Arbeidsmengde og bemannings- situasjon ved avdeling ordinær Rapport om arbeidsmengde og bemannings situasjon ved Bosettingstjenesten avdeling ordinær. BOSETTINGSTJENESTEN AVDELING ORDINÆR 2018 Skrevet av: Flyktningkoordinator Stein Rune Skare
Arbeidsmengde og bemanningssituasjon ved avdeling ordinær Rapport om arbeidsmengde og bemannings situasjon ved Bosettingstjenesten avdeling ordinær. Bakgrunn for rapporten Etter å ha tatt over rollen som Flyktningkoordinator høsten 2017 etter daværende fagleder, viste vi og kommunen at det var en del utfordringer i forhold til manglende oppfølging av voksne fyktninger ved avdelingen. Dette gjelder både i forhold til krav om dokumentering inne på fagsystemet VISMA fyktning, og spesielt i forhold til helt konkrete lovpålagte oppgaver som går på den enkeltes introduksjonsprogram. Etter overtakelsen så vi fort at det var sprikende kontraster mellom det som var registrert på fagsystemet, og det som loven pålegger kommunen. Antagelsene og omfanget i forhold til «etterarbeidet» som måtte gjøres var jeg ikke forberedt på, og kommunen hadde ikke oversikt over dette. For å imøtekomme disse og de andre utfordringene, fkk jeg en ansatt (Robert Digre) i 50% stilling sammen med meg. Denne stillingen skulle primært jobbe ettermiddag og kveld. Dette for å kunne ta unna og bistå fyktninger på kveld med generelle spørsmål og hjelp. Intensjonen var også her at ved å være "oppsøkende" ut til fyktningene, kunne vi fange opp de som trenger hjelp. Altså de som nødvendigvis ikke kommer direkte til kontoret, men som vi samtidig har ansvaret for innenfor integreringsperioden. Ved overtakelse hadde vi også en grundig gjennomgang av arbeidsoppgaver som vi måtte gjøre, og alle gjøremål og oppgaver som ikke var blitt gjort. Dette var oppgaver som tidligere leder ved avdelingen hadde forsøkt å proklamere til administrasjon i Salangen kommune, og med bakgrunn av at arbeidsmengde ikke samsvaret med bemanningen på avdelingen. Avdeling ordinær vil gjennom denne rapporten prøve å gi et helhetlig bilde over arbeidssituasjonen slik den er pr i dag, og at vi opplever at arbeidsmengden ikke er forenelig med hvor mange ansatte vi er. Dette går på bekostning av kvaliteten vi som kommune skal gi til de voksne fyktningene vi har ansvaret for, innenfor deres integreringsperiode. Salangen kommune er en fyktningkommune, som sier ja til å bosette fyktninger gjennom avtaler med IMDI/UDI. Ved å gjøre dette, forplikter kommunen seg til å gi fyktninger et helhetlig tilbud som er i henhold til lover og forskrifter som til enhver tid er gjeldende. Stein Rune Skare 13.03.18 1
Introduksjonsprogram Salangen kommune tilbyr introduksjonsprogram til alle nyankommende fyktninger mellom 18 og 55 år, som har behov for grunnleggende kvalifsering, og som har rett og plikt til å delta i introduksjonsprogram. Målet med programmet er å gi grunnleggende ferdigheter i norsk, og innsikt i norsk samfunnsliv, samt forberede for deltakelse i yrkeslivet. Introduksjonsprogrammet skal tilpasses den enkelte deltakers behov for kvalifsering. rogrammet varer i hovedsak inntil to år. Ved mottatt søknad om deltakelse i Salangens introduksjonsprogram har kommunen frist på å gi svar innen 3 måneder etter søknad er mottatt. Det skal lages vedtak om deltakelse om introduksjonsprogram, og det skal følge med en individuellplan (I ). Alle deltakerne i sitt program skal følges opp med I samtaler minimum hver 6 mnd. Dette er lovbestemt i introduksjonsloven. Flyktningtjenesten avdeling ordinær følger opp sine deltakere med I samtaler hver 3 mnd. Dette fordi vi ønsker og gi bedre veiledninger og fortere kunne justere endringer i den enkeltes deltakers plan i sitt introprogram. å denne måten vil vi som kommune ha en større indikasjon i forhold til sannsynlig eller ikke sannsynlig måloppnåelse. Det er slik jeg ser det svært uheldig at avdeling ordinær over en årrekke ikke fulgt opp lovpålagte oppgaver som følger med en deltakelse i Salangens introduksjonsprogram. Brukere som ikke har blitt gitt det loven sier de har krav på, og kommunens ansvar med å forvalte dette slik loven sier. Det er en systematisk unnlatelse over en periode på fere år på bakgrunn av økt arbeidsmengde og lite og dårlige etablerte rutiner, som gjør at det var så mangelfullt når vi overtok høsten 17. Hva var ikke blitt gjort med tanke på introduksjonsdeltakerne da vi overtok høsten 2017? Mangelfulle registreringer om intro vedtak på fagsystemet (VISMA FLY) Mangelfulle registreringer om intro vedtak på Nasjonalt Integreringsregister (NIR) 2
Ingen intro deltakere hadde fått individuell plan (I ) Manglende dokumentasjon på samtaler/veiledninger (VISMA FLY) Ikke overholdt lovpålagte I samtaler Ikke laget deltakerbevis til intro deltakere som er ferdig i sitt program Manglende registrering av deltakere og familier (Mapper) inne på (VISMA FLY) Ingen registreringer av tiltak rettet mot deltakere inne på (VISMA FLY) og (NIR) Ikke registrert handlingsplaner/i inne på (VISMA FLY) Ikke registrert deltakerne sitt fravær på (VISMA FLY ) ikke trukket intro stønad av fravær og registrert dette i (VISMA FLY) Ikke redegjort for permisjon, sykemeldinger og fraværsregler til Intro deltakere Lite arbeid gjort i forhold til å etablere praksisplasser for intro deltakere Mangelfull oppfølling og kontroll av feilregistrering på (NIR) Ingen kartleggings- samtaler av intro deltakere. Ikke redegjort for intro deltakers rett for klageadgang til kommune og Fylkesmann i Troms. Manglende registreringer i forhold vedtak om avslutting av introduksjonsprogram. Bosettingstjenesten avdeling ordinær har pr.13.03.18, 13 deltakere i Salangens introduksjonsprogram. I tillegg har vi 2 familiegjenforeninger der vi kan tilby introduksjonsprogram for 5 av disse familiemedlemmene. Da er vi oppe i 18 introduksjons deltakere. Det ble utarbeidet en rapport i 2011 som førte til en anbefaling fra IMDI på maks 20 deltakere pr. programrådgiver. Disse programrådgiverne vil da kun ha fokus på intro og ikke andre oppgaver som relateres til andre voksende fyktninger. Rapporten kan leses her: http://www.ramboll.no/presse/publikasjoner/2011/introduksjonsordningen Organisering i kommunen Bosettingstjenesten avdeling ordinær har ansvaret for å bosette voksne fyktninger gjennom anmodninger fra IMDI. Vi bosetter også fyktninger gjennom familiegjenforeninger, fyktninger som selvstendig kommer til kommunen, og overførte fyktninger fra bosettingstjenesten avdeling ung som blir utskrevet og overfør avdeling ordinær. Bosettingstjenesten avdeling ordinær har pr i dag; Introduksjonsdeltakere 13 + 5 som kommer. Vil da utgjøre til sammen 18 introduksjonsdeltakere. 3
Voksne innenfor integreringsperioden ca. 57 personer. Anmodninger fra IMDI i år 2018, 6 personer. Familiegjenforeninger i år; 7 personer. Overføringer fra avdeling ung, 8 personer. I tillegg har avdeling ordinær svært mange voksene fyktninger utover 5- års regelen som til stadighet kommer og vil ha hjelp og råd fra tjenesten. Flyktningtjenesten avdeling ordinær har totalt ca. 100 fyktninger som vi har et formelt ansvar ovenfor, og som vi bistår med individuell tilrettelagt hjelp. En vesentlig forskjell mellom Flyktningtjenesten avdeling ordinær i Salangen Kommune kontra andre kommuner når det gjelder introduksjonsdeltakere, er hvordan ansvaret er fordelt mellom de forskjellige instansene. Flyktningtjenesten avdeling ordinær har alt ansvaret som har med intro å gjøre, og da om en ser bort fra skole, norsk og norskopplæring. Vi har blant annet ansvaret for tiltak slik som praksis for introdeltakere, der hos andre kommuner ligger dette ansvaret hos NAV. Vi har også blant annet ansvaret for det som har med intro lønn, her bruker andre kommuner sine respektive lønns- og regnskapsseksjoner for å ha det hele og fulle ansvaret for dette. Når det gjelder praksis for introduksjonsdeltakere om det er i form av språk praksis eller yrkespraksis, så er det mye jobb med å etablere praksisplasser i kommunen. Disse må være egnet til å kunne være innafor det IMDI kaller «å kvalifsere til ordinært arbeid». Med dette mener jeg at det må være en viss kvalitet på praksisbedriften, slik at hele intensjonen med deltakerens sin praksis skal kunne være oppnåelig. Dette vil si at det å være i tiltak som skal kunne kvalifsere for ordinært arbeid, eller videre skole. I tillegg skal hver praksisdeltaker følges opp med samtaler, og samtaler med praksisbedriften. Oppføling av dette som nevnt ovenfor krever veldig mye bruk av ressurser, og er en viktig del av arbeidet vårt. Arbeidsoppgaver Arbeidshverdagen til Flyktningtjenesten avdeling ordinær er pr i dag langt over det som man kan anse som forsvarlig. Med det mener jeg at vårt hovedfokus, og den målgruppen som blir prioriter fra oss, så er det deltakere som er på introduksjonsprogram. Dette fordi det ikke er ressurser nok til å gi andre den hjelpen og bistanden de har krav på. Introduksjonsdeltakerne er kommunen forpliktet gjennom lov til å legge å til rette slik at de raskere skal bli inkludert og integrert i kommunen. Ved denne tette oppfølingen av denne gruppen, blir de andre voksne fyktningene mindre prioritert. Summen av dette blir at kvaliteten ut til de det gjelder blir dårligere, og vi som ansvarlig har manglende kontroll og oversikt med denne gruppen fyktninger. En bekymring rundt dette er at jeg i dialog med NAV har fått tilbakemeldinger om at det er svært mange fyktninger som trenger hjelp i fra NAV på bakgrunn av dårlig økonomi. Dette skyldes gjeld 4
som er opparbeidet gjennom dyre kredittlån, spillegjeld, og penger som er lånt av andre. Noen er oppe i summer på opp mot 400 tusen kroner. Jeg mener at med å øke antall ressurser på vår avdeling, kan vi gi hjelp til denne gruppen fyktninger både ved veiledning rundt økonomi ved bosetninger, og underveis innenfor 5-års regelen. Ved å gjøre dette kan vi unngå at Salangen skaper mange fere NAVklienter. Hjelpen vi kan gi er kursing, råd og veiledning angående alle faktorer som har med økonomi å gjøre. Mye av dette arbeidet ligger innenfor integreringsperioden, men slik det er pr i dag, så er dette tilbudet noe som bare tilfeller introdeltakerne gjennom interne kurs som vi i Flyktningtjenesten gjennomfører som et tiltak i introduksjonsprogrammet. Når det gjelder veiledninger som Flyktningtjenesten har ovenfor intro deltakere så foregår dette individuelt. Det kreves bruk av tolk, både ved profesjonell tolke tjeneste, og ved bruk av kjente lokale tolker. Veiledning slik som dette er veldig krevende, og tar mye tid. Jeg mener kommunen burde være opptatt av kvalitet framfor kvantitet, men det beste er en kombinasjon av begge, der tilførselen av fyktninger utløse den kvalitet som skal til for at de skal ha mulighetene for å lykkes i Salangen. Jeg mener at vi kan bli veldig mye bedre på det arbeidet vi allerede gjør i dag, men det kreve at bemanningen på avdelingen økes slik at vi kan nå de langsiktige målene om og bli best på det vi gjør innenfor de rammene vi har. Den andre målgruppen som vi har krav til å bistå er de som ikke er på introduksjonsprogram, men som er innenfor integreringsperioden på 5 år. Disse krever mye veiledning i form av samtaler på kontoret, tolkesamtaler, arrangering av møter, kjøring, hjelp til søknader, og mye mer. Vi har som nevnt tidligere avdekket store mangler ved alle aspekter ved denne tjenesten. Slik det er pr i dag så jobber vi hardt for og få på plass alt som loven krever i forhold til introduksjonsprogrammet. Dette dreier seg i hovedsak om vedtak, registreringer, lovpålagte individuelle samtaler og mer. Vi har også en omfattende jobb med å etablere rutinehåndbok for tjenesten. Vi ble mer eller mindre rystet av at det er så lite rutiner som er etablert skriftlig, mye er nok laget, men at dette sitter mer i hodet til de som jobbet her før. Som forklart tidligere i forhold til arbeidsoppgaver som er blitt gjort, som vi nå jobber med å etablere, så er det noen oppgaver jeg vil trekke fram som viktige oppgaver og noen ny- tenkende ider som ikke har vært etablert ved tjenesten. Etablering av klientmapper fysiske og elektroniske VISMA FLY Endringer/økonomiske aspekter ved nyetablering, familiegjenforeninger, overføring av enslige mindreårige til voksen avdeling. Kjøkkenpakker, vaskepakker, TV avtale, Hvitevarer osv. NIR og VISMA FLY Intro lønn og skatt. Fokus på psykisk helse blant fyktninger. Kartlegging for å avdekke psykiske problemer. Etablere samarbeid med ruskoordinator i Salangen Etablere samarbeid med folkehelsekoordinator i Salangen. Ambulante team for familier i krise som kommer som familiegjenforent. 5
Orientering til næringslivet i forhold til praksisplass. Etablere en rutinehåndbok for tjenesten. Interne kurs for introduksjonsdeltakerne Kurs ved behov til andre voksne fyktninger innenfor integreringsperioden. (brannsikkerhet, vask og renhold, økonomi, foreldreveiledning osv.) Friluftslivs kurs til fyktninger. Link opp mot psykisk helse. Aktiv i forhold til søknad om støtte fra IMDI. Ansatte på kurs. Faglig påfyll for å holde tjenesten oppdatert. Oppfølging av huset mot havet. Brannsikkerhet Etablering av kvinnegruppe Etablering av intro representant. Forankring av kjerneoppgavene til Flyktningtjenesten avdeling ordinær er Bosetting Veiledning rogramoppfølging Byråkratoppgaver Administrere oppsummering: Flyktningtjenesten avdeling ordinær mener at integrering er et kommunalt ansvar, og som må forankres gjennom det politiske forum. Det holder ikke at kommunen er enig om at Salangen kommune skal bosette og integrere fyktninger, for så å skyve alt ansvar over på Flyktningtjenesten i den intensjon om at det er da vårt ansvar. Integreringen av fyktninger i Salangen Kommune skjer IKKE hos Flyktningtjenesten, men hos alle der ute i kommunen. Dette vil da si at det må mer vilje til hos ledelsen til å sette krav til næringslivet og andre aktører slik at de fyktningene som bosettes i vår kommune har størst mulig sjanse til å bli integrert, få jobb, eller gå videre på skole. Det er kjent at små kommuner ikke blir en prioritert målgruppe for bosetting framover. Skal vi ha noen som helst mulighet til å bevare bosettinger i kommunen vår, så må vi i alle fall være gode på kvalitet. Denne kvaliteten som jeg snakker om er i første ledd at vi er bemannet nok i forhold til de oppgaver som vi har, og som vi gjør til daglig. å denne måten kan vi diferensiere bistanden vi skal gi på en best mulig måte. Det må også inn i kommunestyret i forhold til å få et målkrav for tjenesten vår. Med det mener jeg at det må lages et kommunalt vedtak som sier noe om de 6
rammer vi har å jobbe ut ifra, og hvem som har ansvaret for integreringen i Salangen kommune. Jeg var nettopp på et seminar i Oslo om kvalifsering av fyktninger. Da var Rælingen Kommune ved Flyktningtjenesten der og fortalte om modellen dem jobber ut ifra. Det mest interessante de fortalte var at siden 2015, var at samtlige av fyktningene som var bosatt i kommunen, og som hadde hatt introduksjonsprogram i jobb. Mye av grunnen til denne suksessen er at Kommunen skjønner at integrering av fyktninger er hele kommunens ansvar og ikke Flyktningtjenesten sitt. Flyktningtjenesten er bemannet slik at brukerne blir ivaretatt og fulgt opp gjennom hele introduksjonsprogrammet. Og en kraftig intensivering av tiltak de siste 6 måneder før utløp av introduksjonstiden av hele kommunen. Jeg har en klar tanke om at jeg burde hatt to personer til ansatt hos min avdeling. Da kunne jeg vært mer enhetsleder for min avdeling. Gjøre administrative oppgaver, følge opp introduksjons deltakere, og gjennomføre oppføling av praksisdeltakere og arbeidstakere. Etablere gode rutiner for tjenesten og etablere et godt samarbeid med samarbeidspartnere. erson nummer to kan være mer rettet mot å være programrådgiver. Bistå meg med oppføling av introduksjons deltakere, gjennomføre I samtaler, veiledninger, gjennomføre interne kurs osv. Den tredje personen skal være den som blir rettet mer mot oppføling av andre voksene fyktninger som vi har et ansvar for innenfor 5 års regelen. En person som blir en mer praktisk bistandsutøver og som kunne vært på ettermiddag og kveld. Hvordan man helt konkret skulle ha praktisert det ville kommet tydelig fram av en helt klar arbeidsinstruks og jobb beskrivelse. Får oss her i Salangen så mener jeg at vi kan bli veldig mye bedre enn hva vi er pr. i dag, men da kreves det at kommunen sørger for at ressursene på antall hoder hos Flyktningtjenesten øker. Med dette kan vi også gjøre den jobben som kreves av oss, og som vi tenker kan gi den kvaliteten som Salangen kommune burde representere. Jeg er sterk i troa på at vi kan bli like god som mange av de beste i landet på akkurat det vi gjør. Jeg er ambisiøs og brenner for jobben jeg er satt til å gjøre. Vi skal, og vi vil bli bedre! Tross alt så «sprenger jo Salangen grenser». Vennlig hilsen Flyktningkoordinator Stein Rune Skare 7
8