Evaluering av Vikartjenesten

Transkript

1 Trondheim kommune Evaluering av Vikartjenesten Evaluering av Vikartjenesten april

2 Forord Denne rapporten er en beskrivelse av gjennomført arbeid samt resultat fra evalueringen av Vikartjenesten i Trondheim kommune. For en nærmere beskrivelse av bakgrunn og formål henvises det til mandatet for evalueringen. Evalueringen er utført etter bestilling fra kommunaldirektør Elin Rognes Solbu. Rapportens første del (kapittel 1 og 2) inneholder mandat og fakta om Vikartjenesten, og relevante aktører og interessenter. I kapittel 3 finnes en oppsummering av funn i evalueringen, foreslåtte tiltak og en beskrivelse av ulike alternativ for fremtidig vikarordning i Trondheim kommune. I kapittel 4 og 5 finnes resultat fra hhv intervju med Vikartjenesten, spørreundersøkelse og intervju med brukerne av tjenesten. Vikartjenesten ble etablert i sin nåværende form Siden dette har det vært flere vedtak som har endret Vikartjenestens målgrupper og prioriteringer. Dette er hensyntatt i evalueringen av oppnåelse av mål definert , vurdering av Vikartjenestens drift og organisering, samt enhetenes erfaringer med Vikartjenesten så langt. Evalueringen har fokusert på vikartjenester rettet mot områdene Helse og velferd samt skole. Evalueringsgruppen har bestått av Arne Svarva, Randi Lie Pedersen, Anne Hilde Gullichsen og Per Erling Johansen fra Utviklingstjenesten. Siri Amundsen Rasmussen, Edna Godvik, Per Erik Eimhjellen og Marit Ringseth Berg fra rådmannens fagstab og Ernst & Young ved Ove Rygg, som har ledet evalueringsarbeidet. Trondheim 4. april 2008 Evaluering av Vikartjenesten april

3 INNHOLDSFORTEGNELSE FORORD MANDAT ETABLERING OG UTVIKLING AV VIKARTJENESTEN OPPSUMMERING OG KONKLUSJONER HOVEDRESULTATER OG SENTRALE VURDERINGER ALTERNATIVE LØSNINGER FOR VIKARORDNING I TRONDHEIM KOMMUNE RESULTAT FRA INTERVJU MED VIKARTJENESTEN STRATEGI OG MÅL Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering ORGANISERING Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering MÅLING OG RAPPORTERING Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering ARBEIDSRUTINER Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering TEKNOLOGI Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering MEDARBEIDERE Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering RESULTAT FRA SPØRREUNDERSØKELSE OG INTERVJU MED ENHETENE OM UNDERSØKELSEN DEKNINGSGRAD Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering VIKARTJENESTENS TILGJENGELIGHET Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering VIKARENES KOMPETANSE Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering RESSURSER OG TIDSBRUK TIL VIKARINNLEIE Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering ENHETENES HELHETSINNTRYKK Fakta og utfordringer Oppsummering og vurdering Evaluering av Vikartjenesten april

4 1 Mandat Bakgrunn Vikartjenesten i Trondheim kommune, slik den er organisert i dag, ble vedtatt av formannskapet I løpet av Vikartjenestens første hele driftsår (2007) var det en stor vekst i antall ansatte. I løpet av dette året har det vært utfordringer med den interne driften og spesielt med økonomi og kontrollrutiner. Brukerne av tjenesten har utrykt en del misnøye, herunder prising av tjenesten, leveringskvalitet og dekningsgrad. Mandat Evalueringsgruppen skal vurdere hvor Vikartjenesten står i dag i forhold til de målsettinger som ble satt av formannskapet Vurderingen av måloppnåelse skal hensynta intensjonen med etableringen av Vikartjenesten, og tanker om oppbygging av Vikartjenesten i 2007 og Evalueringsgruppen vil hensynta Vikartjenestens rammebetingelser og identifisere de viktigste utfordringene basert på undersøkelser i Vikartjenesten, og en gjennomgang med brukerne av tjenesten. Basert på Vikartjenestens mål, gjennomførte undersøkelser og analyser, foreslår arbeidsgruppen relevante tiltak for å håndtere de primære utfordringene, og til å videreutvikle Vikartjenesten. Gjennomføring av evalueringen Evalueringsgruppen skal først og fremst vurdere Vikartjenestens arbeidsform og måloppnåelse med bakgrunn i vedtak i formannskapet den , vedtak om oppstart av vikarordning for grunnskolen av , videreføring av ordningen for skole vedtatt i formannskapet i juni 2007, og andre aktuelle politiske vedtak. Evalueringen skal videre omfatte en gjennomgang av Vikartjenestens drift og organisering. Brukernes erfaringer med Vikartjenesten vil bli kartlagt og vurdert. Evalueringsgruppen vil definere de viktigste utfordringene Vikartjenesten står ovenfor i dag. Dette skal i hovedsak gjøres gjennom dybdeintervjuer med utvalgte enheter, som er brukerne av tjenesten, samt intervju med leder, koordinatorer og en gruppe ansatte i Vikartjenesten. Gruppen har definert følgende sentrale spørsmål som må besvares: 1. Etterlevelse av Vikartjenestens mål, herunder: - Leverer Vikartjenesten det den lover (kvalitet, tid, priser)? - Er totale bemanningskostnader i kommunen lavere med enn uten Vikartjenesten? 2. Er Vikartjenestens arbeidsprosesser effektive og hensiktsmessige i forhold til de tjenester som tilbys enhetene i Trondheim kommune? 3. Har Vikartjenesten gode prosesser for styring / oppfølging? 4. Er Vikartjenestens kjerne- og støttesystemer (teknologi) hensiktsmessige, og anvendes disse på en måte som bidrar til effektiv utførelse av inn- og utleie av vikarer? 5. Har Vikartjenesten rett miks av fast ansatte og timesbetalte, herunder stillingsandeler? 6. Er Vikartjenestens servicenivå fornuftig (Serviceerklæring)? 7. Etterlever enhetene avtalte spilleregler med bruk av Vikartjenesten? 8. Hvilke svakheter og utfordringer opplever enhetene i samhandling med Vikartjenesten? 9. Hvilke svakheter og utfordringer opplever Vikartjenesten i samhandling med enhetene? Evalueringsgruppen vil i sin evaluering innarbeide Økonomievaluering Helse og velferd februar Det er kun dagens brukere som har vært informanter i evalueringen. Evaluering av Vikartjenesten april

5 2 Etablering og utvikling av Vikartjenesten Sentrale hendelser i forbindelse med etablering og oppbygging av Vikartjenesten 31. januar 2006: Dagens organisering av Vikartjenesten ble vedtatt i Formannskapet Februar 2006: Vedtak i Administrasjonsutvalget om at ingen skal tilsettes i mindre enn 50 % stilling innenfor helse- og velferdsområdet. Unntak fra bestemmelsen er tilsetting i studentstillinger, som kan være tilsetting i 15-20% stilling på helg. Dette er regulert i form av en norm for det enkelte tjenesteområde (andel studenter i forhold til andel ansatte totalt i enheten) 30. mars 2006: Vedtak i Bystyret om at Vikartjenesten starter opp vikarordning for grunnskolen fra skolestart 2006 Desember 2006: Tydeliggjort at ansatte med fast stilling i Trondheim kommune kunne øke sin stillingsandel ved å være fleksible og ha stilling kombinert i egen enhet og Vikartjenesten Desember 2006: Bystyret budsjettvedtak: Kommunens vikartjeneste er fortsatt i en oppbyggingsfase og det har også i 2006 vært nødvendig for en del skoler å hente inn vikarer fra vikarbyrå. Det politiske flertallet vil understreke målsettinga om at Vikartjenesten skal dekke skolenes behov for vikarer og at vikarformidlinga ved fravær for lærere inntil 3 måneder skal skje fra den kommunale Vikartjenesten. Vår 2007: I 2003 gjennomførte Arbeidstilsynet en kampanje rettet mot kommunens hjemmetjenester med fokus på tidspress, hvor Trondheim kommune fikk pålegg om å redusere tidspresset. Som oppfølging av dette foretok Arbeidstilsynet nye tilsynsbesøk våren 2007 som medførte fire pålegg. Ett av disse var relatert til kommunens vikarordning, og besto i å iverksette rutiner som sikrer at vikarordningen i hjemmetjenesten fungerer på en måte som ikke påfører arbeidsmiljøet i enhetene ekstrabelastninger. 24. mai 2007: Besluttet av enhetsledermøtet i helse/velferd at alle enheter innenfor institusjoner og hjemmetjenesten skulle implementeres i Vikartjenesten, mot tidligere 2 bydeler og 2 sykehjem. Dette til tross for en klarhet over at det ville gi utfordringer i forhold til dekningsgrad. Ordningen skulle kun dekke akutt fravær, Styrk-samlinger og restferie. En forutsetning for gjennomføringen var at enhetene selv skulle rydde opp i vakanser, slik at tilgjengelige vikarer skulle benyttes til å dekke reelle fravær Juni 2007: Videreføring av den eksisterende ordningen for skole vedtatt videreført i Formannskapet. Ingen opptrapping i tråd med budsjettvedtak før etter evaluering. November 2007: Økonomitjenesten varsler rådmannen om prognose på betydelig merforbruk på Vikartjenesten til tross for at det er rapportert balanse t.o.m. 2. tertial. Strakstiltak iverksatt. 2008: - Tilleggsavtale til lederavtalen gjeldende fra t.o.m Tilleggsavtalen har fokus på økonomistyring, kontrolltiltak og kontrollmiljø. Fra og med aksepteres ingen økonomiske overskridelser. Tilsettingsstopp på alle stillinger inntil kontroll på økonomien er oppnådd og kontrollrutiner fungerer - Ingen utvidelser av nye tjenesteområder før leveringskapasitet og leveringskvalitet på helse- og velferdsområdet er innfridd - Avvikle nattbemanning på Servicesenteret, herunder tilbakeføring til Hjelp 24, svartjenesten til helse- og velferdstjenestene - Tiltakspakken 2008, vedtatt av kommunaldirektør for Helse og velferd, gjeldende fra Denne inneholder blant annet følgende beslutning for Vikartjenesten: etterspørsel på vikarer utover Vikartjenestens faste bemanning skal dekkes via formidling av timesbetalte vikarer. Ang. Tiltakspakkens punkt 21 og 23 Vikartjenesten: Med bakgrunn i dialog med enhetsledere, hovedtillitsvalgte og leder for Vikartjenesten innføres følgende tiltak fra og med 1. april 2008: Vikartjenesten dekker de vakanser som er varslet inn som kritiske ved følgende soner i Hjemmetjenesten: Nidarvoll 5 stk, Heimdal 7 stk og Munkvoll 12 stk. Evaluering av Vikartjenesten april

6 Vikartjenesten vil dekke 100 % av fraværet, med unntak av sommerferien for følgende hjemmetjenester; Nidarvoll, Heimdal og Munkvoll. Munkvoll Helse & Velferdssenter omfattes av samme garanti som de over nevnte hjemmetjenester. Rosten Botiltak omfattes også av denne ordningen, fortrinnsvis ved bruk av Vikartjenestens fast ansatte vernepleiere. Bakgrunn og kort historie om Vikartjenesten I september 2001 ble kommunal vikarformidling for helse- og velferdsområdet satt i system. Tiltaket ble prosjektorganisert under Personaltjenesten. Hensikten med tiltaket var å: Bidra til bedre økonomistyring innen helse- og velferdstjenesten Bidra til å redusere administrativ tid til rekruttering og tilkalling av vikarer Sikre tjenestekvalitet via stabil tilgang på kompetanse og redusert omfang av innleie Bidra til økt antall ansatte i hele stillinger/større stillingsandeler Benytte organisasjonens vikarbehov til sysselsetting av egne ansatte framfor kjøp av vikartjenester fra vikarbyrå Gjennom prosjektet ønsket man å skaffe erfaringer med vikarformidling til sonene og sykehjemmene. Fra 2004 ble det besluttet å definere Vikartjenesten som en egen byomfattende enhet som først og fremst skulle levere tjenester til helse- og velferdsenhetene. Den ble det i Formannskapet vedtatt et sett med overordnede mål for Vikartjenesten: All vikarformidling ved fravær inntil 3 måneder til kommunale helse- og velferdsenheter skjer fra den kommunale Vikartjenesten Vikartjenesten er tilgjengelig for oppdrag på døgnbasis Vikartjenesten skal sørge for at enhetene til enhver tid får tilgang på kompetent arbeidskraft Vikartjenesten jobber aktivt for at deltidsansatte får utvidet stillingsandel Vikartjenesten dekker vikarbehov knyttet til merkantile tjenester for hele kommunen i fraværsperioder opp til tre måneder Vikartjenesten skal på sikt også inkludere vikarformidling til andre tjenesteområder, der dette er vurdert som hensiktsmessig Det utarbeides en serviceerklæring for Vikartjenesten innen 1. juni 2006 som bl.a. inkluderer responstid for vikarformidling Kjennetegn for måloppnåelse er definert slik: 1. Vikartjenesten leverer personell i minimum 95 % av alle forespørsler 2. Vikartjenesten bidrar til at tidsbruken knyttet til innleie i enhetene reduseres 3. Vikartjenesten bidrar til at utgifter til overtidsbruk, ekstrainnleie og forskjøvet arbeidstid reduseres med 15 % innen Vikartjenesten i dag Per i dag leverer Vikartjenesten også tjenester innenfor merkantilt og skole/ undervisning, 26 helse/velferdsenheter, samt 18 skoler er per februar 2008 omfattet av ordningen. Vikartjenesten skal ikke ha fast tilsetting av ufaglærte vikarer og ingen skal tilsettes i mindre en 50 % stillinger. I tillegg til utleie av vikarer har Vikartjenesten også ansvar for videreformidling av vikarer gjennom eksterne aktører som Adecco og Manpower. Vikartjenesten skal også stå for eventuell opplæring og eventuelle sertifiseringskurs for arbeidssøkere uten formell kompetanse, samt kursing av egne ansatte. Vikartjenesten har per i dag én leder, fire poolkoordinatorer og tre stabsmedarbeidere som heretter omtales som administrasjonen. I tillegg har de et servicesenter med 8 ansatte hjelpepleiere/ omsorgsarbeider i merkantile stillinger. Én av de ansatte i administrasjonen fungerer som en uformell leder for Servicesenteret. Evaluering av Vikartjenesten april

7 Per besto Vikartjenesten av i overkant 80 årsverk. Gjennom 2007 har Vikartjenesten vokst med 60 årsverk, slik at per leverer Vikartjenesten i overkant av 140 årsverk: 21,4 årsverk Administrativt 15,8 årsverk Sykepleiere 55,0 årsverk Hjelpepleiere 13,5 årsverk Merkantile 14,8 årsverk Lærere 20,4 årsverk Vernepleiere Nedenfor er den administrative organiseringen av Vikartjenesten vist. Rådmannen v/ Kommunaldirektør Elin Rognes Solbu Stab Catrin Nordvik Randi Inderdal Pedersen Turid Lien Enhetsleder Roy-Bjarne Hemmingsen Sykepleierpool Poolkoordinator Rolf/Børge Vernepleierpool Poolkoordinator Rolf Johan Fremstad Fagarbeiderpool Poolkoordinatorer Anna Sæther Bye Børge Haraldsen Merkantil pool Poolkoordinator Torhild Gundersen Lærerpool Poolkoordinator Torhild Gundersen Servicesenteret koordinator Catrin Nordvik Figur 1 Servicesenteret har ansvar for vikarformidlingen og er bemannet med 8,8 årsverk. Fra overtar Hjelp 24 ansvar for svartjeneste på natt, og bemanningen ved Servicesenteret reduseres med 1,8 årsverk. Det er vedtatt endring av servicesenterets turnus, noe som medfører at 2 årsverk kan arbeide for Oppvekst og utdanning. I tillegg skyves kapasitet/bemanning fra kveld og helg over til dag, da det viser seg å være et større behov på dagtid. Sentrale aktører i kommunen og Vikartjenestens rammebetingelser Behov, ønsker og signaler fra en rekke interessenter og aktører i Trondheim kommune har vært en utfordring for Vikartjenesten å imøtekomme. I tillegg har de ulike vedtakene i kommunen fra bidratt til at Vikartjenestens kundegrupper og prioriteringer har blitt endret hyppig siste 2 år. Totalt sett er det er en rekke aktører og interessenter til Vikartjenesten. Dette er vist i figuren nedenfor. Evaluering av Vikartjenesten april

8 Brukerne (enhetene) Sluttbrukerne (brukerråd) Kommunens administrative ledelse Politikerne Vikartjenestens administrasjon og ansatte Tillitsvalgte Interne støttetjenester i kommunen (herunder IT- verktøy) Ledernettverk Figur 2 Noen eksempler på føringer og kryssende interesser til Vikartjenesten: 1. Enhetsledere i Helse og velferd. Disse er pålagt å benytte Vikartjenesten for å dekke vikarbehov, de er avhengige av Vikartjenestens leveransekapasitet for å dekke kritiske vakter, fylle opp stillinger, slik at de får dekket sine helgestillinger samtidig som kravet til tilsetting over 50 % stilling opprettholdes. Deltidsansatte på utøvende enheter som ønsker merarbeide skal stilles til Vikartjenestens disposisjon. Disse utgjør en stor del av Vikartjenestens kapasitet utover egne faste ansatte. Enhetene må benytte datasystemet GAT fullt ut for å kunne bli godkjent som fullkunde / grønn i Vikartjenestens systemer. En annen forutsetning for å bli grønn - bruker er at enheten har dekt opp alle sine vakanser, slik at grunnlaget for oppstart som kunde blir reell. Dette for å sikre et best mulig utgangspunkt for vikarformidling. På sikt skulle selvfølgelig enhetene få dekket vikarbehov som følge av vakanse innenfor en tidsramme på 3 måneder. 2. Kommunaldirektør for Helse og velferd samt Organisasjon. Deres ambisjoner var at innfrielse av Vikartjenestens målsettinger skulle bidra positivt til organisasjonsutviklingen innen spesielt helseog velferdsfeltet. Krav framsatt i formannskapssaken av 31/1-06 og senere årlige lederavtaler. 3. Rektorer og kommunaldirektør for Oppvekst og utdanning. Vikarpool for lærere ble vedtatt i bystyret 30. mars Målsettingen var å sikre kvalitet på vikarene i grunnskolen, samt å gi vikarer en bedre innfallsport til jobb i Trondheim kommune. Det ble lagt frem en statusrapport for Formannskapet våren 2007 med følgende konklusjon: Rådmannen vurderer at målet om å gi nyutdannede lærere bedre vilkår og muligheter i Trondheimsskolen er i ferd med å oppfylles. Vikartjenesten har på kort tid etablert en ordning der det sikres lik kvalitet på vikarer. Funksjonaliteten overfor skolene er bra og det er tydeliggjort fra rektorenes side hva som må videreutvikles for at dette skal bli tilfredsstillende for skolene. Vikarordningen medførte merutgifter for enhetene sammenlignet med alternative løsninger. I forhold til at skolene hentet inn tilfeldige vikarer var merutgiftene kr. 100 pr time. Rektorene har gitt klart uttrykk for at de ikke ønsker den vedtatte vikarordningen. Dette skyldes primært de økonomiske konsekvensene med en langt større kostnad enn før for det samme vikaromfanget. De får delvis høyere kvalitet på personalet, men lærertettheten blir lavere og dette er en stor bekymring. Formannskapet vedtok å subsidiere timeprisen i tillegg til administrasjonsutgiftene. Formannskapet påla Vikartjenesten å redusere timeprisen med kr 100 pr. time. Det ble derfor bevilget inntil 2 mill. kr til subsidiering av timeprisen i tillegg til administrasjonsutgiftene. Vikarordningen i grunnskolen skal evalueres etter 2 år. 4. Det er i saksfremlegg "bruk av deltid innen omsorgstjenesten" belyst at vedtaket i Administrasjonsutvalget om at ingen skal tilsettes i mindre enn 50 % stilling innenfor helse- og velferdsområdet gir betydelige driftsmessige utfordringer. Evaluering av Vikartjenesten april

9 3 Oppsummering og konklusjoner Det gjøres oppmerksom på at Vikartjenesten i Trondheim kommune ikke er direkte sammenlignbar med eksterne vikarbyrå. Eksempler på dette er krav til kompetanse, arbeidsforhold, servicenivå, forventninger, rammebetingelser og forutsetninger. Denne evalueringen gir resultatene fra erfaringer så langt med dagens ordning (Vikartjenesten). Enhetenes forventninger, rammebetingelser fra kommunen, og endringer i tilgang på arbeidskraft, bidrar til at vi har å gjøre med en sammensatt problemstilling. Det er kritisk i forbindelse med valg av fremtidig løsning for en vikarordning i Trondheim kommune, at det gjøres en grundig vurdering av blant annet mål og ambisjonsnivå for en vikarordning. En vurdering av dette har ikke vært en del av mandatet til evalueringsgruppen. Det er beskrevet noen hovedalternativ for en fremtidig vikarordning. En videre vurdering og sammenligning av alternativene må hensynta de sentrale utfordringene beskrevet i rapporten, slik at alternativene kan vurderes på samme grunnlag. Figuren under viser hvordan evalueringsarbeidet er gjennomført i henhold til mandat. Vikartjenesten er evaluert på følgende områder; (1) i forhold til målsettingene definert av Formannskapet den , (2) i forhold til Vikartjenestens drift og organisering og (3) i forhold til brukernes erfaringer med tjenesten. Evalueringsgruppens mandat Vikartjenesten Vikartjenestens brukere - enhetene 1 Vikartjenestens etterlevelse av fastsatte mål Overordnede strategi og mål 3 Dekningsgrad Vikartjenestens tilgjengelighet Vikartjenestenes drift og organisering 2 Strategi og mål Organisering Ressurser og tidsbruk til vikarinnleie Helse / Velferd Skole Vikarenes kompetanse Brukernes erfaringer med tjenesten Måling og rapportering Arbeidsrutiner Teknologi Medarbeidere Brukernes erfaringer Figur 3 Mandatet for evalueringen beskriver 9 sentrale spørsmål som må besvares. Spørsmålet 1 blir besvart i vurdering av område 1. Spørsmålene 2 5 blir besvart i vurdering av område 2 mens spørsmålene 6 9 blir besvart i vurdering av område Hovedresultater og sentrale vurderinger Kapitlet gir en oppsummering av funn og resultater fra kapittel 4 og 5, samt evalueringsgruppens vurderinger. Resultatene fra intervju med Vikartjenesten er beskrevet først, deretter resultat fra brukernes erfaringer, for deretter å vurdere måloppnåelse basert på dette. Foreslåtte tiltak fokuserer på å håndtere de ulike utfordringene. Vurderingene er basert på intervjuer, spørreundersøkelser og samtaler med andre personer som har en rolle i forhold til Vikartjenesten. Evaluering av Vikartjenesten april

10 Hovedfunn Drift og organisering (ref pkt 2 i figur 3) Tabellen nedenfor er basert på intervju med administrasjon og representant for tillitsvalgte i Vikartjenesten, og evalueringsgruppens oppsummering og vurdering basert på dette. Tabellen viser at det er stort potensial i å forbedre måten Vikartjenesten arbeider på internt. Det er spesielt store utfordringer innenfor arbeidsrutiner og styring av virksomheten. Vikartjenesten må videre skille på utfordringer knyttet til system/teknologi, rutiner og kompetanse. Det er ikke etablert en effektiv rolle - og ansvarsfordeling internt, herunder til dels ineffektive arbeidsprosesser. Det er i senere tid satt fokus på kostnader i administrasjonen og prissetting av utleien. Strategi og mål Område Hovedfunn Tiltak Strategi og mål Ønsker ny start med realistiske mål Organisering Det er ikke optimalt samarbeid internt Måling og rapportering Lav kvalitet på dette har medført manglende styring og kontroll Arbeidsrutiner Rutiner er ikke helhetlige, og fokus på etterlevelse er for lav Administrasjonen opplever at mål og prioritering av kundegrupper må endres for å gjenvinne enhetenes tillit Administrasjonen opplever manglende samsvar mellom mål og tilgang til ressurser Uhensiktsmessig og uklar rollefordeling Kommunikasjon og møtestrukturer er ikke optimale på tvers av administrasjonen Ikke tilstrekkelig fokus på nedbryting av budsjetter, fastsettelse av delmål innenfor hver brukergruppe, herunder måling av utleiegrad Ikke tilstrekkelig fokus på innlevering av timelister og korrekt fakturering Ikke enhetlig bruk av økonomisystem Ikke tilstrekkelige rutiner for ajourhold av GAT Helse og velferd, og skole har ikke felles rutiner Utformede rutiner for samarbeid med enhetene etterleves ikke. Enhetene selv forholder seg heller ikke til disse. Måling og rapportering Teknologi Organisering Arbeidsrutiner Strategi for Vikartjenesten må justeres og realistiske mål defineres Etablere en mer realistisk serviceerklæring Medarbeidere Roller og ansvar må defineres og rendyrkes. Roller og ansvar for leder, servicesenter, poolkoordinatorer, økonomi og lønn må rendyrkes med hensikt å effektivisere og strømlinjeforme Vikartjenestens kjerneaktiviteter (rekruttering, opplæring, vikarutleie, timerapportering, fakturering samt styring og kontroll) Etablere regelmessige administrasjonsmøter med fokus på oppfølging av driften, forbedret informasjon og kommunikasjon Definere operative mål med ansvar for oppnåelse innenfor hver koordinators ansvar Forbedre oppfølging og rapportering av viktigste måleparametre Fortsatt fokus på tiltak iverksatt som følge av Økonomirapport av februar 08 Vikartjenesten må styrke sin økonomikompetanse Nøkkelpersoner må i fellesskap utforme arbeidsprosesser som er tydelige og effektive, herunder strengere rutiner for bruk av GAT Rutiner for samarbeid med enhetene må justeres og forankres Teknologi GAT har svakheter som utleiesystem Ikke nødvendig funksjonalitet i GAT til Skape felles og riktig forståelse blant aktuelle å dekke alle typer utleie, fakturering mm aktører om hvilke utfordringer som kan løses GAT benyttes ikke på skole med endrede rutiner og kompetanseutvikling, og Ulik oppfatning mellom hvor det faktisk kreves tilpasning/utvikling av administrasjonen og de som jobber med GAT å utvikle GAT, om hvor store Skjerping av rutiner og kompetanseheving i utfordringer det er med GAT bruken av GAT Kritiske svakheter i GAT må løses straks Medarbeidere Lav tilhørighet Vikarene opplever liten tilhørighet Opplegg og struktur for opplæring kan forbedres Etablere kanaler for dialog/tilbakemelding (spesielt innenfor Helse og velferd) Etablere enhetlig kompetanseutvikling Evaluering av Vikartjenesten april

11 Hovedfunn Brukernes erfaringer (ref pkt 3 i figur 3) Tabellen nedenfor er basert på spørreundersøkelse med brukerne av Vikartjenesten, og intervju med utvalgte enheter. Evalueringsgruppens oppsummering og vurdering er basert på dette. Tabellen viser at det er stor misnøye innenfor Helse og velferd. Flere av utfordringene skyldes blant annet at deres etterspørsel ikke blir dekt opp. Brukerne innenfor skole er langt mer fornøyd med Vikartjenesten og vikarene, men uttrykker at de likevel ikke ønsker selve ordningen. Det må også nevnes at enhetene ikke i tilstrekkelig grad alltid har etterlevd gjeldende spilleregler, bestillingsrutiner med mer. Dekningsgrad Vikartjenestens tilgjengelighet Helse / Velferd Skole Merkantilt Område Hovedfunn Tiltak Dekningsgrad Stor udekt etterspørsel innenfor Helse og velferd Tilgjengelighet Bestillingsprosessen er ikke effektiv 60 % av enhetene sier at de ikke får dekt Revurdering av vedtak om å dekke alle soner; sitt vikarbehov med varighet inntil 3 prioritere basert på mulig tilgang på vikarer måneder Serviceerklæring må oppdateres 10/12 skoler og 18/19 helse- og velferdsenheter skaffer vikarer på annen måte Mangelfull måloppnåelse medfører at enhetene har sett seg nødt til å retablere/opprettholde sitt eget vikarsystem Mange enheter benytter ikke GAT Ikke god nok systemstøtte og kommunikasjon i fm tilbakemelding om udekt vikarbehov Ressurser og tidsbruk til vikarinnleie Rutiner og bruk av GAT må avklares med enhetene, og økt fokus og viktighet på riktig bruk av GAT Vikarenes kompetanse Kompetanse I store trekk fornøyd Redusert tidsbruk og økonomiske besparelser De fleste enhetene opplever ikke redusert tidsbruk og økonomiske besparelser Skole opplever at de får kvalifisert Hensynta tilbakemeldinger fra evaluering i personale videre kompetanseutvikling av vikarene Mer direkte dialog mellom Etablere et system for løpende tilbakemelding poolkoordinator på skole og rektor på skolene i fm utfordringer En del misnøye innenfor enkeltområder i Helse og velferd Helse- og velferdsenhetene bruker mer Flere av utfordringene kan løses ved å prioritere tid enn skole til å administrere full dekning av enkelte enheter vikarinnleie Utfordringene må vurderes ift prosjekt Skyldes dels uhensiktsmessig teknologi, heltid/deltid manglende vikardekning og følgelig ekstra tid til intern planlegging ved enhetene Sviktende tilgang på vikarer mot kveld og helg, og derved merkostnader til beordring, overtid og forskjøvet arbeidstid medfører fravær av økonomiske fordeler Manglende fleksibilitet til å benytte egne ansatte i reduserte stillinger oppgis som grunn til at kostnadene ikke reduseres Skole mener det er lite å hente på ordningen ettersom det medgår mye tid på personalplanlegging knyttet til den vikaren de faktisk får Evaluering av Vikartjenesten april

12 Hovedfunn Måloppnåelse (ref pkt 1 i figur 3) Basert på resultat fra intervju med Vikartjenesten, og brukernes erfaringer, er oppnåelse av mål fastsatt i forbindelse med etableringen i 2006, oppsummert nedenfor. Tabellen viser at målene ikke er oppnådd, men Vikartjenesten har vært underlagt urealistiske rammer og det har vært kort tid til både planlegging, gjennomføring og realisering av vedtatt vikarordning i Trondheim kommune. Behov, ønsker og signaler fra en rekke interessenter og aktører i Trondheim kommune har vært en utfordring for Vikartjenesten å imøtekomme. Vikartjenesten hadde liten mulighet til å umiddelbart bemanne og tilpasse sin organisasjon i forhold til vedtak i kommunen og forventninger fra enhetene/brukerne. Udekt etterspørsel både innenfor Helse og velferd og skole har følgelig også bidratt til at definerte mål om reduksjon i tidsbruk og kostnader ikke er oppnådd. Det er avgjørende for Vikartjenestens tillitsforhold til enhetene at etterspørsel kan dekkes i langt større utstrekning enn i dag. Overordnede strategi og mål Område Hovedfunn Tiltak Definerte mål av i forbindelse med etableringen av Vikartjenesten i sin nåværende form er ikke oppnådd Det er stort gap mellom etterspørsel fra enhetene og tilgjengelige vikarer hos Vikartjenesten De aller fleste av enhetene oppgir i intervju og spørreundersøkelse at de ikke opplever redusert tidsbruk knyttet til dekning av deres vikarbehov Enhetene oppgir i intervju og spørreundersøkelse at de ikke opplever reduserte utgifter knyttet til overtidsbruk, ekstrainnleie og forskjøvet arbeidstid Vikartjenesten har erfart store utfordringer med å etterleve vedtak i 2007 om endring av strategi fra fasevis til full utrulling i alle soner/ bydeler innenfor Helse og velferd: o Intensjonen var, i en opptrappingsfase, å dekke vikarbehov tilknyttet områdene akutt fravær, Styrk-samlinger og restferie o Avtalt forutsetning var at alle enheter skulle ha ryddet opp i sine vakanser, slik at tilgjengelig vikarkapasitet kunne benyttes på reelle fravær. Dette ble ikke fulgt opp, da enhetene ikke hadde mulighet til å tilsette i mindre stillingsandeler enn 50 % o Enhetene krevde og forventet likevel at Vikartjenesten skulle dekke alle områder Strategi med hensyn til hvilke kundegrupper Vikartjenesten skal dekke må defineres på nytt. Mål for Vikartjenesten må tilpasses i forhold til dette Serviceerklæringen må tilpasses I tillegg etableres en opptrappingsplan for å eventuelt levere vikar/tjenester til nye kundegrupper 3.2 Alternative løsninger for vikarordning i Trondheim kommune Uavhengig av hvilken løsning som velges for en vikarordning er det visse krav som må oppfylles. En vikarordning bør fra oppstart være en ønsket ordning, for de enhetene som inngår, med målsetning om å bli den foretrukne leverandør av vikarer. For å oppnå et slikt mål må en ordning: dekke etterspørsel i henhold til hva som er avtalt (volum og kompetanse) være konkurransedyktig på pris være basert på realistiske forutsetninger med hensiktsmessige rammebetingelser Vikarordningen må være en velfungerende og profesjonell leverandør av vikartjenester. Ordningen må bestå av én andel fast ansatte, som dekker basisbehovet av vikarer, samt én andel timebetalte for å dekke svingningen i etterspørsel. Det må være en klar felles forståelse blant aktørene hvem ordningen skal betjene, hvilke type fravær tjenesten dekker, og hvilke samarbeidsrutiner som skal gjelde og etterleves. Totalt sett i kommunen må en vikarordning være økonomisk forsvarlig. Evaluering av Vikartjenesten april

13 Evalueringsgruppen har sett på tre alternativer for fremtidig vikarordning i Trondheim kommune: 1. Videreføre Vikartjenesten som en sentral ordning 2. Etablere en desentralisert vikarordning, herunder to mulige løsninger: A. Oppsplitting i flere desentrale ordninger, avhengig av hvilke områder som skal inngå i tjenesten B. Bydelsvis ordning, hvor vikarene er ansatt ved enhetene og har sin base der, men hvor ordningen administreres av en enhet i hver bydel 3. Nedleggelse av Vikartjenesten og overføre ansvaret til enhetene De tre alternativene stiller ulike krav i fm en vikarordning, har ulike mulige konsekvenser og risiko. Dette er diskutert i tabellene nedenfor. Evalueringsgruppen bemerker at evalueringen i hovedsak har omfattet status for alternativ 1, og at diskusjonene rundt dette baseres på bredere erfaring og datagrunnlag enn diskusjon for alternativ 2 og 3. For alternativ 2 og 3 er det trukket fram en del sentrale momenter, men dette er ikke uttømmende og må utredes videre. Alternativ 1 Videreføre Vikartjenesten som en sentral ordning Vikartjenesten videreføres, men det må iverksettes en rekke tiltak (se kapittel 3.1). Flere krav og forutsetninger må endres sammenlignet med i dag. Krav og forutsetninger Det må defineres forutsigbare og etterlevbare mål og rammebetingelser som gir nødvendig handlingsrom for å organisere og drifte en vikartjeneste: o Styringssignaler fra kommunaldirektørene må være entydige og forutsigbare. De må videre være avstemt med enhetslederne med hensyn til realisme i rammer og forutsetninger for Vikartjenesten o Det må gjennomføres en ny vurdering av hvilke tjenesteområder som skal inngå i ordningen o Det må defineres tydelig hvor mye av enhetenes vikarbehov Vikartjenesten skal dekke (dekningsgrad) o Tillate økt bruk av timesbetalte vikarer, slik at Vikartjenesten blir mer konkurransedyktig på pris enn i dag o Stilles krav til reduserte kostnader forbundet med Vikartjenestens drift, herunder enhetlige arbeidsprosesser for å betjene alle kundegrupper, og økt lønnsomhet per vikar Organisering og drift o Profesjonalisere drift og organisasjon o Profesjonalisere ledelse, styring og kontroll o Kombinasjon med lokale ordninger på enkelte områder, ettersom en vikarordning som skal dekke alt fravær mest sannsynlig blir for stor Dialog og kommunikasjon med enhetene o Profesjonalisert samhandling o Lojalitet til avtalt ordning o Etterleve avtalte samhandlingsregler med Vikartjenesten o Avstemt forventning mellom Vikartjenesten og enhetene for alle kundegrupper Mulige konsekvenser Potensielle stordriftsfordeler knyttet til økonomi, kompetanse og kapasitet, men: Det vil være kostnader som uansett ikke kan fjernes med en sentral ordning (ordre / bestillingskostnader) Påvirkning av lønns- og arbeidsvilkår for vikarene Vikarene får økt tilknytning til kommunen Risiko Tidkrevende å gjenvinne tillitt blant brukerne Fortsatt opparbeidelse av parallelle ordninger, dvs. enhetene har egne vikarpooler Tids- og ressurskrevende å gjennomføre nødvendige tiltak I en endringsperiode for mye fokus internt i Vikartjenesten i stedet for å betjene brukerne Fortsatt utfordring med vikarenes tilhørighet til Vikartjenesten Evaluering av Vikartjenesten april

14 Alternativ 2 Etablering av en desentralisert vikarordning Det er sett på to varianter av en desentralisert vikarordning: A. Oppsplitting i flere desentrale ordninger, avhengig av hvilke områder som skal inngå i tjenesten Innebærer en oppsplitting av dagens Vikartjeneste til flere enheter, eksempelvis en for skole og en for Helse og velferd. En slik løsning vil i store trekk ha samme krav og egenskaper som alternativ 1. En vil imidlertid i utgangspunktet oppnå mer entydige styringssignaler ved at hver enhet vil bli underlagt kun én kommunaldirektør hver. Det henvises for øvrig til beskrivelse av alternativ 1. B. Bydelsvis ordning. Ordningen administreres av en enhet i hver bydel Innebærer at dagens vikarer i Vikartjenesten, administreres av enhet i hver bydel. Vikarene blir disponert innen de fire bydelene etter behov. Dette alternativet er drøftet under. Vikarene er ansatt ved enhetene og har sin base der. For både variant A og B foreslås å beholde eksempelvis bakvaktsordningen på sykehjem, ambulerende sykepleierpool og respiratortjenesten sentralt/ett sted. Disse tjenestene kan eksempelvis legges til dagens trygghetspatrulje Krav og forutsetninger Tildeling av økonomisk ramme må tilpasses valgt variant Krever sterk rammestyring Etablere et enkelt system for å holde oversikt over tilgjengelige vikarer Redusere administrative kostnader sammenlignet med en sentral ordning Vurdere å gjennomføre kostnadsfordeling etter forbruk Enkel administrativ håndtering av innleie av vikarer fra eksterne byrå må etableres Mulige konsekvenser Risiko Unngår ulik(e) styring / signaler fra forskjellige interessenter En tydeligere ansvarliggjøring Økt tilhørighet, nærhet og trygghet for vikarene Uklart forventet utvikling i kostnader og tidsbruk Transaksjonsrisiko med overgang fra sentral til lokal ordning Ikke gitt at denne ordningen vil løse dagens utfordringer Det er ikke gitt at ordningen vil fungere like godt i alle bydeler Det blir konkurranse om dagens vikarer, hvordan skal vikarene fordeles på bydelene Det blir slack i kapasitet, og lavere utnyttelsesgrad Alternativ 3 Nedleggelse av Vikartjenesten og overføre ansvaret til enhetene Dagens Vikartjeneste blir lagt ned og hele ansvaret blir tilbakeført til enhetene. Enhetene må pleie egne vikarpooler, og vil selv ha ansvar for å skaffe vikarer. For denne løsningen foreslås å beholde eksempelvis bakvaktsordningen på sykehjem, ambulerende sykepleiepool og respiratortjenesten sentralt/ett sted. Disse tjenestene kan eksempelvis legges til dagens trygghetspatrulje Krav og Ikke noe fast tilsettingsforhold for framtidige vikarer Samtlige enheter må selv hente inn vikarer fra egne pooler og eksterne byrå forutsetninger Mulige konsekvenser Risiko Økt fleksibilitet for enhetene Enhetslederne får reelt totalansvar Noen administrative kostnader faller bort Økt utfordring med å få tilgang til vikarer Lavere totalutnyttelse av vikarene Økt bruk av eksterne vikarbyrå Noen enheter får utfordringer med å få tilgang på vikarer Lavere totalutnyttelse av vikarer I kapittel 4 og 5 gjengis resultat fra intervju med nøkkelpersoner i Vikartjenesten samt spørreundersøkelse og intervju med enhetene. Evalueringsgruppens vurderinger er beskrevet her. Evaluering av Vikartjenesten april

15 Strategi og mål Organisering Måling og rapportering 4 Resultat fra intervju med Vikartjenesten 4.1 Strategi og mål Fakta og utfordringer Poolkoordinatorene, både innenfor Helse og velferd og skole, ønsker å få en ny start med Vikartjenesten. De sier det må defineres realistiske tilbud innenfor de rammene som er satt for tjenesten. I tillegg bør man i begynnelsen konsentrere seg om noen få soner/ skoler, å gjøre en god jobb ovenfor disse. Oppsummering og vurdering I nåværende drift av Vikartjenesten har det ikke vært tilstrekkelig fokus på nedbryting av budsjetter, fastsettelse av delmål, og måling av resultater innenfor hver enkelt brukergruppe. Det er videre klare tilbakemeldinger fra de som er intervjuet, at dagens mål med Vikartjenesten er urealistisk. Enkelte kundegrupper, eksempelvis soner må prioriteres, og dekkes fult ut slik at nødvendig tillit gjenvinnes. Dette innebærer at strategi for Vikartjenesten må justeres, og realistiske og oppnåelige mål defineres. Teknologi Arbeidsrutiner Medarbeidere 4.2 Organisering Måling og rapportering Fakta og utfordringer Arbeidsrutiner Teknologi Struktur Det er en generell oppfatning av at den flate strukturen i Vikartjenesten er ufordrende. Det er til tider uklare signaler fra enhetsleder og det kan være vanskelig å få gehør for saker internt. Samtidig opererer de ulike delene av organisasjonen på hver sin tue, og det utvikles egne rutiner og samarbeidsformer. Arbeidsdeling Blant poolkoordinatorene er det definert tydelige ansvarsområder med hensyn til hvilke tjenesteområder de skal betjene. En av poolkoordinatorene er tilsatt for å bistå skolene med å skaffe lærere, de øvrige jobber opp mot helse- og velferdslederne. Det siste gjelder også Servicesenteret. Møtestruktur Det er faste møter internt i administrasjonen, men det oppleves at agendaen i for liten grad gjenspeiler de utfordringene Vikartjenesten har. Eksempler på utfordringer med dette er rutiner, økonomi og resultat. Beslutningene som blir fattet oppleves som utydelige. Dels ved at konklusjonene fra møtene er uklare og dels ved at beslutninger skjer ad hoc utenfor de faste møtene der alle er til stede. Referat fra administrative møter viser sjelden konklusjoner, ansvar for oppfølging og tidsfrister. For mye er basert på muntlig informasjon, lite er dokumentert skriftlig. Det er ikke fellesmøter hvor både Servicesenteret og administrasjonen deltar. Poolkoordinatorene er opptatt av at administrasjonsmøtene må være en arena for å diskutere Vikartjenestens utfordringer. Oppsummering og vurdering Det er uheldig at ikke alle poolene benytter Servicesenteret. Dette gjør at organisasjonen i dag ikke er strømlinjeformet. Medarbeiderne arbeider godt på eget område, men den grunnleggende ansvarsfordelingen er noe utydelig. Kravene fra leder virker uklare, og det kan også synes som om koordinatorene er noe utydelige til sin leder. Faste møter internt i administrasjonen bidrar ikke til fokus på utfordringer internt og definering av tiltak for å håndtere disse. Det er ingen fellesmøter mellom Servicesenteret og de øvrige ansatte i Vikartjenesten. Strategi og mål Organisering Medarbeidere Evaluering av Vikartjenesten april

16 Strategi og mål Organisering Måling og rapportering 4.3 Måling og rapportering Fakta og utfordringer Økonomievaluering Helse og velferd februar 2008 Underskudd i Vikartjenesten i 2007, og økt forbruk av vikarer ute på enhetene, tilsa at det ikke var mulighet for å øke timeprisene for vikarer. Det var nødvendig å iverksette tiltak for å videreføre drift for Vikartjenesten gitt de økonomiske rammene innenfor helse og velferd, og det ble iverskatt en økonomievaluering av Vikartjenesten. Nedenfor gjengis hovedtrekkene fra Økonomievaluering Helse og velferd gjennomført i februar Dette er videre supplert med status på igangsatte tiltak og nye erfaringer. Årsaker til underskudd i 2007 Det er ikke gjort en detaljert analyse av dette, men følgende forhold trekkes frem: Prisene var for lave i forhold til kostnadsnivået Kraftig vekst i årsverk gav store oppstarts- og opplæringskostnader Ikke tilfredsstillende fakturasystem og GAT Ikke samsvar mellom inntekter og kostnader i forbindelse med bruk av vikarer fra eksterne byrå Økt korttidsfravær i forhold til budsjett Administrative kostnader Vikartjenesten har gått gjennom administrasjonen, og funnet muligheter for å kutte budsjettet betydelig ved å redusere åpningstiden ved Servicesenteret, redusere bemanningen og endre arbeidsfordelingen for skolepoolen. Administrative kostnader for 2008 er nå budsjettert til 9,3 millioner kroner. Helse og velferd sin andel av administrasjonsutgiftene utgjør 7,4 millioner kroner. Ved full utrulling vil denne kostnaden kun øke til 7,9 millioner kroner. Hensyntatt overføring til administrasjonen, er det 1,6 mill som må dekkes gjennom timeprisen for 2008, eller 10 kr per time. Skolens andel av administrasjon er beregnet til 1,0 millioner, og skal dekkes ved overføring fra skolebudsjettet i stedet for påslag på timeprisen. Fakturerbar tid Det er beregnet hvordan vikarer og fast ansatte disponerer sin arbeidstid, og sett på hvilke dager per år som ikke er fakturerbare. Beregningen har gitt følgende makstall for timeutleie: Vikar som jobber på timing 1535 timer Vikar med fast ansettelse i Vikartjenesten 1390 timer Til sammenligning er tilsvarende timetall for en fast ansatt innen Helse og velferd beregnet til 1453 timer. Kostnader som er inndekt i timepris Vikartjenestens fast ansatte har et ulempetillegg i lønn på kr årlig. Videre koster fast ansatte vikarer mer enn vikarer som leies inn på timer. Den typiske vikaren i Helse og velferd er en deltidsansatt som jobber ekstravakter ved behov. Økonomisk er dette en effektiv løsning, men ikke ønskelig sett i forhold til heltid/deltidssaken. Fast ansatte i Vikartjenesten har rett på fri halvparten av helligdager i turnus med lønn, velferdspermisjoner med lønn, kurs og videreutdanning. Dette må dekkes inn gjennom timeprisen. Det er ikke alltid for eksempel en 7 timers vakt blir leid ut mer enn i 6 timer, slik at Vikartjenesten får fakturert kun 6 timer. Vikartjenestens ansatte bruker noe på interne prosesser. Dette er estimert til 1 dag per årsverk. Teknologi Arbeidsrutiner Medarbeidere Evaluering av Vikartjenesten april

17 Strategi og mål Organisering Måling og rapportering Arbeidsrutiner Teknologi Medarbeidere Det er utført analyser av dekningsbidrag for de ulike gruppene i 2007, og det var størst dekningsbidrag på sykepleiere, mens de tapte på utleie av assistenter på dagtid. Det er vurdert som hensiktsmessig med en jevn fordeling av de administrative kostnadene på utleide timer. Begrunnelsen er at kostnaden for vikaren mest mulig skal gjenspeiles i prisen, og at arbeidet med utleie av en vikar er uavhengig av stillingskategori. De administrative kostnadene er jevnt fordelt ved utarbeidelsen av nye timepriser pr. 18. februar Timeprisen for lærere er politisk fastsatt til kr 335 for skolene på barnetrinnet, og kr 385 på ungdomstrinnet. Den reelle kostnaden per time er høyere og formannskapet vedtok derfor å bevilge inntil 2 millioner kroner for å dekke Vikartjenestens underdekning ved utleie av lærervikarer. Ny prisliste Prismodell og nye priser fra februar 2008 bygger på følgende prinsipper: Prisene skal være kostnadsdekkende med et fast påslag til å dekke administrasjon og andre kostnader, antatt 10 kr Det innføres et trepris system, der Vikartjenesten har en grunnpris på dag, men tillegg på kveld og helg Vikartjenesten gir prisgaranti i forhold til utleie av vikarer fra eksterne vikarbyrå. Det betyr at enhetene alltid betaler Vikartjenestens priser, uansett om den eksterne vikaren er billigere eller dyrere Vikartjenesten leverer assistenter når de er tilgjengelige. Når assistenter ikke kan skaffes, får enheten en hjelpepleier og må betale for denne Tabell 3 Gamle priser Nye priser Differanse i % Sykepleier DAG % Sykepleier KVELD % Sykepleier HELG DAG % Sykepleier HELG KVELD % Hjelpepleier DAG % Hjelpepleier KVELD % Hjelpepleier HELG DAG % Hjelpepleier HELG KVELD % Assistenter DAG % Assistenter KVELD % Assistenter HELG DAG % Assistenter HELG KVELD % Gjennomsnittspriser for Vikartjenesten er ca 312 kr/time mens enhetene innenfor Helse og velferd får tildelt 269 kr/time i 2008 i henhold til budsjettmodellen. Evaluering av Vikartjenesten april

18 Strategi og mål Organisering Måling og rapportering Tabell 4 Vikartjenestens nye priser sammenlignet med eksternt vikarbyrå Eksternt Vikartjenesten vikarbyrå Differanse i % Sykepleier DAG % Sykepleier KVELD % Sykepleier HELG DAG % Sykepleier HELG KVELD % Hjelpepleier DAG % Hjelpepleier KVELD % Hjelpepleier HELG DAG % Hjelpepleier HELG KVELD % Assistenter DAG % Assistenter KVELD % Assistenter HELG DAG % Assistenter HELG KVELD % Tabellen viser at Vikartjenestens priser ligger over eksterne aktører på nesten alle kategorier. Det eksterne vikarbyrået har en relativt høy timepris for helligdager. En sykepleier koster kr. 634 pr. time på helligdager, mens Vikartjenesten ikke har innført helligdagstillegg. Timepris for lærer i grunnskolen koster kr 414 pr. time hos det eksterne vikarbyrået. Oppsummert er det to elementer som gjør at det er dyrere å leie inn vikarer fra Vikartjenesten: 1. Fast ansatte er dyrere i form av tap av tid og høyere lønn sammenlignet med ansatte ved Helse og velferd. Basert på at Vikartjenesten har budsjettert med utleie av rundt timer til Helse og velferd, utgjør dette 43 kroner i timen 2. Fast ansatte ved Vikartjenesten er noe dyrere enn innleie fra eksternt vikarbyrå. Dette skyldes at det eksterne byrået benytter vikarer som engasjeres for den bestemte perioden/vakta, mens den fast ansatte har en ansettelse med tilhørende trygghet og sosiale ytelser i tillegg til noe indirekte tid. Ekstrakostnad ved å bruke Vikartjenesten på Helse og velferd i 2008 anslås til 15,5 millioner med helårseffekt av skisserte tiltak. Siden 5,8 millioner allerede er overført, vil ekstrakostnaden for enhetene bli 9,7 millioner i Økonomiske konsekvenser ved full utrulling Hvis ansettelsesstoppen opphører, og forutsatt full oppbygging på hjemmetjeneste og sykehjem, vil administrasjonen kunne håndtere det meste av økningen uten særlig styrking. Merkostnad for fast ansatte (7 millioner), lavere utleiegrad (6 millioner), ulempetillegg (6 millioner) og administrasjon (8 millioner) utgjør likevel totalt kr 27 millioner ved full utbygging. En løsning med de ansatte i Vikartjenesten hvor de som jobber kortere vakter må jobbe inn dette senere (timebank), vil redusere kostnadene med 3-4 millioner kroner. En slik løsning vil kreve at ulempetillegget beholdes. Det er også mulig å redusere økningen i kostnader ved å redusere andelen fast ansatte. Teknologi Arbeidsrutiner Medarbeidere Evaluering av Vikartjenesten april

19 Strategi og mål Organisering Måling og rapportering Enhetenes gevinster ved full utrulling Det er forutsatt at enhetene sparer tid ved at de slipper å ringe etter mange vikarer når noen blir syke. I tillegg tar Vikartjenesten jobben med rekruttering. Det vil si at tiden som frigjøres er fragmentert i små bolker på noen minutter, og det er utfordrende å kalkulere reduserte kostnader for enhetene. Dersom hver enhet ved full utrulling sparer 0,8 årsverk på innleie og rekruttering, vil dette gi en besparelse på 12,6 millioner kroner hvis denne gevinsten kan tas ut på en eller annen måte. Teknologi Arbeidsrutiner Medarbeidere Kostnader ved fortsatt egne pooler i enhetene Slik Vikartjenesten drives i dag påføres de øvrige enhetene i Helse og velferd betydelige kostnader knyttet til innleie. Dette er estimert til 30-50% stilling pr enhet, som gir en kostnad på 5-7,5 mill kroner Leveringsdyktighet Analyser gjennomført i 2005 viser at 23 % av behovet for vikartimer er på dag mandag til fredag, og 77 % av behovet er på kveld og helg. Det er viktig at Vikartjenestens tilbud er tilpasset dette. Siden Vikartjenesten har mange fast ansatte er dette en utfordring. Det vil si at følgende må vurderes: Fast ansatte må jobbe mer ubekvem arbeidstid Det er en grense for hvor mange fast ansatte vikarer Vikartjenesten kan ansette ut fra totalt utleiebehov Status og effekt av iverksatte tiltak per mars 2008 Som et resultat av bekymringsmelding fra økonomitjenesten oktober 2007, og økonomirapporten av februar 2008, er det iverksatt flere tiltak. Nedenfor gjengis status på disse. Kutt i administrasjon - Ingen nattåpning ved Servicesenteret lenger - Redusert administrasjonen med en stilling - Kutt i kurs og opplæringskostnader - Kutt av interne møter Innføring av ny prisliste per Oppfølging av inntekter og kostnader per pool vil bli innført i nærmeste fremtid. Opplevde senest i januar i forbindelse med gjennomgang av månedsresultat at timelister manglet. Det er ingen sentral pådriver i Vikartjenesten som sørger for at alle timelister kommer inn. Det er manuelle timelister på skole og merkantil Fakturering - Det mangler et helhetlig system for oppfølging og fakturering av vikarutleie. Noe utleie belastes brukerenhetene ved hjelp av regneark i tillegg til GAT, mens andre vikariater faktureres ved hjelp av det kommunale faktureringssystemet på grunnlag av manuelle timelister. Dagens løsning er uoversiktlig og tidkrevende. Vikartjenesten opplever stadig nye feil/utfordringer med bruk av GAT Det er innført noen kontrollrutiner for å fange opp avvik/systemsvikt Følgende tiltak var iverksatt i forkant av arbeidet med Økonomirapporten: Timelister gjeninnført ( ) Ukentlig oppfølging av utleiegrad ( ) Månedlig regnskaps- og økonomirapportering ( ). Har medført at avvik nå avdekkes. Evaluering av Vikartjenesten april