REFERAT. Styringsgruppe Campus Kalvskinnet - seminar

Transkript

1 REFERAT Styringsgruppe campus Kalvskinnet - seminar Caverions lokaler, Granåsv. 15, Styringsgruppe Campus Kalvskinnet - seminar Til stede: Camilla Trud Nereid (Dekan ALT) Helge Klungland (Rektor) Martha Torvik (Organisasjonsdirektør) Sølvi Karlsen (for Studiedirektør) Morten Thoresen (Kommunikasjonssjef) Hanna Maria Jones (Kommunikasjonsrådgiver) Per Borgersen (Dekan AITel) Einar Hjorthol (Dekan AFT) Karen Marie Skaret (Studentrepresentant) Magnus Bjerke (Nestleder Studentparlamentet) Christian Brødreskift (Campusdirektør) Agenda: Innledning: Forventninger, mål for dagen Muligheter i Teknologibygget. Vi ser på konkrete løsninger for blant annet o Klima/innemiljø o Funksjonstilpassede arbeidsplasser Campus Kalvskinnet : Hvilke endringer ønsker vi å få til når vi bygger nytt? Verksted: Konkretisere aktiviteter Vedlegg: Presentasjon fra møtet Oppsummering fra verksted Muligheter i Teknologibygget Caverion er teknisk totalentreprenør for teknologibygget og rammeavtalepartner for HiST på AVutstyr. Flere av tekniske og fysiske løsninger som er planlagt inn i prosjektet brukes av Caverion i dag, og styringsgruppen ble gjort kjent med disse gjennom presentasjoner og befaring i Caverions lokaler. Herunder: Klimatak muligheter for individuell/soneinndelt styring av ventilasjon/lufttilførsel/temperatur som også kan styres i sammenheng med styring av lys, solblending m.m. Lydløs ventilasjon. Modulbasert teknikk som gir stor fleksibilitet for å endre kontorlokaler etter behov i arbeidsmåte, oppgaver og organisering av arbeidet. Funksjonsbaserte arbeidsplasser en kombinasjon av cellekontor, flermannskontor, landskap, åpne og lukkede. Caverion endrer etter sammensetning i team og endring i prosjekter og arbeidsoppgaver. Møterom med mye glass muligheter i forhold til blending, AV/IKT-utstyr, layout Utforming av gang/fellesarealer utsmykning og møblering. Planter som lyddemper i hall. Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag NO-7004 Trondheim Besøksadresse: Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

2 Side 2 av 2 Konklusjoner og anbefalinger fra Caverion: Den største usikkerhetsfaktoren i prosjektet er manglende beslutninger. Tydelige beslutninger fra alle aktører og på alle nivå er avgjørende i prosessen. Viktig at HiST beskriver godt hva vi skal ende opp med (funksjonalitet), så er det Caverions jobb å løse det teknisk. AV/IKT-utstyr må planlegges tidlig: Alt fra integrering i infrastrukturen (føringsveier/kabler/nettverk/uttaksplasserng) til layout på undervisningsrom og møterom i fht lys og møblering/funksjonalitet Befaring gir innblikk i muligheter, alternativer, funksjonalitet og fleksibilitet når det gjelder utforming av kontorløsninger. Oppsummering (ved Kommunikasjonssjef) Oppsummerende punkter fra diskusjoner og gruppearbeid 1. Styringsgruppa ønsker større klarhet i hvem som bestemmer hva og på hvilket nivå. Inkludert forventningene til hva styringsgruppa skal fatte vedtak om. 2. Hvem skal ivareta prioriteringer, vurdering omkring utstyrsinnkjøpene. Konklusjon: Stor tillitt og tilslutning til at økonomidirektøren tar denne jobben, med en sammensatt gruppe rundt seg. 3. Viktig at beslutningene som tas i campus forankres ute i organisasjonen utover de formelle gruppene. Dette må i vesentlig grad skje i linja. 4. Ut fra omfanget av alle prosesser som nå pågår i regi av campus, ble det reist spørsmål om ikke det bør trekkes inn eksterne ressurser evt omprioriteres innad på HiST. Kommunikasjon: Enkle klare budskap som alle ledere på alle nivå kan benytte. Å kommunisere til grupper på deres eget språk er et linjeansvar Skape forståelse for prosessen er viktig. Fortelle hva som skjer på ledernivå og hvilke diskusjoner som går for å unngå spekulasjoner. Vi bør vurdere hvordan vi i det videre tenker og involverer rundt de aspektene ved flytting som de fleste har meninger om (de «daglige» spørsmålene som betyr mye for trivsel. Generelt: Viktig å bemerke at tillitsvalgte burde prioritert dette møtet. Spesielt hadde det vært nyttig at tillitsvalgte i lys av diskusjoner i organisasjonen vedrørende kontorløsninger hadde deltatt i befaringen og fått innblikk i muligheter, alternativer, funksjonalitet og fleksibilitet når det gjelder utforming av kontorløsninger. Postadresse: Høgskolen i Sør-Trøndelag N-7004 Trondheim Besøksadresse: Trondheim E-post: postmottak@hist.no Web: Telefon: Org.nr.:

3 Styringsgruppe Campus Kalvskinnet Seminar

4 Agenda Kl : Muligheter i Teknologibygget. Løsninger for bla: - Klima/innemiljø - Funksjonstilpassede arbeidsplasser Kl : Forventninger, mål for dagen Kl : Lunsj Kl : Campus Kalvskinnet : Hvilke endringer ønsker vi å få til når vi bygger nytt? Kl : Verksted: Konkretisere aktiviteter

5

6 Campus Kalvskinnet 2014 HiST 2020 Fakultet og institutt Strukturdebatt Oppdragsbrev fra KD Administrasjonsgjennomgang Målbilde for campus Utdanningskvalitet Masterutdanninger... Faglig utvikling Forskningsstrategi Store kostnader til infrastruktur Hvorfor tar ledelsen de valgene de tar? Jeg mister cellekontoret mitt HVORFOR? Kart og terreng stemmer ikke! Jeg må ha... for å gjøre en god jobb Jeg vil diskutere oppgavene mine Hva er besluttet? Hvorfor har ikke jeg medbestemmelse? Hvem har bestemt og hvorfor? Hvordan involveres jeg? Det er ikke plass til alle! Styringsgruppen Ansatte

7 Campus Kalvskinnet 2018 Organisasjon: 2 fakultet og x antall institutt Økt FoU-aktivitet og publisering Faglige ressurser utnyttes på tvers til undervisning, forskning og formidling Aktiviteter gjennomføres på tvers i organisasjonen Studenter har mulighet til å ta emner på tvers av studiestrukturen All administrativ virksomhet ved høgskolen er gjennomgått Styrket samlet fagkompetanse innenfor realfag Økt internasjonalisering Økt samhandling innenfor utdanning og forskning og utvikling De administrative funksjonene er gjennomgått, dimensjonert og fysisk plassert ut fra studenter og ansattes behov Fysisk utforming: Lærerutdanning og Teknologi samlokalisert på Kalvskinnet Åpen, inkluderende campus med høy grad av aktivitet Endring av kontormiljø. Økt fokus på ulikheter i arbeidsplasser. Egne fagspesifikke identitetsarealer Alle undervisningsrom felles Større likhet i infrastruktur Teknologi: Ett bibliotek En kantine Flertallet av HiSTs PC-tjenester tilbys på studentenes eget utstyr Forbedret bruk av HiST-eide bærbare PCer Styrket trådløstnett Økt bruk av Lync og digitale samhandlingsverktøy for studenter HS-V-21/14: HiST 2020 HS-V-27/13: Målbilde og mandat for utvikling av Campus Kalvskinnet Plantegninger for byggeprosjektene IKT handlingsplan

8 VERKSTED

9 I 2018 har HiST Topp 3 viktigste endringer HiST har gjennomført i 2018

10 3 scenarier for bruk av brukerutstyrsmidler Scenario 1: Scenario 2: Scenario 3:

11 Det er en hindring at Hvilke hindringer står i veien for å gjennomføre endringene?

12 I grupper: Ranger hindringene (evt. suppler) Stor utfordring Middels utfordring Liten utfordring

13 Utføre... Gjennomføre... Planlegge... Informere Hvilke aktiviteter må HiST gjennomføre for å lykkes?

14 I grupper: Plasser aktivitetene i en tidsakse (evt. suppler)

15 Oppsummering

16 Topp 3 viktigste endringer HiST har gjennomført i 2018 Alle (hele verden) vet at vi er best HiST mer attraktiv enn noen gang HiST synlig i bybildet/midt-norge Alle (i Norge) vet hvor vi er HiST tydelig aktør i bybildet Større grad av faglig samhandling samarbeid 3. MMA møter med andre. Vi treffer andre enn de vi har sett før To motiverte fakultet i samme retning som administrasjon Student- og medarbeidertilfredshet Gode samhandlingsarealer mellom ansatte og studenter 2. MMS møteplasser med studentene «lavterksel» De som forsker viser frem forskninga si og involverer studentene i stor grad Løft for læringsmiljø for studentene Høy studenttilfredshet målbart Studenttilpasset campus Mer enn nok gode og varierte studentarbeidsplasser Campus er levende og kan brukes av studentene i alle døgnets timer 1. MML mye mer liv Åpen og inkluderende flerbrukscampus Studenter og ansatte kommer til campus fordi det er sosialt og utviklende å være der vi har mange fasiliteter Felles kultur Bedriftskulturen er robust Alle ansatte sier at de jobber på HiST, deretter hvilken avd. altså jobber sammen Felles HiST-kultur Alle som jobber i HiST jobber i HiST Medarbeidere som liker og er vant til endring Større fagmiljø lokalt Fleksible, tidsriktige teknologiløsninger Egnede funksjonelle arealer for vår virksomhet Bedre inneklima Bedre IKT-tjenester Plass til samskipnaden sine tjenester Ikke-privatiserte arbeidsplasser

17 Hindringer Stor utfordring Dårlig beslutningshastighet Beslutnings- 1)vegring 2)uklarhet Må ha enkle budskap Organisatoriske hindringer Organisatoriske strukturer Ansattes tillit til prosessene Forståelsen av medbestemmelse En medvirkningsprosess som ikke er forankret hos de ansatte Forskjellige kulturer Kommunikasjon om avgjørelser Middels utfordring Dårlig informasjonsdeling og motivering Manglende kunnskap om hverandre Faglige «særinteresser» «Trang» vi-følelse For liten endringsvilje Endrings- vilje og kompetanse Lojalitet til beslutninger Omkampkultur Økonomiske utfordringer Økonomi Liten utfordring Feil fokus ved innflytting i nytt kontor Tid til å rigge de gode prosessene Usikkerhet med hensyn til SAKS Slukes av NTNU

18 Hindringer Stor utfordring Informasjon hva er nytt jevnlig på intranett. Folk sitter ikke å leter etter hva som er nytt selv. KOMMUNIKASJON, tillit og forventninger, rolleavklaring, ryddig prosess Et godt kart som viser sammenhengene Korte relevante «infosnutter» vise alternativ og konsekvens 2. MLD mange lange diskusjoner (uten konklusjon) (og ikke konkret) Publisere i forkant. Hva skal bestemmes når? Ledergruppediskusjoner/referat viser ikke mangfoldet i argumenter Gamle vaner flytter med som nissen på lasset Ulike avdelinger/kulturer/arb.miljø har ulike agendaer/målbilde IQ SELVINNSIKT DØMMEKRAFT Rolleavklaring. Hva skal bestemmes av hvem når? Alternativ og konsekvenser klargjøres FØR beslutning Etter beslutning: Synliggjøre de argument som er lagt på bordet i ledelsens diskusjoner slik at ansatte får sett at «sine» synspunkter faktisk er sagt og hørt. Mindre energi går tapt på unødvendige misforståelser Middels utfordring Økonomi (prioritering) Lite endringsvillige ansatte i HiST. «Slik har vi alltid gjort det»-holdning Vi gjør feil valg eller vi får feil leveranser underveis Ansatte får fordeler som går på bekostning av studentareal. Liten risiko. Liten utfordring TIDSPERSPEKTIV. Langsiktige konsekvenser av dagens valg

19 Beslutningsunderlag som for eksempel kostnadskalkyler Innflyttingsfest! for studenter (og ansatte) Studentmedvirkning --> spør alle hvordan CK fungerer, hva kan forbedres? Utarbeide beslutningsstruktur ut fra prosjektplan (Ansvar: campus Beslutning: styringsgruppe) Studentkampanje, involvere den "vanlige" studenten i CK Det må lages et beslutningsstrukturtre som viser hvem som skal beslutte hva og når Stor risiko i at ingen dokumentasjon er gjenfinnbar for andre om noe skjer med Christian Vurdere hvor det kan leies inn ekstern hjelp for å erstatte campusdir. På spesifikke områder Vurdere kjøp av kompetanse i prosjektet for å dekke opp manglende kapasitet Ledergruppen må bruke sine arenaer til å koordinere våre oppfatninger av prosessen og budskap Lage en enkel oversikt over helheten i prosessen Det nedsettes en gruppe med faglig kompetanse på IKT, AV, ergonomi, bibliotek, lab. Adgang som anbefaler bruk av de 137 mill til STG. Ledes av øk.dir. og besluttes av STG. Andre endringer skjer utenfor vår kontroll Sortere ut hvilke beslutninger som trenger forankring i org.

20 Hvilke beslutninger må vies mer oppmerksomhet? Christian foreslår Ingrid leder 137 mill. gr. Gjennomføre pos. "gettogether" aktiviteter. Ansvar pers/org? Involvere studentene tungt! Ikke bare formelt men også med andre aktiviteter. Innflyttingsfest! Ledergr. bruker tid på å bearbeide budskap Sorter beslutningslisten og fordel beslutninger: Bygningsteknisk --> campus IKT/AV til egen gruppe Innhent noen kostnadsskisser/anslag for tilsvarende prosjekter som grunnlag for overordn. fordeling av utstyrsmidler. Når/hvem? Etablere klare budskap for ledelseskommunikasjon. Ansvar komm? Aktivitet: TYDELIG, FORUTSIGBAR FRAMDRIFTSPLAN MED ANSVAR FORDELT Hvilke diskusjoner går hvor = fortelle