Kravet om lovlighetskontroll reises av representantene Sondre Båtstrand (MDG), Torstein Dahle (R), Ove Sverre Bjørdal (SP) og Oddny Miljeteig (SV).

Transkript

1 Byrådssak 1031 /14 Behandling av krav om lovlighetskontroll av vedtak i byrådssak GOMI ESARK Hva saken gjelder: Bystyrets kontor mottok krav om lovlighetskontroll av byrådets vedtak i byrådssak «Melding om vedtak etter kommuneloven 13 - Midlertidig finansiering av arbeidene i Grieghallen og godkjennelse av leiekontrakt mellom Grieghallen IKS og Grieghallen AS" Kravet om lovlighetskontroll reises av representantene Sondre Båtstrand (MDG), Torstein Dahle (R), Ove Sverre Bjørdal (SP) og Oddny Miljeteig (SV). De som fremmer krav om lovlighetskontroll, er av den oppfatning at saken kunne vært behandlet i bystyret og at det ikke var grunnlag for at byrådet fattet vedtak i saken etter 13 i kommuneloven. Kravet om lovlighetskontroll er fremsatt innen tre ukers fristen som er bestemt i 1 i Forskrift om tidsfrist for krav om lovlighetskontroll. Kravet gjelder en sak avgjort av byrådet. Etter 59.2 i kommuneloven skal krav om lovlighetskontroll fremsettes for det organ som har truffet den aktuelle avgjørelse. Hvis dette organet opprettholder avgjørelsen, oversendes saken til fylkesmannen. Forretningsutvalget vedtok dessuten i møte i sak 6-14 å be byrådet behandle saken «Krav om lovlighetskontroll av vedtak i byrådssak : «Melding om vedtak etter kommuneloven 13 Midlertidig finansiering av arbeidene i Grieghallen og godkjennelse av leiekontrakt mellom Grieghallen IKS og Grieghallen AS» Vedtakskompetanse: Kommuneloven 13 og forretningsutvalgets vedtak i møte i sak Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1. Byrådet opprettholder sitt vedtak av i byrådssak : Midlertidig finansiering av arbeidene i Grieghallen og godkjennelse av leiekontrakt mellom Grieghallen IKS og Grieghallen AS. 2. Saken oversendes Fylkesmannen for videre behandling. Dato: 16. januar 2014 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. for Liv Røssland byråd for finans, eiendom og eierskap byråd Dag Inge Ulstein Vedlegg: 1

2 1) Forretningsutvalgets vedtak av i sak ) Sak 6-14 til forretningsutvalget: Krav om lovlighetskontroll av byrådets vedtak i byrådssak : Melding om vedtak etter kommuneloven 13 Midlertidig finansiering av arbeidene i Grieghallen og godkjennelse av leiekontrakt mellom Grieghallen IKS og Grieghallen AS 3) Brev fra representantene Sondre Båtstrand (MDG), Torstein Dahle (R), Ove Sverre Bjørdal (SP) og Oddny Miljeteig (SV) datert med krav om lovlighetskontroll 4) Byrådssak : Midlertidig finansiering av arbeidene i Grieghallen og godkjennelse av leiekontrakt mellom Grieghallen IKS og Grieghallen AS 5) Vedtak i byrådet i sak

3 Saksutredning: Byrådet behandlet saken i møte og vedtok: 1. Byrådet godkjenner, i henhold til bystyrets fullmakt av i B. sak punkt 10, vedlagte leiekontrakt mellom Grieghallen IKS og Grieghallen AS. 2. Bergen kommune vedtar å yte Grieghallen AS, på vegne av Grieghallen IKS, økt likviditetslån inntil kr ,-. Lånet skal være tilbakebetalt senest og skal brukes til midlertidig finansiering av årets investeringer i Grieghallen. Utlånet finansieres ved bruk av bykassens ubundne investeringsfond. Ved innfrielse av lånet tilbakeføres midlene til fondet. Byrådet gis fullmakt til å avtale lånevilkår og gjennomføre balanserte budsjettjusteringer. 3. Vedtaket om utlån gjøres i medhold av kommunelovens 13 og skal derfor forelegges bystyret på førstkommende møte. Kravet om lovlighetskontroll gjelder punkt 2 i vedtaket. I henhold til kommuneloven 59.4 skal det ved lovlighetskontroll tas stilling til om avgjørelsen a. er innholdsmessig lovlig, b. er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse, og c. er blitt til på lovlig måte. Innholdsmessig lovlig avgjørelse som er blitt til på lovlig måte. Kravstillerne skriver: «Det er ingen politisk uenighet om at Bergen kommune må stille opp for å få realisert ombyggingsarbeidene i Grieghallen. Det kommunale lånet skulle avløse et lån med forfall 9. desember, og lånet skulle være tilbakebetalt senest 30.desember.». Lånet ble tilbakebetalt denne dagen. Slik byrådet ser det er det ingen uenighet om at vedtaket er innholdsmessig lovlig eller at vedtaket er blitt til på lovlig måte. Avgjørelse truffet av kompetent organ I følge kommuneloven 13 1 kan bystyret selv bestemme at fast utvalg, byrådet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Bystyret har selv gitt byrådet denne fullmakten. Det vises til del 1 i byrådets generelle fullmakter 8. Disse opplysningene var kjent for bystyret gjennom et notat fra finansbyråden til ordføreren da bystyret behandlet melding om vedtak i medhold av kommuneloven 13 i møte (sak ). Kravstillernes vurdering: Kravstillernes vurdering av sakens fakta fremgår på side to i brevet: «Undertegnede er selvsagt helt enige i at alle formaliteter måtte være på plass før utbetaling av likviditetslånet på 35 millioner kr. Men det kunne vært ivaretatt i et bystyrevedtak med en setning om at før lånet utbetales, må alle de nødvendige formaliteter mht avtalesignering mv. være brakt i orden. Det som i finansbyrådens redegjørelse presenteres som bakgrunn for at det måtte vedtas å yte et kortsiktig lån, er i sin helhet forhold som forelå pr 5. november Det var da mer enn tre uker fram til første ordinære bystyremøte 27. november. En forutgående komitebehandling i Komite for finans kunne enten vært gjort på det ordinære komitemøtet 11. november eller på et ekstraordinært komitemøte umiddelbart før bystyremøtet, noe som er praktisk enkelt å gjennomføre og som det tidligere har vært eksempler på.» Konklusjon: I følge kravstillerne var ikke situasjonen så alvorlig at det var grunnlag for byrådet å gjøre vedtak med hjemmel i kommuneloven 13. 3

4 Byrådets vurdering: Byrådet er enig med kravstillerne om at vedtak i medhold av 13 bygger på en vurdering av situasjonen da vedtaket ble gjort. Byrådets vurderte den akutte mangelen på likviditet i Grieghallen AS sammen med betydningen av det manglende avtaleverket per som mer alvorlig enn det kravstillerne legger til grunn. Det siteres fra saksframstillingen i byrådssak : «Målet om fullføring i 2015 har vært styrende for byggeprosessen. Byggearbeidene i år er langt meromfattende enn det som bystyret og fylkestinget ble forelagt da sakene ble behandlet i vår. Merarbeidene har blitt utført uten avtale om finansiering, uten salgsavtale og leieavtale og uten dekning for deler av neste års finansutgifter. Grieghallen AS har tatt opp kortsiktige likviditetslån for å kunne dekke fakturasom forfaller til betaling.» «Grieghallen AS har valgt å øke årets investeringer i forhold til den planen som ble forelagt bystyret i april. Neste års investeringer er redusert tilsvarende. Investert beløp pr er kr 146,4 mill. Av dette er kr. 110 mill. midlertidig finansiert ved lån fra Bergen kommune, jf. vedtak av i bystyresak Endringen gir økt behov for finansiering nå. Grieghallen AS har med e-post av bedt om at lånet utvides med kr. 27 mill. Med e- post av er beløpet økt til kr. 35 mill. Det er på denne bakgrunnen at byrådet må vedta kortsiktig utlån i medhold av hasteparagrafen. Selskapet blir tom for likvide midler, inklusiv kortsiktig banklån, før neste ordinære bystyremøte. Den enesteavtalen som tidlig ble ferdigstilt og undertegnet, var forskotteringsavtalen mellom Bergen kommune og Grieghallen AS. Arbeidet med å følge opp og gjennomføre vedtakspunktene i bystyresak sak har tatt noe lenger tid enn det som var antatt i vår. Det tok noe tid for å få registrert Grieghallen IKS i Enhetsregisteret i Brønnøysund, og det har vært ført langvarige forhandlinger mellom Grieghallen AS og Grieghallen IKS om innholdet i kjøpsavtale og leieavtale. I mellomtiden har byggearbeidene pågått. Oppgraderingen av Grieghallen skal være fullført neste år. Forhandlingene har vært krevende. Grieghallen IKS er ingen tradisjonell huseier. Selskapets rolle er begrenset til å gjennomføre vedtak i Hordaland fylkesting i sak samt nevnte bystyresak Selskapet skal drives i samsvar med selskapsavtalen og har ikke et ervervsmessig formål. Disse forholdene har betydning for innholdet i de avtaler som selskapet inngår.» Kravstillerne har rett i at Grieghallen AS sitt behov for likviditet var kjent Utfordringen var at vedtak i bystyret i april i sak og i fylkestinget i juni om etablering av det interkommunale selskapet, kjøp av eiendommen og utleie til Grieghallen AS ikke var gjennomført. Vedtakspunkt 4-7 og 10 i bystyrets vedtak i sak vedrører forhold der Grieghallen AS eller Stiftelsen Harmoniens Fondsforvaltning er part. De nødvendige, men manglende dokumentene, gjaldt endring av vedtekter i Grieghallen AS, kjøpekontrakt, leiekontrakt og avtale om ivaretakelse av byggherrefunksjoner, avtale knyttet til parkering og messeanlegg, erklæringer og overdragelse av festerett. Disse dokumentene ble ferdigstilt, vedtatt og undertegnet i tidsrommet Det ble ført reelle forhandlinger i hele november om innholdet i de avtaler som måtte til for å oppfylle vedtak i bystyret og fylkestinget. Etter hvert som tiden gikk oppnådde Grieghallen IKS forståelse fra Grieghallen AS sin side om at rammen for avtaleverket var gitt i vedtak i bystyret og fylkestinget alene. Avtalene forelå ikke da bystyret hadde møte Det var ikke bare spørsmål om formaliteter og signering av avtaler som manglet. Dette til tross for at det hadde gått nær seks måneder siden fylkestinget vedtok å opprette Grieghallen IKS. Byggearbeider hadde i mellomtiden pågått uten tilstrekkelig 4

5 finansiering, og de var langt mer omfattende enn det som var meddelt kommunen før ferien. På denne bakgrunn var det ikke aktuelt for byrådet verken å behandle sak om økt likviditetslån eller gjennomføre et slikt vedtak før alle avtaler var signerte. Byrådets holdning var at Grieghallen AS selv måtte bære ansvar for at selskapets finansielle situasjon var kritisk. I byrådssak er det redegjort for at byrådet legger fram en mer omfattende sak om Grieghallen til bystyret. Saken skal behandles i komite for kultur idrett og næring den og i komite for finans i møte Opplysningen ble gjentatt i notat av fra finansbyråden til ordføreren. Fra notatet siteres det: «Av saksframstillingen går det fram at en mer omfattende statusrapport om arbeidene i Grieghallen m.m. er på vei fram til bystyret. Vedleggene til den saken viser når dokumentasjon forelå. Grieghallen AS sine vedtekter ble endret i ekstraordinærgeneralforsamling Det siste vedlegget i saken (signert transporterklaring forfesteavtale) er datert i kommunens arkiv den , men forelå da byrådet behandlet saken dagen før. Byrådets vedtak av om å utbetale lån ble gjennomført Kravet til forsvarlig saksbehandling var ikke oppfylt pr » Kravstillerne har rett i at saksbehandlingen var ekstraordinær. Etter byrådets vurdering hadde dette sammenheng med at gjennomføringen av bystyrets vedtak av i sak dro ut i tid slik at situasjonen ble prekær. Byrådet håper at en i fremtiden unngår slike situasjoner som nødvendiggjør bruk av de utvidede fullmaktene som er gitt byrådet fra bystyret i medhold av i kommuneloven 13. Byrådet er dessuten enig med kravstillerne i at bruk av denne lovbestemmelsen skal begrenses så langt dette er mulig. 5