HMS-årsrapport for sentraladministrasjonen 2012

Transkript

1 HMS-årsrapport for sentraladministrasjonen 212 Bakgrunn Driftsenhetene skal årlig rapportere HMS-statusen til enhetene innen 18.1 påfølgende år. Driftsenhetene som begrep er i denne sammenhengen benyttet for alle organisatoriske nivå i fylkesorganisasjonen som er ansvarlig for å følge opp HMS-systemhåndbokens krav til et systematisk HMS-arbeid med hjemmel i arbeidsmiljøloven 3-1 og HMS-forskriftene. Driftsenhetene i denne rapporten er alle avdelingene i sentraladministrasjonen. Innen fristen hadde alle driftsenhetene i sentraladministrasjonen levert HMS-årsrapport. HMS-årsrapport skal bidra til å: Kartlegge standard for driftsenhetene i henhold til HMS-krav som er fastsatt i lover, forskrifter og fylkets egne retningslinjer Analysere avvik fra standard Prioritere tiltak HMS-årsrapporten dekker samtidig krav til dokumentasjon av HMS-aktiviteter, dvs.: Fylkesnivåets behov for å dokumentere et systematisk HMS-arbeid i hele organisasjonen, jf. kap. 5 i systemhåndboken Driftsenhetenes behov for å dokumentere et systematisk HMS-arbeid i egen organisasjon Arbeidstilsynets (evt. andre tilsynsorgan) behov for dokumentasjon, slik det bla. går frem av arbeidsmiljøloven 7-2 (6) Følgende status inngår i årsrapporten fra driftsenhetene: 1. Status på driftsenhetenes systematiske HMS-arbeid 2. Status på HMS-resultatmål som er gitt av fylkesrådmannen 3. Rapporterte avvik pr. 31. desember 4. Sykefravær og andre HMS-indikatorer Status på driftsenhetenes systematiske HMS-arbeid Sjekkliste forklaring: 1. Har driftsenhetene egne mål for HMS-arbeidet? (AML 3-1, 2a, jf. HMS-arbeidsbok kap.1) 2. Har driftsenhetene organisasjonsplan der ansvar og myndighet i forhold til HMS-klargjort? (AML 3-1, 2b, jf. HMS-arbeidsbok kap.2) 3. Har driftsenhetene gjennomført arbeidsmiljøkartlegging eller vernerunde siste år? (AML 3-1, 2c, jf. HMS-arbeidsbok kap.3) 4. Har driftsenhetene gjennomført risikovurdering siste år? (AML 3-1, 2c, jf. HMS-arbeidsbok kap.3)

2 5. Har driftsenhetene utarbeidet handlingsplan for bedring av arbeidsmiljøet siste år? (AML 3-1, 2c, jf. HMS-arbeidsbok kap.4) 6. Har driftsenhetene rutiner for oppfølging/korrigering av avvik (forhold som ikke er i samsvar med lover, forskrifter og interne prosedyrer)? (AML 3-1, 2e, jf. HMS-arbeidsbok kap.3) 7. Har driftsenhetene revidert/oppdatert HMS-arbeidsboken (egenprodusert materiell) siste år? (AML 3-1, 2h, jf. HMS-arbeidsbok kap.8) 8. Har ledelsen og vernetjenesten i driftsenhetene nødvendig opplæring for å ivareta ansvar og oppgaver på HMS-området? (AML 3-5 og 6-5, jf. HMS-arbeidsbok kap.7) Nr.1 Nr.2 Nr.3 Nr.4 Nr.5 Nr.6 Innfridd Dels innfridd Ikkje innfridd Nr.7 Nr Figur 1: Status på driftsenhetenes systematiske HMS-arbeid sjekkliste Det viser seg at avdelingene i sentraladministrasjonen har utarbeidet egne mål for HMS-arbeidet og har organisasjonsplan der ansvar og myndighet i forhold til HMS er klargjorte. Med hensyn til risikovurdering er ikke dette gjennomført i alle avdelinger. Det viser seg også at det er manglende revidering/oppdatering av lokale HMS-arbeidsbøker på flere avdelinger. Status på HMS-resultatmål som er gitt av fylkesrådmannen Mål og resultatstyring er et viktig system for status på HMS-området i fylkeskommunen. Fylkesrådmannen har fastsatt seks resultatmål for hele virksomheten på HMS-området. Resultatmålene er som følger: 1. Alle ansatte i driftsenhetene skal ha årlige medarbeider-/utviklingssamtale, jf. fylkeskommunens "veileder for medarbeider- og utviklingssamtaler.

3 2. Det systematiske HMS-arbeidet i driftsenhetene skal inngå i en fast årlig syklus, der disse hovedaktivitetene skal behandles i samarbeidsutvalget for sentraladministrasjonen (SAMU-S) - arbeidsmiljøkartlegging/vernerunde/risikovurdering - utarbeiding av handlingsplan og avviksbehandling - revisjon av driftsenhetenes HMS-arbeidsbok (inkl. HMS-aktivitetskalender). - HMS-årsrapportering 3. Tid til verneombudsarbeid skal avtales mellom leder og verneombud i den enkelte driftsenheten med utgangspunkt i en avklaring av verneombudets rolle og deltakelse i hovedaktivitetene i driftsenhetenes HMS-årssyklus. Verneombudsaktivitetene dette utløser skal være synliggjort i en HMS-aktivitetskalender og lagt inn i verneombudets arbeidsplan. 4. Driftsenhetene skal årlig gjennomføre risikovurdering med fokus på rutiner, kunnskap og holdninger i risikofylte arbeidsmiljø, for å forebygge helseskader og miljøforstyrrelser. 5. Driftseininga skal jobbe systematisk med forebygging og oppfølging av sykefravær i samsvar med ny IA-avtale og HMS-retningslinje 2 "Forebygging og oppfølging av sykefravær". Dette innebærer at oppfølgingsplaner skal utarbeides av arbeidsgiver i samarbeid med arbeidstaker senest etter 4 uker. 6. Hver driftsenhet skal tilpasse sine interne rutiner slik at kravene til Miljøfyrtårnvirksomhet er oppfylte Figur 2: Prosentvis gjennomførte medarbeidersamtaler i HMS-resultatmål 1 Seks avdelinger kan vise til tilnærmet 1% gjennomførte medarbeidersamtaler. I utdanningsavdelingen er det 11 nyansatte ikke har hatt samtale i 212. Det er 15 stykker som mangler å gjennomføre medarbeidersamtale i samferdselsavdelingen. Gjennomføring av medarbeidersamtaler på 46% i samferdselsavdelingen er på grunn av mange nyansatte og

4 sykdomstilfeller, noe som har ført til kapasitetsproblemer med hensyn til gjennomføring av disse samtalene. Administrasjonsavdelingen har en gjennomføringsprosent på 75 med hensyn til medarbeidersamtaler. Dette forklares ved at IT-seksjonen har utsatt gjennomføring av medarbeidersamtaler til begynnelsen av 213 på grunn av tekniske utfordringer som har preget seksjonen. I tillegg er det noen få sykdomstilfeller som har medført til utsettelse av medarbeidersamtaler for disse personene. Mål 2 Mål 3 Mål 4 Mål 5 Ja Delvis Nei Mål Figur 3: Er resultatmålene 2-6 for 212 oppnådd? Fire avdelinger mangler å gjennomføre risikovurdering i 212. To avdelinger kommenterte at det ikke var nødvendig med risikovurdering etter gjennomført vernerunde. Alle avdelingene oppgir at de jobber systematisk med forebygging og oppfølging av sykefravær i samsvar med ny IA-avtale og HMS-retningslinje 2 "Forebygging og oppfølging av sykefravær". Avvik per 31. desember i forhold til arbeidsmiljøfaktorene I henhold til 212 rapporteringen ga driftsenhetene følgende presisering når det gjelder avviksbehandling i HMS-systemet: Avvik fra standarder skal behandles/lukkes fortløpende. Det er bare avvik som ikke er lukket per i rapporteringsåret som skal rapporteres i HMS-årsrapporten. Selv om avvik (pga. kostnader/kompetanse) blir rapportert til fylkesnivået, har driftsenhetene ansvar for sikkerhetsvurdering og risikoreduserende tiltak (jf. AML 3-1, 2 c/e) når det gjelder det rapporterte avviket inntil det er lukket.

5 Ved avvik skal ei kortfattet fremstilling av hva som er årsaken til avviket, og hva slags lov/forskrift/retningslinje det er avvik fra, tas med i rapporten. Det skal da skilles mellom: A. Avvik som skal håndteres av driftsenhetene/finansieres fra egne budsjett B. Avvik som rapporteres til fylkesnivået. Avvikshåndtering forutsetter kompetanse (faglig vurdering) som driftsenhetene mangler og/eller kostnader utover det driftsenhetene kan finansiere over egne budsjett. Arbeidsmiljøfaktorene som inngår i HMS-rapporteringen: Fysisk arbeidsmiljø Inneklima Luftvolum, temperatur, trekk, støv/røyk/lukt, ventilasjon, luftfuktighet mm. Belysning Rombelysning, arbeidsplassbelysning, dagslys, solskjerming, blending/reflekser mm. Støy Støy fra maskiner/arbeidsprosesser, ventilasjonsanlegg mm. Universell utforming/ Tilgjengelighet for funksjonshemmede tilgjengelighet Renhold/ orden Generelt renhold, frie gulvflater, lagringsmuligheter, rømningsveier mm. Kjemisk helsefare Elektronisk stoffkartotek, kjemikaliebehandling, risikovurdering, verneutstyr mm. Maskiner/ utstyr Verneutstyr, verneinnretninger/nødstopp, opplæringsrutiner/bruksløyver mm. Psykososial arbeidsmiljø Organisatorisk arbeidsmiljø, samarbeid, kommunikasjon, konflikter, mobbing mm. Ergonomi Utforming av arbeidsplasser, kontorstørrelser, arbeidsstilling, muskelbelastning mm. Helse Arbeidsulykker, sykefravær, yrkessykdom mm. Brann Brannsikring, brann- og eksplosjonsfarlige varer, øvelser/opplæring mm. Elektriske anlegg Høyspentanlegg, sikring, tilsyn, vedlikehold/utbedring av elektrisk utstyr. Ytre miljø Utslipp, avfallshåndtering/-reduksjon, ENØK mm. Andre risikofaktorer Evt. faktorer som ikke omfattes av de andre faktorene. Rapportene dokumenterer at vi gjennomgående har et tilfredsstillende arbeidsmiljø i sentraladministrasjonen. 6 av 9 avdelinger rapporterer tilsammen 11 avvik Kategori A-avvik: 7 avvik (13 i 211) Kategori B-avvik: 4 avvik (7 i 211)

6 Fylkestannlegen Universell utforming ikkje tilfredsstillande i det gamle bygget fylkestannlegen held til i. - I 2. etg. er rømningsvei ut til altan ikkje merka med skilt. - Det er ikkje tilgang til stige frå altan (stor høgde ned til bakken). Kommentarer til avvik fremgår i følgende tabell: Avdeling Kategori A - avvik Kategori B - avvik Administrasjonsavdelingen Trekk frå ventilasjon på seksjon BYVE. Kulturavdelingen Kvithuset manglar heis Samferdselsavdelingen Utdanningsavdelingen Det er gjennomført inneklimakartlegging i desember der det kom fram at det er for stor temperaturforskjell mellom bein og hode, innblåsingsluft er for varm, samt at luftfuktigheten er for lav. Fleire har plager som følgje av dette. På avdelinga kan vi sørge for godt reinhald inkl. rutinar for nedvask og evt. sørge for ovn på enkelte kontor der tilsette frys. Ingen brannalarm/-varsling i lokala. Evakueringsøvelse avdekka store utfordringar i høve til rømingsvegar. Mange tilsette opplever lufta for tørr og for fleire er dette svært plagsomt i periodar. På to av konotora ligg luftfuktigheten under 2%. I tillegg blir det opplevd at kontora er kalde ved gulvet og for varme i hodehøgde. Kvantitativ psykososial arbeidsmiljøundersøkelse Høsten 211 ble det gjennomført ei større kartlegging av det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet (MTM MedarbeiderTilfredshetsMonitoring). Samlet sett var resultatene for organisasjonen svært gode. I 212 er det brukt betydelige ressurser på oppfølging av tiltak og prosesser i enheter/avdelinger der utfordringer med det psykososiale arbeidsmiljøet ble avdekt. I møte med disse utfordringer ble både bedriftshelsetjenesten og eksterne konsulenter benyttet sammen med egne interne ressurser. Ny tilsvarende undersøkelse vil bli gjennomført høsten 213.

7 Sykefravær og andre HMS-indikatorer Hver driftsenhet skal registrere og rapportere sykefravær, skademeldinger og andre sentrale indikatorer på arbeidsmiljøet. Oppfølging av skader og sykefravær er et viktig ledd i det systematiske HMS-arbeidet. Målet er å klargjøre lederansvaret, avdekke risikofaktorer i arbeidsmiljøet, forebygge personskade og ved behov gi informasjon til eksterne organ som Arbeidstilsynet og NAV. Nøkkeltall ansatte og alder Per var det 294 ansatte i sentraladministrasjonen der ca. 58 % er kvinner og 42 % er menn. Gjennomsnittsalderen i sentraladministrasjonen ligger på 47,1 (gjennomsnittsalder i 211 var på 48,34) Menn Kvinner Alle Figur 4: Tall på ansatte fordelt på aldersintervall Skader, arbeidsavklaring og tidlig pensjonering Det er registrert to personskader, tre personer på arbeidsavklaring, og fire har gått av med AFP i løpet av 212 (fig.5).

8 Arbeidsulykker Arbeidsavklaring AFP Figur 5: Oversikt over HMS-indikatorer for sentraladministrasjonen Sykefravær i sentraladministrasjonen Det viser seg i figur 6 at sykefraværet har hatt en nedgang fra 5,9 % i 211 til 4,8 % i 212. Nedgangen i sykefraværet begynte 1.kvartal 212, men hadde en stor økning i 4.kvartal (se fig. 7). Den generelle nedgangen i sykefraværet frem til 3.kvartal 212 er også et mønster som utpeker seg i resten av Norge. Sammenliknbare sykefraværstall og analyse for 4.kvartal 212 og hele 212 for hele Norge er foreløpig ikke tilgjengelig Sentraladm 4,8 5,5 3,8 6,7 6 5,1 6,7 5,7 5,6 5,9 4,8 Figur 6: Utvikling i sykefravær i sentraladministrasjonen i prosent

9 Kv 9 2. Kv 9 3. Kv 9 4. Kv 9 1. Kv 1 2. kv 1 3. kv 4. kv 1.kv Sentraladm. 6,1 5,1 4,8 6,5 6,6 4,1 5,4 6,1 6,4 6 5,1 6,3 5,4 4,4 3,5 5,7 2.kv 11 3.kv 11 4.kv 11 1.kv 12 2.kv 12 3.kv 12 4.kv 12 Figur 7: Kvartalsvis utvikling av sykefraværet i sentraladministrasjonen Enkelte avdelinger peker seg ut som å ha høyt sykefravær (se fig.8). Dette skyldes i all hovedsak at mindre avdelinger blir i stor grad påvirket av noen få tilfeller med langtidssykefravær (se fig.11) Ftjen Frev Adm Jur PoA Utd Ftann KU RN SA Heile sadm Prosent 8,4 5,3 2,9 1 5,5 6,2 6,6 6 4,9 2,7 4,8 Figur 8: Sykefravær i sentraladministrasjonen fordelt på avdelingene i prosent Vanligvis har administrative- og driftsstillinger et noe høyere fravær enn andre stillingsgrupper (fig.6). Sykefraværet til driftsstillinger har en økning i forhold fra 8,8% i 211 til 9,6% i 212. Derimot har stillingsgruppen administrativ en stor nedgang i sykefraværet fra 8% i 211 til 5,4% i 212.

10 Stillingsgruppen saksbehandlere kan vise til en nedgang fra 6,4% i 211 til 4,3% i 212. Ledelsen har en økning i sykefravær fra 1,8% i 211 til 4,9% i , 1, 8, 6, 4, 2,, Leder Saksbehandlere Administrativ Drift 212 4,9 4,3 5,4 9,6 Figur 9: Sykefravær i sentraladministrasjonen fordelt på stillingsgrupper i prosent I figur 1 og 11 får man en oversikt over sykefravær fordelt på kjønn. Kvinner har over tid, og som det fremgår i disse figurene, et høyere sykefravær enn menn. Kvinner har derimot en nedgang i sykefravær fra 7,9% i 211 til 5,8% i 212. Sykefraværet for menn er uendret på 3,5%. Langtidssykefraværet gir størst utslag for både menn og kvinner, men viser til en nedgang fra 3,9% i 211 til 2,4% i 212. Sykefravær på 4 dager og under er generelt lav for begge kjønn.

11 Alle Kvinner Menn 212 4,8 5,8 3,5 Figur 1: Sykefravær i sentraladministrasjon fordelt på kjønn i prosent 3, 2,5 2, 1,5 1,,5, 1-3 dg 4-1 dg 11-4 dg >4 dg Kvinner,9,6 1,6 2,8 Menn,5,4 1, 1,8 Alle,7,5 1,3 2,4 Figur 11: Sykefravær etter fraværsintervaller i prosent fordelt på kjønn Det viser seg i figur 12 at aldersgruppen 2-29 år peker seg ut med et sykefravær på 4,3%. Lavest sykefravær er det for aldersgruppen 3-39 år. Sykefraværet øker jo høyrere opp man kommer i aldersintervallene.

12 år 3-39 år 4-49 år 5-59 år 6 år og over 212 4,3 2,7 4,7 5,3 7,1 Figur 12: Sykefravær i sentraladministrasjonen fordelt på aldersgrupper i prosent