Brukermanual for uk.no

Transkript

1 Brukermanual for uk.no

2 Innhold Innhold Brukermanual for uk.no Registrere foretak Aktivere lisens og legge til brukere Legge inn logo Bruke programmet uk.no Registrere kontakter Gjennomføre kontroll Registrere nytt oppdrag Varsel om kontroll Motta dokumentasjon Kontroll av dokumentasjon Kontroll på byggeplass Behandling av avvik Varsle ansvarlig foretak om avvik Varsle ansvarlig søker om åpent avvik Hvordan lukke avviket Varsle kommunen om åpent avvik Særlig for tiltaksklasse 2 og Avslutning av kontrolloppdrag Kontrollerklæring med sluttrapport Plan for kontroll Avslutt kontrolloppdrag Avvik under behandling Side 1 av 37

3 1 Brukermanual for uk.no Uk.no er et nettbasert program som gjør det enkelt for deg å gjennomføre kontroll. Programmet inneholder rutiner og sjekklister for gjennomføring av kontroll samt utsending av varsel om kontroll og avvik, automatisk generering av nødvendige rapporter m.m. På førstesiden for du tilgang til markedsplassen og programmet. Markedsplassen for å registrere seg som kontrollforetak er gratis å bruke. Her kan du registrer informasjon om foretaket og hvor i landet (hvilke fyker og kommuner) foretaket vil gjennomføre kontroll. For å finne kontrollforetak trykk her For å registrere deg som kontroll foretak trykk her Side 2 av 37

4 1.1.1 Registrere foretak Når du har trykket på opprett kontrollforetak for du opp dette bildet. Tips dersom tlf og mobilnr er det samme legg kun inn nr på tlf (du slipper da at samme nr kommer opp to ganger på skjemaer m.m.) Fyll inn informasjon og trykk Opprett Side 3 av 37

5 Du får da opp dette bildet. Fyll inn kontaktinformasjon på foretaket. Legg inn hvilke kontrollområder foretaket skal gjennomføre kontroll i. Kryss av dersom foretaket har sentral godkjenning innenfor kontrollområdet. Gi en kort presentasjon av firmaet og hva dere vil gjøre. Her kan dere «selge» foretaket Trykk Lagre når du er ferdig. Side 4 av 37

6 Deretter velger du hvilke fylker og kommuner dere ønsker/vil utføre kontrolloppdrag i. Husk å trykk lagre Side 5 av 37

7 Du få da frem firmaopplysningene hvordan foretak blir presentert på Finn kontrollør på uk.no Trykk her for å få link til DIBK om firmaopplysninger Bruk menyen til høyre for å endre opplysninger: 1. For å endre presentasjonen trykk på Mitt firma eller Endre firmaopplysninger 2. For å endre hvilke kommuner du arbeider med trykk Mine kommune 3. For å aktivere lisens og legge til brukere trykk på Brukere og lisenser Dersom du har behov for å endre kontoinnstillingene og passordet kan du gjøre det. Velg endre kontoinnstillinger i den øverste menyen Du får da opp dette bildet og kan endre passord og personopplysninger Side 6 av 37

8 1.1.2 Aktivere lisens og legge til brukere For å aktivere lisens velg Brukere og lisenser trykk deretter på Legg inn lisensnøkkel Du kan registrerer flere brukere på foretaket etter at du har registrert lisensnøkkelen, trykk på Opprett ny bruker Skriv inn lisensnøkkelen du har fått fra Holte og trykk Aktiver, du er nå klar for å bruke programmet uk.no Dersom du ikke skal bruke programmet, men bare reklamere for foretaket så trenger du ikke lisens. NB: Du får ikke tilgang til bruk av programmet dersom lisensnøkkelen ikke er aktivert!! Side 7 av 37

9 1.1.3 Legge inn logo Du kan legge inn logoen i programmet, slik at den vil vises på alle varselbrev fra programmet. Velg Firma logo og trykk Last opp fil Du får da opp filkatalogen på pc-en din, vel bildefil med logo for foretaket, da vil den ligge her legge seg inn nederst på alle varselbrev som sendes fra programmet Side 8 av 37

10 2 Bruke programmet uk.no For å bruke programmet må du ha aktivisert lisensen og logge deg inn Skriv inn brukernavn og passord og trykk Logg inn og du er nå klar for å ta i bruke programmet. Når du har logget deg inn så får du opp dette bildet 1. På Mine oppdrag finner du oversikten over oppdragene dine, kan registrere nye oppdrag og registrere kontakter 2. For å endre Firmaopplysninger om foretaket ditt trykk på Mitt firma (informasjonen som vises ut på Finn kontrollør på uk.no) Side 9 av 37

11 2.1 Registrere kontakter For å registrere og legge inn nye kontakter velg Mine kontakter. Du får også mulighet til å registrere nye kontakter hele tiden under kontrollen Her får du oversikt over de kontaktene du har lagt inn, trykk på navn på kontakt for endre kontaktinformasjon. For å søke frem en kontakt trykk Søk (vis/skjul).for å legge til ny trykk på Opprett ny kontakt. Side 10 av 37

12 Her kan du søke frem kontakter, på navn på foretak, kontaktperson eller adresse Endre eller legg inn kontaktinformasjon, Husk å trykke Lagre. Side 11 av 37

13 3 Gjennomføre kontroll For å få oversikt over dine kontrolloppdrag trykk på Mine oppdrag Du får her oversikt over alle kontrolloppdrag som er registrert på foretaket. Fanekortet Oppdrag viser oversikt over alle aktive oppdrag i som foretaket skal gjennomføre kontroll i. Fanekortet Mine oppdrag viser oversikt over «mine» oppdrag (foretak som har flere lisenser, så vil man kun se de oppdrag du som kontrollør er ansvarlig for) Fanekortet Arkiverte viser alle oppdragene hvor kontrollen er avsluttet. Dersom du har mange oppdrag og vil søke frem et spesielt Velg Søk (vis/skjul) for å få mulighet til å søke frem et oppdrag ved å bruke navn, adresse m.m. Side 12 av 37

14 3.1 Registrere nytt oppdrag Før man kan starte kontroll må man registrere et oppdrag. Et oppdrag er der man gjør kontrollen, kan være en adresse, eller en adresse + hus 1. På et oppdrag kan det gjennomføres flere kontroller, disse registreres som kontrollområder Trykk på Nytt oppdrag for og registrer et nytt oppdrag Side 13 av 37

15 Legg inn informasjon om oppdraget (prosjektet) Husk å velge: 1 Kommune 2 Søker 3 Tiltakshaver Dersom kontakten ikke er lagt inn trykk på opprett ny kontakt. Når du har fylt ut nødvendig informasjon trykk Opprett kontrolloppdrag NB: Du kan skrive deler av navnet på f.eks søker, dersom kontakten fins i ditt kontaktregister så vil du få opp det som forsalg og kan velge denne. Dersom den ikke fins i kontaktregistret så må du trykke opprett ny kontakt først. Side 14 av 37

16 Du har nå registrert kontrolloppdrag, nå må du legge til kontrollområde. F.eks kontroll av fuktsikring av våtrom og/eller lufttetthet. Her tar vi utgangspunkt i at vi å dette prosjektet skal vi kontrollere fuktsikring av våtrom. Trykk på Legg til kontrollområde for å legge inn kontrollområde. Kontrollområde er hva du skal kontrollere. Her kan du laste opp nødvendig prosjektdokumentasjon som f.eks: underskrevet kontrakt, rutine for prosjektet m.m. Slik at du får registrert all relevant dokumentasjon på prosjektet. Side 15 av 37

17 Du får da opp dette bilde, fyll inn nødvendig informasjon Gi navn på kontrollen og legg inn fagområde og tiltaksklasse. Når du er ferdig å registrere så trykker du Opprett kontrollområde Det er to maler for kontroll av fuktsikring av våtrom: Er det brukt våtromsmodul velg denne malen hvis ikke velg våtrom Du er nå klar for å starte kontroll Dersom foretaket også skal gjennomføre kontroll av lufttetthet så registrere du bare det også som et kontrollområde på samme måte. Det vil da være er et kontrolloppdrag med flere kontrollområder. Side 16 av 37

18 3.2 Varsel om kontroll Du er nødt til å varsle de ansvarlige foretakene om kontroll f.eks her de som er ansvarlig for utførelsen av våtrommet. Trykk på kontrollområdet her Kontroll av våtrom i enebolig. Du er nødt til å legge inn hvilke ansvarlige foretak som skal kontrolleres de som har fått ansvarsrett i prosjektet og er ansvarlig for utførelsen av våtrommet. Gå på rullegardinen og finn foretaket, eller skrive deler av navnet til foretaket (kommer opp med forslag automatisk), dersom foretaket ikke ligger inne opprett ny kontakt med å trykke på Opprett ny kontakt. Velg Legg til for å sette inn hvilke foretak som skal kontrolleres. I dette prosjektet så er det 2 våtrom i boligen som skal kontrolleres, her har foretakene som har fått ansvarsrett for sanitærinstallasjoner og murerarbeider vært ansvarlig for den delen av våtrommet som skal kontrolleres. Noen ganger kan det være flere ansvarlige foretak andre ganger bare ett. Nå har du lagt inn foretakene som skal kontrolleres og kan varsle disse om kontroll. Trykk Send varsel utførende for å varsle foretakene om kontroll. NB: Husk å sende varsel til alle foretakene. Side 17 av 37

19 Du får da opp en mail om varsel om kontroll. I mailen er det forklart hva som skal kontrolleres og hvilken dokumentasjon man skal ha. Sjekk at e-posten adressen er riktig Trykk Send for å sende varsel til foretaket Når du har sendt varslet så står det under foretaket når varslet sist er blitt sendt. Menyen viser hvor i kontrollen du er Side 18 av 37

20 3.3 Motta dokumentasjon Du er nødt til å registrere hvilken dokumentasjon du har mottatt. Dersom du har mottatt den på mail må vedleggene lastes opp her, dersom foretakene har Byggsafe Total eller Fagtorget så vil dokumentasjonen legge seg inn her når de har sendt den i fra seg. Velg Mottatt dokumentasjon på menyen til høyre Dersom foretaket har sendt kontroll dokumentasjonen på mail, så må du lagre vedleggene på datamaskinen og laste de opp her Når du trykker på Last opp fil får du tilgang til filutforskeren og kan hente frem dokumentasjonen som er sendt deg Dersom foretaket har sendt kontroll dokumentasjonen fra Fagtorget eller Byggsafe total så vil dokumentasjonen legge seg inn her automatisk Sjekk hviken dokumentasjon du har mottatt fra hvilket foretak og kryss av under under Framlagt dokumentasjon hvilken dokumentasjon foretaket har sendt. Veldig viktig da det er dette vil fremgå av rapportet m.m. hvem som har sendt hva. Side 19 av 37

21 3.4 Kontroll av dokumentasjon Når du har sjekket hvilken dokumentasjon du har mottatt, så kan du begynne selve kontrollen. Kontrollen er todelt: Kontroll av dokumentasjon og kontroll på byggeplass. Trykk vis/skjul for å få frem For å kontrollere fremlagt dokumentasjon velg Kontroll av dokumentasjon på menyen til høyre. Gå igjennom hvert sjekkpunkt og vurder tilsendt dokumentasjon om det foreligger avvik eller ikke. Når sjekkpunktet er sjekket så endrer du status og velger Ingen avvik dersom det ikke foreligger avvik Dersom du oppdager avvik, kryss av for avvik og beskriv hva avviket er kom med «bevis». Du kan f.eks laste opp filer eller vise til lovverket m.m. Side 20 av 37

22 3.5 Kontroll på byggeplass Husk å avtale tidspunkt for kontroll på byggeplassen med utførende foretak. Kontroll av fuktsikring av våtrom bør gjennomføres etter at tettesjiktet er påført og gjennomføringer er forseglet, og før overflatematerialer er montert. Gå igjennom hver sjekk punkt og vurder om det foreligger avvik eller ikke. Når sjekkpunktet er sjekket så endrer du status og velger Ingen avvik dersom det ikke foreligger avvik Dersom du oppdager avvik, kryss av for avvik og beskriv hva avviket er. Kom med «bevis». Du kan bruke fotodokumentasjon, laste opp andre filer, vise til lovverk m.m. Side 21 av 37

23 3.6 Behandling av avvik Når du har registrert avvik må du varsle foretaket som er ansvarlig for avviket om avviket, slik at de retter det. Viktig at du varsler så snart som mulig. Sett en frist for lukking av avviket. Dersom det ansvarlige foretaket sier at de trenger lengre tid på å lukke avviket, så kan du endre fristen. For å behandle avvik velg Behandle avvik i menyen til høyre. Skriv inn hvilke bestemmelser avviket er i strid med, her kan du laste opp filer og legge inn linker. Når du har lagt inn all relevant informasjon til avviket, så kan du trykke Lagre og neste, da kommer du automatisk til send avvik Husk å legge inn frist for lukking Side 22 av 37

24 Send avvik For at de involverte foretakene skal vite om avvik som du har oppdaget så må du varsle om avviket Varsle ansvarlig foretak om avvik Velg Send avvik på e-post Det blir da generert en mail som varsler om avviket basert på den informasjonen du har lagt inn under behandling av avvik. Side 23 av 37

25 Det vil ikke stå i varselbrevet hva avviket er. Men brevet inneholder en link som ansvarlig foretak (foretaket som er ansvarlig for avviket) skal bruke for å få informasjon om avviket, samt laste opp dokumentasjon når de mener de har lukket avviket. Du kan her legge inn annen informasjon dersom du ønsker det. Husk trykk Send for å sende avviket. Du får da frem dette bilde og det kommer frem når avviket er sendt Side 24 av 37

26 3.6.2 Varsle ansvarlig søker om åpent avvik Dersom ansvarlig foretak ikke retter avviket innen fristen så er dette et åpent avvik som skal varsles ansvarlig søker. Når fristen for lukking av avviket er gått ut, gå inn på Behandle avvik på menyen til høyre. Fyll inn ny informasjon. Legg inn dato for når avviket er varslet søker (dagens dato), legg inn ny frist (dato) for lukking. Dersom det foreligger noen redegjørelse fra ansvarlig foretak, legg også den inn event last opp vedlegg Trykk Lagre og neste for å varsle ansvarlig søker Side 25 av 37

27 Du får da opp dette bildet, trykk Send avvik på e-post for å varsle søker om det åpne avviket. I varslet til ansvarlig søker er det beskrevet hva avviket gjelder m.m. Trykk Send for å sende avviket til søker Side 26 av 37

28 Du får frem dette bilde og det fremkommer når avviket ble sendt Side 27 av 37

29 3.6.3 Hvordan lukke avviket Dersom avviket blir lukket så må man som kontrollforetak gå inn å fortelle programmet at avviket er lukket. 1. Når ansvarlig foretak har vært inne å registrert hva de har gjort for å lukke avviket. Så skal man som kontrollforetak sjekke hva som er gjort (ikke ny kontroll) og lukke avviket. 2. For å lukke avvike endrer du status på avviket til Avvik lukket 3. Anbefaler at man legger inn en kommentar på hva som er gjort Side 28 av 37

30 3.6.4 Varsle kommunen om åpent avvik Dersom avviket blir lukket innen den nye fristen så skal man varsle kommunen om at det foreligger et åpent avvik. Dette for at kontrollforetaket skal bli ferdig med kontrollen. Da blir det kommunens ansvar med å følge denne opp. Når fristen for lukking av avviket er gått ut, gå inn på Behandle avvik på menyen til høyre. Fyll inn ny informasjon. Legg inn dato for når avviket er varslet kommunen (dagens dato). Dersom du skriver et brev til kommunen vedrørende avviket, lagre det som pdf og last opp her på uk.no, slik at du har oversikten over all kontroll dokumentasjon på et sted. Trykk Lagre og neste for å varsle kommunen Her må du laste ned avviket som skal til kommunen, skal være et eget skjema. Velg Last ned avvik til kommune Side 29 av 37

31 Da får du generert en pdf- dokument av skjemaet til kommunen, all informasjon som du har fylt ut i programmet legger seg inn i skjemaet. Skriv ut, husk å ta kopi til søker og tiltakshaver, og legg ved eventuelle vedlegg. Post å sende til kommunen, søker, og tiltakshaver. Side 30 av 37

32 3.7 Særlig for tiltaksklasse 2 og 3 Kontrollen i tiltaksklasse 2 og 3 gjøres på samme måten som beskrevet tidligere. Men siden kontrollen også skal være av prosjekteringen så vil menyen for kontroll være litt annerledes. Du får her en dobbel meny, en for prosjektering og en for utførelse, du velger fanekort i forhold til om det er prosjekteringen du kontrollerer eller utførelsen. Selve gjennomføringen av kontrollen blir helt lik som tiltaksklasse 1 (som beskrevet tidligere) Meny for prosjekterende Meny for utførende Side 31 av 37

33 3.8 Avslutning av kontrolloppdrag Duer ferdig med kontrollen. Det betyr at du ikke har oppdaget avvik eller har funnet avvik og alle disse er lukket, eventuelt åpne avvik er varslet kommunen. Da skal du skrive kontrollerklæring med sluttrapport og sende til ansvarlig søker. Gå inn på hovedmenyen på uk.no og velg Mine kontrolloppdrag, da får du opp alle pågående kontrolloppdrag, velg det oppdraget hvor kontrollen er ferdig. For å avslutte kontrollen velg Kontrollerklæring med sluttrapport Kontrollerklæringen med sluttrapport og plan for kontroll blir da lastet ned på eget skjema. All informasjon som du har lagt inn legger seg på skjemaene. Det blir utarbeidet en plan for kontroll pr foretak og kontrollområde. Skriv skjemaene ut og send til ansvarlig søker. Side 32 av 37

34 3.8.1 Kontrollerklæring med sluttrapport Side 33 av 37

35 3.8.2 Plan for kontroll Plan for kontroll skal alltid vedlegges kontrollerklæringen med sluttrapporten for at den skal være fullstendig. Plan for det som er kontrollert for foretaket Mureren as For det som er kontrollert for foretakettømmeren as Side 34 av 37

36 3.8.3 Avslutt kontrolloppdrag Når du har sendt kontrollerklæringen med sluttrapport til søker så kan du avslutte kontrollen. Gå inn på hovedmenyen på uk.no og velg Mine kontrolloppdrag, da får du opp alle pågående kontrolloppdrag, velg det oppdraget hvor kontrollen er ferdig. Velg Avslutt kontrolloppdrag Du får opp et varsel om du er sikker på om du vil avslutte, er du sikker så avslutter du kontrolloppdraget. Når kontrolloppdraget er avsluttet så kan det ikke aktiveres igjen. Side 35 av 37

37 Du får oversikt over de ferdigstilte kontrolloppdragene på Arkiverte kontrolloppdrag Side 36 av 37

38 4 Avvik under behandling Når man arbeider med flere prosjekter og kontrollere flere foretak, så trenger man oversikt over alle avvik som er registrert og når fristene forfaller. Det er derfor laget en egen oversikt som viser alle avvik som er til behandling. For at avvikene skal komme på denne listen, må de være registrert som avvik og frist for lukking må også være satt. Avvikene forsvinner fra listen nå avviket er lukket eller når kommunen er varslet om avviket. Velg Mine oppdrag øverst på menylinjen. Velg deretter Avvik under behandling i menyen til høyre Her får man oversikt over alle avvik som er registrert, i forhold til prosjekt, kontrollområde og frist. Det vil også fremkomme hvor langt man er kommet i prosessen på avviket. Underliggende liste viser hvem avviket er sendt til, ansvarlig foretak eller ansvarlig søker.at Side 37 av 37