VEDLEGG 1-KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER ANBUDSKONKURRANSE PÅ STORKJØKKENUTSTYR 14/27381

Transkript

1 VEDLEGG 1-KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER ANBUDSKONKURRANSE PÅ STORKJØKKENUTSTYR 14/27381

2 Innholdsfortegnelse 1 BESKRIVELSE BEHOV- OG KRAVSPESIFIKASJON KRAV - KVALITET KRAV SERVICE KRAV LEVERING KRAV- VAREKATALOG ETTERLEVELSE AV SIKKERHETSFORSKRIFTER OG DIREKTIVER I NORGE OG EU E-HANDEL TILDELINGSKRITERIER PRIS SERVICE KVALITET MILJØ TILBUDSSKJEMA - SPESIFISERING... 9

3 1 Beskrivelse I punkt 2 beskrives minimumskravene. Dette skal dokumenteres, se vedlegg 8 i konkurransegrunnlaget for egenerklæring. Denne egenerklæringen utelukker ikke beskrivelse / dokumentasjon som kreves under de forskjellige kravene i pkt 2. Tilbydere som ikke har vedlagt signert egenerklæring og gitt en tilfredsstillende beskrivelse /dokumentasjon i samsvar med kravene i punkt 2 vil bli avvist. I punkt 5 gis en utfyllende beskrivelse av hva som vil bli vektlagt under de ulike tildelingskriteriene, samt hvilke krav til dokumentasjon som stilles. 2 Behov- og kravspesifikasjon Se også vedlegg 2, ark 3 og 4 for kravspesifikasjon. Den største enheten som benytter storkjøkkenutstyr er Produksjonskjøkkenet i Trondheim kommune. Hovedprinsippene ved Produksjonskjøkkenet er koking/nedkjøling. Produksjonskapasiteten dekker dagens behov på ca kostdøgn og fremtidig behov på ca kostdøgn. I avtaleperioden vil det bli foretatt utbygging av kjøkken både på skoler, barnehager og kantiner der storkjøkkenutstyr er påkrevd, Trondheim Eiendom vil normalt være enheten som foretar disse utbyggingene. Estimert verdi for storkjøkkenutstyr er på ca.3 mill. NOK pr år. Oppdragsgiver ønsker tilbud på kjøp og levering av: 1. Storkjøkkenutstyr for komplettering og/eller utskifting/supplering for kommunens kjøkken. 2. Service- og reparasjonsavtale 3. Vaktordning for Produksjonskjøkkenet og sykehjemmene, hovedsaklig med tanke på oppvaskmaskiner. Avtalen skal inkludere en service- og reparasjonsavtale, dvs. at Oppdragsgiver kontakter tilbyder ved behov for reparasjoner eller vedlikeholdsarbeid. Serviceavtalen omfatter to årlige gjennomganger av alt storkjøkkenutstyr på Produksjonskjøkkenet. Hvis tilbyder må benytte underleverandører for å gjennomføre reparasjon og vedlikeholdsarbeid skal tilbyder koordinerer dette, og tilbyder er ansvarlig for at reparasjoner blir gjennomført. Tilbyder må beskrive tilbudt service og reparasjonsavtale, avtalen må minimum inneholde informasjon om: Responstid krav om responstid på 2 timer(oppvaskmaskiner) Timepris reparasjonsarbeid og service/vedlikeholdsarbeid. Timer skal regnes fra oppmøte hos Oppdragsgiver til avslutning av arbeid hos Oppdragsgiver. Tillegg i pris for kjøring til og fra Oppdragsgiver aksepteres ikke, og skal være innkalkulert i aktuelle timepriser. Det skal være leveres en sluttrapport etter hver hovedservice som tilfredsstiller El- og branntilsynets krav om dokumentasjon Hvordan håndteres feil og reparasjoner i garantitid og etter garantitid o Hvem meldes feil til o Hvem utfører reparasjonsarbeidet o Reparasjon på sted eller innlevering av utstyr Side -1-

4 Leverandøren skal oppgi hvilke betingelser som er aktuelle ved en slik service- og reparasjonsavtale. Delelager/leveringstid deler? Tilbyder skal kunne tilby tegninger av kjøkkenløsninger kostnadsfritt Levering fraktfritt og ferdig montert 2.1 Krav - Kvalitet Utstyret som omfattes av avtalen skal være CE-merket og være produsert i henhold til nasjonale og internasjonale lover, forskrifter og kvalitetsstandarder (ISO) som er rettet mot denne typen produkter. Det forutsettes at tilbyder benytter standard stålkvalitet i sine produkter (AISI 304). Sertifikat skal vedlegges tilbudet, sammen med opplysninger om benyttet GRITT-grad. Alle sveiseskjøter i kummer, samt grader på kanter og i hjørner forutsettes slipt vekk. Alle avslutninger har 10 mm fals., forutsatt at ikke annet er beskrevet. Alle benker i rustfritt stål skal ha en platetykkelse på minimum 1,5 mm, og skal i tillegg være lyddempet. Leverandøren skal legge ved dokument som inneholder alle nødvendige opplysninger om de produkter som omfattes av avtalen. Permer med skal oppdateres med brukermanualer ved utskiftning eller kjøp av nytt utstyr. Tilbyder skal ha en garantitid på minimum 2 år på tilbudte produkter og utstyr Krav Oppvaskmaskiner Oppvaskmaskin isolert underbenkmaskin: Leveres med tørremiddeldoseringsutstyr og 3 stk oppvaskkurver. Enkelt betjeningspanel. Kapasitet: Min 30 kurver/time. Mulighet for å velge minimum 3 forskjellige program Garantert sluttskyllingstemperatur Varme og lydisolert Lett å holde ren med automatisk rengjøringsprogram El.tilkobl..: 230V /400V/50 Oppvaskmaskin m/automatisk hetteløft: Med helautomatisk hetteløfter.. Leveres med tørremiddeldoseringsutstyr, automatisk hetteløfter og 3 stk oppvaskkurver. Kapasitet: Minimum 30 kurver/time. Mulighet for å velge minimum 3 forskjellige program Garantert sluttskyllingstemperatur. Lett å holde ren med automatisk rengjøringsprogram El.tilkobl..: 230V /400/50 Side -2-

5 Forvaskemaskin m/automatisk hetteløft: enkel forvaskemaskin med kjemisk vask på kort tid. Leveres med: - automatisk hetteløft - Må kunne kombineres med hettemaskin for å redusere strømforbruk Lett å holde ren med automatisk rengjøringsprogram El.tilkobl..: 230 V /400V/ Krav Øvrig storkjøkkenutstyr Kombidampere 6, 10 og 20 geiders: Utstyrspakke: Kombidampere skal være inkludert utstyrspakke med 2 rister, perforert GN-form, hel GN-form, 1 stekebrett(for 6 og 10 geiders) Tilberedningsmetoder for : Kjøtt, fugl, fisk, egg, bakverk og "regenerering" Combi-Steamer funksjon med 3 funksjoner: - Damp 30 C C, tørr varme C kombinasjon damp/tørr varme C - Clima Control - fuktighetsgraden måles, stilles inn og overvåkes med 1 % nøyaktighet - Delta-T tilberedning for varsom tillaging av store stykker Bruk: Selvinnlæringsfunksjon; tilpasser seg bruken Lett forståelig skjerm/display Lettanvendeling betjening/instilling. Automatisk rengjøringsprogram for ovnskammer og dampgenerator. Automatisk display for rengjøringsbehov og hvilke kjemikalier som trengs Automatisk avkalking Innebygget hånddusj Automatisk visning av servicemelding Egenskaper: Kjernetemp.føler med 6 målepunkter Porsjonshjelp for kjernetemp.føleren Mulighet for å programmere produksjonsmetoder med opp til 10 trinn Mulighet for å kunne justere lufthastigheten Nedkjølingsfunksjon (20 geiders ) Automatisk timerstart Tidsinnstilling i t/min. eller min/sek Digitalt temperaturdisplay Display for aktuell og innstilt verdi Side -3-

6 Dampgenerator med automatisk vannpåfylling eller alternativ metode for dampproduksjon Integrert viftebrems Ventilert dobbelglasset dør - inner glass kan åpnes for rengjøring El.tilkobl..: 230 eller 400V/50 Understell for kombidamper 6 og 10 geider Med mulighet for å kunne lagre geidere/ rister. For optimal arbeidshøyde Kjøleskap og fryseskap: Må kunne hengsles både høyre og venstre side og leveres med valgfri glass/ståldør Temperaturområde: C for kjøleskap og for fryseskap Omgivelsestemperatur: C Elektronisk kontrollpanel Max-/min-temperaturer kan stilles inn Mulighet for ekstrakjøling-funksjon Kontinuerlig kjøling fra kjølemaskinen 30 min. etter at skapet er fylt opp. Utførelse i rustfritt stål både inn og utvendig Miljøgodkjent isolasjon Godkjent kjølemedium Takmontert vifte i kabinettet som sørger for en jevn fordeling av kulden Innebygd smeltevannsfordamper Elektronisk temperatur - og avrimingskontroll Digital temperaturvisning Alarmvarsel for "åpen dør" Låsbar, selvlukkende dør Innvendig lys som tennes automatisk når døren åpnes Lavt støynivå, ca 48 db for kjøleskap og ca 56 db for fryseskap enkel innvendig rengjøring Leveres med minimum 4 stk. GN 2/1 risthyller i rustfritt stål Hyllene må kunne justeres med 50 mm mellomrom Må kunne leveres med Fotpedal Hjul HACCP mulighet for tilkobl. til PC El.tilkobl..: 230/50-1 Fase strøm Side -4-

7 2.2 Krav Service Reparasjoner: Ved varsling av feil før kl skal reparasjonen være påbegynt i løpet av dagen. Ved varsling etter kl skal reparasjon påbegynnes senest neste morgen. Utvidet vaktordning For Produksjonskjøkkenets og sykehjemmenes storkjøkkenutstyr (hovedsakelig oppvaskemaskinene) skal reparasjoner være påbegynt innen 2 timer. Vaktordningen skal gjelde i normal arbeidstid (kl ), 365 dager i året, dvs. også helg og helligdager. Ved service- og reparasjonsoppdrag på Produksjonskjøkkenet skal servicepersonell følge kjøkkenets krav om antrekk. Leverandør skal utarbeide en perm med oversikt over alt kjøkkenets utstyr inkludert produksjonsnummer og serienummer. Her skal det også føres logg over hva som er utført av service og reparasjoner på de(t) enkelte maskiner/utstyr. Ved prosjektering av nybygg/ombygging skal leverandøren være behjelpelig med inventartegninger, dette skal være kostnadsfritt for Oppdragsgiver. Ved anskaffelse av nytt utstyr kan Oppdragsgiver komme med et ønske om å se utstyret i bruk, dette skal tilrettelegges av leverandør. I noen tilfeller kan det være aktuelt å legge inn bestilling i god tid på forhånd ved bestilling av større antall maskiner, av samme type. Dette kan være tilfelle ved bygging av nye enheter eller ved utskifting av gammelt utstyr. Leverandøren skal uten kostnader for Oppdragsgiver gi nødvendig opplæring og informasjon om de aktuelle produktene. Oppdragsgiver skal kvittere for mottak av varer, ansvaret for varen overføres først ved slik kvittering. Tilbudte produkter skal til enhver tid oppfylle gjeldende lov og forskrift for produktgruppen. 2.3 Krav Levering Utstyret skal være levert og montert i henhold til nasjonale og internasjonale lover, forskrifter og kvalitetsstandarder (ISO) som er rettet mot denne typen produkter. Leveringsbetingelser er fritt levert i henhold til DDP Incoterms 2010( inkludert levering og montering på anvist sted.) 2.4 Krav- varekatalog Leverandør skal utarbeide og oppdatere spesifikk varekatalog for Oppdragsgiver der kun de produktgrupper og produkter det gis tilbud på fremkommer. Varekatalogen skal utarbeides i Side -5-

8 elektronisk format. Distribusjon til kommunens virksomheter av varekatalog skal skje for leverandørs regning 3 Etterlevelse av sikkerhetsforskrifter og direktiver i Norge og EU Oppdragsgiver skal kun få levert produkter som tilfredsstiller helse, miljø- og sikkerhetskrav i henhold til norske lover og forskrifter og som ikke kan medføre risiko for skade på brukere eller miljøet. 4 E-handel Oppdragsgiver har innført e-handel for alle sine enheter. E-handelssystemet er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler. Oppdragsgiver har pr. dato en abonnementsavtale med driftsoperatør av e-handelsplattformen, firmaet IBX, Capgemini Procurement Services. Leverandører som Oppdragsgiver inngår rammeavtaler med, må tilpasse seg slik at anskaffelser kan skje via e-handelsplattformen. For produktområdet/tjenesteområdet som omfattes av anbudskonkurransen, skal det i løpet av kontraktsperioden tas i bruk e-handel. Det forventes at leverandører av denne avtalen inngår avtale med operatøren av e- handelsplattformen, og at elektroniske kataloger blir gjort tilgjengelig i henhold til de angitte frister. Disse fristene er satt opp i en samhandlingsavtale som vil være et vedlegg til den ordinære kontrakt som inngås, se vedlegg 11. Ved avvik på samhandlingsavtalen som skyldes leverandøren ved at frister ikke overholdes, vil det ikke bli handlet av valgte leverandør. Frister vil bli satt opp i en samhandlingsavtale i fellesskap mellom Oppdragsgiver og valgte leverandør. Leverandøren må selv dekke alle kostnadene en slik endring vil medføre. Leverandøren plikter etter anmodning fra Oppdragsgiver å identifisere alle tjenester og produkter med et identifikasjonsnummer som kommunen måtte bestemme. E-handel via ovennevnte e-handelsplattform stiller en del krav til leverandøren. Informasjon om dette ligger på nettstedet Kostnader og prisliste for leverandøren finnes også på ovennevnte nettsted. Vi ber om at leverandøren beskriver sin status i forhold til e-handel i sin besvarelse av tilbudet. Hvis leverandøren ikke bekrefter at han kan bidra til dette, kan Oppdragsgiver velge å avvise tilbudet. 5 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Side -6-

9 Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Tildelingskriterier: Vekting: Pris 30 % Service 25 % Kvalitet 25 % Miljø 20 % 5.1 Pris Vektes med 30 %. Det skal oppgis priser i den rekkefølge som er forespurt i vedlegg 2. Prisen skal oppgis i NOK eks. mva. og fritt levert og montert, jf. punkt 2.3. Prisene skal være faste første avtaleår. Produktbeskrivelse viser hvilke produkt Oppdragsgiver ønsker tilbud på. Tilbyder må fylle ut følgende informasjon for hvert produkt: Produktnavn Artikkelnr. Listepris Rabatt Nettopris (listepris minus rabatt) Merknad Strømforbruk (i Kwh pr normal tidsenhet for produktet, for eksempel pr vask, pr tørk, pr time, pr år, osv ) Vannforbruk når relevant Støynivå Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til og innkalkulert i tilbudsprisen. Beregning av poeng på pris. Laveste pris vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i prisen nedover for øvrige tilbud. Følgende elementer vil bli vektlagt: Netto pris på produkter i prisspesifikasjon på storkjøkkenutstyr Rabatt på produktgrupper. Må også ha tilgang til prisliste. Påslag på storkjøkkenprodukter produsert etter mål. Timepris for reparasjons- og vedlikeholdsarbeid Timepris for reparasjonsarbeid for vaktordning på storkjøkkenutstyr til Produksjonskjøkkenet og sykehjemmene Rabatt på reservedeler Side -7-

10 5.2 Service Vektes 25 %. Ved evaluering av leverings- og responstid vil korteste tid oppnå maks poengsum, resterende vil oppnå poeng % - vis i forhold til korteste tid. Følgende serviceelementer vil bli vektlagt: Leverandørens normale leveringstid (med normal leveringstid menes en garanti på at minimum 80 % av produktene er levert innen oppsatt leveringstid. Det skal oppgis normal leveringstid både for lagervarer og bestillingsvarer. Det skal i tilbudet gis en beskrivelse av service/reparasjonsavdelingens kapasitet (bemanning, kompetanse m.v.). Benyttes underleverandør(er) skal dette beskrives for denne (disse). Høy bemanning og kompetanse vektlegges positivt. Tilbyders garanterte responstid for o reparasjonsoppdrag o vaktordning for Produksjonskjøkkenets og sykehjemmenes storkjøkkenutstyr (hovedsakelig oppvaskmaskiner), jfr. minimumskrav i punkt Hva er tilbyders garanterte leveringstid av reservedeler for storkjøkkenutstyr 5.3 Kvalitet Vektes 25 %. Følgende kvalitetselementer vil bli vektlagt: Garanti- og reklamasjonsordninger for tilbudte produkter og utstyr. Beskriv kort garanti- og reklamasjonsordning og Oppgi eventuell garantitid utover minstekrav i punkt 2.1. Normal levetid på tilbudte produkter (med normal levetid menes en garanti på at minimum 80 % av produktene oppnår denne levetiden) 5.4 Miljø Vektes 20 %. Følgende miljøelementer vi bli vektlagt: Det skal oppgis strøm- og vannforbruk, på de maskinene der det er aktuelt. Det skal informeres hvor mye støy maskinene avgir. Leverandøren bes beskrive retursystem, for emballasje og kasserte produkter som omfattes av denne avtalen. Her skal eventuelle kostnader for retur av kasserte produktet spesifiseres. Det skal også beskrives i hvilken grad produktene er gjenvinnbare I hvilken grad er det benyttet resirkulerbar emballasje på produktene? Miljømerking: For rensemiddel/skyllemiddel til kombidampere vil miljømerkede produkt(eu-blomsten, Svanen eller tilsvarende) få høyeste score (10 poeng). Dersom produktet ikke er miljømerket skal miljøerklæringsskjema fylles ut for produktet, maksimal uttelling for utfylt miljøerklæringsskjema er 7 poeng. Side -8-

11 6 Tilbudsskjema - spesifisering Alle tilbydere skal fylle ut vedlegg 2 Tilbudsskjema, alle 6 arkene skal fylles ut. I spesifikasjonens Ark 1 Prisskjema er det ikke lagt opp til at det skal skrives inn flere linjer enn de oppsatte, og alle oppsatte linjer skal fylles ut. Det skal ikke settes inn eller tas ut linjer eller kolonner fra arket eller endre formater. Ark 1 Prisskjema Ark 2 Diverse priser Ark 3 Krav kvalitet Ark 4 Krav service og levering Ark 5 Utfyllingsskjema tildelingskriterier Ark 6 Rabatterte produkter Side -9-