Styremedlem Arne Heiestad. Styremedlem Håvard Norstrøm Styremedlem John Varamedlem Philip Smoland Thomas Eriksen

Størrelse: px

Begynne med side:

Download "Styremedlem Arne Heiestad. Styremedlem Håvard Norstrøm Styremedlem John Varamedlem Philip Smoland Thomas Eriksen"

Amanda Kleppe
6 år siden
Visninger:

1 Styremøte i Sameiet Pilestredet 29 Møtedato: Møtetidspunkt: Kl Møtested: Pilestredet 29 A, hos styreleder. Innkalt: Leder Veronica Brubakk Angell Styremedlem Arne Heiestad Styremedlem Håvard Norstrøm Styremedlem John Varamedlem Philip Smoland Thomas Eriksen Forfall: Styremedlem Arne Heiestad 1/ Årsregnskapet for 2014 Årsregnskapet følger vedlagt (vedlegg 1). Regnskapet er gjort opp med et årsresultat på kr ,-. Revisor har ingen merknader til årsregnskapet Det foreslås at årsregnskapet godkjennes og undertegnes, og legges fram for sameiermøtet med forslag om å overføre årsresultatet til egenkapital. Styret har foretatt noen mindre endringer i regnskapet. Forslaget er med dette vedtatt. 4/ Innkomne forslag til sameiermøtet Det er innkommet forslag fra Unni Sætre (vedlegg 2) og Arne Heiestad (vedlegg 3), disse er vedlagt som egne dokumenter. Styrets innstilling er tatt inn i dokumentene. Det foreslås at styrets innstilling godkjennes. 3/ Styrets forslag til sameiermøtet Forslagene er satt opp i et eget dokument som er vedlagt (vedlegg 4). Det foreslås at dokumentene godkjennes slik at de kan legges frem som styrets forslag til sameiermøtet. 2/ Innkalling, saksliste og årsberetning til sameiermøte 2015 Forslag til innkalling, saksliste og årsberetning for 2014 følger vedlagt(vedlegg 1). Sameiermøtet avholdes: tirsdag kl Sted: Pilestredet 29 A, 3 etg. hos Petter Bogen. Det foreslås at dokumentene godkjennes slik at de kan legges frem som styrets innkalling og årsberetning til sameiermøtet. Styret går inn for at styreleder skal lede møtet.

2 4/ Trykking av årsberetninger Levering til boligselskapet for egen distribuering inngår i forretningsførerkontrakten. Pakking, adressering/konvoluttering og postforsendelse faktureres etter medgått tid. Det foreslås at forretningsfører bestiller trykking av heftene med vedlegg. Forretningsfører sørger for forsendelse til alle eierne og tilskrivere. 5/ Fordeling av styrehonorar Ihht. vedtak i sak 1.1. første styremøte, skal styrehonoraret fordeles ved årets slutt, basert på den enkeltes arbeidsinnsats med utgangspunkt i oppgavefordeling og fremdriftsplan. På dette grunnlag foreslås en slik fordeling av styrehonoraret: Styremedlems navn: Honorar-kr: Kontonr: Leder Veronica B. Angell Styremedlem Arne Heiestad Styremedlem Håvard Norstrøm Styremedlem John Philip Smoland Varamedlem Thomas Eriksen / HMS/Internkontroll Forslag til målsetning for HMS-arbeidet HOVEDMÅL: Sameiet har som mål med sitt HMS-arbeid at det ikke skal oppstå skader på personer, eller alvorlige hendelser med større skader på sameiets eller beboernes eiendom. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal bedre driftssikkerhet og bidra til reduserte kostnader. Sameiets installasjoner og tjenester skal oppfylle beboernes krav til kvalitet og punktlighet, både i dag og i fremtiden. Disse målene skal oppnås ved at HMS-arbeidet planlegges, utøves og prioriteres på lik linje med andre viktige funksjoner i sameiets drift (vedlikehold, økonomi etc.). Vi skal ta vare på sameiets bygninger og materiell, forhindre belastning på det ytre miljø, og valg av produkter og tjenester skal ikke skade beboerne. Sameiet har ingen ansatte, og for ansatte hos tjeneste- leverandører som utfører arbeid hos oss er det arbeidsgiver som har ansvar for HMS og internkontroll. DELMÅL: Risikovurdering skal være ferdig utarbeidet innen utgangen av 2015

3 Handlingsplan skal være ferdig utarbeidet innen utgangen av 2015 Rutiner for avviksbehandling skal være ferdig utarbeidet innen utgangen av 2015 Sameiet skal revidere eksisterende internkontrolldokumentasjon annet hvert år. (Styret bør involvere beboere som innehar kompetanse på helse, miljø og sikkerhet i revideringsarbeidet) /15 Vedlikehold/investeringsplan. Vi har oversikt over det meste i sameiet med behov for vedlikehold og oppgradering. Jeg viser til mappen for vedlikehold på google disk og vedlikeholdsplanen og tilbud som ligger her. Det er mye kostbart som skal gjøres og vi er derfor nødt til å prioritere. Disse tiltakene synes å være viktigst. 1. Modernisering av heis Det har vært mange problemer med heisene dette året, noe som koster sameiet dyrt. Årets heiskontroll påpekte også noen alvorlige mangler som vi har fått et år på å fikse før de stenger heisen. Thyssen heis har vært på befaring i denne anledning og anbefalte oss å foreta en modernisering av heisene. Årsaken til dette er at heisene er fra 1987 og at mange av komponentene er gått ut av produksjon. Av den grunn begynner tilgangen på reservedeler å bli begrenset. Får vi en større feil på for eksempel heisenes motorregulering vil vi måtte regne med lang nedetid og dyre reparasjoner. Alternativet med å kun foreta nødvendige reparasjoner for utbedring av nevnte mangler vil uansett koste mye. Når moderniseringsalternativet i tillegg vil føre til mye lavere driftskostnader foreslår jeg et vedtak om at sameiets heiser skal moderniseres. Prosjektet vil koste i overkant av kr. estimert på grunnlag av tilbud fra Thyssen Heis. Ved gjennomføring over to år dvs. en heis i året, vil årlig kostnad bli ca Jeg har sendt ut forespørsel om tilbud til flere heisfirmaer og først når vi får vurdert disse vil vi ha en mer nøyaktig pris. 2. Rør Sameiet har i lengre tid har vært plaget med vannlekkasjer grunnet tette rør, noe som har ført til økte forsikringspremier. Vi har funnet ut at den greieste løsningen vil være høytrykksspyling av alle bunnledninger samt kontroll av pumpekummer. Saken har vært utsatt i påvente av heisstans for å få sjekket heissjakten i oppgang B. Det viste seg imidlertid at det ikke gikk rør igjennom sjakten som først antatt slik at dette ene nedløpsrøret kun behøver høytrykksspyling og helst filming. Arbeidet må bli satt i gang så snart som mulig. 3. Postkasser Disse er i en dårlig forfatning og trenger reparasjon eller fornying. Vi har fått tilbud på disse alternativene fra Stansefabrikken Produkt AS. Arbeidet bør settes i gang så snart vi har avklart hvilket alternativ som er gunstigst. 4. Nytt låssystem Vi har i dag ingen oversikt over hvem som har nøkler og dermed tilgang til sameiet. Denne sikkerhetsrisikoen samt at nåværende nøkkelsystem er tungvint, gir saken høy prioritet. Når dette først skal byttes vil det være lønnsomt å investere i et moderne, gjerne elektronisk, system. Det finnes mange alternativer som skal utredes før vi bestemmer oss for en løsning. Det er viktig å finne et nøkkelsystem som er fremtidsrettet, brukervennlig, gir høy sikkerhet og ligger i en overkommelig prisklasse. Vi må derfor bruke endel tid på saken, hvor målet er å ha en løsning klar i løpet av året. 5. Faste vedlikeholdsoppgaver Dette gjelder bl.a. vaktmestertjenester, feiing av garasje, leie av container, og fasadevask.

4 Jeg jobber med å fastlegge en rutine for disse oppgavene og vil prøve å ha denne klar innen sameiermøtet. 6. Dugnad De høye kostnadene tilknyttet takbytte og modernisering av heis, gjør det nødvendig å redusere sameiets utgifter i størst mulig grad. Vi bør derfor se på muligheten for å avholde dugnad og vi må klarlegge hvilke oppgaver som kan gjøres her og om dette er lønnsomt. Jeg foreslår at vi vedtar disse tiltakene og setter i gang arbeidet så fort som mulig, samt at vi informerer sameiermøtet om dette. Håvard Norstrøm har kommet med et tilleggsforslag; Den totale kostnaden ved heismodernisering vil bli for stor til å kunne dekkes av sameiets inntekter og egenkapital. Det foreslås at styret legger frem forslag om alternative dekningsmetoder til avgjørelse av sameiermøtet. Seksjonseier Jan Simonsen har kommet med forslag om nummerering av etasjene i sameiet. Dette er en rimelig og enkel jobb og jeg foreslår at styret godkjenner forslaget. Forslagene vedtas. VEDLEGG: 1. Innkalling til ordinært sameiermøte 2015 i Sameiet Pilestredet Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for Forslag til sameiermøtet 2015 fra Unni Sætre. 3. Forslag til sameiermøtet 2015 fra Arne Heiestad. 4. Forslag til sameiermøtet 2015 fra Styret.

Like dokumenter

1. Status systematisering av styrets rutiner/oppgaver og internkontroll.

1. Status systematisering av styrets rutiner/oppgaver og internkontroll. PROTOKOLL STYREMØTE SAMEIET PILESTREDET 29 Møtedato: 14.10.14 Møtetidspunkt: 19.00 Møtested: Pilestredet 29 A Tilstede: Veronica Angell John Philip Smoland Håvard Norstrøm Arne Heierstad Thomas Eriksen