Innkalling for Tjenesteutvalget. Saksliste

Transkript

1 Møtedato: Mandag Møtested: Himmelsyna Møtetid: 18:00-20:00 Innkalling for Tjenesteutvalget Saksnr Tittel Saksliste 001/16 Godkjenning av møteprotokoll /16 Meldinger 003/16 Delegasjonssaker 004/16 Klagebehandling - Søknad om skadefelling av hjort - Knut Retterholt 005/16 Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1 006/16 Vindkraftverk i Birkenes - videre prosess 007/16 Tobias jorde - videre drift og planlegging av ny sceneløsning 008/16 SFO - ny prismodell 009/16 Demensplan Birkenes kommune /16 Bosetting av flyktninger i plantall for 2017 Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 15:00 og på Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon Birkeland, Alfred Skaar Kylland Leder Anne Stapnes Helse og velferdssjef

2 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 001/16 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /41 Godkjenning av møteprotokoll Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av godkjennes.

3 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 002/16 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /41 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. 0T Saksnummer Tittel 1 Forslag til budsjett for bruk av rentemidler av skogfond Søknad om bygging av landbruksvei 3 Svar på søknad om midler til gamle Tveide stasjon 4 Svar på søknad om midler til utarbeidelse av jubileumsbok for Aust Agder Idrettskrets 5 Hovedtall økonomi november

4 Servicesenter Dok. ref. 15/720-18, jp Saksbehandler: LIDA Dato: Hovedtall økonomi november Formålet med denne rapporten er å gi informasjon på et tidlig tidspunkt, og vise bevegelsene på de store budsjettpostene. Rapporten forklarer ikke alle avvikene, men tar for seg hovedtall pr. oktober med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftsinntekter- og kostnader (1B*), er det kun personalkostnadene som er kommentert i denne rapporten. Øvrige driftskostnader kommenteres nærmere i tertialrapportene og årsberetningen etter innspill fra avdelingene og tjenestesjefene. Netto resultat pr. tjenesteområde og totale pr. november (bokført pr ): Regnskap nov. Budsjett nov. Avvik i kr Regnskap tom nov. Budsjett tom nov. Avvik i kr Avvik i % Totalbudsjett 2015 Regnskap 2014 Teknisk , Ressurssenter , Skole og barnehage , Helse og velferd , Servicesenter , Kirken , Fellesområder , Mer/mindreforbruk Regnskapsmessig er det et totalt merforbruk i forhold til budsjett på kr 9,2 mill. hittil i år. Avviket gjelder alle områdene bortsett fra Ressurssenteret og Servicesenteret. Når det gjelder Teknisk skyldes dette hovedsakelig periodiseringsavvik gjeldende kalk av Tovdalselva der vi får refundert de fleste kostnadene knyttet til dette. Ressurssenteret har ikke mottatt faktura fra barnevernet per november. I tillegg ligger det inne en del statlige tilskudd til prosjekter som ikke er igangsatt ennå. Likevel går området mot overskudd. Barnehage og skole har stor differanse som først og fremst kommer av at det har vært økte behov ved skolene og barnehagene i høst, og at vi har flere elever i andre kommuner. Gjeldende Helse og velferd er ikke alle kostnadene med ennå. Servicesenteret fremstår med et positivt avvik per november, men mye av dette skyldes periodiseringer. Totalt sett ser områdene ut til å bli en god del bedre enn rapportert per 2. tertial. Gjeldende fellesområdet må vi forvente oss et negativt avvik; nærmere kommentert nedenfor. Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND

5 Servicesenter Frie inntekter pr november: Regnskap pr november Budsjett pr november Budsjett inkl. endringer 2015 Avvik i kr Frie inntekter pr november** Regnskapsmessig har frie inntekter et negativt avvik på kr 5,2 mill. pr. november Det er som forventet, men ikke helt periodisert. Det er forventet lavere inntekter enn budsjettert gjeldende eiendomsskatt med kr 0,3. Vi forventer noe lavere andre tilskudd, men høyere integrasjonstilskudd, men totalt negativt med kr 0,3 mill. Siste prognoser gjeldende skatte- og rammeinntekter viser et negativt avvik på kr 1 mill. Totalt er prognosen for frie inntekter tilsvarende som for oktober, med negativt avvik på kr 1,6 mill. Det er imidlertid fortsatt usikkerhet knyttet til dette. Netto finans pr november: Regnskap pr november Budsjett pr november Budsjett inkl. endringer 2015 Avvik Netto finans pr november*** Netto finans har totalt et negativt regnskapsmessig avvik på kr 2,5 mill. pr. november. Avviket utgjør hovedsakelig renter og avdrag med kr 3,8 mill. I både oktober og november var avkastningen på verdipapirene god. Avkastning i desember måned er ikke kjent ennå, men signalet er at den er negativ. Årsprognose på avkastning verdipapirer forventes i bli ca. kr 0,2 mill lavere enn budsjettert. Årsprognose for rente- og avdragskostnadene forventes å bli i overkant av kr 1,5 mill. høyere enn budsjettert. Det er rentekostnadene som er noe oppjustert. Vi har imidlertid mottatt utbytte fra Agder energi som er kr 0,2 bedre enn budsjettert. Kalkulatoriske renter og avkastning har også en negativ prognose på kr 0,4 mill. Netto finans totalt rapporterer en negativ årsprognose på kr 1,9 mill. Det er en forbedring på kr 1,3 mill. siden rapportering av hovedtall økonomi oktober. Det gjøres oppmerksom på at det ligger forutsetninger om avsetning til disposisjonsfond i budsjettet på kr 1,5 mill. *1A er det rapporteringsskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift, integreringstilskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenter og utbytte. Utvikling i likviditet: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 2 av 6

6 Servicesenter Blå linje markerer penger i banken. Rød linje er fratrukket bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler og bundne fond. Pr november er det kr 26,2 mill. i banken når det er justert for bundne midler. Nedgangen i løpet av året kommer av at investeringene er i gang for alvor Utvikling i likviditet Sum likvide midler Sum justerte likvide midler Utviklingen i personalkostnader t.o.m. des: Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 3 av 6

7 Servicesenter Lønnskostnader inklusiv sosiale avgifter, sykelønnsrefusjoner og innsparingskrav Regnskap Budsjett Gjennomsnitt budsjett jan feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des Grafen over viser utvikling i personalkostnadene siste 12 måneder. Personalkostnadene har totalt et positivt avvik per november. Trenden er at kostnadene har vært høyere enn budsjett de siste månedene. Noe av dette henger nok sammen med nye ansatte fra Lillesand. Sykelønnsrefusjon gjeldende desember er ikke med i tallene. Etter lønnskjøring for desember er det et negativt ved avvik på kr 3 mill. Det forventes ikke at sykelønnsrefusjonene vil dekke dette avviket. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at det er andre inntekter knyttet til andre kostnader Kommunen har avsatt for lite til lønnsjusteringer i Årets lønnsoppgjør er ferdig og viser et negativt avvik på kr 1,3 mill. Dette er ikke inkludert i grafen ovenfor. Når desember måned er over justeres også tallene gjeldende pensjon, da kan kostnadene endre seg en del. Personalkostader fordelt pr tjenesteområde ( november 2015) Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 4 av 6

8 Servicesenter Personalkostnader og budsjett per område Regnskap Budsjett Teknisk Ressurssenter Barnehage og skole Helse og velferd Servicesenter Teknisk ligger litt over budsjett denne måneden.vi har slått sammen en del tekniske tjenester med Lillesand i høst som har medført at lønnskostnadene blir høyere enn budsjettert på Teknisk. De lønnskostnadene får vi refundert fra Lillesand. Ressurssenteret ligger nå litt under budsjettet. Barnehage og skole ligger en god del over sitt budsjett. Noe av dette kan forventes refundert eller dekket av en annen budsjettpost, men i hovedsak er det ikke mulig for Barnehage og skole å holde sine budsjettrammer. Det har vært stort trykk i skolen i høst pga. nye behov som ikke var forutsatt i budsjettet. Helse og velferd ligger også en del over sitt budsjett i november. En god del av dette er knyttet til vikarbruk og den nye boligen på Digerhaug. Servicesenteret ligger omtrent på sitt budsjett i november. Pensjonskostnadene ser ut til å bli omtrent som budsjettert pr 2. tertial, men vil forskyve seg en del mellom ansvarene. Øvrige driftsinntekter- og kostnader blir ikke kommentert i denne rapporten, men det henvises til rapporten for 2. tertial. Med hilsen Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND postmottak@birkenes.kommune.no Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 5 av 6

9 Servicesenter Lisa Dahl Controller Postadresse: Telefon: E-post: Nettside: Org.nr.: Postboks 115, 4795 BIRKELAND Besøksadresse: Smedens Kjerr 30, 4760 BIRKELAND Side 6 av 6

10 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 003/16 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K /41 Delegasjonssaker Administrasjonens forslag til vedtak: Delegasjonssakene tas til etterretning. 0T Saksnummer Tittel 016/15 Innvilget tilskudd til spesielle miljøtiltak i landbruket 024/15 Svar på søknad om fradeling etter jordloven - Tillatelse til fradeling 025/15 Søknad om fradeling etter jordloven - Fidjetun Birkenes 026/15 Melding om vedtak - tildeling av SMIL-midler - Jon Flateland Flaa 027/15 Innvilget tilskudd til drenering av jordbruksjord 028/15 Melding om vedtak - tildeling av SMIL-midler - Moen Gård v/linda Hauge 029/15 Melding om vedtak - tildeling av SMIL-milder - Moen Gård v/linda Hauge 030/15 Søknad om omdisponering av jordbruksareal til vei og arbeidsplass - Stiane- Vegusdal 031/15 Søknad om konsesjon - Rugsland - Birkenes 032/15 Melding om vedtak ang. søknad om tildeling av SMIL-midler - Tom Løland 033/15 Melding om vedtak ang. søknad om tildeling av SMIL-midler - Bjørn Tore Hovland 035/15 Søknad om konsesjon - Gnr 26 bnr 1, Dale i Birkenes kommune 001/16 Søknad om fradeling, Gnr 122/1, 123/3 Gauslåfjorden i Birkenes 002/16 Søknad om fradeling etter jordloven- gnr 122/1 m.fl.nes i Birkenes 003/16 Søknad om konsesjon, gnr 147 bnr 1 og 5, Eveli i Birkenes

11 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 004/16 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Ole Martin Aanonsen K2 - K40 15/2727 Klagebehandling - Søknad om skadefelling av hjort - Knut Retterholt Administrasjonens forslag til vedtak: I medhold av naturmangfoldloven 18 fjerde ledd, jamfør første ledd bokstav b og annet ledd, tas ikke klagen til følge. Vedtaket begrunnes med at det i klagen ikke har blitt framlagt ny informasjon som tilsier at vedtaket bør omgjøres. Vilkårene for å innvilge skadefelling som omsøkt er ikke oppfylt, og det er derfor ikke hjemmel for å innvilge skadefelling. Saken oversendes fylkesmannen for endelig avgjørelse. 0T Vedlegg 1c - Vedlegg til søknad - avlingsskader på Retterholt, fra Norsk Landbruksrådgiving Setesdal Vedlegg 2 - Avslag - søknad om skadefelling på hjort (L)(419258) Vedlegg 3 - Klage på vedtak Vedlegg 4 - Brev fra Aust - Agder Bondelag Vedlegg 5 - Søknad om felling av skadehjort Vedlegg 6 - Vedtak - Felling av skadehjort Vedlegg 7 - Anke på vedtak Vedlegg 8 - Viltnemndas behandling Klage - Skadefelling av hjort Vedlegg 8b - Felling av skadehjort Vedlegg 9 - Supplerende informasjon Vedlegg 10 - Endelig avgjørelse på klage på avslag på søknad om felling av skadehjort Vedlegg 11 - Landbruksavdelingas kommentar til kostnadsoverslag - avlingsskade- Knut Retterholt Vedlegg 1 a - Søknad om skadefelling av hjort Vedlegg 1 b - vedlegg til søknad Vedlegg 1 d - Vedlegg til søknad

12 Saksopplysninger: Knut Retterholt har i brev registrert inn til Birkenes kommune den (vedlegg 1a) søkt om skadefelling av et uspesifisert antall hjort på sin eiendom, gnr 172/1 Retterholt. Innsendt søknad er i prinsippet identisk med innsendt søknad av (vedlegg 5). Denne ble avslått i delegert vedtak av (Vedlegg 6). Avslaget ble påklagd i brev fra Retterholt av (Vedlegg 7). Birkenes Vilt- og fiskenemnd behandlet klagen i egen sak Saken ble enstemmig vedtatt i henhold til administrasjonens innstilling, hvor klagen ikke ble tatt til følge (Vedlegg 8). Saken ble oversendt til Fylkesmannens miljøvernavdeling for endelig avgjørelse i brev av Retterholt sendte supplerende informasjon (vedlegg 9), hvor han ber om tildeling av to frie dyr for å avhjelpe på skadene. Fylkesmannen stadfestet i vedtak av kommunens vedtak om avslag på søknad om skadefelling på hjort (vedlegg 10) Retterholts nye søknad av inneholder ingen momenter som ikke er belyst i saken som allerede var endelig avgjort med vedtak fra fylkesmannens miljøvernavdeling, enten i kommunens behandling, eller i fylkesmannens behandling av saken. Søknaden ble likevel tatt opp til realitetsbehandling, og administrasjonen avslo i delegert vedtak av søknad om skadefelling av hjort på Retterholt (vedlegg 2). Knut Retterholt er part i saken, og har dermed klagerett på kommunens vedtak av Klagen er kommet inn innenfor klagefristen, og klagen vil derfor realitetsbehandles. Klagen består av klagers eget skriv (vedlegg 3), samt en uttalelse fra Norsk Landbruksrådgivning Setesdal rundt dokumentasjon av beiteskader på innmark (vedlegg 1d, også innsendt sammen med søknad), og et skriv fra Aust-Agder Bondelag ved leder Erik Fløystad (vedlegg 4). Vurdering: Se vedlegg 3 for klagen i sin helhet. Klager hevder kommunen ikke har forståelse for det økonomiske tapet han er påført og at kommunen er partisk i saken. Det bes om at forvaltningslovens 6 vurderes (habilitetsbestemmelsen), samt forvaltningslovens 17 (forvaltningsorganets utredningsplikt m.v.). Det er ikke anført i klagen hvilke forhold som skulle tilsi at saksbehandler skulle være inhabil i saken. Saksbehandler har selv vurdert hvorvidt habilitetsbestemmelsene kommer til anvendelse i saken, jamfør forvaltningslovens 8, første ledd, og vurderingen er forelagt til nærmeste leder til vurdering, jamfør 8, første ledd, siste punktum. Saksbehandler har ingen personlige interesser i Birkenes kommune av noen art, det seg være av økonomisk, viltfaglig eller annen art. Han har heller ingen

13 forhold som etter 6 a e skulle tilsi at han er inhabil. En kan heller ikke se at det foreligger forhold etter 6 annet ledd som tilsier at saksbehandler er inhabil. Administrasjonen mener derfor at saksbehandler er habil i saken, og følgelig at vedtaket som ble fattet er gyldig og at saksbehandler også kan forbedrede klagesaken til politisk behandling i Birkenes kommune. Det er heller ikke anført i klagen hvordan, og til fordel for hvem, saksbehandler skal være partisk. Dersom det er ment at saksbehandler er partisk til fordel for omkringliggende viltlag, som Retterholt tidligere var en del av, så er dette ikke korrekt, da viltlaget ikke er en part i saken, og heller ikke har uttalt seg til søknaden om skadefelling. Klager krever at dersom kommunen motsetter seg skadefelling, må kommunen gjennomføre umiddelbare strakstiltak som for eksempel gjerding. Kommunen har ingen plikt til å gjennomføre avbøtende tiltak ved oppstått skade som skyldes hjortevilt, og kommer heller ikke til å gjennomføre slike tiltak. Det er grunneier selv som må gjennomføre avbøtende tiltak. Det er ingen erstatningsordning for skade utført av hjortevilt på jordog skogbruksinteresser. Klager hevder at skadefelling av hjort vil ha god effekt på skadepotensialet. Ved å ta bort hjort som prefererer innmarksbeite, vil rekrutteringen til innmarksbeitende hjort reduseres. Argumentet er drøftet i kommunens vedtak av Dersom det er like stor skade på innmarka som det hevdes, og hjortestammen er i den størrelsesorden som det hevdes, mener administrasjonen en skadefelling av et mindre antall individer ikke vil ha noen effekt av betydning på den totale hjortestammen, og derved heller ikke en relevant effekt på skadepotensialet. Da er det heller ikke hensiktsmessig å gi skadefelling. I klagens vedlegg fra Aust-Agder Bondelag (vedlegg 5) er det anført at «i kommunens vurdering innrømmes det at skader på Retterholt sine jordbruksarealer er betydelige, så vidt betydelige at skadefelling vil ha liten virkning eller at forebyggende tiltak som gjerding vil være klart lønnsomt». Dette er ikke korrekt i forhold til hva som er anført i kommunens vedtak. Det som er anført, er at det er vurdert som tilfredsstillende dokumentert at det er oppstått en skade. Skadens omfang og størrelse er ikke vurdert i behandlingen av saken. Dette har først blitt framlagt fra kommunens landbruksavdeling nå til klagebehandlingen, etter at søker viser til manglende saksopplysning i sin klage.

14 I kommunens vedtak er det imidlertid vist til, jfr tidligere avsnitt, at et skadefellingsuttak av et mindre antall dyr, uavhengig av skadens omfang, ikke vil ha en relevant effekt dersom den gjenværende delen av stammen fremdeles er betydelig større enn uttaket av skadegjørende hjort. Se senere avsnitt og vedlegg 11 for administrasjonens vurdering av skadens omfang. Bondelaget hevder kommunen er likegyldig til omfanget av påstått skade på Retterholts arealer, at viltlaget har en målsetning om en alt for høy hjortestamme og at viltlaget eller kommunen må iverksette forebyggende eller strakstiltak for å avverge skade. Se tidligere kommentarer omkring kommunens plikt til å gjennomføre avbøtende tiltak, og senere avsnitt om skadens omfang. Det fremstår her som sannsynlig at bondelaget ikke har satt seg inn i verken viltlagets avskytningspolitikk, utdelte kvoter eller fellingsresultater for viltlaget samlet eller for Retterholt isolert de siste årene før de har uttalt seg til fordel for Retterholt i denne saken. Vegusdal viltlag er i dag om lag dekar stort. Det ble i 2014 felt sju hjort innenfor arealet, og i 2015 ble det felt åtte hjort. Dette utgjør om lag dekar tellende areal bak hver felte hjort i Den høyeste tettheten av hjort i viltlaget er imidlertid i området hvor Retterholt har sin eiendom. Retterholt var tidligere en del av viltlaget, og hadde anledning til å felle to hjort hvert av årene 2013 og 2014, men felte bare et enkelt dyr hvert år. I tillegg ville han kunne ha fått tildelt ytterligere minst én fellingstillatelse hvert enkelt år dersom han hadde fylt sin opprinnelige kvote. Dette er opplyst i tidligere saksgang. Retterholt ville med overveiende sannsynlighet fått anledning til et tilsvarende uttak også i 2015 dersom han hadde blitt værende i viltlaget. Retterholt har med andre ord selv hatt muligheten til å forebygge den oppståtte situasjonen, men har på eget initiativ valgt å forlate viltlaget, selv om han visste eller burde ha visst at dette medførte at muligheten til å få tildelt hjort gjennom ordinær tildeling falt bort som følge av at han ikke tilfredsstiller kommunens minsteareal for godkjenning av hjortevald, som er dekar. Denne grensen er absolutt. Når det i supplerende skriv til fylkesmannen av ønskes tildelt to frie dyr, som tilsvarer størrelsen på tidligere tildelinger, og med overveiende sannsynlighet ville ha fått ved godkjenning av et nytt vald like over daa, fremstår dessverre søknaden om skadefelling som et forsøk på å omgå regelverket for ordinær tildeling av hjort, uavhengig av skadens omfang. Norges Landbruksrådgivning Setesdal har i vedlegg 1d gjort rede for hvilket skadeomfang det hevdes å være på eiendommen. For å få et faglig grunnlag til å gjøre en vurdering av skaden, har Birkenes kommunes landbruksavdeling utarbeidet et notat basert på Norges Landbruksrådgivning sitt overslag av kostnader. Landbruksavdelingens vurdering (vedlegg 11) vises til uklarheter rundt dokumentasjonen, herunder alderen på enga. Retterholt har selv opplyst at enga trolig var 4-6 år gammel ved klagetidspunkt, og dermed var moden for gjenlegg, selv uten skaden hjorten har påført. Ut fra dette kan beitende hjort på ingen måte alene legges til grunn som årsak for at enga må gjenlegges og da heller ikke grunngi at kostnadene knyttet til hjortens skade på enga er hele

15 kostnaden ved gjenlegg. Skadeomfanget, uavhengig om man velger å legge kommunens eller landbruksrådgivningens argumentasjon til grunn, er således ikke grunnlaget for at søknaden er avslått. Avslaget beror på at øvrige vilkår i naturmangfoldlovens 18 ikke er oppfylt, og at det dermed ikke er hjemmel til å gi skadefellingstillatelse. I henhold til lovverket er det et absolutt krav at alle vilkår skal være oppfylt før skadefelling kan gis. 1. Tiltaket må avverge skade på avling 2. Det må være gjennomført forsøk på forebyggende tiltak 3. Tiltaket skal ikke kunne oppnås på annen tilfredsstillende måte Vedrørende punkt 1 har en argumentert for at det er dokumentert en skade på avling, men at et uttak av et mindre antall dyr, eksempelvis to, ikke vil ha vesentlig effekt på skadens omfang dersom det er ti eller flere dyr på arealene, slik søker viser til. Da er minst 80% av skadepotensialet fremdeles til stede. Vedrørende punkt 2 er dette drøftet med Miljødirektoratets jurister på fagområdet. De uttaler «at forebyggende tiltak må være forsøkt (i rimelig utstrekning) før man tillater felling står ikke klart i loven, men er likevel en klar forutsetning. Man skal velge den for naturen mest skånsomme løsning. Kommunen må kun tillate felling der dette etter omstendighetene er nødvendig, og det ikke finnes annen mildere metode for å løse problemet.» Retterholt har ikke gjennomført noen avbøtende eller forebyggende tiltak for å begrense skadeomfanget. Vilkåret er dermed ikke innfridd. Vedrørende punkt 3 er det argumentert med at Retterholt selv kunne bidratt til å forebygge skaden på flere måter. Ved å felle et større antall dyr i sesongene 2013 og 2014, samt forsøke å felle hunndyr dersom dette var en mulighet. Ved å forbli i viltlaget for på denne måten få tildelt hjort gjennom ordinær tildeling. Ved å gjerde inne områder som er sterkt utsatt for beiting, eller på annen måte forsøke å holde hjort borte fra arealene. Det kunne også vært aktuelt å leie tilgrensende arealer fra naboer for å tilfredsstille kommunens minsteareal og dermed få egen tildeling gjennom hjorteviltforskriftens 21. Slik administrasjonen ser det foreligger det ikke tilfredsstillende dokumentasjon på at disse tre

16 vilkårene er oppfylt, og det foreligger følgelig ikke hjemmel til å innvilge skadefelling som omsøkt. Det har etter administrasjonens vurdering ikke kommet inn ny informasjon i saken som tilsier at det er grunnlag for å ta klagen til følge. Administrasjonen vil oppfordre Retterholt til på ny å søke samarbeid med Vegusdal viltlag for å få tildelt kvote derfra, eller forsøke leie en del av en nabo teig, slik at minstearealet på oppnås og nytt hjortevald kan etableres med tilhørende kvote kommende sesong. Relevant hjelp til dette vil kunne gis ved forespørsel til kommunen. Anbefaling: Klagen tas ikke til følge, da det ikke foreligger hjemmel for å innvilge tillatelsen. Saken oversendes fylkesmannen i Aust-Agder for endelig avgjørelse.

17 Stab teknisk Saksframlegg Saksnr Utvalg Dato Kommunestyret Formannskapet /16 Tjenesteutvalget Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Merete Holtan Birknes K /3877 Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1 Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar saken til etterretning. 2. Vurdering av oppstart fase 2 (samarbeid innenfor andre fagområder) avventes til det foreligger nærmere avklaring rundt kommunesammenslutning i regi av K5. Vedlegg: Vedlegg 1 Prosjektgruppens evaluering - oppsummering av forbedringsområdet, Vedlegg 2 KS Advokatene - Vurdering av om regelverk er overholdt mht medbestemmelse, Vedlegg 3 Sammensetning styrings- og prosjektgruppe Saksopplysninger: Felles sak, som redegjør for status for samarbeid om tekniske tjenester i Lillesand og Birkenes kommuner, legges frem for by-/ kommunestyret. By- og kommunestyrene i Lillesand og Birkenes kommuner vedtok i februar 2015 å etablere et vertskommunesamarbeid innen oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord- og skogbruk og vilt- og naturforvaltning. Samarbeidet har vært operativt fra august/ september Sammenslåtte fagområder melder tilbake om motiverte og positive ansatte. Styringsgruppen, med innspill fra prosjektgruppen/ øvrige ansatte, har gjort seg opp erfaringer om arbeidet hittil, og hva som eventuelt kan forbedres i videre arbeid. Samarbeid innenfor andre fagområder (fase 2) avventes til det foreligger nærmere avklaring rundt kommunesammenslutning i regi K5. Historikk/bakgrunn Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 1 av 7

18 Stab teknisk Utgangspunktet for arbeidet har vært at tjenesteproduksjonen i kommunene fremover må løses med færre ressurser. Det å bygge mer solide og robuste fagmiljøer er en måte å møte disse utfordringene på. Kommunestyret i Birkenes (sak 070/13 vurdere tjenesteutsetting jord-/ skogbruk) og bystyret i Lillesand (sak 158/12, sak 104/13 og sak 065/14 vurdere tjenesteutsetting av oppmålingstjenesten) har vedtatt å utrede mulig samarbeid mellom teknisk sektor i kommunene. Vår/ sommer 2014 ble det opprettet et samarbeidsprosjekt som skal vurdere samarbeid innenfor tekniske tjenester i kommunene. Prosjektet startet sitt arbeid høsten Tjenesteutvalg og formannskap i begge kommunene er orientert om mandat og etablering av samarbeidsprosjektet. Av prosjektmandatet fremgår det en plan for når de ulike fagområdene skal vurderes med hensyn på samarbeid. Prosjektet er organisert med en styringsgruppe og en prosjektgruppe. Prosjektgruppens sammesetning endres etter hvilket fagområder som skal vurderes gjennomm at representanter fra fagområdet skiftes/ suppleres med aktuelle deltakere. Prosjektleder rapporterer løpende til prosjektansvarlige. Prosjektansvarlige og prosjektleder møter i styringsgruppen. Nedenfor fremgår en oppstilling av hendelser i prosjektet så langt: Når Hva Kommentar/ referanse Mai/ juni 2015 Etablering av prosjekt. Bemanne prosjektet. Arbeid med mandat og organisering. August 2015 Februar 2015 Felles informasjonsmøte for ansatte. Informasjonsmøte for alle ansatte i teknisk sektor i begge kommuner. Vedtak i by-/ kommunestyre. Vedtak om å etablere et administrativt vertskommunesamarbeid innen oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord- og skogbruk og vilt- og naturforvaltning. Birkenes kommune ble valgt som vertskommune. Kommunestyret i Birkenes (sak 006/15) og bystyret i Lillesand (sak 016/15 Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 2 av 7

19 Stab teknisk Når Hva Kommentar/ referanse Årsverk innenfor berørte fagområder var ved etablering av samarbeidet: Fagområde Lillesand Birkenes Oppmåling, geodata, eiendomsskatt 5,0 3,75 Jord-/ skogbruk 0,8 1,4 Naturforvalter/ vilt 1,0 0,7 SUM 6,8 5,85 Februar 2015 Mars 2015 April/ mai 2015 August/ september 2015 November/ desember 2015 Etablering. Oppstart av praktisk etablering av samarbeid, herunder: overføring av ansatte til vertskommune sikre tilgang til ikt systemer og verktøy i begge kommuner tilrettelegge lokaler i Birkenes kommunehus avklare grensesnitt mot fagområder som er igjen i kommunene Vurdering av om regelverk for medvirkning er ivaretatt. Bestilt av rådmannen i Lillesand. Vurdering utført av KS Advokatene. Rapporten konkluderer med at gjeldende regelverk er overholdt. Evaluering av arbeidet frem til vedtak om etablering. Utført av prosjektgruppen. Øvrige ansatte i teknisk sektor i begge kommunene ble invitert til å gi innspill. Tema i evalueringen har vært hva som kan forbedres, og er delt inn i temaene: organisering av prosjekt, forankring i linje, kommunikasjon, metodikk/ prosjektgjennomføring, fremdrift og generelle forbedringer. Oppstart av samarbeidet. Vertskommunesamarbeidet operativt. Ansatte samlokalisert. Styringsgruppens oppsummering av erfaringer hittil samt forslag til videre prosess. Nedsatt arbeidsgruppe som har ansvar for etablering. Arbeidet ledet av tjenestesjef for tekniske tjenester i Birkenes kommune Se vedlegg 2 Se vedlegg 1 Dette saksfremlegget Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 3 av 7

20 Stab teknisk Vurdering: Erfaringer hittil/forbedringer Prosjektets styringsgruppe har, med innspill fra prosjektgruppen og øvrige ansatte i teknisk sektor, gjort seg opp erfaringer om arbeidet hittil, og hva som eventuelt kan forbedres i videre arbeid. Dette vil bli hensyntatt i videre arbeid. Først og fremst er styringsgruppen tilfreds med at samarbeid er etablert og at vertskommunesamarbeidet melder om motiverte ansatte som har vært positive til etableringen. Begge kommunene opplever at dialog og samarbeid mellom kommunene går som planlagt. Av forbedringer/ andre erfaringer trekkes følgende frem: Rolleavklaring/ forståelse Prosjektmandatet er utarbeidet i prosjektgruppen og vedtatt av styringsgruppen. Her fremgår blant annet overordnet organisering, premisser for arbeidet og fremdrift. I mandatet fremgår det ikke eksplisitt hvilke organ som tar hvilke beslutning. Styringsgruppen er av den oppfatning at det innledningsvis (ved etablering av prosjekt) kunne vært fokusert mer på å avklare og forankre rollene i prosjektet, herunder tydeliggjøre beslutningsprosess og myndighet. Det å tydeligere rollefordeling ytterlige i videre arbeid kan bidra til mer effektiv prosjektgjennomføring hvor diskusjoner tas i rett fora/ på riktig nivå. Modning/ forutsigbarhet For enkelte fagområder (Lillesand: oppmåling, geodata og eiendomsskatt. Birkenes: jord- og skogbruk i Birkenes) har det blitt diskutert endringer i form av samarbeid/ tjenesteutsetting i lang tid i forkant av etablering av samarbeidsprosjektet. Medarbeidere har hatt lang tid til modning og tilvenning med tanke på mulige endringer. Dette har bidratt til å forenkle etablering for disse fagområdene. For de fagområder som først ble besluttet å inngå i samarbeidet fase 1 i løpet av høst 2014, har vært betydelig mindre tilvenningstid. Disse fagområdene ble koblet på et pågående vurderingsarbeid, og de har stilt spørsmål rundt grunnlaget for å inkludere fagene i fase 1. For disse medarbeiderne har prosessen frem til vedtak om samarbeid vært mer krevende. For eventuelt vider arbeid vil styringsgruppen påse at berørte fagområder involveres i arbeidet tidligst mulig, og at prosessen gjennomføres med mest mulig forutsigbarhet. Det at det allerede er etablert et samarbeid (fase 1) vil i seg selv bidra til modning/ forutsigbarhet. Informasjon/ medvirkning Ansatte har vært orientert og deltatt i samarbeidsprosjektet før prosjektgruppen ble etablert. Underveis i prosjektforløpet har ansatte vært representert i styringsgruppe (gjennom tillitsvalgte) og prosjektgruppe. Direkte berørte fagområder har vært representert i prosjektgruppen gjennom enhetsleder, fagleder og/ eller seg selv. Øvrige ansatte i teknisk sektor er orientert i felles oppstartsmøte og underveis gjennom linjen. Det er således lagt opp til bred informasjon og representasjon. Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 4 av 7

21 Stab teknisk Det har underveis vært diskutert om prosjektgruppen har vært for stor. Ved en eventuell videreføring av arbeidet vil antall deltakere/ sammensetning i prosjektgruppen vurderes på nytt. Trolig vil størrelsen på prosjektgruppen reduseres, noe som stiller større krav til informasjon fra prosjekt til linje. Det er tydelig ulik opplevelse av medvirkning og informasjon blant ansatte i kommunene. I Lillesand ble det i forbindelse med vedtak om etablering besluttet å foreta en evaluering av prosessen før fase 2 (samarbeid innenfor andre fagområder) iverksettes. Det vises til egen omtale nedenfor. Ansatte i Birkenes har stort sett vært tilfreds med medvirkning og informasjon. Styringsgruppens har hatt som ambisjon at ansatte/ ansattrepresentanter skal bli hørt. Ambisjon videreføres i en eventuell fase 2. Praktisk etablering. Vertskommunesamarbeidet er gjeldende fra Det er etablert samarbeidsavtale og delegasjonsoverføring som styrer overføring av forvaltningen av fagene i samarbeidet. Alle ansatte innenfor samarbeidet har fått nye arbeidsavtaler som beskrive ansettelsesforholdet og oppgaver i tråd med de avklaringer og drøftinger som har vært avholdt. Det ble gjennomført omstillingssamtaler i forkant av utforming av avtaler. Avtalene har eget punkt som presiserer ansiennitet fra ansettelsestidspunktet i Lillesand kommune. Både før og også etter samlokalisering har det vært jobbet med detaljer rundt grensesnitt og oppgavefordeling. Samarbeidet ble etablert uten at rollen avdelingsleder i tråd med organisasjonsplan er avklart. Det ble ikke gitt kompensasjon til ansatte ved virksomhetsoverdragelsen. Det er ikke gjort endringer i lønnsbetingelser mm for ansatte. I forkant av flyttingen ble det forberedt tekniske løsninger, primært IKT og løsninger for saksbehandlingssystem (arkiv). En egen gruppe gjorde et betydelig arbeid for å tilrettelegge og teste IKT løsninger i forkant av 1.9. Det har vært flere utfordringer knyttet til IKT løsninger, både ved overføringen og også knyttet til oppstart av saksbehandling. Dette gjelder alt fra installasjon av «hardware» til tilganger og programvare. Denne problemstillingen har vært en belastning i forbindelse med flyttingen. Det meste er løst, men det gjenstår ennå noen utfordringer. Det har også tatt tid å få på plass så effektive løsninger som mulig innenfor arkiv. Dette har i stor grad med føringer i lovverket. Det er nå etablert løsninger som en anser å gi best mulig løsning på de aktuelle utfordringene. Flyttingen av ansatte ble gjennomført uka før 1.9. Medarbeidere innen oppmåling, geodata og eiendomsskatt er plassert i ledige lokaler i første etasje i kommunehuset på Birkeland. De resterende har fått kontorer sammen med øvrig teknisk forvaltning i 2. etasje på kommunehuset. Det er gjort enkelte nødvendige oppgraderinger/oppussing (gulvbelegg og maling i enkelte kontorer). Det er kjøpt inn noe nødvendig rekvisita, men i svært begrenset omfang. Det er uttrykt tilfredshet med mottagelse i ny kommune og fasiliteter. Operativ drift Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 5 av 7

22 Stab teknisk Den operative driften fungerer nå godt og ivaretar de oppgaver som ligger til samarbeidet. Hver enkelt saksbehandler har hatt en positiv innstilling og gjort en god jobb for å finne løsninger som best mulig ivaretar fagene i den prosessen vi har vært gjennom. Det ble noe restanser i saksbehandlingen i forbindelse med den praktiske flyttingen og også som følge av viktig arbeid for å forberede samlokaliseringen. Status er nå at det ikke er restanser i nye saker. Hver kommune hadde enkelte restanser før overflyttingen. Disse er i stor grad også håndtert eller planlagt hvordan skal håndteres. Kapasiteten tilsier at en kan ivareta løpende saker, men dette krever klare prioriteringer og kapasiteten er sårbar for endinger som følge av fravær, andre oppgaver osv. Flyttingen innebærer behov for endring og/ eller etablering av nye rutiner. Det er nødvendig å finne hensiktsmessige løsninger på saksflyt også mot øvrige fag i de to kommunene. Det er gjort mange avklaringer og funnet løsninger på mye. Noe gjenstår, og det vil i starten av 2016 være fokus på å ferdigstille rutiner mm ut fra de erfaringer en har gjort seg til nå. Fokus må være på brukerne av de aktuelle tjenestene slik at de oppfattes mest mulig sømløse. Strukturen på IKT i de to kommunene innebærer at saksbehandlere må jobbe over tre terminalservere, der all nødvendig programvare og data er lagret. Programvare og data fra Lillesand ligger fordelt på to servere og alt i Birkenes på en server. Det er mange utfordringer med denne løsningen, og den gir mer krevende saksflyt enn det som er ønskelig. Dette er det imidlertid ikke noe løsning for før overflytting til felles server i KR-IKT samarbeidet blir gjennomført. Denne oppgaven er utsatt og det er ikke gitt dato for når det vil bli gjort. Det er nå funnet endelige løsninger for arkiv og hvordan saker legges inn etter krav i arkivene i de to kommunene. Lovverket gir klare føringer som gjør det noe utfordrende å finne effektive løsninger. Løsningen som er etablert sikrer en mest mulig optimal prosess innenfor det regelverket som gjelder. Rapportering mellom kommunene vil bli gjort ved hvert tertial. Etableringskostnader Eksterne kostnader til etablering har i hovedsak omhandlet juridisk bistand knyttet til organisering av samarbeid og avtaleverk samt prosjektledelse. I perioden juni 2014 til desember 2015 er medgått kostnader kr Det er tildelt kr i skjønnsmidler til prosjektet. Videre er det påløpt kostnader knyttet til praktisk etablering av samarbeidet. Tilpasning og tilrettelegging av kontorer har hatt en kostand på kr Når det gjelder lisenser osv viser arbeidet som har vært gjort i forbindelse med budsjett for 2016 at det er noe innsparinger ved at leverandører ser samarbeidet som en kommune, og en reduserer kostander i lisenser som ikke er knyttet opp mot antall innbyggere. Vurdering av ivaretakelse av medvirkning I vedtak fra Bystyret i Lillesand kommune (sak 016/15) fremgår det at evaluering av prosessen skal foretas for fase 2 iverksettes. Rådmannen i Lillesand har av den grunn bestilt en vurdering av prosess opp mot lovverk, spesielt medvirkning. KS Advokatene gjennomførte i mars 2015 en vurdering (vedlagt) som konkluderer med at regelverket (hovedavtalen og arbeidsmiljøloven) er ivaretatt. Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 6 av 7

23 Stab teknisk Videre prosess I prosjektmandatet er det lagt opp til å vurdere videre samarbeid innenfor andre fagområder innenfor teknisk sektor. Basert på pågående prosesser knyttet til kommunesammenslutning (K5), har styringsgruppen valgt å avvente vurdering av samarbeid innenfor andre fagområder. Når nærmere avklaringer rundt kommunesammenslutning foreligger, ønsker styringsgruppen å foreta en vurdering av videre fremdrift i samarbeidsprosjektet. Konklusjon: Kommunestyret tar saken til etterretning. Vurdering av oppstart fase 2 (samarbeid innenfor andre fagområder) avventes til det foreligger nærmere avklaring rundt kommunesammenslutning i regi av K5. Samarbeid tekniske tjenester Lillesand og Birkenes kommuner, erfaringer fra Fase 1, 14/3877 Side 7 av 7

24 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 011/16 Kommunestyret PS /16 Planutvalget PS /16 Tjenesteutvalget PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K2 - S00, K3 - &13, K3 - &18 12/1499 Vindkraftverk i Birkenes - videre prosess Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Det nedsettes et utvalg bestående av ordfører, varaordfører og en representant for opposisjonen. Rådmannen utpeker representanter fra administrasjonen. 2. Utvalget har mandat til å gå i dialog med EON for å avklare hvordan krav stilt i vedtak kan ivaretas. Resultater av en dialog med EON skal legges frem for behandling i kommunestyret. 0T Særutskrift: Vindkraftverk i Birkenes kommune - ny behandling Vindkraftverk i Birkenes kommune - ny behandling Möte kommunestyret Birkenes Erfaringer med andre norske Vindkraftverk Link til andre dokumenter Saksopplysninger: Bakgrunn Kommunestyret gjorde vedtak angående EON Vinds søknad om vindkraftverk i Birkenes i møtet hvor det ble stilt en rekke vilkår i forhold til en utbygging av områdene Storehei,

25 Bjelkeberg og Oddeheia. Vedtaket som ble gjort er vedlagt saken. For den videre prosessen er det avgjørende at kommunestyret og administrasjon har samme forståelse av føringene som er lagt og hvordan dette følges opp. Administrasjonen ønsker derfor å gi informasjon om hva som har skjedd til nå og forankre videre oppfølging av vedtaket av februar Etter kommunestyrets behandling fattet NVE vedtak som åpner opp for bygging av vindkraftverk på Storehei. Birkenes kommune har da i tråd med KS vedtaket fremmet innsigelse til NVEs vedtak (gjelder også Bjelkeberg og Oddeheia som nå er under konsesjonsbehandling) og saken er oversendt til Olje- og energidepartementet (OED) for endelig behandling. Det foreligger ikke avklaring fra OED i saken. Kommunens oppfølging av prosess knyttet til OED sin saksbehandling, nødvendige avklaringer og presiseringer av vedtak mm har vært fulgt opp av politisk ledelse i kommune. Administrasjonen har fulgt opp utbygger i forhold til praktisk tilrettelegging som for eksempel søknader om å sette opp midlertidige målemaster, oppstart av arbeid med MTA-plan (miljø-, transport- og anleggsplan) i tråd med gjeldende regelverk mm. Dette er oppgaver utbygger ønsker å gjennomføre for å gjøre mer grundige forberedelser for å starte detaljplanlegging dersom OED opprettholder NVE sitt vedtak. Administrasjonen har også fulgt opp prosessen for å sikre informasjonsbehov og ivareta kommunens interesser. EON hadde en orientering for kommunestyrets medlemmer 17. desember 2015 hvor det ble informert om prosessen fra deres ståsted så langt. Det ble på møtet gitt oppdatert informasjon fra vindmålingene, hvordan EON ser på kravene i vedtak av og svarte på spørsmål. EON signaliserte i møtet et ønske om å komme i nærmere dialog med kommunen angående kommunens krav. I ettertid har administrasjonen ved teknisk sjef og saksbehandler vært i kontakt med OED for å få førstehåndsinformasjon om blant annet hvor saken står i forhold til endelig avklaring av klagesaken. Det har også vært kontakt med EON om deres arbeid så langt og planer videre. Teknisk sjef har også vært i dialog med KRN Coaching ved Kjell Rune Nakkestad. Nakkestad har erfaring fra andre tilsvarende vindkraftsaker. Denne kunnskapen og erfaringene er nødvendig, for å se på mulige løsninger for å ivareta kommunens interessert særlig med tanke på verdiskapning fra en evt. utbygging. Departementets tilbakemeldinger angående konsesjonsbehandlingen Saksbehandler i OED bekrefter at det har vært et møte mellom EON og departementet hvor saken om vindkraftverk i Birkenes ble diskutert. Det ble på møtet ikke gitt noen nye signaler i saken ut over

26 at den fortsatt er under behandling. Departementet (på den tiden møtet var) avventet fortsatt Statnetts rapport angående kapasitet for uttransportering av produsert kraft og NVEs svar på søknaden om konsesjon for Bjelkeberg og Oddeheia. I samtalen administrasjonen hadde med saksbehandler ble det ikke gitt noen tidspunkt for når det ville foreligge et vedtak i saken. Det ble heller ikke gitt noe signal om at et eventuelt vedtak fra OED om å gi konsesjon var avhengig av at kommunen frafalt sin innsigelse. EONs tilbakemeldinger for deres planer for den videre prosessen EON presenterte i møtet informasjon om oppdaterte vindmålinger, andre undersøkelser som har vært gjort, nye føringer for leveranser av kraft til nettet og hvordan de ser på de kravene som er stilt i KS vedtak av Presentasjonen fra EONs orientering er vedlagt saken. Det er sett på løsninger som ivaretar flere av kravene som er stilt. Andre krav er det ikke mulig å innfri slik de er fremsatt. Bla a er det ikke mulig å stille sikkerhet for at kommunen mottar årlige inntekter på 15 MNOK, dette blant annet ut fra økonomisk regelverk knyttet til korrupsjon. Det er imidlertid muligheter for å se på løsninger som sikrer lokal verdiskapning som følge av utbygging og drift av et eventuelt vindkraftverk. EON ønsker en nærmere dialog med kommunen for å kunne se på løsninger for de kravene som er stilt. Tabell for EONs holdning til de ulike kravene i vedtaket fra Krav fra vedtak EONs tilbakemelding til kravene pr januar A Bjelkeberg og Oddeheia bygges først og settes i produksjon før Storehei påbegynnes. Konsesjon gitt av NVE gjelder Storehei 80 MW. Utredning av Statnett viser at det er plass til 110 MW i dagens nett med midlertidige systemvern i nettet. På sikt kreves spenningsoppgradering av Evje- Vegusdal. EON ser derfor på et case med å koble til 110 MW i ett første trinn. De 110 MW kommer til består av Storeheis 80 MW samt deler av Bjelkeberg. NVE holder på å sluttbehandle konsesjonen for Bjelkeberg og Oddeheia, men endelig konsesjon kommer sannsynligvis til å ta minst 1-2 år til. De resterende MW som gjenstår av Bjelkberg og Oddeheia kommer til å planlegges som trinn 2. B Vindturbinene nr.12, nr.13 og nr.14 i område Den videre detaljplanleggingen av

27 C D E F G H I Bjelkeberg flyttes vesentlig lenger inn i planområdet av hensyn til bomiljøene på Senumstad, Vinterstø og Rislå. Det samme gjelder turbinene nr.21 og nr.22 på Storehei som flyttes vesentlig lenger inn i området av hensyn til bomiljøet på Skreros. Videre flyttes turbin nr.23 vesentlig lenger bort fra Heimdalsknuten av hensyn til friluftsliv og landskap på Heimdalsknuten. På Oddeheia flyttes turbin nr.9 og nr.10 vesentlig lenger inn fra kanten. Foreliggende støyberegninger må kvalitetssikres før endelig detaljplan godkjennes. Det er en forutsetning at ingen bolighus eller hytter får støy over de anbefalte grenseverdier. Det skal ikke plasseres vindturbiner nærmere bolighus eller hytter enn 500 meter. Før utbygging og anleggsarbeid starter skal det gjennomføres forhandlinger om avbøtende tiltak knyttet til trafikksikkerhet og annen utbedring av nødvendig infrastruktur. Det må tilrettelegges for at det lokale næringsliv kommer i god posisjon for oppdrag. Turbinene skal ha lysmerking basert på radarstyrt teknologi som gjør at lysene slås på kun når luftfartøy kommer innenfor en avstand fra vindkraftparken som gjør at lysmerking er påkrevd. Før bygging igangsettes skal det stilles bankgaranti og utarbeides en plan for tilbakeføring av områdene etter endt konsesjonsperiode. Det skal påløpe dagbøter av vesentlig størrelse ved overskridelse av fristen for ferdigstillelse. Birkenes kommune skal ha en årlig kompensasjon på minimum kr.15 millioner netto (2014-kroner) årlig i 25 år fra oppstartsåret for første vindmølle. Beløpet er inklusiv den til enhver tid gjeldende kommunale eiendomsskatt i den aktuelle skattegruppe. Alle hytte- og huseiere innenfor en radius på 1500 meter, skal godskrives en engangsgodtgjørelse som følger: meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 15 % av markedsverdi plassering av møller vil så langt som mulig ta hensyn til dette. Dette ivaretas i den videre detaljplanlegging og i Miljø-, transport og anleggsplan. Dette ivaretas. Det legges til grunn at det avtales løsninger for avbøtende tiltak knyttet til blant annet trafikksikkerhet. EON ønsker dialog om hvordan det kan tilrettelegges for at lokalt næringsliv kan delta i anbudsforespørsler mm samt hvilke lokale tilbud som kan benyttes spesielt i anleggsfasen. Teknologien er noe avhengig av leverandør av møller. Valg av leverandør vil ikke ha hovedvekt på nevnt lysmerking, men det vil bli lagt til grunn ønske om å finne løsninger for dette. Sikkerhet for tilbakeføring ivaretas av de krav konsesjonsmyndighetene stiller. EON kan ikke gi garanti for slik kompensasjon utover det som er lagt til grunn for eiendomsskatt. Slik kompensasjon vil ikke være i tråd med lovverket og vil bli oppfattet som korrupsjon. EON ønsker i videre dialog imidlertid å se på løsninger som gir verdiskapning til lokalsamfunnet. EON kan ikke gi en slik erstatning. EON følger de lover og regler som finnes og de vilkår som settes i konsesjonen gjeldende støy og skyggekast, og kan av samme grunn som over ikke gi erstatning

28 meter fra nærmeste vindmølle: Godtgjørelse minimum 10 % av markedsverdi som ikke er lovfestet. Oppgjør utbetales før første mølle settes i drift. J K L Igangsatte hytteprosjekter pr skal godtgjøres alle sine kostnader påløpt før om de velger å avslutte prosjektene. Om de velger å fullføre prosjektene godskrives de en godtgjørelse på 10 % av påløpte kostnader. Utbetales før først mølle settes i drift. E-ON må dekke alle omkostninger Birkenes kommune måtte få pga. rettssaker fra berørte parter (hytteeiere/h-prosjekter, støy, skygger osv). Grunneiere som får linjer på sin eiendom, må få en erstatning som står i et rimelig forhold til hva som ytes for grunn til vindturbiner. EON kan ikke gi en slik erstatning. EON følger de lover og regler som finnes og de vilkår som settes i konsesjonen gjeldende støy og skyggekast, og kan av samme grunn som over ikke gi erstatning som ikke er lovfestet. EON ser ikke det som trolig at kommunen kan bli erstatningspliktig/ansvarlig i forhold til noe av punktene som nevnes da EON vil forholde seg til gjeldende lover, regler og konsesjonsvilkår. Det finnes heller ikke noen praksis hvor kommunen blir erstatningsansvarlig i andre vindkraftprosjekter. Det vil bli forhandlet om løsninger for slik kompensasjon. Det opplyses samtidig at det er søkt om ekspropriasjonsadgang for linjetraseer dersom forhandlinger ikke fører frem. Erfaringer fra andre tilsvarende prosesser Administrasjonen har gjort et innledende arbeid for å se på løsninger og erfaringer fra andre tilsvarende prosesser. Dette for å ha et grunnlag for å vurdere muligheter for å ivareta de krav kommunestyret har stilt. Administrasjonen har blant annet hatt dialog med Kjell Rune Nakkestad (KRNCoaching), for å få mer informasjon om erfaringer fra utbyggingen av Lista vindkraftverk. Særlig erfaringer i forhold til å oppfylle de økonomiske interessene er relevant. Vedlagt er en kort oppsummering og informasjon om økonomiske konsekvenser av utbyggingen av Lista vindkraftverk. Anbefaling Administrasjonen anbefaler at ønske fra EON om en nærmere dialog rundt de aktuelle kravene følges opp både på administrativt og politisk nivå, for å følge opp vedtaket fra Dialogen skal lede frem til mulige løsninger for å ivareta kommunens interesser som deretter bringes frem for politisk behandling. All erfaring viser at det er viktig å være aktiv tidlig i prosessene for å oppnå et resultat som er i tråd med politiske vedtak. Det er fortsatt ikke avgjort hvordan Olje- og energidepartementet stiller seg til konsesjonssaken. Det er avgjørende for kommunens interesser at det foreligger forpliktende

29 løsninger i forkant av et eventuelt positivt vedtak for hvordan interessene ivaretas. Administrasjonen foreslår også at kommunen høster erfaringer fra prosesser i andre vindkraftprosjekter. Det andre kommuner har av erfaringer i slike prosesser kan være nyttig både for å finne ut av hva kommunen realistisk kan forvente av en utbygger og hva som bør gjøres for å ivareta kommunens interesser ved en eventuell utbygging. Administrasjonen foreslår at kommunestyret oppretter et utvalg bestående av medlemmer av kommunestyret og administrative representanter. Utvalget skal med utgangspunkt i vedtaket gjort kunne gå i dialog med EON for å finne løsninger som vil være i tråd med de føringene vedtaket gir. Resultatet av dialogen skal legges frem for behandling i kommunestyret.

30 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 011/16 Planutvalget PS /16 Kommunestyret PS /16 Tjenesteutvalget PS /16 Formannskapet PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Øyvind Raen K1-233, K2 - L05 15/1625 Tobias jorde - videre drift og planlegging av ny sceneløsning Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar saken til orientering. 2. Kommunestyret velger to representanter til referansegruppen. Link til andre dokumenter Saksopplysninger: På kommunestyremøtet 10. september 2015 ble det vedtatt å utarbeide forslag til utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde. 17. desember 2015 ble kommunestyret orientert om gave til utarbeidelse av ny sceneløsning på Tobias jorde. Administrasjonen har derfor startet opp arbeidet med å finne løsninger for scenen og området rundt. Tobias jorde er viktig for hele bygda. Det er en sentral grønn lunge og et sted for samlinger spesielt i sommerhalvåret, men også i vinterhalvåret, for eksempel i forbindelse med julefeiring og skileik. For alle endringer som gjøres i forhold til Tobias jorde er det derfor nødvendig med en god og bred involvering. Intensjonen er derfor å sørge for deltakelse fra ulike grupper, samt at prosessen går så raskt som mulig uten at det gjøres forhastede vedtak.

31 Administrasjonen ser for seg at både utarbeidelse av forslag til utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde, samt vedtak av ny sceneløsning bør kunne gjøres innen kommunestyremøtet i juni Tidsplan: Januar Februar Mars April Mai Juni Utarbeidelse av grunnlagsdokumenter Møte med referansegruppe Oppstart arbeid med utescene Orientering for kommunestyre Første utkast til ny sceneløsning presenteres for referansegruppa Utarbeidelse av sluttdokumentet for utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde Vedtak sluttdokumentet for forslag til utvikling drift og forvaltning av Tobias jorde Informasjonsmøte om ny sceneløsning Revidering av løsning for utescene Mulig møte med referansegruppe Orientering og innspill fra kommunestyret Arbeid med sceneløsning Vedtak sceneløsning Med et vedtak på utformingen av sceneløsningen innen juni 2016 er det et mål om at byggingen skal være avsluttet innen 17. mai Dette kan selvsagt fremskyndes alt etter hvor fort byggestart skjer etter valg av entreprenør. Det har allerede vært en involvering i prosessen som startet i Dette vil fortsette med referansegruppen og politisk involvering. Det er mange innspill, ideer og kommentarer som kommer frem i en slik prosess. Det er klart at for en så sentral og offentlig plass som Tobias jorde vil det være mange meninger. Det er derfor viktig at alle stemmer blir hørt, men samtidig presisere at det ikke er mulig å tilfredsstille alle ønsker. Mål for den prosessen som nå foregår er: 1. At det bygges et nytt fast tak over utescenen på Tobias jorde 2. At rammene for utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde avklares Referansegruppen består av representanter for brukere av området, næringsliv og politikere. Det skal holdes 2-3 møter i løpet av perioden januar til april hvor denne gruppen involveres. Gruppen består per januar 2016 av: Per Johan Flaa, Gjermund Birkeland/Erik Thonhaugen, Anita Aabel, Inger Slågedal (Lag/foreninger/frivillige), Harald Flaa (Birkenes sparebank), Øystein Foss

32 (representant for giver), Kjell Rasmussen (Næringsliv) og Kari Huvestad (Aust-Agder fylkeskommune). I tillegg skal kommunestyret velge to personer til referansegruppen. I første møte er ordfører og varaordfører invitert som representant for kommunestyret. Referansegruppens innspill, sammen med innspill på folkemøte høsten 2015 og politiske innspill gjennom vinteren og våren 2016 og de føringene som ble gitt med gaven, vil danne grunnlaget for valg av løsning. Det vil utarbeides to forslag til utvikling, drift og forvaltning av Tobias jorde. Det ene vil ta for seg en løsning med en stiftelse, mens det andre vil ta for seg fortsatt kommunal drift. Det forventes at utredningen skal være ferdig innen kommunestyremøtet i mars i år. Ny sceneløsning for Tobias jorde Birkenes kommune har som kjent fått to gaver på til sammen inntil 2 millioner kroner. Det er et krav at midlene skal benyttes til en ny sceneløsning for Tobias jorde. Giverne ønsker at midlene skal brukes til et nytt sceneanlegg med en permanent takløsning som blir stående både sommer og vinter. I tillegg bør det etter administrasjonens syn utformes slik at: Det blir nødvendig med minimalt med vedlikehold gjennom året Løsninger som fungerer både sommer og vinter, samt i regn, vind og solfylte dager Det må være en løsning hvor det er tre som dominerer i samsvar med kravene til bygninger i sentrum i ny sentrumsplan Administrasjonen vil i kommunestyremøtet også orientere fra det første møtet i referansegruppen og noen av de innspillene som der er kommet til prosessen. Anbefaling Administrasjonen ber kommunestyret om å velge to representanter fra kommunestyret i referansegruppen for Tobias jorde.

33 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 008/16 Tjenesteutvalget PS /16 Formannskapet PS /16 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Marianne Moen Knutsen K2 - A22 10/2383 SFO - ny prismodell Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Dagens modell beholdes med gradering av timepris som følger a timer: 160 kr b timer: 150 kr c timer: 145 kr d timer: 140 kr 2. De øvrige satsene prisjusteres med 2,5 %. Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok i KS-069/10 følgende: Kommunestyret vedtar det framlagte forslag til vedtekter for SFO i Birkenes kommune med virkning fra 1. januar Betalingssatser vedtas årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen. Betalingssatser fastsettes ut fra alternativ 1 med utgangspunkt i spesifisert antall timer pr uke. Det settes et minimumstall på 6 t/uke. Betalingssats for 2011 settes til kr 112 pr t/uke Søskenmoderasjon settes til 30 % for barn nr. 2 og 50 % for alle påfølgende barn.

34 Bakgrunn Birkenes kommune har valgt en prismodell som legger til grunn av det betales for det timeantall som de har behov for Andre modeller som brukes i forbindelse med betaling for SFO er dagsatser, eller en modell der man betaler for inntil ett gitt antall timer og over et gitt antall timer. Vurdering Den modellen som i dag brukes, er en modell som gir foreldre mulighet til å bestille kun antall timer som er behovet. Dette gir mulighet til å justere bemanningen ut fra det faktiske antall barn som er til stede. En modell med dagsatser vil ikke gi samme forutsigbarhet i forhold til bemanning, da det i større grad kan variere hvor mye som det ønskes å bruke av dagen fra gang til gang, og man må i større grad bemanne ut fra at maks tid benyttes. Det samme gjelder modellen med å fastsette over/ under et gitt antall timer Det vi ser av dagens modell er at Birkenes har et forholdsvis rimelig tilbud for de som bruker SFO lite, i forhold til andre kommuner. Samtidig som vi ligger helt i landstoppen for heltidsplass (22 timer) Dette er en effekt av lik timepris uavhengig av bruk. Ved å gradere timeprisen, slik at det blir rimeligere når man har større behov, slik forslaget ligger, vil prisen kunne reduseres for de med behov for fulltidsplass på SFO. I prinsippet skal SFO drives til selvkost, men det er ikke mulig å klare dette på de små skolene. Anbefaling Det anbefales å beholde modellen som gir mulighet for å betale for det faktiske behovet. Det anbefales samtidig å justere timeprisen opp på timer inn til 14 timer, og justere ned timeprisen på timer fra 15 timer og oppover. Forslaget til vedtak gir da en makspris på 22 timer på kr 3080 mot dagens Gitt at antall barn som har behov for SFO er lik høstens, og at det er behov for likt antall timer vil endringene slå ut på følgende måte hvis man går ut fra Birkeland SFO som er den største. timer pr uke Antall barn pr i dag Timesats pr Timesats pr 1.1 Forslag timesats antall timer x antall barn Sum i dag Forslag sum antall timer x antall barnx 11 mnd tot sum i Forslag dag

35 Totalt Det er mange ting som påvirker etterspørsel etter SFO, og pris er bare et av elementene. Totalt antall barn i SFO-alder og hvordan skolehverdagen organiseres (start og slutt) er kanskje de viktigste, sammen med behovet for den enkelte familie (arbeidstid, nettverk, søsken m.m.) Det vil derfor være vanskelig å forutse hvordan en endret timepris isolert sett vil påvirke SFO Dersom antall barn og antall timer det er behov for, er lik til dagens behov, vil inntekten totalt for gammel og ny modell i teorien være tilnærmet lik. Faktisk etterspørsel for neste skoleår vil fremkomme av søknadene i mars, og dette vil rapporteres i forbindelse med 1. tertial. Dagsatser og ekstra timer prisjusteres ut fra det som ble lagt til grunn i budsjett.

36 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 009/16 Tjenesteutvalget PS /16 Kommunestyret PS /16 Fellesråd for eldre og mennesker med nedsatt funksjonsevne PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Gunn Lislbeth Løvdahl K2 - G10, K3 - &75 14/3785 Demensplan Birkenes kommune Administrasjonens forslag til vedtak: Demensplan tas til etterretning. 0T Demensplan Birkenes kommune arbeidsgruppas forslag Link til andre dokumenter Demensplan 2015: Demensplan 2020: Stortingsmelding nr. 25 Mestring, mulighet og mening, Helse og omsorgsdepartementet dddpdfs.pdf Glemsk men ikke glemt! Om dagens situasjon og fremtidens utfordringer for styrking av tjenestetilbudet til personer med demens, Sosial og helsedirektoratet 2007.

37 pdf Saksopplysninger: Alle kommuner er fra statlig hold utfordret på å utarbeide sin egen demensplan. Forventet vekst i eldrebefolkningen vil også gi en økt andel av personer med demens. Målet er å igangsette tiltak i forhold til personer med demens og deres pårørende på et så tidlig tidspunkt som mulig. Dette er tidlig innsats, i tråd med Helse og velferds strategi, der fokus er å sette mennesker i stand til å mestre eget liv i størst mulig grad, lengst mulig. Det ble i november 2014 gjort politisk vedtak på at det skulle nedsettes en prosjektgruppe for å utarbeide en handlingsplan for demensområdet. Gruppen har bestått av: Astrid Nørstebø avløst av Gunn Lisbeth Løvdal (leder) Anne Karin Haugstulen Tveide (aktivitetssenter) Wenche Stoveland (hjemmetjenester) Bente Ravnevand (sykehjem) Torunn Imenes (dagtilbud/institusjon) Prosjektgruppa skulle suppleres med brukerrepresentasjon om det var hensiktsmessig. Enhetsledere og tjenestesjef har vært prosjektansvarlige, og tjenesteutvalg referansegruppe. Kommunestyret har vært politisk styringsgruppe, og RLG administrativ styringsgruppe. Prosjektgruppen skulle se på: Dagens tjenestetilbud, udekkede funn og hva det helhetlige tilbudet til personer med demens bør bestå av. Forslag til handlingsplan Punkter som nevnt videre skulle inkluderes i planen: muligheter innenfor velferdsteknologi, botilbud tilpasset fremtidige behov, pårørendes rolle og frivillighet. Prosjektansvarlige har ikke vurdert det hensiktsmessig å sende planen ut på høring, da det ikke er egen demensforening eller pårørendegruppe for demente i kommunen. I tillegg er vi i en startfase,

38 hvor det er viktig å komme i gang med tiltak og systematisere oppfølgingen. Handlingsplanen inneholder konkrete forslag som det vil være nødvendig å evaluere årlig. I den sammenheng vil bred høring til ulike instanser være nødvendig, for å justere og forbedre innsatsen systematisk. Bakgrunn Birkenes kommune har ikke tidligere hatt en egen demensplan. I kommunens Omsorgsplan , er det satt fokus på at tjenester til mennesker med demens er en utfordring som er økende. Nasjonal Demensplan 2015, og nå også Demensplan 2020, vektlegger viktigheten av å skape et demensvennlig samfunn, der tjenestene til mennesker med demens og deres pårørende tilrettelegges gjennom hele sykdomsforløpet. I følge Folkehelseinstituttet er det i Norge rundt personer i aldersgruppen over 65 år som er demente, og om lag personer rammes årlig. Når antallet eldre i befolkningen øker, øker også antallet demenstilfeller. Det er beregnet at antallet demente personer vil være omtrent i 2030 (Demensplan 2010 «Den gode dagen»). SSB-tall viser at Birkenes kommune har 58 personer med en demenssykdom. Dersom man regner at hver enkelt person med demens i Birkenes har fire pårørende hver, vil det være 232 pårørende som er berørt i I år 2030 vil det være en økning på 30 personer med demenssykdom, som medfører at 388 pårørende er berørt. Den kommunale demensplanen skal sette demensutfordringene i kommunen på dagsorden og beskrive ønskede strategier og tiltak. Planen skal være retningsgivende og styrende for kommunens demensomsorg.

39 Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 010/16 Tjenesteutvalget PS /16 Formannskapet PS /16 Kommunestyret PS Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Tone Røinesdal K2 - F30 15/592 Bosetting av flyktninger i plantall for 2017 Administrasjonens forslag til vedtak: Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Birkenes kommune vedtar å opprettholde vedtak 111/15 med bosetting av 25 flyktninger i 2016 og et rammevedtak på 25 bosatte pr. år i perioden , 75 personer. Familiegjenforente er inkludert i antallet. 2. I tillegg vedtar Birkenes kommune å bosette 5 enslige mindreårige flyktninger (les: enslige barn og unge) i 2017, og dermed totalt 30 flyktninger i Forutsetninger for vedtaket: a. Planleggingen av bosettingen av 5 enslige barn og unge prosjektorganiseres. b. Oppdraget løses i samarbeid med andre kommuner med erfaringer fra bosetting av enslige barn og unge c. Statlige tilskudd dekker kostnadene til bosettingen d. Endelig vedtak gjøres i egen sak om bosetting av 5 enslige barn og unge i løpet av 2016, hvor det beskrives hvordan oppdraget skal løses, både menneskelig og økonomisk. Vedlegg: Anmodning om bosetting av flyktninger i 2016