Velkommen til Ellipse FDV IKEL HMS

Transkript

1 Velkommen til Ellipse FDV IKEL HMS Innhold Innlogging og oppstart av Ellipse side 1 Manøvrering i Ellipse. side 3 Veiledning Ellipse IKEL side 3 Tavler.. side 7 Arbeidsordre-varsling. side 8 Utfør IKEL. side 9 Avviksmeldinger side 11 Rapport til kunde etter gjennomført IKEL. side 13 Innlogging og oppstart av Ellipse Innlogging Ellipse Åpne Internet Explorer, skriv inn: Gå til og klikk på: Ellipse Norgeselitens hjemmeside åpnes Skriv inn: Brukernavn; din e-postadresse Det tilsendte eller oppgitte: passord Klikk "Logg på" Du er nå innlogget på startsiden. Den åpner for å: Etablere og gjøre aktivt bruk av bedriftens HMS Lage og skrive FDV Opprette og gjennomføre IKEL Legge inn din firmaprofil i Word etc. Side 1 / 13

2 Firmaopplysninger (1 5) er navn, adresse, logo etc, som Ellipse henter inn til headingen i word-dokumenter som er inkludert i systemet. Dette er generelt en éngangssak og gjelder for; IKEL og HMS. Vi legger inn firmaopplysninger nå, før vi går videre. 1 2 Gå opp til "Hovedmeny", og Klikk på "Firmaprofil". Neste vindu åpnes. Her lastes logo opp, og Wordprofil opprettes 3 Logo Gå til og klikk "Last opp ny logo" Velg/søk opp og klikk din logofil I feltet Beskrivelse; skriv inn f. eks. firmanavn og dato Klikk "Last opp" for å lagre logoen i Ellipse 4 Word-dokumentprofiler Gå ned til og klikk "Lag ny wordprofil" I feltet Beskrivelse; skriv inn f. eks. ditt navn og dato Gå til høyre for logoen og kryss av i avkrysningsboksen Rull så vinduet litt ned, og Fyll inn dine opplysninger iht. ledetekstene Kontroller det du har skrevet inn Klikk "Lagre" Side 2 / 13

3 5 Forhåndsvisning Gå til Word-dokumentprofiler Klikk genhead.doc = forhåndsvisning Er den ok, avsluttes forhåndsvisningen Gå så til og klikk direkte på teksten Endre til denne Når det er utført, er din Profil aktivert Manøvrering i Ellipse Internet explorer, frem - tilbake Åpne, vis Rediger Konverter til PDF for utskrift eller for å lagre fil For øvrig: Marker for å slette Følg knappemenyene Veiledning Ellipse IKEL Startsiden 1 Gå opp til "Hovedmeny", og Klikk på "Startsiden". Neste vindu åpnes. Startsiden 2 Her begynner vi med å: 1. "Opprette overordnet HMS" og eller: 2. "Opprett nytt bygg / prosjekt" Gå til og klikk på "Opprette overordnet HMS..." Neste vindu åpnes Side 3 / 13

4 Fyll inn aktuell kunde-info, og klikk "Lagre" Neste vindu åpnes Kunden er registrert. Velg IKEL på menylinja IKEL er inndelt i avsnitt, og anbefales betjent som vist nedenfor: 1. IKEL-Dokumenter 2. Opprett og endre IKEL 3. Arbeidsordre-varsling 4. Utfør IKEL 5. Avslutning og rapport Side 4 / 13

5 IKEL-Dokumenter inneholder viktige oppgaver. Det er inkludert et forslag til avtale med kunde/oppdragsgiver For å utføre en periodisk kontroll iht. IK-forskriften, skal IKforskriften 5 legges til grunn: o Handlingsplan o Risikovurdering o Organisasjon og ansvar o Revisjon Det danner grunnlaget for: Omfanget av kontrollen Hvilke tavler, fordelinger & kurser som skal kontrolleres Kontrollhyppighet etc De øvrige dokumenter er dokumentforslag som kan anvendes etter behov. Bruk de dokumenter som passer ditt firma og oppdrag. (Du tar i bruk ønskede IKEL-dokumenter ved å: klikke på det dokumentet du vil arbeide med, lagre/lagre som, gjerne på skrivebordet åpne, redigere, klikk lagre og last opp tilbake til IKEL under "Last opp et nytt dokument" Andre, scannede dokumenter etc. bør lastes opp på samme måte. De blir da lagret på kunde/oppdrag). Opprett og endre IKEL Med bakgrunn i " 5-dokumenter" har du nå det nødvendige grunnlaget til å: Velge sjekklister o Fra referansebygg (Forutsetter at IKEL er benyttet tidligere) o Fra standard sjekklister Opprette (tom) nye sjekklister Redigere sjekklister o Rediger/endre navn på sjekklista o Rediger, legg til og/eller o slette sjekkpunkter Endre Kontrollfrekvens/- hyppighet Lage en original, og kopiere like sjekklister til for eksempel et bestemt antall pumpestasjoner Skrive ut Pdf-filer av sjekklistene til eventuelt papirformat. Side 5 / 13

6 Mer om å endre sjekklister... Ytterligere mulighet for å redigere "sjekkpunkter og å endre kontrollfrekvens. Marker de sjekkpunkter du ønsker å fjerne eller endre frekvensen for. For å endre frekvens; - angi frekvens og periode, klikk så "Endre frekvens". Opprett nytt "Sjekklistepunkt", - følg anvisningen o Klikk "Lagre" Valgte sjekklister Resultatet av sjakklistevalget kan være f.eks. følgende: Side 6 / 13

7 Tavler Under "Opprett og endre IKEL" kan tavler etableres. Hensikten med bruken av tavler er å få tilgang til måleprotokoller, (vises under "Utfør IKEL"). Gå til og klikk på "Opprett ny tavle" hvis det er aktuelt for dette oppdraget. Neste vindu åpnes. Skriv inn aktuelle data for tavla. Legg inn ønsket kontrollfrekvens, og Klikk "Lagre" Men, en fordeling eller tavle uten tilhørende kurser gir ingen mening. Under IKEL-dokumenter, se ovenfor, ble det blitt tatt hensyn til IK-forskriften 5 og omfanget av fordelinger og aktuelle kurser som skal kontrolleres har blitt definert der. Det er dette som nå skal legges inn i dine tavler/fordelinger. Gå til og klikk på "Opprett ny kurs". Neste vindu åpnes. Skriv inn aktuelt kursnavn og annen informasjon. Klikk "Lagre" Fortsett med å legge inn alle aktuelle kurser som skal inngå i måleprotokollene Når alle kurser er registrert, går du opp til og trykker du på "IKEL" i menyvalget. Side 7 / 13

8 Arbeidsordre-varsling Arbeidsordre-varsling kan legges inn når som helst. Hensikten med varsling er å legge til rette for varsling via e-post som blir sendt til din PC. Det er en automatisk prosess som blir generert av Ellipse med bakgrunn i den informasjon du ønsker. Gå til og klikk på: "Vis oversikt over Arbeidsordre-varsling for dette bygget"... Neste vindu åpnes. Klikk så på "Opprett ny" Neste vindu åpnes... Her kan du redigere "Arbeidsordrevarsel-profil". Velg bruker som skal motta varselet Velg hvilke sjekklister det skal varsles på Velg om du vil ha ett, to eller tre varlser Velg antallet dager, - "før" eller "etter". Klikk "Lagre" I neste vindu vises din valgte "Varslingsprofil". Side 8 / 13

9 Utfør IKEL Gå til meny-linja og klikk på "Utfør IKEL" Her vises dine valgte sjekklister og eventuelle Måleprotokoller/tavler Følg pila og klikk på "Vis-knappen" for "Tom SR" (tom/ny servicerapport) Neste vindu åpnes, o Sjekkpunktene i sjekklista vises Neste, Klikk "Utført (ny servicerapport)". Se pil Gi en kort beskrivelse, og fyll ut eventuelt notat Rull vinduet litt ned, og... Side 9 / 13

10 Klikk "Lagre" e-post Her kan du sende e-post fra Ellipse til dine kontakter, eventuelt gå "Tilbake til oversikt" Her vises en oversikt over etablerte servicerapporter. Følg pilen og klikk "Tilbake til IKEL-oversikt" Side 10 / 13

11 Avviksmeldinger Gå påny ned til "Sjekklister", og klikk "Avviksmelding" o o Det kan være aktuelt å lage én, flere eller ingen avviksmelding pr sjekkliste Det bør ikke skrives flere avvik på den samme avviksmelding. (pga lukking av avvik og historikk) Opprett nytt avvik Start med beskrivelsen, og stedsangivelse for avviket Bruk Notatfeltet om ønskelig Rull videre ned til; "Alvorlighetsgrad Alvorlighetsgrad & Feilkode Velg "Alvorlighetsgrad" etter avvikets innhold Velg, søk feilkode (iht. kodelista) Skriv inn f. eks. "tavle" og velg den koden som best beskriver feilen. Klikk "Lagre" Side 11 / 13

12 Alternativer ved avviksbehandling Enkel og rask lukking av avvik når avviket er utbedret o Med rapport, eller o Uten rapport Opprett nytt, flere avvik for samme sjekkliste. Avvik kan også lukkes i ettertid under "Utfør IKEL". Vis, se alle avvik; Gå til Hovedmeny o Videre til Oversikt Søk i alle avvik, åpne avvik og angi periode Side 12 / 13

13 Rapport til kunde etter gjennomført IKEL Når IKEL er gjennomført avsluttes med å lage rapport til kunde/oppdragsgiver. IKEL-Dokumenter inneholder nødvendige forslag til dokumenter for å avslutte med rapport til kunde, som; rapport til kunde rapport Terrmografering sjekkliste landbruk etc.. Termografering er ikke obligatorisk, men det er en stor fordel å kunne anvende den i tillegg til eget kontrollarbeid. De øvrige dokumenter er dokumentforslag som kan anvendes etter behov. Bruk de dokumenter som passer ditt firma og oppdrag. Under "Utfør IKEL" kan man skrive ut en PDF-fil "Komplett IKEL-rapport med alt utført arbeid", og legge den ved "rapport til kunde" som vedlegg Vi ønsker lykke til i arbeidet med å gjennomføre Ellipse IKEL-oppdrag. Med hilsen Side 13 / 13