EIGENKONTROLL OPPFØLGING

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Organisasjonsavdelinga Arkivsak SAKNR. Arkivnr. 09 DATO 22. mars 2012 Saksh. Bjørgo, Vigdis Delegasjonsmyndighet Fylkesrådmannen Delegasjonsreglement pkt EIGENKONTROLL OPPFØLGING SAMANDRAG Eigenkontroll 2011 er ei oppfølging av Kvalitetssystemet for Hordaland fylkeskommune. Eigenkontroll 2011 omhandlar fire tema personal, beredskap, informasjonstryggleik og helse, miljø og tryggleik, og omfattar alle avdelingar og einingar i organisasjonen. Rapport frå Eigenkontroll 2011 er lagt fram for toppleiargruppa. Fylkesrådmannen har på bakgrunn av drøftinga vedtatt tiltak for oppfølging. VEDTAK Personal: Kvar avdelingsdirektør må syte for at kravet om medarbeidarsamtale vert følgt opp. Den nye Personalportalen vil vere eit egna leiarverktøy for slik oppfølging, og bør takast aktivt i bruk for å auke gjennomføringsgraden av medarbeidarsamtale. Leiarar på alle nivå må følgje opp behov for kompetanse i eiga avdeling/eining. Beredskap: Organisasjonsavdelinga må følgje opp med å lage ein rettleiar for lokale beredskapsøvingar ved einingane. Denne må ha enkle retningslinjer for gjennomføring av skrivebordsøvingar (for kriseleiing og stab) og for praktiske øvingar som involverer fleire deltakarar. Informasjonstryggleik: Opplæringsavdelinga må innarbeide ny praksis for å hindre at sensitive informasjon går gjennom e- postsystemet. Hmt: Kvar avdelingsdirektør må følgje opp hmt-arbeidet når det gjeld handlingsplanar og tiltak. Opplæringsavdelinga må følgje opp resultata som omhandlar truslar og vald mot tilsette i skolane, og særleg i høve den eine skolen som står for den markerte aukinga. Vedlegg: Resultat i absolutte tal Paul M Nilsen Fylkesrådmann Geir Ingunn Opdal Organisasjonsdirektør 1

2 FYLKESRÅDMANNEN, : BAKGRUNN Eigenkontroll 2011 er ei oppfølging av Kvalitetssystemet for Hordaland fylkeskommune. Eigenkontroll 2011 omfattar følgjande område: Personal Beredskap Informasjonstryggleik Helse, miljø og tryggleik Eigenkontroll 2010 omhandla to område helse, miljø og tryggleik og informasjonstryggleik. Eigenkontroll 2011 er utvida med to nye område personal og beredskap. Desse to områda har hatt auka merksemd dei seinaste åra når det gjeld medarbeidarsamtaler, oppfølging av sjukemelde og beredskapsplanlegging og øving, og dette er såleis tema i årets eigenkontroll. Når det gjeld hmt og informasjonstryggleik følgjer Eigenkontroll 2011 i stor grad opp tema frå Retningslinjer for hmt og informasjonstryggleik er lagt inn i Kvalitetssystemet. Dei avdelingane og einingane som har fått opplæring i bruk av Kvalitetssystemet har og blitt gjort merksam på innhaldet i fylkeskommunen sine overordna retningslinjer. Følgjande einingar er omfatta av eigenkontrollen: Fylkesadministrasjonen m.fl. o Avdelingane o Skyss o Eigedomsseksjonen - Drift og vedlikehald o Bybanen utbygging o OT/PPT Alle skolar (47) Tannhelsedistrikt (5) Av 63 respondentar har 60 svart. Det gir ein svarprosent på 95%. Det er tre skolar som ikkje har svart. RESULTAT MED KOMMENTARAR PERSONAL Alle leiarar skal gjennomføre årlege medarbeidarsamtalar med sine medarbeidarar. Er medarbeidarsamtalar gjennomført i 2011? Resultat Ja, med alle: 29 Delvis, med dei fleste: 24 Nei, berre med eit mindretal: 7 Kommentar Resultatet viser at 52% av einingane har svart at dei ikkje har gjennomført medarbeidarsamtale med alle tilsette. Det er 4 skolar som har svart nei, berre med eit mindretal. Det gir grunn til å tru at eit stort tal medarbeidarar ikkje har fått slik samtale. Funnet må reknast som eit vesentleg avvik frå det interne leiarkravet om å gjennomføre årlege medarbeidarsamtalar med alle tilsette. 2

3 Frå 1. juli 2011 er fristen for å utarbeide oppfølgingsplan for sjukemelde endra frå 6 til 4 veker. Har avdelinga/eininga sidan 1. juli 2011 utarbeidd oppfølgingsplan etter fire veker sjukemelding? Resultat Ja: 51 Nei: 3 Har ikkje hatt sjukemelde over 4 veker etter 1. juli: 6 Kommentar Resultatet viser at oppfølgingsplanar i all hovudsak vert utarbeidd i tråd med lovkravet. To skular og ei avdeling i fylkesadministrasjonen svarar nei. Dette kan skuldast at ein ved desse einingane har hatt sjukefråværssaker der oppfølgingsplan var openbart unødvendig, men det kan og vere teikn på mangelfull oppfølging. Talet på manglande oppfølgingsplanar ser i begge høve ut til å vere svært lite. BEREDSKAP - gjeld skular, tannhelsedistrikt, OT/PPT, Skyss Alle einingar (skular, tannhelsedistrikt, OT/PPT, Skyss) skal ha ein lokal kriseberedskapsplan. Planen skal, så godt det er mogleg, kunne møte dei ulike krisesituasjonane ein ser for seg kan hende i eininga. Har eininga utarbeidd ein lokal kriseberedskapsplan? Resultat Ja: 42 Nei: 9 Kommentar 7 skolar og eitt tannhelsedistrikt har ikkje utarbeidd lokal kriseberedskapsplan. Resultatet må likevel tolkast positivt, og kan sjåast i samanheng med at det har vore ei tett oppfølging av einingane i dette arbeidet. Det skal gjennomførast øvingar ein gong i året. Dette for å avdekkje svake sider ved kriseberedskapsplanen og behov for justeringar. Har eininga gjennomført beredskapsøving i 2011? Resultat Ja: 11 Nei: 40 Kommentar Resultatet viser at nærare 80% av einingane ikkje har gjennomført lokal beredskapsøving i Dei som har svart ja er alle skolar. INFORMASJONSTRYGGLEIK Hordaland fylkeskommune har etablert retningsliner for arbeidet med informasjonstryggleik og personvern i organisasjonen. Kjenner avdelinga/eininga til gjeldande retningslinjer for informasjonstryggleik? Resultat Ja, alle i avdelinga/eininga: 10 Ja, dei fleste i avdelinga/eininga: 38 Nei, berre eit mindretal i avdelinga/eining: 12 Kommentar Resultatet viser at 80% av respondentane seiar at alle eller dei fleste i avdelinga/eininga kjenner gjeldande retningslinjer for informasjonstryggleik. Dei fleste av dei 12 einingane som svarer at berre eit mindretal kjenner retningslinjene, har enno ikkje fått opplæring i kvalitetssystemet. Det kan vere ei mogleg samanheng her, men det er i alle høve avdelings/einingsleiar sitt ansvar at retningslinjene er kjent for alle og ikkje berre for dei som deltek i kvalitetssystemopplæringa. 3

4 Sensitiv informasjon knytt til personar eller verksemda skal ikkje gå gjennom verksemda sitt e- postsystem (jf. Hfk sine retningslinjer for bruk av e-post). Er avdelinga/eininga sin praksis i tråd med denne retningslinja? Resultat Ja: 39 Delvis: 19 Veit ikkje: 0 Kommentar Svaralternative delvis seier ingenting om i kor stor grad praksis er i tråd med retningslinja. Berre to av respondentane svarer nei. Den eine av desse er opplæringsavdelinga. Denne avdelinga behandlar i stor grad personopplysningar og sensitiv informasjon og bør i særleg grad følgje praksis i tråd med den vedtekne retningslinja. HELSE, MILJØ OG TRYGGLEIK Lokal dokumentasjon Avdelinga/eininga skal utarbeide og vedlikehalde naudsynt lokal dokumentasjon for hmt-arbeidet. Har avdelinga/eininga lokal dokumentasjon for hmt-arbeidet? Resultat Ja: 54 Nei: 5 Har avdelinga/eininga utarbeidd eigne mål for hmt-arbeidet? Resultat Ja: 49 Nei: 10 Har avdelinga/eininga dokumentert korleis hmt-arbeidet er organisert? Resultat Ja: 57 Nei:2 Kommentar Resultata viser ei positiv utvikling frå 2010 når det gjeld spørsmålet om lokal dokumentasjon for hmt-arbeidet generelt og om korleis hmt-arbeidet er organisert. Hmt-aktivitetar Hmt-kartlegging, t.d.vernemøte, vernerunde, risikovurdering, skal gjennomførast minst 1 gong i året og famne om alle tilsette. Etter hmt-kartlegginga skal leiinga og verneombodet (og eventuelle andre medverkande) ha eit ettermøte der dei skal oppsummere kartlegginga og foreslå tiltak. Tiltaka skal overførast til ein handlingsplan for hmt-arbeidet. Er hmt-kartlegging gjennomført i avdelinga/eininga i 2011? Resultat Ja: 48 Delvis: 9 Er handlingsplanen for hmt-arbeidet følgt opp gjennom tiltak? Resultat Ja: 42 Delvis: 11 Nei, har ikkje utarbeidd handlingsplan: 4 Kommentar Resultatet viser at det framleis er avdelingar/einingar som ikkje kartlegg og følgjer opp hmt-arbeidet gjennom handlingsplanar og tiltak. 4

5 Avvik Rapportering av avvik/uønska hendingar skal hjelpe verksemda med å avdekke feil og manglar for så å kunne setje i verk naudsynte tiltak for forbetring. Vert avvik/uønska hendingar registert i avdelinga/eininga? Resultat Ja: 52 Dersom ja kor mange: 437 Nei:7 Kor mange avvik/uønska hendingar omhandlar truslar og vald mot tilsette? Resultat Tal kor mange: 118 Kor mange avvik/uønska hendingar omhandlar personskadar? Resultat Tal kor mange: 111 Kommentar Det er ein svak auke i registrerte avvik frå 2010 til Avviksrapporteringa viser også i år store forskjellar i tal registrerte avvik mellom dei ulike einingane. Ein skole står for 70 avvik (60% av totalen) som omhandlar truslar og vald mot tilsett ein auke på 63 sidan Skolen har registrert 15 personskadar. OPPFØLGING Fylkesrådmannen ber avdelingsdirektørane om å sørgje for oppfølging av sine avdelingar og einingar i tråd med vedtaket som følgjer saka. 5