Kontrollutvalget i Sola INNKALLES TIL MØTE 21. mars 2012 kl i Sal 2 i Sola rådhus Møtet er åpent for publikum og presse

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 2 Kontrollutvalget i Sola INNKALLES TIL MØTE 21. mars 2012 kl i Sal 2 i Sola rådhus Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 10/12 Skatteregnskapet 2011 med kontrollbrev fra skatteetaten 11/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon: Oppsummering av innspillene 12/12 Bestilling selskapskontroll: Interkommunalt Arkiv IKS 13/12 Forberedelse til bestilling av ny forvaltningsrevisjon 14/12 Kontrollutvalgets oppgaver og ansvarsområder - Kommunale regnskaper 15/12 Statusoversikt mars 2012 EVENTUELT REFERATSAKER/MELDINGER Det er ingen referatsaker/meldinger til dette møtet Rådmannen er invitert til å orientere i sak 10 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon evt , eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Sola, 14. mars 2012 Tine Daae Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet

2 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 232 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sola /2012 SKATTEREGNSKAPET 2011 MED KONTROLLBREV FRA SKATTE- ETATEN Bakgrunn Kontrollutvalget har mottatt Årsrapport 2011 fra skatteoppkreveren i Sola, og Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Sola kommune, fra Skattekontoret (se vedlegg). Kontrollrapporten er sendt til kommunestyret med kopi til kontrollutvalget. I tråd med uttalelse fra Skattedirektoratet i 2004, legges skatteregnskapet fram for kontrollutvalget og kommunestyret til orientering. Skatteoppkrever er invitert til å orientere i møtet. Saksutredning Skatteregnskapet for 2011 viser en samlet skatteinngang på 5.685,0mill kr som er en økning på 227,6 mill kr som utgjør 4 %. Kommunens andel av skatteinngangen er på 715,3 mill kr Utestående restanser pr utgjør 153,7 mill kr som er en økning på 35,4 mill i forhold til Kontrollrapporten oppsummerer de ettersyn som Skatteetaten har utført i 2010, samt gir kommentarer til det avlagte skatteregnskapet. I kontrollrapporten konkluderer skattekontoret med at: Den overordnede internkontroll er tilfredsstillende. Regnskapsføring i tråd med regelverk og gir riktig uttykk for skatteinngangen i året Innkrevingsarbeidet og oppfølging av restanser er i tråd med gjeldende regelverk Arbeidsgiverkontrollen er i tråd med gjeldende regelverk Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Sola tar Årsrapport 2011 fra skatteoppkreveren i Sola med kontrollrapport 2011 fra Skattekontoret til orientering. 2. Saken videresendes kommunestyret til orientering. SANDNES, 14. mars 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Sola kommune. Saksliste Årsrapport skatteregnskapet Neste 2

3 Skatteetaten Saksbehandler Øivind Ole Midthun Deres dato Vår dato Telefon Deres referanse Var referanse 2011/ Kommunestyret i Sola Postboks SOLA R:)(:31~!!1l! Kontro~!utva!USSfkretLl(iJt I ~.._-- ~. --~._-.._-- Saksnr. OL / 1'1;), [JokJr. :2J5 Mottatt dato: {j-'1 r-a_rki_vn_r.:-"d.",li)<-:~",, Kemm.nr. Saksb:\f t:: V U.off: 11.2.:L_ Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Sola kommune l. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven 2-8, som utfylles av "Instruks/or skatteoppkrevere", fastsatt av Skattedirektoratet 8. januar Skattekontoret har faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne i saker som vedrører skatteoppkreverfunksjonen, og plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å legge til rette for best mulig resultater for skatteoppkreverfunksjonen. Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjonen er "Instruks/or skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av l. februar Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: Intern kontroll -Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Skatteetaten utfører oppgavene med kontroll av skatteoppkrevernmksjonen. Postadresse Njøsavegen LEIKANGER skattvest@skatteetaten.no Besøksadresse Sentralbord Se eller ring gratis Org. nr: : Telefaks

4 1011/ Side 2 av 4 Skatteoppkreverfunksjonens måloppnåelse 2.1 Innkrevingsresultater Vi har gjennomgått innkrevingsresultatene per for skatteoppkreverkontoret i Sola kommune. Resultatene viser følgende' Totalt Illllbetait av Rfsnltat- Innbetalt av Innbetalt av swn illllbetalti smnkrav (i krav (i %): snmkrav(i %) krav (i %) MNOK: %): forrige år: rfgionen: Rfstskatt personlige skattytere 2009: 67,41 92,7 92,0 91,9 92,2 Arbeidsgiveravgift 2010: 2229/B 100,0 99,7 100,0 99,8 Forskuddsskatt personlige skattytere 2010: 152,95 98,9 97,7 97,6 97,8 Forskuddstrekk 2010: 5095,74 100,0 99,9 100,0 99,9 2.2 Arbeidsgiverkontroll Resultater for kommunen per viser følgende [. Antall Minste Antall utførte Utført kontroll Utført kontroll Utført kontroll Utført kontroll arbeid~~vere: krav 5 0 /0: kontroller 2011: 2011 (i %): 2010 (i %): 2009 (i %): 2011 region (i %): ,4 3,5 2,3 3,8 2.3 Bemanning Antall årsverk (total tall) fra skatteoppkrevers årsrapport for de tre siste årene: Antall årsverk 2011 Antall årsverk 2010 Antall årsverk I For 2011 el' rapporteringen endret fra rapportering pl'. kommune til interkommunal kontrollordning, der det er aktuelt.

5 2011/ Side J av 4 3. Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skattekontoret har i 2011 gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene intern kontroll, skatteregnskap og innkreving. Siste stedlige kontroll ble avholdt 25. og 26. mai Skattekontoret har i 2011 i tillegg gjennomføli kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret for området arbeidsgiverkontroll. Skatteoppkreverkontoret har gitt tilbakemelding på pålegg og anbefalinger som er gitt. Regnskapet for Sola kommune viser per 31. desember 2011 en skatte- og avgiftsinngang 2 til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr og utestående restanser 3 på kr herav berostilte krav på kr Skatteregnskapet er avgitt av kommunens skatteoppkrever 20. januar Resultat av utført kontroll Basert på utføli kontroll mener skattekontoret følgende: Intern kontroll Skattekontorets kontrollhandlinger har ikke avdekket vesentlige svakheter i skatteoppkrevers overordnede intern kontroll. Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Base11 på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et riktig uttrykk for skatteinngangen i regnskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkrevingen Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. 2 Sum innbetalt og fordelt til skattekreditorene a Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav

6 2011/ Side 4 av 4 Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at utførelsen av arbeidsgiverkontrollen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk, retningslinjer og ntføres i tilstrekkelig omfang. 5. Ytterligere informasjon Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger i 2011 gitt pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever i brev av 8. juni Vennli hilsen ~ \\,1. -' k~.j1j Jan Kåre Strøm ~ underdirektør Kopi til: Kontrollutvalget i Sola kommune Skatteoppkreveren i Sola kommune Riksrevisjonen

7 l Årsrapport for 2011 Skatteoppkreveren i Sola kommune Arsrapport Skatteoppkreveren i Sola

8 3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Ressursfordeling Årsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet 100 % til skatteoppkreverfunksjonen i re~jnskapsåret 6 Ressursbruk ved skatteoppkreverkontoret, fordeling av årsverk Skatteregnskap 1 16,67 % InnfordrinQ av skatt OQ arbeidsqiveravgift 4 66,67 % Arbeidsgiverkontroll 1 16,67 % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige % og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg % Administrasjon % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 100 % Organisering Sola skatteoppkreverkontor består av seks stillingshjemler i fast 100% stilling. I utgangspunktet var stillingene tenkt fordelt på en stilling som kemner, to stillinger til innfordring av personskatt, 1,5 stillinger til innfordring overfor arbeidsgivere og 1,5 stillinger til arbeidsgiverkontroll. Imidlertid har oppgavene med arbeidsgiverinnfordring nå vokst seg så store at det el' brukt to stillinger til arbeidsgiverinnfordring samt infonnasjonlveiledning. Dette har gitt seg utslag i at det kun er brukt en stilling til arbeidsgiverkontroll store deler av året Ressurser og kompetanse Også i 2011 var kontorets ressurssituasjon preget av langtidssykemelding store deler av året. Fra og med 1. april imihentet skatteoppkreveren kompetanse gj ennom et vikarbyrå for å bøte på situasjonen. I forbindelse med en oppsigelse og nyansettelse ble innfordringskompetanse sikret på lang sikt. Vikar fortsatte imidlertid i stilling i Sola kommune ut året, nå for å utføre bokettersyn. Kontoret har tilstrekkelige ressurser og kompetanse på innfordring og skatteregnskap. Når det gjelder arbeidsgiverkontrollen, er det skatteoppkreverens oppfatning at vi med nåværende bemanning (uten vikar) aldri vil nå kravet om kontroll med 5% av kommunens arbeidsgivere. Dette er spilt inn for rådmarmen og skatteoppkreveren har startet en prosess for å få på plass tilstrekkelige ressurser til arbeidsgiverkontroll. 1.2 Internkontroll Gjeldende fullmakter, tilgang til aktører m.m. er kontrollert og funnet i orden. Rutinebeskrivelser ble sist oppdatert og innsendt til regional kontrollenhet den Internkontroll skjer månedlig i forbindelse med innsending av månedsrapport og ved tilfeldige stikkprøver. Årsrapport Skatteoppkreveren i Sola

9 .' 12975Herr~W"$einntekter......C.0 I Renter og gebyr _~.. ~_~~.~06().forsrn.I<:~I~"sreiJ!.er..... _..~ _.I...:.JJ~()jB9) Renter av endrinq i arb.q.avqift i (30047) i 5 ~~!3Si.!3.El.nter~y.!!l<lrif1gl Sk0l1tJl.erson..!... ' _.. ~_..._ (ji. (ji.. ~ ~. 9)' RorslnkeJsesre.n,ter... l' 2552 Rentegodtgjørelse _:;._.._.25 ge~sj[l,ls~(~~retjj!el.r ' '(20'gl":~Æjt 2565 Renter av endring i skatt I... 26'6p i,pns,ii1!<ell$1ll1tei1ler' '1 '(548.), 2710 Gebyr, andre grunnlagsdata!... n' )368) l r..'-'~..._.. J~O f~rsi~~~~,,~re.~!el.';.... _~.. _....,J18151 > ',2863 Ren!el"...'......ei) 2882 Avskriving Zj"(i)-ebyi~tiii<:lrnmunen... ',, Gebyr til andre ' 45 8?j]. 4~7~j!l:1r!f~i,clfj!'i'9.!.lL~.. nl~~tej ~()~.. 9Z~):~.....: Borlskrivning småbeløp debet I I :2979I[i[eldlQ.s' ihrjtskter' '..'....' '(.'''':'',,(811,\ Avskriving Skatteutvalg Vi har i 2011 behandlet sju saker og videresendt seks saker til Skatt Vest. Skatt Vest har behandlet fire saker hvorav to har fått ettergivelse på tilsammen kr (inkludert renter), og to har fått avslag. To saker er under behandling i Skatt Vest med innstilling på innvilget og delvis innvilget. En sak er behandlet av SKO med avslag på renter etter IS-log irmvilgelse av betalingsavtale etter 15-2 på 6 mnd. 2. Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Sola kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2011 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er mottatt pålegg om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet fra regional kontrollenhet. Årsrapport Skatteoppkreveren i Sola

10 Forsinkelsesrenter Forskuddsskatt O o o Forskuddsskatt o person Forskuddstrekk O O O Gebyr O O -516 O InnfordrinQsinntekter Inntekt av summarisk O O O O O O fellesoppgjør Kildeskatt O O o O Restskatt O O O Restskatt person Sum restanse O O O diverse krav Diverse krav O O O Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Økningen i restanser fra 2010 til 2011 skyldes en svært stor (over 60 millioner kroner) og gammel endringssak for et selskap som er avsluttet. Det er knyttet en del utfordringer til innkreving av beløpet, men skatteoppkreveren ser på mulighetene her. Totalen av andre restskattrestanser for selskap er tilbake på et normalt nivå (ca. fire millioner kroner). Skatterestanser, med unntak av tidligere nevnte endringssak, ble bygget ned med to millioner kroner i løpet av Dette har skjedd samtidig med at berostilte kraver redusert. Omfanget av avskrivninger: Del har i 2011 vælt 23 saker som resulterte i avskrivning. Disse hadde et samlet beløp på kr Omfanget av ettergivelser: Det har i 2011 vært en sak som resulterte i ettergivelse. Denne utgjorde kr 168. Store restanser: Sola kommune har seks restanser beløpende til over kr Til sammen utgjør disse kr Av dette er sikret med pant i eiendom Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse Herav skatteart (debet) "Restskatt - person" XX Restansene for eldre år følges opp på samme måte som for andre krav. Restanser sikres ved utleggspant og/eller gjennom utleggstrekk m.m. Tvangssalg gjennomføres ved behov for pantesikrede krav. Det arbeides med restanser eldre år, men mest som følge av at skatteytere med gamle krav også har nye krav. Årsrapport 2011/ Skatteoppkreveren i Sola

11 3.2.4 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Skatteoppkreveren ser et forbedringspotensial, særlig hva gjelder tyngre innfordring, med at vi kan være enda mer aktive for å forhindre at store restanser oppstår Særnamskompetanse Skatteoppkreveren i Sola har i 2011 gjort utstrakt bruk av særnamsmannskompetansen. Det er varslet 169 utleggsforretninger inklusive bibegjæringer fra andre skatteoppkrevere (21 stk.). 34 betalte før utleggsforretning ble avholdt. I Sola viser utleggsfoltetninger seg å være et svært effektivt redskap for innfordring av våre krav. Dette kan skyldes at det generelt er god økonomi blant folk. Det er skatteoppkreverens oppfatning at små forhold gjør at folk strekker seg langt for å slippe å få namsmannen på døra. Med dette som bakgrunn er det avholdt en del stedlige utleggsforretninger. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Sola kemnerkontor har ikke deltatt i interkommunal samarbeidsordning eller kjøpt tjenester fra andre kommuner i Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2011: 41 Som utgjør: 5,0 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gj ennomførte kontroller 2011: 44 Som utgjør: 5,4 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2010: Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Sola kemnerkontor har hatt 2 kontroller med avdekket beløp i Det ble avdekket kr i inntektsgrunnlag og kr i grunnlag arbeidsgiveravgift. Årsrapport Skatteoppkreveren i Sola

12 ,_o ;... ~_~~~~_?L5i~T~~~~.!57 ' Arsregnskap - kommune - sammendrag Utvalgskriterier: Komm nr: '1124', Ar,' '2011'. Hovedbokslype: 'k' Lm\i~[~14];f~~~;,,~,tic'!~~Qhl'i'i@;r'g~;'.V'Ji;:~iilJÆ'r~j~!~~;,~;;'i'WUj[lIi'1& ~;~!~~~~~ 1 i Skyldig skattekreditorene! ] l ,~_ -_ ----! ~ i _ " ,! i Skyldig andre ; [ i r=:~:-=:1ti~~~~~~;e~~~n-:-~~===~===~--i:==-~166:~4~~jr-==-=--..:152-9:~~~~! ~ su~i----- "" '----, ~ O j! Arbeidsgiveravgift i - =-~,.~.~.~ ~~~~~~~.,_.. ~~_~~_~.,~73 102!, Kildeskatt , : ~ ] f i ~ i j t Personlige skatteytere i i l ~ ! ~, 'lselskapsskatt. : : : ~ ~ ~_---~----- ;'-._ Renter, ' ~ ~ -l +- t linnfordring ; ! , ~ ! ,,-- -i ~----! Suml : } (--- - rfordelt til FoJk~trYgd;;~-~ arbeid~gneravglft --~''''-'-' ( å-i31æ! r------if~;ct~ttilf;;!k~trygd~~-meci[;~sa~gjft s71-4n-s17-r "'031'1 f~=~~~~~j~~i~i~~~:~~~n=~~==~~-~~ ~ -±~~-=~=Ji~t~!~i[=---~--l:;~:~=~~~j, jkravsomerufordelt _ i _ 2T _-l! l~ sum'-1,"~~~~~~endlng ~Ia~~~~ing ~ ~ij~~~~~~~~~~r -=-J.~=_~-~~~= BT ~ f 4~-!~.~ 0[..-,"_._ Ol t Sumtofaltj...._._ ~i.. Dato: _07 Arsregnskap - kommune - sammendrag Side 1

13 Forklaring til årsregnskapet Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. lunbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet.

14 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sola /2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON: OPPSUMMERING AV INNSPILLENE Bakgrunn I arbeidet med å lage ny plan for forvaltningsrevisjon, er det viktig for kontrollutvalget å ha dialog med kommunens administrative og politiske ledelse, for å få innspill til områder som kan være aktuelle. Videre framdrift er at revisjonen og sekretariatet gis anledning til å komme med eventuelle forslag, samt oppsummering fra kontrollutvalgets side. Saksutredning Revisjonen har i den overordnede analysen pekt på en rekke risikomomenter knyttet til ulike felt i kommunen. Men gjennom sine erfaringer både fra regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon vil revisjonen sitte på kunnskap om områder hvor de mener at kontrollutvalget bør ta med i sin endelige vurdering. Revisjonen vil legge fram skriftlig dokumentasjon på dette i møtet Sekretariatet har et innspill som de legger ved saken. I tillegg bør kontrollutvalget ta en gjennomgang for å se hvilke områder de mener bør tas med. Her vil sekretariatet lage et notat som oversendes kontrollutvalget i etterkant av møtet. Kontrollutvalget bør ta med seg overordnet analyse til dette møtet, samt i etterfølgende møter, da denne vil være et viktig redskap i den videre prosessen Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar innspillene til orientering. Sekretariatet lager et notat der utvalgets egne innspill oppsummeres. SANDNES, 14. mars 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Ny plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Oppsummering innspill fra administrasjonen Oppsummering innspill fra politikerne Innspill fra sekretariatet Saksliste Neste Forrige 3

15 Vedlegg: Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Arkivkode : E: 144 Saksnr. : Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Til : Politiske ledere Fra : Kontrollutvalget Dato : Nye planer for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalget er pålagt 1 å utarbeide ny plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon for hver kommunestyreperiode. For å sikre at kommunestyret får en plan der man har prioritert de mest relevante prosjektene, har kontrollutvalget valgt å gjennomføre en prosess der man inviterer både øvrig politisk nivå og administrasjonen til å komme med innspill til planen. Forvaltningsrevisjon er et verktøy som kommunestyret og kontrollutvalget skal benytte for å sikre at kommunen på best mulig måte tar hensyn til innbyggernes behov og rettigheter. Dette er en av kontrollutvalgets lovpålagte oppgaver. Hensikten er å finne fram til risikoutsatte områder, der man undersøker nærmere om kommunen etterlever regelverket, når de mål kommunestyret har satt og om ressursene forvaltes på en effektiv måte. Kontrollutvalget inviterer politikerne til å gå gjennom de forskjellige tjenesteområdene i kommunen og tenke over hvilke områder som det kan være aktuelt å se nærmere på. Slike prosjekter kan fange over et vidt område. Det viser til vedlagte liste over forskjellige tjenesteområder i Sola kommune. En eventuell undersøkelse kan omfatte både det administrative og det politiske miljøet (så nær som kommunestyret). Selskaper faller utenfor så sant de ikke er heleide av kommunene. (Det vil også bli lagt fram en plan for selskapskontroll i løpet av året.) Når prosjektene til slutt skal prioriteres for den kommende planen, skal denne prioriteringen skje på grunnlag av en overordnet analyse av Sola kommunes risikoområder. Det betyr at kontrollutvalget skal vurdere om et område har høy eller lav risiko. Det skal også vurderes om man anser at et eventuelt avvik vil være vesentlig for kommunen; det kan være både i et innbygger-, bruker-, samfunns-, økonomisk- eller omdømmeperspektiv. Det er de områdene der kontrollutvalget vurderer både risiko og vesentlighet som størst som skal prioriteres høyest i planen. Kontrollutvalget skal ikke overprøve politiske vedtak, og kan derfor ikke se på prosjekter der det er foretatt lovlige vedtak. 1 Jfr. Forskrift om kontrollutvalg 10 4

16 Aktuelle tjenesteområde i Sola kommune kan være (lista er ikke uttømmende): Rådmannen Rådmannens stab o SLT Samordning av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak o IKT o Arkiv o Politisksekretariat o Servicetorget o Økonomi o Informasjon og næring Levekår o Bestillerkontoret o Fysio- og ergoterapi o Kommuneoverlegen o Miljøtjenesten o Psykisk helsearbeid o Sola Sykehjem o Sosiale tjenester, NAV Sola o Åsenhagen avlastningsbolig o Sola bo- og hjemmetjenester o Tananger bo- og hjemmetjenester Oppvekst o Fagstaber for hhv. barnehage og skole o barnehager (15 kommunale og 16 private) o barnevern o helsestasjon o pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT) o skoler (8 barneskoler 1 kombinert skole (1-10) og 2 ungdomsskoler o Sola voksenopplæring Samfunnsutvikling o Arealbruk, Planavdelingen, Byggesaksavdelingen, Kart og oppmåling, Landbrukskontoret o Eiendomsdrift, Byggdrift, Boligseksjon, Seksjon park og grønt. o o o Eiendomsutvikling Kommunalteknikk Vei, Vann og avløp, Renovasjon Teknisk drift Kultur og fritid o Sola folkebibliotek o Sola kulturskole o Arrangement og utleie o Fritid Fritidsklubber Tilrettelagt fritid Fritidskontakttjenesten UMK Ung Scene 5

17 o o o o o Idrett og Idrettsanlegg Kirkevergen i Sola Lag og foreninger Ledsagerbevis Sola kulturhus Tilbake 6

18 Vedlegg: Ny plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra administrasjonen Notat Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 144 Saksnr. : Til : Kontrollutvalget i Sola Fra : Per Kåre Vatland Dato : Ny plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra administrasjonen Administrasjonen var til kontrollutvalgets møte for å de skulle komme med innspill til ny plan for forvaltningsrevisjon. Administrasjonen ga uttrykk for at det var flere områder der de så et endringsbehov, hvor en eventuell forvaltningsrevisjon kunne bidra med analyser som administrasjonen kunne bruke i sitt videre arbeid. Administrasjonen hadde blitt enige om tre områder som de vurderte som viktigst. 1. Forvaltning av barnehager Stikkord: Finansiering av barnehagene økonomisk likeverdig behandling. Sola har like mange private barnehager som kommunale. Omstillingsbehov Sola har høye enhetskostnader pr. plass Bemanning ikke unormalt mange på dispensasjon. Har medarbeidere med dispensasjon som er i ferd med å ta utdanning Innhold i barnehager er et annet viktig element Brukerundersøkelse positive resultat 2. Bolig sosiale problemstillinger Stikkord: Hvordan møter kommunen vanskeligstilte boligsøkere Tallet på boligsøkere relativt stabilt Kommunens boligsosial plan som gikk ut i 2011, ble forlenget til Må derfor lage ny plan. Boligpolitisk handlingsplan skal lages i Problemstillinger som skaffe bolig eller tomter, lokaliseringsproblematikk. Ivareta boligsøkere og naboer 3. Virksomhetsstyring økonomi og internkontroll Stikkord: Internstyring og kontroll økonomistyring Per Kåre Vatland Tilbake 7

19 Vedlegg: Ny plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra politikerne Notat Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 144 Saksnr. : Til : Kontrollutvalget i Sola Fra : Per Kåre Vatland Dato : Ny plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra politikerne Innspillene fra politikerne oppsummeres etter tema: 1. Overgang ungdomskole videregående skole (H, AP, V) Overføring av informasjon mellom skolene, herunder opplysninger knyttet til spesialundervisning/tilrettelagt undervisning Skifte forvaltningsnivå Hvordan fungerer rådgiverne på ungdomskolen Rådgivningstjenesten hvordan sikre kompetanse kunnskap Forebygging av valg av feil fagkretser. 2. Tilskudd til private barnehager (H, FrP) Komplisert regelverk korrekt beregning av tilskudd Korrekt beregningsmåte Kostnadsnivået i kommunale barnehager i Sola analyse av årsaker mulige tiltak Lik behandling av kommunale og private barnehager 3. Tilsuddsordninger til frivillige organisasjoner og lag (H) Tilskudd som ytes av alle etater (levekår, kultur, idrett, driftstilskudd) Hvordan tildeles disse Retningslinjer Kontrollrutiner 4. Tjenesteområder der det er både kommunale og private tilbydere (AP) Hvordan kvalitetssikres tjenestene Hva gjøres hvis kvalitet ikke er tilstrekkelig? 5. Følges kommunens bruk av vikarer/vikarbyråer opp (AP) Hvordan sikres dette i forhold til regelverk Etterleves arbeidsmiljøloven Hvilke rutiner har kommunen for følge opp. 6. Arealbruk (FrP, V, TL) Mens byggesaksavdelingen fungerer godt, henger arealavdelingen noe etter. Hvor mye skyldes kompliserte saker, ressurssituasjon Oppstart av plansaker går greit, men stopper opp mht. gjennomføring av planene kommer ikke videre Dette påvirker videre prosesser og kan være prisdrivende. Hva kan gjøres for å effektivisere? Oppfølging av reguleringsplaner 8

20 7. Sektorovergripende planer (KrF) Samhandling mellom etater/samkjøring av tjenester Personer som har krav på tjenester fra flere etater blir de ivaretatt får de den informasjonen de trenger. 8. Sentrumsplan Sola oppfølging (SP) Rekkefølgekrav Prissetting på areal standarder for pris blir disse fulgt 9. Turnusordning levekår (SV) Hvordan er praksis på området Følges bestemmelsene i arbeidsmiljøloven. 10. PPT (SV) Får elever i grunnskolen den spesialundervisningen de har krav på KOSTRA tall tyder på at Sola bruker lite i forhold til gjennomsnittet i Rogaland Tilbakemeldinger frå lærere at det ikke er nok midler til at alle barn som tenger tilbud, får det. 11. Barnevern (V) Fylkesmannens tilsyn avdekket et avvik mht evaluering av tiltak for hjemme boende Hvordan etterleves regelverket av barnevernet i Sola herunder holdes frister Brukerperspektivet Ny leder i barnevernet bør få tid til å gjøre endringer/tilpasse seg 12. Beredskapsplaner (TL) Oppdatering av planer ROS - analyse mangler Øvelser Plan skal oppdateres før sommeren Per Kåre Vatland Tilbake 9

21 Vedlegg: Ny plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra sekretariatet Notat Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 144 Saksnr. : Til : Kontrollutvalget i Sola Fra : Per Kåre Vatland Dato : Ny plan for forvaltningsrevisjon: Innspill fra sekretariatet Bakgrunn: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Riksrevisjonen i 2010 Arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor rettet mot Kulturdepartementet, med følgende hovedproblemstillinger: 1. I hvilken grad er det bevaringsverdige arkivmaterialet sikret og tilgjengelig, og hva er årsakene til eventuelle arkivtap og manglende tilgjengelighet? 2. I hvilken grad er Kulturdepartementets overordnede styring og oppfølging av arbeidet med sikring og tilgjengelighet i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger Hovedfunn i undersøkelsen var: Svært mange arkiver i kommunene er dårlig sikret, noe som gir stor fare for tap Mye av arkivmaterialet i kommunene er ikke tilgjengelig for brukerne Vurderinger knyttet til et mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt i kommunen: Risiko og vesentlighet: Mangler i arkivet kan gå ut over innbyggernes rettigheter, f. eks. ved erstatningssaker Eventuelt tap av arkiver kan bli politianmeldt, jfr. anmeldelse av Stor-Elvdal kommune. Formål: Undersøke i hvilken grad kommunen ivaretar sitt ansvar for å sikre at bevaringsverdig arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for ettertiden. Problemstillinger kan være: Har kommunen utstyr/systemer som sikrer publikum tilgang til digitale arkiver? Har kommunen rutiner/systemer som sikrer mot arkivtap av elektronisk arkivmateriale? Har kommunen organisert/katalogisert sitt historiske arkiv? Hvordan er dokumentasjonen fra de ulike fagsystemene ivaretatt? Har kommunen rutiner for å kvalitetssikre materiale som legges ut på internett? Har kommunen godkjente fysiske arkivlokaler? (kan bli sett på av Statsarkivet i 2011) Per Kåre Vatland Tilbake 10

22 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sola /2012 BESTILLING SELSKAPSKONTROLL: INTERKOMMUNALT ARKIV IKS Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes behandlet på møtet sak om bestilling av selskapskontroll i Interkommunalt arkiv (IKA) IKS. Kontrollutvalget i Sandnes 2 har vedtatt å bestille selskapskontrollen, og derfor legger vi nå fram sak om bestilling for kontrollutvalgene i de andre eierkommunene, slik at de kan velge om de vil slutte seg til bestillingen. Interkommunalt arkiv IKS er et offentlig heleid selskap med der i alt 24 kommuner i Rogaland og 4 selskap deltar som eiere. Selskapskontrollen omfatter i utgangspunktet alle 24 kommunene. Selskapet er prioritert i Sola kommunes vedtatte Plan for selskapskontroll for inneværende kommunestyreperiode. Saksutredning: Revisor foreslår i sitt utkast til prosjektmandat for gjennomføring av selskapskontrollen at formålet skal være å gjennomføre kontroll med forvaltningen av eierinteressene i IKA (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Ut fra dette formålet foreslår revisor at det ses nærmere på følgende forhold: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Hvordan følger selskapet opp formålet i selskapsavtalen og lovregler om offentlige arkiv? Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Slik mandatforeslaget presenteres har det et samlet arbeidsforbruk på 150 timer. Samlet arbeidsforbruk er tenkt fordelt på samtlige eiere. Forutsatt at alle eierne deltar i selskapskontrollen vil det bety at eierkommunene i utgangspunktet belastes med minst 2 timer, mens de resterende timene blir fordelt etter eierandeler. Sola kommune eier 8,43 %, og for Solas vedkommende vil det i så fall bety et arbeidsforbruk på ca. 11 timer. Dersom enkelte av kommunene vedtar å ikke delta i selskapskontrollen, må timeforbruket omregnes tilsvarende. 2 Sandnes kommune er største enkelteigaren i Interkommunalt arkiv, og difor er det dei som har teke initiativ til denne selskapskontrollen 11

23 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sola bestiller selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv IKS (IKA) i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. SANDNES, 14. mars 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Utkast til kontrollmandat. Saksliste Neste Forrige 12

24 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eierne i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Enhet: Selskapskontroll Sak: Kontrollmandat - Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Utarbeidet dato/sign.: /RES Gjennomgått dato/sign.: År: Side: av 2 Bakgrunn Fra 1. juli 2004 er kommunene blitt pålagt å utføre selskapskontroll av egne selskaper jf. kommunelovens Bestillerfunksjonen er i loven lagt til kontrollutvalget i kommunene. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (heretter kalt IKA) er med i flere av eierkommunenes plan for selskapskontroll, men uten klar prioritering. Selskapet er kommunalt heleid av 24 Rogalandskommuner og 4 kommunale selskaper. 1 Selskapet er omtalt i eierkommunenes eierskapsmeldinger. IKA ble stiftet Formålet med selskapet er å utføre arkivtjenester for eierne i samsvar med selskapsavtalen og arkivloven. Selskapets fullstendige formål (uttømmende) er tatt med i vedlegg. Spørsmålet om selskapskontroll tas opp med kontrollutvalgene i alle eierkommunene med sikte på å foreta en samordnet gjennomgang. Selskapskontrollen inkluderer også de fire kommunale selskapene. Alle eierne (deltagerne) har en eierrepresentant i eierorganet. 2 Formål Det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i IKA (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med kontrollen, er det formulert følgende problemstillinger: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Hvordan følger selskapet opp formålet i selskapsavtalen og lovregler om offentlige arkiv? Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Kontrollkriterier Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne selskapskontrollen tas det utgangspunkt i følgende kilder: Lov om interkommunale selskaper Selskapsavtalen for IKA Lovregler om offentlige arkiv Lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet Vedtak og føringer o.l. gitt av eierne om eierstrategi for selskapet (ev. utarbeidet eierstrategi) KS Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper 1 Dette er kommunene Bjerkreim, Bokn, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Karmøy, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola, Strand, Suldal, Time, Tysvær, Utsira og Vindafjord samt selskapene Dalane Miljøverk IKS, IVAR IKS, Ryfylke Miljøverk IKS og Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. 2 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS er deltager i IKA, slik at habilitetsforhold knyttet til dette må vurderes. Men eierandelen er under 1 % og nærmere vurdering av habilitet anses derfor ikke nødvendig.

25 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eierne i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Enhet: Selskapskontroll Sak: Kontrollmandat - Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Utarbeidet dato/sign.: /RES Gjennomgått dato/sign.: År: Side: av 2 Metodevalg Metodisk vil vi benytte intervjuer, dokumentgranskning og analyser samt gjennomgang av vedtak. Eierne vil bli kontaktet mht. eierstrategi/eierstyring av selskapet. Vi vil se på alle representantskapsprotokoller for de tre siste år. Selskapets styre og daglig leder vil bli kontaktet mht. selskapets administrasjon og drift. Vi vil se på alle styreprotokoller for de tre siste år. Ved spørsmålet om selskapet følger lovregler om offentlige arkiv, vil vi i utgangspunktet bygge på selskapets egen redegjørelse om dette. Ved spørsmålet om selskapets aktiviteter blir rapportert i tråd med lover og regler, vil vi i utgangspunktet bygge på tilbakemelding fra selskapets ekstern revisor og dennes revisjonsberetninger. Vi tar for oss de tre siste regnskapsår ( ). Omfang Selskapskontrollen vil bli gjennomført av forvaltningsrevisor Rune Eskeland, under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bernt Mæland og revisjonsdirektør Cicel T. Aarrestad. Samlet tidsanslag til planlegging, kartlegging, analyser og rapportering er 150 timer. Eierkommunene som deltar i kontrollen blir belastet med minst 2 timer. De resterende timer blir fordelt etter eierandeler. Vedlegg (selskapets formål) Selskapsavtalens 4 Formål og ansvarsområde Selskapet skal arbeide for at arkivmaterialet fra deltakerne eller materiale som disse har ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative, juridiske og kulturelle formål, i samsvar med arkivloven. Selskapet skal tilby depotplass for deltakernes arkivmateriale, samt veilede deltakerne slik at de har tilfredsstillende oppbevaringsforhold for arkivmateriale. Selskapet skal i samråd med deltakerne arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtjenester hos deltakerne. Det kan bl.a. bestå i å utarbeide arkivplan og bygge opp deltakernes arkiv, stå for opplæring og rettledning i arkivsystemer og arkivrutiner, gi råd og ha tilsyn med arkivlokaler, og bistå med annet arkivarbeid, i samsvar med arkivlov og forskrift. Selskapet kan etter nærmere vedtak av styret prise visse tjenester og således ha egne inntekter. Tjenestene som kan prises skal i hovedsak være slike som ikke vil bli gitt til alle deltakerne, eller som deltakerne vil ha ulik etterspørsel etter, eller tjenester som faller utenfor selskapets hovedformål. Til gjennomføring av spesielle prosjekt utenom selskapets ordinære arbeidsoppgaver, blir det søkt finansiering mellom deltakerne eller andre som spesielt ønsker prosjektet gjennomført. Selskapet har anledning til å ta på seg konsulentoppdrag for andre, når oppdragsgiver betaler for tjenesten og det ikke går ut over selskapets hovedoppgaver. Definisjonen av formål og ansvarsområde er uttømmende. Styret og representantskapet har ikke myndighet til å fatte vedtak på områder som ikke er nevnt ovenfor.

26 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sola /2012 FORBEREDELSE TIL BESTILLING AV NY FORVALTNINGS- REVISJON Bakgrunn Kontrollutvalget fikk i fjor en rapport om forvaltningsrevisjon av overganger barnehage skole og barnetrinn ungdomstrinn. I sin dialog med de sentrale politikerne fikk kontrollutvalget innspill fra flere av partiene at det var ønskelig med et prosjekt der en gikk videre og så på overgangen fra ungdomsskole til videregående skole. Saksutredning Kontrollutvalget i Stavanger har nettopp bestilt en forvaltningsrevisjon som dekker alle overgangene inklusiv overgang til videregående. Kontrollutvalget i Sandnes skal behandle en tilsvarende bestilling i sitt kommende møte De har i sin bestilling lagt inn at det er viktig å få en sammenligning mellom kommunene. På bakgrunn av bestillingene i Stavanger og Sandnes, samt den brede politiske enigheten om behovet for et slikt prosjekt, bør kontrollutvalget vurdere om de også skal bestille en forvaltningsrevisjon på området nå. Siden Sola allerede har sett på de to første overgangene vil bestillingen for kontrollutvalget i Sola begrense seg til å se på overgangen ungdomsskole videregående skole. Men en kan få med seg sammenligningen med de to andre kommunene. Politikerne nevnte i sin gjennomgang følgende momenter som kunne være aktuelle å se på: Overføring av informasjon mellom skolene, herunder opplysninger knyttet til spesial-/ tilrettelagt undervisning Skifte forvaltningsnivå Hvordan fungerer rådgiverne på ungdomskolen Rådgivningstjenesten hvordan sikre kompetanse - kunnskap Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sola ber Rogaland Revisjon utarbeide utkast til prosjektmandat på Overgang ungdomsskole videregående skole, til neste møte. Momentene fra politikerne tilpasses i mandatet så langt dette er mulig. SANDNES, 14. mars 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste Forrige 13

27 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 033 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sola /2012 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER - KOMMUNALE REGNSKAPER Bakgrunn: I forbindelse med opplæring av det nyvalgte kontrollutvalget, vedtok utvalget på første møte at man på møtet i februar 2012 skulle ha en gjennomgang av kommunale regnskaper. Saksutredning: Kommunale regnskaper skiller seg på enkelte punkt fra et bedriftsregnskap, selv om likhetene er større enn forskjellene. I tillegg blir en som politiker presentert for et stort og for mange et uoversiktlig tallmaterial. Hvor skal en da begynne å lete for å finne den informasjonen en vil ha tak i? Hvor finnes de viktigste/vesentligste tallene i et kommunalt regnskap? Revisor er invitert til å gå gjennom dette temaet for kontrollutvalget. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sola tar revisors gjennomgang av kommunale regnskaper til orientering. SANDNES, Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste Forrige 14

28 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Sola /2012 STATUSOVERSIKT MARS 2012 Bakgrunn Statusoversikten er kontrollutvalgets verktøy for å følge bestillinger og andre saker fram til de er sluttbehandlet og ferdig fulgt opp. Oversikten oppdateres fram til hvert møte. Saksutredning Kontrollutvalget har i dette møtet behandlet sak om bestilling av selskapskontroll, samt vurdert om de skal bestille ny forvaltningsrevisjon se egne saker. Kontrollutvalget har en forvaltningsrevisjon og tre selskapskontroller som skal følges opp. Forvaltningsrevisjonen skal følges opp i møtet i mai, men en selskapskontroll skal følges opp i juni. De øvrige selskapskontrollene er planlagt fulgt opp til høsten. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Sola tar statusoversikt mars 2012 til orientering SANDNES, Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Statusoversikt mars 2012 Saksliste Forrige 15

29 Vedlegg: Vedlegg: Statusoversikt mars 2012 Kontrollutvalget i Sola Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 216 Saksnr. : Statusoversikt mars 2012 Saker 3 fra bestilling til behandling i kontrollutvalget Forvaltningsrevisjoner Vedtatt Avtalt Status/ igangsatt tidsbruk antatt ferdig Kommentarer 1. Innkjøp timer Kan bli forsinket utover dette. K.utv. satte prosjektet på vent. 2. Styring av byggeprosjekter timer K.utv ga klarsignal til oppstart når prosjektet Anskaffelser er ferdig. Selskapskontroller 1. Interkommunalt Arkiv IKS timer Andre saker 1. Prosjekter under politisk behandling og til videre oppfølging Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behandlet Behandlet av/ dato Planlagt fulgt opp 1. Selvkost på tekniske tjenester Kst: Kommentarer Selskapskontroller 1. Nord-Jæren Bompengeselskap AS Kst: Høst Rogaland Revisjon IKS Kst: Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS Kst: Andre saker 1. Overordnet analyse Vedlegg til plan for forvalt.rev. Avsluttede prosjekter Forvaltningsrevisjoner Bestilt Behand. i K.U. Behandlet av/ dato Fulgt opp av KU 1. Overganger barnehager og skoler Kst: Kommentarer Selskapskontroller 1. Andre saker 1. Tilbake 3 Forhold vedrørende en sak, som blir behandlet i dette møtet er markert med kursiv 16