Protokollside 1 Styreperioden 2014-2016 Protokoll fra styremøte nr. 1/2014-2016 tirsdag 22.5.2014 på Idrettens Hus, Sør Amfi, Arendal Tilstede var: Kirsten Borge Gunnar Høygilt Anne Blakstad Julie Sundsdal Nærdal Siri Marie Gundersen Per Harald Bai Stabell Marthe Fossestøl Linda Vegusdal Stølen Svein Lien Forfall: Halvor Rismyhr Tonje Berger Ausland Styreleder Nestleder 2. varamedlem 3. varamedlem Org.sjef 1. varamedlem og møteleder Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode 2012-2014, sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Saksnr Type Sak 1. B Presentasjon av styremedlemmene 2. A Innkalling og referat fra sist møte 3. B Referat- og orienteringssaker 4. A Oppsummering fra Idrettskretstinget inkl innspillene til strategiplanen 5. A Regnskap pr 30.04.2014 6. A Godkjenning av handlingsplan 2014-2016 7. A Referat fra kretsledermøtet i. (Oversendelse av Rapp ang RKS) ii. Påvirkningsarbeid mot OL-22 iii. Idrettstinget 2015 (valgkomiterepr) iv. Lokale representanter i sentrale verv v. Idrettens finansiering 8. A Mandat til ungdomsutvalget 9. A Sam Eyde VGS og spisset toppidrett AAIK engasjement og rolle 10. A Arbeidsmåte for styret: Dedikerte oppgaver/ansvarsområder? 11. A Møteplan 2014 i. Styremøtedatoer ii. Styreseminar sammen med administrasjonen?
2 12. A Idrettskretsen som «Ren Idrettskrets» 13. A Representasjonsoppgaver 14. A/B Eventuelt Sak 1 (B): Presentasjon av kretsstyrets medlemmer Hvert enkelt medlem presenterte seg selv Presentasjonen tas til orientering Sak 2 (A): Innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og nestleder Innkallingen til møte nr 1-2014-2016 og referatet fra møte nr 16-2012-2014 godkjent. Signaturer utført. Sak 3 (B) Referat og orienteringssaker 38/14 10.04: Årsmøte AIR. Kirsten deltok 39/14 10.04: GF i Idrettsfinans. Svein deltok 40/14 24.04: Festkveld i Froland IL for Marte Olsbu. Svein deltok 41/14 25.04: Møte i Østre Agder vedr presentasjon av interkomm. anlegg. Svein deltok 42/14 26.04: Idrettskretsting 43/14 06.05: Styremøte i KIA. Gunnar og Svein 44/14 Org.sjefmøte Gardermoen. Svein 45/14 Kretsledermøte Gardermoen. Gunnar og Svein 46/14 Møte med Sam Eyde vgs vedr toppidrett. Gunnar, Stein og Svein 47/14 14-15.05: Saksbehandlerseminar og lov- og domsseminar Fredrikstad. Stein og Svein 48/14 Status regnskapsføring for klubber 49/14 Status AS 365 50/14 Status ApD 51/14 Status KIA 52/14 Status friidrettshall Grimstad 53/14 Status jubileumsbok 54/14 Postliste. Vedlegg Vedlegg 3-1
3 Referatsakene 38/14 til 54/14 tas til orientering. Sak 4 A Oppsummering fra Idrettskretstinget inkl innspillene til strategiplanen Styreleder oppsummerte idrettskretstinget, og konkluderte med at styret burde være tilfreds med gjennomføringen. Enkelte tekniske forbedringer kan gjøres på neste Ting, som at styret blir plassert mer synlig for forsamlingen Oppsummeringen av Idrettskretstinget tas til etterretning, og de forslagene som fremkom under tingforhandlingene, tas med i planene for perioden Sak 5 (A) Regnskap og balanse pr 30.4.2014 Vedlagt følger revidert regnskapsoversikt og balanse pr. 30.4.2014 Av vedlagte regnskap fremkommer et driftsresultat på pluss kr 433 871,-, mot budsjett på kr 383 576.,Resultat i 2013: 1 125 174,-. Viktigste avvik ift budsjett: Manglende inntekter pr 30.04 o Senere og lavere inntekter fra regnskapsføring enn budsjettert o Senere innbetaling av prosjektstøtte enn i fjor fra AAFK o Senere innbetaling til ApD fra kommunene o Beregnet prosjektstøtte fra NIF 350. Tildelt kr 165 000 o Lavere beløp enn antatt til kurs/utdanning Større inntekter pr 30.04: o Deltakeravgifter til idrettsleiren tidligere innbetalt enn budsjettert o Bingoinntekter 4 ganger årlig, ikke 2 som budsjettert Positive resultater på utgiftssiden o 130 lavere lønnskost, noe pga mindre regnskapstjenester o Bokostnader: Avventer investering i utstyr/inventar o Møter/kurs/oppdatering o Reisekostnader o Lavere kostnader til trening ApD (kto 7614) De største utfordringene mht regnskap 2014 blir sannsynligvis å dekke inn manglende overføringer fra KD og manglende deltakerinntekter på Idrettsleiren.
4 Regnskap og balanse pr 30.4.2014 tas til etterretning, men det er svært viktig at adm arbeider hardt med alternative inntekter (sponsorer osv) og kostnadskutt på ApD og Idrettsleiren Sak 6 (A): Godkjenning av handlingsplan 2014-2016 Aktivitetsplanen ble fremlagt etter at ny strategiplanen ble vedtatt på Idrettskretstinget. Denne er mer konkret og med flere aktiviteter enn forrige Fremlagt aktivitetsplan ble vedtatt, og brukes som rapporteringsverktøy på styremøtene fremover Sak 7 A: Referat fra kretsledermøtet på Gardermoen Gunnar redegjorde for flg saker som var oppe på kretsledermøtet på Gardermoen a. Regionalisering av Olympiatoppen. Rapport ble sendt alle styremedlemmene rett før møtet b. Påvirkningsarbeid mot OL-22 c. Idrettstinget 2015 (valgkomiterepresentant) d. Lokale representanter i sentrale verv e. Idrettens finansiering a) Informasjonen tas til orientering. Påvirkningsarbeidet mot OL 2022: mene kan kontinuerlig bidra til med korrekt informasjon ang OL 2022 slik at opinionen tar beslutning om for eller imot ut ifra mest mulig korrekte opplysninger Sak 8 A: Mandat til ungdomsutvalget Ref tidligere vedtak er det opprettet et ungdomsutvalg i AAIK bestående av 4 ungdommer. Disse blir fulgt opp av prosjektleder for tidligere omtalt Ungdomsprosjekt. Det er viktig at mandatet for utvalget blir forankret i styret i AAIK. U-utvalget hadde møte kvelden før vårt styremøte, så et ferdig forslag til mandat var ikke på plass før møtet. Org.sjef hadde noen punkter som kan vurderes, men vedtak om endelig mandat utsettes til neste styremøte Forslag til mandat utsettes til neste styremøte. Hvert enkelt styremedlem forbereder seg slik at det kan tas en god beslutning på neste møte Sak 9 A: Sam Eyde VGS og spisset toppidrett AAIK engasjement og rolle
5 Stein, Gunnar og Svein møtte repr fra Sam Eyde VGS for å diskutere utvikling av toppidrettstilbud ved skolen. Dette var et meget positivt møte, og det er all grunn til å være optimistisk mht å få til et spisset tilbud til ca 10 utøvere fra høsten 2015. AAIK bør støtte dette tiltaket best mulig AAIK sammen med KIA støtter Sam Eyde VGS i å utvikle et meget godt toppidrettstilbud ved Sam Eyde VGS Sak 10 A Arbeidsmåte for styret: Dedikerte oppgaver/ansvarsområder? Er det naturlig at hvert enkelt styremedlem får dedikerte ansvarsområder å arbeide med/rapportere på i den kommende perioden? To år, god erfaring og liten utskifting er styret gjør at vi kanskje kan gjøre en enda bedre og mer interessant jobb ved å endre litt på arbeidsmetodikken. Styret er enige i ideen, men man ønsker å bruke litt tid på å tenke igjennom hvilke saker som er aktuelle områder å gå inn i Sak 10 utsettes til neste styremøte, men hvert enkelt medlem kommer da med forslag til områder/temaer som man ønsker å fordype seg i. Org.sjef presiserer i eget vedlegg hvilke områder som er naturlig å gå inn i. Sak 11 A Møteplan 2014 1. Styremøtedatoer for 2014 2. Styreseminar sammen med administrasjonen en fredag lørdag samen med adm for å diskutere strategiplanen, aktivitetsplan, arbeidsform, osv. Flg møter gjennomføres i 2014: tors 19. juni kl 18:00; ons 27. august kl 19:00; man 27. okt kl 19:00; ons 10. des. Styreseminar fredag 19-lørdag 20. sep. sept. Sted kommer senere Sak 12 A «Ren idrettskrets» De ulike org.ledd i NIF kan og bør sertifisere seg som for å være fri for doping. Dette innebærer å ta et kurs og at hver enkelt erklærer seg fri for dopingbruk AAIK sertifiserer seg som «Ren idrettskrets». Org.sjef sørger for praktisk gjennomføring under styreseminaret i september Sak 13 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til NM i team-gym i Arendal 14. og 15. Juni kl 12:00
6 mer som vil representere AAIK gir beskjed til org.sjef som melder inn til Arendals Turnforening. Påmeldingsfrist: 9. juni Sak 14 (A/B) Eventuelt VAI v/terje Larsen har tatt initiativ til å sette i gang en prosess som skal munne ut i et regionalt idrettsgalla-arrangement. Org.sjef deltok på et første informasjonsmøte i Kr.sand 21. mai, hvor 6-7 sentrale bedrifter var til stede. Alle disse var positive til å gå videre med denne tanken. Org.sjef i VAI tar initiativ til neste steg. AAIK er positive til å bli med på et «Idrettsgalla for Sørlandet», og org.sjef har ansvar for å bli med på planleggingen videre Vi takker for et positivt første styremøte i perioden, og Kirsten for stødig møteledelse. Møtet avsluttet 21:55 Kirsten Borge Leder Gunnar Høygilt Nestleder