Konkurransegrunnlag for. for kjøp av. Evaluering av organisering av museene i kjølvannet av museumsreformen. For levering til Kulturrådet

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for for kjøp av Evaluering av organisering av museene i kjølvannet av museumsreformen. For levering til Kulturrådet Saksnummer: 12/07303 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 1

2 1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER Oppdragsgiver Anskaffelsen gjelder Tidsplan KRAV TIL LEVERANDØRENE Obligatoriske krav Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner HMS-egenerklæring KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse Leveringstidspunkt Språk Kontrakt Tildelingskriterier REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Anskaffelsesprosedyre Krav til tilbudet og innleveringssted Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Tildeling av kontrakt og begrunnelse VEDLEGG... 7 VEDLEGG 1: KRAVSPESIFIKASJON Mandat for evaluering av organisering av museene i kjølvannet av museumsreformen Museumsreformens mål Nye organisasjonsformer Evalueringens mål og hensikt Organisering, gjennomføring og metode Budsjett Aktuell litteratur Aktuelle meldinger og rapporter VEDLEGG 2: KULTURRÅDETS STANDARDKONTRAKT FOR FOU-OPPDRAG Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 2

3 1 Oppdraget og administrative bestemmelser 1.1 Oppdragsgiver Kulturrådet forvalter Norsk kulturfond og andre statlige støtteordninger på kulturområdet, er pådriver for nye kunst- og kulturprosjekter, driver utviklingsarbeid og er rådgiver for staten i kulturspørsmål. Kulturrådet er også faglig rådgiver for Kulturdepartementet i spørsmål som gjelder museumspolitikk. Fagadministrasjonen, som også omfatter sekretariatsfunksjoner for Statens kunstnerstipend, Fond for lyd og bilde og Den kulturelle skolesekken, har ca. 120 ansatte. Kulturrådet har som mål å stimulere til et nyskapende og mangfoldig kunst- og kulturliv, være en synlig og åpen aktør i samfunnsdebatten og bidra til samhandling. Kulturrådet har gjennom hele sin historie satset på systematisk kunnskapsproduksjon i form av utredninger, forskningssatsninger og evalueringer. Kulturrådet styrket denne delen av sitt ansvarsområde med etableringen av en egen FoU-seksjon i FoU-virksomheten omfatter særlig fire arbeidsområder: Forskning og utredning Evaluering Intern kunnskapsformidling og FoU-rådgivning Ekstern kunnskapsformidling og FoU-rådgivning For mer informasjon, se Kulturrådets nettside Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Marianne Berger Marjanovic Postadresse: Postboks 8052 Dep, 0031 Oslo Besøksadresse: Grev Wedels plass 1 e-post: marianne.berger.marjanovic@kulturrad.no Telefaks: Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Frist for spørsmål vedrørende denne anskaffelsen er innen , kl Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 3

4 1.2 Anskaffelsen gjelder Arbeidet med museumsreformen kom i gang i Målet med reformen var å styrke de museumsfaglige miljøene. Prosesser for regional sammenslåing av museer over hele landet har grepet inn i eierstrukturer, eiendomsforhold, organisasjonsform og organisering. Med utgangspunkt i museene som mottar drift over Kulturdepartementets budsjett, ønsker Kulturrådet å iverksette en evaluering som særlig fokuserer på museumsreformens organisatoriske aspekter. Hensikten med evalueringen er både et ønske om å styrke Kulturrådets eget kunnskapsgrunnlag med tanke på den videre utviklingen av museumspolitikken, og bidra med kunnskap inn til museenes eget utviklingsarbeid. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i vedlegg 1: Kravspesifikasjon. 1.3 Tidsplan Tidspunkt Aktivitet Konkurransen ble kunngjort , kl Tilbudsfrist Uke 50-2, 2013 Tilbudsevaluering og valg av tilbud Uke Kontraktsinngåelse 2 Krav til leverandørene 2.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( age=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 4

5 2.2 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren bør ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Bemanningen for dette oppdraget skal ha den nødvendige kompetanse for å gjennomføre oppdraget. Dokumentasjonskrav Leverandøren skal vedlegge en liste over de viktigste relevante leveransene de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker. Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Oversikt over CV er med beskrivelse av formell utdannelse og arbeidserfaring for hver person som skal bemannes for oppdraget. 2.3 HMS-egenerklæring Den tilbyder som får tildelt kontrakten forplikter seg til å undertegne en HMS-egenerklæring senest ved kontraktsinngåelse. 3 Krav til ytelsen og tildelingskriterier 3.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse Leveringstidspunkt Leveringstidspunkt for ytelsen er Språk Det er ønskelig og formålstjenlig at tilbudet er på norsk, dansk eller svensk (jmf. Forskrift om offentlige anskaffelser 17-4, annet ledd.) Kontrakt Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår. 3.2 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest fordelaktige ut ifra følgende kriterier, oppgitt i prioritert rekkefølge: 1. Faglig kvalitet 2. Utnyttelse av faglig og forskningsmetodisk kompetanse i forhold til de problemstillinger som skal belyses 3. Gjennomføringsevne og leveringssikkerhet 4. Økonomisk egnethet Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 5

6 Utdyping av kriteriene: Faglig kvalitet: Tilbudet må inneholde en prosjektbeskrivelse som redegjør for hvordan det problemfeltet og de problemstillingene som er beskrevet i kravspesifikasjonen skal angripes teoretisk og metodisk. Utnyttelse av faglig og forskningsmetodisk kompetanse i forhold til de problemstillinger som skal belyses: I prosjektbeskrivelsen eller i et vedlegg skal det redegjøres for hvilke personer som skal delta i evalueringsprosjektet. Det skal spesifiseres hvilke roller personene i prosjektet skal ha, og hvor stor andel av prosjektarbeidet de skal utføre. Gjennomføringsevne og leveringssikkerhet: Tilbudet må inneholde en tydelig framdriftsplan for hele prosjektperioden. Økonomisk egnethet: Tilbudet skal inneholde et spesifisert budsjett for oppdraget. 4 Regler for gjennomføring av konkurransen 4.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsens anslåtte verdi er under den nasjonale terskelverdi på kr ekskl. mva. og er fritatt fra kunngjøringsplikten. Imidlertid så er denne anskaffelsen kunngjort gjennom Doffin og på Kulturrådets nettsider. Ut i fra konkurransens anslåtte verdi og omfang gjennomføres konkurransen etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag. 4.2 Krav til tilbudet og innleveringssted Det er ønskelig og formålstjenlig at evalueringsrapporten er på norsk, dansk eller svensk (jmf. Forskrift om offentlige anskaffelser 17-4, annet ledd.). Ved innlevering av tilbudet skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er. Tilbudet skal leveres per epost til: marianne.berger.marjanovic@kulturrad.no Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 6

7 4.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist er satt til , kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende før utløpet av tilbudsfristen. 4.4 Vedståelsesfrist Leverandørene er bundet av tilbudet til Tildeling av kontrakt og begrunnelse Gjenværende leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget. 5 Vedlegg Vedlegg 1: Kravspesifikasjon 5.1 Mandat for evaluering av organisering av museene i kjølvannet av museumsreformen Arbeidet med museumsreformen kom i gang i Målet med reformen var å styrke de museumsfaglige miljøene. Prosesser for regional sammenslåing av museer over hele landet har grepet inn i eierstrukturer, eiendomsforhold, organisasjonsform og organisering. Med utgangspunkt i museene som mottar drift over Kulturdepartementets budsjett, ønsker Kulturrådet å iverksette en evaluering som særlig fokuserer på museumsreformens organisatoriske aspekter. Hensikten med evalueringen er både et ønske om å styrke Kulturrådets eget kunnskapsgrunnlag med tanke på den videre utviklingen av museumspolitikken, og bidra med kunnskap inn til museenes eget utviklingsarbeid Museumsreformens mål Museumsreformen ble iverksatt for å etablere sterkere fagmiljøer og styrke museene som aktive og aktuelle arenaer for kunnskap og opplevelse. Samfunnsrolle, brukerperspektiv, dialoginstitusjon og selvstendig handlingsrom er stikkord for den museumspolitikken som ligger til grunn. Museumsreformen har vært omtalt i flere stortingsmeldinger. St.meld. nr. 49 ( ) Framtidas museum fremhever at: det primære målet med museumsreformen var å skape sterkere museumsfaglige institusjoner som kan gå aktivt inn i de mange utfordringene i museenes samfunnsrolle. Et av redskapene for å nå dette målet var en institusjonell samordning. St.meld. nr. 48 ( ) Kulturpolitikk fram mot 2014 oppsummerer de retningsgivende prinsippene som skulle ligge til grunn for de organisatoriske endringene: Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 7

8 å bevara og styrkja lokalt engasjement og deltaking i kulturvernet, å tryggja fagleg kompetanse på regionalt nivå og å samordna musea i eit nasjonalt nettverk. (s. 178) Nye organisasjonsformer En sentral del av reformen har vært å gjennomføre omfattende organisasjonsendringer for å styrke de museumsfaglige miljøene. Etter 10 år med konsolideringsprosesser fram til 2012 består det nasjonale museumsnettverket i Kulturdepartementets budsjett av 70 museumsenheter. Disse omfatter over 300 tidligere selvstendige museer som var knyttet til den tidligere fylkeskommunale tilskuddordningen, i tillegg til over 300 mindre, lokale museer og formidlingsarenaer. Kulturmeldingen gir følgende signaler om organisasjonsform: - tydelig, godt planlagt og gi kontinuitet - selvstendige institusjoner, lovregulert organisasjonsform - fullmakt og ansvar på samme nivå; eget styre - reelle og fungerende arbeidsfellesskap, med felles driftsstyre, arbeidsgiveransvar og økonomiforvaltning - fordel å samle eiendomsrett Utover disse signalene ble det lagt opp til at museene etter konsolideringsprosessen kunne velge mellom ulike organisasjonsmodeller med ulik grad av institusjonell integrering. Av de 81 institusjonene i Kulturdepartementets budsjett som inngår i museumsstatistikken for 2011 var 59 stiftelser, 12 aksjeselskap, 9 interkommunale selskap (IKS) og 1 BA-selskap. (Kilde: Museenes rapportering/statistikk 2011). Når det gjelder museer organisert som stiftelser er den vanlige organiseringen at det er etablert en ny driftsstiftelse med ansvar for drift, økonomi og personale, samtidig som opprinnelige stiftelser, eierstiftelser, er beholdt. I Framtidas museum i 2009 ble følgende vurdering gjort av de organisatoriske endringene «I reformperioden har nesten 60 prosent av museene med driftstilskudd fra Kultur- og kirkedepartementet gjennomgått store organisatoriske endringer. Om lag 10 prosent har vært gjennom viktige endringer, mens rundt 30 prosent i liten grad har vært berørt av organisatoriske endringer som resultat av reformen». Flere sammenslåinger etter 2009 har ytterligere økt prosenttallet for museer som har gjennomgått store organisatoriske prosesser Evalueringens mål og hensikt Målet med evalueringen er å fremskaffe kunnskap om erfaringene med de nye organisasjonsformene, og vurdere deres egnethet i lys av reformens mål om å skape sterkere museumsfaglige institusjoner. Heller enn å være tilbakeskuende skal evalueringen fokusere på hvilke organisasjonsfaglige utfordringer museene står overfor i dag med tanke på å realisere målet om å være sterke faglige enheter. Det vil derfor være sentralt å vurdere hvorvidt de nye organisatoriske modellene fungerer som en produktiv ramme rundt Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 8

9 museenes faglige arbeid. Evalueringen skal drøfte sterke og svake sider ved de nye organisasjonsformene i lys av prinsippene om: å bevare og styrke lokalt engasjement og deltakelse i kulturvernet å styrke faglig kompetanse på regionalt nivå å samordne museene i et nasjonalt nettverk Kulturrådet ønsker at evalueringen peker på styrker og svakheter ved de ulike organisasjonsmodellene der forholdet mellom organisasjonsform, faktisk organisering og museumsfaglig aktivitet står sentralt. For å belyse disse problemstillingene er det ønskelig at evalueringen retter sin oppmerksomhet mot følgende spørsmål: 1. Hva er styrker og svakheter ved de ulike organisasjonsformene som er etablert i kjølvannet av reformen? Aktuelle fokusområder: a. Struktur, ansvar, roller og styringsmuligheter b. Forholdet mellom eierstiftelser og driftsstiftelser, (avtaler, grad av autonomi for eierstiftelser og håndtering av disse, ulike avgrensinger i avtalene) c. Eierforhold i AS og IKS (kommuner/fylkeskommuner i et IKS og mellom eierne i et AS) d. Styrenes rolle og sammensetning, organisasjonsform, profesjonalisering og forholdet til museets lokale forankring (venneforeninger, frivillige, kommuner) e. Håndtering av eiendomsrett f. Selskapsformer og momsfradrag g. Organisasjonsform og eierskap; konsekvenser for intern organisering 2. Hvorvidt og på hvilken måte fungerer de ulike organisasjonsformene med tanke på å styrke det faglige arbeidet ved museene? Aktuelle spørsmål: a. Er det noen måter å organisere museenes arbeid med forskning, forvaltning og formidling på som er bedre egnet til å styrke dette faglige arbeidet enn andre? b. Er det forskjeller med hensyn til organisasjonsformenes egnethet med tanke på å fremme henholdsvis forskning, forvaltning og formidling? På bakgrunn av arbeidet med evalueringen ønsker Kulturrådet også innspill til områder og problemstillinger i museumsfeltet som det er behov for å utvikle mer kunnskap om Organisering, gjennomføring og metode Det legges opp til en spredning av vurderingene både i forhold til ulike organisasjonsformer (stiftelse, AS, IKS), geografi, størrelse. Utvalget gjøres i samarbeid med Kulturrådet. I utgangspunktet vil følgende museer være interessante: Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 9

10 - Akershusmuseet (stiftelse) - Østfoldmuseet (stiftelse) - Hedmark fylkesmuseum (AS) - Telemark Museum (stiftelse) - Vest-Agder-museet (IKS) - Jærmuseet (stiftelse) - Hardanger og Voss Museum (stiftelse) - Nordmøre Museum (stiftelse) - Museene i Sør-Trøndelag (AS) - Stiklestadmuseene (AS) - Museum Nord (stiftelse) - Midt-Troms Museum (stiftelse) - Museet for kystkultur og gjenreising (IKS) Evalueringen bør gjennomføres som en casestudie av et utvalg museer. Den bør bygge på et bredt tilfang av datamateriale som dokumentstudier og intervjuer. Intervjuene må speile bredden i de aktørgruppene som er involvert i de nye organisasjonene. Det er vesentlig å få løftet fram erfaringer med de nye organisasjonsmodellene sett fra ulike posisjoner i museumslandskapet. Både ansatte, ledelsen, representanter for lokale samarbeidspartnere, venneforeninger, Norges Museumsforbund og kommuner/fylkeskommuner er aktuelle informanter. Evalueringen tar utgangspunkt i museer som omfattes av Kulturdepartementets museumsreform, og som mottar årlig driftstilskudd fra Kulturdepartementet Budsjett Estimert kostnadsramme er kroner, eks. mva. Dette er et anslag og ikke forpliktende for oppdragsgiver Aktuell litteratur Eriksen, Anne (2009) Museum. En kulturhistorie. Pax forlag Oslo Aktuelle meldinger og rapporter St.prp. 1 ( ) Kulturdepartementet St.meld. nr. 49 ( ) Framtidas museum St.meld. nr. 48 ( ) Kultur i tiden St.meld. nr. 22 ( ) Kjelder til kunnskap og oppleving Det lille i det store gjennomgang av organiseringen ved Telemark Museum. Telemarksforskning 2011 Konsolidering av musea hva er oppnådd. Fylkesrevisjonen Møre og Romsdal Museumsreformens betydning for museene i Møre og Romsdal PWC Trygve Nordbys vurdering av Akershusmuseet. (ikke offentliggjort) Trygve Nordbys vurdering av Vest-Agder museet september 2012 Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 10

11 Museumsreformen konsoliderte enheter og nasjonale nettverk. Informasjonsbrosjyre fra Norsk museumsutvikling, oktober Organisering av museer. Av advokat Gunnar K. Hagen. Utgitt av Norsk museumsutvikling i september Konsolideringsprosessen presentasjon av ulike erfaringer. Av Stein Devik og Per Morken, Habberstad AS. Utgitt av ABM-utvikling i mai Samhandling og arbeidsdeling ved dokumentasjon og innsamling ved kulturhistoriske museer. Rapport fra arbeidsgruppe januar 2012, Norsk kulturråd Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 11

12 Vedlegg 2: Kulturrådets standardkontrakt for FoU-oppdrag KONTRAKT OM FoU-OPPDRAG mellom Kulturrådet og Oppdragstaker Navn på oppdraget: Oppdraget gjelder: Start: Slutt: Økonomisk ramme: Honorar og oppgjør: Når økonomisk ramme er avtalt kan den bare overskrides etter skriftlig avtale med oppdragsgiver. Oppdragstaker har alminnelig plikt til å begrense utgiftene mest mulig. Oppdragsgiver skal underrettes når 75 % av den økonomiske ramme er opparbeidet, og partene kan, om nødvendig, avtale hvordan og på hvilke betingelser oppdraget skal sluttføres. Honoraret utbetales i avtalte rater. Utgifter som ikke er dekket av beløpet ovenfor: Faglig ansvarlig hos oppdragstaker: Prosjektansvarlig: Kontaktperson i Kulturrådet: Leveringsdato for sluttrapport: Andre betingelser for levering av rapporten: Sluttrapporten leveres Kulturrådet som elektronisk manuskript i et format som er egnet for trykking. Førsteutkast leveres en måned før leveringsdato for sluttrapport. Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 12

13 Gjennomføring, offentliggjøring og bruk: Oppdraget skal gjennomføres i overensstemmelse med anerkjente vitenskapelige og etiske prinsipper. Resultatet fra prosjektet publiseres i en av Kulturrådets skriftserier eller i bokform. Rapporten kan fritt mangfoldiggjøres og spres av Kulturrådet i opprinnelig skikkelse eller i utdrag, herunder publisering på Kulturrådets nettsider. Utreder har ikke krav på ytterligere vederlag for slik bruk utover vederlaget for utredningen, men Kulturrådet skal sørge for at oppdragstaker og prosjektets bakgrunn blir angitt på hensiktsmessig måte på tittelbladet, i fotnote e.l. Utreder står på sin side fritt til å utnytte rapporten i eget arbeid, herunder utgi den under eget navn i opprinnelig eller endret skikkelse. I så fall skal forholdet til utredningsoppdraget, de samarbeidende institusjoner og referansegruppen (evt. styringsgruppen) angis på hensiktsmessig måte. Kulturrådet har rett til førstegangs publisering. Oppdragstakerne mottar 10 eksemplarer av hver av prosjektets publikasjoner. Kulturrådet står ellers for distribusjon etter distribusjonslister som utarbeides i samråd med oppdragstakerne. Dersom Kulturrådet arrangerer lanseringsseminar for utgivelsen forventes det at oppdragstaker deltar. Endring av betingelsene: Dersom det i løpet av oppdragsperioden oppstår særskilte forhold som berører arbeidet, medfører forsinkelse e.l., plikter oppdragstaker i god tid å informere Kulturrådet om dette. Dette kan gjelde forhold som sykdom, skifte av prosjektleder/- medarbeider, problem med datainnsamling osv. Ved større forsinkelser eller endringer av opplegget for utredningen (jf. mandat) har Kulturrådet rett til å si opp kontrakten med én måneds varsel. Evt. andre betingelser: Oppdragstaker har, etter at oppdraget er avsluttet, rett til fritt å benytte alt grunnlagsmateriale som er innsamlet eller utviklet i henhold til denne avtalen. Kontrakten er undertegnet i to eksemplarer Oslo, dato for Kulturrådet for oppdragstaker Konkurransegrunnlag anskaffelser under kr ekskl. mva. 13