Hvordan komme i gang med Xakt Medlem

Hvordan komme i gang med Xakt Medlem

Innhold Å komme i gang... 4 Første gangs oppstart... 4 Innlogging... 4 Menysystemet... 4 Verktøylinjer, legge til/fjerne... 4 Bankkontoer i hovedboken... 5 Endre kontonavn i hovedboken... 5 Flere bankkontoer... 5 Sette opp firmaets bankkontoer... 6 Flere bankkontoer... 6 Firmaopplysninger... 7 System Standardverdier... 8 Nummerintervaller (Kontointervaller)... 9 Startnummer... 9 SMTP (e-post)... 10 Kontraktstekst... 10 Avvikende kontraktstekster... 10 Innstillinger Hovedbokskontoer... 11 Faktureringsinnstillinger... 12 Felles Fakturainnstillinger... 13 Inkasso/Pengeinnkreving... 14 Purretekster... 14 Innfordringsprofil... 14 Purrings-/Innfordringsinnstillinger... 15 Påminnelser... 15 Valg av purretekster... 16 Innstillinger i kunderegisteret... 16 Installering av kortleser på PC... 17 Kortleserinstillinger... 17 Oppfølgingspunkter... 18 Avdelinger... 19 Legg til en ny avdeling... 19 Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 2

Ansatte... 20 Titler... 20 Ansatte... 20 Legg til en ny ansatt... 21 Soner/rom... 21 Tilgangskontroll... 22 Grupper... 22 Rabattgrupper... 23 Prosjekter... 24 Prosjektkategorier... 24 Prosjekttype... 25 Legge inn nytt prosjekt... 25 Leverandører... 26 Artikkelgrupper (varer)... 26 Veien videre... 27 Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 3

Å komme i gang Gratulerer med din nye Xakt! Etter installeringen er det fristende å kaste seg ut i det og klikke på menyer og knapper for å se hva som gjemmer seg i programmet. Bruksanvisninger er vanligvis tørt lesestoff, men man bør skrive ut dette dokumentet og starte på toppen mens man krysser av punkt for punkt. Dette har du garantert igjen for. Viktig: Les Grunnprinsipper Xakt først. Det vil lette forståelsen og spare deg mye arbeid. Første gangs oppstart Under installeringen ble Xakt Medlem lagt inn med en rekke grunndata for å spare arbeid. Kontoplan etter Norsk standard, alle fylker, kommuner og poststeder er allerede lagt på plass. Det er også lagt inn en rekke standarddata som vi nå skal gjennomgå for å sikre at opplysningene stemmer for senteret. Det aller meste av oppsettet er allerede gjort av oss før dere tar systemet i bruk! Innlogging Ved levering finnes det en bruker som skal benyttes til de virkelige brukerne er definert. Ved første gangs innlogging benyttes dette: Brukernavn: Administrator Passord: ******** Bare klikk Logg inn. Menysystemet Når du starter programmet finner du bestandig en menylinje øverst. Fra denne menylinjen kan vi få tak i absolutt alle funksjoner i programmet. For å lette tilgangen til de mest brukte funksjonene kan du legge til eller fjerne verktøylinjer etter behov. Verktøylinjer, legge til/fjerne Ved å klikke høyre mustast på menylinjen får vi en meny hvor vi kan klikke på de ulike verktøylinjene vi ønsker å se eller ta bort. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 4

Bankkontoer i hovedboken Endre kontonavn i hovedboken Firma som bruker flere bankkontoer kan ha nytte av å endre kontonavn i hovedboken. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Hovedbokskontoer. 2) Skriv 1920 i nummerfeltet til venstre, og klikk på kontonavnet. 3) Endre til banknavn og kontonummer i navnefeltet, f.eks Hovedbanken 12345678900 4) Trykk Lagre. Flere bankkontoer Hvis firmaet benytter flere bankkontoer i sin drift, kan det være praktisk å opprette hovedbokskontoer for disse allerede nå. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Hovedbokskontoer. 2) Trykk på Ny ned til venstre. 3) Velg en ledig hovedbokskonto, f.eks 1930. Endre til banknavn og kontonummer i navnefeltet, f.eks Ekstrabanken 22223344444. 4) Trykk Lagre for å registrere kontoen. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 5

Sette opp firmaets bankkontoer Vi får bruk for å kjenne firmaets bankkonto(er), så vi kan starte med å registrere dette. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Bankkontoer. Her er det allerede en konto som du må endre navn og nummer på. Skriv inn firmaets kontonummer og navnet på banken dere skal bruke. (Kontonummer skrives sammenhengende, uten mellomrom eller punktum). 2) Kontroller at det er haket av både for Standardverdi og Aktiv. 3) Skriv inn bankens navn. 4) Velg firmaets konto for ut- og innbetaling. Om du ikke har opprettet et eget kontonavn, brukes ofte konto 1920 Bankinnskudd. 5) Trykk Lagre. Innstillinger for OCR og Avtalegiro kommer vi tilbake til senere i oppsettet. Flere bankkontoer Hvis dere har flere bankkonti, f.eks en som brukes av en annen avdeling, så kan du legge dem inn nå. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Bankkontoer. 2) Trykk på NY ned til venstre, og registrer på samme måte som den første. 3) Fjern haken for Standardverdi. 4) Konto for ut- og innbetaling settes til den nye kontoen som ble satt opp. 5) Trykk Lagre. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 6

Firmaopplysninger Her er det viktig at firmaets data er korrekt. 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Standardinnstillinger, Firma i sidemenyen. 3) Firmanavn er allerede utfylt. Skriv inn Markedsnavn (gjerne firmanavnet) som ønskes på rapporter og fakturaer. 4) Skriv inn firmaets organisasjons-/foretaksnummer og Xakt kundenummer. 5) Skriv inn Passord som dere har fått oppgitt fra NorTrim. Dette passordet brukes ved oppdatering av lisensen, og har ingenting med vanlig brukerinnlogging å gjøre. 6) Klikk på blyantsymbolet hvis dere ønsker å legge inn firmalogoen. 7) Har firmaet en avgiftspliktig omsetning over nedre grenseverdi, haker du av for Avgiftspliktig. Se også om firmaet er listet opp i Selskapstype. 8) Skriv inn postadresse og land. Klikk på fanen Kontaktinformasjon og skriv inn opplysninger du finner relevant for firmaet. Disse opplysningene kommer på fakturaene. Har dere forskjellige post- og besøksadresser finnes egne faner for dette. 9) Trykk Lagre for å ta vare på det du har lagt inn. 10) Trykk Lagre og lukk hvis du er ferdig her. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 7

System Standardverdier 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Standardinnstillinger, Standardverdier i sidemenyen. De fleste innstillingene her er satt fra før, så det er vanligvis ingen grunn til å endre på noe akkurat nå. Skjermbildet viser hvordan standardverdiene som oftest er satt. Ta heller kontakt med oss hvis det blir spørsmål om hvilke verdier dere skal bruke. Plasseringen av ekstra sikkerhetskopier settes opp av oss. I tillegg tas det sikkerhetskopiering av hele databasen to ganger i døgnet her hos ASPnor. Hvis du lagrer betalingsfilene du henter fra Nets i en katalog som heter C:\BBSfiler\betalingsfiler kan du bla deg fram med [...] knappen. Plasseringen vil da se slik ut: \\tsclient\c\bbsfiler\betalingsfiler Hvis du lagrer trekkfilene du lager i en katalog du kaller C:\BBSfiler\trekkfiler gjør du på tilsvarende måte: \\tsclient\c\bbsfiler\trekkfiler 3) Trykk Lagre og lukk om det er gjort endringer. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 8

Nummerintervaller (Kontointervaller) 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Standardinnstillinger, Nummerintervaller. Nummerintervaller som er lagt inn fungerer fint, men de kan naturligvis endres. Imidlertid bør eventuelle endringer foretas i nært samarbeid med regnskapsføreren. 3) Trykk Lagre og lukk hvis du er ferdig her. Startnummer 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Standardinnstillinger, Startnummer. Ved første oppstart av Xakt er standardverdier allerede lagt inn. Likevel kan det være greit å konferere med regnskapsfører om det er noen spesielle ønsker når det gjelder første ordre- og fakturanummer. Disse numrene kan også endres etter at Xakt er tatt i bruk, men det vil da kunne oppstå åpninger i nummerseriene. Spesielt vil nok regnskap og revisjon be om en forklaring på hull i ordre- og fakturanumrene. Når systemet er tatt i bruk vil man her se de neste numrene som vil bli brukt. 3) Trykk Lagre og lukk om det er gjort endringer. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 9

SMTP (e-post) Innstillingene er nødvendig for at programmet skal kunne sende e-post til kundene. 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Standardinnstillinger, SMTP. 3) Skriv inn E-postadresse og Visningsnavn. De andre feltene settes opp av oss og ASPnor ved installeringen 4) Trykk Lagre og lukk. Kontraktstekst Hvis dere benytter ferdigtrykte avtaler, trenger dere ikke legge inn tekst her. 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Kontrakt, Kontraktstekst. Her er det mulig å legge inn egen tekst som standard på ulike kundeavtaler. Kopier ønsket tekst, og lim inn. Dere kan også skrive teksten rett inn her. Når kontrakter utstedes vil kontraktsbestemmelsene skrives ut på dem. 3) Trykk Lagre og lukk hvis du er ferdig. Avvikende kontraktstekster Her lager du egendefinerte tekster. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap. 2) Velg Blankettekster. 3) Trykk på Ny ned til venstre, og skriv ønsket tekst. 4) Trykk Lagre. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 10

Innstillinger Hovedbokskontoer 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Økonomi og regnskap, Hovedbokskontoer. Kontonumrene her er satt opp fra norsk standard kontoplan, og det er vanligvis ingen grunn til å forandre på dem. Skal de endres bør det skje i nært samarbeid med regnskapsføreren. 3) På Standard Kassekonto, nest nederst, settes systemets standard bankkonto for manuelle innog utbetalinger. 4) Trykk Lagre og lukk om det er gjort endringer. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 11

Faktureringsinnstillinger 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Økonomi og regnskap, Automatisk fakturering. Innstillingene du ser på skjermbildet er de vanligste blant kundene. Men her er det muligheter for å gjøre endringer og tilpasninger som gjør deg fornøyd. Ta kontakt med oss om du lurer på noe. Her kan man velge om fakturagebyr skal være med på automatiske fakturaer. Husk at det ikke blir beregnet fakturagebyr på avtalegirofakturaer, kun på papirfakturaer. Standard fakturadato for automatisk genererte fakturaer er ofte satt til den 10. og forfall/trekkdato den 20. Standard faktureringsperiode er ofte for Denne eller Neste måned. De fleste fakturerer på forskudd, dvs. 10.september lages fakturaer for oktober. Kalkuler prosentandel for gjenværende periode medfører at første faktura beregnes fra inngått dato. De aller fleste velger å la haken stå i denne. Vi kan også bestemme at avtalegiroens forfallsdato skal gjelde for alle kontraktbaserte fakturaer, men ikke for manuelle fakturaer. I feltet for Fakturatekst for kontraktbaserte fakturaer kan du f.eks skrive Takk for at du er medlem hos oss., eller som vist her. 3) Trykk Lagre og lukk hvis du er ferdig. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 12

Felles Fakturainnstillinger 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Økonomi og regnskap, Faktura. Her er det flere muligheter, og vi nevner noen av valgene. Ta kontakt med oss om du lurer på noe. Fakturagebyr på manuelle fakturaer kan legges inn her. Minimum antall dager og KIDdefinisjon er forhåndsinnstilt og trenger ikke endres. Velg riktig bankkontonummer fra nedtrekkslista. Varighet for tilgodelapper settes ofte til 365. Fakturaer kan øreavrundes om ønskelig. Vi kan også legge inn tekst som vil bli med på alle manuelle fakturaer. 3) Trykk Lagre og lukk om det er gjort endringer. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 13

Inkasso/Pengeinnkreving Purretekster Hvis inkassobyrået foretar purringer for deg, se bort fra dette punktet. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap. 2) Velg Blankettekster. 3) Trykk på Ny ned til venstre, og skriv ønsket tekst. 4) Trykk Lagre. Innfordringsprofil Xakt Medlem leveres med en standard innfordringsprofil som forteller hvordan «glemsomme» betalere skal følges opp. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Innfordringsprofiler. Sørg for at innstillingene stemmer med bedriftens politikk. Standardprofilen blir brukt på alle kunder, om ikke kunden blir tildelt en annen manuelt. Standard inkassoprofil kan være forskjellig fra firma til firma. Merker du av Saker direkte til tredjepart, overlater du all purring og innfordring til et inkassobyrå. 2) Trykk på Ny ned til venstre hvis du skal opprette profiler til bruk for spesialkunder. 3) Trykk Lagre. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 14

Purrings-/Innfordringsinnstillinger Hvis du ikke bruker et inkassobyrå kan du se bort fra dette punktet. 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Økonomi og regnskap, Innfordring 3) Under fanen Generelt legger du inn informasjon på Nåværende byrå. Her må det foreligge en avtale mellom deg og et inkassobyrå. Hvis utestående beløp er mindre enn beløpsgrensen blir den ikke sendt til oppfølging. Rente og gebyrkonto er i henhold til norsk standard, og skal normalt ikke endres. Ta kontakt med oss, så hjelper vi deg med korrekt utfylling av oppsettet. 4) Trykk Lagre og lukk. Påminnelser 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Økonomi og regnskap, Innfordring 3) Under fanen Påminnelser kan Xakt sende ut fakturapåminnelser både på SMS og e- post. I e-post skal du selv legge inn tekst før og etter fakturainformasjonen. SMSteksten er fast programmert. 4) Trykk Lagre og lukk. For at SMS-påminnelser skal fungere må du ha SMS-modulen som tilbys i Xakt. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 15

Valg av purretekster Bruker du et inkassobyrå til å sende ut purringer og inkassovarsler, kan du se bort fra dette punktet. 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Økonomi og regnskap, Innfordring. 3) Under fanen Blankettekster bruker du nedtrekksmenyene til å finne tekstene du har lagret fra før. Dette gjelder både første og andre varsel, samt inkassovarsel. 4) Trykk Lagre og lukk når du er ferdig. Innstillinger i kunderegisteret 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Validering og veivisere, Kunde. 3) Ta bort haken for fanene du ikke ønsker å se i kundebildet. Hvis det er satt påkrevd i et felt, får man ikke lagret kunden uten at dette feltet er utfylt. I Bankkontofeltet er ikke kunden pliktig til å oppgi et bankkontonummer. En eventuell avtalegiroavtale vil likevel fungere så lenge kunden fører kontonummer på avtalegiroavtalen. Vi anbefaler at det ikke velges påkrevd for bankkonto. 4) Trykk Lagre og lukk når du er ferdig. Endringene vil tre i kraft neste gang du går inn i kunderegisteret. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 16

Installering av kortleser på PC Før vi kan ta i bruk kortlesere må de installeres på PC-ene som skal ha dem. Vanligvis medfølger en liten CD med en driver til kortleseren, eller at du kan laste den ned fra Internett. Deretter må PC-ene med Xakt Medlem få satt opp/installert kortleseren. Du kan naturligvis kontakte oss for hjelp med installeringen. Kortleserinstillinger 1) Gå inn på Dataregistre, Adgangskontroll og innsjekk, Nøkkel-lesere. Her ligger en oversikt over installerte nøkkel-lesere hos dere. 2) Trykk på NY ned til venstre for å registrere ny kortleser. Her kommer et skjema opp: Navn: Gi nøkkelleseren et navn Unik identifikator: Gi den et unikt navn eller nummer Tildel til PC: Brukes bare når Xakt samarbeider med adgangssystemer. Vi hjelper deg med dette. Plassert i avdeling: Velg en avdeling om avdelinger brukes. Plassert i sone: Velg sone om dette brukes. Type leser: Velg fra nedtrekksmenyen. Et magnetstripekort inneholder tre magnetspor. Her kan det være ulike måter å lese magnetkortene på. I dette tilfellet, spor 2, brukes de fem bakerste tegnene. Et fullstendig kortnummer, f.eks AC0075400334455 gir 34455. Det kan bli litt justering av dette for å få lest kortet på samme måte som ditt foregående system. Innstillinger av berøringsfrie (RFID) gjøres på tilsvarende måte. Konverter hex til desimal og Hex-Fix gjelder bare RFID-lesere(berøringsfrie kort). Vi hjelper deg med dette. For å unngå at kort lånes ut til den neste i køen kan Sekunder til samme nøkkel gis en høyere verdi. 3) Trykk Lagre for å ta vare på de innstillingene som er endret. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 17

Oppfølgingspunkter I Xakt kan du velge å produsere brev/sms/e-post automatisk til nye eller deaktiverte kunder. 1) Gå inn på Innstillinger, Firmainnstillinger. 2) Velg Kundeoppfølging, Generelt. 3) Under fanene Generelt og Automatisk varsling velger du hvem som skal stå som avsender av e-post. Videre er det en del innstillinger for hvordan du vil varsle og følge opp kundene dine. Her kan du tilpasse hvordan akkurat dit firma vil gjøre det. Ta gjerne kontakt med oss om du lurer på noe. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 18

Avdelinger Er det flere avdelinger er det greit å registrere dem nå, før vi registrerer de ansatte i firmaet. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Avdelinger. 2) Under fanen Generelt får du en liste over registrerte avdelinger. Trykk på navnene for å se og endre på opplysningene. 3) Standardavdeling er allerede lagt inn. Registrer firmanavnet i Navn. 4) Trykk Lagre om det er gjort endringer. Legg til en ny avdeling Er det flere avdelinger i ditt er det greit å registrere dem nå, før vi registrerer de ansatte i firmaet. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Avdelinger. 2) Trykk på Ny ned til venstre for å registrere ny avdeling. 3) Skriv inn Navn på den nye avdelingen. 4) Velg Bankkonto den nye avdelingen benytter. 5) Har du egen logo for avdelingen kan du klikke på blyanten for å legge inn bildet. 6) Trykk Lagre når du har registrert den nye avdelingen. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 19

Ansatte Titler 1) Gå inn på Dataregistre, Ansatte og brukere, Stillingstittel. I venstremargen vises registrerte titler og hvor du kan legge til/endre informasjon. 2) Trykk på Ny ned til venstre for å opprette en tittel. 3) Skriv inn tittelen i Navn. Beskrivelse er valgfritt. 4) Trykk Lagre for å ta vare på denne tittelen. 5) Endrer du informasjon på allerede opprettede stillinger, så trykk Lagre etterpå. Vær oppmerksom på at en innlagt funksjon/tittel ikke kan slettes, men du kan ta bort Aktiv-haken. Da er denne tittelen inaktiv, men kan aktiveres senere om det behøves. Ansatte 1) Gå inn på Dataregistre, Ansatte og brukere, Ansatte. I venstremargen vises alle registrerte ansatte. Her kan du legge til/endre informasjon om dem. 2) Trykk Lagre før du går ut av registreringsbildet. Vær oppmerksom på at en ansatt ikke kan slettes eller endres navn på. Ta bort Aktiv-haken, slik at den ansatte blir inaktiv. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 20

Legg til en ny ansatt 1) Gå inn på Dataregistre, Ansatte og Brukere, Ansatte. 2) Trykk på Ny ned til venstre for å registrere ny ansatt. 3) Under fanen Generelt skriver du inn informasjon om personen. 4) Registrer informasjon i fanen Adresse. Navn, kjønn og postnr. er obligatoriske felt. 5) Legg inn relevante opplysninger i fanen Kontaktinformasjon. 6) Legg inn opplysninger i fanen Ansettelse. Er dette en tidsbegrenset ansettelse, tar du bort haken i Fortsetter og legger inn sluttdatoen. 7) Trykk Lagre. Hvis man skal bruke Xakt online booking, så skal de ansatte registreres i kunderegisteret. Da får de tilgang til MinSide fra Internett, og kan se bookinginformasjon som vedrører dem selv som instruktører. Hvis den ansatte ikke er registrert i kunderegisteret, så kan bookinginnstillingene settes senere. Soner/rom Mange treningssentre har ulike soner/rom for ulike aktiviteter. 1) Gå inn på Dataregistre, Adgangskontroll og innsjekk, Soner. 2) Trykk på Ny ned til venstre. 3) Skriv inn Navn og Avdeling sonen/rommet har. Beskrivelse er valgfritt. 4) Trykk Lagre. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 21

Tilgangskontroll Ved å montere elektronisk lås med kortleser ved dørene til de ulike sonene, kan Xakt styre tilgangen basert på kundens kontrakter og tilgangsrettigheter. Denne tilgangen styres fra kundenes kontrakter/aktiviteter. Xakt har også integrasjoner mot adgangssystemer, som f.eks Gantner og Arx. Grupper Xakt medlem har store muligheter for å gruppere kundene. Dette gir deg muligheter for å ta ut rapporter. Likevel er det opp til hvert enkelt senter å avgjøre hvor mye arbeid man vil legge i gruppering og detaljoppfølging. 1) Gå inn på Dataregistre, Kunde, Kundegruppe 1. Du får da opp et bilde som viser deg hvilke undergrupper til Kundegruppe 1 som er registrert, og gir deg mulighet til å opprette nye undergrupper. 2) Trykk på Ny ned til venstre om du vil legge inn nye grupper. 3) Trykke Lagre før du går ut igjen. Du kan ikke slette en gruppe, men du kan sette den inaktiv om denne grupperingen ikke lenger benyttes. Kundegruppe 2 og Kundegruppe 3 finnes også som alternativ til å gruppere kunder. Her kan du f.eks dele dem inn private, bedrifter, lag, organisasjoner og lignende. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 22

Rabattgrupper Mange sentre har rabattordninger for studenter, barn, pensjonister og andre grupperinger. Medlemmer kan bare være med i én rabattgruppe. Om medlemskap i rabattgruppe skal innvirke på prisen på kontrakter eller bare på varesalg i butikken, bestemmer du i firmasettingene. Se side 6 i dette dokumentet. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Rabattgrupper. Her ser du hvilke grupper som er opprettet. 2) Ved endring av rabattsats, gå inn på kunden og sett ønsket sats. Klikk på fanen Kunder for å se listen over medlemmer i den gruppen. 3) Trykk Lagre. For å opprette en ny kundegruppe 1) Trykk NY.. ned til venstre. 2) Skriv inn informasjon om den nye gruppen, og eventuell rabattsats. 3) Trykk Lagre for å opprette den nye kundegruppen. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 23

Prosjekter Noen treningssentre benytter seg av prosjekter, mens andre ikke ser noe behov for det. Xakt fungerer like greit uansett. Det er ikke nødvendig å definere prosjekter ved oppstarten. Det kan man gjøre når som helst senere. Et prosjekt er ofte en aktivitet med et spesielt formål eller en tidsbegrenset aktivitet. Det kan være Bevegelsestrening etter skade, Opptrening etter sykdom, Sommerkampanje 2014, Julekampanje 2015, Sylfiden eller Sommerslank 2016. Prosjekter kan også sorteres etter typer og kategorier. Her er det stor variasjon i ønsker og behov fra senter til senter, men Xakt åpner for en meget avansert gruppering for de som ønsker det. Åpner du alle prosjektfaner samtidig, så får du en god oversikt. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Prosjekt. 2) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Prosjekt typer. 3) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Prosjekt kategorier. Du får nå opp et bilde hvor du lett kan håndtere både Prosjekter, Prosjekttyper og Prosjekt Kategorier fra samme skjermbilde. Prosjektkategorier 1) Velg fanen Prosjektkategorier. 2) Trykk Ny ned til venstre for å opprette en kategori. F.eks for medisinske aktiviteter. 3) Trykk Lagre. Vær oppmerksom på at kategorier ikke kan slettes, men de kan settes som inaktive ved å ta bort haken fra Aktiv. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 24

Prosjekttype 1) Velg fanen Prosjekttype. 2) Trykk Ny ned til venstre for å opprette en prosjekttype. F.eks Styrketrening etter sykehusopphold. 3) Trykk Lagre. Legge inn nytt prosjekt 1) Velg fanen Prosjekt. 2) Trykk Ny ned til venstre for å opprette et nytt prosjekt. F.eks Opptrening Bevegelighet. 3) Fra nedtrekksmenyen velger du Avdeling, Prosjektleder og dato for prosjektets varighet. 4) Fortsett med Kategori, Type og Status. 5) Trykk Lagre. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 25

Leverandører Alt vi selger må registreres som varer. Trening av forskjellig art er også en vare som selger. Derfor må vi registrere disse varene før vi kan begynne å selge dem. Før vi kan legge inn kunder må vi ha varer å selge til dem. Først bør vi registrere en leverandør. Når det gjelder trening så er det senteret selv som skal levere disse varene. Altså må vi registrere oss selv som leverandør først. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Leverandører. 2) Eget senter er lagt inn på forhånd, men sjekk at opplysningene er korrekte. Gjør endringer hvis det er nødvendig. Husk også på adresse og postadresse. Du kan registrere og endre opplysninger senere, så det er ikke nødvendig å fylle ut alt nå. 3) Trykk NY ned til venstre hvis du skal opprette flere leverandører. 4) Trykk Lagre. Artikkelgrupper (varer) Når Xakt leveres er det allerede definert tre varegrupper. Kontraktsvarer, Kioskvarer og Annet. Gruppen Kontraktsvarer er varer som bare kan selges via kundekontrakter, og ikke over disk. 1) Gå inn på Dataregistre, Økonomi og regnskap, Artikkelgrupper. 2) Skriv gjerne inn Beskrivelse for å definere de forskjellige artikkelgruppene. Dette kan være gjort fra før. 3) Trykk Lagre hvis du gjør endringer. Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 26

Veien videre Nå er vi snart klare for å legge inn kunder og selge kontrakter og varer. For å sikre oss at arbeid og innstillinger vi nå har gjort beholdes i systemet, tar vi en sikkerhetskopi. 1) Gå inn på Verktøy, Sikkerhetskopiering. 2) Velg Neste, Neste, Ferdig. Besøk hjemmesiden vår www.xakt.no for flere brukerveiledninger og annen informasjon. Lykke til! Versjon 2013.1 Revidert 22.05.15 Side 27