O-sak 13/10 Arbeidsmiljøet ved ALT

Transkript

1 Til: AVDELINGSSTYRET Fra: DEKAN Saksframlegg ved: Kjell Hansen, organisasjons- og personaldirektør, HiST Dato: O-sak 13/10 Arbeidsmiljøet ved ALT Det vises til avdelingsstyremøtet den 25. mai 2010, sak O-10/10, der organisasjons- og personaldirektøren meldte inn en sak om vårens arbeid i arbeidsmiljøgruppa til neste avdelingsstyremøte. Denne følger under. Tillitsvalgtrepresentantene, tilsattrepresentanten og representanten fra seksjonslederne har i tillegg kommet med en egen skriftlig uttalelse i saken. Denne er lagt ved til slutt i saksframlegget. Innledningsvis minnes det om arbeidsmiljøgruppas mandat og sammensetting. Mandat: Skal videreføre den daværende styringsgruppas arbeid med håndtering av konfliktforhold som beskrevet i innspillene fra verneombudet (våren 2009) og i intervjurapporten fra Rokade (høsten 2009) Skal løpende evaluere hvordan det psykososiale arbeidsmiljøet ivaretas i avdelingen Gi råd/tilbakemelding til avdelingens ledelse om: Involvering, dialog og samspill med de tilsatte i beslutningsprosesser Kommunikasjonsformer og ledelseskultur Oppfølging og iverksetting av beslutninger som fattes Tilstrebe konkretisering i sin behandling av saker, også gjøre seg kjent med konkrete saksforhold i samråd med verneombudet Skal sette mål og milepæler for sitt arbeid Tidshorisont for referansegruppens arbeid skal være fram mot studiestart, høsten 2010 Sak O-13/10 Arbeidsmiljøet ved ALT

2 2 Gruppas sammensetting: - Organisasjons- og personaldirektør Kjell Hansen (leder, rektors representant) - 2 representanter fra de tillitsvalgte i tjenestemannsorganisasjonene - Knut Ole Lysø fra FF og Trond Hedde Bergh fra UF - 1 tilsattrepresentant fra vitenskapelig personale Camilla Stabel Jørgensen - 1 tilsattrepresentant fra seksjonslederne Torkel Haugan Hansen - Dekan Lasse S. Isaksen - Seniorrådgiver Sigmund Grimstad Både mandatet og sammensetting av gruppa, var oppe til diskusjon med hele personalet på en personaldag ved ALT i desember 2009, før de ble endelig fastsatt. Gruppa har hatt seks møter i løpet av våren. Møtene har vært preget av åpen dialog og tydelighet i meningsutvekslingen mellom medlemmene. En av de gjennomgående hovedsakene har vært MTMundersøkelsen og resultatene fra denne. Enkeltsaker har vært diskutert, så vel som bredere tema innenfor verdier, ledelse og sosialt samspill ved avdelingen. Referatene fra møtene er fortløpende lagt ut på avdelingens intranett. ( I gruppas møter har en særlig vært opptatt av å vurdere hvordan enkeltpersoner og grupper av tilsatte melder at de har opplevd at avdelingens ledelse i for liten grad følger opp viktige saker og gir respons på innspill som gis. Dette blir opplevd som dårlig personalbehandling og gir grobunn for at flere innen personalet mangler grunnleggende tillit til ledelsen. Dekanen har på sin side respondert i gruppa på at dette er et forhold han for egen del og sammen med sine ledere ønsker å ta fatt i gjennom lederutvikling og større fokus på god kommunikasjon med de enkeltpersoner og fagmiljøer som opplever det slik. Arbeidet i gruppa har i mindre grad kastet nytt lys over de foreliggende undersøkelsene fra Rokade og MTM-undersøkelsen, og det er som ventet ulike vurderinger av dette materialet fra henholdsvis arbeidstakerrepresentantene og ledelsens representanter i gruppa. Fra arbeidstakernes side legges det vekt på at de problemforholdene som beskrives fortsatt er tilstede og vanskelige i samarbeidet mellom ledelse og tilsatte. Ledelsen fokuserer på at det er flere tiltak og prosesser knyttet til faglig arbeid og utvikling av ny lærerutdanning som nå (våren 2010) er i godt gjenge, og oppleves å være preget av konstruktive samarbeidsforhold.

3 3 Det er videre tydelig at de to prosjektene organisering og styring og strategi har medført mye aktivitet og bred involvering blant de tilsatte. Konklusjonene i organisering og styring har vært forelagt avdelingsstyret og skal videre avklares med høgskolens sentrale ledelse for videre implementering. I sluttfasen av gruppas arbeid har en i felleskap tatt opp til behandling å sette opp en konkretisert handlingsplan for tiltak som skal bidra til å redusere noen av de arbeidsmiljøproblemene som fortsatt oppleves å foreligge i den daglige virksomhet ved avdelingen. Tiltakene ble i sist møte skissert på følgende måte: Sikring av god saksbehandling i personalsaker Lederopplæring Implementeringsstøtte for ny organisering og styringsstruktur Offensiv informasjon og oppmuntring til potensielle søkere av nye studielederstillinger Medarbeidersamtaler. Videre systematisering. Klare rutiner innenfor skriftlighet i forbindelse med møter. Passer bra å ta med dette når møtefora etc. skal gjennomgås. Gjennomgang av rutiner for svar på saker fra ledergruppen. Hvordan behandles saker - hvilke forventninger til svarfrister og framdrift kan man ha? Organisasjons- og personaldirektøren vil som rektors representant i arbeidsmiljøgruppa vurdere situasjonen slik: Arbeidsmiljøgruppas virksomhet har gitt både de tilsattes representanter og ledelsens representanter et mer utfyllende og konkret innblikk i de utfordringene som avdelingen har når det gjelder forholdene omkring både ledelsens kommunikasjon med enkeltpersoner og grupper av de tilsatte. Det samme gjelder de mange sprikende og vanskelige hensyn som skal avklares for å tilpasse avdelingens virksomhet til de økonomiske rammevilkårene og den nye organiseringen av lærerutdanningene. Begge deler har vært en betydelig påkjenning både for personalet og ledelsen ved avdelingen. Det er likevel ved slutten av vårsemesteret 2010 flere konstruktive prosesser i gang ved avdelingen, og gruppas innspill til konkrete tiltak kan på flere måter knyttes opp mot disse. Det er derfor grunn til å forvente at avdelingens eget videre arbeid med disse prosessene vil gi resultater som kan bedre arbeidsmiljøforholdene slik de oppleves både for de tilsatte og ledelsen.

4 4 På bakgrunn av dette vil organisasjons- og personaldirektøren trekke den konklusjon at avdelingens situasjon mht psykososialt arbeidsmiljø er i en utvikling som ikke lenger tilsier at det er behov for en slik ekstraordinær deltakelse fra høgskolens sentrale ledelse, som det dagens sammensetning i en dedikert arbeidsmiljøgruppe representerer. I forslagene til implementeringsplan for prosjektet organisasjon og styring er det nevnt at det organiseres en intern arbeidsmiljøgruppe ved avdelingen. Organisasjons- og personaldirektørens støtter dette forslaget og ønsker at arbeidet med det psykososiale arbeidsmiljøet videreføres gjennom dette tiltaket. Når det gjelder den foreslåtte handlingsplanen, vil det være aktuelt at dagens arbeidsmiljøgruppe under organisasjons- og personaldirektørens ledelse ferdigstiller denne før gruppa avslutter sitt arbeid. Noen kommentarer fra tillitsvalgtrepresentantene, tilsattrepresentanten og representanten fra seksjonslederne: Vi hadde en forventning om å følge opp mandatet gjennom å gi råd og tilbakemeldinger om blant annet kommunikasjonsformer og ledelseskultur som ville bli fulgt opp gjennom endret praksis hos ledelsen. Vi opplever ikke at gruppa har fungert i tråd med disse forventningene. Vi skulle derfor ønske at arbeidet med en konkret handlingsplan hadde vært en mer sentral del av gruppas arbeid, og det ble derfor reist som sak allerede i første møte og senere etterspurt i de fleste møter. I arbeidet med en slik handlingsplan hadde vi forventet at det ble utviklet en bredere og mer systematisk plan for involvering av hele personalet slik at arbeidsmiljøgruppa i større grad kunne fungere som et talerør for hele personalet inn mot ledelsen i forhold til konkrete parametre. Vi har også konkret foreslått en slik bred og systematisk involvering av hele personalet i de fleste møtene, uten at det har fått følger for gruppas arbeid. Ettersom vårt initiativ til slik bred involvering i forkant av første møte bare motvillig ble akseptert, har vi unnlatt å gjenta det. Blant annet på bakgrunn av at forslag til handlingsplan først nå begynner å bli konkretisert, er det vår opplevelse at det egentlige arbeidet i en arbeidsmiljøgruppe nå kan begynne å fungere i henhold til mandatet. Det er vår oppfatning at en arbeidsmiljøgruppe ved avdelingen også i fortsettelsen bør være forankret i HiSTs sentrale ledelse gjennom et medlem herfra.

5 5 Personalet har vært gjennom en arbeidsintensiv periode knyttet til utvikling og implementering av ny grunnskolelærerutdanning, men vi har ingen grunn til å tro at dette har hatt betydning for arbeidsmiljøproblematikken ved avdelingen. Som innspillene fra verneombud og intervjurapporten fra Rokade viser, oppsto disse problemene før dette arbeidet ble igangsatt. Vi ser fram til implementeringen av de forslag angående organisasjon og styring som er vedtatt av avdelingsstyret, og håper den nye ledelsen/ledelsesstrukturen vil bidra til å bygge opp tillit til avdelingens ledelse. *****