Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8.

Transkript

1 FROSTA KOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling DATO: Torsdag 22. april 2010 TID: Kl. 09:00 STED: Frosta rådhus - Kommunestyresalen NB! MERK TID OG STED Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Møtet er lukket, jfr. kommunelovens 77 nr. 8. Saksliste 008/10 Referatsaker 009/10 Frosta kommunes årsrapport for /10 Frosta kommunes årsregnskap for /10 Skatteoppkreverfunksjonen 012/10 Orientering fra revisor 013/10 Innsyn og åpenhet i kommunen 014/10 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2009 Frosta/Steinkjer, Jens Hagerup leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf Mob

2 SAK 008/10 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 008/ Referat 1 NKRFs revisjonskomite 2 NKRFs revisjonskomite 3 NKRF Informasjonsskriv 06/2010 Forskrift om revisjon 5 første ledd frist for å avgi revisjonsberetning Informasjonsskriv 03/2010 Normalberetninger i kommunal sektor for regnskapsåret 2009 (u.off) einfo 10/10 Kontrollutvalget har rett til å være tilstede i møter for lukkede dører Ikke vedlagt Ikke vedlagt Vedlagt Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. SAK 009/10 FROSTA KOMMUNES ÅRSRAPPORT FOR 2009 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 009/ Formannskap Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar Frosta kommunes årsrapport for 2009 til orientering. Vedlegg Frosta kommunes årsrapport for 2009 utsendt fra kommunen. Ikke trykte vedlegg 1. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. 4. Kommuneloven

3 Saksopplysninger Kommuneloven med tilhørende forskrifter gir regler om hvilke opplysninger som skal gis i årsberetningen. Behandlingsmåte og tidsfrister er også nærmere regulert. Lovbestemte krav til årsberetningens innhold Årsberetningen skal inneholde opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme kommunens økonomiske stilling, resultatet av virksomheten, samt andre forhold som måtte være av vesentlig betydning for kommunen. Jf. kommunelovens ledd. Det skal videre redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i kommunene. I forbindelse med dette skal det også redegjøres for planlagte og iverksatte tiltak for å fremme likestilling og for å forhindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven og i diskriminerings- og tilgjengelighetsloven. Etter lovendring med virkning for rapporteringsåret 2009 skal det også redegjøres for planlagte og iverksatte tiltak for å sikre en høy etisk standard i virksomheten. Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og 5. ledd, slår videre fast at: Der det er vesentlige avvik mellom utgifter i årsregnskapet og bevilgning til formålet i regulert budsjett, skal det redegjøres for avviket. Tilsvarende gjelder ved avvik mellom inntekter i årsregnskapet og regulert budsjett. Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal vurdere tiltak for å bedre den økonomiske oppfølgingen gjennom året dersom det oppstår vesentlige avvik fra regulert budsjett. Årsberetningen skal legges frem for kommunestyret i samme møte som årsregnskapet blir behandles. Det vil være nærliggende for kontrollutvalget å kommentere eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Men kontrollutvalget kan også kommentere andre forhold. Vurdering Frosta kommunes årsrapport for 2009 synes på de vesentligste punkter å tilfredsstille kommunelovens krav. Det blir redegjort for status mht. likestilling, helse, miljø og sikkerhet (HMS), samt for det ytre miljø. Videre synes årsrapporten å gi tilstrekkelig informasjon til å kunne bedømme aktiviteten i kommunen.

4 SAK 010/10 FROSTA KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2009 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 010/ Formannskap Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget vedtar vedlagte forslag til uttalelse til årsregnskapet for Frosta kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. Vedlegg 1. Forslag til uttalelse til Frosta kommunes årsregnskap for Revisjonsberetning for 2009 datert fra KomRev Trøndelag IKS 3. Frosta kommunes årsregnskap for 2009 utsendt fra kommunen. Ikke trykte vedlegg 5. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 6. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 7. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Bestemmelsene om årsregnskapet og årsberetningen finner vi i kommunelovens 48. Årsregnskapets innhold Krav til kommunale årsregnskap fremkommer i Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner (FOR ) 3, 1. ledd: Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Det blir for øvrig gitt nærmere regler for hva driftsregnskapet og investeringsregnskapet skal omfatte. Presentasjon av regnskapet Kommunene gis i samme forskrift stor grad av frihet til selv å bestemme detaljeringsgraden og presentasjonsformen for regnskapet. Men det skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunestyret har brukt i årsbudsjettet.

5 Behandlingsmåten og frister Ut fra bestemmelsene i Forskrift om årsregnskap og årsberetning, og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 10 gjelder følgende frister: Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar. Årsberetning skal være avgitt av administrasjonssjefen innen 31. mars. Revisjonsberetning skal avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. Årsregnskap og årsberetning skal vedtas av kommunestyret senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet for 2009 Regnskapet er gjort opp i balanse. Regnskapet viser at de samlede driftsinntekter og driftsutgifter var på henholdsvis 159,3 og 151,4 millioner kroner, noe som ga et brutto driftsresultat på 7,9 millioner kroner. Driftsregnskapet nøkkeltall i 1000 kr Budsjett Til fordeling drift Netto driftsresultat Bruk av tidligere års avsetninger Årets avsetninger Regnskapsmessig mindreforbruk Investeringsregnskapet for 2009 Sum finansiert, inkl. avsetninger, er 29,0 millioner kroner. Finansieringsbehovet var imidlertid kr. 29,9 millioner kroner, slik at det gjenstår et udekket finansieringsbehov på 0,9 millioner. Kommunen har derfor en ny dekningsforpliktelse i investeringsregnskapet, jf. note 16. Noter til regnskapet Det blir i notene til regnskapet gitt en del viktig tilleggsinformasjon som har betydning for forståelsen av regnskapet. Revisjon Kommunelovens 78 og 79 angir de krav som stilles til revisjon av kommunal virksomhet. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) kap. 5 8 Krav til revisor Frosta kommunes årsregnskap er revidert av KomRev Trøndelag IKS. Revisor tilfredsstiller kravene stilt i kommunelovens 79 og i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Revisors arbeid Revisjonsberetningen Revisor har avgitt revisjonsberetning den Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller merknader.

6 Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets rolle ved regnskapsrevisjon fremgår av Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner kap. 4. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner (FOR ) pålegger kontrollutvalget å påse at kommunens årsregnskap blir revidert av revisor som tilfredsstiller kravene i kommuneloven 79 (revisors uavhengighet) samt omtalte forskrifts kap. 5 (revisors kvalifikasjoner) og 6 (Krav til revisors uavhengighet og objektivitet). Kontrollutvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte, av kvalifisert revisor, og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn. Videre skal kontrollutvalget avgi uttalelse om årsregnskapet. Forslag til slik uttalelse følger vedlagt. Kontrollutvalget skal kommentere eventuelle feil eller mangler revisor måtte ha påpekt. Saksbehandlers vurdering Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon vil i hovedsak være at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor og i tråd med god kommunal revisjonsskikk. Dette gjennomfører kontrollutvalget ved løpende tilsyn med revisors arbeid. Det vises for øvrig til revisjonsberetningen fra KomRev Trøndelag IKS. SAK 011/10 SKATTEOPPKREVERFUNKSJONEN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 011/ Kommunestyret Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2009 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Frosta kommune til orientering. Saksbehandlers forslag til innstilling til kommunestyret 1. Kommunestyret tar Skatteoppkreverens redegjørelse for skatteregnskapet 2009 til orientering. 2. Kommunestyret tar Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Frosta kommune til orientering. Vedlegg 1. Brev til kommunestyret i Frosta kommune, datert , fra Skatt Midt-Norge Kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Frosta kommune 2. Årsrapport 2009 fra Skatteoppkreveren i Frosta kommune

7 Ikke trykte vedlegg 1. Brev av fra Skattedirektoratet til Kommune v/rådmannen - Kommunens behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten 2. Brev av fra Skattedirektoratet til Skatteoppkreverkontorene Overføring av kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i sin helhet fra kommunene til Skatteetaten Saksopplysninger Skatteetatens kontrollrapport 2009 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Frosta kommune Skatteregnskapet avgis overfor Skattedirektoratet. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i den enkelte kommune, men forutsetter at eventuelle anmerkninger og forbedringspunkter blir fulgt opp. Kontrollutvalget plikter imidlertid å følge opp at kommunen ivaretar skatteoppkreverfunksjonen på en tilfredsstillende måte, og at funksjonen blir utøvd i samsvar med regelverket og eventuelle pålegg fra skatteetaten. Skatteetaten gjennomfører løpende kontroll med skatteoppkrever. I forbindelse med denne kontrollen utarbeides det årlig en kontrollrapport som sendes til kommunestyret i den enkelte kommune, med gjenpart til kontrollutvalget. Ved denne kontrollrapporten får kommunestyret og kontrollutvalget en tilbakemelding mht. hvorledes skatteoppkreverfunksjonen er blitt ivaretatt og utført. Rapporten vil også kunne inneholde konkrete forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skatteetaten har ingen merknader til skatteoppkreverkontorets organisering eller til ressurssituasjonen. Skatteetaten gir i sin rapport uttrykk for at regnskapsføringen og utførelsen av oppgavene i det alt vesentligste er i samsvar mer regelverket og er av tilstrekkelig kvalitet. Skatteoppkreverens beretning for skatteregnskapet 2009 Den totale skatteinngangen for året 2009 utgjorde kr Av totalt innfordret beløp er fordelt til kommunen. Tilsvarende tall for 2008 var henholdsvis kr og kr Tallmaterialet er nærmere forklart i skatteoppkrevers redegjørelse. Skatteoppkrever gir i sin årsrapport uttrykk for at det antas at kontoret har tilstrekkelige ressurser til å utføre skatteregnskapet, innfordring og arbeidsgiverkontrollområdet. Når det gjelder arbeidsgiverkontrollområdet blir det opplyst at Frosta kommune ved deltagelse i interkommunalt samarbeid har nådd målene mht. arbeidsgiverkontrollene. Vurdering Rapportene og skatteoppkrevers redegjørelse kan tas til orientering.

8 SAK 012/10 ORIENTERING FRA REVISOR Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 012/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 3. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet sak 007/10 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Innkjøp store investeringer bestilling i møte den Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak i saken: 1. Evaluering av anbudsprosessene og kvalitetssikring av kontrakt. 2. Hvordan ivaretas uforutsette forhold og endringsbehov i prosjektperioden, herunder evaluering av prosjektstyringen. 3. Kontrollutvalget ber om foreløpige rapporter i april og mai møtene. Revisor vil gi en foreløpig rapport i møte. SAK 013/10 ÅPENHET OG INNSYN I DEN KOMMUNALE VIRKSOMHET Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 013/ Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Ingen

9 Ikke trykte vedlegg 1. Kommuneloven med forskrifter 2. Offentleglova 3. Forvaltningsloven 4. Rettleiar til offentleglova, Justis- og politidepartementet Rapport 85 Tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane (Arbeidsgruppen som ble nedsatt for å vurdere den kommunale egenkontroll) Saksopplysninger Kontrollutvalget har ønsket en sak vedrørende åpenhet og innsyn i kommunen. Problemstillingene knyttet til hvem skal vokte vokterne har vært debattert siden oldtiden. I et velfungerende demokrati er det de stemmeberettigede selv som utgjør det øverste kontrollorgan. Allmennhetens rett til innsyn i forvaltningen er derfor avgjørende for at demokratiet skal kunne fungere tilfredsstillende og er grunnlovsfestet. I tråd med norsk rettstenkning har derfor lovverket åpne møter og ugraderte dokumenter som utgangspunkt. Det følger videre av grunnlovsbestemmelsen at stortinget må anføre tungtveiende grunner for å kunne innskrenke allmennhetens rett til innsyn. Spørsmålet åpenhet og innsyn i kommunen er derfor nært knyttet til den kontroll allmennheten utøver gjennom å benytte sin innsynsrett og den påfølgende offentlige debatt. Men gjennom sitt virke vil (og skal) kontrollutvalget fremskaffe viktig informasjon til kommunestyret om bl.a. i hvilken grad kommunen etterlever lov og forskrift praktiserer lik behandling og gir innbyggerne rettsikkerhet gjennomfører og etterlever politiske vedtak fremmer lokaldemokratiet har en effektiv og forsvarlig forvaltning Denne type informasjon har imidlertid ikke bare stor interesse for kommunestyret, men den har også stor interesse for allmennheten mer generelt. Jf. kommunelovens kapitel 1. Lovens formål og virkeområde, samt bemerkningene ovenfor om et velfungerende demokrati. Spørsmålet er derfor også uløselig knyttet til kommunens egenkontroll, som for øvrig både består av den kontroll som utøves av kontrollutvalget og av rådmannens internkontroll. Kontrollutvalget har således en særdeles viktig rolle i det lokale demokrati. Kort oppsummert kan en si at spørsmålet på den ene side gjelder retten til innsyn i eksisterende informasjon. Og på den annen side gjelder spørsmålet kommunens plikt til å utarbeide et grunnlag for en offentlig debatt og de folkevalgtes beslutninger vedrørende den kommunale forvaltning. Selv om denne informasjonen tidvis vil kunne være egnet til å skade eller svekke kommunens interesser og/eller omdømme, er dette i seg selv ikke gyldige grunner til å unnta fra offentlighet eller behandle slike saker for lukkede dører. Mange av de forhold som vil kunne være egnet til å svekke kommunens interesser og/eller omdømme skal forutsetningsvis bli fanget opp i rådmannens internkontroll og bli korrigert. En kommune som opptrer ryddig, og som viser sterk vilje og evne til å rydde opp, vil normalt over tid få styrket sin posisjon i allmennhetens bevissthet.

10 Dette viser for øvrig igjen hvor viktig det er at kontrollutvalget har et spesielt fokus på rådmannens internkontroll og oppfølging. En vil derfor først gi en kort redegjørelse for offentleglovas formål og intensjon, hovedtrekkene i offentleglova, samt de av kommunelovens bestemmelser som har størst relevans for kontrollutvalget. Deretter vil en gi en redegjørelse for hvordan det fra de sentrale myndigheter er blitt arbeidet med spørsmålet om den kommunale egenkontroll. Hovedtrekkene i offentleglova, samt enkelte andre bestemmelser som har stor relevans for kontrollutvalget. Prinsippet om innsynsrett i forvaltningen er grunngitt ut fra 3 hovedhensyn: Demokrati-, kontroll- og rettsikkerhetshensynet. I tillegg blir forvaltningens rolle som informasjonsbank fremhevet. Ved å la innsyn finne sted allerede under saksforberedelsen, kan allmennhetens kontroll finne sted før avgjørelse blir tatt. Jf. Ot. Prp. 102 ( ). Med mindre annet er angitt mener en med lovhenvisningene her offentleglova. Den nye loven inneholder flere og lengre bestemmelser - hvor hensikten er å gi mindre åpning for å kunne unnta fra offentlighet. Loven er bygget opp etter et system med kan og skal regler. Lovens skal regler vedrører hovedsaklig opplysninger hvor taushet er hjemlet i lov. Disse vil særlig være motivert ut fra hensynet om å beskytte 3. parts interesser og integritet. I tillegg kommer motivet om å beskytte vitale samfunnsinteresser som rikets sikkerhet, samt og ikke å legge til rette for straffbare handlinger mv. Det synes ikke å være noen vesentlige endringer i den nye loven kontra den gamle loven mht. skal reglene. Listen over kan reglene er både lengre og mer omfattende enn i den gamle loven. Lovgiver har som nevnt med dette ønsket å være mer presis, og dermed trekke en nærmere avgrensning av hvilke dokumenter som kan unntas offentlighet. Det påhviler imidlertid organet å vurdere hvorvidt dokumenter og opplysninger som kan unntas offentlighet allikevel bør offentliggjøres, jf. pålegget om å vurdere meroffentlighet i 11. Vedtak om å unnta fra innsynsrett etter kan reglene kan for øvrig påklages til fylkesmannen i medhold av lovens 32. Det kan etter lovens 14 og 15 gjøres unntak fra offentlighet for visse organinterne dokumenter, samt for dokumenter innhentet til den interne saksforberedelse. Men etter 16 er denne muligheten innskrenket for kommunene og fylkeskommunene: Unntaka i 14 og 15 gjeld ikke: a) saksframlegg med vedlegg til eiet kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalgt organ, b) sakliste til møte i å folkevalde organ i kommunard og fylkeskommuner, c) dokument frå eller til kommunale og fylkeskommunale kontrollutval, revisjonsorgan og klagenemnder, og d) dokument i saker der ei kommunal eller fylkeskommunal eining opptrer som ekstern part i høve til ei anna slik eining. 14 gjeld likevel for dokument som blir utveksla mellom kommunale og fylkeskommunale kontrollutval og sekretariatet til utvalet.

11 Det er her viktig å merke seg at kontrollutvalget og sekretariatet i offentleglovas forstand regnes som det samme organ. Jf. også forskrift om kontrollutvalg 20. Lovens virkeområde er utvidet til også å gjelde offentlige eide og offentlig kontrollerte selskaper som ikke driver virksomhet av rent forretningsmessig karakter i konkurranse med private, jf. 2. Databaser regnes fortsatt ikke som et dokument. Men etter den nye loven kan det kreves innsyn i en sammenstilling av opplysninger lagret i en database. Dette forutsetter imidlertid at denne sammenstillingen kan gjøres ved hjelp av enkle metoder, jf. 9. Rettsregler som i særlig grad berører kontrollutvalgets arbeid Kontrollutvalgets medlemmer har plikt til å bevare taushet om taushetsbelagte opplysninger, herunder om behandlingen av saker for lukkede møter. Se forskrift om kontrollutvalg 5, jf. forv.l. 13. For å utføre sine oppgaver kan kontrollutvalget hos kommunen uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som den finner nødvendig, jf. kommunelovens 77 nr. 7. Det bør imidlertid foreligge en saklig begrunnelse for et innsynskrav i taushetsbelagte opplysninger. Som eksempel vil tilfeldige stikkprøver som ledd i en mer omfattende kvalitetskontroll være saklig begrunnet. Indikasjoner på avvik vil også kunne være en saklig begrunnelse. I den grad kontrollutvalget finner det nødvendig, kan utvalget be revisor om å foreta en nærmere undersøkelse. Revisor vil her ikke være hindret av en eventuell taushetsplikt hos kommunen. Men med mindre det følger av revisors lovpålagte oppgaver - plikter revisor selv å bevare taushet om det han eller hun får kjennskap til i sitt oppdrag. Kommunelovens 78 nr. 6 og 7, jf. forv.l. 13. Det er imidlertid her også verdt å merke seg at et revisjonsoppdrag er mer avgrenset og at det derfor vil bli stilt strengere krav til saklig interesse hos revisor, enn til kontrollutvalget som har et videre og mer altomfattende tilsynsansvar. Nummererte brev fra revisor vedr. mistanke, samt tips og lignende om misligheter mv. kan unntas med hjemmel i 24. Samme paragraf gir videre hjemmel til å unnta revisjonsundersøkelser mv. fra innsyn. Det forutsettes her at innsyn vil motvirke eller medføre fare for at kontrollen ikke kan gjennomføres. Jf. 24 samt rettleiar til offentleglova: Både kontrollar som skjer medan handlingane blir utført, som promillekontrollar, og etterfølgjande kontrollar, som revisjonsundersøkingar, er å rekne som kontrolltiltak etter lova. Det same gjeld reint fysiske kontrolltiltak og førebyggjande sikringstiltak, slik at opplysningar om brannvern, alarmar og vakthald ved institusjonar kan vere omfatta. Det er ikkje krav om at tiltak skal ha som føremål å avdekkje konkrete lovbrot. Rettleiar til offentleglova, side 143 (Justis- og politidepartementet ) Revisor skal iht. kommunelovens 78 nr. 5 rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. At det er resultatene som skal rapporteres, må trolig forstås slik at revisor plikter å bevare taushet om forhold som ikke har betydning for forståelsen av sine konklusjoner. I den grad taushetsbelagte opplysninger er nødvendig for forståelsen, plikter revisor - med mindre annet følger av revisors lovpålagte oppgaver - å merke disse opplysningene med unntakshjemmel.

12 Generelle kommentarer knyttet til for eksempel forsvarlighet eller lovetterlevelse som ledd i en vedtatt forvaltningsrevisjon vil derfor ikke kunne unntas offentlighet. Et eventuelt faktagrunnlag bestående av taushetsbelagte opplysninger skal derimot kun medtas i rapporten dersom disse opplysningene er nødvendige for forståelsen av konklusjonen. Hele eller deler av rapporten skal i så fall unntas offentlighet. Et annet eksempel vil kunne være en bestilt rapport vedrørende kommunens økonomiforvaltning eller internkontroll. Dersom opplysninger her er unntatt offentlighet av kommunen, jf ledd, kan også hele eller deler av rapporten unntas offentlighet. Offentleglova har ikke vært i kraft lenge. En må derfor ta høyde for at det vil kunne komme presiseringer mht. hvordan loven skal forstås. Kommunal og Regional Departementets arbeidsgruppe Kommunal og Regional Departementet (KRD) oppnevnte i november 2008 en arbeidsgruppe for å vurdere den kommunale egenkontroll. Arbeidsgruppen har avlevert sin rapport 85 Tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane Arbeidsgruppen tar for seg alle deler av den kommunale egenkontroll, og gir som det fremgår en lang rekke anbefalinger. Revisor har ansvaret for regnskapsrevisjon, og skal i tillegg også utføre både forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. En klar forståelse av både hva som ligger i revisjonsoppdraget og hva som ligger i rådmannens ansvar for kommunens internkontroll er derfor viktig for en godt fungerende egenkontroll. I rapporten gis bl.a. uttrykk for at etter lovendringene i 2004 måtte en i praksis finne ut av de nærmere grensene mellom de tre aktørene - kontrollutvalget, (Sekretariatet regnes her som en del av kontrollutvalget), administrasjonssjefen og revisor. I rapporten heter det på sidene bl.a.: Arbeidsgruppa meiner at det er heilt forståeleg dersom desse tre aktørane har brukt noko tid på å klargjere og fordele roller Rollene er likevel temmeleg klare i lov og forskrift. Administrasjonssjefen har ansvaret for å etablere og drive eit system for internkontroll. Revisor skal sjå etter relevante delar av internkontrollen som del av rekneskapsrevisjonen og som del av eit forvaltningsrevisjonsoppdrag, men går ikkje djupt utan eit særskilt tilleggsoppdrag. Kontrollutvalet har ansvaret for å følgje opp heile internkontrollen og heile den kommunale verksemda gjennom tinging av forvaltningsrevisjon. Arbeidsgruppa viser til at omgrepa rekneskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon inneheld rom for skjønn. Dersom forståinga av omgrepa varierer i stor grad, kan det svekkje eigenkontrollen fordi det kan bli tilfeldig kva revisor og kontrollutvalet kontrollerer. Rekneskapsrevisjonen har eit fastare innhald og blir gjennomført kvart år. Kontrollutvalet bør derfor kjenne til kva revisor vil sjå på i arbeidet sitt, og kva ho eller han ikkje vil sjå på. Dermed kan kontrollutvalet innrette arbeidet sitt og prioriteringane sine etter det.

13 Tilråding 58: Revisor bør orientere kontrollutvalet om korleis revisjonsarbeidet er planlagt, og kva det omfattar og ikkje omfattar. Kontrollutvalet har eit ansvar for å skaffe seg denne informasjonen, jf. kontrollutvalsforskrifta 6. Tilråding 59: Kontrollutvala bør oppmode revisor til å gjere kontrollutvalet merksam på område der utvalet bør vurdere å tinge forvaltningsrevisjon og andre kontrollar Dette er søkt løst ved at revisor gir en årlig orientering om sin strategi for regnskapsrevisjon og at revisor avgir statusrapporter fortløpende. Videre har en gitt revisor ansvaret for å utarbeide forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Arbeidsgruppen ble gitt som tilleggsmandat å vurdere hvorvidt kontrollutvalgets møter i utgangspunktet skal avholdes for åpne dører. Hovedreglene knyttet til møteoffentlighet i kommunal sektor finner en i kommunelovens 31, hvor det fremgår bl.a. Møter i folkevalgte organer skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter denne paragraf. Det fremgår videre at Et folkevalgt organ kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Det må skilles mellom det å motta opplysninger på det ene side og debatten/behandlingen på den andre side. Organet vil kunne ha mottatt opplysninger som er unntatt offentlighet (i muntlig form for lukkede dører). Men dersom det ved debatten/behandlingen ikke er nødvendig å berøre graderte opplysninger, skal debatten/behandlingen da i utgangspunktet kunne bli ført for åpne dører. Det påviler da det enkelte medlem å påse at en ikke berører gradert informasjon i debatten. Dersom det ved behandlingen av en sak er nødvendig å komme inn på opplysninger underlagt lovbestemt taushetsplikt skal møtet lukkes med hjemmel i 3. ledd. Samme hjemmel kan benyttes dersom en finner det nødvendig å benytte opplysninger i debatten som kan unntas etter kan reglene. (Se nedenfor) Særregelen om at kontrollutvalget som hovedregel holder sine møter for lukkede dører (med mindre utvalget selv har bestemt noe annet) finner en i kommunelovens ledd. Det er imidlertid fra sentralt hold fremmet forslag om at kontrollutvalgets møter i utgangspunktet holdes for åpne dører i Dok. nr. 8:59 ( ) og i Innst. O. nr. 62 ( ) på side 6. I forbindelse med spørsmålet om møteoffentlighet i kontrollutvalget, blir det vist til forarbeidene til offentleglova og de rettsregler som gjelder offentlighet i forvaltningen. På sidene 39 og 40 i rapporten heter det bl.a: Arbeidsgruppa fekk som eit tilleggsmandat å greie ut om møta i kontrollutvalet bør gå for opne dører. Det ville innebere ei spegelvending av det som er hovudregelen i dag, jf. kommunelova 77 nr. 8. Bakgrunnen for tilleggsmandatet var Dokument nr. 8:59 ( ) og Innst.O. nr. 62 ( ). Alle partia på Stortinget gjekk inn for opne møte i kontrollutvalet, men fleirtalet ønskte at arbeidsgruppa skulle greie ut spørsmålet nærmare først.

14 Arbeidsgruppa meiner at møte i folkevalde organ prinsipielt bør vere opne så langt som råd. Openheit er ein verdi i seg sjølv, men opne møte bidreg òg til å førebyggje mistankar om kva som går føre seg bak dei lukka dørene. For kontrollutvala kan det vere ein særskild fordel om opne møte verkar til å avmystifisere arbeidet deira og Arbeidsgruppa meiner at møta i kontrollutvalet bør vere opne og, at kommunelova bør endrast, men det må vurderast om lukkingsgrunnane er gode nok. Det er derfor naudsynt å sjå lovendringa i samanheng med den varsla gjennomgangen av reglane i kommunelova om opne møte. Tilråding 8: Kommunelova bør endrast slik at møta i kontrollutvalet som hovudregel er opne møte. Konsekvensane for det praktiske arbeidet i kontrollutvalet bør bli nærare utgreidde, og det er behov for rettleiing til kontrollutvala før lovendringa eventuelt blir sett i verk. Som det framgår, mener KRD s arbeidsgruppe at kontrollutvalget som hovedregel bør avholde sine møter for åpne dører. Det pekes imidlertid bl.a. på at det vil være nødvendig å foreta en utredning av konsekvensene for det praktiske arbeid i kontrollutvalgene, samt foreta en gjennomgang av hvorvidt lukkingsgrunnene er gode nok. Åpne møter som hovedregel blir allerede i dag praktisert av en del kontrollutvalg. En har ikke registrert at dette blir oppfattet som et alvorlig problem. Momenter som kan tale mot en åpning av kontrollutvalgets møter Fra enkelte blir det anført at det med åpne møter vil kunne bli større vekt på partipolitikk i kontrollutvalgene. Videre mener enkelte at åpne møter vil kunne hemme informasjons- og meningsutvekslingen i møtene. Vurdering Av hensyn til at en senere skal kunne dokumentere beslutningsgrunnlaget for den enkelte sak, bør informasjon fortrinnsvis bli avgitt skriftlig Offentleglova omfatter all lagret informasjon, uavhengig av lagringsmedium. Ut fra en slik tenkning vil det kun være naturlig å skille mellom informasjonens art, og ikke mellom hvorvidt informasjonen avgis skriftlig eller muntlig. Saksbehandler er derfor på prinsipielt grunnlag kritisk til ordninger hvor informasjon som ikke skal kunne unntas offentlighet i skriftlig form, istedenfor skal kunne unntas ved at den blir gitt muntlig etter at dørene er blitt lukket. Kommunal og regional departementet har i rundskriv H-2112 slått fast at folkevalgte ikke kan pålegges taushetsplikt for opplysninger som ikke kan unntas offentlighet. Det er her ikke avgjørende hvorvidt opplysningene er avgitt i lukket møte eller ikke. Når kontrollutvalget har innhentet informasjon som kommunen selv plikter å bevare taushet om skal også kontrollutvalget bevare taushet. I de tilfelle kontrollutvalget skal motta og behandle opplysninger forvaltningen selv ønsker å unnta offentlighet etter kan reglene, må taushetsplikt vurderes konkret fra sak til sak.

15 Konklusjon Kontrollutvalget har gjennom sitt mandat et oppdrag med å fremskaffe informasjon som er av stor betydning for den offentlige debatt og meningsbrytning. Kontrollutvalget har således en særdeles viktig rolle i det lokale demokrati. KRDs arbeidsgruppe peker på en lang rekke forbedringspunkter i den kommunale egenkontroll. Disse vil i varierende grad ha gyldighet for egen kommune. En kan imidlertid ikke utelukke at egenkontrollen kan styrkes ytterligere. En vil anta at det med fordel kan arbeides for en klarere og bredere forståelse for de ulike elementene i revisjonsoppdraget. I tillegg vil en i tråd med tidligere anbefalinger råde kontrollutvalget til å ha et særlig fokus på rådmannens internkontroll. Kontrollutvalget kan vurdere hvorvidt en skal innføre en prøveordning med åpne dører under kontrollutvalgets møter. En eventuell slik prøveordning bør i så fall evalueres senest våren Saken legges med dette fram kontrollutvalget til diskusjon i møte. SAK 014/10 RAPPORT ETTER GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLER 2. HALVÅR 2009 Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget Paul Stenstuen 014/ Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget tar rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår 2009 til orientering 2. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp de avdekkede forbedringspunkter. Vedlegg Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2. halvår Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Rapporten omfatter en gjennomgang av møteprotokoller fra avholdte møter i formannskapet og kommunestyret 2. halvår Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Den politiske hensiktsmessigheten ved vedtak skal ikke vurderes. Revisor har enkelte merknader, se vedlagt rapport.

16 Revisor finner etter en helhetsvurdering at saksbehandlingen er bra, men tilføyer at kommunen har et forbedringspotensial i kvalitetssikring av de økonomiske konsekvensene i del saker før de legges fram for politisk behandling. Vurdering En slutter seg til revisors anbefaling. Steinkjer Paul Stenstuen Kontrollsekretær