DigInn-prosjektet Digitale konsekvenser av kommunesammenslåing og - samarbeid i Inn-Trøndelagsregionen Renate Trøan Bjørshol, utviklingsrådgiver
Inn-Trøndelagsregionen
Utgangspunktet Kommunene i Inn-Trøndelag samarbeider i dag på flere tjenesteområder Kommunene Steinkjer, Verran og Inderøy har felles IKTplattform gjennom Inn-Trøndelag IKT. Snåsa kommune har i dag IKT-plattform gjennom samarbeidet i Indre Namdal Kommunene Steinkjer og Verran blir slått sammen til en kommune fra 2020. Etablerte felles administrativ ledelse fra høsten 2017 Kommunene i Inn-Trøndelagsregionen ønsker å videreutvikle samarbeidet om tjenesteutvikling og digitalisering Snåsa ønsker å se på muligheten for å inngå på samme IKTplattform som de øvrige kommunene samarbeidet
«Veikart IKT 2017-2020»
«Veikart Digitalisering 2017-2020»
DigInn-prosjektets omfang Kartlegging og plan for digitale konsekvenser av sammenslåing av kommunene Verran og Steinkjer Kartlegging og plan for digitale konsekvenser for Snåsa kommune ved innlemmelse i samme IKT-plattform som kommunene Steinkjer, Verran og Inderøy Kartlegging og konsekvenser for Inderøy kommune Etablering av sektorvise og felles målbilder for digitalisering for kommunene i Inn-Trøndelagsregionen
forts. omfang Utrede konsekvenser Hva må gjøre på kort sikt og hva kan vente? Utarbeide sektorvise målbilder Tydeliggjøre viktig veivalg Lage grunnlag for beslutning Utarbeide veikart og planer for digital sammenslåing/utvikling på kort og lang sikt Innleie av ekstern kompetanse: PA Consulting Group
Digitalisering i norske kommuner
Dagens situasjon kort oppsummert Innbyggerbehov Trygghet og forutsigbarhet: Innbyggerne ønsker trygghet og forutsigbarhet i hverdagen. Individuell tilpasning: Innbyggerne ønsker tjenester som er tilpasset deres behov. Medvirkning og selvbetjening: Innbyggerne ønsker å bidra! Ledernes og ansattes behov Mer effektiv leveranse av tjenester slik at knappe ressurser kan utnyttes bedre. De digitale løsningene må understøtte arbeidsprosessene. De gjør ikke det i dag. Teknologien må være enkel å ta i bruk ute i tjenesten. Det er ulik praksis på dokumentasjon og rutinebeskrivelser, og den er mangelfull. Digital organisering må avklares med tydelig ansvar mellom IKT og fagsiden. Systemer må ha en systemansvarlig med et eierskap til løsningen og samhandlingen med IKT må styrkes. Digitalt samarbeid ønskes gjennomført gjennom større enheter på tvers av kommunene. Gevinstrealisering må læres for se effekten av de digitale løsningene.
Gevinstrealisering fra målbilder Gevinstrealisering handler om kvalitative og kvantitative effekter som kan oppnås ved iverksatte tiltak Gevinstrealisering krever fokus på detaljkartlegging av prosesser: Dagens prosess, hvordan prosessen endres ved innføring av ny løsning, og effekter som oppnås ved gjennomføring av tiltak. Før hvert prosjekt, må gevinster kartlegges, det må lages gevinstplaner, og disse må eies av virksomhetslederne. Metode for gevinstrealisering finnes på KS.no: Gevinstkokeboka og Veikart for tjenesteinnovasjon. Rapporten inneholder indikative gevinster. Hvert foreslåtte tiltak krever en jobb knyttet til kartlegging og planlegging av gevinstene.
Fasene i gevinstrealiseringen
Skole og oppvekst - målbilde DE NESTE TO ÅRENE (2018-2019) Innføringen av den digitale meldeboka en suksess, og opptak til barnehager er selvbetjent på de nye nettsidene. ETTER SAMMENSLÅINGEN (2020-2021) Foreldremøter er nå verksteder etter Kommune 3.0-modellen, og så godt som all praktisk dialog går i meldeboka. ETTER 2022 Inn-Trøndelag har en app-store med en rekke apper for alt fra undervisning til praktisk oppfølging og kommunikasjon.
Konsekvenser skole og oppvekst
Tiltak og plan frem mot 2022
Sammenslåing Steinkjer og Verran Hva må gjøres Etablere felles arkiv og lage en arkivplan for hva som skal arkiveres historisk og hva som skal være med inn i ny kommune Etablere felles HR-system, felles kontoplaner med økonomi og budsjett. Etablere felles databaser og felles løsninger i alle sektorer. Etablere felles pålogging og tilgang til infrastruktur med ansatt nummer og identitet. Rydde i matrikkel og endre adresser og postnummer Totalt investeringsbehov for dette ~11.400.000 Kr
Inderøy og Snåsa Inderøy Anbefales å ta en utviklerrolle for å teste ut nye løsninger som er anbefalt og deretter justere før utrulling. Forslag til kandidater: Digitale Dialog og Meldebok Velferdsteknologi Ny Landbruksløsning Snåsa Det må raskt lages en detaljert oversikt over kostanden for overgang til Indre Namdalen IKT. Saken må politiske behandles og vedtas før 01.07.2018 slik at avtalen med Indre Namdalen IKT kan sies opp. De neste to årene må det ryddes i løsninger og legges til rette for å gå over 2020. Snåsa bør være med på alle anskaffelser av nye løsninger.
Roller og ansvar i digitaliseringsarbeidet
Modell for prioritering og porteføljestyring
Ideer og behov
Prioritering og porteføljestyring
Gjennomføring, gevinstrealisering, forvaltning, kontinuerlig forbedring
Implementering av modellen Etabler en finansieringsmodell som sikrer robust finansering av digitaliseringsprosjekter. Implementer en prosess for prioritering og porteføljestyring av prosjekter, og årlig prosess for revisjon av digitaliseringsstrategien. Etablere et årshjul for Inn-Trøndelag IKT. Etablere en løpende «forvaltningsrevisjon» av digitaliseringsarbeidet. Etabler forvaltningsroller. Etabler kompetansenettverk.
Inn-Trøndelag IKT Bør vurdere direkte rapporteringslinje til rådmannen eller økonomi. Styrk drift, infrastruktur, brukerstøtte og prosjekt og tjenesteutvikling. Sikre oppdatert og tydelig mandat tilpasset dagens forhold. Sikre tydelig roller og ansvar, især er dette utydelig for brukerstøtte i dag. All drift ligger under Inn-Trøndelag IKT, også drift av skole-pc.