Gjelder avsetninger av spesiell karakter og/eller avsetninger som det er spesielt viktig er tilgjengelig tidlig i budsjettåret 2015.

Transkript

1 Byrådssak 1471 /14 Særskilte fondsavsetninger i forbindelse med årsregnskapet 2014 EJR ESARK Hva saken gjelder: Spesielle fondsavsetninger i forbindelse med årsregnskapet for Gjelder avsetninger av spesiell karakter og/eller avsetninger som det er spesielt viktig er tilgjengelig tidlig i budsjettåret Vedtakskompetanse: Gjeldende økonomireglement og budsjettfullmakter, punkt 4.8. Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: Byrådet vedtar de avsetninger i regnskapet for 2014 som fremgår av sakens premisser og gir administrasjonen fullmakt til å gjennomføre detaljerte justeringer av budsjettet for Dato: 3. desember 2014 *** Ikke slett denne linje elektronisk godkjenning flettes inn *** Liv Røssland byråd for finans, eiendom og eierskap 1

2 Saksutredning: Økonomiseksjonen i Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) har mottatt innspill fra byrådsavdelingene om særskilte fondsavsetninger ved årsavslutningen av 2014-regnskapet. Disse innspillene er vurdert i forhold til økonomireglementet og budsjettfullmaktenes punkt 4.8, der det bl.a. heter: Byrådet kan i desember i regnskapsåret i spesielle tilfeller, og i tilfeller med et visst hastemoment i egen sak vedta at det skal legges til rette for regnskapsmessige avsetninger til disposisjonsfond ved årsavslutningen. Slike vedtak skal også omfatte vedtak om tilhørende budsjettjusteringer. Det er mottatt innspill fra BFEE, BBS, BSBO og BKNI. Finansbyråden vil tilrå at det gjøres fondsavsetninger for følgende forhold: Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE) Vikarservice Vikarservice søker - som foregående år - om å kunne fakturere enhetene for vikartjenester som blir levert av Vikarservice i desember Bakgrunnen er som følger: De som kjøper våre vikartjenester i 2014 ønsker å få disse belastet i samme regnskapsår. Dette på tilsvarende måte som for eksterne vikarbyråer. Lønn til vikarene våre blir først belastet regnskapet i januar. Dvs. at vikarservice får en inntekt i desember og en utgift i januar. Det søkes derfor at inntekten kan overføres til januar 2015, slik at Vikarservice kan oppnå samsvar mellom utgifter og inntekter. Beløpet vil være avhengig av omsetning i desember, men det anslås at beløpets størrelse vil ligge omkring 1,1 millioner kr. Beløpet kan beregnes mer nøyaktig beregnes ca IKT-konsern IKT Konsern har meldt et mindreforbruk på ca 3 mill. som en direkte konsekvens av at ny rammeavtale om levering av konsulenttjenester systemutvikling og systemintegrasjon ikke har kommet på plass som planlagt. Konsulentbistand til digitaliseringsarbeidet (utvikling og forvaltning) leies på IKTkonsulentrammeavtale. Denne avtalen utløp 1. mai i år. Ny rammeavtale for dette området ble innstilt 1. juli i år, men en leverandør har klaget og saken behandles i retten. Det har gjennom sommeren og høsten vært uklart om Bergen kommune kan inngå kontrakt, eller må kunngjøre konkurranse på nytt. Bergen kommune tapte saken i Tingretten 27. august 2014, men anket til Lagmannsretten. Ankesaken ble behandlet 24. november og det er forventet at en kjennelse vil foreligge i uke 50/51. I budsjettet for 2014 ligger det inne ca 3,0 millioner som et engangsbeløp til konvertering av ny konsulentrammeavtale for å sikre nyutvikling, kompetanseoverføring og ferdigstillelse i overgangen mellom leverandører. Bergen kommune inngår konsulentrammeavtaler hvert 5. år og det må forutsettes at leverandørporteføljen kan endre seg. Budsjettrammen for prosjektene som omfattes av digitalt førstevalg muliggjør ikke konvertering som ivaretar kompetanseoverføring og ferdigstillelse, samtidig som utviklingsarbeidet videreføres. I praksis betyr dette at prosjektaktiviteter stopper opp og bare nødvendig forvaltningsarbeid kan prioriteres. Gjennom siste halvdel av 2014 er en rekke utviklingsaktiviteter satt i bero som følge av begrenset mulighet til å øke kapasiteten. IKT Konsern ber om at driftsmidler på 3 millioner blir overført til 2015 slik at planlagt konvertering kan gjennomføres. Dersom Bergen kommune får medhold i Lagmannsretten kan kontrakt signeres og ny 2

3 rammeavtale tas i bruk ila februar. Dersom kjennelsen opprettholdes må ny konkurranse gjennomføres med forventet kontraktsignering april/mai. Konvertering til ny avtale må uansett gjennomføres enten i februar/mars, eller mai/juni Både utviklings- og forvaltningsarbeid knyttet til digitalt førstevalg må vurderes helt, eller delvis stoppet dersom kompetanseoverføring og overlevering mellom avtaler ikke kan utføres som planlagt. IKT Konsern vil fortløpende vurdere risiko knyttet til dettet og utarbeide en risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) ved behov. Finansbyråden vil tilrå at det i BFEE gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på 4,1 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det nøyaktig Byrådsavdeling for barnehage og skole (BBS) Flytting av paviljong Montana barnehage erstatningslokaler for Minde Etter at barn og ansatte i Montana barnehage var flyttet over i Sollien barnehage, var barnehagen planlagt brukt som avlastningsbarnehage ved bygging av andre kommunale barnehager i Årstad bydel. Som følge av Fylkesmannen i Sogn og Fjordanes omgjøring av vedtak om midlertidig dispensasjon ut 2017, må paviljongene flyttes og tomten tilbakestilles til sin opprinnelige form. Paviljongene er nå vedtatt benyttet som erstatningslokaler i forbindelse med tiltak på Minde barnehage. I forbindelse med tertialrapport og tilleggsinnstillingen for 2015 er det lagt til grunn at det vil påløpe kostnader på til sammen 7,9 mill. til flytting av paviljong, opparbeiding av alternative tomtearealer, samt kostnader knyttet til tilbakeføring av tomten på Montana. Dette er forutsatt fordelt med 4,9 mill. kroner i 2014 og 3,0 mill. kroner i Det viser seg nå at det p.g.a. forsinkelser kun vil påløpe kostnader på 0,4 mill. til dette formålet i 2014, og BBS foreslår at mindreutgiften (4,5 mill.) avsettes til fond i forbindelse med årsavslutningen for 2014, slik at midlene er tilgjengelige for formålet tidlig i 2015, i tillegg til de 3,0 mill. som er foreslått avsatt i budsjett Finansbyråden vil tilrå at det i BBS gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på 4,5 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det nøyaktig Byrådsavdeling for bolig, sosial og områdesatsing (BSBO) Regnskapsprognosen for Etat for Boligforvaltning (EBF) etter oktober tilsier et mindreforbruk på ca. 31,2 mill. Mindreforbruket er hensyntatt i byrådsavdelingens totale prognose etter oktober som viser et merforbruk på ca. 9 mill. Det er i den totale prognosen lagt til grunn at tapsfond på ca. 8,9 mill. (etablert over tid i BBB KF) skal føres til vedlikeholdsfond (disposisjonsfond). Årsaken til avsetningen er at god kommunal regnskapsskikk tilsier at husleietap for EBF skal utgiftsføres det enkelte regnskapsår og at avvik mot budsjett blir en del av resultatenhetens totale regnskapsmessige avvik, i stedet for å avsette/dekke avvik mot tapsfond. BSBO anbefaler at 8,9 mill. fra tidligere tapsfond inntektsføres i regnskapet for 2014, og deretter avsettes til disposisjonsfond for fremtidig vedlikehold. Dette ligger også til grunn for byrådets forslag til Budsjett 2015/Økonomiplan

4 Finansbyråden vil tilrå at det for BSBO gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for inntektsføring fra tapsfond (8,9 mill.) og en tilsvarende avsetning til disposisjonsfond for fremtidig vedlikehold. Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke (BKNI) Tall ships races 2014 Bergen var vertskapshavn for TSR 2014, og det var til sammen avsatt kr. 12,0 mill. til formålet i perioden , hvorav kr. 9,0 mill. ved byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke, og de resterende kr. 3,0 mill. ved byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø. Det er i perioden avsatt totalt kr. 1,347 mill. i ubrukte driftsmidler til disposisjonsfond. Foreløpig resultat viser et overskudd på ca. kr. 1,0 mill., uten at det har vært nødvendig å inntektsføre midlene avsatt fra tidligere år. Det foreslås at årets mindreforbruk avsettes til disposisjonsfond med formål å styrke etableringen av Bergen arrangementsselskap AS, som ble vedtatt opprettet i B.sak (møte ). Bergen offentlige bibliotek Det foreslås at inntil kr 1 mill. avsettes til disposisjonsfond i forbindelse med årsavslutningen Dette gjelder prosjekter som er startet opp inneværende år, hvor biblioteket har avsatt midler til formålet grunnet mindreforbruk på andre poster, men hvor prosjektet ikke har latt seg fullføre innen utgangen av Avsetningen gjelder følgende to prosjekter: Nytt spredenett på hovedbiblioteket Biblioteket er pr i dag ikke tilknyttet kommunens nett/ IKT-drift. Før dette kan gjøres må spredenettet på hovedbibliotek skiftes. IKT drift har utarbeidet en forprosjektrapport om hva som skal til for at biblioteket skal bli en del av kommunens IKT system. En ytterligere forsinkelse i prosjektet, utover allerede forsinket igangsettelse, kan føre til en økning i kostnadene. Bravida foretok befaring og kostnadsestimat for skifte av spredenett, med bistand fra IKT-drift. På grunn av valg av ny elektroleverandør ble prosjektet forsinket, da både forundersøkelse og dialog om løsning måtte tas med nytt firma etter anbefaling fra IKT-drift.. Det vil i 2014 kunne bli gjennomført arbeider for ca. kr. 0,25 mill. Tilbudet er på kr. 0,76 mill., og byråden foreslår at resterende beløp på kr. 0,51 mill. avsettes til disposisjonsfond, slik at arbeidet kan fullføres i (alternativt hele beløpet på kr 0,76 ved ytterligere forsinkelser) Ny kafe på hovedbiblioteket Etter ny formålsparagraf i Bibliotekloven, må biblioteket legge til rette for å skape rom for diskusjon og debatt. Kafedrift er ett av virkemidlene for dette. Biblioteket har avsatt kr. 0,25 mill. over driftsbudsjettet i 2014 for å få på plass kafedrift ved hovedbiblioteket. Grunnet uforutsett forsinkelse har man ikke kommet så langt i prosessen som forventet. Biblioteket har først kunne inngå kontrakt med Engen Catering om drift av kafe 3. november 2014, og skal stå for fremføring av strøm og vann, innredning generelt, samt finansiere faste installasjoner i kafeen. For at biblioteket skal kunne gjennomføre sine forpliktelser i henhold til kontrakt foreslår byråden at kr. 0,25 mill. avsettes til disposisjonsfond, slik at arbeidene kan fullføres i Dersom dette ikke viser seg mulig vil konsekvensen være at dette må tas fra ordinær drift i 2015, noe som vil bety redusert mediebudsjett og aktivitet. 4

5 Finansbyråden vil tilrå at det for BKNI gjøres balanserte budsjettmessige justeringer som legger til rette for en avsetning på 2 mill. til disposisjonsfond. Regnskapsføringen skal skje med basis i det nøyaktig Generelt Tidligere avsatte fondsmidler (Ubundne driftsfond/disposisjonsfond) Slike fondsmidler i den grad de ikke er benyttet i 2014 vil automatisk bli stående disponibelt til neste år. Oppsummering: Samlet forslås finansbyråden at det i forbindelse med regnskapsavslutningen legges til rette for fondsavsetninger på i alt 19,5 mill. til de formål som er gjennomgått ovenfor, og som er oppsummert i tabellen under. Det gjøres oppmerksom på at i en situasjon med regnskapsmessig underskudd for bykassen som helhet, kan de budsjetterte fondsavsetninger - helt eller delvis - bli strøket i tråd med strykningsreglene i de kommunale regnskapsforskriftene. Alle fondsavsetninger er oppad begrenset til de faktiske mindreutgifter i den aktuelle resultatenhet. Samlet oversikt pr. byrådsavdeling: Byrådsavdeling: Finansbyrådens forslag Sum pr. avd. Finans, eiendom og eierskap Vikarservice: Avsetning av inntekter ført i tilhørende kostnader i IKT/Konsern: Avsetning av driftsmidler vedr. utvikling/forvaltning digitalt førstevalg Sum BFEE Barnehage og skole Flytting av paviljong Montana barnehage erstatningslokaler for Minde - mindreutgift Sum BBS Bolig, sosial og områdesatsing Etat for boligforvaltning (tidl BBB KF): Tidligere tapsfond inntektsføres og avsettes til vedlikeholdsfond Sum BSBO Kultur, næring, idrett og kirke Tall ships races mindreforbruk Bergen offentlige bibliotek: Avsetning av ubenyttede prosjektmidler spredenett Bergen offentlige bibliotek: Avsetning ledige driftsmidler til etablering kafedrift Sum BKNI TOTALT