REFERAT STYREMØTE I EIERSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN TIRSDAG DEN 13.1.2015 kl. 16.45 i Simonsen Vogt Wiig sine lokaler på Brattørkaia 17B. Til stede: Nina Eriksson Ida Børseth Fostad Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik Snorre Almås Egil Viken Daniel Steinbakk - Styreleder (referent) - Nestleder - Styremedlem - Styremedlem - Styremedlem (KLP Eiendom Trondheim AS) - Varamedlem (med stemmerett) - Varamedlem Sak 1/15 Referat fra styremøte 18.11.14 Ingen kommentarer. Sak 2/15 Referat fra styremøte 9.12.14 Ingen kommentarer Sak 3/15 Oppfølgning fra tidligere styremøter 2014 - Vedlikehold: o Undersøkelse av veranda i forbindelse med lekkasje fra veranda over: Daniel følger opp. Sag er kjøpt inn for testing. Daniel tester på Signy sin balkong. Frist for dette settes til den 30.4.15. o Strømpe på kjetting på lekestativene: Signy følger opp. o Engasjere Caverion til å innregulere varmeanlegget i B-blokken: Asbjørn følger opp. Sak 4/15 Oppfølgning 2015 - Lekkasje fra taket i 3 etasje i c blokka som forårsaket skade på vegg (maling). Dette har vært tatt opp på 5 års befaring. Vaktmester har også sett på saken og sier følgende mht. hva som må gjøres: Besiktiget veggen i 3 etg. i C blokka, Den må pusses ned en del, kanskje noe sparkling samt maling. Fra nærmeste leilighet og fram til list der det skifter farge. Signy følger opp, og har i epost datert 8.1.15 henvendt seg til HENT for å høre når de vil komme å reparerer dette. Signy har ikke hørt noe fra HENT v/ Pål Dittrich ennå. - Skade på gulv i -1 etter sveising ved reparasjoner av dører. Heimdal Vaktmesterservice er orientert i epost fra Nina datert 7.1.15. Egil følger opp med vaktmester. Sak 5/15 Orienteringssaker 1) Julelunsj for styreledere på TOBB: Nina deltok, mottok lunsj og karaffel i gave til sameiet. 2) Servicerapport på Niprox fra Caverion er mottatt, ble oversendt fra Hallstein Grav den 4.12.14. 3) Gjennomføring av Vann og el-kontroll: Nina orienterte. Kontrollen er gjennomført, og rapporteringsprosessen er i gang. Nina tar rede på tilbakemeldinger fra beboere, frist for tilbakemelding til styret er 30.1.2015. Side 1 av 5
4) Info-/nettverksmøte 07.01.15 fra Trondheim kommune, ang. ladestasjoner for el-bil i boligselskaper (ingen deltok). Asbjørn orientere fra referat fra møtet. Når det gjelder en eventuell installasjon for el-bil vil pkt. 1 i en slik prosess være å kartlegge om det er ledig kapasitet i vårt el - anlegg. Et installasjons firma kan sjekke det. Resultatet av dette vil gi grunnlag for hva neste skritt vil være. Styret velger å sjekke ledig kapasitet på elanlegget. Nina undersøker dette. 5) Merker etter gummihjul fra søppelboksene i søppelrommet etter arbeid utført av Minor: Egil har gjort en flott jobb og fjernet disse. 6) Kontroll av brannvarslingsanlegget (Siemens) ble gjennomført den 9.12.14 av Kjell Olav Strømsli. Rapport er mottatt, datert 9.12.14. Nina innhenter tilbud fra Siemens på avvik. 7) Utskifting av dekodere fra Canal digital: Nina har fått tilbakemelding fra Martin Jensen hos Relacom at samtlige i Ladeporten har fått ny tv-dekoder. 8) Kone hengte opp informasjon om telefonnummer i heisene da dette manglet (forholdte kom frem etter egenkontroll av bygning som ble utført av Daniel den 8.12.14) 9) Skjeve lyktestolper ved siden av grusplassen til KLP, veien ned mot Ladeporten: Snorre følger opp. 10) Rundskriv 42: Ble sendt ut til beboere datert 4.12.14. 11) Test av brannslanger: Daniel har ansvar, Egil hjelper til. 12) Sak oppfølgning tidligere vannskade: Ida har hatt nær dialog med Ø. Estenstad. I epost datert 11.12.14 fra Veronica Fredriksen i KLP til Estenstad ble det opplyst om at sameiet fikk overført kr. 23 719,- etter vannskade (ref. 75241) for et tidligere år. 13) Nina undersøkte priser vedr. revisjon: BDO kom med et tilbud på revisjon på 9 500,- + mva. for revisjon fom. 2015. Pwc tar revisjonen i 2014. Pwc kom med til tilbud på 9 000,- + mva. (har tidligere fakturert 10 000 + mva.). Styret beholder derfor Pwc som revisor, og er for øvrig fornøyd med arbeidet som der er gjort. 14) Egenkontroll av bygning er gjennomført av Daniel den 8.12.14. Spørsmål tilknyttet kursoversikt, mulig vaktmester må kontaktes. Daniel følge opp dette. 15) TOBB vedlikehold orienterer: Sett på, gjelder ikke sameiet. 16) Beskjed fra vaktmester til KLP om å få flyttet bil som parkerer på plass ved siden av KLP, for deretter å forlate området/lade. Han tok saken. 17) Nye nøkkelbrikker for noen beboere og signal for inngang ved Jarleveien ute av drift: Asbjørn orienterte. Informasjon om at mistet nøkkelbrikke føyes på det årlige skrivet. 18) Reklame i gangene: Nina har kontaktet Adresseavisen som skulle ta dette videre. 19) Nabovarsel Jarleveien 10: Nabovarsel er mottatt i desember 2014 datert 28.10.14. Frist for å gi tilbakemelding er 16.1.14. Styret beslutter å ikke inngi noen kommentarer, bla. da det har vært klart en lang tid at bygget skal oppføres. Nina svarer opp Bergersen Arkitekter AS. 20) Brannvernleder: Nina settes opp som brannvernleder, og kontakter brannog redningstjenesten v/ Rita Husby. 21) Informasjon fra Canal Digital tv på nettbrett: Nina orienterte. 22) Orientering fra Retura: Gjennomgått. Side 2 av 5
23) Garantisak parkeringskjeller Danske Bank: Frist for å inngi svar er 18.1.15. Styret er orientert og har ikke noe krav under garantien videre. Nina følger opp mot Danske Bank. 24) Innbrudd desember 2014: Saken er henlagt i brev fra politiet datert 21.12.4. Erstatningskrav er meldt politiet. Pågående forsikringssak gjennom TOBB. Heimdal Vaktmesterservice er snart ferdig med å utbedre skadene. Må følges opp i -1 da det er skade på gulvet etter sveising. Sak 6/15 Sak 7/15 Pristilbud fra Vintervoll vedr. kontroll av nødlys. Vintervoll har i tilbud datert 12.12.14 gitt en pris på kr. 7 625,- for kontroll av nødlys. Ladeporten har ca. 80 punkter. Styret ser på det som mulig at Vintervoll kontaktes for et tilbud på reparasjon. Nina følger opp med Lars Tøndel for tilbud på reparasjon/utskiftning. Mobilt vakthold og/eller overvåkning Nokas tilbyr i brev datert 30.12.14 mobil overvåkning på kr. 3 715,- + mva. Skal Securitas også kontaktes for tilbud? Nokas v/ Helgefredagsvik sier dette vedr. overvåkning: «Normalt blir det installert kamera som dekker innkjøring/ port, evt. både ute og inne, samt kamera som dekker andre adkomster via trapperom etc. I tillegg er det vanlig å montere oversiktskamera i garasjeareal, men dette avhenger også mye av utforming av selve garasjen mht. til fysiske sperrer etc. Ofte overvåkes inngangsparti og evt. bakgang til boliger, men det er en vurdering hvert enkelt styre må ta om hva de ønsker.» Slike tiltak vil ikke gi noen rabatt på forsikringen, jf. epost fra Tove Rognrust i TOBB datert 5.1.15. Ladeporten har mobilt vakthold i perioden 23.12.14 23.1.15. Styret velger å ikke inngå ny avtale om mobilt vakthold. Det skal derimot innhentes tilbud på kameraovervåkning. Styret mener at følgende områder bør overvåkes: - Inngang til garasjer (ute og inne) - Inngang til buer - Hovedinnganger Det må også undersøkes hva dette innebærer i forbindelser med rutiner, installasjoner, kostnader osv. Det undersøkes hvem i byen som tilbyr slike tjenester. Signy undersøker dette med Nokas først. Sak 8/15 Sak 9/15 Prisoverslag på installasjon av utelys fra Vintervoll I tilbud datert 9.12.14 mottok styret tilbud fra Vintervoll på installasjon av utelys. Tilbudet gjaldt utelys ved enden av A-blokka (2 mot bunnpris pullerter og en mot Jarleveien - på vegg) Tilbudet er på kr. 61 035 inkl. mva. (Gravekostnad og støpning av fundamenter for pullertarmaturer er lagt inn med en kost på kr. 23 125,- eks mva. i tilbudet.) Vedtak: Styret vedtar å inngå på tilbudet datert 9.12.14. Det presiseres overfor Vintervoll at området må se ut slik som de møtte det. Nina følger opp med Vintervoll. Asbjørn er med. Saker fra beboere Side 3 av 5
a) Henvendelse fra beboer: Forskjellige spørsmål bla. vedr. lån av gardintrapp, parkeringskort, ringelyd på ringeklokker: Nina besvarte. b) Styrket montering av dør i vaktmesterrom: Nina besvarte beboer. c) Henvendelse fra sønn til beboer: Dekket i søppelrommet er glatt, og det har vært et fall i postrommet, anført at det var glatt. I tillegg var det spørsmål om radiator og handlevogner som kjøres rundt på i sameiet: Nina besvarte beboer. Når det gjaldt dekket, var Nina i kontakt med Minor for å kunne gi tilfredsstillende svar til beboer. d) Henvendelse fra beboer vedr. dører: Vaktmester ble orientert og ser på dette. Nina svarte beboer. e) Henvendelse fra beboer vedr. kald dusj i jul/nyttår: Asbjørn svarte beboer. f) Henvendelse fra beboer: Nina besvarte beboer. g) Skriftlig klage på beboer mottatt i postkassen, er datert 2.1.15: Ida har skrevet brev datert 12.1.15 til eier/beboer, sendes, og Nina har vært i kontakt med klager og klagede. Sak 10/15 Sak 11/15 Sak 12/15 Sak 13/15 Handlevogner Etter henvendelse fra beboer tar styret opp saken vedr. handlevogner som kjøres rundt på i sameiet. Styret ser at disse er til ødeleggelse for bla. dører, og resulterer i et behov for reparasjoner som ikke har noe saklig grunnlag, og fatter på denne grunnlag følgende vedtak: Vedtak: 1 handlevogn per garasjekjeller, og 1 i sykkel boden i A-blokken og den lave vognen i søppelrommet. Signy og Daniel utfører dette. Status vedr. radiatorene Asbjørn har gjennomgått tegninger, og prosess er i gang. Asbjørn møtte Caverion på Ladeporten den 9.1.15, og sett på detaljert dokumentasjon av vann og varmeanlegg samt en runde i etasjene med gardintrapp. Veldig bra! Tegningene vil vi motta på papir til oppbevaring, som Asbjørn sikrer at også TOBB får en kopi til oppbevaring. Caverion vil på grunnlag av denne runden foreslå tiltak ift. våre problemer. Asbjørn ba om at Caverion v/ingdahl listet opp enkelttiltak slik at vi evt. kunne velge ut hvis dette ble dyrt. Vaktmester gjennomfører pt. en lufterunde i de leiligheter som har skrevet seg opp på en liste i postrommet. Gjennomgang Aktiviteter HMS 1) Årlig skriv til beboerne: Det ble bestemt at informasjon vedr. mistet nøkkelbrikker tas inn i skrivet. Ellers ok. Sendes ut til beboerne ila. Januar 2015. Nina oversender til kopiering, og til TOBB for utsendelse til eiere. Signy hjelper Nina. Utsendelser til eiere som leier ut Dette er en stor kostnad som sameiet tar hver gang informasjon skal ut til eiere. Det er viktig at eiere får tilstrekkelig informasjon, slik at ordningen må ikke avskaffes. Styret velger å innhente epostadresser til de som eier, men slik at TOBB holder oversikten. Ved utleie må TOBB derfor innhente epostadresser dette må TOBB få beskjed om. Da vil styret kunne sende ut epost med brev til eiere slik at disse også blir orientert. Signy ordner dette. Side 4 av 5
Sak 14/15 Eventuelt - Tilgang fra veranda til sluk: Denne skal lages på samtlige veranda, og må forsøkes hos noen i styret først. Arbeid utføres på veranda til Signy. Daniel følger opp dette. - Låssylinder inn til sykkelrom i A-blokken skiftes. Signy kontakter vaktmester. Neste styremøte: Mandag 23. februar 2015 kl. 18:00. Det tas sikte på å avholde årsmøte onsdag den 29. april 2015. Møte hevet kl. 19.00 -------------------------- ----------------------------- -------------------------- Nina Eriksson Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik --------------------------- --------------------------- -------------------------- Egil Viken Snorre Almås Daniel Steinbakk -------------------------- Ida B. Fostad Side 5 av 5