Styremøte 27. april 2011 Tilstede: Anette, Anne-Tove, Øystein, Gunnar, Marina

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Styremøte 27. april 2011 Tilstede: Anette, Anne-Tove, Øystein, Gunnar, Marina"

Maria Rønning
6 år siden
Visninger:

1 Styremøte 27. april 2011 Tilstede: Anette, Anne-Tove, Øystein, Gunnar, Marina 1. Konstituering av styret Styrets konstituerte seg med Anette Krogh som leder. Drøftet arbeidsdeling i styret, og vi ble enige om at alle medlemmer i styret skal ha sine faste ansvars- og arbeidsoppgaver. Alle kommer tilbake med forslag på hvilke arbeidsområder de helst ønsker å arbeide med til neste møte, og så drøfter vi fordeling av oppgave slik at alle trekkes med i styrearbeidet. Ansvar: Alle Gunnar ble rost for innsatsen som leder gjennom flere år. Han vil fortsatt følge opp oljefyren samt oppfølging av navn på ringetablået. Styrets arbeidsdeling - se nedenfor - legges fast på neste møte. Ansvar: Anette Styret holder fast styremøte første tirsdag i måneden kl Møtedatoer fastlegges endelig når det er sjekket at alle kan. Vedtas på neste styremøte. Styrets sommerfest planlegges til Hovedøya 1. juni kl Styrets planlegger julebord på Lofotstua på Majorstua hvis vi får bestilt bord. Ansvar: Øystein

2 Styrerutiner: Det finnes en egen styretelefon - nummeret er Den disponeres vanligvis av styreleder, men kan overlates til andre "på vakt" når det er aktuelt. Styret skal utarbeide klare regler for hva vi svarer på. Det er en forutsetning at uansett hvem i styret som blir spurt skal reaksjon og svar gi klart og tydelig uttrykk for hva styret som helhet mener og påtar seg å gjøre etter henvendelser telefonisk eller på mail til styrets kontaktadresser. Ingen kan heller love at sameiet tar ansvar for økonomiske utlegg uten at det er behandlet av styret og/eller godkjent av styreleder. Styret skal føre logg over henvendelsene som kommer til styretelefon/epost, og utarbeide klare regler for bruk og svar på disse kontaktadressene. Etterhvert skal det også være faste kontortider for telefonen, og med en svartjeneste som opplyser om disse kontortidene. Det er avgjørende for trivsel i gården at beboere og eiere får er korrekt og realistisk bilde av hva de kan forvente av styret. Styret overlater husbråk oa. grove brudd på husordenregler mv. til de rette, offentlige instansene. Vi skal reagere om husordensreglene ikke blir fulgt, og ellers henvise folk til å klage på nabobråk mv. direkte. Klage på brudd av husordensreglement må meddeles styret skriftlig, og da helst pr e-post. Styret vil da ta tak i saken. Henvendelser blir holdt

3 anonymt. I alvorlige tilfelle bør beboerne henvende seg til politiet el.l. offentlige etater. Ved vedvarende brudd på husordensregler skal styret henvende seg til sameier, ikke leietaker, og kreve tiltak. 2. Bedre grep om økonomi og administrative og praktiske oppgaver Det er en del administrative oppgaver som må ryddes opp i, og som også må komme inn i faste, effektive rutiner: til de som deltok på dugnaden i høst, og for fastlegging av et system som fungerer for framtida. Kontakte Sebra Forvaltning: Ansvar Øystein Sjekke opp status på protokoll fra årsmøtet. Kontakte Sebra Forvaltning: Ansvar Øystein disposisjoner, og en bedre gjennomgang i styret for å ta grep og lede pengebruk til vedlikehold mv. Dette handler også om å følge opp at de avtaler vi har gjort faktisk blir utført, og dokumentert, slik at vi vet at vi har fått hva vi betaler for. Ansvar: Anette registrene, som har uriktige opplysninger om styreleder ol. nå. Kontakte Sebra Forvaltning: Ansvar: Øystein

4 og få satt i system at vi til enhver tid får vite hvem som er leietakere og bor i gården. Sørge for at alle - sameiere og leietakere - har husordensregler tilgjengelig. Ansvar: Anette Praktiske oppgaver: fokus mv. Ansvar: Gunnar rapporterer firmainfo til Anette. Anette kontakter firma. nøkkel til tidligere tørkerom i kjelleren, som nå er avlåst. Må skaffes. Ansvar: Anette Styret må undersøke om vi har nøkkel til hovedsikringsskapene i kjelleren i ØV og KjB.gt., og evt skaffe denne dersom det viser seg at vi ikke har denne. Ansvar: Anette ikke opp etter seg ved grave- og kabelarbeider utenfor Kjølberggt. 28. Har vært vanskelig å få i tale. Det gjøres et nytt forsøk. Ansvar: Anette Planer om søppelskur utenfor Kjølberggt. 28 gjennomføres, som tidligere planlagt. vedlikehold basert på rapport av Roald Larsen AS - Marcus sjekker dette ila uke vi har ikke klart å få dokumentasjon på arbeidet som er gjort (Men trass kald

5 vinter ble vi ikke plaget med istapper fra takrennene denne vinteren. Sjekke opp dette med firma som har gjort jobben. Ansvar: Gunnar rapporterer firma til Anette. Anette kontakter firma. gjennomgang av postkasseskilt tas etter varsling gjort i februar. Styret bestiller skilt til de som nå ikke har standard skilt og sameier faktureres 600 kr for dette. Ansvar: Anette Ny runde med gjennomgang av sikringsskap som står åpne etter varsling i februar. Styret bestiller reparasjon av skap og sameier faktureres for time- og materialekost. med 15 % påslag. Ansvar: Anette Det er styreleder som skal følge opp og ha tilgang til gårdens e-postkonto. Anette må nå få brukernavn og passord for å kunne følge opp dette. Ansvar: Gunnar Styret bør sitte på ett sett med tegninger av div. karakter av gården. Det er uvisst om vi har dette. Gunnar sjekker opp dette. Dersom vi ikke har dette kan det hentes ut hos PBE, men å få kopi av tegninger koster litt. Diskutere status på neste møte. 3. Dugnad 4. mai Det er innkalt til dugnad med oppslag mv. Vaktmesterselskapet har malt søppelskuret, fjernet noe

6 graffiti og festet takrenne i ØV5A, så disse oppgavene er ikke nødvendig til dugnaden. Det sjekkes hva vi har av maling, og Anette, Anne-Tove og Marina går over kjelleren, konkretiserer oppgaver og skaffer inn nødvendig materiell. Viktige oppgaver å rydde bakgården, friske opp maling av vinduer mv. kjelleren, skifte lysstoffrør oa. Opprydning i sykler utsettes til høsten. Viktig at det også blir hyggelig etter dugnaden, og dugnadsgruppa sørger også for at det finnes noe å spise og drikke. 4. Eventuelt: interesse for å pusse opp og male oppgangene. En mulighet for å få det til innen økonomiske rammer gården har råd til er at det gjøres en godt planlagt, massiv dugnadsinnsats for å vaske ned og tilrettelegge for en profesjonell malerjobb. Kan evt. gjøres i høst? å gjøre bakgården hyggeligere og mer brukt. Styret diskuterte muligheten for å opprette en hagekomitè som har opprydding og forskjønning av bakgården som formål basert på frivillig arbeid. Det kom flere gode forslag til mer aktiv bruk (loppemarked/garasjesalg ble foreslått) av fasilitetene. Styret diskuterer mulighetene for

7 dette nærmere. forberedelser til årsmøte. Øystein skriver et kortfattet referat. Ref: øh 3/5-2011

Like dokumenter

info Gunnar følger opp revisor Øystein

info Gunnar følger opp revisor Øystein Referat fra styremøte holdt 24.02.10 (Møte 2, 2010) Sted: Hagestua café Tilstede: Espen,,, Marina, Sverre og Distribusjon: De tilstedeværende + Kristin Neste møte: Onsdag 24.03.10 kl 1830 på Hagestua Cafè