Uni Pluss Brukerforum 2009

Transkript

1

2 FELLES Registrering / kaffe Kristin Lilleskare, Uni Pluss AS Velkommen til Brukerforum 2009 Brukerforum arrangeres i år for tiende gang og det er naturlig å kaste et lite blikk over skulderen og se hva som har skjedd i løpet av disse årene. Nærmest i tid er Brukerforum 2008 og vi gjennomgår referatet fra sist og informerer om status for sakene som ble tatt opp den gangen. Resultatet av fjorårets spørreundersøkelse presenteres og kommenteres Fra Windows til Web: Uni 24 - Hva vil fremtiden bringe ev nye muligheter?, Sveinung Farestveit, Uni Micro AS Kaffe Da man startet utviklingen av Uni Eiendom i 1998 hadde man en visjon om å utvikle en moderne og effektiv Windows-løsning for administrasjon av utleieboliger. Målet var å lage en fleksibel løsning som kunne benyttes av både små og store organisasjoner og som også kunne benyttes av andre eiendomsforvaltere enn studentsamskipnadene som tok initiativet til utviklingen av systemet. 10 år har gått siden systemet ble satt i drift og i dette innlegget ser vi litt på historien før vi ser på fremtidens muligheter. Kaffepause før delte fora Delte fora Se program påfølgende sider Brukernes tid m/kaffe Cathrine Kristiansen, SiT Hvordan skal brukerne organisere seg i forhold til å ha et kontaktpunkt inn mot leverandøren? Er det behov for brukerutvalget, og i såfall hvordan skal dette organiseres og settes sammen? Erfaringen fram til nå er at det er få saker som meldes inn til brukerutvalget i perioden mellom Brukerforum. Er utvalget overflødig eller er det behov for å finne en annen arbeidsform? Introduksjon til gruppearbeid Nytt av året er gruppearbeid med forhåndspåmelding hvor deltakerne har valgt det temaet som passer best for ham eller henne. I dette innlegget orienteres om tema og gruppesammensetning. Vi gir også noen innspill til tema som kan være aktuell for diskusjon.

3 Parallell sesjon Uni Eiendom Studentbolig / Bolig Skattejakt i Uni Eiendom med tips om nye og forbedrede funksjoner Rune Øvrebø og Kristin Lilleskare, Uni Pluss AS Skattejakten har etablert seg som en fast post i programmet. Her tar vi brukerne med på en rundtur i systemet og kikker på ny og forbedret funksjonalitet. Systemet er i kontinuerlig videreutvikling og det er gjort en rekke forbedringer i løpet av det siste året. I dette innlegget får du servert de siste nyhetene på en enkel og grei måte Forhåndsreservasjon Spesialfunksjon under utvikling for Studentsamskipnaden i Bergen. Presentasjon av løsningen. Bente Holmevik, Studentsamskipnaden i Bergen Uni Pluss er i ferd med å utvikle en løsning for Studentsamskipnaden i Bergen hvor utvekslingsstudenter kan søke om bolig på boligtorget og hvor søknaden behandles via forhåndsreservasjonsrutinen i Uni Eiendom. Tidligere har utvekslingsstudentene måtte søke om bolig via utdanningsinstitusjonen og søknadene har deretter blitt importert for videre behandling i Uni Eiendom. Dette har vært en arbeidskrevende prosess som nå effektiviseres i betydelig grad. Studentsamskipnaden i Bergen og Uni Pluss orienterer om løsningen Digitale kontrakter og digital signatur Hvilke erfaringer har vi gjort siden sist? Digitale kontrakter / digital signatur er i ferd med å ta av og i dette innlegget tar vi rede på status hos dem som er i gang. Pr. oktober 2009 har 8 organisasjoner satt løsningen i drift. Lunch serveres i restauranten i 2. etg Betalingsløsninger integrert med Uni Eiendom og Uni Pluss Boligweb Uni Pluss Boligweb versj. 2.0 støtter Netaxept Betalingsløsninger som muliggjør betaling av depositum og faktura med bankkort/kredittkort på boligtorget. Vi får demonstrert virkemåten til disse funksjonene. Det er også utviklet støtte for integrasjon med fysiske betalingsterminaler gjennom Uni Butikkdata og det vil bli vist noen praktiske eksempler på virkemåte og muligheter i systemet Strømmodul i Uni Eiendom? Ingar Husemoen, Studentsamskipnaden i Oppland Flere av studentsamskipnadene selger strøm til kundene etter faktisk forbruk og benytter manuelle rutiner for å registrere forbruket for fakturering i Uni Eiendom. Studentsamskipnaden i Oppland er en av organisasjonene som gjør det på denne måten og som ønsker å effektivisere denne prosessen. I dette innlegget får vi høre litt om hvordan Studentsamskipnaden i Oppland jobber med dette i dag og hvilke funksjonspunkt man ønsker i en strømmodul. Uni Pluss skisserer noen muligheter som grunnlag for å lodde stemningen for en slik modul.

4 Parallell sesjon Uni Eiendom Næring Status for produktet Uni Pluss har i løpet av de tre siste årene jobbet med å tilpasse Uni Eiendom til bruk innen utleie av næringsbygg. Fra å være et system for enhetsbasert utleie, takler systemet nå både arealbaserte og omsetningsbaserte kontrakter. Systemet er tatt i bruk av flere eiendomsforvaltere og vi orienterer om status Utfordringer fremover Rune Synnevåg, Uni Pluss AS Workshop hvor vi ønsker innspill i forkant av videreutvikling av tre viktige funksjoner i systemet: o o o KPI-justering Avregning av felleskostnader Justeringsregelen De to førstnevnte funksjonspunktene finnes i systemet i dag, men det er behov for å forbedre brukergrensesnittet og eventuelt komplettere med funksjonalitet etter brukernes ønsker. Det siste funksjonspunktet utvikles av Uni Micro AS og planlegges implementert i løsningen i løpet av året. Vi presenterer virkemåten til funksjonene slik den fremstår i dag og jobber deretter sammen for å beskrive ønsket brukergrensesnitt og virkemåte Utfordringer, forts Rune Synnevåg, Uni Pluss AS Nettbutikk for næringsutleie Rune Øvrebø, Uni Pluss AS Uni Pluss boligweb er en nettbutikk/e-handelsløsning som ble lansert i 2005 og som benyttes av de fleste studentsamskipnadene som bruker Uni Eiendom. Løsningen har bidratt til å effektivisere driften i betydelig grad og inneholder bl.a. støtte for digitale kontrakter og digital signatur. I dette innlegget ser vi på hvilke muligheter som ligger i en slik løsning og hvordan dette eventuelt kan tilpasses behovene til en som driver med utleie av næringseiendom.

5 Parallell sesjon Uni Eiendom FDV Status for produktet I løpet av det siste året er det gjort en rekke forbedringer i FDV-modulen etter innspill fra eksisterende brukere og som følge av generell produktutvikling. Det er bl.a. gjort en kraftig oppgradering av feilmelding/arbeidsordre-funksjonene, innføring av fellesareal i eiendomsregisteret, innføring av NS 3451 (bygningsdelstabellen) som merkesystem i anleggsregisteret, utvidet/forbedret funksjonalitet i nøkkelregisteret med sms-purring av utestående nøkler m.m. I dette innlegget orienterer vi om hva som er gjort Erfaringer fra Odfjell Eiendom AS Helge Nygård, Odfjell Eiendom AS Odfjell Eiendom AS driver med utleie av næringseiendom og har tatt i bruk Uni Eiendom FDV i inneværende år. Odfjell Eiendom har en totalintegrert løsning med Uni Økonomi, Uni Eiendom og Uni Eiendom FDV. De har egen driftsavdeling med 8 medarbeidere som betjener en samlet eiendomsmasse på ca m 2 lokalisert i Bergen kommune. De har etablert kundesenter på eget nettsted for innmelding av feil direkte i FDV-modulen. I dette innlegget orienterer Odfjell Eiendom AS om bakgrunnen for å innføre et Edb-basert FDV system og de erfaringene man har gjort så langt Nye og forbedrede funksjoner i FDV-modulen Erik Faugstad, Uni Pluss AS I dette innlegget tar vi brukerne med på en rundtur i systemet og ser på virkemåten til ny og forbedret funksjonalitet. I dette innlegget får du servert de siste nyhetene på en enkel og grei måte Nye og forbedrede funksjoner i FDV-modulen, forts. Erik Faugstad, Uni Pluss AS Veien videre Rune Synnevåg, Uni Pluss AS I dette innlegget orienteres om våre planer for videreutvikling av FDV-modulen. Digital brannbok og tegningsarkiv er to av funksjonene vi arbeider med.

6 Parallell sesjon Uni Økonomi V Fakturamottak ny funksjonalitet Per Slettedal, PS Regnskap AS I siste versjon av Uni Økonomi er det gjort en rekke forbedringer i fakturamottaket, noe som gir bedre oversikt og forenkler arbeidsprosessene. Det er bl.a. innført nytt godkjenningsnivå, mulighet for å tildele, akseptere og bokføre i detaljvisning, kontroll av kontoregler ved opprettelse av fakturamottak m.m. I dette innlegget viser vi hvordan man kan utnytte ny og forbedret funksjonalitet til å forenkle arbeidet med inngående faktura Lønn V3 Gjennomgang av lønnsmodulen Hans Jørgen Neset, Uni Micro AS Etter flere års utviklingsarbeid ble den nye lønnsmodulen lansert i oktober Siden lansering av modulen er det gjort en rekke forbedringer og ny funksjonalitet er lagt til. Vi tar en fullstendig gjennomgang av lønnsmodulen med særlig vekt på ny og forbedret funksjonalitet. Vi får også høre litt om erfaringene fra dem som har oppdatert fra V Skattejakt i Uni Økonomi Richard Livsey, UniMicro AS Per Slettedal, PS Regnskap AS Uni Økonomi er i kontinuerlig utvikling. I dette innlegget tar vi brukerne med på en rundtur i siste versjon av Uni Økonomi, og presenterer nye og forbedrede funksjoner. Her får du servert de siste nyhetene på en enkel og grei måte. Vi vil også sette opp en stands i tilknytning til møtelokalet, hvor brukerne selv kan få prøve systemet og få veiledning av våre konsulenter.

7 Tirsdag 27. oktober FELLES Brukermanual/Support/Kurs/Backuprutiner/Spesialfunksjoner Erik Faugstad m.fl., Uni Pluss AS Under fjorårets Brukerforum presenterte vi den nye brukermanualen som er knyttet til vårt kundesenter på nettet. I løpet av det siste året har vi komplettert manualen slik at den dekker alle programversjonene og det er lagt inn kopling mellom skjermbildene og manualen slik at brukeren automatisk ledes til riktig sted i manualen. Vi har også videreutviklet vår nettbaserte supporttjeneste med tanke på å gjøre den enda mer effektiv både for brukerne og supportmedarbeiderne. I dette innlegget presenterer vi hvordan man kan dra nytte av hjelpefunksjonene i systemet og vi gjennomgår standard sjekkpunkt før man kontakter brukerstøtte. Vi gjennomgår også backuprutiner og en del spesialfunksjoner som kan være nyttige i forhold til driften av systemet Gruppearbeid m/kaffe Vi deler oss i grupper og arbeider med tildelte tema. Se vedlagte oversikt over tema og gruppeinndeling Oppsummering av gruppearbeid Lunch Vi oppsummerer gruppearbeidene og hver gruppe presenterer stikkordsmessig det man har kommet fram til Betalingsoppfølging: Purrerutiner og inkasso hvordan bruke rutinene i Uni Eiendom? Øystein Vindenes, Uni Pluss AS Hva skal man gjøre når kunden ikke betaler til riktig tid? I dette innlegget tar vi en praktisk gjennomgang av rutinene i Uni Eiendom Spørretimen Representanter for Uni Pluss AS og Uni Micro AS Dette er en programpost som har etablert seg som en fast post. Nytt av året er at spørsmål kan leveres i Spørsmålskasse ved døren til konferanselokalet. Her kan brukerne stille spørsmål til våre konsulenter vedrørende produkter, utvikling eller andre saker som brukerne er opptatt av Oppsummering fra brukernes time Avslutning Cathrine Kristiansen, SiT-Bolig