Kontrollutvalget i Kvitsøy INNKALLES TIL MØTE 19. april 2012 kl i Kommunestyresalen Møtet er åpent for publikum og presse

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 2/2012 Kontrollutvalget i Kvitsøy INNKALLES TIL MØTE 19. april 2012 kl i Kommunestyresalen Møtet er åpent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte 7/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon - innspill fra politikerne 8/12 Kommunens årsregnskap og årsmelding /12 Skatteregnskapet 2011 med kontrollbrev fra skatteetaten 10/12 Bestilling forvaltningsrevisjon: Vurdering av avtalen for IT-samarbeid 11/12 Bestilling av Selskapskontroll: Interkommunalt Arkiv IKS 12/12 Statusoversikt april 2012 EVENTUELT REFERATSAKER/MELDINGER Periode: 17. februar april 2012 Nr. Referatsakstittel 1/12 Melding om politisk vedtak - Årsmelding kontrollutvalget 2011 Ordfører, gruppeledere og leder teknisk utvalg er invitert til sak 7. Rådmannen og økonomileder er invitert til sakene 8-10 Vennligst meld eventuelt forfall snarest på telefon evt , eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall blir varamedlemmer innkalt særskilt. Medlemmer som anser seg inhabile, må gi melding om dette slik at varamedlemmer kan innkalles. Evt. saker merket (Unntatt offentlighet i medhold av off. l.) sendes bare til medlemmer/varamedlemmer. Kvitsøy, 12. april 2012 Rolf Skretting Leder av kontrollutvalget Per Kåre Vatland Sekretariatet

2 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - INNSPILL FRA POLITIKERNE Bakgrunn: Kontrollutvalget er iflg. forkriftene pålagt å utarbeide ny Plan for forvaltningsrevisjon innen utgangen av året etter siste kommunevalg. I forbindelse med utarbeidelse av ny plan bør kontrollutvalget få innspill fra både politisk og administrativ ledelse, i tillegg til innspill fra revisor og evt. sekretariatet. Kontrollutvalget ble i møtet enige om å invitere politikerne til møtet den Saksutredning: Sekretariatet har i tråd med kontrollutvalgets vedtak invitert ordfører, varaordfører, utvalgsleder teknisk utvalg og alle gruppelederne til dette møtet. Formålet med invitasjonen er å få innspill fra det politiske miljø til områder der det være aktuelt å gjennomføre en forvaltningsrevisjon. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget tar politikernes innspill til Plan for forvaltningsrevisjon til etterretning. SANDNES, 12. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Saksliste Neste 2

3 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 210 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2012 KOMMUNENS ÅRSREGNSKAP OG ÅRSMELDING 2011 Bakgrunn I følge forskrift om kontrollutvalg 7 skal kontrollutvalget avgi en uttalelse om kommunens årsregnskap til kommunestyret. Uttalelsen må avgis slik at formannskapet kjenner til denne før de avgir innstilling til kommunestyret om årsregnskapet. Etter forskriftens 8 skal også kontrollutvalget påse at revisjonens merknader i forhold til regnskapet (i revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat) blir fulgt opp. Som tidligere år er årsregnskap og årsmelding sendt ut fra kommunen. Revisjonsberetning og revisjonens årsoppgjørsnotat ligger som vedlegg til denne saken. Saksutredning Det framlagte regnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr ,- og et regnskapsmessig mindreforbruk på 1,7 mill kr. Rådmannen og økonomileder er invitert til å orientere i møtet. Det vises ellers til utsendte dokumenter og orientering gitt i møte. Revisjonsberetning og andre merknader fra revisor. Rogaland Revisjon IKS har avgitt revisjonsberetning for 2011, med en merknad under andre forhold: Kommunen har ikke satt opp avstemming av innberettet lønn mot regnskap på pliktig skjema RF 1022 som skal sendes skatteetaten. Årsoppgjørsnotatet oppsummerer årsoppgjøret og revisjonen gjennom året. Revisor har gjennomgått og vurdert internkontroll, og uttaler: Hovedinntrykket er at Kvitsøy kommune i det vesentligste har tilfredsstillende rutiner på de fleste områder. Rutinene er imidlertid ikke nedtegnet skriftlig. Revisor har bare mindre merknader til regnskapsavleggelsen. Notatet sammen med revisjonsberetningen danner grunnlaget for om den oppfølgingen kontrollutvalget eventuelt må foreta iht. forskriftens 8. Det er naturlig at kontrollutvalget ber rådmannen om en skriftlig tilbakemelding på de forhold som revisor tar opp i revisjonsberetning og årsoppgjørsnotat, jfr. opplistning ovenfor. Tilbakemeldinga bør skje innen møtet i september. Kontrollutvalget må vurdere om det er forhold i regnskapet de vil kommenterer i sin uttalelse til kommunestyret, basert på dokumentene i saken og orientering gitt i møtet. 3

4 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy har ingen/følgende kommentarer til årsregnskapet 2011 for Kvitsøy kommune ut over det som kommer fram i revisjonsberetningen og årsoppgjørsnotatet SANDNES, 12. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: 1. Revisjonsberetning fra Rogaland revisjon IKS Årsoppgjørsnotat 2011 fra Rogaland Revisjon IKS Saksliste Neste Forrige 4

5 Rogaland Revisjon UfS Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Side: l av 2 Til Kommunestyret i Kvitsøy REVISJONSBERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revideli årsregnskapet for Kvitsøy kommune, som viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr l Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 20 Il, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Administrasjonssjef ens ansvarfor årsregnskapet Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den fmansielle stillingen til Kvitsøy kommune per 31. desember 2011, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Postadresse: Lagårdsveien STAVANGER Besøksadresse: Samme: Epostadresse: post@rogaland-revisjon.no Telefon: Telefax: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

6 Rogaland Revisjon IKS Vår dato: 2 av 2 Vår referanse: Side: Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om budsjett Baselt på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulelt budsjett. Konklusjon 0111 årsberetningen Baselt på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Baselt på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Andre forhold Kommunen har ikke satt opp en avstemming av innberettet lønn mot regnskap på pliktig skj erna (RF l 022) som skal sendes skatteetaten. Stavanger, R~;:ev; on1 CLm J ~t/ Cicel T. Aarrestad Revisj onsdirektørl statsautorisert revisor

7 Rogaland Revisjon IKS Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Side: 1 av 6 Til Kommunestyret i Kvitsøy kommune ARSOPPGJ0RSNOTAT 2011 Innledning Kommunelovens regler om tilsyn, kontroll og revisjon framgår av kommuneloven kapittel 12. Revisors oppgaver følger av loven 78 og egen forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. og kan oppsummeres slik: Gjennomføre regnskapsrevisjon./ Vurdere om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk./ Se etter at årsregnskap stemmer med budsjett eller andre gyldige vedtak./ Vurdere om opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet./ Vurdere om kommunen har oppfylt sine plikter mht. tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger./ Se etter at kommunen har ordnet den økonomiske intemkontrollen på en betryggende måte./ Bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Eventuelle konstaterte misligheter skal straks meddeles kontrollutvalget Utføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroller etter bestilling fra kontrollutvalget. Resultatene av regnskapsrevisjonen er rapportert i vår revisjonsberetning datert Dette årsoppgjørsnotatet gir en oppsummering av årets revisjon og knytter en del kommentarer til det framlagte årsregnskapet og årsmeldingen. Den økonomiske situasjonen Driftsregnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på 0,65 mill. kr, som utgjør 1,4 % av driftsinntektene. Dette er vesentlig lavere enn fjorårets nivå og under det som regnes som et bærekraftig nivå på 3 % av driftsinntektene. Inkludert i netto driftsresultat er merverdiavgiftskompenasjon på investeringer på ca. 0,1 mill. kr. Justerer en for denne inntekten, reduseres resultatet av driften til 0,55 mill. kr. Regnskapsmessig mindreforbruk er på kr 1,7 mill. kr. Driftsutgifter har økt fra 45,7 mill kr i 2010 til 52 mill. kr i 2011, noe som er over budsjett med 3,7 mill. kr. Netto lånegjeld utgjør 51,7 % av driftsinntektene, mens det tilsvarende i 2010 var 50%. Postadresse: Lagårdsveien STAVANGER Besøksadresse: Samme: E postadresse: post@rogaland-revisjon.no Telefon: Telefaks: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

8 Rogaland Revisjon IKS Side: 2 av6 Egenkapitalen utgjør ved årets utgang 49 mill. kr. Det betyr at den egenkapitalfinansierte delen av eiendelene er på 36 %. Den frie egenkapitalen er redusert fra 6,2 mill. kr i 20 l O til 6, l mill. kr i Egenkapitalen er redusett i forhold til i fjor, men kommunen har foltsatt bra økonomi. Kommunens egenkontroll Det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen tilligger kommunestyret, jf. kommuneloven 76. Administrasjonssjefen skal iht. 23 påse at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll, og har detmed det operasjonelle ansvaret for at interne styringsprosesser og kontroller er etablett og at de fungerer tilfredsstillende. Kontrollutvalget er de folkevalgtes redskap for kontroll og tilsyn, og utøver sin kontrollfunksjon via forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som utvalget selv har bestilt, i tillegg til den lovbestemte regnskapsrevisjonen. I denne revisjonsrapporten vil resultatene av disse kontrollene kort bli oppsummett. Vi vil innledningsvis bemerke at hovedformålet for revisjonen er å være kontrollutvalgets forlengede atm idet å utøve kontroll og tilsyn. Samtidig er det vår målsetting at våre revisjonsrapporter - enten det er forvaltnings- eller regnskapsrevisjon - skal være til nytte for så vel de folkevalgte som administrasjonen. Den mest sentrale delen av kommunens egenkontroll er likevel administrasjonens interne kontroll. Deler av denne blir omtalt nedenfor. Regnskapsavleggelsen Regnskap og årsberetning er mottatt i slutten av mars, noe etter frist 15.2, men er for øvrig avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Revisjonen har, som tidligere år, arbeidet parallelt med kommunen slik at avdekkede feil har blitt rettet underveis. Tertialrapportering med budsjettoppfølging er lagt fram for kommunestyret den og Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjon omfatter en vurdering av interne kontrollrutiner, analyser av regnskapsinformasjon samt tester av regnskapsopplysninger på transaksjonsnivå. Vesentlige rutiner i kommunen har blitt gjennomgått og interne kontroller er testet. Inntekter og utgifter er kontrollett på stikkprøvebasis, og alle vesentlige poster i balansen har blitt gjennomgått. Regnskapsrevisjonen er utført i samsvar med kommuneloven med forskrift og god kommunal regnskapsskikk, herunder internasjonal revisjonsstandarder - International Standards on Auditing. Vurdering av intern kontroll Med intern kontroll menes i denne sammenhengen alle aktiviteter som er iverksatt for å sikre at de fastsatte målene blir nådd. Hovedinntrykket er at Kvitsøy kommune i det vesentligste har tilfredsstillende rutiner på de fleste områder. Rutinene er imidlertid ikke nedtegnet skriftlig.

9 Rogaland Revisjon IKS Side: 3 av 6 Kommunen er liten og oversiktlig og har etablelt en tilfredsstillende arbeidsdeling og lederovervåking. Dette kompenserer for manglende intern kontroll på enkelte områder. En sentral forutsetning for at den interne kontrollen skal være tilfredsstillende, er at den er godt forankret på ledernivå. Det er vålt inntrykk at dette er tilfellet i Kvitsøy kommune, noe som blant annet gir seg utslag i relativt god budsjettdisiplin. Budsjettoppfølgning er et av de viktigste styringsinstrumentene en kommuneledelse har, og det er derfor av stor betydning at den fungerer tilfredsstillende. Alle tjenesteområder med unntak av plan og utvikling går i pluss eller balanse i På plan og utvikling er det et relativt stort merforbruk i forhold til budsjett på ca. kr 2,6 mill. Et grunnleggende element i en god intern kontroll er at det er etablelt tilfredsstillende arbeidsdeling, og at det gjennomføres regelmessige avstemminger i de ulike systemer i kommunen. I Kvitsøy er det enkelte svakheter på disse områdene også i år. Vi viser til at bankkontoer ikke avstemmes regelmessig. En bankkonto er per d.d. ikke avstemt per Vi har for regnskapsåret 2011 utfølt revisjon innenfor følgende hovedområder: lønn, kjøp av varer og tjenester, inntekter fra brukerbetalinger og overføringer. Nedenfor følger noen kommentarer til de mest sentrale regnskapsrutinene: Lønnsrutinene Lønnsrutinene vurderes i all hovedsak som tilfredsstillende, og det avdekkes få feil når det gjelder både fast og variabel lønn. Vi vil likevel anbefale at fastlønnskontroller etableres og dokumenteres, ved at lønnsjournal sendes ledere for rimelighetskontroll og attestasjon før utlønning. Rutinen for oppfølging av sykelønnsrefusjoner ser ut til å fungere greit. Utestående krav var per på kr Eldre krav som kan være vanskelige å inndrive, utgjør bare et ubetydelig beløp. Refusjon sykepenger inntektsføres ved utbetaling. Kommunen risikerer dermed at sykepengene blir feil anordnet. Vi vil anbefale å inntektsføre sykepenger i opptjeningsperioden. Avstemming av regnskap mot lønnsinnberetning, skjema RFI022 som skal sendes til skatteetaten, viser avvik. Dette medfører at vi ikke kan signere denne oppgaven i år, hvilket fører til en merknad i revisjonsberetningen Innlq øpsrutiner Innkjøpsområdet kontrolleres i forbindelse med momskompensasjonen seks ganger årlig. Det avdekkes generelt få feil og mangler ved disse kontrollene. Kvitsøy kommune er ikke innklaget for KOFA (Klageorganet for offentlige anskaffelser) i løpet av Brukerbetalinger Vår gjennomgang av rutiner for fakturering av brukerbetalinger tyder på at disse i hovedsak fungerer tilfredsstillende. Vi avdekker få avvik, og de feilene som oppdages, har beløpsmessig vært uvesentlige. Kommunens fakturering av tilknytningsavgifter for vann og avløp har imidlertid vælt mangelfull, og rutinen bør her forbedres.

10 Rogaland Revisjon IKS Side: 4 av6 Overføringsområdet Ved kontroll av utbetaling av kultmmidier ble det avdekket at flere lag/foreninger ikke hadde innlevert regnskap. Dette er et krav i kommunens egne regler for utbetaling av kulturmidler. Arsregnskapet Driftsregnskapet Driftsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Inntekter og utgifter, anordninger og bruk av fond er kontrollert dels ved analytiske handlinger, dels ved stikkprøver av detaljtransaksjoner. Det er ikke avdekket vesentlige feil i driftsregnskapet. Bokfølt verdi på enkelte driftsmidler er justert grunnet for lave/høye avskrivninger tidligere år. Av bokfølte avskrivninger utgjør kr korreksjon av balanseverdier. Investeringsregnskapet Årets investeringsutgifter er på 1,7 mill. kr, som er noe under budsjettet og vesentlig lavere enn året før. Vår gjennomgang av investeringsregnskapet har avdekket ett prosjekt som etter vår mening skulle vælt ført i driftsregnskapet. Dette gjelder reguleringsplan Fiskernes Hus. Dette er utgifter til generelle planer etter plan og bygningsloven, som etter god kommunal regnskapsskikk (KRS nr 4) skal føres i driftsregnskapet. Beløpsmessig er dette uvesentlig. Investeringsregnskapet er gjolt opp i balanse, men det er kun dekket opp kr av fjorårets merforbruk som var på kr I investeringsregnskapet er dette ført opp som avsetning til likviditetsreserven og er altså feil benevnelse. I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner skal et merforbruk i investeringsregnskapet dekkes inn året etter. Den resterende del av merforbruket i 2010 må dekkes opp i Balansen Revisjonen baserer seg i stor grad på kommunens egne avstemmingskontroller. Det vises i den forbindelse til bokføringslovens 11 som krever at alle balanseposter skal være avstemt og dokumentelt, med mindre de er ubetydelige. Kommunens avstemming av balansen er bedre enn i 2010, men er fremdeles ikke fullstendig pr Med unntak aven bankkonto og en remitteringskonto, er alle vesentlige balanseposter nå verifiselt og avstemt pr Uavklart differanse på bankkonto er kr Differansen oppsto i 2010 og bør avklares og ryddes opp i. Bokfølt verdi for Fiskernes Hus er ikke skrevet ned etter brannen i Hummermuseet. Etter vår vurdering bør tap av bygg og gjenoppbygging av bygg sees adskilt, slik at verdien på Fiskernes Hus skrives ned og gjenoppbygging aktiveres i takt med fremdriften av oppbyggingen. Dette vil gi et riktigere bilde i balansen. Betalte avdrag på lån ligger kr under beregnet minimumsavdrag. Beløpsmessig er dette uvesentlig, men representerer like fullt et brudd på kommuneloven 50.

11 Rogaland Revisjon IKS Side: 5 av 6 Bokførte kundefordringer utgjorde per ,8 mill. kr, mot 0,3 mill. kr året før. Eldre fordringer er gjennomgått av administrasjonen, og det er foretatt en avsetning for potensielle tap i fordringsmassen på kr Vi vurderer avsetningen som tilstrekkelig. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroller Kontrollutvalget foretar bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i samsvar med kommunestyrets vedtatte planer. Overordnet analyse, som skal danne grunnlaget for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon for perioden , er i skrivende stund under utarbeidelse er det levert et forvaltningsprosjekt om kommunens ansettelsesrutiner. Det er også levert en selskapskontroll på Brannvesenet i Sør-Rogaland IKS. Attestasjoner Vi kontrollerer og attesterer krav om merverdiavgiftskompensasjon seks ganger per år. Blant andre attestasjonsoppgaver kan nevnes bekreftelse av kvalifiseringsprogrammet. Misligheter Revisor plikter i henhold til revisjonsforskriften 4 å rappoliere misligheter til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Vi har verken avdekket eller fått melding om at det er begått misligheter i Betingede forpliktelser og hendelser etter balansedagen Administrasjonssjef og fagsjef har gjennom sin underskrift på fullstendighetserklæring datert , bekreftet at vi har fått tilgang til alle opplysninger som er relevante for årsregnskapet. Vi er ikke kjent med at det foreligger betingede forpliktelser eller andre forhold som kunne hatt betydning for årsregnskapet. Vi vil imidletiid gjøre oppmerksom på at bruken av den nye aktivitetshallen vil kunne få konsekvenser for retten til å beholde den momskompensasjonen som kommunen har krevd og inntektsføti. Dersom hallen brukes i strid med kompensasjonsloven 4 - eksempelvis ved utstrakt grad av utleie - kan det føre til at kompensasjonen delvis må tilbakeføres. Konklusjon - revisjonsberetningen Vi har gjennom vår revisjon oppnådd betryggende sikkerhet for at regnskapet ikke inneholder vesentlige feil, og etter vår vurdering er det ikke uakseptabel risiko knyttet til noen av regnskapspostene. Våre kontroller av budsjettoppfølging, årsberetning og registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger avdekket heller ingen vesentlige avvik. Det avgis derfor en revisjonsberetning med positive konklusjoner på disse områdene. Revisjonsberetningen inneholder en merknad som følge av at vi ikke har kunnet signere kontrolloppstillingen.

12 Rogaland Revisjon IKS Side: 6 av 6 Kontrollutvalget har i henhold til kontrollutvalgsforskriften' 8 ansvaret for å påse at de merknader revisor har gjort, blir fulgt opp. Dette gjelder likevel ikke merknader vedrørende løpende forbedring og effektivisering av nolmal drift. For 2011 vurderer vi det slik at ikke er forhold kontrollutvalget bør følge opp. Med hilsen Rogaland Revisjon IKS J-, U t~ T fj omj / /( ti Cicel T. AalTestad Revisj onsdirektørl statsautorisert revisor G;Kn~ registreti revisor Kopi: Administrasjonssjef i Kvitsøy kommune Kontrollutvalget i Kvitsøy kommune

13 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 232 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2012 SAKTTEREEGNSKAPET 2011 MED KONTROLLBREV FRA SKATTE- ETATEN Bakgrunn Kontrollutvalget har mottatt Årsrapport 2011 fra skatteoppkreveren i Kvitsøy, og Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Kvitsøy kommune, fra Skatteetaten (se vedlegg). Kontrollrapporten er sendt til kommunestyret med kopi til kontrollutvalget. I tråd med uttalelse fra Skattedirektoratet i 2004, legges skatteregnskapet fram for kontrollutvalget og kommunestyret til orientering. Skatteoppkrever er invitert til å orientere i møtet. Saksutredning Skatteregnskapet for 2011 viser en samlet skatteinngang på 43,2 mill kr som er en økning i forhold til i fjor med ca 3,1 mill kr eller 7,7 %. Kommunens andel av skatteinngangen er på 10,7 mill kr, som er en økning i forhold til i fjor på 0,1 mill kr eller 3,3 %. Utestående restanser pr utgjør 1,8 mill kr som er en økning på 0,16 mill kr i forhold til Kontrollrapporten oppsummerer de ettersyn som Skatteetaten har utført i 2011, samt gir kommentarer til det avlagte skatteregnskapet. I kontrollrapporten konkluderer skatteetaten med at: Den overordnede internkontrollen er tilfredsstillende Regnskapsføringen er i tråd med gjeldende regelverk Innkrevingsarbeidet og oppfølging av restanser er i tråd med gjeldende regelverk Arbeidsgiverkontrollen er i tråd med gjeldende regelverk Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalget i Kvitsøy tar Årsrapport 2010 fra skatteoppkreveren i Kvitsøy med kontrollrapport 2010 fra Skatteetaten til orientering. 2. Saken videresendes kommunestyret til orientering. SANDNES, 12. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: 1. Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Kvitsøy kommune 2. Årsrapport skatteregnskapet 2010 Saksliste Neste Forrige 5

14 Skatteetaten Saksbehandler Frank Jønland Deres dato Vår dato 20,02,2012 Telefon Deres referanse Vår referanse 2011/ Kommunestyret i Kvitsøy kommune 4180 KVITSØY F10~:i3!-;!nd Kontra! I utvi,: IQ ~i sckrc;t8riul Saksnr. O? I fei ir~~~nr ~~:: ~Iollatt dalo: c. Arkivnr.:,;).:> Di. K:~nrn"f. I / Li Y Saksb: :::rt( il I U off Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Kvitsøy kommune l. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven 2-8, som uttylles av "Instruks/or skatteoppkrevere", fastsatt av Skattedirektoratet 8, januar 2009, Skattekontoret har faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne i saker som vedrører skatteoppkreverfimksjonen, og plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å legge til rette for best mulig resultater for skatteoppkreverfunksj onen, Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjonen er "Instruks/or skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av l. februar Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: Intern kontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen, Skatteetaten utfører oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfimksjonen, Postadresse Besøksadresse Sentralbord Njøsavegen 2 Se etler ring gratis 800 BO Leikanger Org. nr; : Telefaks skattvest@skatteetaten.no

15 2011/ Side 2 av 4 2. Skatteoppkreverfunksjonens måloppnåelse 2.1 Innkrevingsresultater Vi har gjelillomgått innkrevingsresultatene per 30. juni 2011 for skatteoppkreverkontoret i Kvitsøy kommune. Resu 1 tatene viser ti ølgen l d e: '!btalt Innbetalt av Resultat- Innbetalt av Innbetalt av sum innbetalt i sum krav (i krav (i %): sum krav (i %) krav (i %) MNOK: %): fonige år: regimen: Restskatt pen.onlige skattytere 2009: 0,71 93,9 95,8 71,5 Arbeidsgi",ravgift 2010: 6,49 100,0 99,9 99,9 Forskudd~katt pelsonlige skattytere 2010: 3,38 95,6 97,4 84,6 Fon.lruddstrekk2010: 16,98 100,0 99,9 97,9 92,2 99,8 97,8 99,9 2.2 Arbeidsgiverkontroll Resultater for kommunen per 31 desember 2011 viser følgendel. Antall Minste Antall utførte Utført kontroll Utført kontroll Utført kontroll Utført kontroll arbeidsgivere: (Hav 5%: kontroller 2011: 2011 (i %): 2010 (i %): 2009 (i %): 2011 region (i %): ,6 % 3,6 % 3,6 % 3,8% 2.3 Bemanning Antall årsverk (total tall) fra skatteoppkrevers årsrapport for de tre siste årene: Antall årsverk 2011 Antall årsverk 2010 Antall årsverk 2009 Ikke oppgitt Ikke oppgitt 0,2 Særskilte merknader til bemanningssituasjonen ved skatteoppkreverkontoret: Stavanger kemnerkontor overtok ansvaret for Kvitsøy kommune sin skatteoppkreverfunksjon i Det er to ansatte ved Stavanger kemnerkontor som utfører oppgavene for Kvitsøy. l For 2011 er rapporteringen endret fra rapportering pr. kommune til interkommunal kontrollordning, der det er aktuelt.

16 2011/ Side 3 av 4 3. Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skattekontoret har i 2011 gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for området arbeidsgiverkontroll. Siste stedlige kontroll ble avholdt mai Skattekontoret har i 2011 i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene intern kontroll, skatteregnskap, innkreving og arbeidsgiverkontroll. Skatteoppkreverkontoret har gitt tilbakemelding på pålegg og anbefalinger som er gitt. Regnskapet for Kvitsøy kommune viser per 31. desember 201 l en skatte- og avgiftsinngang 2 til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr og utestående restanser 3 på kr l herav berostilte krav på kr O. Skatteregnskapet er avgitt av kommunens skatteoppkrever 19. januar Resultat av utført kontroll Basert på utføli kontroll mener skattekontoret følgende: Intern kontroll Skattekontorets kontrollhandlinger har ikke avdekket vesentlige svakheter i skatteoppkrevers overordnede intern kontroll. Regnskltpsjøring, rapportering og avleggelse av skatteregnskap Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at regnskapsføringen, rappolieringen og avleggelsen av skatteregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et riktig uttrykk for skatteilmgangen i regnskapsåret. Skatte- og avgiftsinnkrevingen Baseti på de kontrollene som vi har gjennomføli, finner skattekontoret at utførelsen av innkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk. 2 Sum innbetalt og fm'delt til skattekreditorene ol Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav

17 2011/ Side 4 av 4 Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at utførelsen av arbeidsgiverkontrollen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk, retningslinjer og utføres i tilstrekkelig omfang. 5. Ytterligere informasjon Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger i 2011 gitt pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever i brev av 1. juli Vennlig hilsen,j2.h ~ c::7 Jan, ~år~trøm cf"" underdirektør Kopi til: Kontrollutvalget i Kvitsøy kommune v/rogaland kontrollutvalgssekretariat Skatteoppkreveren i Kvitsøy kommune Riksrevisjonen

18 l o Arsrapport for 2011 Skatteoppkreveren i Kvitsøy kommune Årsrapport for Kvitsøy kommune

19 2 Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Ressurser og kompetanse InternkontrolL Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret ,4 Skatteutvalg Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen...,..., Innfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak... 9 Årsrapport for Kvitsøy kommune 20 II

20 3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Ressursfordeling Arsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet til skatteoppkreverfunksjonen i reqnskapsåret 100 % Ressursbruk ved skatteoppkreverkontoret, fordelinq av årsverk Skatteregnskap % Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift % ArbeidsQiverkontroll % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige % og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg % Administrasjon % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 100 % Organisering Stavanger kelmlerkontor overtok ansvarel [or Kvitsøy kolmnunes skatteoppkreverfunksjon i Det er to ansatte ved Stavanger kemnerkontor som utfører oppgavene for Kvitsøy. Fordelt personlige og upersonlige skatteytere og skatteregnskap. Arbeidsoppgavene for Kvitsøy iimgår i de daglige arbeidsoppgavene ved Stavanger kemnerkontor Ressurser og kompetanse Kontoret har tilstrekkelig med ressurser for å håndtere skatteoppkreverfunksjonen for Kvitsøy. Kvitsøy er en veldig liten kommune med få skatteytere. Etter at Stavanger kemnerkontor overtok Kvitsøy kommunes skatteregnskap i 2010, var det mange eldre oppdrag som hadde status ubehandlet. Det gikk derfor mye tid på å rydde opp i gamle oppgaver i starten. Situasjonen pr er bra. Arbeidslisten har en betraktelig bedre status per i dag eim da vi overtok tidlig i Fokuset fremover blir å fortsette arbeidet med oppdragene. Jobbe med disse systematisk og kontinuerlig. Arbeidet for Kvitsøy kommunes skatteregnskap går altså bra og blir skikkelig fulgt opp. Årsrapport for Kvitsøy kommune

21 4 1.2 Internkontroll For Kvitsøy følges, i hovedsak, rutinene som gjelder for Stavanger kemnerkontor. Arbeidet med rutiner og internkontroll er en kontinuerlig prosess. Vi har fått på plass en god del rutiner for både utførelse av arbeidsoppgaver og internkontroll. Vi har som mål å ha ett komplett sett med arbeidsrutiner og internkontrollrutiner i løpet av våren Det er nedsatt en egen prosjektgruppe for dette arbeidet. 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kvitsøy kommune har hatt en økning i total skatteinngang fra kr i 2010 til kr i Dette er en økning på 3,09 millioner kroner, noe som gir en prosentvis økning på 7, 7 %. Fra 2009 til 2010 var økningen på 2,7% Kommunens andel av skatteinngangeu i regnskapsåret Kommunens del av skatteinngangen har økt fra kr i 2010 til kr i Dette er en økning på kr , noe som gir en prosentvis Økning på 1 %. Fra 2009 til 2010 var økningen på 3,3%. 1.4 Skatteutvalg Det har ikke vært saker i skatteutvalget i Det var heller ingen i Skatteregnskapet 2.1 A vleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Kvitsøy kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2011 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er ikke mottatt pålegg om regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet fra regional kontrollenhet. Det har ikke vært besøk fra RK i Årsrapport for Kvitsøy kommune 20 Il

22 5 Årsregnskapet for 2011 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2010 Beskrivelse Innestående margin for inntektsår 2010, pr O Beløp For mve avsatt marqin for inntektsår 2010 ( ) For lite avsatt marqin for inntektsår 2010 =46301 Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 10 % Kommentarer til marginavsetningen Marginavsetning for inntektsåret 2011, pr kr Gjeldende prosentsats: 10 Marginprosenten har alltid vært 10. Kommunen har hatt overskudd for 2006 og 2007, men underskudd for 2008, 2009 og Beløpet i marginalunderskuddet anses ikke å være så stort at vi vurderer å øke marginprosenten på nåværende tidspunkt. Årsrapport for KvitsØY kommune

23 6 3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Restanse Herav Restanse Herav Endring i Endring i berostht berostht restanse berostilt Skatteart restanse restanse restanse Reduksjon (-) Reduksjon (-) Øknina (+) Økninq (+) Sum restanse O O O pr_ skatteart Arbeidsgiveravgift 1272 O O O Artistskatt O O O O O O Forsinkelsesrenter O O O Forskuddsskatt O O O O O O Forskuddsskatt O O O person Forskuddstrekk O O O Gebyr O O O O O O Innfordringsinntekter O O 4773 O Inntekt av summarisk O O O O O O fellesoppojør Kildeskatt O O O O O O Restskatt O O 5424 O O Restskatt person O O O Sum restanse O O O O O O diverse krav Diverse krav O O O O O O Sum restanse O O O pr_ skatteart inkl. diverse krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Forfalte debetkrav under forskuddsskatt person har økt betydelig sammenlignet med fjoråret. Dette er hovedårsaken til økningen på kr i restanse. Det er i hovedsak tre personer dette gjelder. To av disse får vi ikke tak i og vi er usikre på om skattekravene er reelle. Har kontaktet regnskapsfører som ikke har kontaktinformasjon. Forfalte debetkrav under forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og forsinkelsesrenter har blitt betydelig redusert sammenlignet med fjoråret Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse Herav skatteart (debet) "Restskatt - person" O XX Årsrapport for KvitsØy kommune

24 Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringen av restanser eldre år, er som ordinær innfordring. Vi iverksetter de tiltak som det til enhver tid er mulighet for. Restansene følges opp kontinuerlig. Av restansen restskatt person for eldre år, er kr med i gjeldsordning. Gi kommentarer til restanser for eldre år: Antall krav som varforeldet pr : l Samlet beløp på krav som varforeldet pr : kr 335 Beløpet som var foreldra gjelder restskatt 2007 for person som er utvandret. Gi kommentarer til restanseoppfølgingen for eldre år: Kontoret har gjennomgått rapporten "Restanseliste - forelda krav" dato t.o.m og sikret at krav ikke foreldes uten det er iverksatt tiltak. 3.2 Innfordringens effektivitet Vnrdering av kontorets resultat pr Skatte-' avgiftsart Krav Resultat Restskatt innbetalt 95.8% 93.9% Forskuddstrekk 99,9% 100% Forskuddsskatt 97,4% 95,6% Arbeidsgiveravgift 99,9% 100% Restskatt innfordret 57% 28,9% En endringssak med forfall mars 2011 utgjør differansen for «Restskatt innfordret». Endringssaken er sendt Skatt Vest for kommentar da skatteyter er lignet både på Kvitsøy og Oslo. Kan opplyse at all restskatt bortsatt endringssaken er innfordret Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat TILTAK ENDRING Utleggstrekk Betalingsavtaler O O O Utleggsforretninger Konkursbegjæring O O O Begjæring om tvangssalg_ O O O Telefoninkassa O O O Omtale av spesielle forhold Årsrapport for KvitsØy kommune

25 Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen 3.3 Særnamskompetanse Stavanger kemnerkontor har hatt sæmamskompetanse i flere år og har utøvet denne med meget bra resultat. Sæmamskompetansen utføres også for krav tilhørende KvitsØy kommune. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Kvitsøy deltok i den interkommunale ordningen; Midt-Rogaland Arbeidsgiverkontroll. Stavanger kemnerkontor ivaretar kontoroppgavene for Kvitsøy kommune frem til mai Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2011: 2 Som utgjør: 7,1 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 2011: l Som utgjør: 3,6 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2010: l 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Det er ikke avdekket noe beløp i den avholdte kontrollen. Årsrapport for KvitsØy kommune

26 9 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Vi mener at aktiviteten i 2011 har vært tilfredsstillende. Vi har kun 28 leverandører av LTO og en del av disse er ganske små med bare en enkel oppgave. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Det har ikke blitt foretatt informasjonstiltak mot nye arbeidsgivere i Kvitsøy kommune i Sted/dato: ~~-t..r \'1.01. Id...-- Gllu~fj Skatteoppkreverens signatur Vedlegg: Årsregnskapet for signelt av skatteoppkreveren. Forklaring til Skatteregnskapet Årsrapport for KvitsØy kommune 20 Il

27 10 Årsregnskap sammendrag for Kvitsøy kommune for regnskapsåret 2011 avlagt etter kontantprinsippet. 1 Likvider SkyldiQ skattekreditorene Skyldig andre Innestående margin Udisponert resultat Sum 2 ArbeidsQiveravgift Personlige skatteytere Selskapsskatt Renter Innfordring Sum 3 Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til FolketrYQden - medlemsavgift Fordelt til Fvlkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt Videresending plassering mellom kommuner Sum Sum totalt Valgt år Forrige år O O O O O i '1. O I.I'J. ~~~ll--- Årsrapport for KvitsØy kommune 20 l l

28 'o" Forklaring til årsregnskapet Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumliujene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr Skatteoppkreveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattekreditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrnkket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet.

29 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2012 BESTILLING FORVALTNINGSREVISJON: VURDERING AV AVTALEN FOR IT-SAMARBEID Bakgrunn I forrige møte (sak 1) fikk kontrollutvalget noen innspill til den nye planen for forvaltningsrevisjon, på områder som administrasjonen ser som aktuelle for forvaltningsrevisjon. Et av disse innspillene var vurdering av avtalen for IT-samarbeid. Da en var noe usikker på om dette lå inne i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon var kontrollutvalget enige om å eventuelt rullere planen slik at prosjektet kunne bestilles. Senere gjennomgang av planen vise at dette var et område som var med blant de gjenstående prosjektene og rullering av plan blir derfor ikke nødvendig. Kontrollutvalget vedtok å be Rogaland Revisjon IKS lage et utkast til prosjektmandat til dette møtet, slik at kontrollutvalget kan foreta bestilling. Vedtaket bygget videre på at det prosjektet kontrollutvalget har bestilt for levering i 2012, utsettes til Saksutredning Forslag til prosjektmandat fra Rogaland Revisjon IKS er ikke ferdig til utsendelsen. Endelig saksutredning med prosjektmandat vil bli ettersendt når dette foreligger. 6

30 Forslag til VEDTAK: SANDNES, 12. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Utkast til prosjektmandat Saksliste Neste Forrige 7

31 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalget i Kvitsøy /2012 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL: INTERKOMMUNALT ARKIV IKS Bakgrunn: Kontrollutvalget i Sandnes behandlet på møtet sak om bestilling av selskapskontroll i Interkommunalt arkiv (IKA) IKS. Kontrollutvalget i Sandnes 1 har vedtatt å bestille selskapskontrollen, og derfor legger vi nå fram sak om bestilling for kontrollutvalgene i de andre eierkommunene, slik at de kan velge om de vil slutte seg til bestillingen. Interkommunalt arkiv IKS er et offentlig heleid selskap med der i alt 24 kommuner i Rogaland og 4 selskap deltar som eiere. Selskapskontrollen omfatter i utgangspunktet alle 24 kommunene. Selskapet er prioritert i Kvitsøy kommunes vedtatte Plan for selskapskontroll for inneværende kommunestyreperiode. Saksutredning: Revisor foreslår i sitt utkast til prosjektmandat for gjennomføring av selskapskontrollen at formålet skal være å gjennomføre kontroll med forvaltningen av eierinteressene i IKA (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Ut fra dette formålet foreslår revisor at det ses nærmere på følgende forhold: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Hvordan følger selskapet opp formålet i selskapsavtalen og lovregler om offentlige arkiv? Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Slik mandatforeslaget presenteres har det et samlet arbeidsforbruk på 150 timer. Samlet arbeidsforbruk er tenkt fordelt på samtlige eiere. Forutsatt at alle eierne deltar i selskapskontrollen vil det bety at eierkommunene i utgangspunktet belastes med minst 2 timer, mens de resterende timene blir fordelt etter eierandeler. Kvitsøy kommune eier 0,19 %, og for Kvitsøys vedkommende vil det i så fall bety et arbeidsforbruk på ca. 3 timer. Dersom enkelte av kommunene vedtar å ikke delta i selskapskontrollen, må timeforbruket omregnes tilsvarende. 1 Sandnes kommune er største enkelteigaren i Interkommunalt arkiv, og difor er det dei som har teke initiativ til denne selskapskontrollen 8

32 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalget i Kvitsøy bestiller selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv IKS (IKA) i tråd med det utkastet til prosjektmandat som foreligger. SANDNES, 13. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgiver Vedlegg: Utkast til kontrollmandat Saksliste Neste Forrige 9

33 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eierne i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Enhet: Selskapskontroll Sak: Kontrollmandat - Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Utarbeidet dato/sign.: /RES Gjennomgått dato/sign.: År: Side: av 2 Bakgrunn Fra 1. juli 2004 er kommunene blitt pålagt å utføre selskapskontroll av egne selskaper jf. kommunelovens Bestillerfunksjonen er i loven lagt til kontrollutvalget i kommunene. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (heretter kalt IKA) er med i flere av eierkommunenes plan for selskapskontroll, men uten klar prioritering. Selskapet er kommunalt heleid av 24 Rogalandskommuner og 4 kommunale selskaper. 1 Selskapet er omtalt i eierkommunenes eierskapsmeldinger. IKA ble stiftet Formålet med selskapet er å utføre arkivtjenester for eierne i samsvar med selskapsavtalen og arkivloven. Selskapets fullstendige formål (uttømmende) er tatt med i vedlegg. Spørsmålet om selskapskontroll tas opp med kontrollutvalgene i alle eierkommunene med sikte på å foreta en samordnet gjennomgang. Selskapskontrollen inkluderer også de fire kommunale selskapene. Alle eierne (deltagerne) har en eierrepresentant i eierorganet. 2 Formål Det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i IKA (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med kontrollen, er det formulert følgende problemstillinger: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Hvordan følger selskapet opp formålet i selskapsavtalen og lovregler om offentlige arkiv? Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Kontrollkriterier Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne selskapskontrollen tas det utgangspunkt i følgende kilder: Lov om interkommunale selskaper Selskapsavtalen for IKA Lovregler om offentlige arkiv Lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet Vedtak og føringer o.l. gitt av eierne om eierstrategi for selskapet (ev. utarbeidet eierstrategi) KS Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper 1 Dette er kommunene Bjerkreim, Bokn, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Karmøy, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola, Strand, Suldal, Time, Tysvær, Utsira og Vindafjord samt selskapene Dalane Miljøverk IKS, IVAR IKS, Ryfylke Miljøverk IKS og Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. 2 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS er deltager i IKA, slik at habilitetsforhold knyttet til dette må vurderes. Men eierandelen er under 1 % og nærmere vurdering av habilitet anses derfor ikke nødvendig.