1 BYDRIFT-enheten Område BYUTVIKLING Revisjoner: Rev. Dato: Endring og kommentar V1 14.1.18 Første utkast til målekort for virksomhetsområdet V2 21.2.18 Presentasjon/arbeid i SU kommentarer fra D&V og Renhold V3 01.03.18 Oppdatert versjon for presentasjon for rådmann
2 Innhold Om enheten...3 Kort beskrivelse av enheten...3 Rammebetingelser...3 Gjennomgående målekort...4 Målekort for enheten (BYDRIFT)...5 Tiltakskort S1 God integrering...7 Tiltakskort Ø1 Ny prosjektmodell...8 Tiltakskort M1 10-faktor...9 Tiltakskort M2 OU-prosess...10 Tiltakskort K1 God internkontroll og høy fokus på HMS...11 Tiltakskort K2 Sikre lekeplasser...12 Tiltakskort K3 Alle kommunale bygg skal preges av godt vedlikehold og rutiner....13 Tiltakskort K4 Ajourføre hovedplan vann...14 Tiltakskort K5 Ajourføre hovedplan avløp...15 Tiltakskort K6 Brukeravtaler...16
3 Om enheten Kort beskrivelse av enheten BYDRIFT har ansvar for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling innen fagområdene vei, vann og avløp, park, kommunale bygninger og eiendommer. I tillegg ivaretar enheten grunneierfunksjonen og er ansvarlig for kommunens prosjektportefølje og boligkontoret. Enheten er lokalisert på Doneheia 45 på Jåbekk. Rammebetingelser Antall ansatte 78 Antall årsverk 65,36 Driftsbudsjett 59.514.000,-
4 Gjennomgående målekort Målsetting Indikator Mål 2018 Ikke godkjent resultat Siste resultat (2017) Tiltak Samfunn God integrering Antall språkpraksisplasser enheten tilbyr 2 0 Økonomi Lite avvik i forhold til budsjett Avvik i forhold til budsjett >0,0% >-0,5% Medarbeidere Brukere Godt arbeidsmiljø med tilfredse medarbeidere Gode tjenester med fokus på kvalitet, tilgjengelighet og brukermedvirkning Nærvær 1 93,9% 91,4 % KS 10-faktor Eventuelle måltall for hver enkelt enhet Brukerundersøkelse Utført Ikke utført Antall avvik rapportert gjennom Kvalitetslosen Ingen måltall Kvalitet Ivareta betryggende kontroll over virksomheten Antall avvik med høy eller middels alvorlighetsgrad Måltall ikke fastsatt enda Andel rapporterte avvik som er lukket innen tre uker 85% 75% 1 Krav justert ihht Handlingsplan IA-avtale 2016-2018 for Bydrift.
5 Målekort for enheten (BYDRIFT) Målsetting Måleindikatorer Mål 2018 Ikke godkjent resultat Resultat pr 1.3.18 Tiltak Samfunn God integrering Antall språkpraksisplasser i enheten tilbyr 2 0 0 S1 Økonomi Ny prosjektmodell Ny modell implementert JA NEI delvis Ø1 Medarbeidere KS 10 faktor - tiltak KS 10-faktor Iverksatt tiltak Ikke iverksatt tiltak Delvis M1 OU prosess Bydrift Resultat ved kartlegging nov/des 2018 Forbedret Ikke utført måling delvis M2 Brukere Brukerråd Brukerdialogmøter Utført Ikke utført delvis God internkontroll og høy fokus på HMS Hver avdeling reviderer og/eller etablerer minimum 5 rutiner i løpet av 2017 5 rutiner revidert/etablert i hver avdeling. Ingen rutiner revidert/etablert i hver avdeling. delvis K1 Sikre lekeplasser Lekeplasser åpne og i sikker forsvarlig stand Samtlige lekeplasser åpne og i sikker forsvarlig stand. Lekeplasser er stengt. delvis K2 Kvalitet Alle kommunale bygg er preget av godt vedlikehold Ressursbruk til vedlikehold (anbefalt 150-170 kr pr m2) Vedlikeholdsplaner basert på tilstandsregistrering etablert i Facilit. Ingen tilstandsregistrering gjennomført. delvis K3 Hovedplan vann gjenspeiler prioriteringer i vedtatt kommuneplan Planen er påbegynt og prioriterte tiltak med kostnadsestimat er ferdig Prioriterte tiltak med kostnadsestimat er ferdig innen 2015 Planen ikke påbegynt Nesten ferdig K4
6 Målsetting Måleindikatorer Mål 2018 Hovedplan avløp gjenspeiler prioriteringer i vedtatt kommuneplan Brukeravtaler Planen er påbegynt og prioriterte tiltak med kostnadsestimat er ferdig Brukeravtaler etablert Prioriterte tiltak med kostnadsestimat er ferdig innen 2015 Tatt i bruk i samtlige 15 enheter. Ikke godkjent resultat Planen ikke påbegynt Ingen enheter har inngått brukeravtaler. Resultat pr 1.3.18 Ikke startet Nesten ferdig Tiltak K5 K6
7 Tiltakskort S1 God integrering Antall språkpraksisplasser i enheten tilbyr 1 Viderefører samarbeid med Ljosheim service kont. Avdelingsledere 2 Vurderer kapasitet og ressurssituasjon per 1.9.2018 1.9.2018 Enhetsleder Referanse Dato: 28.02.2018 Dato: Dato: Dato: 1 I gang og fungerer meget godt. 2 Ikke iverksatt
8 Tiltakskort Ø1 Ny prosjektmodell Implementere ny prosjektmodell med tilhørende skjemaer, dokumentmaler etc. 1 Etablere bruk av styringsdokument for de «store» prosjektene 2 30.06.2016 Prosjektledere 2 Etablere bruk av fasesjekklister for de «store» prosjektene 30.06.2018 Prosjektledere 3 Gjennomføre evaluering nytten av prosjektmodellen 31.12.2018 Prosjektleder 4 Etablere felles kalkylemal 31.12.2018 Enhetsleder Referanse Dato: 28.02.2018 Dato: Dato: Dato: 1 Startet 2 Startet 3 Ikke startet 4 Ikke startet 2 «Store prosjekter» er i denne sammenheng Promenaden ved Mandal Hotel, Slippen og Frøysland Idrettshall
9 Tiltakskort M1 10-faktor Tiltak gjelder for alle avdelinger i Bydrift. Konkret innhold kan variere fra avdeling til avdeling 1 10-faktor er fast punkt på avdelingsmøtene Kontinuerlig Avdelingsledere/renholdsleder 2 Avdelingsvis presentasjon av status arbeid med 10-faktor på allmøte høsten 2018 1.10.18 Avdelingsleder/renholdsleder Referanse Dato: 28.02,2018 Dato: Dato: Dato: 1 Innført 2 Ikke startet
10 Tiltakskort M2 OU-prosess Felles tiltak for Bydrift. Avdelingsvis avvik kan forekomme. 1 Egen fokusprosess i park&vei 1.6.18 TTR 2 Lederopplæring i kontinuerlig forbedring 1.4.18 Avdelingsledere 3 Gjennomføre teoretisk og praktisk opplæring for alle i bydrift i 5S (LEAN verktøy) 1.6.2018 Enhetsleder 4 Bydrifts grunnverdier er fast punkt på agenda på avdelingsmøtene Kont. Avdelingsledere 5 Gjennomføre spørreundersøkelse/måling 31.12.2018 Enhetsleder Referanse Dato: 28.02.2018 Dato: Dato: Dato: 1 Igangsatt ikke ferdig 2 Utført 3 Ikke startet 4 Iverksatt 5 Ikke iverksatt
11 Tiltakskort K1 God internkontroll og høy fokus på HMS Bydrift får på plass HMS rutiner i K-losen. Hver avdeling reviderer og/eller etablerer minimum 5 rutiner i løpet av 2017 1 Oppstartsmøte HMS arbeid i bydrift. Personal inviteres 1.3.2018 Enhetsleder 2 Teste ut mobilversjon av avviksrapportering. Vurderes opp mot RUH. 01.04.2018 PIJ 3 HMS fast punkt på agenda avdelingsmøter kont. Avdelingsledere 4 Gjennomføre HMS dag for alle i Bydrift 31.12.2018 PIJ og avdelingsledere 5 Avdelingsvis opplæring fra personalkontor 01.09.2018 Avdelingsledere(PIJ) 6 HMS aktiviteter inn i Bydrifts årshjul 31.12.2018 Enhetsleder Referanse Dato: 28.2.2018 Dato: Dato: Dato: 1 Gjennomført (28.2.18) 2 Ikke startet 3 Iverksatt 4 Ikke startet 5 Utført hos renhold 6 Ikke startet
12 Tiltakskort K2 Sikre lekeplasser Holde lekeplasser i barnehage, skoler og kvartalslekeplasser oppe med sikkert utstyr. Lekeplasser åpne og i sikker forsvarlig stand. 1 Oversikt aktuelle lekeplasser reg. i Facilit m/nødvendig/tilgjengelig FDV 01.06.18. TT 2 Nødvendig opplæring utført Helpdesk Facilit i bruk 01.06.18 TT 3 Sakkyndig (ekstern) kontroll alle lekeplasser (definerte) utført 01.11.18 TT Referanse Dato: 26.02.2018 Dato: Dato: Dato: 1 Grunnlag reg. i Facilit 2 Opplæring igangsatt 3 Ikke igangsatt.
13 Tiltakskort K3 Alle kommunale bygg skal preges av godt vedlikehold og rutiner. Prioritere, planlegge og gjennomføre planlagt vedlikehold. 1 Kompetanseheving i avdelingen, spesielt innenfor SD-anlegg 31.12.18 GA 2 FDV-mal nye bygg 01.08.18 GA 3 Komplettering av Facilit fortsetter 31.12.18 GA 4 Etablere serviceavtaler fortsetter 31.12.18 GA 5 Etablere arbeidsprosesser 01.08.18 GA Referanse Dato: 12.02.18 Dato: Dato: Dato: 1 Pågår 2 Ikke utført 3 Pågår 4 Pågår 5 Pågår
14 Tiltakskort K4 Ajourføre hovedplan vann Hovedplan for vann og avløp skal gjenspeile prioriteringene i kommuneplanen. 1 Avklare kommuneplanens prioriteringer med Teknisk Forvaltning 31.12.2017 ONO 2 Tilbakeblikk på gjeldende Hovedplan VANN 31.12.2017 ONO 3 Gjennomgang av nettverksmodell for vannverk, bassenger og ledningsnett 31.12.2017 ONO 4 Bestemme tiltak, og beregne kostnader i forhold til selvkost 31.12.2017 ONO 5 Sluttføre plandokumentet 01.05.2018 ONO Referanse Dato: 26.02.2018 Dato: Dato: Dato: 1 Utført 2 Utført 3 Utført 4 Utført 5 Gjennstår
15 Tiltakskort K5 Ajourføre hovedplan avløp Hovedplan for vann og avløp skal gjenspeile prioriteringene i kommuneplanen. Foreslår å utsette dette arbeidet til Nye Lindesnes. Arbeidet som må gjøres i de tre kommunene blir ganske likt. Alle kommunene har ordnede forhold for offentlig avløp. Det blir sannsynligvis mest fokus på anlegg i spredt bebyggelse 1 Gjennomgang av vedtatt kommuneplan evt. omprioritering av tiltak 31.12.2018 ONO 2 Anbud valg av konsulent 31.12.2018 ONO 3 Oppdatere befolkningsgrunnlag tilførsel til renseanleggene 31.12.2018 ONO 4 Utarbeide ny Hovedplan Avløp i samarbeid med konsulent 31.12.2018 ONO 5 Kontroll av oljeutskiller og fettutskiller på avløpsnettet 31.12.2018 ONO 6 Politisk behandling av Hovedplan Avløp 31.12.2018 ONO Referanse Dato: 26.02.18 Dato: Dato: Dato: 1 Ikke påbegynt 2 Ikke påbegynt 3 Ikke påbegynt 4 Ikke påbegynt 5 Ikke påbegynt
16 Tiltakskort K6 Brukeravtaler Etablere brukeravtaler mellom Bydrift og brukerne av kommunale bygg og anlegg. 1 Utarbeide forslag til brukeravtale GTA 2 Presenterer forslag til brukeravtale for ledergruppa GTA 3 Presentere brukeravtale for lederforum GTA 4 Inngå brukeravtale med alle enheter 01.05.2018 GTA Referanse Dato: 26.02.2018 Dato: Dato: Dato: 1 Utført 2 Utført 3 Avholdt møter med kommunalsjefer - utført 4 Startet gjenstår et par avtaler