Mamut datax Software. Introduksjon til Mamut datax Software

Transkript

1 Mamut datax Software Introduksjon til Mamut datax Software

2 2002 Mamut. Alle rettigheter. Mamut er registrert varemerke av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf: , Fax: Internett: E-post: Support: Mamut datax Software Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf: , Fax: Internett: E-post: Salg: Mamut datax Software Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf: , Fax: Internett: E-post: Versjon: Partnr DX. DOC.INT.003.N

3 Velkommen til Mamut datax Software Gratulerer med ditt nye Mamut datax Software program. Dette introduksjonsheftet gir deg en kort innføring i de muligheter som Mamut datax Software gir deg. Du vil få en rask og enkel oversikt over hvordan du skal navigere i programmet og hvordan du skal installere dette. Mamut datax Software består av en rekke moduler. Hvilke moduler som er tilgjengelige, avhenger av hvilket program du installerer. Du vil derfor kunne oppleve at det enkelte funksjoner som beskrives ikke finnes i det programmet du har kjøpt. Ønsker du en mer dyptgående informasjon om de ulike modulene i ditt Mamut datax Software-program, finner du dette i brukermanualene i menyen inne i programmet. Vi vil også minne om vår Internettside Her vil du finne svar på problemstillinger knyttet til Mamut datax Software og du kan enkelt søke deg frem til løsningen på de spørsmålene du har, 24 timer i døgnet. Vi er overbevist om at du vil få stor nytte av programmet du har mottatt. Lykke til med Mamut datax Software!

4

5 Innledning I denne introduksjonsveiledningen finner du den informasjonen du trenger for å installere datax og starte programmet for første gang. Du finner også en kort presentasjon av de ulike modulene som finnes i datax. Ønsker du en brukermanual som tar for seg hver enkelt modul i detalj, velger du Brukermanual fra den øvre menylinjen inne i dataxprogrammet. Her ligger det én manual for hver modul programmet ditt inneholder. Disse kan det lønne seg å skrive ut slik at du har noe å støtte deg til som ny bruker. Viktig! I dette heftet og i brukermanualene er det tatt utgangspunkt i funksjonaliteten som finnes i de mest omfattende programseriene (Faktura Pluss, Privatøkonomi Pluss etc.). Dersom du oppdager at du ikke har enkelte av funksjonene som beskrives, er trolig årsaken at du har kjøpt et enklere produkt (for eksempel Standard eller Basis). Innhold Produktnøkkel og M-Code Hva er en produktnøkkel? 1 Installasjon Installasjon av programfiler 2 Startbildet Innstillinger Generelle innstillinger 18 Posttabell 20 Sikkerhetskopi 22 Passord 23 Brukerstøtte 24 Farger 25 Presentasjon av modulene Næringsregnskap 26 Faktura 28 Reiseregning 30 Privatregnskap 31 Skatt 32 Verdipapir 33 Simulere 34 Kontaktregister 35 Inventar 36 Økonomisk dagbok 37 Medlemsregister 38

6

7 Produktnøkkel og M-Code Hva er en produktnøkkel? Produktnøkkelen du mottar er unik og gir deg tilgang til en fullversjon av programmet. Den bestemmer også hvilken programversjon som installeres. Produktnøkkelen brukes i disse tilfellene: Du er ny kunde og skal benytte programmet for første gang. Du må installere programmet på nytt. Du må ha en produktnøkkel for å kjøre en fullversjon av programmet. Denne registrerer du i registreringsskjemaet som åpnes ved første gangs oppstart av programmet. Hvis du ikke har produktnøkkelen for hånden, kan du alternativt installere en evalueringsversjon først og registrere nøkkelen via Hjelp-menyen inne i programmet senere. Velg Hjelp Brukerinformasjon, deretter følger du veiviseren som åpnes helt til du kommer til siste steg hvor du skal registrere produktet. Hva er M-Code? Under installasjonen av programmet får du anledning til å registrere en såkalt M-Code. Denne koden har ingenting med produktnøkkelen å gjøre, og den er heller ikke unik slik som produktnøkkelen er. M-Code alene gir ikke tilgang til fullversjon av programmet. Koden inneholder informasjon om hvilket produkt som skal installeres, og om hvordan du som kunde har skaffet produktet. Selve nummeret består av tre deler (for eksempel A ). Hvor finner du produktnøkkel og M-Code? Eksisterende kunder: På klistrelappen som forsegler produktpakken. Nye kunder: Produktnøkkelen står på lisensbeviset og M-Code på innsiden av CD-coveret. 1

8 Installasjon Installasjon av programfiler Følg disse stegene for en problemfri installasjon av produktet på datamaskinen din. Sett CD en inn i CD-ROM-spilleren din. Dersom ikke menyen åpnes automatisk etter noen sekunder, klikker du på Start-knappen nederst til venstre i skjermbildet. Deretter velger du Kjør og skriver inn X:Setup (bytt ut X med navnet på CD-ROM-spilleren din). Menyen vil da åpnes med følgende bilde: Merk! Dersom du har installert et datax-program tidligere, er det mulig at vinduene for å velge språk og å registrere M-Code ikke åpnes. Velg ønsket språk for installasjonen og klikk OK. I neste vindu skriver du inn M-Code og klikker OK. Hvis du ikke har noen M-Code, klikker du bare OK. Klikk videre på Installer Mamut datax Software for å starte installasjonen. Det neste som åpnes, er et velkomstvindu (se nedenfor). NB! Hvis du ikke skriver inn M-Code, kommer du først til et vindu hvor du velger hvilken produktserie som skal installeres. Deretter må du velge hvilken produktgruppe og hvilket program du ønsker å installere før du kommer til velkomstvinduet. Grunnen er at M-Code gir detaljert informasjon om hvilket program du har, noe du må oppgi selv hvis du ikke bruker en slik kode. 2 Introduksjon

9 Tips! Hvis du angrer på valg du gjør i de ulike vinduene, har du i mange tilfeller mulighet til å gå tilbake og gjøre endringer ved hjelp av Tilbake-knappen. Les instruksjonene i velkomstvinduet. Dette er første trinn av veiviseren som vil lede deg gjennom resten av installasjonen. Klikk på Neste når du har lest ferdig. I neste bilde presenteres lisensavtalen mellom deg og Mamut ASA. Klikk på Neste når du har lest og akseptert innholdet i denne. Du vil nå møte dette bildet: Installasjon 3

10 Her skal du velge hvor programfilene skal installeres. I rammen Målmappe er det allerede foreslått en mappe for dette. Det enkleste er å bruke denne, men du kan også velge en egendefinert mappe hvis du ønsker det. Denne må du i så fall bla deg fram til ved hjelp av knappen Bla gjennom. Når du har valgt ønsket mappe, klikker du på Neste. Hvis du vil lagre i mappen som er foreslått, klikker du bare på Neste med en gang. Nå åpnes et vindu hvor du velger hvilken programbehandlingsgruppe på Startmenyen du vil plassere datax-ikonet i: Her ser du alle programgruppene som allerede eksisterer i din Start-meny. Blant disse markerer du hvor du ønsker at datax-ikonet skal legges. La markeringen stå i avhukningsboksen hvis du vil Opprette en snarvei på skrivebordet. Klikk deretter på Neste. Neste vindu gir deg beskjed om at det nå er klart for å starte selve installasjonsprosessen. Klikk på Neste hvis du er tilfreds med valgene du har gjort i de foregående vinduene. 4 Introduksjon

11 La systemet jobbe seg ferdig. Dette kan ta litt tid. Du skal ikke foreta deg noe før du ser vinduet som sier at installasjonen er fullført. Velg eventuelt om du vil at programmet skal startes automatisk etter installasjonen før du klikker på Avslutt. Du er nå klar for første gangs oppstart av programmet. Dette er beskrevet i neste kapittel, Første gangs oppstart. Installasjon 5

12 Første gangs oppstart Merk! Når du starter programmet første gang, åpnes en veiviser som leder deg gjennom registrering og første gangs oppstart. Hvis du krysset av for Automatisk oppstart av programmet under installasjonen, skjer dette av seg selv og du kan starte rett på punkt 2. Hvis ikke starter du på punkt 1. Du kan starte programmet på to ulike måter: Du kan klikke på datax-ikonet som ligger på skrivebordet ditt hvis du valgte å opprette et slikt. Du kan åpne programmet via Start-menyen nederst til venstre på skrivebordet. Velg da Programmer (Programs) og klikk på dataxgruppen. Klikk så på datax-ikonet for å starte programmet. Du møter først et velkomstvindu. Les innholdet i dette og klikk på Neste. Registreringsskjemaet vil nå åpnes: NB! Feltene som er markert med stjerne MÅ fylles ut, mens de andre er valgfrie. Det kan uansett være praktisk å ha all informasjon registrert. Marker først om du er Næringsdrivende eller Privatperson i nedtrekkslisten Brukertype øverst i vinduet. Deretter fyller du ut informasjonen som kreves i de andre feltene. Klikk så på Neste. Følgende vindu åpnes: 6 Introduksjon

13 Tips! Det kan være lurt å registrere kundenummeret ditt samtidig med produktnøkkelen. Da vil du nemlig ha dette nummeret lett tilgjengelig ved henvendelser til datax. Du finner det da ved å velge Hjelp Om programmet fra den øvre menylinjen. I den øvre nedtrekkslisten markerer du hvilken programversjon du skal installere, og i feltene nedenfor skriver du inn Produktnøkkel og Kundenr. Klikk på Neste. Hvis du ikke skriver inn noen produktnøkkel, vil du få opp et vindu med spørsmål om du vil starte programmet som demoversjon. Hvis du svarer Ja til dette, installeres en evalueringsversjon av programmet. Denne kan du senere registrere fra Hjelp-menyen inne i programmet. Nå åpnes et vindu hvor du registrerer produktet ditt. Dette er nødvendig for å få tilgang til alle de verdifulle tjenestene fra Mamut datax Software, som programoppdateringer, online-support etc. Dette krever imidlertid at du har forbindelse til Internett. Klikk på knappen Registrer ditt produkt hos Mamut (sørg for at du er koblet opp til Internett først). Ønsker du ikke å registrere produktet, klikker du bare på Ferdig. Dersom du registrerer produktet, får du spørsmål om å velge online eller offline startside (se kapittelet Startbildet nedenfor). Nå åpnes startbildet til datax, men oppå dette ligger et mindre vindu hvor du skal opprette en klient. Det er nødvendig å opprette minst en klient med tilhørende opplysninger før programmet kan tas i bruk (se forklaring i neste kapittel: Opprettelse av Klient). Installasjon 7

14 Opprettelse av Klient En Klient brukes til å samle all informasjon om en husholdning, et firma eller en forening. Flere klienter kan være registrert i samme program, og det kan med fordel også opprettes en testklient for å prøve ut programmet. Informasjonen som samles i en Klient kan være alt fra faktura og regnskap for bedrifter til selvangivelse og privatlån for familier. Når klienten opprettes, registreres også hvilke personer som er knyttet til denne. Disse personene blir tilgjengelige i modulene som brukes for eksempel regnskap, nettbank eller selvangivelse. Merk! Selve begrepet Klient varierer i forhold til hvilket program du har kjøpt. I Næringsøkonomi, Faktura og Reise brukes Klient. I Privatøkonomi brukes begrepet Familie, mens det i foreningsprogrammene heter Forening. Både Klient, Familie og Forening har altså samme betydning, og forklaringen av Klient i dette kapittelet er relevant for samtlige program. Vinduet Velg/opprett klient åpnes automatisk ved første gangs oppstart. Det kan imidlertid også åpnes ved å velge Fil Ny/endre klient i startbildets øvre menylinje. 1 Klikk på Ny for å opprette klienten. Da åpnes et vindu hvor du skal fylle ut informasjon om denne: 8 Introduksjon

15 Merk! Listen med personer vises ikke i programmer som ikke krever registrering av personer, for eksempel Faktura og Totaløkonomi Basis. 1 2 Fyll først ut navn, adresse og poststed i den øvre delen av vinduet. I fanekortet Personer vises en oversikt over hvilke personer som er knyttet til klienten. Ruten vil derfor være blank den første gangen du jobber med klientinnstillingene. Klikk på Ny-knappen for å registrere en ny person. Da åpnes dette vinduet: Installasjon 9

16 Tips! Hvis du vil endre informasjon som allerede er registrert på klient eller person, kan du dobbeltklikke på denne i oversiktsvinduet. Da får du opp skjemaet og kan endre opplysninger i alle felt. Fyll ut de ulike feltene. Du er ikke nødt til å fylle ut feltet Personr., men hvis du gjør det, vil programmet vite om det er mann, kvinne eller barn som registreres. Dette vises ved hjelp av ulike symboler foran navnet i personoversikten (se ovenfor). Hvis du forsøker å registrere et ugyldig personnummer, vil du få beskjed om dette. Klikk OK når feltene er ferdig utfylt. Oversikten over personer tilknyttet klienten vil nå oppdateres. Hvis du ikke har fått spørsmål om det tidligere, vil du nå måtte velge enten Startside online eller Startside offline (les mer om dette i neste kapittel Startside). Klikk OK. 10 Introduksjon

17 Startbildet Startbildene i datax vil være de samme uavhengig av programversjonen du har. Her finner du mange viktige funksjoner, og for å kunne bruke programmet på best mulig måte er det viktig at du gjør deg kjent med mulighetene som ligger her. Nedenfor forklares startbildets ulike funksjoner i fem punkter. Forklaringen er i samsvar med nummereringen i bildet. Merk! Punkt 1, hovedvinduet i startbildet, fremstår i to ulike versjoner avhengig av om du jobber online eller offline. Det første bildet nedenfor viser Startside offline. Du velger hvilken variant du vil ha via Innstillinger eller fra nedtrekkslisten Startside. (Du må ha registrert programmet før du kan velge Startside online). Startside offline: Startbildet 11

18 Hovedvinduet er egentlig en nettleser som består av fire ulike snarveier til sentrale tjenester: Kom i gang, Velg klient, Webcheck og Brukerstøtte. Når du klikker på Kom i gang, vil du finne en enkel oversikt over modulene og hvordan du navigerer i disse. Tips! Du vil alltid kunne se hvilken klient du arbeider med øverst i høyre hjørne. Via denne snarveien bestemmer du hvilken klient du skal jobbe med i programmet, eller du oppretter nye klienter. Tips! Når du har brukt en av snarveiene i hovedvinduet og ønsker å gå tilbake til startbildet, kan du klikke på knappen Gå til startsiden. Webcheck gjør at du til enhver tid kan ha den mest oppdaterte programversjonen som er tilgjengelig. Når du klikker her, vil det automatisk bli sjekket om det for tiden finnes en oppdatering til programmet ditt. Du vil aller først få opp et vindu med informasjon om hva som vil skje. Når du har lest dette og klikker OK, vil programmet avsluttes og et nytt program starte opp. NB! Du må har registrert programmet før du kan bruke Webcheck. Her kommer du direkte til datax Kundesenter på Internett. Når du registrerer deg i kundesenteret, kan du bl.a. søke i en database av ofte stilte spørsmål, eller du kan stille egne spørsmål og få svar på disse. 12 Introduksjon

19 Startside online: 1 Det er kun det store feltet til høyre i startbildet som er annerledes i Startside online. Nettleseren består av tre ulike valg: Home, mysupport og myaccount. Under Home finner du lenker til nyheter og brukertips (vist ovenfor). Velger du i stedet mysupport, kommer du til brukerstøttesidene på Internett. Klikk på myaccount for informasjon om din programversjon. Startbildet 13

20 I venstre kant finnes også en rekke snarveier. Det er alltid disse syv knappene som vil vises i startbildet, men når du går inn i en annen modul vil du se andre knapper i denne rekken av snarveier. Her finner du en kort forklaring av hver funksjon. Innstillinger er imidlertid et så viktig og omfattende element at dette er beskrevet i et eget kapittel nedenfor. Denne snarveien hjelper deg å ta sikkerhetskopi av dataene du har registrert i programmet. Når du klikker her, åpnes et vindu hvor du kan velge hvilken mappe du vil lagre kopien i. Klikk Start, og sikkerhetskopieringen vil begynne. Ved hjelp av denne funksjonen kan du tilbakekopiere en sikkerhetskopi du allerede har tatt. Du vil få opp et vindu der du angir hvor sikkerhetskopien ligger. Tilbakekopieringen begynner når du klikker på Start. NB! Ved tilbakekopiering vil du ikke kunne finne navnet på filen, du velger bare riktig katalog. Når du klikker her, åpnes hovedsiden til datax Software på Internett med informasjon om produkter, kurs og brukerstøtte. Tips! Det kan være lurt å ta en sikkerhetskopi hvis du nettopp har registrert viktige eller omfattende data i programmet. Her kommer du direkte til datax Kundesenter på Internett. Når du registrerer deg i kundesenteret, kan du bl.a. søke i en database av ofte stilte spørsmål, eller du kan stille egne spørsmål og få svar på disse. Du kommer direkte til spørsmål og svar-tjenesten til datax på Internett via denne snarveien. Webcheck gjør at du til enhver tid kan ha den mest oppdaterte programversjonen som er tilgjengelig. Når du klikker her, vil det automatisk bli sjekket om det for tiden finnes en oppdatering til programmet ditt. Du vil aller først få opp et vindu med informasjon om hva som vil skje. Når du har lest dette og klikker OK, vil programmet avsluttes og et nytt program starte opp. 14 Introduksjon Herfra foretar du de generelle innstillingene for programmet. I kapittelet Innstillinger nedenfor beskrives og forklares dette nærmere.

21 Når du klikker på pilen til høyre i feltet hvor det står Start, vil du få fram en nedtrekksliste som viser hvilke moduler programmet ditt inneholder. Viktig! I dette heftet og i brukermanualene er det tatt utgangspunkt i funksjonaliteten som finnes i de mest omfattende programseriene ( Faktura Pluss, Privatøkonomi Pluss etc.) Dersom du oppdager at du ikke har funksjonene som beskrives, er trolig årsaken at du har kjøpt et enklere produkt (for eksempel Standard eller Basis). Tips! Du finner en introduksjon til de ulike modulene i kapittelet Presentasjon av modulene nedenfor. En detaljert gjennomgang vil du imidlertid finne i manualene som du kan lese hvis du klikker på Brukermanual øverst til høyre i startbildet. Herfra velger du hvilken modul du vil jobbe med. Klikk på ønsket alternativ, og modulen vil åpnes. Da vil du se at snarveiene nedenfor endres. De vil nå bestå av funksjoner som tilhører den aktuelle modulen. Klikk på denne når du vil tilbake til den forrige siden du var på i programmet. Klikk på denne når du vil gå en side fram. Klikk på denne knappen når du vil tilbake til startsiden. Startbildet 15

22 Den øvre menylinjen vil alltid være tilgjengelig uansett hvor du befinner deg i programmet. Innholdet i disse fire menyvalgene vil imidlertid variere i de forskjellige modulene. Denne beskrivelsen gjelder Startbildet. Brukermanualer Under menyvalget Brukermanual finner du linker til brukermanualer for de modulene programmet ditt inneholder. Disse kan være til god hjelp hvis du ikke har brukt programmet så mye, eller hvis du står fast et sted. Fil via dette menyvalget kan du opprette ny/endre bruker (klient), du kan komme til skriveroppsett, og du kan avslutte programmet. I tillegg kan du foreta sikkerhetskopiering/tilbakekopiering. Dette fungerer nøyaktig på samme måte som forklart i forbindelse med snarveiene under punkt 2 ovenfor. Gå til i denne menyen finner du alle modulene som programversjonen din inneholder. Det er nøyaktig det samme om du tar deg fram til modulene via denne Gå til-menyen, eller om du bruker nedtrekkslisten øverst til venstre i hovedvinduet (se punkt 3 ovenfor). Verktøy her finner du en vanlig kalkulator (standard Windows-kalkulator) og en valutakalkulator. Brukermanual gir deg én brukermanual for hver modul programmet ditt inneholder. Her finner du forklaringer og beskrivelser til hjelp og støtte under arbeidet ditt. Hjelp en meny som gir deg enkel tilgang til ulike hjelpefunksjoner, både brukerstøtte, nyheter og annet du kan ha bruk for. Velg hvilken type startside du vil bruke i nedtrekkslisten Startside. 16 Introduksjon

23 Innstillinger Når du klikker på Innstillinger blant snarveiene til venstre i startbildet, vil vinduet Innstillinger åpnes. Dette vinduet består av seks ulike knapper: Generelle innstillinger, Posttabell, Sikkerhetskopi, Passord, Brukerstøtte og Farger. Du åpner disse innstillingene ved å klikke på den aktuelle knappen. Nedenfor følger en forklaring av disse innstillingene. Klikk på den innstillingen du vil endre. Se kapitlene nedenfor for videre forklaring av den enkelte. Innstillinger 17

24 Generelle innstillinger Her kan du fastsette noen overordnede innstillinger for hvordan programmet skal fungere. Du er strengt tatt ikke nødt til å foreta deg noe i dette innstillingsvinduet, men det gir deg mulighet til å sette opp programmet slik at det passer deg enda bedre. Merk! Endringer du foretar her, vil ikke ta effekt før du har startet programmet på nytt. Tips! For en forklaring av Startside online og Startside offline, se kapittelet Startbildet ovenfor. 18 Introduksjon

25 Marker avhukningsboksen Velg automatisk sist brukte klient hvis du vil slippe å velge klient fra listen hver gang programmet åpnes. Dette vil for eksempel være aktuelt dersom du har opprettet flere klienter, men i en periode kun jobber med en av disse. Dersom du markerer denne boksen og allikevel vil jobbe med en annen klient, velger du Fil Ny/endre klient fra den øvre menylinjen i startbildet, eller fra valget Velg klient hvis du bruker Startside offline. Da åpnes listen med oversikt over de ulike klientene, og du kan velge en av disse. Du kan selvfølgelig også gå inn og fjerne markeringen ved å klikke en gang til i avhukningsboksen. Du kan markere Velg siste valg innenfor modul hvis du ønsker at programmet automatisk skal starte modulene der du sist var da du jobbet med modulen. Dermed vil du slippe å selv huske hvor du var sist du arbeidet i programmet. Marker Startside online hvis du har registrert programmet ditt og har tilgang til Internett. Velg Startside offline hvis du ikke har Internettilgang eller uansett ønsker en slik startside. Venstremeny - Vanlig venstremeny er den du møter når programmet åpnes for første gang. - Liten venstremeny tar mindre plass og inneholder mindre ikoner. - Valg av Ingen venstremeny innebærer at du må bruke den øvre menylinjen i programmet hver gang du skal forflytte deg mellom ulike moduler. Velg til slutt hva slags Venstremeny du ønsker. Når du er fornøyd med innstillingene, klikker du OK. Innstillinger 19

26 Posttabell Når du klikker på Posttabellknappen, åpnes en liste med oversikt over postnumre og kommuner i Norge. I utgangspunktet skal alle være registrert, men det er også mulighet for å opprette nye og endre/slette eksisterende. Du behøver i utgangspunktet ikke foreta noen spesielle innstillinger i dette vinduet. Tips! Du kan søke fram poststeder via feltet Søk på Postnr. øverst til høyre. Klikk først på overskriften Postnr., Poststed, Komm.nr. eller Kommunenavn øverst i listen, avhengig av om du vil søke etter navn eller nummer. Skriv deretter inn søkeordet/-sifferet og trykk på <TAB>-tasten. Klikk på Ny hvis du vil legge til et poststed i listen. Da åpnes vinduet Ny/endre poststed (se nedenfor). Marker linjen du vil endre og klikk på Endre dersom du vil forandre opplysninger. Da åpnes vinduet Ny/endre poststed (se nedenfor). Marker linjen du vil slette og klikk på Slett-knappen hvis du ønsker å fjerne et poststed fra listen. 20 Introduksjon

27 Fyll ut eller rediger feltene slik det passer deg. I nedtrekkslisten Fradrag kan du markere Finnmarksfradrag eller Oslofradrag dersom det er aktuelt. Klikk OK når du er ferdig. Klikk på Lukk for å lukke Posttabellen. Du kommer da tilbake til hovedvinduet for Innstillinger. Innstillinger 21

28 Sikkerhetskopi Klikk på Sikkerhetskopi i hovedvinduet for Innstillinger. Da kan du fastsette hvilken katalog som sikkerhetskopiene du tar skal lagres i. Du har mulighet til å overstyre dette valget hver gang du tar sikkerhetskopi, men det er katalogen du velger her som blir foreslått hver gang. Dette er en standardkatalog som programmet oppretter for deg automatisk. Vi anbefaler at du benytter deg av denne i tillegg til disketter. Klikk på søkeknappen til høyre for feltet Standard katalog for å angi en annen plassering, eller la den foreslåtte katalogen bli stående. Du anbefales å la markeringen for Spørsmål om sikkerhetskopi ved avslutt bli stående. Da vil du alltid bli minnet om dette hver gang du lukker programmet. Klikk på Avansert for avanserte innstillinger. I vinduet som da åpnes, kan du velge å ikke ta sikkerhetskopi av kurshistorikk og reiseregning/kjørebok. Dette vil gjøre at sikkerhetskopieringen går raskere. Klikk til slutt OK. 22 Introduksjon

29 Passord Programmet er i utgangspunktet ikke passordbeskyttet. Dette kan du imidlertid endre ved hjelp av denne innstillingsfunksjonen. Hvis du ikke ønsker å bruke passord i programmet, behøver du ikke gå inn i denne innstillingen i det hele tatt. Klikk på Passord-knappen i Innstillingsvinduet. Da åpnes vinduet Bruk av Passord. NB! Hvis du glemmer passordet ditt: Kontakt brukerstøtte pr e-post: support@datax.no eller pr. telefon: tlf.: Marker avhukningsboksen Bruk passordbeskyttelse. Da blir feltene Nytt passord og Bekreft passord nedenfor aktive. Fyll så ut passordet en gang i hvert av disse feltene. Klikk OK og du kommer tilbake til Innstillingsvinduet. Innstillinger 23

30 Brukerstøtte Når du har registrert brukernavn og passord for innlogging til datax brukerstøttesystem, vil du komme direkte inn i brukerstøttesystemet uten å måtte oppgi dette på nytt. Du kommer til brukerstøtte på en av følgende måter: - Klikk på det midterste fanekortet, mysupport, i Startside online. - Klikk på Brukerstøtte blant snarveiene til venstre i programmets startbilde. - Gå til Skriv inn Brukernavn og Passord og klikk OK. Merk! Du får brukernavn og passord tilsendt når du registrerer deg i kundestøttesystemet på Internett. 24 Introduksjon

31 Farger Gjennom Farger kan du bestemme om du vil ha grå eller blå farge på programmets topp- og venstremeny. Marker ønsket fargevalg og klikk OK. Innstillinger 25

32 Presentasjon av modulene Viktig! I dette heftet og i brukermanualene er det tatt utgangspunkt i funksjonaliteten som finnes i de mest omfattende programseriene (Faktura Pluss, Privatøkonomi Pluss etc.) Dersom du oppdager at du ikke har funksjonene som beskrives, er trolig årsaken at du har kjøpt et enklere produkt (for eksempel Standard eller Basis). Næringsregnskap I modulen Næringsregnskap kan du jobbe med flere regnskap. Du velger hvilket regnskap du vil jobbe med hver gang modulen åpnes. Næringsregnskap har sju ulike snarveier i venstre kant av skjermbildet som utgjør selve innholdet i modulen. Her kan du jobbe med årsoppgjør, budsjett, næringsoppgave, reskontro, hovedbok m.m. Nedenfor finner du en kort forklaring av hva de ulike snarveiene inneholder. En detaljert gjennomgang av modulen finnes i egen brukermanual. Hvordan kommer du dit? Velg Næringsregnskap i nedtrekkslisten øverst til venstre i startbildet. Du kan også velge Gå til Næringsregnskap fra den øvre menylinjen. Status vil åpnes automatisk når du velger denne modulen. Her får du en total oversikt over det aktuelle regnskapet, hva som er registrert av inntekter og utgifter osv. Ved å åpne Bilag kommer du til et skjema for bilagsføring. I Budsjett kan du legge inn budsjett på kontoene dine. I tillegg finner du en oversikt over hva som er budsjettert og ført på hver enkelt konto i fjor sammenlignet med i år. I Kunde/leverandør registrerer du informasjon om kunder og leverandører du samarbeider med. Informasjonen som registreres her, finner du også igjen i Fakturamodulen. Ved hjelp av Forfallsbok holder du oversikt over fordringer. Du kan velge om du vil se regninger med forfall fram til i dag, neste syv dager, neste 30 dager eller samtlige. 26 Introduksjon

33 Her finner du de sentrale regnskapsinnstillingene, blant annet knyttet til bilagsregistrering. Det er viktig å gå gjennom disse innstillingene før du begynner å bruke modulen for fullt. Herfra kan du skrive ut ulike rapporter i forbindelse med regnskapet, for eksempel saldo-oversikt, budsjett, kontoplan m.m. Presentasjon av modulene 27

34 Faktura I Fakturamodulen kan du jobbe med flere selvstendige fakturabøker hvis du ønsker det. Når du åpner modulen, får du opp et vindu hvor du velger hvilken fakturabok du vil åpne. I disse bøkene kan du holde fullstendig oversikt over alt som har med fakturering og purringer å gjøre. Du har store muligheter til å bestemme forskjellige detaljer og innstillinger knyttet til faktureringen. Dersom du også har en regnskapsmodul, gir integrasjonen mot denne deg mange fordeler. Flere av opplysningene og innstillingene du foretar i Fakturamodulen, vil nemlig automatisk oppdateres mot Regnskapsmodulen. Hvordan kommer du dit? Velg Faktura i nedtrekkslisten øverst til venstre i startbildet. Du kan også velge Gå til Faktura fra den øvre menylinjen. Når du åpner Fakturamodulen, kommer du først inn i dette statusvinduet. Her kan du se status for alle registrerte fakturaer. For å komme tilbake til Status etter å ha registrert opplysninger i andre deler av modulen, klikker du bare på denne snarveien igjen. Her registrerer du alle varer med tilhørende informasjon om pris, gruppe m.m. Varene vil vises i et eget oversiktsvindu etter hvert som de registreres. Du har også mulighet til å søke/sortere vareoversikten, noe som er en stor fordel etter hvert som det begynner å bli mange registrerte varer. Under Kunde/leverandør kan du holde oversikt over kunder og leverandører i et eget register. Vesentlig informasjon om adresser, kontaktpersoner, betalingsinformasjon og lignende registreres her. Hvis fakturaboken er koblet til et regnskap, blir kundeinformasjonen automatisk oppdatert der. Her kommer du inn i registeret med oversikt over alle ordre. Du har også to ulike filtreringskriterier du kan bruke for at vinduet skal vise den informasjonen du er interessert i. Det er mulig å opprette både gruppefakturaer og enkle fakturaer. 28 Introduksjon

35 Betalingsoppfølging gir deg en oversikt over ubetalte, betalte og delbetalte fakturaer. For at fakturaen skal komme med her, må den imidlertid være skrevet ut og godkjent først. Du kan registrere fakturaer som betalt, noe som også vil oppdateres i regnskapsmodulen hvis du har en slik. Etter forfallsdato får du også forslag til purringer. Under Innstillinger kan du redigere sentrale firmaopplysninger som betalingsbetingelser, kontonumre og nummerserier. Du kan også registrere/endre opplysninger om ulike avdelinger og prosjekter som utgjør egne kolonner i ordreregistreringen. I tillegg kan du registrere/endre ulike varegrupper som du bruker under vareregistreringen. Via Rapporter har du tilgang til mange utskriftsmuligheter. Ved hjelp av filtre kan du bestemme nøyaktig hva du vil ha utskrift av. Presentasjon av modulene 29