tillitsvalgt eller en annen person du har tillit til I samtalen går vi gjennom din utdanning, erfaring og andre forhold som har betydning når vi skal vurdere dine kvalifikasjoner i forhold til alternative stillinger i kommunen. Vi ber om at du tar med oppdatert CV. I forkant av samtalen ber vi deg spesielt om å tenke gjennom følgende punkter: Er det ledige stillinger i Bergen kommune du ønsker å bli overført til? Dersom det ikke finnes tilsvarende stilling som den du har i dag, hvilke nye oppgaver kan du da tenke deg å arbeide med? Har du erfaring fra andre fagområder som du kan tenke deg å arbeide innenfor? Er det andre forhold arbeidsgiver bør vite om når vi skal vurdere nytt arbeid til deg? Du er velkommen til å ta opp andre spørsmål i møtet 20 HR-seksjonen juni 2015
Dok. type: Retningslinje Dok. nr.: BKDOK-2011-00492.03 Vedlegg c) Overtallighetserklæring Rev. dato: 231214 Gyldig til: 311215 Side 1 av 1 OVERTALLIGHETSERKLÆRING Opplysninger om arbeidstaker Navn: Fødselsdato.: Ansattnr: Privatadresse: Tlf. privat: Tlf.mob.: Stilling: Stillingsstørrelse: Overtallig fra dato: Sammenhengende tjenesteansiennitet i Bergen kommune: Nåværende arbeidssted: Tlf.: På grunn av (omorganisering/bortfall av arbeidsoppgaver) er NN blitt overtallig i forhold til sin (faste) stilling i Bergen kommune. Bergen kommune har som arbeidsgiver plikt å forsøke å finne et passende arbeid for NN i henhold til arbeidsmiljølovens 15-7. NN har fortrinnsrett til ledig stilling på tilsvarende nivå som han/hun er kvalifisert for. Arbeidsgiver, NN og hans/hennes tillitsvalgte må være i tett dialog om kompetanse, ønsker og muligheter sett i forhold til alternative stillinger i kommunen. Før administrativt vedtak om overføring til ny stilling fattes, skal NN og hans/hennes tillitsvalgte gis anledning til å uttale seg. Overføringsvedtaket er ikke et enkeltvedtak etter forvaltningsloven og kan ikke påklages. Dersom arbeidstakeren motsetter seg overføring til annet passende arbeid, kan kommunen vurdere oppsigelse, jf. AML 15-7 og Bergen kommunes retningslinjer for omstilling av overtallige arbeidstakere. Bergen, den (dato) YY kommunaldirektør/direktør/resultatenhetsleder 21 HR-seksjonen juni 2015
Vedlegg d) Fortrinnsrett redusert arbeidsevne BKDOK-2004-00482-7 Fortrinnsrett for ansatt med redusert arbeidsevne. Opplysninger om arbeidstaker: Navn: Privatadresse: Stilling: Stillingsstørrelse: Nåværende arbeidssted: Fødselsnr.: Tlf. privat: Tlf.mob.: Behov for endrede arbeidsoppgaver/ny stilling fra dato: Byrådsavdeling/etat/resultatenhet: Tlf.: Nærmeste overordnede: Tlf.: Hvis en arbeidstaker har fått redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje e.l., skal arbeidsgiver, så langt det er mulig, iverksette nødvendige tiltak for at arbeidstaker skal kunne beholde eller få et passende arbeid jfr Arbeidsmiljøloven 4-6 og Bergen kommunes Personal- og arbeids-reglementets 14.5.. har et tilretteleggingsbehov som nødvendiggjør overføring til annet arbeid. Dokumentasjon i saken: funksjonsvurdering fra lege (eventuelt også psykolog, fysioterapeut, kiropraktor) individuell oppfølgingsplan og annen dokumentasjon etter arbeidsutprøving.. har på denne bakgrunn fortrinnsrett til stilling i Bergen kommune som han/hun er kvalifisert for. Det er en forutsetning at overføring til annen stilling vil medvirke til økt arbeidsevne og reduserte helseplager. Arbeidsgiver vil i tett dialog med arbeidstaker arbeide for å finne nye arbeidsoppgaver/stilling....plikter å følge med på aktuelle ledige stillinger, søke utlyste stillinger, og med nødvendig dokumentasjon påberope seg fortrinnsrett til stillinger han/hun anser seg kvalifisert for. Bergen, leder 22 HR-seksjonen juni 2015
Fagområde: Personal Dok. type: Skjema Dok. nr.: BKDOK-2011-00494.01 Vedlegg e) Krav om vurdering av overtallig arbeidstaker Rev. dato: 200611 Gyldig til: 311212 Side 1 av 1 Krav om vurdering av MAL Til Kommunaldirektør/direktør/resultatenhetsleder Byrådsavdeling for XX Krav om vurdering av overtallig arbeidstaker i forhold til ledig stilling i Byrådsavdeling for XX. I byrådsavdeling for XX er det ledig stilling som ved. NN er overtallig pr. fra sin stilling som i Byrådsavdeling for XX. Med hjemmel i Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement og i vedtatte prosedyrer for omstilling av overtallige arbeidstakere, ber vi om at en eventuell tilsettingsprosess blir stoppet, og at NN kvalifikasjonsmessig blir vurdert i forhold til den ledige stillingen, med tanke på en overføring. Vedlagt følger NN s CV, samt kopi av overtallighetserklæring. Med vennlig hilsen YY Kommunaldirektør/direktør/resultatenhetsleder Kopi: NN Tillitsvalgt 23 HR-seksjonen juni 2015
Vedlegg f) Overføringsbrev Dok. type: Skjema Dok. nr.: BKDOK-2011-00498.03 Rev. dato: 110115 Gyldig til: 311215 Side 1 av 1 Navn: Adresse: Poststed: Dato: Overføring til stilling som.. i byrådsavdeling for XX Det vises til din fortrinnsrett til ledige stillinger du er kvalifisert for, og tidligere dialog vedr. ledig stilling som.ved (resultatenhet) i Byrådsavdeling for../kommunalt foretak. Med hjemmel i Bergen kommunes personal- og arbeidsreglement pkt. 8, 8.1 og 8.2 har kommunaldirektøren/direktøren/resultatenhetslederen fattet vedtak om at du overføres til stilling som. med virkning fra (dato). Du beholder din nåværende lønnsplassering i den nye stillingen. Overføringen har vært drøftet med de tillitsvalgte. Vi ønsker deg lykke til i ditt nye arbeidsforhold! Med vennlig hilsen YY Kommunaldirektør/direktør/resultatenhetsleder Kopi: tillitsvalgt 24 HR-seksjonen juni 2015