Bruksanvisning for iexcel Regnskapsbok Mini4-2014 Laget for alle som ønsker å evaluere MINI prøveversjon av iexcel Regnskap 2014 TIPS: Last ned sjekk ut DEMO-modellen av iexcel Regnskapsbok PREMIUM! Det er Premiumversjonen som er det verktøyet som virkelig gir deg kompetanse på bokføring av ditt regnskap Versjon 4.2 A og 4.2 Mini-12 (Helårsversjon) for 2014 (oppdatert pr. 30. desember 2013) 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Informasjon... 3 1.1. Hva er Mini-4 og Mini-12... 3 1.2. Hvem bruker iexcel's intelligente Excel-arbeidsbøker... 3 1.3. Hvorfor det er smartere å skaffer seg Premium-versjon?... 4 1.4. Denne Gratisversjonen er bare første trinn... 4 2. Nedlastning... 5 3. Åpning av Excel-filen... 8 4. Kom i gang straks... 10 4.1. Start med å legge inn det minimum du trenger av faste data... 11 4.2 Bruk innebygget kontoplan... 11 4.3 Bokfør ditt første bilag og sjekk saldobalansen... 11 4.4 Følg tallene fra saldobalansen og inn i regnskapet... 11 5. Regnskapsboken - ark for ark... 11 5.1. Regnearket Start... 11 Premium-versjonen inneholder følgende viktig endringer/tillegg i sitt Start-ark:... 12 5.2. Regnearket Kontoplan-Saldobalanse... 12 5.3. Regnearket Registrering... 13 5.4. Regnearket Regnskap... 15 5.5. Andre regneark i Arbeidsboken... 15 6. Grunner for å velge Premium-medlemskap?... 16 6.1. PREMIUMs fordeler med rapporter... 16 6.2. PREMIUMs fordeler ved innlegging av data... 17 6.3. PREMIUMs fordeler med integrasjon med andre iexcel Arbeidsbøker... 17 6.4. PREMIUMs fordeler med Næringsoppgave... 17 6.5. PREMIUMs fordeler med nødvendig innhold... 17 6.6. PREMIUMs fordeler i fremtiden... 17 6.7. Hvordan komme i gang med Premium i dag... 18 6.8. Hva når du trenger hjelp... 18 6.8.1. Dropbox gir lettere tilgang på hjelp... 18 6.8.2. Hjelp til Excel-relaterte spørsmål... 19 6.8.3. Hjelp til iexcel Regnskapsbok Premium... 19 2
Denne bruksanvisningen skal hjelpe gratismedlemmer å komme i gang med sin evalueringsversjon av iexcel Regnskap Gratis 2014. 1. Informasjon 1.1. Hva er Mini-4 og Mini-12 Mini-4 er en gratis prøveversjon hvor det kun kan registreres data for 4 måneder. For å dekke hele regnskapsåret trenger man alle 3 versjonene av Regnskap Mini-4 (versjonene A, B og C). Mini-4 A dekker perioden Januar April 2014 Mini-4 B dekker perioden Mai August 2014 Mini-4 C dekker perioden September Desember 2014 Kanskje foretrekker du en prøveversjon som dekker hele året 2014. I så fall skal du skaffe deg iexcel Regnskap Mini-12. Medlemmer som ønsker denne må betale en liten administrasjonsavgift på kr. 100. 1.2. Hvem bruker iexcel's intelligente Excel-arbeidsbøker Uansett hva du driver med, er det ofte bare 2 ting du trenger for å lykkes: Ferdigheter og Verktøy. Det betyr at du kan lykkes med bokføring så lenge du har de rette verktøy og gode nok ferdigheter. Et iexcel Premium medlemskap gir deg begge deler. Vi gir støtte til våre Premium-medlemmer slik at de vet at de kan klare brasene selv. Våre Excel-systemer er gode og effektive verktøy som kan utvides og tilpasses av den som har nok kompetanse. Vi legger vekt på at brukerne av våre systemer skal utvikle god nok kompetanse. Våre løsninger kan brukes også av folk uten erfaring, siden de er satt opp slik at man kan fylle inn data og foreta justeringer etter hvert som man oppdager at det trengs. Nøkkelen til vår suksess er at vi bruker Microsoft Excel slik at våre kunder får rene Excel-løsninger. Bruken av Excel-systemer gir deg også nøkkel til suksess, og du opplever mer frihet, kompetanse og arbeidsglede. Microsoft Excel er verdens beste dataprogram, og det er nesten ikke grenser for hva programmet kan gjøre for deg. De som bruker iexcel's intelligente arbeidsbøker er smarte folk med selvtillit og evne til å lære. De ser verdien av å bruke iexcel både på lang og kort sikt, men forstår at det å investere ekstra i dag gir utbytte senere. Derfor bruke de gjerne ekstra tid og energi for å lære seg Excel bedre, slik at de kan lage egne systemer som de kombinerer med iexcels Arbeidsbøker. Våre Premium medlemmer har oppgradert sitt medlemskap fordi dette er noe som virkelig gir valuta for pengene. Det å kunne bruke iexcel Arbeidsbøker i Premium-versjon gir høy kvalitet på arbeidet og sparer massevis av tid. Tid per penger. Et iexcel medlemskap gir deg nøkkelen til de smarteste løsningene. Ikke bare er løsningene smarte, de er også gunstigst på pris, muligheter, systematikk, logikk, enkelhet og frihet. Dine iexcel Arbeidsbøker blir først og fremst ditt personlige verktøy og ikke bedriftens. Les en underholdende og tankevekkende historie om tre gründere som foretar 3 ulike valg av løsninger for regnskap og lønn: Smarte valg gir innsikt og resultater 3
1.3. Hvorfor det er smartere å skaffer seg Premium-versjon? Når du jobber i Excel-regneark er det nivået på Excel-systemet som sammen med din egen kompetanse bestemmer utbyttet. Godt verktøy er halve jobben minst. Kombinasjonen av iexcel og din kreativitet og kompetanse skaper oppsiktsvekkende gode resultater. I Premium-modellene har vi bygget inn en svært effektiv metodikk, som sammen med intelligent struktur gir deg mange muligheter til å gjøre arbeidet på en mer praktisk og morsom måte. Microsoft Excel ligger hele tiden i bakgrunnen som en ressurs du kan bruke på for å få iexcel s Arbeidsbøker til å utføre det du ønsker, slik du ønsker det. Excel er mulighetenes verktøy, og med gode ferdigheter får du stort utbytte. Med iexcel vil du oppleve at din kompetanse kommer til heder og verdighet. Dette gir deg mange muligheter som tradisjonell programvare ville tatt fra deg. Med iexcel blir du fri og får utnyttet din kompetanse, og du får en bedre hverdag. De som bruker våre Premium-modeller får et langt større utbytte enn de som holder seg til gratis mini-versjoner. Med bedre funksjonalitet, læring, forståelse, effektivitet, arbeidsglede og kreativitet, blir resultatene deretter. Produktiviteten øker, og det blir rom for mer fritid. Etter hvert kan regneark erstatte alle dine dataprogrammer eller webløsninger, både for regnskap og administrasjon. Du lærer mye om Excel-regneark og Excel-systemer av å bruke iexcel Arbeidsbøker Premium. Du trenger ikke å ta noen kostbare kurs, fordi du bygger opp nok Excel-forståelse mens du utfører jobben i proffe iexcel Arbeidsbøker. Og du lærer Excel i verdens mest relevante case, nemlig din egen bedrift. iexcel gir deg belønning for innsatsen, og du får stadig mer kompetanse og erfaring som også er nyttige på andre områder. iexcel's profesjonelle verktøy er løsninger som for mange utkonkurrerer de dataprogrammene du finner på web eller kjører lokalt fra harddisk. iexcel gir deg et intuitivt og godt brukergrensesnitt med komplette rapporter. Regneark gir deg rett og slett en mer kreativ og inspirerende arbeidsdag. Og skulle du komme til å trenge hjelp, vil du oppdage at nettopp det at Excel-regneark er så populære, gir deg gode muligheter for å få hjelp fra andre. Enten du jobber for andre eller du jobber meg egen virksomhet, vil det å følge iexcel-sporet bety en lønnsom investering. Du får kompetanse og tilgang på andres kompetanse, og du bruker samme verktøy som svært mange andre kompetente mennesker i samme situasjon som deg selv. 1.4. Denne Gratisversjonen er bare første trinn Du er ganske heldig som har funnet frem til iexcel. Vi er nemlig ikke så kjent, siden vi ikke har så stort markedsføringsbudsjett. Vi vet at det kan være vanskelig å finne frem til oss på Internett. Vi håper at du gjennom å bli kjent med oss, forstår at konseptet er bygget på godt og solid innhold og ikke på aggressiv markedsføring. Vi satser på å løse vårt behov for oppmerksomhet i markedet gjennom å skape entusiastiske brukere som gir oss god omtale og som ser seg tjent med å komme igjen til oss. Du kan være stolt over at du har funnet frem til og lastet ned iexcel Regnskap Gratis MINI 2014. Vi garanterer at du får flere positive møter med iexcel. Vårt ønske er at du skal bli 100 % uavhengig, 4
selvstendig og kompetent. Veien dit går gjennom flere utviklingstrinn. Nå som du tar prøveversjonen i bruk har du kommet deg i gang og er allerede på trinn 1. Her på dette stadiet er det aller viktigste at du investerer nok tid og innsats og at du aldri gir opp. Husk at du med iexcel aldri står alene. Det finnes allerede mange medlemmer i iexcel Community, og flere kommer til hver dag. Du får støtte fra andre medlemmer og du får støtte fra oss i iexcelbooks.no. Vi ønsker å hjelpe deg til å få en god start og derfor har vi laget denne brukerveiledningen. Første mål må være at du får inn grunnleggende ferdigheter slik at du fint kan bruke denne gratisversjonen på et test-regnskap. Du kan f.eks. bruke mini-versjonen på en måned med reelle bilag. Du får da umiddelbart avkastning på innsatsen. Du finner ut hvordan du vil bokføre bilagene og får sjekket ut systematikken. De samme bilagene kan enkelt føres inn i Premium-versjonen etter at du har oppgradert ditt medlemskap til Premium. Registrerte data overfører du enten manuelt eller du kan kopiere dataene over ved hjelp av Kopier Lim Inn Verdier. Du bør ikke slå til ro med å stoppe opp her på første nivå med bare gratisversjonen. For selv om kanskje systemet holder for ditt bruk i dag, er det tungvint å bruke det. Og du bruker ikke mange hundrelappene på oppgraderingen. Det er lurt å investere i å opparbeide kompetanse på Premiumversjonen. Den gjør at du jobber raskere, tryggere og med større glede. De fleste er tjent med å bevege seg opp på trinn 2 så raskt som mulig. Det er etter at du har gått fra trinn 1 til trinn 2 at ferdigheter og produktivitet virkelig skyter fart. Tiden du sparer kan du ta ut i mer fritid, eller bruke på inntektsbringende aktiviteter. Vær derfor raus med å investere i deg selv med en oppgradering av medlemskapet ditt til Premium eller iexceler. Umiddelbart etter oppgradering kan du starte å laste ned og jobbe i de gjennomtenkte, logiske og innholdsrike Premium-versjonene. 2. Nedlastning For å laste ned Excel-filen som utgjør systemet iexcel Regnskap Gratis MINI 2014, starter du på våre nettsider http://www.iexcelbooks.no. Alle skjermbilder og forklaringer nedenfor betinger at du er registrert som minimum gratismedlem og er innlogget. Her må du først logge deg inn for å få lastet ned iexcel Regnskap Gratis MINI 2014. Du finner lenken for nedlastning av filen i høyre marg. 5
(NB! Våre nettsider er i stadig forandring, og utseendet kan være noe forskjellig fra bildet) Nedlastning (forts.) Høyreklikk på lenken, og velg deretter "Lagre kobling/lenke som ". Nå kan du kontrollere hvor filen skal lagres for deretter å pakkes ut. Vi bruker Dropbox for å få automatisk backup og for å få den optimale kombinasjonen av å ha web basert og harddisk-løsning. Sørg for å ha en filmappe for hver klient, hvor du lagrer alle iexcel-filene dine. Gi hver klient et unikt klientnummer (i eksempelet nedenfor har vi opprettet katalog for "iexcel-klient" nr. 11). 6
Utpakking av lagret ZIP-fil for å kunne åpne og bruke Excel-filen: Høyreklikk og velg Extract Here (Pakk ut her) Filen du laster ned er en ZIP-fil som må pakkes ut før det er mulig å bruke den. Høyreklikk på filen, og du vil få opp ulike valg for utpakking. Siden filen allerede ligger i ønsket katalog, klikker du på "Extract Here". Om Lønningsbok eller Fakturabok ligger der fra før, har ingen betydning. Det finnes ulike operativsystemer og ZIP-/UNZIP-verktøy, og kanskje får et litt annerledes bilde på din skjerm enn dette. Du må kort og godt følge den prosedyren for utpakking som er riktig for din datamaskin og software. Etter utpakking kan du ha følgende filer i katalogen: Merk at versjonsnummer, dato og størrelse kan være forskjellig fra dette, avhengig av når du har lastet ned filen. 7
FØLG DENNE LENKEN OG DU FÅR GRATIS DROPBOX MED 500 MB EKSTRA LAGRINGSPLASS Flytt ZIP-filen fra arbeidskatalogen: Ha gjerne en Backup-mappe som du flytter ZIP-filene til. Da blir du stående igjen med bare Excel-filer i det som utgjør din arbeidsmappe for klienten. 3. Åpning av Excel-filen iexcel Regnskap Gratis MINI 2014 består av én Excel-fil (i motsetning til Premium-arbeidsboken som består av to koblede filer). Før du går videre, kan du døpe om Regnskaps-filen slik at den heter "11 iexcel Regnskap MINI4 2014 v. 4.1 A - Jan-Apr.xlsm". Det er klientnummeret du har valgt, som bestemmer hvilket tall du skal sette inn først i filnavnet. I eksempelet bruker vi klientnummer 11. NB! Du må ikke endre etternavnet det må være xlsm, fordi det er en arbeidsbok som inneholder makroer. Nå er det klart for at Regnskapsboken kan åpnes. Den første gangen du forsøker å åpne filen, kommer det opp noen dialogbokser med spørsmål du må gi svar. Du må fortsette å gi respons helt inntil du har fått åpnet filen. Senere ganger du åpner filen, vil åpningen skje mye raskere, siden mange av spørsmålene ikke vil gjentas da. Makroer må være aktivert før Arbeidsboken tas i bruk. Klikk på "Aktiver innhold" Hos deg kan det hende at aktiveringen av makroer skjer på en litt annen måte enn dette. Du må selv finne ut hvordan dette skal gjøres på din datamaskin. 8
Etter aktivering av makroer får du opp noen av følgende vinduer (ikke nødvendigvis i samme rekkefølge): Her må du svare på om du har et medlemskap som gir rett til nedlastning og bruk av arbeidsboken for det gjeldende år (bildet kommer opp hver gang filen åpnes i en ny datamaskin) Deretter får du en takk fra iexcel for at du følger lisensvilkårene: Her legger du inn navnet på organisasjonen du skal føre regnskap for: 9
Fra og med gang nr. 2 at du forsøker å åpne filen, kan det være at du får opp slik feilmelding som i rød ramme nedenfor, med teksten "Kan ikke kjære makroen ". Da må du klikke på Aktiver innhold i sikkerhetsadvarselen. Når det ingen flere dialogbokser dukker opp, må du klikke på den store knappen "Start" for å få frem alle regnearkene: 4. Kom i gang straks Det beste er å komme i gang med iexcel Regnskap Gratis MINI 2014 uten å bruke så mye tid på forberedelser. Under dette punktet ser vi på hvilke celler som krever data, som et minimum. Etter at du har gått for Premium-versjonen av Regnskapsboken, får du de fleste behov knyttet til registrering, oppbevaring og rapportering av regnskapsdata (resultatregnskap og balanse, oversikt over kundefordringer og leverandørgjeld, spesifikasjon av bilag, merverdiavgiftsoppgjør etc.) dekket. Husk at denne gratisversjonen ikke har større ambisjoner enn å være evalueringsversjon, og kanskje ta hånd om de aller enkleste og minste regnskapene. Din erfaring og evaluering vil gi svar på om våre Excel-systemer fungerer for deg eller ikke. 10
4.1. Start med å legge inn det minimum du trenger av faste data Ønsker du å starte opp med systemet så raskt som mulig er det kanskje mest oversiktlig å ta utgangspunkt i ønsket resultat, nemlig å få bokført dine første bilag og se hva som skjer. 4.2 Bruk innebygget kontoplan Innebygget kontoplan holder for de fleste formål. Start med bilag som er enkle og standard. 4.3 Bokfør ditt første bilag og sjekk saldobalansen Bilagene som du legger inn i registreringsarket gir automatisk oppdatering av saldobalansen. Du kan derfor sjekke umiddelbart hvilken effekt bilaget har på regnskapets saldobalanse. 4.4 Følg tallene fra saldobalansen og inn i regnskapet Regnskapet er inndelt i regnskapsposter. En typisk regnskapspost har flere konti med saldo knyttet til seg, og det tallet som vises i regnskapet er summen av alle de kontiene i saldobalansen som er knyttet til den regnskapsposten. 5. Regnskapsboken - ark for ark 5.1. Regnearket Start Regnearket 'Start' fungerer som en database med fast informasjon. Her legger du inn opplysninger om bedriften når du starter med iexcel Regnskapsbok, og foretar endringer kun når det er behov. Husk på at eventuelle senere endringer, kan påvirke også allerede sendte fakturaer. Det er derfor viktig at du har beholdt kopi av sendte fakturaer i et bestandig format, som f.eks. papir eller PDF-fil. Du vil uansett ha behov for kopi av utgående faktura til regnskapsbilag, så beste er å skrive ut dette på samme tid som du sender fakturaen til kunden. Gule felter er ment å kunne endres, i tillegg til firmanavnet. Klientnummer brukes når du har flere enheter du fører regnskap for. Hver enhet skal ha sitt unike nummer, slik at du lett kan lage filkataloger og dokumentnavn med kort og konsis definisjon. BILAGSNUMMERSERIE: I Mini4-B skal fortsette på bilagsnummerserien fra (Mini4-)A. Mini4-C skal fortsette på bilagsnummerserien fra B. 11
Premium-versjonen inneholder følgende viktig endringer/tillegg i sitt Start-ark: Valg av språk (Engelsk / Norsk bokmål / Nynorsk) Definisjon av koder og satser for merverdiavgift Kontonumre i hovedbok for Kundefordringer og Leverandørgjeld Kontonumre i hovedbok for MVA-konti Start og slutt på intervall for Kunde-reskontro Start og slutt på intervall for Leverandør-reskontro 5.2. Regnearket Kontoplan-Saldobalanse I regnearket 'Kontoplan-Saldobalanse' finner du en kombinert oversikt over alle regnskapskonti som er definert. I de gule cellene kan du legge inn eller endre på konti. Du trenger å legge inn kontonummer og navn, og hvilken saldo som er overført fra foregående regnskapsår (i.e. IB-tall). Sjekk at summen av IB-tall nedenfor saldobalansen viser kr. 0 Saldobalansekolonnen viser oppdaterte saldo for hver konto. Alle bokførte beløp og bilag for 2014 er inkludert i Saldobalansen. For balansekonti er IB-tallene også med. Kolonnen som heter "Beregnet resultat" tar og overfører dette resultatet til konto 2090 Udisponert resultat. Tallene i Saldobalansen videreføres inn i rapport-arket 'Regnskap', hvor beløp summeres sammen i regnskapsposter. Kontonumrene følger norsk standard. Balansekonti er konti fra 1000 2999, med Eiendeler fra 1000-1999 og Egenkapital og Gjeld fra 2000 2999. Deretter følger resultatkonti, hvor mens de øvrige er resultatkonti. Resultatkonti har driftsinntekter (3000-3999), varekjøp (4000-4999), lønnskostnader (5000-5999), andre driftskostnader (6000-7999), finansinntekter og kostnader (8000-8299), skatter (8300-8399) før man kommer til spesielle konti som ikke er så aktuelle i den løpende bokføring. Ny konto legges inn der den passer inn i nummerrekkefølgen. Deretter må formlene i kolonne A og J kopieres fra en tilstøtende celle. Det kan være smart å endre fargen på de cellene du endrer, slik at det blir enklere å gjennomføre tilsvarende justeringer ved overgang til Premium-versjonen eller til neste år. Det er mulig å slette konti som man med sikkerhet vet at man ikke kommer til å bruke. Erfaringsmessig kan det være smartere å la kontoplanen være slik den er enn å begynne å endre for mye. Det er enkelte konti man alltid bør endre navnet til dersom de skal brukes: 1910-1050 sett bankkonto-nummeret inn i navnet. Konto 2910 Sett inn navnet til daglig leder / formann i stedet for tittel. Husk å ikke røre celler som ikke har gul farge. 12
HUSK AT IB-TALLENE I MINI-4 versjonene, skal bestå av foregående versjons UB-tall. For MINI4-A og MINI12 er det kun balansekontienes saldo (fra fjoråret) som skal inn i IB-kolonnen. I Excel-filen vises dette ved at resultatkontiene har grå farge (lik illustrasjonen ovenfor). Premium-versjonen som du senere skal jobbe med har du en rekke elementer i tillegg. Her er noen: Kontoplanen ligger i egen Excel-fil som kalles Index-fil, sammen med kunder og leverandører. IB-tall legges inn i Index-filen I kontoplanen kan man legge inn budsjett-tall slik at det blir lett å sette opp rapporter som måler regnskap mot budsjett (evt. m/kolonner for avvik i kroner og %) Kontoplanen er på 3 språk: Engelsk, norsk bokmål og nynorsk Full kontoplan som følger norsk standard Kontoplanen inneholder to ulike referanser til rapportene "Regnskap" og "ANO (næringsoppgave)". Dette gjør det enkelt å styre konti individuelt, uavhengig av deres plassering i kontoplanen. Hver konto gir indikasjon på MVA-behandling som kontoen skal eller bør ha. Ved registrering av bilag kommer det en fargekode som antyder mva-behandling basert på dette. Det finnes en saldobalanse som tar med alle bokførte bilag. I tillegg finnes en saldobalanse for definerte perioder (fra måned til måned). Dette er nødvendig når man skal utarbeide saldobalanse og regnskap pr. 30. juni (for eksempel) 5.3. Regnearket Registrering Det er her i arket 'Registrering' at du bokfører alle bilagene dine. Heller ikke her i dette arket skal du legge inn data i andre celler enn de som har gul farge. 13
Bokføringen tar du ved ganske enkelt å legge inn bilagsdato, bilagstekst, beløp samt den debetkonto og den kreditkonto som bilaget skal bokføres på. Hvert bilag skal ha sitt unike nummer, og de skal være i fortløpende nummerrekkefølge. Etter at du har bokført et bilag kan du skrive bilagsnummeret midt på i høyre marg, og gjerne lage en ring rundt. Deretter setter du bilaget inn i bilagspermen i nummer-rekkefølge. Sjekk etter hvert bilag om du får feilmelding med beløp i det blå feltet over tabellen. Feilmelding kan bety at du mangler debet eller kredit konto, eller at du har skrevet inn et kontonummer som ikke finnes i kontoplanen. I registreringsarket i Premium-versjonen får du dette i tillegg: Bilag over flere linjer Kode til bilagsmal (automatisk utfylling av de mest vanlige bilagstypene) Ref. kolonne (til å legge inn fakturanummer, termin, antall kilometer etc.) Kolonner for Mva-kode Reskontronummer Prosjektnummer/avdelingsnummer Navn på debet-konto, kredit-konto og reskontro Spesielt for versjonene B og C (versjon B er mai august, versjon C er september desember): Her skal du legge tallene fra forrige versjon inn som IB, slik at systemet viser akkumulerte tall for året. Er du usikker på denne prosedyren, anbefaler vi at du vurderer å skaffe deg Mini-12 (helårsversjonen) eller å gå over på Premium. 14
5.4. Regnearket Regnskap I dette regnearket får du opp Resultatregnskap og Balanseregnskap basert på dine innlagte bilag (og IB-tall). Premium-versjonen har en betydelig forbedret rapport, pga. følgende forhold: Regnskapet kan periodiseres pr. en gitt dato, f.eks. 30.6, uavhengig av om det er bokført bilag etter denne dato. Har kolonne for fjorårstall Hver regnskapspost summerer konto fra saldobalansen basert på deres referanse til denne rapporten. Det er enklere og sikrere å legge inn nye regnskapslinjer Resultatregnskapet er komplett med skatter, ekstraordinære poster og årsoppgjørsdisposisjoner. Regnskapet er inndelt i flere poster Inneholder filter-funksjon for å skjule linjer med 0 i beløp 5.5. Andre regneark i Arbeidsboken Prøveversjonen inneholder ikke andre regneark som dreier seg om bokføringen enn de fire som er nevnt ovenfor. For praktiske formål vil prøveversjonen ikke være godkjent, siden den mangler obligatoriske rapporter og dokumentasjon. Virksomheter med mindre enn 300 bilag, kan likevel benytte en slik type regneark-løsning. Vår anbefaling er å oppgradere til et medlemskap som gir deg iexcel Regnskap Premium 2014 hvis du fører regnskap for et selskap med regnskapsplikt. Det samme gjelder hvis du er interessert i å gjøre jobben ordentlig og effektivt, og samtidig kunne utvikle dine ferdigheter på Excel-fronten. 15
Excel Regnskapsbok Premium 2014 får du gjennom medlemskapene iexcel Regnskap Premium 2014 og iexceler 2014. iexceler-medlemskapet gir deg Premium-versjon av alle de tre systemene Regnskap, Lønn og Faktura. iexcel Regnskapsbok Premium gir følgende regneark i tillegg: Kontoplan, Kunder, Leverandører, Regnskaps-layout og Flow Chart (systemkart) i Index-fil Saldobalanse, Saldobalanse for perioder, Saldoliste kunder og leverandører Spesifiserte konti i hovedbok, kunde-reskontro og leverandør-reskontro Merverdiavgiftsoppgave og et ark for merverdiavgift ved import av tjenester Oversikt over prosjekter, Prosjekt-saldobalanse, prosjekt-resultatregnskap (prosjekt kan heller være avdeling) Alminnelig næringsoppgave nr. 2, sidene 2 og 3 Språkside for veksling av språkene (engelsk, norsk bokmål og nynorsk) Samlet sett betyr innholdet i Premium-versjonen en formidabel oppgradering med verdifulle tillegg. Kanskje vil det være vanskelig å sette seg inn i alle fordelene man får av å oppgradere. Etter å ha oppgradert vil du oppleve at gevinsten viser seg raskt. Både oversiktlighet, avstemming, kontroll, dokumentasjon og mulighetene for å være effektiv øker kraftig med iexcel Regnskapsbok Premium. 6. Grunner for å velge Premium-medlemskap? Det er mange grunnene for å oppgradere medlemskapet til Regnskap Premium 2014 eller iexceler. Også hensynet til deg selv, arbeidsglede, læring og utvikling er gode argumenter. Gode Excelferdigheter forbedrer dine evner til problemløsning og tilpasning, du blir mer effektiv og vil se flere muligheter og færre problemer. Det er ikke uten grunn at Excel-kunnskaper verdsettes så høyt i arbeidslivet. Med oppgraderingen av ditt medlemskap og bruken av Premium-versjonen, trekkes du med i en læreprosess som gir et særdeles positivt resultat. Om du sammenligner iexcel med de statiske dataprogrammene som er alternativet, ser du et hav av forskjeller. Det er kun Excel og iexcel som gir deg muligheter til å bli en mester som klarer det meste på egen hånd. 6.1. PREMIUMs fordeler med rapporter Bokføringsdata som du legger inn i registreringsarket har ikke så stor verdi, hvis ikke det finnes rapporter som samler opp og strukturerer informasjonen. Bokføring i seg selv er bare registrering av datagrunnlag. Den virkelige verdier ligger i å ha rapportmuligheter som dekker dine og andres behov. Premium-versjonen inneholder et mye bedre og mer detaljert datagrunnlag. Dermed gir modellen også et langt bedre grunnlag for rapporter. En rekke rapporter må være på plass for at et regnskapssystem skal være lovlig. Vår Gratisversjon mangler flere av de obligatoriske rapportene, og er dermed pr. definisjon ikke lovlig å bruke (unntatt for virksomheter med mindre enn 300 bilag i året). Premium-versjonen inneholder alle obligatoriske rapporter og dokumentasjonen her hele veien fra bilagsregistrering til regnskap klar og tydelig. iexcel Regnskapsbok Premium 2014 er et lovlig system å bruke, og det er et av de mest effektive regnskapssystemene på markedet. Vi er stolte av å tilby en Excel-løsning som har innhold som minst er på høyde med andre fullverdige regnskapsprogrammer. 16
6.2. PREMIUMs fordeler ved innlegging av data Innlegging av data er kanskje det området hvor fordelene med iexcel Regnskapsbok Premium viser seg sterkest. Her går det an å legge inn data svært systematisk og i en valgfri orden. Når det skal bokføres 500 utgående fakturaer med likt beløp (f.eks. medlemskontingent), kan dette gjøres ved å bokføre bare den første av fakturaene. De 499 andre bokføres enkelt ved å kopiere data nedover i registreringsarket. Deretter er det bare å legge inn de 500 kundenumrene i kolonnen for Reskontronummer. Like bra kan det være å hente ut eksport-fil fra fakturaprogrammet. Hvis ikke fakturaprogrammet kan eksportere data til Excel, bør du skifte over til et bedre fakturasystem. Etter å ha åpnet filen med fakturaopplysninger, lager du en tabell som har samme rekkefølge på kolonnene som Registreringsarket i Regnskapsbok Premium har. Tabellen skal hente data og systematisere disse slik at du kan kopiere bokføringsdata for alle 500 fakturaene og lime de rett inn i Registreringsarket. Dette er iexcel's måte å lage integrerte systemer på. Du har full kontroll på dataene dine, og den lille manuelle jobben du gjør er det som gir deg oversikt, kontroll og trygghet. 6.3. PREMIUMs fordeler med integrasjon med andre iexcel Arbeidsbøker Våre integrasjonsløsninger koster deg ingenting i tillegg. Gratis med på kjøpet av medlemskap som gir deg iexcel Fakturabok Premium og iexcel Lønningsbok Premium får du integrasjon som gjør at du kan kopiere bokføringsdata over til iexcel Regnskapsbok Premium Det er satt opp egne regneark med datafelt som passer til registreringsarket i Regnskapsboken. For Fakturabok Premium er det bare å sette opp hvilket intervall av fakturaer eller innbetalinger man ønsker å få bokført inn i iexcel Regnskapsbok Premium, og så bruke funksjonen "Kopier og Lim Inn Verdier" i bokføringsarket i Regnskapsboken. 6.4. PREMIUMs fordeler med Næringsoppgave Alle som med skattpliktig næringsvirksomhet må levere inn næringsoppave som et av vedleggene til selvangivelsen. Bruker du iexcel Regnskapsbok Premium får du automatisk ut side 2 og 3 (Resultatposter og Balanseposter) av Næringsoppgave 1 eller Næringoppgave 2. 6.5. PREMIUMs fordeler med nødvendig innhold Eksempel A) Reskontro er obligatorisk: For nybegynnere virker det fristende å ikke bokføre på reskontro. Det er lovkrav å føre reskontro, og det er også absolutt nødvendig del av regnskapet. Dropper man reskontro så kan det fort bli vanskelig å holde styr på hva man skylder sine leverandører og hva man har til gode av sine kunder. Å bokføre inntekter og kostnader ut fra betalingene er å lage ris til egen bak. Eksempel B) Antall bilag er ubegrenset: Premium kan utvides til å håndtere så mange bilag som du har behov for. Det er lagt opp til 200 bilagsrader i modellen, og du får utvidet registreringsarket og rapportarkene ved å tykke på en knapp. Der velger du om du vil legge til 10, 20, 50 eller 100 nye bilagsrader. Slike utvidelser er gratis, og oppnås kun i Premium-versjonen. 6.6. PREMIUMs fordeler i fremtiden iexcel Regnskapsbok Premium vil aldri få noen galopperende prisvekst. Vi satser på å holde prisene våre på dagens nivå. Etter hvert som du lærer deg nye ting med Excel, får du gevinsten av dette 17
umiddelbart. Verdien av å bruke Excel og iexcel øker for hvert år, og du finner nye og smartere løsninger hele tiden. Vi sørger for at har et grunnlag som du kan brukes helt uavhengig, eller som du kan knytte opp mot egne systemer som du lager. For enklere å få overført data fra ett års arbeidsbok til neste, har vi i modeller som Regnskapsbok Premium og Fakturabok Premium plassert noen databaser i separate arbeidsbøker. 6.7. Hvordan komme i gang med Premium i dag Bare læreverdien og verdien av opplevelsen, gjør at smarte folk finner at de så snart som mulig vil oppgradere til et av medlemskapene som gir Premium. Etter å ha bokført 10-12 bilag i Gratisversjon, har tiden kommet for å oppgradere. Etter oppgraderingen av medlemskap og nedlastning av nyeste versjon av iexcel Regnskapsbok Premium, er det bare å legge inn bilagsdataene på nytt. Det å bruke historiske data til å komme i gang med Premium-versjonen er smarteste måten å komme i gang på. Det gjør at du får kontrollere resultatet i de to modellene opp mot hverandre. Du kan forsikre deg om at resultatet blir som ønsket. Slik kan det faktisk være større fordel å ta oppgraderingen sent i året, enn å vente til neste år. Ikke minst gjelder dette siden læreverdien er så høy. 6.8. Hva når du trenger hjelp Eventuelle vanskeligheter du møter med iexcel Arbeidsbøker er der kun i en kort startfase. Noen vil alltids finne det uvant og litt skremmende å jobbe med avanserte regneark som inneholder en haug med formler. Men dette er ingenting å være engstelig for. Ødelegges en formel, kan den enkelt repareres ved hjelp av å kopiere inn en frisk formel. Dataene du legger inn i Regnskapsboken vil være det viktigste det gjelder her som i alle andre regnskapssystemer. 6.8.1. Dropbox gir lettere tilgang på hjelp Vi anbefaler en løsning som heter Dropbox, fordi iexcel + Dropbox er en fantastisk kombinasjon. Med iexcel Arbeidsbøkene dine i Dropbox har du en løsning hvor du kan jobbe mot harddisken. Ikke noe spesielt så langt, men det er i hvert fall raskere enn å jobbe over internett. Og du kan jobbe selv om du er uten internettforbindelse. Men så kommer Dropbox og gir deg alle fordelene ved en web basert løsning i tillegg. Alle filene oppdateres og synkroniseres over internett, hvor det dannes en ny original av filene dine. Med Dropbox på flere datamaskiner, kan du åpne og bruke originalfilen på mer enn en datamaskin. Om det er Windows eller Mac, spiller ingen rolle, siden Excel-versjonen som vi lager Arbeidsbøkene til går på begge plattformene. Med Dropbox kan du dele enkeltfiler eller hele filkataloger med andre, og at du får automatisk backup av filene understreker bare at dette er en løsning med store fordeler. Siden du kan dele filer med andre via din Dropbox, kan du også dele filene dine med noen som skal hjelpe deg. Dropbox er gratis inntil 2 GB med lagringsplass. Ønsker du å starte opp med Dropbox kan du få 500 MB ekstra lagringsplass ved å benytte deg av denne lenken: Dropbox/referal. 18
6.8.2. Hjelp til Excel-relaterte spørsmål Med iexcel Arbeidsbøker vil du få noen spørsmål som er knyttet til Excelformler og funksjoner, mens andre er relatert til selve iexcel Arbeidsbøkene. Når du har Excel-spørsmål så finnes det en rekke ressurser på internett som du kan benytte deg av. Først kan du forsøke den Hjelp som er innebygget i Excel-programmet. På YouTube finnes det tusenvis av video tutorials som dekker det meste. Problemet blir nok heller å finne frem blant all informasjonen. Det å lære seg å bruke søkemotor og avgrense søkene er klokt valg. Det går også an å stille spørsmål både på iexcel forum andre Excel-relaterte forum. 6.8.3. Hjelp til iexcel Regnskapsbok Premium En annen fordel ved å bruke Premium-versjonen er at du lettere får hjelp både fra iexcel og andre iexcel medlemmer. Første kilden du bør forsøke for å få mer informasjon om noe, er Brukermanualen og forsøke å løse problemet selv. Når du ikke har hatt suksess med å løse et problem selv, kan du poste spørsmål på iexcel Forum eller "Ask a Question" i vår FAQ-seksjon. Hvis du har spørsmål til noe du tror kan være en systemfeil, kan du også sende epost til iexcel. Det beste med iexcel er imidlertid at systemet er et fullblods Excel-system. Hver gang du møter motstand, så finner du en løsning. Og hver gang du finner en løsning, så har du lært noe verdifullt. iexcel AS ønsker aktive medlemmer som kommer med synspunkter ut fra sin erfaring med systemene. Dette gjelder også forhold som bør vurderes å være med i FAQ, videoer og annet opplæringsmateriell. *** Denne bruksanvisningen kommer til å bli fortløpende ajourført og forbedret *** Vennligst sjekk for oppdateringer på våre nettsider 19