Formannskapet. Møteinnkalling

Transkript

1 Formannskapet Møteinnkalling Utvalg: Formannskapet Møtested: Løperen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 18:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er ugilde i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til ugildhetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Sakskartliste: Utvalgs Saksnr: Sakstittel PS 14/07 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 15/07 Spørsmål til ordføreren PS 16/07 Søknad om bevilling til salg av alkohol- Bunnpris Hvaler AS PS 17/07 KS ber kommunene opprette registre over folkevalgtes styreverv og økonomiske interesser PS 18/07 Ballbingen på Åttekanten-midlertidig stenging. PS 19/07 Finansiering av Utgårdskilen regionale fiskerihavn PS 20/07 Regnskap og årsmelding 2006 PS 21/07 Tertialrapport pr PS 22/07 Andre saker RS 1/07 Årsrapport for Hvaler menighetsråd 2006 Paul Henriksen Ordfører Torleif Gjellebæk Rådmann Kl vil Øyvind Wevling orientere om Årsrapport for Hvaler menighetsråd 2006.

2 PS 14/07 Godkjenning av protokoll fra forrige møte

3 PS 15/07 Spørsmål til ordføreren

4 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2007/858 - Søknad om bevilling til salg av alkohol U62 Helene Øvrelid Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /07 Søknad om bevilling til salg av alkohol- Bunnpris Hvaler AS Saksopplysninger Bunnpris Hvaler AS med organisasjonsnummer , søker om salgsbevilling for salg av øl. Bunnpris Hvaler er etablert på Rød på Asmaløy. Bunnpris Sør AS er eier av den nyetablerte dagligvarebutikken. Utsalgsstedets åpningstid er fra kl. 09 til 22:00 mandag til fredag, og kl. 09:00 til kl dag før søn - og helligdager. Det søkes om maks salgstid for øl. Med bakgrunn i alkohollovens 3-7, 2. ledd har Ruspolitisk handlingsplan fastsatt følgende salgstider for øl: Hverdager fra kl. 06:00 til 20:00 Dagen før søndager og helligdager fra kl. 06:00-18:00 Påske, pinse, jul - og nyttårsaften kl 06:00-17:00 I henhold til alkoholloven 1-7 c) skal det for hver bevilling utpekes en styrer og stedfortreder. Styrer er Tor Haugen og stedfortreder er Torkil Pedersen. Innkomne merknader Merknader fra Hvaler politikontor: Ingen merknader Merknader fra sosialtjenesten: Ingen merknader til saken. Dokumentasjon fra skatte og avgiftsmyndighetene: ingen merknader. Hjemmelsgrunnlag Alkoholloven 1-7 om bevilling for salg og skjenking jf 1-7 b om krav til vandel og 1-7 c) om styrer og stedfortreder. Alkoholloven 3-7, 2. ledd Tidsinnskrenkinger for salg og utlevering av alkoholholdig drikk med høyst 4,7 volumprosent alkohol. Ruspolitisk handlingsplan med retningslinjer for tildeling av salgs- og skjenkebevillinger, vedtatt av kommunestyret i møte , sak 50/04 Vurdering Styrer Tore Haugen godkjennes som styrer og Torkil Pedersen godkjennes som stedfortreder. Begge har gyldig salgsbevilling. Det er ingen merknader til vandel. Skjenketiden følger av Ruspolitisk handlingsplan og alkoholloven 3-7, 2. ledd.

5 Konklusjoner Rådmannen foreslår at søknaden om salg bevillingen til salg av øl innvilges Rådmannens forslag til vedtak 1. Søknaden fra Bunnpris Hvaler om salgsbevilling for øl innvilges. 2. Salgsbevillingen gis for perioden til Tor Haugen (060363) godkjennes som styrer og Torkil Pedersen (230756) godkjennes som stedfortreder. 4. Det forutsettes at salg av alkohol til enhver tid innrettes etter de regler som følger av alkoholloven og retningslinjer for tildeling av salgs- og skjenkebevilling. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann

6 KS ber kommunene opprette registre over folkevalgtes styreverv og økonomiske interesser BEHANDLINGSREKKEFØLGE Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /07 Administrasjonsutvalget /07 Kommunestyret Arbeidsmiljøutvalget /07 Dette dokumentets referanse: 2006/ /2007/080/HEO - Helene Øvrelid Rådmannens forslag til vedtak: Hvaler kommune vedtar å innføre registrering av styreverv, økonomisk interesser og lignende for medlemmer av kommunestyre og politiske utvalg med avgjørelsesmyndighet. Registeret skal også omfatte rådmannen og administrative ledere med budsjettansvar og som har godkjennende myndighet (seksjonssjefer, virksomhetsledere, avdelingsledere). Hvaler kommune vedtar retningslinjer for registrering av verv og økonomiske interesser for Hvaler kommune. Saksutredning: Sammendrag: Kommunenes Sentralforbund har invitert alle kommunene til å benytte seg av Styrevervregisteret. Styrevervregisteret har til hensikt å bidra til større åpenhet ved at folkevalgte og ledere med avgjørelsesmyndighet oppfordres om å registrere sine verv og økonomiske interesser i registeret. Det er utarbeidet lokale retningslinjer for hvem som bør registreres og hvilke type opplysninger som bør registreres. Føring og vedlikehold av registeret er også beskrevet i retningslinjene. Rådmannen anbefaler Hvaler kommune om å benytte seg av Styrevervregisteret. Saksbeskrivelse: Kommunenes Sentralforbund (KS) har opprettet et webbasert register hvor folkevalgte, ansatte og styremedlemmer kan registrere sine økonomiske verv og interesser. Styrevervregisteret er et verktøy som KS tilbyr kommuner og kommunalt eide selskaper å ta i bruk. I den forbindelse har KS sendt ut en pressemelding til landets kommuner der kommunene oppfordrers til å fatte vedtak om registrering i Bakgrunnen for dette initiativet begrunnes med at kommunesektoren er avhengig av legitimitet og tiltro i befolkningen, og åpenhet er en betydelig og svært viktig faktor. En måte å styrke kommunesektorens omdømme på er at det skapes åpenhet knyttet til hvilke roller enkeltpersoner har. Det er frivillig om den enkelte kommune vil knytte seg til Styrevervregisteret, og om man vil benytte seg av alle mulighetene registeret gir. For eksempel kan en kommune bestemme at den bare vil oppfordre sine folkevalgte til å la sine verv og interesser bli registrert, ikke de ansatte. Selv om en kommune har besluttet å knytte seg til Styreveveregisteret er det på grunn av personvernlovgivningen også frivilling om den enkelte folkevalgte eller ansatte ønsker å la opplysninger om seg bli registrert. Det vil også være mulig å la seg registrere med opplysningen: har ingen verv eller økonomiske interesser.

7 Webregistret blir åpnet for allmennheten gjennom som legges på KS sine hjemmesider. Kommunen kan selv legge en link fra egne hjemmesider til registeret. Kommunen står selv ansvarlig for at opplysningene som til enhver tid er registrert er korrekte. Dette betyr at registreringen skal skje lokalt, via nettet. Kommunen må utpeke en kontaktperson som får ansvaret for registrering og oppdatering av opplysningene i Styrevervregisteret. Denne oppgaven er beskrevet i personopplysningsloven 11. Utover kommunens arbeidskostnader med å registrere opplysningene, vil tilknytningen til registeret være kostnadsfritt. Kriterier for registrering KS anbefaler at det utarbeides lokale retningslinjer for hvem og hvilke verv som bør registreres (se vedlegg). Som nevnt krever registrering i Styrevervregisteret samtykke fra den enkelte jf. Personopplysningsloven 8. Samtykket må være en frivilling, uttrykkelig og informert erklæring. Etter personvernopplysningslovens 11 skal den behandlingsansvarlige sørge for at opplysningene i Styrevervregisteret kun blir registrert når samtykke blir gitt. Den behandlingsansvarige skal videre sikre at de gitte opplysningene bare nyttes i samsvar med registreringens opprinnelig formål, og at opplysningene ikke kan brukes til andre forhold. Det er, iht. til Datatilsynet, kommunen som er den behandlingsansvarlige. For at KS lovlig skal kunne drifte registeret for kommunen kreves det etter personopplysningsloven 15 en skriftlig avtale mellom KS og en enkelte kommune. Gjennomføringen av registreringen Gjennom Styrevervregisteret er det utviklet en datafangsløsning som skal benyttes for å la hver enkelt vervinnehaver registrere sine verv og økonomiske interesser samt holde sine egne opplysninger oppdatert på anmodning fra kommunens/selskapets kontaktperson eller på eget initiativ. Det kreves at vervinnehaver elektronisk samtykker til denne datafangsløsningen i henhold til personopplysningsloven 8. Samtykket består i en e-post som går ut fra kommunens kontaktperson. I e-posten vil det ligge en link til Styrevervregisteret der den enkelte kan gå inn og registrere opplysninger om seg selv. Personopplysningsloven krever også at formålet med registreringen skal være saklig begrunnet i forhold til virksomhetens drift. Videre skal den behandlingsansvarlige sørge før at opplysningene i registeret er korrekte og oppdaterte, og at de ikke lagres lenger enn det som er nødvendig ut fra formålet med behandlingen. Dette medfører at kommunen må ha rutiner for mulig ajourføring av registeret to ganger i året. Prosess: Dersom kommunestyre skulle komme til at de ønsker å registrere ansattes verv/interesser må en i henhold til hovedavtalen drøfte dette med arbeidstakerorganisasjonene lokalt før vedtak treffes. Saker er derfor sendt ut til de tillitsvalgte i arbeidstakerorganisasjonene i kommunen, slik at organisasjonene skal ha mulighet til å uttale seg til saken. Saken behandles i administrasjonsutvalget og arbeidsmiljøutvalget. Disse utvalgene gir så sin uttalelse. Formannskapet gir innstilling til kommunestyret som fatter endelig vedtak i saken. Hjemmelsgrunnlag Hovedavtalen Personopplysningsloven 8 Personopplysningsloven 11 og 31 Innkomne merknader På vegne av Fagforbundet i Hvaler kommune: Wenche Pettersen Wroldsen HTV I utgangspunktet er vi i Fagforbundet tilhenger av åpenhet, men som det også står er Hvaler et veldig lite samfunn, så for vår del har ikke vi noe imot at det fremmes et slikt forslag.

8 På vegne av Akademikerne i Hvaler kommune : Carl Henrik Jensen Akademikerne i Hvaler kommune består i 2007 av Arkitektenes Fagforbund, Naturviterne, Norges Juristforbund og Samfunnsviterne. Akademikerne i Hvaler kommune er i utgangspunktet positive til et slik register da det vil tydeliggjøre eventuelle dobbeltroller som kan svekke tilliten eksternt og internt i kommunen. Det vil trolig også gi økt fokus blant ansatte (inkl. politikere) på eventuelle dobbeltroller slik at de kan unngås ved avgjørelse av saker i kommunen. Vi ser det som viktig at det er tydelig og klart hvem og hva som skal registreres slik at man ikke kommer i situasjoner hvor leder eller politisk representant har misforstått at eventuell post skulle registreres og på den måten kommer opp i en ubehagelig situasjon. Vurdering: Spørsmålet vil her være om Hvaler kommune ønsker å benytte seg av det omtalte Styrevervregisteret. Hvaler kommune som politisk organisasjon og virksomhet er avhengig av allmennhetens tillit. Kommunen er ansvarlig for produksjonen av grunnleggende velferdstjenester, og har omfattende myndighetsoppgaver. Hvaler kommune forvalter felles verdier i tillegg til å være kommunens største arbeidsgiver. I den sammenheng er det nødvendig at allmennheten har stor tillit til at kommunen har en høy etisk standard i sin virksomhet, og at allmennhetens interesser ivaretas på best mulig måte. Uhelding rolleblanding i kommunale virksomheter må unngås. Hvaler kommune er et lite og gjennomsiktig lokalsamfunn der åpenhet og meroffentlighet kan hindre mistro og spekulasjoner fra innbyggerne, hytteeiere og øvrige brukere. Dersom allmennheten har stor tiltro til folkevalgte og ansatte kan dette trolig bidra til at allmennheten får større forståelse for vedtak som blir fattet og dermed bli mer fornøyd med kommunal tjenesteproduksjon. Registrering av verv og økonomiske verv kan neppe alene forhindre bla., korrupsjon, juks, kameraderi inhabilitet, men kan bidra til en større åpenhet som kan styrke kommunens omdømme. En målrettet kulturbygging internt i kommunen der etiske dilemmaer drøftes jevnlig bør tilstrebes i tillegg til Styrevervregisteret (KS- rapport: Etikk, samfunnsansvar og antikorrupsjonsarbeid i kommunen) Etter rådmannens vurdering bør Hvaler kommune benytte seg av Styrevervregisteret for å oppnå størst mulig åpenhet både internt og eksternt i kommunen. En registrering av politikeres økonomiske interesser og verv kan dessuten forhindre spekulasjoner fra innbyggere og presse. Spekulasjoner og ubehagelige presseoppslag som kan skade enkeltpersoner og kommunen som organisasjon. Dersom kommunen velger å benytte seg av Styrevervregisteret må kommunestyre ta stilling til hvem det vil oppfordre til å registrere sine verv og interesser. I henhold til kommunelovens 6 må alle kommuner ha et kommunestyre som er direkte valgt av innbyggerne. Kommunestyret er det øverste kommunale organ og treffer vedtak på vegne av kommunen i alle saker som ikke er delegert videre til andre politiske organ eller til administrasjonen. Det kan da stilles spørsmål om alle folkevalgte bør registrere sine verv og økonomiske interesser eller om dette bare bør gjelde folkevalgte med en spesiell lederfunksjon. Etter rådmannens vurdering bør alle folkevalgte registrere sine interesser fordi de har innflytelse på de vedtak som blir fattet i kommunen. Det kan derfor være naturlig at alle de folkevalgte oppfordres til å registrere sine verv og interesser i Styrevervregisteret. KS har anbefalt at alle medlemmer av kommunestyret bør registrere sine styreverv og økonomiske interesser. Det kan videre stilles spørsmål om også politikere i de ulike utvalgene som bla. Utvalg for miljø og teknikk, Utvalg for kultur og personrettede tjenester, kontrollutvalget, administrasjonsutvalget også skal oppfordres til å registrere sine verv og økonomiske interesser. Utvalgene består både av folkevalgte, medlemmer i partiene og eventuelt andre.

9 I utvalgene blir det fattet beslutninger som kan få betydning for samfunnet og enkelt personer. For at formålet med full åpenhet skal oppnås bør også medlemmer av utvalgene som ikke er folkevalgt registrere sine verv og interesser. Videre kan det diskuteres om ansatte ledere bør stå i Styrevervregisteret og i så fall hvilke nøkkelpersoner dette bør omfatte. I Hvaler kommune vil dette være seksjonssjefer, stabssjefer, virksomhetsledere og avdelingsledere. Hvaler kommune har en organisering som gir lederne i kommunen et relativt selvstendig ansvar for drift og økonomi. I henhold til delegeringsreglementet har visse ledere også på avdelingsnivå økonomiansvar, noe som taler for at deres verv og økonomiske interesser bør registreres. Dersom alle lederne registreres kan det bidra til en større åpenhet slik at mistanker om dobbeltroller unngås. Det vises til de innkomne merknadene fra arbeidstakerorganisasjonene i Hvaler kommune som er positive til at administrative ledere må registrere sine verv og interesser. En måte å styrke allmennhetens tillit til kommunesektoren på, er at det skapes åpenhet rundt hvilke andre roller politikere og ledere i kommunen har i samfunnslivet. Etter rådmannens vurdering bør kommunen benytte seg av tilbudet fra KS om å registrere politikere med beslutningsmyndighet og kommunale lederes verv og økonomiske interesser. Et godt omdømme blant politiske beslutningstakere kan kanskje få betydning for rekruttering av folkevalgte til politiske verv. Praktisk gjennomføring Det er frivilling om en velger å registre sine verv og økonomiske interesser. Denne frivilligheten kan føre til at mange velger å ikke registrere seg, eller at registreringen ikke blir fulgt opp. Et ufullstendig og utdatert register vil ha begrenset betydning for allmennheten og målsetningen om åpenhet blir redusert. Dersom Hvaler kommune ønsker å registrere sine verv må det utpekes en kontaktperson eller en behandlingsansvarlig som får ansvaret for registrering og oppdatering av opplysningene i Styrevervregisteret. Det kan da være hensiktsmessig at det sendes rundt et skjema til de som anmodes om å registrere seg to ganger i året. Det foreslås at rådmannen utpeker en kontaktperson. Rådmannen foreslår at kontaktpersonen for inneværende periode er personalsjefen i Hvaler kommune. Kommunen må utarbeid rutiner for hvordan Styrevervregisteret skal oppdateres når ansatte slutter eller bytter stilling internt, eller når folkevalgte fratrer sine verv. I retningslinjene er rutinene beskrevet (se retningslinjene). Retningslinjene beskriver hvordan registrerte opplysninger om folkevalgte automatisk blir slettet etter 4 år. Registrerte opplysninger om ansatte vil bli slettet 4 år etter registrering. Lokale retningslinjer Som nevnt over har KS utarbeidet kriterier som kommunen kan benytte for å utarbeide lokale retningslinjer for hva som skal registreres. Et forslag til lokale retningslinjer er utarbeidet. Retningslinjene inneholder regler om bla. Hvem som oppfordres til å registrere sine verv og økonomiske interesser Hvilke type opplysninger som bør registreres Føring og vedlikehold av opplysninger i registeret Konklusjoner. Etter rådmannens vurdering er åpenhet både intern og eksternt viktig for å styrke tilliten og omdømmet til kommunen. I en kommune med godt omdømme øker de folkevalgtes respekt og handlingsrom, og gjør det mulig for kommunen å fylle rollen som en god tjenesteyter, samfunnsutvikler, forvaltningsmyndighet og arbeidsgiver. Rådmannen foreslår at Hvaler kommune benytter seg av Styrevervregisteret I vurderingen av hvem som bør oppfordres til å registrere sine verv og økonomiske interesser er: Politikere med beslutningsmyndighet Kommunalt ansatte ledere (rådmannen, seksjonssjefer virksomhetsledere og avdelingsledere)

10 Hvilke opplysninger som bør registreres følger av lokale retningslinjer som bygger på forslag fra KS. Føring og oppfølging av registeret følger av de lokale retningslinjene. Hvaler, Torleif Gjellebæk Rådmann Vedlegg: Forslag til retningslinjer for tildeling av verv og økonomiske interesser.

11 Forslag til retningslinjer for registrering av verv og økonomiske interesser for Hvaler kommune 1 Registrering av styreverv og økonomiske interesser m.m Hvaler kommune vedtok i k.sak,.. å innføre registrering av styresverv, økonomisk interesser og lignende for medlemmer av kommunestyre og følgende utvalg: Registeret skal også omfatte rådmannen og administrative ledere med budsjettansvar og som har godkjennende myndighet (seksjonssjefer, virksomhetsledere, avdelingsledere). 2 Formål med registrering av verv og økonomisk interesser Formålet med registreringen er å oppnå størst mulig åpenenhet slik at mistanke om dobbeltroller unngås. En registrering av verv og økonomiske interesser skal bidra til at den allmenne tillit til myndighetsutøvelse og produksjon styrkes. 3 Følgende forhold skal inngå i registeret 3.1 Styreverv i offentlig/privat eide selskaper/datterselskaper Selskapets navn Type verv Om det mottas godtgjøring Godtgjøringens størrelse 3.2 Større aksjepost eller eierandeler i selskaper eller firma Med større aksjepost menes selskapsinteresser (aksjer, andeler mv.) som overstiger en prosent av selskapskapitalen eller som vedkommende eventuelt sammen med ektefelle/samboer eier. Navn på selskap 3.3 Styrverv i interesseorganisasjon eller organisasjon som mottar økonomisk støtte fra kommunen. Med interesseorganisasjon menes foreksempel verv i KS, arbeidstakerorganisasjoner eller andre typer interesseorganisasjoner. Registreringen gjelder kun dersom organisasjonen mottar mer enn kroner i støtte fra kommunen/selskapet Organisasjonens navn Type verv Om det mottas godtgjøring 3.4 Lønnet arbeid/konsulent oppdrag som kommer i tillegg til vervet som folkevalgt/styrerepresentant/ansatt i kommunen/selskapet. Selskapets navn Stilling/konsulentoppdrag 3.5 Næringsinteresser, fast eiendom og større akjepost/eierandel oa. Interesser i fast eiendom. Fast eiendom som har betydelig verdi og som benyttes til næringsvirksomhet registreres etter dette punktet. Eiendom som i det vesentlige tjener som billig eller fritidsbolig skal ikke registreres. Det samme gjelder våningshus og driftsbygning på gårdsbruk. Eiendommens betegnelse og i hvilken kommune den ligger oppgis 3.6 Annen næringsinteresse Verv eller økonomiske interesser som ikke faller inn under de ovennevnte punktene. Dette kan for eksempel være avtaler av økonomisk karakter med tidligere eller fremtidige arbeidsgiver, herunder avtaler om lønnsutbetaling eller tildeling av velferdsfordelinger, pensjonsrettigheter og lignende.

12 4 Føring og vedlikehold av registeret 4.1 Registreringen skal foretas innen en måned etter at kommunestyret har konstituert seg og valgt medlemmer til øvrige utvalg. Administrative ledere som nevnt i 1 skal la seg registrere innen en måned etter at de har tiltrådt stillingen. 4.2 Registreringen skal foretas av den rådmannen utpeker. Registerføreren er ansvarlig for nødvendige meldinger til Datatilsynet etter personregisterloven. 4.3 Registeret skal ajourføres hvert år, slik at det oppdaterte registeret foreligger pr. 1. februar 4.4 Registeret skal være offentlig tilgjengelig for publikum og presse. Det er tilstrekkelig at ett eksemplar av registeret er utlagt til gjennomsyn på registerførerens kontor 4.5 Kontrollutvalget skal hvert år ha rapport om registrering, vedlikehold og bruk av registeret. 4.6 Personer som blir anmodet om å registrere sine verv og økonomiske interesser rapporterer fortløpende dersom det skjer endringer knyttet til opplysningene i registeret. 5. Ikrafttreden : Disse reglene trer i kraft Første gangs registrering skal foretas innen

13 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2005/ Støy fra ballbinge ved Åttekanten skole A20 Torkel Varfjell Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Utvalget for kultur og personrettede tjenester /07 Formannskapet /07 Ballbingen på Åttekanten-midlertidig stenging. Sammendrag Ballbingen på Åttekanten ble tatt i bruk høsten 2003 og har blitt en meget positiv arena for både skolen og nærmiljøet. Den er oppført med alle nødvendige tillatelser. Ingen klager ble mottatt før byggingen av bingen. Fra høsten 2005 har kommunen mottatt klager på bruken fra en nabo i området. Primært dreier problematikken seg om anslagsstøy når fotball med stor kraft treffer gavler og vant. Men siden bingen også er et samlingssted for mange ungdommer i Hauge-området, både fastboende og hyttegjester, har støyen også kommet fra høye rop og musikk fra biler parkert i skolegården. For å avhjelpe dette og forsøke en positiv dialog med naboen har administrasjonen foretatt følgende: Byttet skruer og satt i flere i plankeveggene for å få konstruksjonen så kompakt som mulig. Opprettet dialog mellom FAU på skolen og naboen, slik at han hadde noen å henvende seg til når det ble for mye støy. Automatikk i avslåing av lys - ikke lys i bingen etter klokken Presentert regler for bruk på oppslag, som riktignok stadig blir utsatt for herværk. Disse tiltakene har ikke hjulpet naboens situasjon, og han har nå tatt kontakt med advokat for å få bingen stengt. Han er ikke uvillig til at bingen kan bli værende, men da må området skjermes for støy, eller bingen få en annen konstruksjon som ikke avgir så høye desibelverdier ved bruk som dagens binge. Kommunen har ikke mottatt klager på støy fra andre enn denne ene naboen. Saksopplysninger I 2006 utarbeidet Helse og omsorgsdepartementet en veileder for bygging av ballbinger. Her er det foretatt målinger ved flere bingetyper, og det konkluderes med at vår binge er av den konstruksjonen som støyer mest ved bruk. I tillegg mener veilederen at nye binger bør planlegges lagt mer enn 100 meter fra eksisterende bebyggelse. Anbefalte støyverdier bør ligge under 60dB som en målsetting i planarbeidet, og støynivået bør ikke overstige 70 db når bingen brukes aktivt. Naboens hus ligger ca. 35 meter fra ballbingen. Den 4. mai i år foretok miljørettet helsevern i Fredrikstad en støymåling ved ballbingen på Åttekanten. Det er utarbeidet en rapport etter disse målingene, men den beskriver kun resultatene og anbefaler ikke eventuelle tiltak. Rapporten sier: Det ble derfor målt maksimal støynivå i ballbingen og på veranda til nabo ved at en fotball ble sparket i veggen på ballbingen både av vokseperson og fra barn. På veranda til bolig 7 enkeltmålinger fra støy fra ball mot vegg i ballbingen; Lafmax: 71,8 db, 70,9 db, 72,6 db, 69,3 db, 69,8 db, 70,0 db, 72,2 db. Tilsvarende verdier ved måling i bingen ligger over 80 db. Det er ikke tvil om at støynivåene hos naboen er så vidt høye at de framstår som plagsomme. Dette bekreftes av vedkommendes fastlege. Naboen, gjennom sin advokat, ønsker nå at bingen stenges midlertidig inntil kommunen finner løsninger som er akseptable. Det er derfor viktig at det i en prosess med omgjøringer føres en dialog som sikrer at både anlegget kan brukes positiv og naboens støyplager reduseres. Hvis ikke bingen

14 stenges midlertidig, vil naboen ta saken rettes vei for å oppnå dette. Slik administrasjonen forstår vil ikke naboen at bingen skal flyttes, men det gjøres klart at målene med støyreduksjon må nås ved en omgjøring for at anlegget skal kunne ligge der det gjør i dag. Vedlegg Ingen Innkomne merknader Fins i saksmappe Hjemmelsgrunnlag Det vises til administrativt vedtak om bygging av ballbinge på Åttekanten. Vurdering Administrasjonen har innhentet anbud fra flere leverandører av ballbinger. Støynivåene kan reduseres vesentlig ved å rive dagens gavl og vantkonstruksjon, og montere slike i strekkmetall (forstreket gjerdenetting). På den måten kan dagens fundamentering og kunstgress beholdes. En slik omgjøring er kostnadsberegnet til ca. kr ,-. Flytting av bingen vil være vesentlig mer kostnadskrevende fordi man da ikke kan nyttiggjøre seg det arbeidet som allerede er lagt ned i blant annet usjakting av asfalt, drenerende masser og kunstgress. Det bør være riktig å vurdere en støyskjerm mellom skolegården og veien mot naboen. Dette vil i tillegg til å redusere støy også hindre innsyn, som i mange tilfeller kan være til plage og forsterke et allerede negativt bilde. Konklusjoner På grunn av naboens plager og de høye verdiene på utførte støymålinger vil det være riktig å stenge bingen på Åttekanten midlertidig. Dette må sannsynligvis utføres ved at det plasseres hindringer inne i selve bingen. Parallelt må administrasjonen finne løsninger på en god utforming av hele skolegården på Åttekanten som reduserer støy fra ballbingen og kan skape et positivt, aktivt uteområde til bruk for både elever og nærmiljø. Administrasjonen tar ikke nå stilling til hvor midler til en slik omgjøring skal finnes, men vil komme tilbake til konkrete kostnadsrammer seinere. Siden det er gitt spillemiddelfinansiering av ballbingen på Åttekanten ved bygging, kan det ikke forventes slike midler i en omgjøring. Det er derimot avklart med Kirke- og Kulturdepartementet at en midlertidig stenging ikke medfører krav om tilbakebetaling av tilskuddsbeløpet på kr ,- så fremt bingen åpnes igjen innen en rimelig tidshorisont. Rådmannens forslag til vedtak Ballbingen på Åttekanten skole stenges nå midlertidig. Administrasjonen utarbeider et forslag og kostnadsrammer til ny utforming av skolegården på Åttekanten hvor miljø og støyproblemer ivaretas. Til dette arbeidet engasjeres en landskapsarkitekt med et økonomisk tak på kr ,-.Midler til dette oppdraget tas av kontoen til formannskapets tilleggsbevilgninger. Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann

15 Saksnr Arkivkode Saksbehandler 2004/272 - Utgårdkilen Regionale Fiskerihavn - utbygging P30 Gunn Karin Karlsen Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Formannskapet /07 Finansiering av Utgårdskilen regionale fiskerihavn Sammendrag Saken redegjør for problemstillinger i forhold til Kystverkets forskjellig poster som det kan søkes om bevilgning fra for utbygging av Utgårdskilen regionale fiskerihavn. Det foreslås å dele søknaden slik at det søkes om tilskudd for ny liggekai, mens det søkes om fullfinansiering av sjeteen, mudring, lagring av muddermassene og eventuell sprengning i sjøbunnen i havna. Saksopplysninger Kommunestyret vedtok 9. mai endring av reguleringsplan for Utgårdskilen regionale fiskerihavn. Ved behandling av saken ble det vedtatt at kommunestyret skulle behandle endelig tekniske løsninger og finansiering av utbyggingen. Dette vil bli presentert når detaljprosjektet foreligger. Pr i dag har vi fått utarbeidet et skisseprosjekt som ikke har den nødvendige detaljering for å utarbeide endelig kostnadsoverslag. Imidlertid er det ønskelig å få drøftet hvilke strategier kommunen skal legge til grunn for videre arbeid med finansieringen. For å få statlig finansiering legges Stortingsmelding om Nasjonal transportplan (NTP) og Stortingets behandling av denne til grunn. Denne følges opp av transportetatene med sektorvise, men samordnende handlings-programmer. Kystverket har utarbeidet Handlingsprogram for Kystverket Arbeidet med ny NTP og herunder nytt handlingsprogram for Kystverket for perioden har startet opp. Det planlegges at denne skal vedtas ved årsskifte 2008/2009. I eksisterende handlingsprogram er Utgårdskilen tatt med som en fotnote hvor det står følgende: Utgårdskilen er en viktig regional fiskerihavn hvor det er et behov for ytterligere investeringer. Arbeidet med finansieringsløsninger er imidlertid ikke sluttført, og tiltaket vil derfor bli vurdert i forbindelse med neste handlingsprogram. I henhold til Statsbudsjettets kapittel 1062, post 30 finansieres Kystverkets oppdrag Nyanlegg og større vedlikehold av fiskerihavner med 100 %. Dette skal også dekke kostnader til planlegging, utredning og undersøkelser i fasen før prosjektene tas opp som egne anlegg i budsjettet. I tillegg har de i samme kapittel post 60 som er tilskudd til kommunale fiskerihavnetiltak. Det kan bevilges fra begge postene til et og samme prosjekt. Til nå er det foretatt følgende investeringer i Utgårdskilen: Liggekai vest Bevilgende myndighet Bevilget Kostnad Underskudd Kystverket Hvaler kommune bevilget Hvaler kommune bevilget Regnskap revisorbekreftet inkl mva Totalsum Regnskap revidert

16 Tidligere planarbeid ferdig des 2004 Bevilgende myndighet Inntekt Utgift Ubenyttet Østfold fylkeskommune Hvaler kommune Regnskap pr Vedlegg Kostnadsoversikt: Vei/liggekai Øst Innkomne merknader Hjemmelsgrunnlag Vurdering Når det gjelder praktiseringen av hva som omfattes av post 30, viser praksis at det som Kystverket definerer som deres område er den delen av havna som er i sjø. Dette omfatter ikke kaier som omfattes av post 60, mens moloer, sjeteer (krysning av kilen), mudring og nødvendig oppdemming av basseng for muddermasse er innbefattet. Utbyggingene av østre del av Utgårdskilen er et nyanlegg og kommer som sådan sannsynligvis inn under de tiltakene som finansieres i sin helhet over statsbudsjettets kapittel 1062 post 30 for sjeteen, mudring, sprenging i sjøbunn og oppdemning for lagring av muddermasse. Nå når reguleringsplanen er vedtatt er det viktig å søke å få denne inn i Kystverkets handlingsprogram. Hvis vi skal få dekket inntil 100 % av disse kostnadene er det en forutsetning at vi er inne på Kystverkets handlingsprogram for perioden For kostnadene til liggekai kan det søkes om inntil 50 % tilskudd over statsbudsjettets kapittel 1062 post 60. Det er sendt inn søknad for ny liggekai i østre delen av Utgårdskilen, selv om vi ikke har detaljprosjektet ferdig for denne. Detaljprosjektet er bestilt av Hvaler kommune fra Multiconsult AS. Kystverket har meldt at de skal foreta nødvendige undersøkelser av dybder for den østre delen av Utgårdskilen hvor det skal bygges liggekaier. I og med at de mangler data fra Kystverket, vil det i detaljprosjektet for liggekaien også innebære noen usikkerhetsmomenter for hva endelige kostnader for denne vil være. Videre vil det sannsynligvis være en del usikkerhet om hvorvidt vi kommer med i Kystverkets handlingsprogram for Dersom Utgårdskilen kommer inn i handlingsprogrammet vil det være usikkert hvilken prioritering prosjektet får og når det kan bevilges midler innenfor perioden Kostnadene for veg dekkes ikke over noen av postene, men deler av vegen vil være sjeteen og nødvendig støttepunkter for denne. Hvor stor del av strekningen av vegen mellom meter som kommer inn her vil bli avklart sammen med Kystverket. For å sikre finansiering av Utgårdskilen regionale fiskerihavn vil i det kreve, i første omgang en god dialog med faginstansene som har ansvar for de faglige planene som skal være grunnlag for statsbudsjettet, samt markedsføring av havnen overfor det politiske miljø både på regionalt og statlig nivå.

17 Østfold fylkeskommune har i sitt innspill til NTP i vedtak fra fylkesutvalget 22. juni 2006 under havner fattet vedtak hvor det under havner er gjort følgende prioriteringer: a) Ny stamled Fredrikstad Hvaler b) Farled gjennom Svinesund i Halden c) Utgårdskilen regionale fiskerihavn Av disse så er pkt a, tatt inn i handlingsplan med forslag om finansiering av Røsvikrenna, fra Tuppegrunn til Ørakaia i 2010 og innseiling til Borg i Når det gjelder Farleden gjennom Svinesund, heter det i Kystverkets handlingsprogram for følgende: Iddefjorden er en av Sveriges få terskelfjorder, og har et særpreget artsmangfold. På grunn av fjordens særegenheter vil det ikke bli satt i gang utdypingstiltak i denne perioden. Det er lite som tyder på at dette prosjektet vil komme med i neste planperiode. Dermed vil Utgårdskilen være på en sannsynlig 1. prioritet av nye prosjekter fra Østfold fylkeskommune tl NTP Til nå har Hvaler kommune fått innvilget 5, 5 mill kr over statsbudsjettet 3,5 mill kr i 2003 og 2,0 mill kr i De bevilgede beløpene kan brukes til sjeteen. Hvaler kommune har fått tilsagn om at vi kan bruke disse midlene i løpet av Dersom vi ikke får brukt disse midlene i inneværende år, vil de bli tilbakeført. Dette vil imidlertid ikke medføre at de er tapt, men at det må søkes om tildeling på nytt. Selv om vi søker om å få deler av prosjektet inn i Kystverkets handlingsprogram for fullfinansiering over kapittel 1062 post 30, er det mulig å arbeide for å få et særskilt tilskudd direkte over statsbudsjettets post 60. Fullfinansiering av prosjektet vil i tillegg til de statlige bevilgningene, innebære et betydelig bidrag fra regionale og lokale myndigheter. I tillegg vil det gjennom utbyggingsavtaler med grunneierne være en kostnadsfordeling for deler av infrastrukturen. Hvor stort dette bidraget vil være er det ikke mulig å ha noen formening om før avtalene er inngått. Hvaler kommune bør på dette grunnlag søke om inntil 50 % i tilskudd til ny liggekai over statsbudsjettets post 60. For sjeteen som skal krysse kilen, mudring og oppdemming for muddermasse, bør vi søke om å komme i handlingsprogrammet for Konklusjoner På bakgrunn av ovennevnte bør Hvaler kommune søke om tilskudd for ny liggekai i Utgårdskilen over statsbudsjettets kapittel 1062 post 60. Her har vi et foreløpig kostnadsoverslag på 10,2 mill. Denne summen har vi fått aksept for av Kystverket at når detaljprosjekteringen er ferdig så kommer vi med de endelige tall. Når det gjelder hvor mye vi skal søke om for sjeteen, mudring, sprengning i sjø og nødvendig oppdemming for muddermasser dette måtte utarbeides sammen med Kystverket samtidig som vi søker om å komme inn på Kystverkets handlingsprogram Rådmannens forslag til vedtak Hvaler kommune søker om tilskudd for ny liggekai i Utgårdskilen over statsbudsjettets kapittel 1062 post 60, mens for sjeteen, mudring, sprengning i sjø og nødvendig oppdemming for muddermasser søker vi om å komme inn på Kystverkets handlingsprogram Hvaler kommune, Torleif Gjellebæk rådmann

18 Saksnr 2007/346 - Regnskap og årsmelding 2006 Arkivkode Saksbehandler Kurt Skarning Behandlingsrekkefølge Utvalg Møtedato Utvalgssak nr Arbeidsmiljøutvalget /07 Eldrerådet /07 Administrasjonsutvalget /07 Formannskapet /07 Utvalget for miljø og teknikk Utvalget for kultur og personrettede tjenester /07 Kommunestyret Regnskap og årsmelding 2006 Sammendrag Driftsregnskapet for Hvaler kommune ble gjort opp med et overskudd på kr ,96 og investeringsregnskapet ble gjort opp med et udekket beløp på kr ,31. Hvaler kommune dekket opp siste del av sitt akkumulerte underskudd for tidligere med sitt vedtak om regnskapsresultat for 2005 fattet i juni i fjor. Fylkesmannen meldte da kommunen ut fra sitt register om betinget tilsyn og kontroll (ROBEK-registret) sommeren Rådmannen anbefaler at deler av overskuddet benyttes til oppbygging av reserver for å skape større forutsigbarhet i forhold til de framtidige økonomiske rammebetingelsene og redusere noe av den framtidige finansieringsrisikoen. Saksopplysninger Vedlagt følger regnskap og rådmannens årsmelding og revisjonsberetning for Regnskapet med noter gir detaljert oversikt over de regnskapstekniske forholdene, mens årsrapporten gir tilbakemelding på hovedresultater for økonomi og tjenesteproduksjon. Østfold kommunerevisjon IKS har i skriv av lagt fram revisjonsberetning for kommunens regnskap for 2006 og de mener følgende: Årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2006 og for resultatet i regnskapsåret i overensstemmelse med god kommune regnskapsskikk i Norge. De disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og i samsvar med lov og forskrifter. Kontrollutvalget har i møte 10. mai 2007 behandlet regnskapet for Hvaler kommune for 2006 og avgir følgende uttalelse til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for 2006 for Hvaler kommune. Sammen med årsregnskapet forelå rådmannens årsrapport og revisjonsberetningen for 2006.

19 Avleggelsen av årsregnskap, årsrapport og revisjonsberetningen er avlagt rettidig og i samsvar med lov og forskrifter. Kommunens driftsregnskap 2006 viser et netto driftsresultat på kr ,77 og et er avsluttet med et mindreforbruk (overskudd) på kr ,96. Anvendelse av årets resultat vedtas endelig av kommunestyret. Kontrollutvalget har forøvrig merket seg kommunens gode driftsresultat, og at kommunes netto driftsresultat for 2006 utgjør 8,46 % (av driftsinntekter). Fylkesmannens anbefalte nivå på minimum 3 % for å opprettholde kommunens formue. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til regnskapet for Hvaler kommune for 2006 og slutter seg til revisors beretning av 10. april Årsrapport for 2006 for skatteregnskapet fra kemneren i Fredrikstad kommune ligger vedlagt og viser en merinntekt på ca kroner i forhold til budsjett for Det ble et stort avvik på marginoppgjøret i høst og man har derfor i budsjett for 2007 foreslått og fått vedtatt en økning på 1 % til kommunens marginavsetning fra og med inntektsåret Skattefogdkontoret har i 2006 gjennomført kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Hvaler kommune. Kontrollrapporten følger vedlagt, og resultatet av kontrollen oppsummeres slik: Ressurser og tilpasset organisering Skatteoppkreverkontoret har tilstrekkelige ressurser og er organisert slik at gjøremålene i henhold til skatteoppkreverinstruksen kan utføres tilfredsstilende. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk og gir et rettvisende uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkrevingen Utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk og iverksettes uten unødig opphold. Arbeidsgiverkontroll Utførelsen av arbeidsgiverkontrollen er i det alt vesentlige i samsvar med gjeldende regelverk, utføres i tilstrekkelig omfang og er av tilstrekkelig kvalitet. Annet Uten at det har betydning for konklusjonene i avsnittene ovenfor har skattefogdkontoret gjennom sine kontrollhandlinger gitt pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkreveren i brev av 10. juli Rapporten fra kontoret er positiv, pålegg og anbefalinger er fulgt opp i samsvar med skattefogdens konklusjoner gjennom kontrollhandlinger. Vedlegg Regnskap 2006 Årsmelding 2006 Vedlegg 1 til årsmelding 2006 Revisjonsberetning av fra Østfold kommunerevisjon IKS Uttalelse fra kontrollutvalget i møte den Årsrapport 2006 for skatteoppkreverfunksjonen fra kemneren i Fredrikstad. Kontrollrapport 2006 vedr skatteoppkreverfunksjonen i Hvaler fra Skattefogdkontoret. Innkomne merknader Hjemmelsgrunnlag Kommuneloven 48 Årsregnskap og årsberetningen. Forskrift om årsregnskap og årsberetning med tilhørende noter. Kommunal regnskapsskikk og foreløpige regnskapstandarder.

20 Vurdering Driftsregnskapet for Hvaler kommune ble gjort opp med et overskudd på kr ,96 og investeringsregnskapet ble gjort opp med et udekket beløp på kr ,31. Kommunens driftsresultat kan ved første øyekast se svært gode ut, men overskuddet skyldes i stor grad av økte rammeoverføringer og gunstige pensjonsføringer som man ikke kan påregne fremover. Det er bekymringsfullt at det har vært et samlet merforbruk på ca 5,3 mill. kr innen seksjonene og virksomhetene i løpet av fjoråret. Her er det spesielt seksjon Opplæring og kultur som skiller seg ut med et merforbruk på ca 4,6 mill kr. Det vises til kap 3.4 og virksomhetsbidragene for mer detaljert virksomhetsresultater innen fokusområde økonomi i årsmeldingen. Hovedårsakene til overskuddet skyldes i hovedsak følgende forhold: Merinntekt på skatt og rammetilskudd på 3,4 mill. kr. Positive premieavvik på pensjonsordningen for de ansatte på 1,5 mill. kr. Korrigerte pensjonsføringer tidligere år med ca 2 mill. kr. Mindreforbruk på renter og avdrag på kommunens lån på 2,3 mill. kr. Merinntekt på momskompensasjonsordningen på 2,3 mill. kr. Udekket beløp i investeringsregnskapet på kr ,- kan jfr. Note 16 i regnskapet, hovedsakelig fordeles på prosjektene med; Trafikkhavn Skjærhalden med 2,1 mill kr., herav utgjør mva 0,9 mill kr. Floren skole med 1,4 mill kr., herav utgjør mva 1,4 mill kr. Hvaler ungdomsskole med 1 mill kr., herav utgjør mva 0,3 mill kr. Kjøp av arealer med 0,8 mill kr., mva-fritak. Kommunale VA-anlegg med 0,7 mill kr, mva-fritak. Det vises til mer utfyllende forklaringer i presentasjon av regnskapets i kap. 1.2, samt til forklaringer innenfor hver virksomhet i årsmeldingen. Rådmannen ser muligheten til å bygge opp disposisjonsfond for å kunne ha reserver til å møte uforutsette svingninger i rammebetingelsene som frie inntekter, pensjon, renter og lønns- og prisvekst. Disposisjonsfond er en buffer i forhold til negative endringer i kommunens rammebetingelser. Kommunen har i dag for små reserver til å møte slike uforutsette svingninger. Deler av resultatet for 2006 bør benyttes til en gradvis oppbygging av reservene for å gi større økonomisk forutsigbarhet. Et annet forhold som taler for å avsette midler til disposisjonsfond, er muligheten for våre virksomheter for økonomistyring som går utover det enkelte budsjettår. Administrasjonen er i ferd med å fullføre et økonomireglement som skal gi virksomhetene mulighet til å spare (innenfor visse grenser) og ta med seg overskudd til senere år. Tanken er tilsvarende at virksomheter som går med underskudd, dekker dette innenfor gitte budsjettrammer i senere budsjettår. Disponering av overskudd finansieres med tilsvarende inndekking av underskudd. Dersom overskuddsbruken er større enn underskuddsinndekkingen, må dette finansieres med driftsfond. Rådmannen vil når sak om økonomireglement fremmes også foreslå at en del av kommunens disposisjonsfond øremerkes et slikt over- underskuddsfond for virksomhetene i sin økonomistyring. Dette er en avgjørende forutsetning for å få organisasjonsmodellen med selvstyrte enheter til å fungere.