Fordi spørsmåla i skjema er generelt utforma, vil aktiviteten ved enkelte av einingane ikkje nødvendigvis bli fanga godt nok opp.

Transkript

1 1 av 11 HMS-avdelingen 2010/14288 Notat Til: Det medisinske fakultet Kopi til: Fra: HMS-avdelingen Signatur: HMS-årsrapport 2009 Ved NTNU har totalt 92 einingar ved hjelp av eit elektronisk spørjeskjema rapportert om HMSarbeid gjennomført ved eininga i Spørjeskjemaet er utforma med utgangspunkt i det som er definert som sentrale område i HMS-arbeidet for heile NTNU. Analysen er basert på eigenrapportert data frå einingane og har som mål å synleggjøre sentrale trekk ved aktiviteteten. Fordi spørsmåla i skjema er generelt utforma, vil aktiviteten ved enkelte av einingane ikkje nødvendigvis bli fanga godt nok opp. Skjemaet er under kontinuerleg revidering og HMS-avdelinga tar gjerne imot innspel frå fakultet og dei enkelte einingane i forhold til korleis det kan bli forbetra før rapporteringa for All innrapportert data er overført statistikkprogrammet SPSS for analyse. Oversikt over resultat for NTNU sett under eitt, er samanfatta i kapittel 3 i HMS-årsrapport 2009 for NTNU, sjå Ved Det medisinske fakultet (DMF) har følgjande åtte einingar rapportert: Fakultetsadministrasjonen Institutt for kreftforsking og molekylær medisin () Institutt for laboratoriemedisin, barne- og kvinnesjukdomar () Institutt for nevromedisin () Institutt for samfunnsmedisin (ISM) Institutt for sirkulasjon og bildediagnostikk () Kavli Institute for Systems Neuroscience () forskningssenter/ biobank Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Seniorrådgiver 7491 Trondheim E-post: Høgskoleringen Kirsti Godal Undebakke Geologibygget Telefaks Gløshaugen Tlf: All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

2 2 av 11 Rapporteringa frå DMF er generelt sett godt gjennomført. Årsrapporten gir oversikt over frekvensar, fellestrekk og forskjellar som kjem fram i rapportane frå dei ulike einingane ved DMF. På enkelte faktorar er fakultetet samanlikna med innsendt data frå DMF i 2008 og frå NTNU sett under eitt i Deltaking i arbeidet med HMS-rapporteringa ved DMF HMS-arbeid er formelt sett eit leiaransvar. Linjeleiar kan delegere oppgåver som ligg innafor det praktiske arbeidet vidare til andre personar ved eininga. Det blir i spørjeskjemaet ikkje konkret spurt kor det formelle ansvaret for HMS-arbeidet ved einingane ligg. Men ut frå dei utfyllande kommentarane kan det sjå ut til at ansvaret følgjer leiarlinja. Einingane har rapportert kven som har deltatt i registreringa av HMS-arbeidet. Berre ved og har instituttleiar vore med. Seks kontorsjefar og to seksjons-/avdelingsleiarar har deltatt. Med unntak av har alle verneombod deltatt i rapporteringa. Seks HMS-koordinatorar har hatt ansvaret for rapporteringa av innrapporteringsarbeidet. Ved og var ikkje HMSkoordinator med i dette. Det praktiske HMS-arbeidet er ofte delegert vidare til HMS-koordinatoren og i ein del tilfelle også verneombod. Desse personane organiserer HMS-rundar, risikovurdering, felles retningslinjer ved handtering av risikoavfall osv. Fleire av einingane har eigen stoffkartotekkontakt, laboratorie- og strålevernskoordinatorar. Tilsette blir inkludert i HMS-arbeidet ved at ulike problemstillingar blir tatt opp på institutt- og personalmøte og i medarbeidarsamtalar. Ved deltar også både mellombels tilsette og studentar på instituttmøta. Det blir også oppfordra til å ta kontakt med verneombodet for å melde inn eventuelle behov. Verneombod og HMS-koordinator er ved dei fleste einingane ansvarlege for å gjennomføre HMS-rundane. Ved og er studentrepresentantar med på desse. har tatt Innsida aktivt i bruk for å spreie informasjon om HMS-arbeidet ved eininga. I følgje Arbeidsmiljølova ( 2-2, og 6 i Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid) skal det ved samlokalisering bli inngått ei skriftleg avtale som regulerer forholdet mellom dei ulike einingane. Fem einingar deler lokale med andre: ISM Berre og har inngått skriftleg samordningsavtale. Aktuelle tema er: Avtale om separate verneområde Felles melding om avvik Felles avfallshandtering

3 3 av 11 Felles HMS-runde og brannøving Identifisering av og arbeid med utfordringar knytt til HMS-arbeid NTNU har i hovudsak fire ulike kartleggingsverktøy knytt til HMS-arbeid: HMS-runde, risikovurdering, medarbeidarsamtalar og NTNUs arbeidsmiljøundersøking. Sjå også Diagram 1 viser korleis dei tre første kartleggingsmetodane har blitt brukt ved DMF. Prosentdel av einingar DMF 2008 DMF medarbeidarsamtale HMS-runde risikovurdering Diagram 1 Brukte kartleggingsmetodar ved DMF 2008 og 2009 Det er berre ISM som ikkje gjennomførte medarbeidarsamtalar i Omfanget av gjennomførte risikovurderingar er det same som i Det har vore ei dobling i gjennomførte HMS-rundar. Fokus for HMS-arbeidet ved DMF Diagram 2 viser kva for fokus HMS-arbeidet hadde ved DMF i 2008 og Det er generelt sett ikkje nokon stor skilnad mellom 2008 og 2009.

4 4 av 11 Prosentdel av einingar Skjerming av personopplysningar/aktivitet/utstyr 34 Substitusjon Strålevern 34 Stoffkartotek Risikovurdering kjemikalie/gass Risikofylt aktivitet Elektrisk anlegg/utstyr 11 Brannvern 50 Beredskap Innkjøp 22 Avfall 78 Organisatoriske/psykososiale forhold DMF 2008 DMF 2009 Ombygging/nybygging Læringsmiljø - studentar 22 Inneklima Inkluderande arbeidsliv Hørselsskadeleg støy Helsefarleg støv Førstehjelpsytstyr 34 Ergonomi Biologisk materiale Belysning Arbeidsplass/-lokale Diagram 2 Fokus for HMS-arbeidet ved DMF 2008 og 2009

5 5 av 11 Ei av dei største endringane er auka fokus på arbeidsplass- og lokale. Det har og vore større fokus på nybygging og ombygging. Fokus på inneklima er mindre i 2009 enn i Ombygginga av St.Olav får konsekvensar for DMF, både i byggeperioden og i forhold til samlokalisering. Avfallshandtering vart ikkje rapportert som fokus for HMS-arbeidet i I 2009 har seks av åtte einingar rapportert dette som eit viktig tema. Sentralt i det praktiske HMS-arbeidet har vore: Kursing av tilsette i forhold til risikovurdering, stoffkartotek, laboratoriearbeid osv. Gjennomføring og systematisering av risikovurderingar. Farlege kjemikaliar og utstyr bytta ut med mindre farlege. Produksjonsprosessar erstatta med ferdige løysningar. Fokus på rutinar i forhold til innkjøp. Allmøte for alle tilsette. Tydeleggjøring av den enkelte si rolle og ansvar i HMS-arbeidet. Gjennomgang av arbeidsplassar og innkjøp av ergonomisk tilpassa kontorutstyr og hjelpemiddel. Tiltak i forhold til mugg i bygningsmasse og forbetring av ventilasjonsanlegg. NTNU som Inkluderande arbeidsplass NTNU har avtale med NAV om å vere ein Inkluderande Arbeidsplass (IA). Ein viktig del i denne avtalen er å sette i gang tiltak for å førebygge sjukefråvær og leggje til rette for at tilsette skal kunne kome tidlegare tilbake i arbeid etter sjukemelding, jf. Dei IA-tiltaka som blir trekt fram som viktige av einingane ved DMF er følgjande: Kartlegging av ergonomiske behov og innkjøp av hjelpemiddel. Utarbeiding av individuelle og fleksible arbeidsavtaler. Vurdering av arbeidsbelastning og eventuelt omfordeling av arbeidsoppgåver. Tilrettelegging av arbeidsoppgåver. Oppfølging av tilsette gjennom samtalar med leiinga. NAV har fungert som rådgjevar og har også gitt tilretteleggingsstøtte for delar av det HMS-retta arbeidet ved DMF. Fire tilsette vart delvis og tre heilt uføretrygda i løpet av Fire personar gjekk av med avtalefesta pensjon (AFP). ISM rapporterer ikkje i det heile tatt på spørsmålet om tiltak i forhold til å få tilsette tidlegare tilbake på jobb etter sjukmelding, i forhold til tilsette over 60 år eller dei med nedsett funksjonsevne. har ikkje rapportert noko i forhold til tilsette over 60 år eller dei med nedsett funksjonsevne. har ikkje rapportert i forhold til den siste gruppa tilsette. rapporterte at tiltak i forhold til ivaretaking av tilsette over 60 år eller dei med nedsett

6 6 av 11 funksjonsevne ikkje er relevante. Forklaringa på låg rapportering kan vere at desse einingane har få tilsette i desse gruppene. Fleire av dei innrapporterte tiltaka i forhold til IA-arbeidet er samanfallande med aktuelle tiltak i forhold til arbeidet med organisatoriske og psykososiale forhold. Ivaretaking av ytre miljø Effektivisering av innkjøp, redusert forbruk av vatn og energi, reduksjon i transport og avfall er sentrale satsingsområde i NTNU sitt miljøarbeid. For ytterlegare informasjon, sjå Aktuelle tiltak er å sette opp skrivarar med standard dobbeltsidig utskrift, å sikre at tilsette må bruke brukarkodar for å bekrefte utskrift og å leggje til rette for at studentar kan levere oppgåver elektronisk. NTNU har som mål å redusere papirforbruket. Diagram 3 viser at det har skjedd ei auking i forhold til praksisen med å sette opp skrivarane med standard dobbeltsidig utskrift ved DMF. Prosentdel av einingar DMF 2008 DMF Ikkje i det heile tatt I nokon grad I høg grad Diagram 3 Skrivarar satt opp med dobbeltsidig utskrift ved DMF i 2008 og 2009 I 2008 rapporterte to av einingane ved DMF at dei ikkje i det heile tatt hadde gjennomført dette tiltaket. Ingen rapporterer det same for Seks av åtte einingar ved DMF har i høg grad innført dette som standard. Einingane ved DMF har gjort dette i langt større grad enn ved NTNU totalt sett. Ingen av einingane ved DMF har innført systemet med brukarkode for å stadfeste utskrift. Heller ikkje i 2008 hadde nokon det. Ved NTNU sett under eitt svarer fem prosent at dei har innført dette som standard. Av dei einingane som har studentar, er det berre ved at all levering av studentoppgåver skjer elektronisk.

7 7 av 11 Einingane vart spurt om dei bidreg til å verne det ytre miljøet gjennom for eksempel tiltak for å redusere reiseaktivitet, vist i diagram 4. Eit tiltak kan vere å ta i bruk videokonferansar eller andre elektroniske møteformer i staden for å reise. Fakultetsadministrasjonen har ikkje endra praksis ved å bytte ut reising med alternative møteformer. Her blir det rapportert at dei har gått til innkjøp av utstyr som gjør det mogleg å ta i bruk videokonferansar og dermed redusere reiseaktiviteten i framtida. er den eininga som i høgast grad har erstatta reisene med alternative møteformer. Halvparten av møta blir gjennomført på anna vis. har på dette spørsmålet svart ikkje relevant. Resten av einingane har rapportert at dei i nokon grad har endra praksis. Prosentdel av einingar DMF 2008 DMF Ikkje i det heile tatt I nokon grad I høg grad Ikkje relevant Diagram 4 Reiser erstatta av videokonferansar og/eller andre elektroniske møteformer ved DMF 2008 og 2009 Andre tiltak som blir nemnt i forhold til å verne det ytre miljøet, er betre planlegging av innkjøp og kjeldesortering av avfall. Det ser ut til at forholda for å gå eller sykle til jobb ligg betre til rette for dei tilsette ved DMF enn ved NTNU totalt sett. For eksempel har sju av åtte einingar ved DMF dusj i bygget, mens berre 1/3 av einingane ved NTNU totalt sett har det. Tilgang til dusj og garderobe er også nemnt som eit tiltak som kan vere med på betre å leggje til rette for å gå eller sykle til jobb. Kjemikalie og farlege stoff For best mogleg å ta hand om tilsette og studentar, skal aktuelle einingar gjennomføre risikovurdering av bruk og handtering av kjemikalie og gassar. Einingane skal også ha rutinar for innkjøp, oppbevaring, bruk og avhending, sjå og

8 8 av 11 Seks av einingane ved DMF har aktivitet som medfører bruk av kjemikalie og gass: forskningssenter/ biobank Tabell 1 viser rapportering av korleis einingane praktiserer retningslinjene. Ikkje alle einingane har svart på alle spørsmåla. For å tydeleggjøre forskjellane, er framstillinga gjort på instituttnivå. og er dei einingane som i størst grad følgjer dei retningslinjene som er gitt. Alle tiltaka blir, i stor grad eller alltid, gjennomførte ved desse to einingane. ser ut til å vere den eininga som i minst grad følgjer retningslinjene. Ved alle einingane ved DMF blir nye kjemikalie og farlege stoff i nokon eller i høg grad registrert i ECOonline. Ved og blir risikovurderingar og risikovurderingar innafor ECOonline gjennomførte sjeldan eller aldri. Også i forhold til utarbeiding av lokale retningslinjer, er det som skil seg ut. I motsetning til ved dei andre einingane, blir dette arbeidet sjeldan eller aldri gjennomført her. Alle einingane gjennomfører i stor grad eller alltid opplæring i ECOonline for nytilsette som skal bruke og handtere kjemikalie og farlege stoff. har i lita grad tilgjengelege og oppdaterte sikkerheitsblad. og rapporterer at dei i høg grad erstattar farlege kjemikalie og stoff med mindre farlege. I følgje rapporteringa skjer dette sjeldan eller aldri ved dei andre einingane. Nye kjemikalie/farlege stoff registrert i ECOonline før bruk Risikovurdering av nye kjemikalie/farlege stoff Risikovurdering av nye kjemikalie/farlege stoff i ECOonline før bruk Lokale retningslinjer for handtering Lokale retningslinjer for oppbevaring Lokale retningslinjer for avhending Aldri I eit av fire tilfelle I eit av to tilfelle I tre av fire tilfelle Alltid

9 9 av 11 Lokale retningslinjer gjort kjent for tilsette og studentar Opplæring i bruk av ECOonline for nytilsette Sikkerheitsblad tilgjengelege og oppdaterte Farlege stoff og kjemikalie bytta ut mot mindre farlege Tabell 1 Ivaretaking av sikkerheit ved innkjøp, handtering, bruk og oppbevaring av kjemikalie og farlege stoff ved DMF Tal på einingar Gjennom dei utfyllande kommentarane som blir gitt, kjem det fram at risikovurdering ved skjer ved hjelp av eigne rutinar som er nedfelt i institutthandboka. Dette er også noko dei har fokus på ved HMS-rundar. Ved blir det gjennomført risikovurderingar, men ikkje ved hjelp av dei skjema som retningslinjene legg opp til. Instituttet kan derfor ikkje dokumentere dei vurderingane som har blitt gjort. Det er heller ikkje utarbeida lokale retningslinjer for avhending. Det blir likevel understreka at dette arbeidet blir korrekt utført. Alle tilsette og studentar ved institutta får utdelt verneutstyr. Det blir også arrangert kurs for å heve kompetansen på arbeidsområdet. Maskiner, verktøy og utstyr For best mogleg å ta hand om tilsette og studentar skal aktuelle einingar risikovurdere bruk og handtering av maskiner, verktøy og utstyr, jf. Følgjande av einingane ved DMF har rapportert verksemd som medfører bruk av ulike formar for maskiner, verktøy og/eller utstyr:

10 10 av 11 forskningssenter/ biobank Tabell 2 viser ivaretaking av sikkerheit ved arbeid med maskiner, verktøy og utstyr. Også her er framstillinga gjort på instituttnivå. Tabellen viser at retningslinjene jamt over blir følgt opp. Unntaket er og som aldri gjennomfører risikovurderingar før utstyr blir tatt i bruk og og som ikkje har rutine for å utarbeide lokale retningslinjer. Berre og har alltid rutine på å gjennomføre alle dei retningslinjene som er gitt. Alle einingane gjennomfører opplæring for både tilsette og studentar før dei kan ta i bruk maskiner, verktøy og utstyr. Fem av seks einingar har også eit slikt opplegg i samband med opplæring i bruk av verneutstyr for både studentar og tilsette. har ikkje rapportert på dette punktet. Risikovurdering blir gjennomført før maskiner, utstyr og verktøy blir tatt i bruk Lokale retningslinjer for tryggleik ved bruk av maskiner, verktøy eller utstyr blir utarbeida før bruk Studentar får opplæring i bruk av maskiner, verktøy og utstyr før bruk Tilsette får opplæring i bruk av maskiner, verktøy og utstyr før bruk Studentar får opplæring i bruk av påbydd verneutstyr Tilsette får opplæring i bruk av påbydd verneutstyr Aldri I nokon grad I høg grad Tabell 2 Ivaretaking av sikkerheit ved arbeid med maskiner, verktøy og utstyr ved DMF Tal på einingar

11 11 av 11 Feltarbeid Feltarbeid kan føre til auka risiko for skade på menneske eller miljø. Aktivitet og utstyr som i utgangspunktet blir vurdert som å vere lite risikofylte, kan føre til auka risiko under gitte forhold. Risiko skal derfor bli vurdert, jf. Einingane skal i tillegg også ha oversikt over deltakarar. Det er berre som rapporterar at tilsette eller studentar er i aktivitet som fell inn under det som er definert som feltarbeid. Bortsett frå at det før utreise alltid blir utarbeida ein kommunikasjonsplan med instituttet, blir ingen andre tiltak satt inn. Sentrale punkt i HMS-rapporteringa Følgjande sentrale punkt som viser seg i analysen av HMS-arbeidet som skjer ved DMF: Kontor- avdelings- og seksjonsleiarar og verneombod deltar i stor grad i innrapporteringsarbeidet. Riskovurderingar er gjennomført i større grad i 2009 enn i Berre to av fem einingar som er samlokaliserte med andre, har inngått samordingsavtale. Bruken av elektroniske møteformer har auka. Retningslinjene i forhold til sikkerheit knytt til innkjøp, handtering, bruk og oppbevaring av kjemikalie og farlege stoff er berre i nokon grad følgt opp. Retningslinjene i forhold til sikkerheit knytt til bruk av maskiner, verktøy og utstyr er i stor grad følgt opp. Forslag til fokus for det vidare HMS-arbeidet HMS-avdelinga har følgjande forslag til fokus i det vidare arbeidet ved DMF: Utarbeide samlokaliseringsavtalar for dei einingane som deler lokale med andre einingar. Auke fokus på tiltak i forhold til vern av ytre miljø. Auke fokus i forhold til ivaretaking av sikkerheit ved innkjøp, handtering, bruk og oppbevaring av kjemikalie og farlege stoff.