Fakultetet har et regnskapsført resultat på totalt 183,6 mill kr i overskudd, fordelt på:

Transkript

1 UNIVERSITETET I OSLO DET MATEMATISK- NATURVITENSKAPELIGE FAKULTET Til: MN-fakultetsstyret Sakstype: Vedtakssak Saksnr.: 16/10 Møtedato: 21. juni 2009 Notatdato: 7.juni 2009 Saksbehandler: Anne Chatrine Modahl REGNSKAP 1. TERTIAL 2010 Vedlagt følger regnskapet for 1. tertial 2010 for Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet. Regnskap og avviksforklaringer er satt opp i henhold til retningslinjer fra universitetsdirektøren. Fakultetet har et regnskapsført resultat på totalt 183,6 mill kr i overskudd, fordelt på: Bevilgningsfinansierte basisvirksomhet på 52,6 mill kr Bidragsfinansierte virksomheten på 126,3 mill kr Oppdragsfinansierte virksomheten på 4,7 mill kr Innledning: MNFs rapporterende enheter har behov for kontroll på reelt disponible midler. Innføring av BOA innebærer problemer med å skille ut resultateffekt mellom eksterntfinansiert virksomhet og basis. Rapporter som viser tilgjengelige midler på prosjekt og basis finnes ikke pr dags dato. Faren for at prosjektene i fremtiden vil gå med underskudd som igjen må dekkes over basis er overhengende. Økonomi og planavdelingen (ØPA) arbeider for å finne løsninger på de utfordringene som BOA medfører. Vi fortsetter å følge opp bundne midler da dette er et sentralt kriterium for en god økonomimodell. På opplæringssiden ønsker vi enda mer fokus på prognoselaging og involvering pluss ansvarliggjøring fra ledelsen i tertialrapportene som leveres. Arbeidet med en felles økonomimodell for å sikre jevn kvalitet for alle enheter og redusert risiko ved skifte av økonomipersonell er ikke prioritert i vårsemesteret, men vi håper at saken kan tas opp igjen utover høsten. Hovedpunkter: Resultatet for den bevilgningsfinansierte virksomheten viser et regnskapsmessig overskudd på 52,6 mkr pr og skyldes at fakultetet i 2009 mottok øremerkede midler til bl.a FUNMAT, EMBIO, vitenskapelig utstyr, samt startpakker og småforsk i 2010, der alle kostnadene ikke har påløpt enda. Siden UiO på enhetsnivå ikke har balanseføring, sammenstilling av inntekter og kostnader i samme periode eller periodiserer bevilgninger fra KD så vil disse merinntektene i regnskapet skygge for enhetenes reelle driftsresultat. Korrigerer man resultatet for hva som er bundet opp i fremtidige forpliktelser så har fakultetet et reelt overskudd på 6,8 mkr pr Prognosen for 2010 viser et regnskapsmessig overskudd på 43,3 mill, mot 23,6 mill i overskudd korrigert for fremtidige forpliktelser. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret godkjenner regnskapet for 1. tertial 2010 Vedlegg: Analyser og kommentarer til regnskapet 1 tertial 10

2 Analyser og kommentarer Vedlegg til styresak regnskap 1 tertial Innledning: MNFs rapporterende enheter har behov for kontroll på reelt disponible midler. Innføring av BOA innebærer problemer med å skille ut resultateffekt mellom eksterntfinansiert virksomhet og basis. Rapporter som viser tilgjengelige midler på prosjekt og basis finnes ikke pr dags dato. Faren for at prosjektene i fremtiden vil gå med underskudd som igjen må dekkes over basis er overhengende. Økonomi og planavdelingen (ØPA) arbeider for å finne løsninger på de utfordringene som BOA medfører. Vi fortsetter opplegget med å følge bundne midler da dette er et sentralt kriterium for en god modell. På opplæringssiden ønsker vi enda mer fokus på prognoselaging og involvering pluss ansvarliggjøring fra ledelsen i tertialrapportene som leveres. MNF er i prosess med å ansette ny seksjonsleder på økonomi. Totalt: -183,6 mkr Bevilgning: -52,6 mkr Bidrag: -126,3 mkr Oppdrag: -4,7 mkr Bundne midler: -45,8 mkr Reelt resultat: -6,8 mkr Bidrag NFR: -49 mkr Bidrag øvrige: -77,3 mkr Fig 1, resultat fordelt på virksomheter. Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Fakultetet har pr et regnskapsmessig overskudd på 183,6 mkr, hvor av 131 mkr av overskuddet er fordelt på den eksternfinansierte virksomheten (bidrag og oppdrag). Overskuddet skyldes ubrukte midler da det er forsinket aktivitet på flere prosjekter i tillegg til at NFR har overført bevilgningen for 1 tertial.

3 2. Kommentarer til avvik 2.1 BEVILGNINGSFINANSIERT VIRKSOMHET: Tall i tusen kr Rapport res alle enheter Budsjett 1 tertial 10 Regnskap 1 tertial 10 Budsjettavvik hittil i år Årsbudsjett 09 Inntekt Inntekter Inntekter total Kostnad Andre driftskostnader Avsluttede prosjekter Lønn Finansinntekter/-kostnader Avskrivninger Kostnad Total Resultat Fig 2: intern regnskapsrapport bevilgning (basisvirksomhet). Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Kommentarer til avvik: Inntekter: positivt avvik på 19,4 mkr. Hovedforklaringen er 22,572 som er ført under Inntektsføring v/avskrivning. Identisk beløp finnes under kostnader (Avskrivinger) og endrer ikke resultatet. Økonomi og planavdelingen (ØPA) har postert investeringer anskaffet tidligere enn Avskrivingene er i sin helthet ført på fakultetsnivå og ikke på underliggende enheter. Det bør foretas en opprydning på området fordi avskrivingene bør overføres til den enhet de tilhører. MNF ble ikke informert om den nye rutinen og inkluderte ikke disse postene i budsjettet. Andre inntekter er økt med 4 mill. Dette skyldes primært tilbakeføring av periodiseringer på utstyr som pga overgang til ny kontoplan nå føres under inntekter og ikke under kostnader. I tillegg har Senter for entreprenørskap fakturerte grunderskolestudentene tidligere enn budsjettert. MNF har også 7 mill høyere inntekter på dekningsbidrag enn budsjettert. Noe kan forklares under periodeavvik, men mesteparten forklares ved at noen sentre ikke har hatt tid til å budsjettere ihht BOA og har budsjettert dekningsbidrag ihht gamle satser. Kostnad til egenandel er 12,7 over budsjett. Skyldes til dels at noen sentre ikke har hatt tid til å budsjettere ihht BOA dels at noen enheter har fått postert egenandel fra andre enheter som ikke er budsjettert. Egenandel er den posten som viser størst avvik og må analyseres nærmere. Også investeringer er høyere enn budsjett, dette skyldes primært innkjøp av 3d-printer på IFI som var budsjettert senere på året. Totale lønnskostnader: positivt avvik på 6,7 mill. Halvparten av avviket kan forklares ved at frikjøp Boa er 3,4 mill høyere enn budsjettert. Dette må ses i sammenheng med avvik på egenandel og dekningsbidrag. Resterende avvik på 3,3 mill skyldes både registreringsfeil i budsjett, ett av sentrene lastet inn hele årsbudsjettet i januar, et annet institutt oppgir å ha registrert en person to ganger. I tillegg kommer forsinkede ansettelser og feilposteringer. Av totalavviket er fastlønnsavviket på 2,5 mill kr. Andre driftskostnader (herunder indirekte kostnader): negativt avvik 3,3 mill kr. Største avviket finner vi på Kjemisk hvorav 2,7 mill er postert på mva-tiltaket. KI vil omposteres til andre stedkoder og prosjekt. Resten er oppgitt å være periodeavvik på enhetene. Finansinntekter/-kostnader og Avsluttede prosjekt må ses under ett. Det er avsluttet færre prosjekt i underskudd enn budsjettert. Positivt avvik på disse postene er 634 tkr.

4 2.2 BIDRAGSFINASIERT VIRKSOMHET: UNIVERSITETET I OSLO Tall i tusen kr Rapport res alle enheter Budsjett 1 tertial 10 Regnskap 1 tertial 10 Budsjettavvik hittil i år Årsbudsjett 10 Inntekt Inntekter Investeringer Inntekt Total Kostnad Andre driftskostnader Avsluttede prosjekter Lønn Finansinntekter/-kostnader 3-3 Avskrivninger Kostnad Total Grand Total Fig 3: intern regnskapsrapport bidrag. Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Budsjett 130,9 mkr Regnskap: 126,2 mkr Avvik: 4,6 mkr Inntekter: Fjerner man egenandel, er avviket på 8,4 mill. Avviket skyldes primært Naturfagsenterets avvik på 13 mill. Flere inntekter er budsjettert i sin helhet i 1. tertial men blir betalt pr tertial. Manglende NFR inntekter pga kontraktsendringer, forsinket fakturering og feil fortegn ved budsjettinnleggelse er jevt fordelt nlant flere partnere. Overføring til samarbeidspartner kan føres som nedskriving av inntekter. På noen institutt er det overført midler til partnere tidligere enn budsjettert. Andre driftskostnader viser et overforbruk på 1,4 mill ifht budsjett. Dette skyldes primært periodeavvik. 2.3 OPPDRAGSFINANSIERT VIRKSOMHET: Tall i tusen kr Rapport res alle enheter Budsjett 1 tertial 10 Regnskap 1 tertial 10 Budsjettavvik hittil i år Årsbudsjett10 Inntekt Inntekter Investeringer Inntekt Total Kostnad Andre driftskostnader Avsluttede prosjekter Lønn Avskrivninger Kostnad Total Grand Total Fig 4: intern regnskapsrapport oppdrag. Negative tall (minus) viser ubrukte midler (overskudd), positive tall viser overforbruk (underskudd) Budsjett: 3,7 mkr Regnskap: 4,7 mkr Avvik: 1 mkr Avviket på 1 mill skyldes primært inntekter som er ført tidligere enn budsjettert samt inntekter som ikke er forventet og derved ikke lagt inn i budsjett.

5 3. Kommentarer resultat og prognose for bevilgning 3.1 RESULTAT: UNIVERSITETET I OSLO Regnskapsført resultat for bevilgning viser 52,6 mill kr i overskudd. Bundne midler er avregnet pr 1. tertial. Fakultetet har en saldo på 45,8 mill kr i bundne midler som i hovedsak består av ubrukte FUNMAT, EMBIO og startpakkemidler fra 2009 samt småforskmidler bevilget i Det hersker usikkerhet rundt resultatet for Biologisk institutt da dette inkluderer resultatet til CEES (SFF et til Nils Chr. Stenseth), et senter som er i en oppbyggingsfase og mottar betydelige midler for tiden. Det har også vært et krav at Biologisk institutt og CEES skulle regnskapsføre og rapportere hver for seg, det har ikke blitt gjort. En endring kommer i løpet av året siden IMBV og Biologisk institutt sine økonomiavdelinger har slått seg sammen. Fig 5: oversikt over regnskapsført resultat. Negative tall betyr overforbruk (underskudd), positive tall betyr ubrukte midler (overskudd) Det regnskapsmessige overskuddet fordeler seg på 53,2 mkr i overskudd for instituttene, 18,7 mkr i overskudd for sentrene og 19,3 mkr i underskudd for fakultetsnivået. Det regnskapsmessige resultatet viser posteringer av inntekter og kostnader uavhengig av om de er opptjent eller ikke og tar ikke hensyn til fordringer eller øremerkede forpliktelser. Resultatet må derfor korrigeres slik at enhetenes reelle driftsresultat blir synliggjort, først da kan en vurdere hvorvidt enhetene bruker mer eller mindre enn rammetildeling tillater. Institutt for informatikk viser et midlertidig underskudd grunnet manglende inntekt for 3d-printer samt postering av samme utstyr tidligere enn budsjettert. MN adm historiske underskudd fra 2003 består.

6 Fig 6: oversikt over reelt resultat. Negative tall betyr overforbruk (underskudd), positive tall betyr ubrukte midler (overskudd) Det reelle resultatet (regnskapsmessig resultat korrigert for bundne midler) viser overskudd på 17 mill for instituttene og 11,7 mill i overskudd for sentrene. Fakultetsnivået har et underskudd på 19,3 mill. De alle fleste enhetene har et godt handlingsrom, herav Kjemisk og Fysisk institutt som nå ser effektene fra besparelser av driftskostnader og utsatte ansettelser etter avgang. Av enhetene som pr er i underskudd er det forventet at Institutt for informatikk og vil gå i balanse i løpet av året. Senter for entreprenørskap jobber med å stablilisere aktiviteten med hovedfokus på å opprettholde studiepoengproduksjon samt hente inn friske midler fra andre institusjoner enn KD. De oppgi at senteret er på god vei mot en sunnere økonomi. IMBV har hatt negativt reelt resultat siden instituttet ble opprettet. Den negative resultatet er redusert fra 6,9 mill i 2007 til 2,2 i 2010 så instituttet er på rett vei. 3.2 PROGNOSE: Prognose for fakultetets årsbudsjett viser en økning i overskuddet fra 35,7 til 43,3 mill. Ved utgangen av året regner man med at bundne midler på basis er redusert til 22 mill og prognosen viser et forventet reelt overskudd på 23,6 mill. Det hefter dog flere risikomomenter rundt det forespeilede resultat, det er ennå tidlig på året og det er varierende kunnskaper på enhetene om hvordan man lager en holdbar prognose. Et annet moment er at innføringen av totalregnskapsføring kan gi utslag på enhetenes dekningsbidrag, frikjøp og egenandeler og dermed enhetenes resultat. I henhold til prognose, ligger alle enheter, bortsett fra Senter for entreprenørskap an til overskudd pr Korrigerer vi for fremtidige forpliktelser, viser fremdeles de fleste enhetenes årsbudsjett et overskudd. Unntakene er Senter for entreprenørskap og Institutt for molekylær biovitenskap, begge disse er kommentert i avsnittet ovenfor. Av enhetene som er har vært i en utsatt posisjon er Institutt for Geofag, Kjemisk institutt og Institutt for molekylær biovitenskap, tross for positiv utvikling siste år. På Kjemisk institutt ser det ut som om underskuddet er under kontroll. Instituttet vil gå med overskudd i inneværende år. Instituttet rapporterer selv at en av grunnene til at de klarer å spare inn midler er at de har flere ubesatte stillinger, dette tilsier i så fall at instituttet sin normalaktivitet (ingen ubesatte stillinger) ikke vil er tilpasset varig inntektsnivå. SFE jobber med tilleggsfinansiering, som kommentert tidligere.

7 Fig 7: oversikt over prognose regnskapsmessig årsresultat og prognose reelt årsresultat pr Negative tall betyr overforbruk (underskudd), positive tall betyr ubrukte midler (overskudd) Vi ser differansen mellom nominelt og reelt resultat på enhetene (blå og rød søyle i fig 7). Fysisk, Kjemisk, IMBV og Senter for entreprenørskap har betydelige øremerkede midler mottatt fra eksterne parter. Institutt for informatikk fjerner ordningen med personlige tiltaksmidler og forventer derfor at oppsparte midler vil bli brukt i løpet av året. Det er mindre utslag på de andre enhetene. Fysisk institutt og institutt for informatikk har gode handlingsrom og planlegger å lyse ut flere faste stillinger. På Kjemisk institutt er resultatet tilsynelatende sterkt forbedret. Det bør foretas en analyse for å finne hvordan instituttet klarte å komme i en situasjon med overskudd på så kort tid. Underskuddet på fakultetsnivået skyldes at administrasjonens underskudd fra 2005 på 22,0 mkr opprettholdes i 2009, slik at fakultetet vil ha et planlagt underskudd på 29 mkr i slutten av (22 mkr pga underskudd fra 2004, pluss 7,0 mkr siden en del av underskuddet til Kjemisk institutt har blitt flyttet over til fakultetsnivået) 4. Usikkerhetsfaktorer - Totalregnskapsføring: de fleste enheter rapporterer om usikkerhet knyttet til Boa. Per dags dato finnes det ikke gode nok rapporter eller erfaringsgrunnlag slik at enhetene vet hvordan overheadinntekt, frikjøp og egenandel vil påvirke resultatet, og hvordan det igjen påvirker enhetens handlingsrom. Enhetene har for første gang budsjettert etter ny modell og det er oppdaget uhensiktsmessige konsekvenser av Boa da enhetene ikke alltid forsto hvordan Boa ville innvirke på basis- og prosjektregnskapene. Boa innebærer en fremmedgjøring i forhold til egen økonomi for alle involverte og innebærer også uforholdsmessig mye ekstraarbeid for å skjønne egen økonomi. Boa har dessverre vært et tilbakeskritt når det gjelder kontroll på egen økonomi. ØPA jobber med å finne hensiktsmessige løsninger. - Implementering av nye systemer: nye systemer er i implementeringsfasen (innkjøpssystem og HRportal) og man regner med at dette vil kreve mer ressurser i form av flere tilsatte/merarbeid på andre, noe som vil kunne gå på bekostning av andre prioriteringer. - Bemanningssituasjon. Mat.-nat. fak sin økonomiseksjon har vært underbemannet i nesten ett år. Det har vist seg å være svært vanskelig å skaffe kvalifiserte vikarer. Underbemanningen har medført manglende tid til kontroll og økonomioppfølging generelt. Ansettelse av ny seksjonsleder er i prosess i disse dager.

8 Vedlegg: Resultat pr enhet for bevilgning Rapporterende enhet Inntekter/ investeringer Lønn Andre driftskost Prosjekt avsl. Avskrivinger Finansinntekter/ kostnader Sum regnskap 1.t 10 Budsjett avvik Budsjett 1. t. 10 Reelt resultat 1t 10 Astro Fysisk Informatikk Kjemisk Matematisk Molekylær biovitenskap Biologisk/CEES Geofag Farmasøytisk Sum instituttene INGAP FERMIO CTCC SMN Senter for entreprenørskap PGP CMA Naturfagsenteret SAFE Sum sentre Mat.-nat. adm Total Bundne midler

9 Regnskapsrapport for bevilgning detaljert. HITTIL I ÅR HELÅR Budsjett Regnskap Avvik Avvik i % Årsbudsjett Årsprognose Avvik Avvik i % INNTEKTER Overført saldo fra i fjor % % Bevilgning/bidrag fra KD % % Investeringer % % Inntektsføring v/avskrivning ikke budsjett ikke budsjett Bevilgning/bidrag fra andre dept 0 ikke budsjett ikke budsjett Bidragsinntekter fra NFR ikke budsjett -30 ikke budsjett Andre bidragsinntekter ikke budsjett ikke budsjett Oppdragsinntekter ikke budsjett ikke budsjett Egenandel % % Andre inntekter % % Dekningsbidrag % % Sum inntekter % % KOSTNADER Varekost varer for ekst. videresalg 7-7 ikke budsjett 0 ikke budsjett Fastlønn % % Variabel lønn % % Feriepenger % % Sosiale kostnader % % Offentlige refusjoner % % Frikjøp BOA % % Andre frikjøp % % Andre lønnskostnader % % Sum lønn % % Internhusleie % % Indirekte kostnader % % Andre driftskostnader % % Avskrivninger ikke budsjett ikke budsjett Sum kostnader % % Finansinntekter/-kostnader % % Avsluttede prosjekter ikke budsjett ikke budsjett Resultat % % Utsatt aktivitet ikke budsjett ikke budsjett Reelt resultat % %