Kjøp av system for turnusplanlegging

Transkript

1 Kjøp av system for turnusplanlegging På vegne av kommunane: Fyresdal, Kviteseid, Nissedal, Seljord, Tokke og Vinje Konkurransegrunnlag Valgt prosedyre: Konkurranse med forhandling Tilbudsfrist: 10. mars 2008 kl Levering på papir og elektronisk medium. Vest-Telemark Næringsutvikling AS Granlivegen 1A 3850 KVITESEID Kontaktperson: Børge Skårdal av 5

2 1. INNLEIING KONKURRANSEGRUNNLAG Kommunane Fyresdal, Kviteseid, Nissedal, Seljord, Tokke og Vinje har som mål å skaffe seg og ta i bruk felles system for turnusplanlegging for aktuelle delar av drifta, i første omgang innafor pleie/omsorg. I tillegg til bruksrett til aktuell programvare er intensjonen å kjøpe nødvendige tenester for å få tatt systemet i bruk og seinare vedlikehald og brukerstøtte. Kommunane vil likevel ha rett til å avvise alle innkomne tilbud eller å utsetje anskaffelsen viss ein ikkje klarar å fullfinansiere prosjektet. Anskaffelsesprosedyren er konkurranse med forhandling. 2. UTFORMING AV TILBUDET Vi ber om å få tilbudet med all tilhøyrande dokumentasjon levert i ringperm med oversiktleg disponering. I ringpermen skal også leggast kopi av all dokumentasjon på elektronisk form. 3. INNSENDING AV TILBUD Tilbudet skal sendast: Vest-Telemark Næringsutvikling AS Granlivegen 1A 3850 KVITESEID Att.: Børge Skårdal Merka: TILBUD - TURNUSPLANLEGGINGSSYSTEM. Tilbudet må vere oss i hende innan 10. mars kl Tilbudet skal vere på norsk og vere gyldig i 3 månader frå innleveringsfristen. Det vil ikkje bli foretatt offentleg åpning av innkomne tilbud. 4. PRESENTASJON AV SYSTEM OG LØYSING For interesserte leverandørar er det lagt inn mulighet for å komme til Kviteseid og presentere sitt system 25. eventuelt 28. februar. Presentasjonen vil vere for 1 leverandør om gongen. Det må eventuelt gjerast nærare avtale med kunden om dette på førehand. Denne presentasjonen er ikkje eit krav frå kunden si side. 2 av 5

3 5. KVALIFIKASJONSKRAV Ved vurderinga vil det bli lagt vekt på at tilbyderen er i stand til å gjennomføre ein leveranse av det omfang som er nødvendig i vårt tilfelle. Ved vurderinga vil følgende kriterier bli vektlagt: At tilbydar har tilstrekkelig økonomisk styrke (soliditet, finansieringsevne m.m.,) dokumentert gjennom framlagt 3 siste årsregnskap, vedlagt styrets beretning og revisjonsrapport. At tilbydar ikkje er i pågående forhandlingar om gjeldsakkord eller er i konkurs. Dette skal dokumenterast med eigenerklæring frå tilbydar. At tilbydar tilfredsstiller krav gitt av offentlig myndighet til registrering, for eksempel registrering i foretaksregisteret i Brønnøysund. At tilbyder er à jour med innbetaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift, dokumentert med relevante attestar. KRITERIER FOR TILDELING Ved vurdering av tilbuda vil vi velge det mest fordelaktige tilbudet basert på følgjande kriterier: Nr. Kriterier Vekting i prosent 1 Funksjonalitet / brukarvennlighet / 40 % integrasjonsmulighet 2 Pris 25 % 3 Serviceorganisasjon og serviceopplegg 20 % 4 Referansar og brukarerfaring 15 % Nr. 1 Funksjonalitet/brukervennlighet. Jf. vedlegg B - Kravspesifikasjon. Nr. 2 Pris. Til grunn for prissamanliknina vil vi rekne summen av anskaffelsespris og programvedlikehald og brukerstøtte første fem år etter anskaffelsen. I den grad det trengst vesentleg ulik infrastruktur for drift vil også dette bli trekt inn i samanlikninga Nr. 3 Service / oppfølging. Tilbyder må beskrive brukerstøtteapparatet som blir tilbydd. Her må det framkomme åpningstider, form for kommunikasjon, responstid og eventuelt andre forhold som er relevante. Brukerstøtten som blir beskrive er den som er inkludert i totalprisen. I tillegg kan tilbydar opplyse om eventuelt auka eller redusert tenesteomfang i forhold til det prisa tilbudet. 3 av 5

4 Nr. 4 Referansar. Vi ber om opplysningar om 5 tilsvarande leveransar, der det blir oppgitt kundenavn, kontaktperson, telefonnr og e-post til kontaktperson. Vi vil også ha rett til å kontakte andre kunder av leverandøren og legge vekt på deira erfaringar. 6. KONTRAKT Det blir lagt til grunn at ei avtale blir gjort med grunnlag i standardavtale (Statens standardavtale eller tilsvarande). Kunden vil etter nærare vurdering ha rett til å avgjere kva type avtale som skal brukast. 7. Kravspesifikasjon 7.1 Turnusplanleggingssystem Med turnusplanleggingssystem er meint eit IT-system som ivaretar organisasjonane sine behov for å lage nye turnusar, dagleg bemanningsoppfølging og utveksling av data med andre fagsystem. Turnusplanleggingssystemet skal ha vanleg funksjonalitet for effektivt å kunne drive ein organisasjon som baserer seg på turnusarbeid. Nedanfor vil vi nemne moment vi spesielt er opptatte av Integrasjon Vi har ein strategi om gjenbruk av data og at samme informasjon bare skal lagrast ein stad. Av den grunn skal systemet kunne hente personalopplysningar som trengs for bruk i turnusplanleggingssystemet frå kommunen sitt lønns- og personalsystem. Det aktuelle systemet er Agresso. Vidare skal data frå turnusplanleggingssystemet, eksempelvis timelister, fråver, ferieavvikling, ekstravakter og liknande, kunna overførast tilbake til kommunen sitt lønnsog personalsystem. Det finst funksjonalitet i forhold til ressursplanlegging i kommunen sitt pleie og omsorgssystem som må kunna integrerast med turnusplanleggingssystemet. Med tanke på gjenbruk av data må det derfor vere integrasjon også her. Det aktuelle systemet er Unique Profil. Systemet bør kunna integrerast med Active Directory (AD) for SingleSignOn. 4 av 5

5 7.1.2 Lage turnus Ved utarbeidelse av turnus må ein kunne ha ein person med i ulike turnusar, også på tvers av kostnadsstad/lokasjon. Systemet må kunne handtere alle typer turnusar (grunn, helligdag, ønskje osv.) og vi skal kunne bruke eit ubegrensa antal vakttyper inkl. bakvakt. Våre lokasjonar har ulike måter å arbeide på og systemet må derfor kunne handtere at ei grunnbemanning varierer frå veke til veke Dagleg ajourhold Ved tildeling av ekstravakter og vikarer må vi kunne legge inn årsak som igjen styrer økonomisk kostnadsføring. Vi må kunne hente opp personell med rett formell- og brukarkompetanse, samt at desse i utgangspunktet ikkje skal generere overtid. Ei evt. overtidsbelastning må først aksepterast av rett autorisert personell. Systemet må kunne ivareta timeregistrering utanfor turnusen slik at timelisteføringa blir komplett for kvar eining/lokasjon. Desse må også kunna kodast med årsak. Vi må også kunne overføre timar til tidskonto. Systemet bør legge til rette for aktiv samhandling mellom personell og ressursplanlegging. Tilbud om ledige vakter bør kunna leggast ut på ei løysing som dei tilsette enkelt har tilgang til. Her kan dei tilsette legge inn ønskje f. eks i ein ønskjeturnus, eller melde interesse for ledige vakter. Ein bør også kunne legge inn reservasjonar mot vakter/vaktperiodar/dagar. Det bør vere historikk på kvar enkelt arbeidstaker som viser forespørslar og tilbud om ledige vakter, samt respons på dette Generelt Brukergrensesnittet til systemet må være enkelt og intuitivt. Særlig legg vi vekt på eit lettlært brukergrensesnitt på den delen som alle tilsette skal bruke. Den delen som alle tilsette skal ha tilgang til, bør vere webbasert og tilgjengelig på internett heimefrå. Alle felt og meldinger skal være på norsk. Tilgang til systemet skal vere rollebasert og enkelt å administrere. Leverandør skal levere brukerdokumentasjon på bruk og drift av systemet på norsk. Full dokumentasjon skal alltid leverast ved oppdateringer og oppgraderinger. Systemet må kunne brukast til å ta ut nyttige rapporter. Det må kunne lagast rapporter etter våre behov. Vi må kunna ta ut fellesturnus på ulike nivå. 5 av 5