SAK FS-3/2017. Til:Fakultetsstyret Møtedato:

Transkript

1 Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref.: 2016/1771 JFO001 Dato: Saksnr: FS-3/2017 SAK FS-3/2017 Til:Fakultetsstyret Møtedato: Oppfølging av årsplan for 2016 I sak FS- 4/2016 vedtok fakultetsstyret årsplan for Årsplanen ble utformet med utgangspunkt i mål og strategier hentet fra så vel institusjonens som fakultetets strategidokument. Årsplanen er en oppfølging av strategidokumentenes målsetninger og inneholder en serie med handlinger og tiltak som ble planlagt gjennomført i 2016 innenfor områdene forskning, utdanning og «mennesker i organisasjonen» (personalpolitikk, økonomi, organisasjon og støttetjenester). Vedlagt følger en kort redegjørelse for status for arbeidet med alle planlagte handlinger innenfor hvert av hovedområdene. Dekanens vurdering er at fakultetet i 2016 har hatt en lavere gjennomføringsgrad på tiltakene i årsplanen enn det som er normalt. Dette skyldes flere forhold. Dels har enkeltsaker som ikke stod på årsplanen krevet uforholdsmessig mye tid og oppmerksomhet, dels tok årsplanen i for stor grad opp i seg nye tiltak som ikke var tilstrekkelig konkretisert og avklart på forhånd. De fleste av tiltakene som ikke ble gjennomført i 2016 vil bli overført til tiltaksplanen for 2017 (se sak FS- 4/2017). I 2017 vil dekanens forslag til årsplan ellers primært avgrense seg til å inneholde tiltak som allerede er vedtatt gjennomført av fakultetsstyret eller overordnede instanser og som er et resultat av forutgående utredninger/analyser. Forslag til vedtak: Fakultetsstyret tar statusrapporten til etterretning Sonni Olsen dekan Jørgen Fossland fakultetsdirektør Vedlegg: Statusrapport Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 STATUSRAPPORT FOR OPPFØLGING AV ÅRSPLAN 2016 Forskningskvalitet og - aktivitet Videreføre satsingen på forskningsgrupper. Midtveisvurdering av progresjonen for de gruppene som har mottatt støtte Midtveisevaluering av forskningsgruppene pågår og vil avsluttes i løpet av vårsemesteret Gjennomgå og forbedre den faglige og administrative støtten knyttet til søknader om ekstern finansiering Utvikle gode rutiner for å sikre kvalitetsheving av innsendte søknader Det ble innført en prøveordning med preevalueringer av søknader i forkant søknadsfristen for FriPro, våren Ordningen innebærer at søknader leses og kvalitetssikres av lokale mentorer på HSL før endelig utforming/oversendelse til NFR. Fem søknader ble evaluert. Ordningen vil bli gjort obligatorisk fra Sette ned intern arbeidsgruppe, samt delta i nasjonal arbeidsgruppe, som skal utrede styrking av forskning og utdanning på fakultetets fagområder på UNIS HSL-fakultetet deltar med leder og sekretær i den nasjonale arbeidsgruppen for samfunnsvitenskapelige satsinger på Svalbard. Gruppen skal avgi rapport i vårsemesteret Etableringen av den nasjonale gruppen gjorde at det ikke var relevant med en egen lokal gruppe, men fakultetet har gitt innspill i en intern høring om regjeringens Svalbardmelding. Instituttledermøtet ble her brukt som høringsmøte. Tilby inntil 3 utdanningsstipend til masterstudenter med feltarbeid på Svalbard Sende inn og videreutvikle søknader knyttet til universitetets tematiske satsningsområder Det ble lyst ut tre masterstipend i vårsemesteret. To stipend ble tildelt. Det ble sendt inn tre søknader innenfor det tematiske satsningsområdet som koordineres av HSL-fakultetet, «Samfunnsutvikling og demokratisering»: o Health4all Gunnar Thorvaldsen (IHR) o What about the people? Hans Kristian Hernes (ISS) o Information about the Arctic Maaike Knol (BFE) Ingen av søknadene fikk tildeling.

3 Arrangere ett til to lederseminar for forskningsgruppeledere for hele fakultetet Tilsette i nye strategiske stillinger Det ble planlagt en samling for forskningsgruppeledere våren 2016, men den måtte avlyses grunnet få påmeldte. Det planlegges en ny samling våren Fakultetsstyret har etter søknader fra instituttene opprettet tre nye fullfinansierte stillinger og gitt startfinansiering til ytterligere fire andre stillinger. Stillingene har vært lyst ut, og tilsetting pågår. I tillegg har fakultetsstyret gitt bevilgning til i alt to stillinger som skal inngå i Arctic Centre for Sustainable Energy. Forskningsdrevet innovasjon Fagmiljøene skal delta aktivt i flerfagsevalueringene i regi av Norges forskningsråd Fakultetet har meldt inn enkeltforskere og i alt 11 forskningsgrupper til HUMEVAL (8) og UTDEVAL (3). I tilknytning til evalueringen av forskningsgruppene har de aktuelle fagmiljøene både utformet såkalte «selfassessments» og case som skal illustrere vitenskapelig «impact». Innmelding av forskere til SAMEVAL skjedde i november 2016, mens innmelding av grupper først kommer i I forbindelse med HUM-/UT- og SAMEVAL arrangerte fakultetet i samarbeid med NFR et seminar om impact, våren Gjennomføre seminar om innovasjonsbegrepet i humaniora og samfunnsvitenskap Det er ikke gjennomført eller planlagt et seminar om innovasjonsbegrepet i hum./sam. Fakultetet deltar i fokusgruppe for innovasjon og entrepenørskap i utdanning ved UiT opprettet av forskningsstrategisk utvalg. Internasjonalisering Videreføre det strategiske samarbeidet med Universitetet i Umeå, herunder styrking av ekstern internasjonal finansiering Det ble våren 2016 tildelt en ny runde med strategiske midler til samarbeidsprosjekter mellom fagmiljø ved HSL og miljøer på Umeå universitet. Flere fagområder er i neste omgang

4 aktuelle for en søknad om institusjonssamarbeid innenfor NORFORSK (doktorgradsutdanning, fleksibel utdanning, samisk, likestilling- og kjønnsforskning). Fakultetet skal bli medlem i Internasjonale senter Nordisk institutt for Asia-studier og Scancor (Stanford) Bruke EU-programmet COST aktivt for å bygge internasjonale nettverk Fakultetet/UiT ble våren 2016 medlem av Scancor og i november ble kontrakt om medlemskap i Nordisk institutt for Asia-studier undertegnet av UiT etter initiativ fra HSL-fak. Programmet har vært brukt, men fakultetet har p.t. ikke fått oversikt fra NFR over hvor mange av våre ansatte som i 2016 har deltatt i COST Følge opp EU-programmet MSCA-IF med sikte på å hente inn flere internasjonale forskere Styrke/utvide bruken av Parissenteret Følge opp fakultets- og universitetsstyrets tilrådinger vedrørende utenlandske sentre UiT ved AFU har laget et sentralt koordinert initiativ rettet mot MSCA-IF. Innenfor dette er fem søknader sendt fra miljøer ved HSL. UiT har gjennom utvikling av egne nettsider og annet informasjonsarbeid gjort Parissenteret mer synlig for ansatte på HSL. HSL-fakultetet har i 2016 også hatt besøk av lederen for senteret. Bruken av senteret er fortsatt beskjeden. UiT har i henhold til tidligere vedtak i universitetsstyret (Sak S 32/15) sagt opp avtalen om Athen (med virkning fra 2017). Bruk og kostnader ved de øvrige sentrene i utlandet skal først vurderes på nytt høsten 2017 (med mindre flere andre institusjoner i mellomtiden trekker seg ut). Nasjonalt fakultetsmøte har vært opptatt av at institusjonene skal samordne sin politikk på området og har vedtatt at det skal lages en felles evalueringssyklus som omfatter alle sentrene. I forbindelse med KDs tiltaksplan for en større satsning på Tyskland er deltok UiT/fakultetet på et tysk-norsk dialogmøte i Berlin (arrangert av KD og BMBF) for å presentere DNSZ som et best practice prosjekt innen tysk-norsk utdannings- og forskningssamarbeid. Universitetsstyrets vedtak om å avvikle fransk som fag ved UiT vil få konsekvenser for den fremtidige deltagelsen i studiesenteret i Caen.

5 Redusere ph.d.-studentenes gjennomføringstid/ph.d.-utdanningen Kartlegge tidsbruk og gjennomføringsgrad for ph.d.-studenter Basert på kartlegginger utarbeide handlingsplan for å bedre gjennomføringsgraden og tiden for ph.d.- studenter Kartlegge behov hos veiledere for å styrke veilederkompetansen Utrede modeller for utvikling av veilederkompetanse Kartlegge ph.d.-koordinatorordningen med tanke på å styrke gjennomføringen Fakultetet skal vurdere å videreføre ordningen med fullføringsstipend for ph.d.- studenter Det har vært foretatt en grundig kartlegging av tidsbruk og gjennomføringsgrad på ph.d.- programmet. En egen sak med analyser og forslag til tiltak ble lagt frem for fakultetsstyret i september. Det har blitt gjennomført en egen quest-back undersøkelse blant veiledere på HSL-fak. Resultater og tiltak for oppfølging (inkl. tiltak rettet mot økt veilederkompetanse) er blitt behandlet som egen sak i ph.d.-utvalget. Det gjenstår å implementere alle tiltakene. Fakultetet har fått oversikt over hvordan koordinatorordningen praktiseres på de ulike Instituttene. Alle instituttene unntatt ett har nå en egen ph.d.-koordinator. Prodekan forskning har innført en ordning med halvårlige møter med alle koordinatorene. Det har vært lyst ut en runde med fullføringsstipend. Tildeling ble gjort i august. Utdanning: Fleksibilisering Videre satsing på gradvis økning av antall ordinære fleksible emner i grunnstudiene Utvikling av fleksible emnegrupper (pakker) i nordisk og engelsk med sikte på videreutdanning for lærere Utvikling av fleksible emner i spansk språk og litteratur i samarbeid med NTNU Utrede muligheten for et nettbasert, internasjonalt bachelorgradsprogram i lingvistikk Det er etablert et fleksibelt emne i spansk språk og litteratur som ledd i samarbeidet med NTNU. Emnet vil gjennomføres første gang våren Utdanning: Attraktive og synlige utdanninger

6 Forbedre lektorutdanningen ved å: - Igangsette et prosjekt knyttet til praksis ved å utnytte resultat fra ProTed, samt tilsette i prosjektstilling som praksiskoordinator - Utrede muligheten for tysk og fransk som studieretningsfag - Utarbeide egne emner i nordisk innenfor litteratur/kultur og sakprosa/retorikk Legge grunnlag for videreutvikling av ProTed i periode 2 Revidere master i lærerutdanning med utgangspunkt i ny rammeplan Etablere tilbud med innføringsemne i matematikk for de som ikke tilfredsstiller kravene til opptak i lærerutdanningene Videreføre prosjektet studiekatalogen på nett Fakultetet skal gjennomføre tiltak for å øke de ansattes kompetanse i bruk av sosiale medier i rekrutteringsarbeid o.l. utadrettet virksomhet Forbedre tilbudet innenfor BA-programmet i språk og økonomi Det er lyst ut og tilsatt i stilling som universitetsskolekoordinator for lektorutdanningen Prosjektet er i samarbeid med Troms fylkeskommune. Det er ikke laget en egen skriftlig utredning, men det har vært møter mellom fakultetet og ISK der man har drøftet forutsetningene for å etablere tysk og fransk som studieretningsfag innenfor lektorutdanninga. Etter gjennomgangen av studieporteføljen er det avklart at man skal gå videre med planer for tysk, mens fransk avvikles som fag ved UiT. Det er ikke utarbeidet egne emner i nordisk innenfor lektorutdanninga. ProTed i Tromsø fikk ny ledelse på plass til oppstarten av periode to i Utviklingsområdet i ProTed som omfatter universitetsskoler er ved UiT utvidet til å omfatte lektorutdanningen Reviderte studieplaner i henhold til ny rammeplan for grunnskolelærerutdanninger ble lagt frem for fakultetsstyret til godkjenning i september. Det ble gitt et nettbasert tilbud sommeren 2016 til søkere som ikke oppfylte karakterkravene for opptak. Ni av ti søkere strøk på opptaksprøven. I høstsemesteret ble det inngått avtale med Alta videregående skole om et forbedret tilbud som skal gjennomføres i Finnmark og Nord- Troms i forkant av opptaket for 2017/18. Prosjektet studiekatalogen på nett skal avsluttes i god tid før hovedsøknadsfristen I samband med gjennomgangen av studieprogramporteføljen ved UiT ble programmet i språk og økonomi vedtatt lagt ned fra høsten 2017.

7 Evaluere og videreutvikle tilbudet om skriveopplæring ved fakultetet Gjennomføre seminar om samarbeid med arbeidslivet Bedre studentfasilitetene ved fakultetet ved å forbedre studentarbeidsplasser og lesesalsplasser Tilbudet i skriveopplæring er i 2016 er blitt utvidet. Det foregår tilsetting i en prosjektstilling for å sørge for økt aktivitet ved skrivesenteret. I påvente av tilsetting er det engasjert midlertidige/timelærere. Det er foretatt oppgradering av en rekke lesesaler og leseplasser, både på Mellomvegen 110 og på campus i Breivika. Utdanningskvalitet Gjennomgå og utrede/revidere dagens programstyreordning med sikte på å få en bedre rolleavklaring/forståing av programstyrenes funksjon. Arbeidet skal skje i lys av Results utredning og analyse. Utvikle og igangsette tiltak for å øke gjennomstrømmingen på lektorprogrammet Øke antallet eksterne programevalueringer fra to til fire hvert år, og inkludere representanter fra arbeidslivet og studentutvalget i evalueringskomiteene Fakultetet skal samle erfaringer på tvers av de eksterne programevalueringene for å få oversikt over felles utfordringer i utdanningene Videreføre prosjektet akademisk skriving som tiltak mot frafall innenfor Writing Centre Arbeidet med revisjon av dagens programstyreordning er igangsatt og vil fortsette i Det er satt i verk flere tiltak for bedre gjennomstrømning på lektorprogrammet: - Bedre studiefasiliteter - Faglig-sosiale tiltak i regi av studieleder. - Aktivt arbeid med studenttillitsvalgte - Endringer i organisering av og arbeid med praksis Gjennomført Fakultetsstyret har bedt om en egen gjennomgang av mandatene for eksterne programevalueringer. Gjennomført

8 Aktive studenter Videreføre opplæringsseminar med tillitsvalgte studenter Samarbeide med studentutvalget om tiltak med sikte på å øke studentenes deltakelse i styrer, råd og utvalg Involvere studenter i seminar om forskningsdrevet innovasjon og utdanningssamarbeid med arbeidslivet ILP arrangerte i september et opplæringsseminar for nye tillitsvalgte som er åpne for alle studenttillitsvalgte ved HSL Samarbeid med studentutvalget skjer fortløpende gjennom faste møter med dekan, prodekan utdanning og leder av Seksjon for forskning, utdanning og kommunikasjon Etter- og videreutdanning Fleksibilisering av flere ordinære emner til bruk i en etter- og videreutdanningssammenheng (se også pkt. Fleksibilisering over) Innenfor programmet «Kompetanse for kvalitet» har tyskmiljøet søkt og fått tildelt midler til utvikling av et fleksibelt emnetilbud Internasjonalisering Alle studieprogram ved HSL-fak skal ha på plass minst to kvalitetssikrede utvekslingstilbud på 30 stp. ved utenlandske universitet i form av spesifiserte godkjente emner Alle enhetene unntatt ISK har satt i gang arbeid med å lage utvekslingsavtaler knyttet til egne program. Arbeidet vil uten tvil føre til en økning i antall avtaler, men målet om to avtaler per program er ikke nådd. Det skal arbeides videre med utvikling av flere engelskspråklige emner som kan inngå i «pakker» som tilbud for innreisende studenter Fakultetet har en del engelskspråklige emner som kan settes sammen, men det gjenstår å presentere disse som enhetlige «pakker».

9 Personalpolitikk Gjennomgå retningslinjene for emeritusordningen med sikte på å sikre ensartet praksis på HSL-fakultetet Øke andelen medarbeidersamtaler ved fakultetet Vurdere teamorganisering for å sikre erfaringsutveksling, kompetanseoverføring og ivaretakelse av arbeidsoppgaver i administrasjonen Praktiseringen av emeritusordningen er kartlagt og diskutert med instituttlederne. Resultatet er at det vil bli foretatt mindre justeringer i måten ordningen praktiseres på. HMS-rapporteringen for 2016 viser at andelen har økt til rundt 90% I forbindelse med reorganisering av fakultetsadministrasjonen (se under) er det etablert følgende team i seksjonene: Seksjon for personal og økonomi o ekstern økonomi o innkjøp (tverrgående mellom begge seksjonene) o personal o regnskap o økonomistyring Seksjon for forskning, utdanning og kommunikasjon o trykkeri og grafiske tjenester o ph.d.-utdanning o rekruttering, studiekatalog og nettsider o arrangement (tverrgående mellom begge seksjonene) Økonomi, organisasjon og støttetjenester Implementere ny organisasjonsstruktur i fakultetsadministrasjonen Oppfølging av forbedringstiltak vedtatt i administrasjonsgjennomgangen Gjennomføre sammenslåingen av IS/IKL Ny struktur i fakultetsadministrasjonen var formelt på plass Medarbeiderne i hver av de to enhetene ble samlokalisert fra og med 1.8. Arbeidet i enhetene er delvis organisert i team (se over). Det er satt i gang oppfølging av alle tiltakene, men det gjenstår fortsatt arbeid med å få alle tiltakene til å fungere etter hensikten Institutt for språk og kultur ble formelt etablert Det er i 2016 tilsatt leder, nestledere og kontorsjef. Instituttet har også kommet i gang med samordning og endring av studietilbudet

10 Videreføre arbeidet med langsiktig budsjettering og økonomistyring, herunder sentralisering av lønnsbudsjett og aktiv bruk av bemanningsplaner Iverksette allerede vedtatte tiltak, og fortsette arbeidet med å redusere avsetningene ved fakultetet Arbeide videre med plan for å håndtere flerårige budsjettkutt som følger av avbyråkratiserings- og effektiviseringsreformen i statsbudsjettet Synliggjøre de administrative tjenestene for alle ansatte, blant annet gjennom en oversikt på fakultetets nettsider Lønnsbudsjettet til følgende enheter er blitt sentralisert i løpet av 2016: IHR, IAS, IFF, Kvinnforsk., CPS, BAI og SESAM. Regnskapet for 2016 er ikke avsluttet, men det synes klart at volumet på de samlede avsetningene ikke endres vesentlig. Fakultetet har gjennom sentraliseringen av lønnsbudsjettet fått bedre oversikt over hvor avsetningene ligger. En relativt stor andel er knyttet til drift. Avbyråkratiseringsreformen har så langt vært håndtert gjennom kutt i administrasjonen på fakultetsnivået. Det gjenstår å planlegge nedbemanninger og omlegginger av adm. på instituttene. Det er laget egne nettsider for seksjonene med presentasjon av de ansattes ansvarsområder. Det gjenstår fortsatt arbeid før de adm. tjenestene er synliggjort på en god måte