Gjennomgang av regnskap 2016 og forslag til disponering av avsetninger

Transkript

1 Fakultet for humaniora, samfunnsvitenskap og lærerutdanning Arkivref: 2017/7454 Dato: SAK FS Til: Fakultetsstyret Møtedato: 16. mars 2017 Gjennomgang av regnskap 2016 og forslag til disponering av avsetninger Innledning Dekanen vil i denne saken presentere regnskapet for HSL-fakultetet for 2016 og kort kommentere den økonomiske situasjonen ved de enkelte av fakultetets enheter. I tillegg vil vi gå gjennom avsetningene og legge fram forslag til disponering av frie avsetninger og tiltak som kan bidra til å redusere avsetningene ved fakultetet. Regnskap 2016 Bevilgningsøkonomien Tabellen under viser resultatregnskapet for bevilgningsøkonomien i (Tall i hele 1000 kroner) Fordelt på kategori Regnskap Budsjett Budsjettavvik Inntekter Dekningsbidrag Lønn ansatte Driftstiltak Annuum Praksiskostnader Rekrutteringsstillinger Øremerka tiltak Total Vi ser av regnskapsoversikten at fakultetets bevilgningsøkonomi hadde et samlet merforbruk på ca. 2 mill. kroner i Fakultetet har med seg store avsetninger fra tidligere år, og det har vært en bevisst strategi å sette av midler til tiltak som kan bidra til å redusere avsetningene. 1 inkl. nettobidrag fra eksternøkonomien og omdisponeringer fra tidligere års avsetninger Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Vi ser også av oversikten at det er avvik mellom budsjett og regnskap. Det store merforbruket på driftsbudsjettet er ikke reelt, og må ses opp mot mindreforbruk på øremerkede tiltak. Det er også merforbruk på lønnskostnadene. Vi vil gå nærmere gjennom regnskapet for å finne årsakene til avvikene, men har ikke fått gjort det så langt. Bidrags- og oppdragsfinansiert virksomhet (BOA) Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) omfatter forskningsprosjekt og etter-/ videreutdanningstiltak som er finansiert av eksterne kilder. Tabellen under viser regnskapet for denne delen av fakultetets virksomhet for (Tall i hele 1000 kroner) Type EU NFR Oppdrag Privat og utland Stat og kommuner Total Inntekt Lønnskostnad direkte Andre driftskostnader Reisekostnader Lønnskostnad egne ansatte Indirekte kostnader Egeninnsats Avslutning prosjekt Total Resultatregnskapet for BOA viser at HSL-fakultetet samlet sett har et merforbruk knyttet til BOA-økonomien. For denne typen prosjekter og tildelinger kommer gjerne inntektene forskuddsvis, etterskuddsvis eller i faste i faste rater avhengig av hva finansieringskilden bestemmer. Inntektene føres ikke nødvendigvis det samme året som kostnadene løper. BOA bidrar positivt til fakultetets samla økonomi. For 2015 og 2016 har den eksternt finansierte virksomheten bidratt med nærmere 40 mill. kroner til bevilgningsøkonomien - dette i form av dekningsbidrag og lønnsrefusjoner for ansatte ved HSL som er frikjøpt for å bidra i prosjekter. Avsetninger Figuren under viser utviklingen i avsetninger for bevilgningsøkonomien i perioden UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Avsetninger i millioner 160,00 Utvikling avsetninger ,00 120,00 100,00 80,00 60,00 40,00 20,00 0, Frie midler 28,49 31,85 50,78 12,34 Andre øremerka tiltak 46,17 54,67 47,77 70,10 Rekrutteringsstillinger 37,25 46,24 49,66 60,66 Total 111,92 132,76 148,21 143,10 Fakultetet har over flere år hatt en årlig økning i avsetninger på +/- 20 mill.kr. I perioden økte avsetningene med 85 mill. kroner, og de samlede avsetningene ved utgangen av 2015 var på 148 mill. kroner. Dette tilsvarte nesten 40 % av tildelt budsjettramme for Det har vært satt i verk en rekke tiltak i løpet av de siste årene for å få ned avsetningene, noe som nå ser ut til å gi resultater. Fakultetet går inn i 2017 med 143 mill. kroner i avsetninger en nedgang på 5 mill. kroner fra året før. I tidligere styresaker er det særlig veksten i frie avsetninger som har vært trukket frem som bekymringsfull. De frie avsetningene er i løpet av 2016 redusert med 38 mill. kroner - til 12 mill. kroner. Det er en reduksjon i frie avsetninger ved alle fakultetets enheter i Selv om en stor del av midlene er omdisponert til øremerkede tiltak/rekrutteringsstillinger og ikke kommet i omløp ennå, begynner vi å se en positiv effekt av de tiltakene som har vært satt i forhold til frie avsetninger. Modellen med felles lønnsbudsjett for de fleste enhetene ved fakultetet, som ble innført i 2016, har bidratt sterkt til dette. Fakultetets avsetninger til øremerkede tiltak har økt med over 20 mill. kroner i løpet av 2016, som i all hovedsak kan forklares med følgende: - Det ble satt av 12 mill. kroner som startbevilgning til 4 strategiske stillinger i 2016 for en fireårsperiode: stilling innen organisasjons- og ledelsesteori (ISV), stilling innen ledelse, aksjonsforskning og veiledning (ILP), stilling i engelsk litteratur (ISK) og stilling i tysk språk (ISK). De tre første stillingene har vært lyst ut, og det ventes tilsetting i disse i løpet av Stillinga i tysk er etter ønske fra instituttet trukket inn. Avsetningene til de strategiske stillingene vil nedskrives over en fireårsperiode fra og med Det er i løpet av 2016 opparbeidet 6 mill. kroner i avsetninger på felles lønnsbudsjett. Forslag til disponering av midlene vil bli lagt fram for fakultetsstyret UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 senere i denne saken. Noe av årsaken til disse avsetningene er utsatt tilsetting i 3 ekstra stillinger som ble tildelt i forbindelse med opprettelsen av felles lønnsbudsjett. - 5 mill. kroner av avsetninger ved BAI er omdisponert til felles lønnsbudsjett, samtidig som det lyses ut ny faglig stilling, etter avtale mellom fakultetsledelsen og BAI. - Ellers mindre endringer ved de enkelte instituttene/sentrene. De siste årene har fakultetet hatt en økning i avsetninger til rekrutteringsstillinger. En del institutt har valgt å bruke sine frie avsetninger til selv å finansiere rekrutteringsstillinger, og da har instituttene satt av midler nok til å dekke hele lønnskostnaden (tre eller fire år). Cirka 40 mill. kroner av de totale avsetningene til rekrutteringsstillinger ved utgangen av 2016 gjelder egnefinansierte stillinger. Dette er 15 mill. kr mer enn i Ettersom det blir mindre frie midler å sette av til denne type tiltak, forventes potten gradvis å avta de nærmeste 2-4 årene. Om lag 20 mill. kroner er avsetninger knyttet til de universitetsfinansierte rekrutteringsstillingene. Dette er en reduksjon på ca. 5 mill. kroner fra året før. Avsetningene oppstår som et resultat av forsinkede tilsettinger eller syke- /fødselspermisjoner i løpet av tilsettingsperioden. Tabellen under viser oversikt over avsetninger per enhet sortert på type avsetninger ved utgangen av (Tall i hele mill. kroner) Frie midler +/- Øremerkede tiltak +/- Rekr. stillinger +/- Total Endring fra 2016 Adm/felles -1,75-13,8 30, ,1 0,00 + 0,0 28,65 + 6,3 IFF -0,34-4,0 0,17-0,8 5,18 + 1,2 5,02-3,6 IHR 0,80-3,9 1,54 + 0,5 2,60 + 0,5 4,94-2,9 ISS -2,30-3,4 1,99-1,7 4,94 + 1,4 4,62-3,8 IAS -0,35-3,3 1,54 + 2,0 3,05-0,9 4,24-2,2 ILP 10,53-2,9 13,21 + 1,3 15,70 + 9,2 39,43 + 7,6 ISK 2,94-1,0 18,63 + 4,3 20,83-2,5 42,40 + 0,8 CPS 0,44-1,3-0,04-2,2 4,24 + 3,5 4,65-0,0 SESAM 0,84-1,6 1,98-1,2 1,77-0,2 4,59-3,0 Kvinnforsk 1,09-0,6 0,63 + 0,3 1,00 + 0,3 2,71 + 0,0 BAI 0,46-2,7 0,06-0,2 1,35-1,5 1,87-4,3 TOTAL 12,34-38,4 70,10 22,3 60,66 11,0 143,10-5,1 De fleste enhetene har redusert sine avsetninger i løpet av 2016, og den største andelen av avsetningene er nå knyttet til rekrutteringsstillinger og øremerkede tiltak. Hovedårsaken til den endringen vi ser på instituttene siste år, mener dekanen ligger i innføringen av felles lønnsbudsjett. Fokuset fremover må etter dekanens mening være å sørge for at planlagte UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 øremerkede tiltak og rekrutteringsstillinger blir realisert slik at midlene snarlig kommer i bruk. ILP har fortsatt utfordringer knyttet til store frie avsetninger og må fortsatt ha fokus på å få disse i omløp. Enhetenes økonomiske situasjon Fra å være i en situasjon der de fleste av fakultetets enheter over tid har akkumulert til dels store positive avsetninger, er vi nå i en situasjon der de fleste enhetene har stabilisert nivået på avsetningene. Alle enhetene har også redusert de frie avsetningene. Enheter som tidligere har hatt frie avsetninger har i stor grad disponert disse til strategiske/øremerkede tiltak. Det er særlig ledige lønnsmidler som følge av permisjoner, forsinkelser i tilsettinger etc. som har bidratt til de frie avsetningene. Fakultetet innførte i 2016 en modell der ansvaret for lønnsbudsjettet for de små enhetene ble overført til fakultetsnivået. Det gjaldt for IFF, IHR, IAS, CPS, SESAM, Kvinnforsk og Barentsinstituttet. Ledige lønnsmidler ble dermed lagt i en felles lønnspott som kan disponeres til strategiske formål som bidrar til felles satsing og styrking av de små fagmiljøene. Dette hindrer også at det oppstår nye årlige avsetninger ved de enhetene som er omfattet av ordningen. Vi ser av årsregnskapet for 2016 at de fleste enhetene nå har et driftsbudsjett som i større grad enn tidligere balanserer, og at det ikke oppstår nye frie avsetninger. IFF har fått et større press på sin økonomi ved at studenter skal ha ex-phil. etter fusjonene med høgskolene i Alta, Narvik og Harstad. Det er også ressurskrevende når undervisninga foregår på flere campus. Det er satt i verk tiltak for å bedre ressurssituasjonen, jf. egen omtale under avsnittetom disponering av frie midler senere i dette saksframlegget. Tiltak for å bedre situasjonen er tatt opp under avsnittet som omhandler forslag til disponering av frie midler. ISS har ved utgangen av 2016 negative frie avsetninger. Dette er imidlertid planlagt ut fra at vil ha flere naturlige avganger i stillinger i løpet av de kommende årene. Det er avtalt gjennom dialogmøte at ISS fra 2017 skal inngå i ordninga med felles lønnsbudsjett. BAI har hatt en svært romslig økonomi og store avsetninger. På dialogmøtet mellom BAI og fakultetet i høst var det enighet om å trekke inn avsetningene til felles formål mot at instituttet får lønnsmidler til å dekke ei ekstra faglig stilling over felles lønnsbudsjett. ISK og ILP har fortsatt store avsetninger. Selv om den største andelen av avsetningene er bundne, er det viktig å ha en plan for bruken som gjør at midlene kommer i omløp. Dekanen vil følge opp bruken av disse avsetningene nøye. Disponering av frie midler og forslag til tiltak for å redusere avsetningene Nivået på avsetninger ved fakultetet har vært omtalt i flere sammenhenger og ved alle økonomisakene som har vært lagt fram for fakultetsstyret de senere årene. Helt siden HSL-fakultetet ble etablert i 2009 og fram til og med 2015 har det vært en jevn økning i avsetningene, og ved utgangen av 2015 utgjorde avsetningene nærmere 150 mill. kroner, noe som tilsvarer nesten 40 % av den årlige tildelinga til fakultetet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 Det har vært satt i verk en rekke tiltak både på instituttnivå og på fakultetsnivå for å snu denne utviklinga. Flere av instituttene/enhetene har eksempelvis disponert frie avsetninger til rekrutteringsstillinger, og fakultetsstyret har satt av midler til en strategiske formål. Det vil nødvendigvis ta noe tid før alle midlene kommer i omløp, men i løpet av 4-6 år bør en stor andel av disse avsetningene være nedskrevet. Den nye modellen med sentral forvaltning av lønnsbudsjettet for de små enhetene som fakultetet innførte i 2016 er etter dekanens mening et viktig virkemiddel for bl.a. å få ned avsetningene. En stor del av de frie avsetningene oppstår ved ledige lønnsmidler. Å ha en felles lønnspool på fakultetsnivået har gjort det mulig å opprette nye faste stillinger som det ikke ville vært rom for innenfor budsjettrammene til de enkelte enhetene (jf. sak FS ) og bidrar til en faglig styrking av enhetene. Økonomistyringa ved enhetene blir også enklere, og vi ser at ordninga allerede har resultert i at de små enhetene i større grad kommer ut med et driftsbudsjett i balanse ved utgangen av De frie avsetningene på fakultetsnivået har gått betydelig ned, men som det ble redegjort for tidligere i saken så er det gjennom felles lønnsbudsjett og avsetninger fra BAI frie midler tilsvarende ca. 11 mill. kroner som kan disponeres til tiltak som foreløpig ikke har mottatt budsjettramme, eventuelt nye tiltak. Forpliktelser og forslag til disponering - Stillinger knyttet til den nye senteret Arctic Centre for Sustainable Energy (ARC). HSL-fakultetet er ett av fire fakultet som er involvert i senteret. Senteret skal finansieres dels gjennom tildelinga av oppstartmidler fra UiT sentralt og dels gjennom bruk av midler som ligger i rammen til de involverte enhetene. UiT dekker halvparten av kostnadene for ei professorstilling over en periode på 2 år, samt om lag halvparten av ei postdoktorstilling og ei stipendiatstilling. I tillegg til å dekke den andre halvparten av kostnadene for disse tre stillingene, har fakultetsstyret i sak FS 15/2016 vedtatt at fakultetet/instituttene skal finansiere ytterligere to professorstillinger.total kostnad som fakultetet har forpliktet seg til å dekke for professoratene frem til og med 2021 er 10 mill. kroner. Alle de tre professoratene er lyst ut, og det forventes tilsetting i løpet av Dekanen foreslår at det settes av 5 mill. kroner til å dekke kostnader for professorater tilknyttet ARC. Det resterende må settes av i senere års budsjettsaker. - Stillinger tilknyttet ex.phil-undervisning ved IFF Som et resultat av senere års fusjoner har det blitt flere studenter som skal ha ex.phil. ved UiT. Samtidig er det også lagt opp til at undervisningen tar hensyn til at studenter har tilholdssted på flere campus. Dette har gitt IFF merutgifter som fakultetet gjennom siste års budsjettinnspill til UiT har bedt om kompensasjon for. Dette har foreløpig ikke blitt besvart gjennom tildelingene i de årlige budsjettsakene. Frem til fakultetet får gjennomslag for kravet om kompensasjon, ønsker dekanen at fakultetet dekker den merutgiften IFF har fått som følge av organisasjonsendringer. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

7 Dekanen foreslår at det settes av inntil 2,7 mill. kroner for å dekke merutgifter til ex.phil. IFF får som følge av fusjonen med Høgskolene i Harstad og Narvik. - Dekning av HSLs andel av underskudd på UiTs fellesutgifter. UiT har i brev av dratt inn midler fra fakultetene for å dekke inn et regnskapsmessig underskudd som har akkumulert seg opp ved UiTs fellesposter i perioden Det total underskuddet er på 27 mill. kroner, hvorav fakultetene belastes direkte ca 10 mill. kroner. HSL-fakultetets andel av dette er på kr 1,6 mill. kroner. Dekanen foreslår at dette dekkes inn over avsetningene. - Fleksibiliseringsprosjektet I forbindelse med at det ble utviklet nettbaserte varianter av ex-phil. og ex.fac, gikk fakultetet videre med også å fleksibilisere innføringsemner på utvalgte program med sikte på å kunne tilby et helt førstesemester fleksibelt innenfor programmet. Dette har vært vellykket og per i dag lyser HSL-fakultetet ut nettbaserte førstesemester for åtte studieprogram. Det er ønskelig å gå videre med dette prosjektet. For å få flere med og få opp volumet vil det være behov for å sette inn ekstra ressurser for å videreutvikle prosjektet. Det vil være aktuelt med frikjøp av personale ved Result og FUK tilsvarende ½ årsverk i 2017 og 2018 dvs kroner årlig Dekanen foreslår at det settes av 0,7 mill. kroner til tiltaket. - Utstyr arkeologi Det har over tid opparbeidet seg et betydelig behov for utskifting av utstyr knyttet til laben og feltarbeid for arkeologi. I forbindelse med at IAS ble oppløst, og de ansatte ved arkeologi ble overført til IHR, ble det fremmet et ønske fra fagmiljøet om en samlet oppgradering. Dekanen foreslår at det settes av inntil 1 mill. kroner til tiltaket. - Universitetslektorstilling arkeologi med ansvar for lab Arkeologi har over mange år ønsket seg en lektorstilling for å holde løpende oppsyn med og ansvar for den omfattende utstyrsparken som arkeologi råder over. Stillingen er mer relevant enn noen gang på grunn av det store teknologiskiftet arkeologi har vært gjennom og i lys av porteføljegjennomgangen og utfordringer med hensyn til rekruttering. Stillingen vil hjelpe de faglige å holde seg oppdatert på teknologisk utstyr i felt og forskning, utvikle feltkurset (rekruttering), modernisere undervisningen (rekruttering), øke tverrfaglig samarbeid og samfunnsrelevans av faget. Miljøet ønsker en 3-årig prøveperiode for å se hvordan dette slår ut på de ulike områdene. Dekanen ønsker å omdisponere midlene som opprinnelig ble satt av til en tyskstiling ved ISK (se tidligere i saken) og tildele IHR midler for tre år til en slik universitetslektorstilling. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7

8 Forslag til vedtak: 1. Fakultetsstyret tar regnskapsrapporten for 2016 til etterretning. 2. Fakultetsstyret slutter seg til dekanens forslag til disponering av avsetninger. 3. Fakultetsstyret ber dekanen følge opp enhetene på fakultetet med sikte på å intensivere nedbyggingen av de samlede avsetningene ved fakultetet. Sonni Olsen dekan Frode G. Larsen fakultetsdirektør Saksbehandlere: fakultetsdirektør Frode Larsen og seniorrådgiver Marit Nilsen UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 8