Håndbok til datax. Totaløkonomi

Transkript

1 Håndbok til datax Totaløkonomi

2 Håndbok til datax Totaløkonomi Versjon: Partnr.: DX.DOC.TOT NO I

3 DATAX TOTALØKONOMI Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: Salg: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 OSLO Tlf.: , Faks: Internett: E-post: 2008 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II

4 DATAX TOTALØKONOMI Innhold NÆRINGSREGNSKAP 1 Om Næringsregnskap... 2 Hva inngår i Næringsregnskap?... 2 Menylinjen i Næringsregnskap... 3 Opprett/velg regnskap... 4 Velg regnskap og år... 4 Opprett/endre regnskap og år... 4 Årsavslutning og overføring av ny IB... 6 Status... 7 Forklaring til statusvinduet... 8 Bilagsføring Ny/endre bilag Korrigeringsbilag Repeter bilaget Innbetalinger fra fakturamodulen Skriv ut bilag Slett bilag Eksempler på bilagsføring Nettbank Budsjett Ny/endre budsjett Kunde/leverandør Kundeinformasjon Leverandørinformasjon Prosjekt/avdeling Prosjekter Avdelinger Forfallsbok Rapporter Mamut for Altinn Innstillinger Firmaopplysninger Standardbilagregister Bilagsføring Perioder MVA innstillinger og terminavslutning Statusvindu Kontoplan og inngående balanse Utskrift Nettbankinnstillinger III

5 DATAX TOTALØKONOMI FAKTURA 45 Om Faktura Hva inngår i modulen Faktura? Velg/Opprett fakturabok Status Tilbud Ordre/Faktura Ordre- og fakturaregistrering Kreditnota Gruppeordre Dupliser ordre Samleordre Skriv ut ordre/faktura Hvordan skrive ut en fakturakopi? Hvordan sette en kontaktperson som standard referanse? Betalingsoppfølging Registrering av betaling Delbetaling/Kontantrabatt Purring/Inkassovarsel/Rentenota Innbetalingshistorikk Se på faktura Koble poster Overføre til regnskapet manuelt Hent kunde Innbetaling fra BBS Kunde/leverandør Kundeinformasjon Leverandørinformasjon Varer Vareregistrering Fanekortene i Vareregisteret Prosjekt/avdeling Prosjekter Avdelinger Rapporter Kriterier for utskrift av fakturajournal Innstillinger Firmaopplysninger Fanekortene i Firmaopplysninger Varegrupperegister Kundetyperegister Statusvindu Transportørregister Global prisjustering REISEREGNING 99 Om Reiseregning Hva inngår i modulen Reiseregning IV

6 DATAX TOTALØKONOMI Velg/opprett en bruker Brukerens personalia Opplysninger om bil Status Kjørebok Ny/endre Kjøring Reiseregning Ny/endre Reiseregning Refusjon Ny/endre Kostnadsrefusjon Representasjon Ny/endre representasjon Rapporter/Grafikk Innstillinger Faste innstillinger Valuta Reiseregningsmal Utenlandssatser Statusvindu Faste data Opprettelse av flyselskaper Avdeling Lønnskoder Hotellavtaler Prosjekt Kontoplanen Kjørebokmaler Innlandssatser Valutakalkulator MEDLEM 137 Om Medlem Hva inngår i modulen Medlem? Status Medlemsregister Nytt/endre medlem Slett medlem Søk/Utskrift Eksporter til fil Veiviser for generering av giro Grupper Ny/endre gruppe Slå sammen grupper Eksporter til fil Avgift og kontingent Ny Avgift/Kontingent Endre Avgift/Kontingent Skriv ut Avgift/Kontingent V

7 DATAX TOTALØKONOMI Veiviser for generering av purring Betalingsoppfølging Rapporter Innstillinger Generelle innstillinger Oppsett for giro-utskrift Medlemstyper, verv og egne felter Koble medlemmer og reskontro Statusvindu Regnskapsoppsett Avgift og adresser på giro KlubbenOnline Org. ID SKATT 159 Om Skatt Hva inngår i Skatt? Øvre menylinje i Skatt Opprette/velge selvangivelse Status Selvangivelse Lønns- og trekkoppgave Boligoppgave Bankoppgave Refusjon fra AS og ANS Utland Enslig forsørger, barn 18 år/eldre RF-Skjemaer Skatteberegning Rapporter Innstillinger Overføring fra andre moduler Fra Næringsoppgave til Skatt Fra Verdipapir til Skatt Elektronisk innlevering av selvangivelsen PRIVATREGNSKAP 181 Om Privatregnskap Hva inngår i Privatregnskap Opprett/velg regnskap Opprett/endre regnskap Veiviser for opprettelse av regnskap, kontoplan og standardføringer Status Bilagsføring Forenklet bilagsføring VI

8 DATAX TOTALØKONOMI Nytt bilag Endre bilag Slett bilag Betal bilag Nettbank Bilagsføring Kontoplan Standardbilag Avansert Budsjett/kontoplan Ny konto Endre konto Slett konto Forfallsbok Rapporter/Grafikk Innstillinger Registreringsmetode Samleposter Nettbankinnstillinger Statusvindu Standardbilag VERDIPAPIR 207 Om Verdipapir Hva inngår i Verdipapir? Status Portefølje Ny/endre portefølje Registrering av verdipapir i Portefølje Opplysninger om verdipapiret Kjøp Salg Ligningskurs/Utbytte Historisk utvikling Verdipapirregister Ny/endre verdipapir Verdipapir Kurser Grafikk RISK Ligningskurser Utbytte Rapporter Innstillinger Last ned oppdaterte kurser Vedlikehold kursregisteret Statusvindu Overfør til selvangivelse VII

9 DATAX TOTALØKONOMI SIMULERING 225 Om Simulering Hva inngår i Simulering? Status Lån Sparing Hva hvis Innstillinger KONTAKT 235 Om Kontaktmodulen Hva inngår i Kontaktmodulen? Kontaktregister Kontakt Synkronisering med Microsoft Outlook Rapporter Etiketter Innstillinger Skype Om integrasjon med Skype Hva er Skype? Kom i gang med Skype Skype-søk Hvordan ringe med Skype? INVENTAR 251 Om Inventar Opprett samling Status Inventar Skademelding Rapporter Innstillinger MAMUT SERVICEAVTALE SIKRER EN ENKLERE HVERDAG 261 VIDERE LÆRING 262 INDEKS 263 VIII

10 Næringsregnskap I Næringsregnskap finner selvstendig næringsdrivende, mindre firmaer og foreninger alt som trengs for å føre et godt og grundig regnskap på en enkel måte. Modulen inneholder en standard norsk kontoplan som kan tilpasses etter forretningsform, næringsvei, bransje og egne behov. Det kan opprettes flere forskjellige regnskap, og hvert av disse knyttes til en Klient. For hvert enkelt regnskap kan du sette opp budsjett, og du kan få årsoppgjør, næringsoppgave og ligningsskjemaer på bakgrunn av opplysningene du registrerer i programmet. Det er dessuten mulig å skrive ut en rekke ulike rapporter med oversikt over det du har behov for. Omsetningsoppgaven klargjøres i programmet, og du vil kunne overføre alle relevante opplysninger du har registrert til skattemodulen. Merk! Modulen Næringsregnskap er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om du har Næringsregnskap, kan det hende at enkelte av de omtalte funksjonene ikke inngår i ditt program. Innhold Om Næringsregnskap 2 Opprett/velg regnskap 4 Velg regnskap og år... 4 Opprett/endre regnskap og år... 4 Årsavslutning og overføring av ny IB... 6 Status 7 Bilagsføring 13 Ny/endre bilag Korrigeringsbilag Repeter bilaget Innbetalinger fra fakturamodulen Skriv ut bilag Slett bilag Eksempler på bilagsføring Nettbank 21 Budsjett 24 Kunde/leverandør 27 Prosjekt/avdeling 33 Forfallsbok 36 Rapporter 37 Mamut for Altinn Innstillinger 39 Firmaopplysninger Standardbilagregister Bilagsføring Perioder MVA innstillinger og terminavslutning Statusvindu Kontoplan og inngående balanse Utskrift Nettbankinnstillinger

11 NÆRINGSREGNSKAP OM NÆRINGSREGNSKAP Hva inngår i Næringsregnskap? Status gir deg en total oversikt over det aktuelle regnskapet, hva som er registrert av inntekter og utgifter osv. Ved å åpne Bilagsføring kommer du til et vindu for bilagsføring. Nettbank lar deg hente banktransaksjoner og overføre disse til regnskapet på en svært enkel måte. I Budsjett kan du legge inn budsjett på kontoene dine. I tillegg finner du en oversikt over hva som er budsjettert og ført på hver enkelt konto i fjor sammenlignet med i år. I Kunde/leverandør registrerer du informasjon om kunder og leverandører du samarbeider med. Informasjonen som registreres her finner du også igjen i modulen Faktura. Ved hjelp av Forfallsbok holder du oversikt over fordringer både for kunder og leverandører. Du kan velge om du vil se regninger med forfall fram til i dag, neste syv dager, neste 30 dager eller samtlige. I Prosjekt/avdeling kan du opprette prosjekter og avdelinger til bruk i regnskapet ditt. Alle transaksjoner kan merkes med prosjekt og avdeling, slik at du kan ta ut rapporter med utvalg på disse. Fra Rapporter kan du skrive ut ulike rapporter i forbindelse med regnskapet, for eksempel saldooversikt, budsjett, kontoplan m.m. Du kan eksportere rapportene til flere ulike formater. Under Innstillinger finner du de sentrale regnskapsinnstillingene, blant annet knyttet til bilagsregistrering. Vi anbefaler at du går gjennom disse innstillingene før du begynner å bruke modulen. Før du starter bilagsføring bør du tilpasse Kontoplanen til din bruk og virksomhet. Deretter bør du sørge for å legge inn data i Kunder/leverandører, og gå igjennom relevante Innstillinger. Hvordan kommer jeg dit? Velg Næringsregnskap i Hovedmenyen til venstre i programvinduet, eller velg Gå til Næringsregnskap. 2

12 NÆRINGSREGNSKAP Menylinjen i Næringsregnskap I Næringsregnskap har valget Fil et noe annerledes innhold enn i andre moduler. Fil via dette menyvalget kan du opprette en ny Klient, et nytt Næringsregnskap eller endre betingelser for/informasjon om en eksisterende Klient eller et eksisterende Regnskap. Du kan Importere informasjon fra Mamut Lønn & Tid, Hogia lønn, Opus link og PsykBase dersom du har disse programmene. I tillegg er det mulig å Eksportere opplysninger til FINALE Årsoppgjør og FINALE Periodisering. Du kan i tillegg velge Overfør til selvangivelse, Utfylling av næringsoppgave 1, og utføre Sikkerhetskopiering/tilbakekopiering. Som i alle andre moduler kan du også nå Skriveroppsett fra Fil-menyen, og du kan Avslutte programmet. Gå til i denne menyen finner du alle modulene som programversjonen din inneholder. Det er nøyaktig det samme om du tar deg fram til modulene via denne Gå til-menyen, eller om du bruker nedtrekkslisten øverst til venstre i hovedvinduet. Verktøy her finner du en vanlig kalkulator (standard Windows-kalkulator) og en valutakalkulator. Brukermanual Her finner du en brukermanual for hver modul programmet ditt inneholder. I disse finner du forklaringer på bruk av programmet, samt gode tips og råd om hvordan du skal utnytte det best mulig. Det kan lønne seg å skrive disse manualene ut i papirform. Merk! Du må ha et program som kan lese pdf-filer installert på maskinen for å kunne åpne brukermanualene, for eksempel Adobe Reader. Du kan laste ned og installere Adobe Reader fra Hjelp en meny som gir deg enkel tilgang til ulike hjelpefunksjoner, både brukerstøtte, nyheter og annet du kan ha bruk for. Her finner du også den brukerinformasjonen du registrerte da du startet programmet. 3

13 NÆRINGSREGNSKAP OPPRETT/VELG REGNSKAP Fra ett og samme vindu kan du opprette nye, endre og slette regnskap, samt foreta årsavslutning og overføre ny inngående balanse (startsaldo). Alt dette ligger under disse tre menyvalgene til venstre i vinduet: Velg regnskap og år, Opprett/endre regnskap og år og Årsavslutning og overføring av ny IB. Den delen du er inne i vil markeres med fet skrift ute i venstre kant, og vinduet til høyre vil endre seg i forhold til hvilket valg du er inne i. Du kan til enhver tid opprette og endre informasjon om et regnskap. Dette gjør du ved å gå til Næringsregnskap og velge Fil - Ny/endre næringsregnskap fra den øvre menylinjen. Alternativt kan du klikke på knappen Firmaopplysninger under Innstillinger. Velg regnskap og år Du må velge hvilket regnskap og hvilket år du skal jobbe med hver gang du åpner Næringsregnskap. Vinduet åpnes automatisk når du går inn i modulen. Dersom du har fjernet avmerkingen for Valg ved oppstart av modul, vil du komme direkte inn i det regnskapet du sist jobbet med. Velg hvilket regnskap du vil jobbe med fra nedtrekkslisten Velg regnskap. Marker hvilket regnskapsår du vil jobbe med i listen Velg regnskapsår. Klikk deretter Velg. Opprett/endre regnskap og år Det er nødvendig å opprette minst ett regnskap før du kan ta Næringsregnskap i bruk for første gang. Oversikten vil være tom første gang du åpner modulen. Etter hvert vil regnskapene du 4

14 NÆRINGSREGNSKAP oppretter bli liggende i listen, og du velger hvilket du vil jobbe med hver gang du åpner programmet. Regnskapet som opprettes blir knyttet til den Klienten du valgte å jobbe med da du startet programmet. Regnskap Klikk på Ny for å opprette et nytt regnskap. Da åpnes en veiviser som støtter deg gjennom opprettelsen av nytt regnskap. Les nøye gjennom de anvisningene du får underveis. Marker regnskapet i listen og klikk Endre hvis du vil endre informasjon om et regnskap. Da kan du redigere informasjon om regnskapsnavn, adresser, bransje og lignende. Marker regnskapet i listen og klikk Slett hvis du er sikker på at du vil slette regnskapet. Du kan til enhver tid opprette og endre regnskap. Dette gjør du ved å velge Fil Ny/endre næringsregnskap fra den øvre menylinjen. Regnskapsår Klikk på Ny for å legge til et regnskapsår i regnskapet som er markert i listen Regnskap ovenfor. Det anbefales imidlertid at du gjør dette via årsavslutning. På den måten forsikrer du deg om at riktig sluttsaldo overføres til neste år. Marker regnskapsåret i listen og klikk Slett for å slette et år i regnskapet som er markert i listen Regnskap ovenfor. 5

15 NÆRINGSREGNSKAP Årsavslutning og overføring av ny IB I dette vinduet finner du to ulike knapper: Foreta årsavslutning og Oppdatere IB og budsjett. Begge prosesser styres av veivisere som gir viktig informasjon og støtte på hvert trinn. Når årsavslutningen er gjennomført, opprettes et nytt regnskapsår med korrekt inngående saldo. Man kan også få overført årets regnskapstall som budsjett for nytt regnskapsår. Oppdatering av IB og budsjett er aktuelt hvis du får behov for å overføre inngående balanse på nytt. Hvis du for eksempel har foretatt årsavslutning før fjorårets regnskapsår var ferdig, vil det være nødvendig å overføre inngående balanse på nytt. Klikk på knappen Foreta årsavslutning når det er på tide å gjennomføre årsavslutning i regnskapet. Du må foreta årsavslutning for å kunne begynne på nytt regnskapsår. Riktig balanse overføres ved hjelp av funksjonen beskrevet under. Følg veiviserens anvisninger nøye. Les alltid innholdet i vinduet før du foretar dine valg. Klikk på knappen Oppdatere IB og budsjett hvis regnskapet trenger en slik oppdatering. Følg veiviserens anvisninger nøye. Les alltid innholdet i vinduet før du foretar dine valg. Har du lagt inn et eget budsjett, vil dette bli overskrevet hvis du velger å overføre et nytt budsjett. IB står for Inngående Balanse. Dette er det samme som startsaldo. Viktig! Regnskapsåret blir ikke sperret for føringer etter årsavslutning. Du kan derfor benytte rutinen for å opprette et nytt regnskapsår selv om du ikke er ferdig med foregående år. Hvis du har avsluttet alle mva-terminer, men har behov for å gjøre visse korrigeringer for eksempel ekstra posteringer fra revisor, kan disse føringene gjøres på dato 31/12, da dette er en fri dato. 6

16 NÆRINGSREGNSKAP STATUS Under Status i Næringsregnskap får du raskt oversikt over status for de ulike sidene ved regnskapet ditt. Øverst ser du hvilket regnskap som er aktivt. Ved å klikke på navnet på aktivt regnskap kan du bytte mellom regnskapene dine. Du kan også bytte regnskap ved å velge Fil - Ny/endre næringsregnskap. Statusvinduet åpnes ved å velge Gå til Næringsregnskap Status. Statusvinduet viser også informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Næringsregnskap. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. 7

17 NÆRINGSREGNSKAP Du kan skrive ut innholdet i statusvinduet ved hjelp av knappen Skriv ut statusinformasjon. Statusrapport for aktivt regnskap som genereres viser alle opplysningene fra vinduet. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. Ved å klikke på spørsmålstegnet ut for Resultat, Balanse, Kalkyle og Nøkkeltall vil du få opp en beskrivelse av hva som inngår i de ulike summeringene. Forklaring til statusvinduet Her finner du forklaringer og kommentarer til punktene under de fire overskriftene i statusvinduet: Resultat, Kalkyle, Balanse og Nøkkeltall. Du kan ikke foreta deg noe aktivt under disse overskriftene, tallene er kun til informasjon. Resultat Inntekter: Sum driftsinntekter: Bedriftens samlede inntekter ( ) Kostnader: Sum driftskostnader: Bedriftens samlede kostnader ( ) Resultat: Resultat: Netto resultat ( ) Regnskapstall/nøkkeltall Avsetninger: Avsetninger: Overføringer og avsetninger som minker årsresultatet. Brukes kun i Aksjeselskap, Andelslag og Samvirkeforetak ( ) Kalkyle Bruttofortjeneste: Formel: ( SI - VK ) * 100 SI SI: Salgsinntekter ( ) VK: Varekostnad ( ) Kommentar: Angir forskjell i kroner mellom varesalg og solgte varers inntakskostnad. Bruttofortjeneste er i stor grad avhengig av samme bransje, og bør derfor kun benyttes for å se forskjell mellom selskaper i samme bransje. Ikke tilfredsstillende: <10% Svak: 10-16% Tilfredsstillende: 17-22% God: 23-28% Meget god: >28% Indirekte kostnader: 8

18 NÆRINGSREGNSKAP Formel: ( LK + AD + FK ) * 100 VK LK: Lønnskostnader ( ) AD: Andre driftskostnader ( ) FK: Finanskostnader ( ) VK: Varekostnader ( ) Kommentar: Angir alle kostnader som ikke har en direkte forbindelse til en spesifikk vare. Fortjeneste: Formel: ( SI - DK ) * 100 SK SI: Salgsinntekter ( ) DK: Driftskostnader ( ) SK: Selvkostnader ( ) Kommentar: Angir fortjenesten i prosent. Avanse: Formel: ( SI - VK ) * 100 VK SI: Salgsinntekter ( ) VK: Varekostnader ( ) Kommentar: Angir et tall vi kan bruke i kalkylen for å komme raskere frem til salgspris på varen. Balanse Omløpsmidler: Aktiva bedriften har til disposisjon ( ) Anleggsmidler: Langsiktige aktiva (for eksempel bygninger, varelager, telefoner) ( ) Eiendeler: Kortsiktige og langsiktige aktiva, alle omløpsmidler og anleggsmidler i bedriften ( ) Egenkapital/Gjeld: Alle passiva i bedriften ( ) Nøkkeltall Likviditetsgrad: 9

19 NÆRINGSREGNSKAP Formel: SOM SKG SOM: Sum omløpsmidler ( ) SKG: Sum kortsiktig gjeld ( ) Kommentar: Angir forholdet mellom omløpsmidler og kortsiktig gjeld. Ikke tilfredsstillende: <0,5 Svak: 0,5-0,99 Tilfredsstillende: 1-1,49 God: 1,5-2 Meget god: >2 Soliditet Gjeldsgrad: Formel: ( SLG + SAP +SKG ) SEK SLG: Sum langsiktig gjeld ( ) SAP: Sum avsetninger til forpliktelser ( ) SKG: Sum kortsiktig gjeld ( ) SEK: Sum egenkapital ( ) Kommentar: Viser forholdet mellom fremmedkapital og egenkapital. Ikke tilfredsstillende: >20 Svak: 20-8 Tilfredsstillende: 7-3 God: 2-1 Meget god: <1 Soliditet Egenkapitalprosent: Formel: SEK *

20 NÆRINGSREGNSKAP SGE SEK: Sum egenkapital ( ) SGE: Sum egenkapital og gjeld ( ) Kommentar: Hvis sum egenkapital < ,- anses soliditeten uansett for å være svak. Ikke tilfredsstillende: <3% Svak: 3-9,99% Tilfredsstillende: 10-17,99% God: 18-40% Meget god: >40% Rentabilitet Resultatgrad: Formel: SDR * 100 SDI SDR: Sum driftsresultat ( ) SDI: Sum driftsinntekter ( ) Kommentar: Viser hvor stor del av omsetningen som kan benyttes til fri disposisjon. Ikke tilfredsstillende: <0% Svak: 0-2% Tilfredsstillende: 3-4% God: 5-7% Meget god: >7% Rentabilitet Kapitalens omløpshastighet: Formel: SD I _ ( SGE(x-1) + SGE(x) ) / 2 SDI: Sum driftsinntekter ( ) SGE(x-1): Sum egenkapital og gjeld, IB pr. 1/1 ( ) SGE(x): Sum egenkapital og gjeld, UB pr. dd. ( ) 11

21 NÆRINGSREGNSKAP Kommentar: Er et uttrykk for hvor mange ganger totalkapitalen omsettes pr. år. Høy omløpshastighet indikerer redusert behov for fremmedkapital, hvilket gir lavere rentekostnader. Ikke tilfredsstillende: <1 Svak: 1 Tilfredsstillende: 2-3 G od: 4 Meget god: >4 Rentabilitet Egenkaptialrentabilitet: Formel: AARS * 100 ( SEK(x-1) + SEK(x) ) / 2 AARS: årsresultat ( ) SEK(x-1): Sum egenkapital, IB pr. 1/1 ( ) SEK(x): Sum egenkapital, UB pr. dd. ( ) Kommentar: Formelen viser egenkapitalens avkastning. Ikke tilfredsstillende: <0% Svak: 0-6% Tilfredsstillende: 7-11% God: 12-17% Meget god: >17% 12

22 NÆRINGSREGNSKAP BILAGSFØRING I Bilagsføring kan du opprette nye bilag, endre eller slette eksisterende og skrive ut enkeltbilag. Når du åpner Bilagsføring vil du se en oversikt over alle registrerte bilag for klienten i aktivt regnskapsår. Velg Gå til Næringsregnskap Bilagsføring fra menyen, eller klikk på Bilagsføring blant snarveiene til venstre. Klikk på Ny for å føre et nytt bilag. Da åpnes vinduet Ny/endre bilag. Klikk på Endre for å redigere et bilag du allerede har ført. Da åpnes vinduet Ny/endre bilag. Marker en bilagslinje og klikk på Slett for å fjerne bilaget og all tilhørende informasjon. NB! Du kan kun slette bilag som befinner seg innenfor en uavsluttet momsperiode. Det er heller ikke mulig å endre/slette bilag som er overført fra andre moduler. Du kan sortere listen etter både Nr, Dato, Beskrivelse og Beløp ved å klikke på overskriftene i registeret. Du kan skrive ut enkeltbilag ved å markere bilaget i listen og klikke på Skriv ut. 13

23 NÆRINGSREGNSKAP Om bilag Et bilag kan bestå av to eller flere posteringslinjer som til sammen går i balanse. (Summen av Debet for alle bilagslinjene = summen av Kredit). Bilagene nummereres fortløpende og alle bilag starter på nr. 1 pr xx. Bilagsføringen er ikke begrenset til en spesifikk periode, og du kan føre bilag ut hele året. Har du derimot avsluttet en MVA-termin, vil denne være sperret for videre føring. For å kunne føre et bilag er du avhengig av å ha en kontoplan. Denne finner du under Innstillinger - Kontoplan. Kontoplanen i programmet er basert på en standard norsk kontoplan. Hvis du ønsker å endre kontoplanen, bør dette gjøres før du starter bilagsføringen. Ny/endre bilag Når du klikker på Ny eller Endre i Bilagsføring, åpnes dette vinduet. Vær klar over at bilagene blir ført med neste bilagsnummer idet du klikker OK, og de får bilagsdato ut fra intervallet du har valgt. Bilagsnr. fylles ut automatisk. Endre Bilagsdato hvis du skulle ønske en annen enn dagens dato. Skriv datoen direkte inn i feltet, bla deg frem/tilbake ved hjelp av pilene, eller klikk på kalenderknappen til høyre for feltet og velg en dato herfra. Velg standardbilag fra nedtrekkslisten hvis du har registrert slike tidligere. Hvis du vil lagre dette bilaget som standardbilag merker du av i boksen Lagre dette bilaget som standardbilag. Marker avmerkingsboksen Repeter bilaget hvis du vet at du vil føre dette bilaget med jevne mellomrom. Da blir nedtrekkslisten under aktiv, og du kan markere hvilket intervall du ønsker og i hvilken Periode dette skal gjelde. 14

24 NÆRINGSREGNSKAP Bruk alltid TAB-tasten for å flytte deg mellom felter og kolonner i programmet. Da vil informasjonen i feltet automatisk lagres, og du kommer deg videre til neste felt uten problemer. TAB-tasten finner du rett over Caps Lock på tastaturet. I Innstillinger kan du bestemme om du vil bruke debet/kredit, pluss/minus eller fra/til konto og hvilke kolonner som skal vises. Klikk på Ny for å føre en ny linje på bilaget. Markøren plasseres først i feltet Kontonr., og en søkeknapp kommer til syne. Klikk på denne for å åpne kontoplanen og velge en konto herfra. Fyll ut de andre kolonnene. Forflytt deg videre til disse ved hjelp av TAB-tasten. Du får da opp bilagslinje nummer to. Klikk på Endre for å redigere en bilagslinje. Plasser markøren i det feltet du vil endre. Benytt deg av TAB-tasten for å forflytte deg mellom kolonnene og å lagre endringene. I bilag som er overført fra en annen modul, er det bare Avdeling og Prosjekt du kan endre. Marker bilagslinjen og klikk på Slett for å fjerne linjen fra bilaget. Du kan ikke slette bilagslinjer i et bilag som er overført fra en annen modul. Klikk på Skriv ut hvis du vil ha utskrift av bilaget. Klikk OK for å lagre bilaget. Du kommer nå tilbake til oppdatert register, eventuelt direkte til et nytt bilag hvis du har valgt dette i Innstillinger. Hvis du opplever at programmet henger under registrering av ny bilagslinje, kan du trykke på ESC på tastaturet. Da avsluttes linjen du jobber med. Korrigeringsbilag Bilag som er ført i en åpen periode kan endres frem til perioden er sperret. Hvis du har overført bilag fra andre moduler, vil disse være sperret. Du må da føre et korrigeringsbilag for å kunne gjøre endringer på disse posteringene. Korrigering av bilag Hvis bilaget du vil gjøre endringer i befinner seg i en sperret MVA-termin eller posteringen kommer fra en annen modul, kan du ikke gjøre endringer i selve bilaget. Du må da korrigere posteringen. Dette gjør du enklest ved å ta 2 kopier av originalbilaget. Deretter fører du et bilag motsatt av det originale bilaget slik at posteringene går i null. Bruk den andre kopien som original for den riktige posteringen. Husk at det kan lønne seg å gjøre endringene i fakturamodulen hvis det er en faktura du vil gjøre endringer i. I Regnskapsloven 2-1 heter det at du skal kunne spore endringer og korrigeringer. Det er derfor viktig at du skriver et kort notat til deg selv om hvorfor du måtte korrigere posteringen. Hvis korrigeringen påvirker mellomværende med Fylkesskattesjef eller annen offentlig etat, bør du ta kontakt med etaten for å høre at du gjør dette riktig. 15

25 NÆRINGSREGNSKAP Repeter bilaget I vinduet for registrering av bilag kan du også opprette repeterende bilag ved å markere avmerkingsboksen for dette. Denne funksjonen er til god hjelp når det gjelder faste bilag med faste kontoer, fast tekst og fast beløp. Du velger selv hvilket intervall dette bilaget skal strekke seg over. Hvordan opprette et repeterende bilag 1. Marker avmerkingsboksen Repeter bilaget i et bilag. 2. Bruk nedtrekkslisten til å markere hvor stort intervall det skal være mellom posteringene. 3. Velg hvilken periode dette bilaget skal føres for. Her vil første dato være dagens dato, den andre datoen viser hva som skal være siste dato for perioden. NB! Du kan ikke velge dato utenfor regnskapsåret. 4. Før så bilaget på vanlig måte. 5. Klikk OK og bekreft at du ønsker repetering av bilaget. Det vil nå bli opprettet bilag med fortløpende bilagsnummer ut i fra de kriteriene du har satt. Innbetalinger fra fakturamodulen Betaling kan både registreres i Fakturamodulen og i Næringsmodulen dersom bilaget har en direkte kobling mot fakturaen som er innbetalt. Relaterte fakturaer vil da bli satt som betalt også i Fakturamodulen. Det samme gjelder registrering av tap på fordringer. Klikk på Ny for å føre et nytt bilag. Da åpnes vinduet Ny/endre bilag. Legg inn kundenummer i stedet for konto i kolonnen Kontonummer og trykk TAB. Du får nå opp et vindu med oversikt over ubetalte fakturaer for denne kunden som er registrert i fakturamodulen. Marker den fakturaen du ønsker å betale eller registrere som tap på fordring og klikk Velg. Da vil bilagslinje med kundenummer bli fylt ut. Du må da lage linje to som viser hvilken konto pengene skal til eller konto for tap på fordring. Klikk OK. 16

26 NÆRINGSREGNSKAP Du kan skrive ut enkeltbilag ved å markere bilaget i listen og klikke på Skriv ut. Skriv ut bilag I Bilagsføring kan du skrive ut enkeltbilag ved å markere et bilag og klikke på Skriv ut. Det kan være lurt å skrive ut enkeltbilag, spesielt i forbindelse med avslutning av en MVAtermin. Da blir det opprettet et bilag. Skriv det ut og oppbevar det sammen med resten av bilagene dine. Dette gjelder også gebyrer til banken der du ikke får egne bilag. Utskrift av bilagsjournal Ønsker du å skrive ut en Bilagsjournal må du gå til Rapportmodulen. Her kan du når som helst skrive ut en Bilagsjournal. Bilagsjournalen bør oppbevares sammen med bilagene den gjelder for, eller i en egen perm. En bilagsjournal kan benyttes til å kontrollere posteringene dine. Du bør skrive ut en posteringsjournal etter hver avsluttet termin. Slett bilag Du kan slette et bilag ved å markere bilaget i bilagslisten og klikke på Slett. Dette forutsetter at bilaget ikke befinner seg innen av avsluttet termin, samt at det ikke er et bilag fra en annen modul enn Næringsregnskap. Eksempler på bilagsføring I det følgende skal vi ta for oss noen relevante eksempler og vise hvordan bilagsføringen kan se ut for ulike typer bilag. Vi har valgt å bruke Debet/Kredit i våre eksempler, men føring med Til/Fra eller fortegnsføring skal føres på samme måte. Merverdiavgift Når du avslutter en MVA-termin, vil merverdiavgiften automatisk bli overført til konto 2740 Oppgjørskonto MVA. Det er denne kontoen du skal føre betaling fra, eventuelt føre tilbakebetaling til. Betaling av MVA Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit 2740 Oppgjørskonto MVA Betaling av termin X , Bank Betalt ,00 17

27 NÆRINGSREGNSKAP Mottatt tilbakebetalt MVA fra Fylkesskattekontoret Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit 2740 Oppgjørskonto MVA Mottatt fra FSK , Bank Innbetalt ,00 Varekjøp Leverandørreskontro I følge regnskapsloven 2-2 og tilhørende forskrifter skal alt av kjøp og salg registreres på leverandør eller kunde. Kjøp av varer fra leverandørnr Partner AS for kr ,00 Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit Partner AS , Vare for videresalg Varekjøp ,00 Registrering av fakturabetaling Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit Partner AS , Bank Betalt faktura ,00 Varesalg - Kundereskontro Kunde nr Kjøper AS solgt varer for kr ,00 Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit Kjøper AS , Varesalg Varesalg ,00 Registrering av mottatt betaling fra kunden Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit Kjøper AS , Bank ,00 18

28 NÆRINGSREGNSKAP Lønnsbilag Vi skal nå se nærmere på hvordan du kan føre lønninger i programmet. Per Olsen har en bruttolønn på kr ,00 pr måned. Dette gir oss: Bruttolønn per mnd ,00 Skattekort 30 % 4 500,00 Nettolønn ,00 Feriepenger 12 % 1 800,00 Arbeidsgiveravgift 14,1 % 2 115,00 Lønn Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit 5000 Lønn Lønn mai , Forskuddstrekk Skatt mai 4 500, Bank Utbetalt nettolønn ,00 Overføring til Skattetrekkskonto Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit 1920 Bank Overført skatt mai 4 500, Skattetrekkskonto Overført skatt mai 4 500,00 Betaling av Skattetrekk Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit 2600 Forskuddstrekk 4 500, Skattetrekkskonto 4 500,00 19

29 NÆRINGSREGNSKAP Betaling av Arbeidsgiveravgift Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit 2770 Arbeidsgiveravgift 2 115, Bank 2 115,00 Avsetninger Kontonr. Kontonavn Beskrivelse Debet Kredit 5100 Feriepenger 1 800, Skyldig feriepenger 1 800, Arbeidsgiveravgift 2 115, Skyldig arbeidsgiveravgift 2 115, Arbeidsgiveravgift av feriepenger 253, Skyldig aga av feriepenger 253,80 20

30 NÆRINGSREGNSKAP NETTBANK I modulen Nettbank kan du hente ned banktransaksjoner og opprette bilag av disse på en svært enkel måte. Bilagene overføres automatisk til Bilagsføring. Øvre del av vinduet består av transaksjoner du har hentet ned fra nettbanken. Denne delen av vinduet er lik samme hvilke knapper du klikker på i vinduet. I nedre halvdel av vinduet ligger de fem fanekortene Informasjon, Kunde, Leverandør, Kontoplan og Avansert. Når du åpner nettbankmodulen vil du være inne i fanekortet Informasjon som standard. Du kan filtrere oversikten i vinduet ved hjelp av Velg konto. Klikk på knappen Hent ned transaksjoner for å hente ned transaksjoner fra nettbanken. MERK! Det er pr. i dag ikke støtte for henting av kontoinformasjon fra bedriftskontoer. 21

31 NÆRINGSREGNSKAP Registrering av nettbankkontoer Før du kan begynne å bruke Nettbank, må du registrere nettbankkontoene du skal bruke. Veiviseren som hjelper deg å registrere nettbankkonti kan startes på tre måter: Nederst til høyre i Status kan du klikke på teksten som starter med Trykk her for å starte en veiviser som hjelper deg med å koble opp nettbanken(e) mot regnskapet. Første gang du åpner Nettbank får du opp knappen Registrer nettbank. Klikk på denne for å starte registreringsveiviseren. I Innstillinger: klikk på Nettbankinnstillinger og deretter Ny. Informasjon Fanekortet Informasjon er aktivert som standard når du åpner nettbankmodulen. Vil du bruke noen av de andre funksjonene, klikker du på fanekortene Kunde, Leverandør, Kontoplan eller Avansert. Knapperaden til høyre i vinduet er hurtigknapper. Det lønner seg å lage hurtigknapper av kontoer du bruker ofte. Les mer om hurtigknappene under Kontoplan. Fanekortet Informasjon gir deg generell informasjon om nettbanken. Kunde Fanekortet Kunde gir deg mulighet til å overføre transaksjoner direkte til kunder i kontoplanen. Transaksjoner som vises i øvre del av nettbankvinduet kan dras direkte ned til kundekontoer i kontoplanen eller du kan klikke på knappen Lag bilag. Dermed føres et bilag automatisk. Du finner bilaget igjen i bilagsregistreringsvinduet. Knapperaden til høyre i vinduet er såkalte hurtigknapper. Det lønner seg å lage hurtigknapper av kundekontoer du bruker ofte. Marker aktuell kundekonto i kontoplanen og dra den over til en hurtigknapp i høyre del av bildet. Da får hurtigknappen samme navn som kontoen, og transaksjoner fra øvre del av vinduet kan dras direkte ned til hurtigknappen. Leverandør Fanekortet Leverandør gir deg mulighet til å overføre transaksjoner direkte til leverandører i kontoplanen. Transaksjoner som vises i øvre del av nettbankvinduet kan dras direkte ned til leverandørkontoer i kontoplanen eller du kan klikke på knappen Lag bilag. Dermed føres et bilag automatisk. Du finner bilaget igjen inne i bilagsregistreringsvinduet. Knapperaden til høyre i vinduet er såkalte hurtigknapper. Det lønner seg å lage hurtigknapper av leverandørkontoer du bruker ofte. Marker aktuell leverandørkonto i kontoplanen og dra den over til en hurtigknapp i høyre del av bildet. Da får hurtigknappen samme navn som kontoen, og transaksjoner fra øvre del av vinduet kan dras direkte ned til hurtigknappen. Kontoplan I fanekortet Kontoplan under Nettbank kan du koble transaksjoner direkte til kontoer i kontoplanen. 22

32 NÆRINGSREGNSKAP Transaksjoner som vises i øvre del av nettbankvinduet kan enten dras direkte ned til en konto i kontoplanen eller du kan klikke på knappen Lag bilag. Det vil da bli ført et bilag automatisk. Bilaget finner du igjen i Bilagsføring. Du kan også lage dine egne hurtigknapper til kontoer eller standardbilag som du ofte fører. Marker aktuell konto i kontoplanen eller standardbilag og dra den over til en hurtigknapp i høyre del av vinduet for å lage en knapp. Hurtigknappen får samme navn som kontoen/standardbilaget, og du kan enten klikke på knappen for å føre et bilag eller du kan dra ned en transaksjon til knappen. Avansert I fanekortet Avansert kan du tilpasse visningen av transaksjoner i den øvre delen av vinduet. Marker en transaksjon i listen over og klikk på Skjul transaksjonen for å fjerne den fra listen. Marker avmerkingsboksene i forhold til hva du ønsker at transaksjonslisten skal vise. Klikk en gang til for å fjerne markeringene. 23

33 NÆRINGSREGNSKAP BUDSJETT I Budsjett kan du både legge inn nye og justere eksisterende budsjetter. Du har også full oversikt over hva som er budsjettert og ført på hver enkelt konto i fjor sammenlignet med i år. Velg Gå til Næringsregnskap Budsjett fra menyen, eller klikk på Budsjett blant snarveiene til venstre. Du kan søke frem kontoer ved hjelp av feltet Søk. Klikk først på kolonneoverskriften som tilsvarer det du vil søke etter, skriv inn søkeord i søkefeltet og tast Tab. Merk! Du skal ikke legge inn budsjett på balansekontoer. For å legge inn eller endre budsjett på en konto markerer du aktuell konto og klikker på knappen Budsjett. Et eget vindu vil da åpnes der du kan budsjettere på aktuell konto og se bilag som er ført på denne kontoen. Tips! Ved å høyreklikke med musen får du opp noen alternative verktøy du kan ha nytte av. Prøv dem ut! Alle kontoer kan identifiseres ut ifra nummeret de starter på. Balansekontoer: 1 = Eiendeler 2 = Egenkapital og Gjeld 24

34 NÆRINGSREGNSKAP Resultatkontoer: 3 = Inntekter 4 = Varekjøp 5 = Lønnskostnader 6 = Diverse kostnader 7 = Diverse kostnader 8 = Finansinntekter/-kostnader Ny/endre budsjett Budsjettvinduet åpnes ved å klikke på knappen Budsjett i Næringsregnskap - Budsjett. Her legger du inn/endrer budsjett på de ulike inntekts- og kostnadskontoene. Budsjettet legges inn for hver enkelt måned. I tillegg er det mulig å registrere budsjett per avdeling. I vinduets øvre felt finner du opplysninger om kontoen hentet fra kontoplanen. Hvis du vil gjøre endringer i kontoinformasjonen, må du gå til Innstillinger - Kontoplan og inngående balanse. I fanekortet Budsjett kan du legge inn budsjett for hver måned. Bruk TAB-tasten til å forflytte deg mellom feltene. Skal du ha samme budsjett i alle måneder, legger du summen inn i feltet for Januar og trykker TAB. Da vil du få spørsmål om resterende måneder skal fylles ut med samme sum. Knappen Pr. avd. gir deg mulighet til å legge inn budsjett på enkeltavdelinger i selskapet. Velg hvilken Avdeling du skal legge inn budsjett på fra nedtrekkslisten, marker ønsket måned og klikk på Endre. Du kan da redigere direkte i kolonnen Budsjett. 25

35 NÆRINGSREGNSKAP Husk! For å kunne legge inn budsjett på ulike avdelinger må avdelingene først opprettes under Prosjekt/Avdeling. Vil du kopiere budsjettallet til alle månedene klikker du på knappen Kopier. Ønsker du å fjerne budsjettallene pr. avdeling kan du klikke Ikke bruk budsjett pr. avdeling. I fanekortet Bilag ført på denne kontoen kan du se hvilke bilag som er bokført på aktuell konto. Vil du se nærmere på et bilag kan du klikke på knappen Se bilag. Du kan gjøre endringer i bilag så lenge ikke bilagsperioden er avsluttet eller overført fra fakturamodulen. 26

36 NÆRINGSREGNSKAP KUNDE/LEVERANDØR Kunde/leverandør er et register som inneholder sentrale opplysninger om dine kunder og leverandører. I øverste del av vinduet vises kundene dine og i den nederste delen leverandørene dine. I registeret kan du opprette nye kunder og leverandører, foreta endringer og slette kunder og leverandører. Vær imidlertid oppmerksom på at det ikke er mulig å slette kunder/leverandører som det er gjort føringer på, disse kan i stedet settes inaktive. Inaktive kunder/leverandører kan settes aktive igjen ved å klikke på knappen Aktiver som er tilgjengelig når du velger å vise inaktive kunder eller leverandører i listen. I søkefeltene kan du søke etter kunder eller leverandører. Søket fungerer slik at det søkes i det utvalget som er valgt i nedtrekkslisten Vis og i den kolonnen du har sortert listen etter Velg Gå til Næringsregnskap Kunde/leverandør fra menyen, eller klikk på Kunde/leverandør blant snarveiene til venstre. Merk! Du kan kun slette reskontrokontoer som ikke er tatt i bruk ennå. Reskontrokontoen er den samme som kundenummeret i fakturamodulen. Av den grunn bør du være forsiktig med å slette reskontrokontoer. Kundeinformasjon Når du klikker Ny eller Endre i kundelisten vil vinduet Kontakt åpnes. Her registreres all informasjon om kunden. I fanekortet Reskontro finner du en rekke underliggende fanekort der du kan registrere detaljert informasjon om hver enkelt kunde. Se eget kapittel for detaljert informasjon om kontaktkortet og fanekortene. 27

37 NÆRINGSREGNSKAP Reskontroinformasjon: Her vises informasjon om hvilken fakturabok og hvilket regnskap kundereskontroen hører hjemme i samt kundenummer. Programmet genererer automatisk et kundenummer for hver ny kunde som opprettes, men dette kan overstyre dersom det er ønskelig. Det er da viktig at nummeret tilhører kundenummerserien som er fra Nummeret vil være identisk med kundenummeret i næringsregnskapet. Bilag: Under Bilag kan du se hvilke bilag som er ført på kundereskontroen. Ønsker du å se nærmere på et bilag kan du markere bilaget og klikke på Vis bilag. Husk at du kan velge hvilket regnskapsår du ønsker å se bilag for i rulleboksen for dette. 28

38 NÆRINGSREGNSKAP Tilbud/Ordre/Faktura: I fanekortet Tilbud/Ordre/faktura har du full oversikt over alle tilbud og ordrer som er registrert på kunden. I tillegg til full oversikt over alle registrerte tilbud, ordrer og fakturaer, kan du også opprette nye tilbud og ordrer, endre eksisterende, slette (dvs. annullere eller kreditere, avhengig av ordrens status), duplisere og skrive ut tilbud/ordrer/fakturaer. Betalingsanmerkninger: I fanekortet Betalingsanmerkninger vil du kunne se hvilke fakturaer du har måttet purre på for å få inn betalingen. Du kan slette anmerkningene ved å legge inn en dato i feltet Nullstill purringer fra dato. Statistikk: I fanekortet Statistikk kan du se en enkel statistikk for kunden. Statistikken kan skrives ut dersom det er ønskelig. 29

39 NÆRINGSREGNSKAP Fakturainnstillinger: Under Fakturainnstillinger velger du aktuell kundetype for kunden. Som standard ligger kundetypene privatkunde og firmakunde inne, men under innstillinger kan du opprette andre typer dersom det er aktuelt. Forskjellen gir seg utslag i hvordan mvabehandlingen vises på fakturautskriften. Skal kunden ha rabatt på alle kjøp registrerer du rabattprosenten som kunden skal ha. Du kan også registrere kundens bankkontonr. og informasjon om betalingsbetingelser og betalingsinformasjon som gjelder spesielt for aktuell kunde. Purring/Inkassoinnstillinger: Her fyller du ut betalingsbetingelser som skal gjelde for kunden. Alle kunder vil i utgangspunktet ha de betingelsene du registrert i Firmainnstillinger, men hvis du ønsker å endre betingelsene for en kunde kan dette gjøres her. Du har også mulighet til å overstyre og endre betingelsene på en enkelt ordre ved registrering. Leverandørinformasjon Når du klikker Ny eller Endre i leverandørlisten vil vinduet Kontakt åpnes. Her registreres all informasjon om leverandøren. I fanekortet Reskontro finner du en rekke underliggende fanekort der du kan registrere detaljert informasjon om hver enkelt leverandør. Se eget kapittel for detaljert informasjon om kontaktkortet og fanekortene. Leverandørnummeret vil bli fylt ut automatisk, men kan overstyres ved behov. Vær oppmerksom på at dersom du endrer nummer må nummeret være mellom Nummeret vil være identisk med leverandørnummeret i næringsregnskapet. 30

40 NÆRINGSREGNSKAP Reskontroinformasjon: Leverandørnummeret vil bli fylt ut automatisk i fanekortet Reskontroinformasjon, men kan overstyres ved behov. Vær oppmerksom på at dersom du endrer nummer må nummeret være mellom Nummeret vil være identisk med leverandørnummeret i næringsregnskapet. Bilag: Under Bilag kan du se hvilke bilag som er ført på leverandøreskontroen. Ønsker du å se nærmere på et bilag kan du markere bilaget og klikke på Vis bilag. Husk at du kan velge hvilket regnskapsår du ønsker å se bilag for i rulleboksen for dette. 31

41 NÆRINGSREGNSKAP Varer: I fanekortet Varer ser du en oversikt over varer som er knyttet til aktuell leverandør i modulen Varer. 32

42 NÆRINGSREGNSKAP PROSJEKT/AVDELING I Prosjekt/avdeling kan du opprette prosjekter og avdelinger til bruk i regnskapet ditt. Alle transaksjoner kan merkes med prosjekt og avdeling, slik at du kan ta ut rapporter med utvalg på disse. Rapportene kan også sammenligne avdeling med budsjett, dersom du har opprettet Budsjett pr avdeling. Velg Gå til Næringsregnskap Prosjekt/avdeling fra menyen, eller klikk på Prosjekt/avdeling blant snarveiene til venstre. I fanekortet Prosjekter ser du en oversikt over prosjektene du har opprettet, og på fanekortet Avdelinger ser du en oversikt over avdelingene. Et prosjekt kan knyttes til en bestemt Avdeling, slik at alle transaksjoner på det aktuelle prosjektet også blir merket med avdelingen. Prosjekter og avdelinger i Næringsregnskap og Faktura er de samme. Det du registrerer i den ene modulen, vil også være tilgjengelig i den andre. Prosjektene som vises er enten Aktive prosjekter eller Avsluttede prosjekter. Du velger hvilke du vil se i nedtrekkslisten Vis øverst til høyre i vinduet. Et prosjekt regnes som avsluttet dersom feltet Sluttdato på selve prosjektet er lik eller tidligere enn dagens dato. 33

43 NÆRINGSREGNSKAP Prosjekter Du oppretter et nytt prosjekt ved å klikke Ny i oversiktsvinduet. Prosjekt ID er prosjektets identifikasjon, som knytter prosjektet til poster i andre moduler, som Bilag, Aktiviteter etc. Du kan endre Prosjekt ID, men en endring her endrer ikke automatisk ID på allerede opprettede poster i andre moduler. Type: Du kan ha prosjekter av typene Intern og Ekstern. Interne prosjekter kan være bedriftsinterne kurs, flytting til nye lokaler, innføring av nytt regnskapssystem og lignende. Eksterne prosjekter kan være et prosjekt som utføres for en kunde. Både prioritet og type er forhåndsdefinerte verdier. Du kan sortere på prioritet i oversiktsvinduet for prosjekter. Fullføringsgrad i % setter du manuelt etter hvert som prosjektet gjennomføres. Når du oppretter en ny post, for eksempel et bilag fra fanekortet Bilag, vil bilaget automatisk få utfylt Prosjekt ID. Du kan naturligvis også fylle inn Prosjekt ID manuelt fra bilagsregistreringen. Posten vil da vises her i Prosjektregisteret. På fanekortet Aktiviteter kan du markere aktiviteter som utført direkte. Prosjektrapporter Under Rapporter kan du på rapporten Prosjekt få opp en liste over aktive, avsluttede eller alle prosjekter, sortert etter Prosjekt ID eller Prosjektnavn. Rapporten lister opp prosjektene og viser hvem som er ansvarlig. Hovedbok, resultat, balanse og saldorapportene kan også vise transaksjoner for ett bestemt prosjekt. Det er også rapporter tilgjengelig i Faktura. 34

44 NÆRINGSREGNSKAP Avdelinger Du oppretter en avdeling ved å klikke Ny i oversiktsvinduet, på fanekortet Avdeling. Det er kun Avdelings ID og navn som er nødvendig for bruk av Avdelinger i regnskapet. Avdelings ID er avdelingens identifikasjon, som knytter avdelingen til poster i andre moduler, som Bilag, Aktiviteter etc. Du kan endre Avdelings ID, men en endring her endrer ikke automatisk ID på allerede opprettede poster i andre moduler. Når du oppretter en ny post, for eksempel et bilag fra fanekortet Bilag, vil bilaget automatisk få utfylt Avdelings ID. Du kan naturligvis også fylle inn Avdelings ID manuelt fra bilagsregistreringen. Posten vil da vises her i Avdelingsregisteret. Videre kan du legge inn en dato for når avdelingen ble opprettet. Du kan også registrere en adresse hvis avdelingen befinner seg utenfor kontorlokalene. Avdelingsrapporter Under Rapporter kan du på rapporten Avdeling få opp en liste over aktive, avsluttede eller alle prosjekter, sortert etter Avdeling ID eller Avdelingsnavn. Rapporten lister opp avdelingene og viser hvem som er registrert som kontaktperson. De fleste næringsregnskapsrapporter kan også vises per Avdeling. Det er også rapporter tilgjengelig i Faktura. 35

45 NÆRINGSREGNSKAP FORFALLSBOK I Forfallsbok kan du holde oversikt over bilagene som forfaller. Du kan velge om du vil se regninger som har forfalt Frem til i dag, Neste 7 dager, Neste 30 dager, eller du kan velge å se Alle. Velg Gå til Næringsregnskap Forfallsbok fra menyen, eller klikk på Forfallsbok blant snarveiene til venstre. Klikk på fanekortet som tilsvarer de bilagene du vil se, enten Frem til i dag, Neste 7 dager, Neste 30 dager eller Alle. Søk frem bilag du leter etter ved hjelp av feltet Søk. Marker først kolonneoverskriften som tilsvarer det begrepet du vil søke etter. Marker om du vil se bilag til forfall for Kunde eller Leverandør. Marker de bilagene du vil betale og klikk på Oppgjort for å fjerne disse fra forfallsboken. 36

46 NÆRINGSREGNSKAP RAPPORTER Gjennom utskrifter av ulike Rapporter kan du få oversikt over enkeltstående sider ved regnskapet. Lovpålagte utskrifter oppbevares i 10 år ( 2-7 i Regnskapsloven). Velg Gå til Næringsregnskap Rapporter fra menyen, eller klikk på Rapporter blant snarveiene til venstre. Ved å markere en rapport i det øvre vinduet, får du en beskrivelse av rapporten presentert i det nedre vinduet. På den måten kan du få mer informasjon om rapporter du er usikker på innholdet i. Klikk på Oppsett for å endre skriverinnstillinger. Det er mulig å skrive rapporter til: Forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML, e-post som vedlegg og CSV/Excel. Dette valget gjør du øverst til høyre i rapportbildet, i nedtrekkslisten Send rapporten til. Marker rapporten du vil ha utskrift av og klikk på Skriv ut. I de fleste tilfeller vil du da få opp et lite vindu hvor du kan avgrense rapportens omfang ved hjelp av dato, konto, avdeling, prosjekt og lignende. Mamut for Altinn Altinn er myndighetenes offisielle kanal for innlevering av opplysninger til det offentlige over Internett. Fordelene med Altinn er at du sparer tid, automatiserer rapporteringen, reduserer mulige feilkilder og lagrer historikk på skjemaene. 37

47 NÆRINGSREGNSKAP Mamut for Altinn er et frittstående program som kan brukes til oppretting og innsending av skjemaer til Altinn portalen på Mamut for Altinn kan lastes ned fra følgende side: Programmet kan kobles til både Mamut Business Software, Mamut datax Software eller brukes uten kobling til et regnskapssystem. Kobles Mamut for Altinn til et Mamut Regnskapsprogram vil data kunne hentes direkte til skjemaer som støttes av regnskapssystemet. Skjemaer som ikke støttes kan legges til og fylles ut manuelt i Mamut for Altinn. Dersom du ønsker å hente data fra ditt Mamut datax program må du eksportere dataene via rapportmodulen. Velg da den rapport du ønsker å eksportere, og merk av for Eksport til Mamut for Altinn. Følg deretter veiviseren som kommer opp, og du vil få eksportert dine skjemaer til Mamut for Altinn.. 38

48 NÆRINGSREGNSKAP INNSTILLINGER Under Innstillinger settes alle sentrale innstillinger for Næringsregnskap. Standardbilag opprettes her og du kan tilpasse kontoplanen samt legge inn inngående balanse på kontoer. Du kan også sette innstillinger for nettbank, bilagsføring, regnskapsperioder, mva-innstillinger og utskrifter. Velg Gå til Næringsregnskap Innstillinger fra menyen, eller klikk på Innstillinger blant snarveiene til venstre. Firmaopplysninger I vinduet Endre informasjon om regnskap kan du endre navn på regnskapet ditt samt oppdatere adresse- og annen informasjon. Standardbilagregister Standardbilag kan være til god nytte dersom du regelmessig fører nesten identiske bilag, f.eks. faste utgifter. Ved bilagsføring vil standardbilag være tilgjengelig i en egen nedtrekksliste. Ved valg av standardbilag vil de fleste dataene i bilaget fylles ut automatisk. For å opprette et standardbilag klikker du på Ny og fyller ut navn og kontoer standardbilaget skal føres imot. 39

49 NÆRINGSREGNSKAP I kolonnen Type kan du velge mellom Fast, Variabel og Sum. Fast betyr at beløpet er fast, Variabel betyr at beløpet er variabelt, dvs. du må angi beløp når standardbilaget benyttes under bilagsføring. Statusen Sum må alltid brukes på en linje når typen Variabel har blitt brukt. Programmet vil da beregne hvilket beløp som skal brukes på denne linjen. Standardbilag kan også opprettes i forbindelse med vanlig bilagsføring ved å merke av for Lagre dette bilaget som standardbilag. Bilagsføring Klikk på Bilagsføring for å tilpasse bilagsføringen i Næringsregnskap. Selve dataene i bilaget lagres på samme måte. Dette bestemmer hvordan du foretrekker å registrere bilagene. Marker avmerkingsboksen Kopier beskrivelse, avdeling og prosjekt hvis du vil at disse opplysningene skal kopieres til neste linje når du fører bilag. Marker avmerkingsboksen Fortsett bilagsføring når forrige bilag er ferdig hvis du vil at programmet da automatisk skal starte på et nytt bilag. Dette vil gjøre at føringen går raskere når du har flere bilag du vil registrere samtidig. Marker avmerkingsboksen Hent utestående fakturaer fra fakturamodulen, hvis du ønsker at disse skal komme opp ved bilagsføring. Velg også hvilke kolonner du ønsker skal vises i vinduet for registrering av bilag. Perioder Klikk på Perioder for å sette innstillinger for regnskapsperiodene. Da åpnes vinduet Perioder og terminavslutning. Her kan du Avslutte perioder og dermed sperre dem for videre føringer, du kan Gjenåpne perioder (dersom de ikke befinner seg innen en sperret termin), og du kan Endre perioder (dersom det ikke er ført bilag i dem). MVA innstillinger og terminavslutning Under MVA innstillinger og terminavslutning setter du innstillinger for programmets mvabehandling og terminavslutning. NB! Husk at det er for sent å endre bilag når de befinner seg i en avsluttet periode. Du bør derfor sjekke terminen svært nøye før mva-terminen avsluttes. Skriv ut Omsetningsoppgave fra Rapporter og kontroller terminen først. I fanekortet Avslutt MVA-termin kan du avslutte en termin ved å velge aktuell termin i nedtrekkslisten og deretter klikke på knappen Avslutt termin. Du finner også en oversikt over hvilke terminer som allerede er avsluttet. Klikk på fanekortet MVA-koder hvis du vil endre programmets mva-behandling. I nedtrekkslisten Dato kan du velge mva-regler fra tidligere perioder. I fanekortet Annet kan du klikke på Har blitt momspliktig hvis du har behov for å oppgradere regnskapet ditt til å bli momspliktig. 40

50 NÆRINGSREGNSKAP Merk! Programmet velger riktige mva-koder ut fra datoen du oppretter regnskapet. Du skal derfor ikke endre mva-kodene dersom det ikke er nødvendig for å føre det aktuelle regnskapet. Statusvindu Under Innstillinger for statusvinduet kan du tilpasse statusvinduet og velge hvilke informasjonsbokser som skal vises og hvordan de skal plasseres. Innstillingene kan settes for hvert enkelt statusvindu enten via en egen knapp på skrivebordet eller under innstillinger for de moduler som har statusvindu. Innhold I fanekortet Innhold kan du velge hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet. En rekke informasjonsbokser vil være forvalgt, men du står fritt til å velge hvilken informasjon du vil vise i statusvinduene i de ulike modulene og i hvilken rekkefølge. Du kan justere hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet ved å markere og flytte ved hjelp av pilknappene mellom vinduene Tilgjengelige informasjonsbokser og Dine valgte informasjonsbokser. For å justere rekkefølgen på valgte informasjonsbokser benyttes pilknappene til høyre for Dine valgte informasjonsbokser. Utseende I fanekortet Utseende kan du velge om informasjonsboksene skal fordeles over to eller tre kolonner eller om hele statusvinduet skal fylles. Ønsker du å skjule informasjonsflytdiagrammet for å få bedre plass til informasjonsbokser er også det mulig. Valgte informasjonsbokser vil bli skalert i forhold til plassen som er til rådighet i statusvinduet 41

51 NÆRINGSREGNSKAP Kontoplan og inngående balanse Under innstillinger for Kontoplan og inngående balanse kan du opprette nye kontoer og redigere opplysninger om eksisterende. Det er blant annet her du legger inn inngående balanse på balansekontoer (for eksempel bank, gjeld og kundefordringer). Du kan også sjekke status og hvilke bilag som er ført på hver enkelt konto. I fanekortet Vanlige kontoer finner du regnskapskontoene som benyttes ved bokføring, i fanekortet Kunder finner du alle kundekontoer og i fanekortet Leverandører alle leverandørkontoer. For å opprette en ny konto klikker du på knappen Ny. Vil du gjøre endringer på en konto, legge inn budsjett eller sjekke hvilke bilag som er ført på en regnskapskonto klikker du på Endre. Viktig! Husk alltid å legge inn summen av all inngående balanse på konto 2050 Annen egenkapital. Merk! Næringsoppgaven fylles ut automatisk på bakgrunn av regnskapstallene. Av den grunn bør du utvise forsiktighet når du oppretter/endrer kontoer. Hvis du endrer navn/brukerområde på kontoene, kan dette lett skape ubalanse i regnskapet. Ønsker du å sette en konto inaktiv kan du markere aktuell konto og klikke på knappen Sett inaktiv. Vil du sette en inaktiv konto aktiv igjen velger du Inaktive i nedtrekkslisten Vis med status, markerer kontoen og klikker på Aktiver. Tips! Unngå slette kontoer fra kontoplanen, bruk i stedet valget for å sette kontoer du ikke bruker inaktive. Nedtrekkslisten Vis med status gir deg mulighet til å filtrere kontoene som vises i kontoplanvinduet. 42

52 NÆRINGSREGNSKAP Når du klikker Ny eller Endre i kontoplanen åpnes et eget vindu med informasjon om aktuell konto. Har du valgt å opprette en ny konto og har tastet inn kontonummeret vil du se at kontoen automatisk blir markert med rett Kontotype. NB! Det er viktig at du ikke bytter Kontotype når du redigerer en konto. Programmet vet hvilken type det er ut fra kontonummeret og kontogruppen nummeret tilhører. I feltet Inngående balanse kan du legge inn IB på kontoen. Hvis du vil registrere ulike saldoer på ulike avdelinger i firmaet, kan du klikke på knappen Avdelinger til høyre for feltet Inngående balanse. Her legger du inn de saldoene i et eget vindu. Totalsummen av IB vil vises i hovedvinduet. Merk! Feltet Kontonummer vil være låst for redigering hvis du har valgt å Endre en konto. Dersom kontoen skal knyttes til en Avgiftskode velger du dette i nedtrekkslisten for dette. Budsjett I fanekortet Budsjett kan du legge inn budsjett på aktuell konto. Ønsker du å legge inn budsjett per avdeling klikker du på knappen Pr. avd. Les mer om budsjett i eget kapittel. Bilag ført på denne kontoen I fanekortet Bilag ført på denne kontoen kan du se hvilke bilag som er bokført på aktuell konto. Vil du se nærmere på et bilag kan du klikke på knappen Se bilag. Du kan gjøre endringer i bilag så lenge ikke bilagsperioden er avsluttet eller overført fra fakturamodulen. Utskrift Under Utskrift kan du sette innstillinger for utskrift av rapporter. Sett kryss i avmerkingsboksen, hvis du ønsker å skrive ut Næringsoppgaven i farger. 43

53 NÆRINGSREGNSKAP Velger du knappen Skriveroppsett vil du kunne sette innstillinger for hvilken skriver du ønsker utskrift fra. Nettbankinnstillinger Under Nettbankinnstillinger kan du opprette kobling mellom dine nettbankkontoer og ditt privatregnskap i programmet, du kan gjøre endringer i eksisterende koblinger, men også slette koblinger dersom det er aktuelt. Klikk på knappen Ny for å opprette en kobling. En veiviser vil åpnes og hjelpe deg å opprette kobling til nettbanken din. Etter å ha opprettet kobling til nettbankkontoene dine kan du klikke på Endre og velge om du vil Vise alt, Kun saldo eller Ikke vise informasjon om aktuell konto i regnskapet ditt. Du kan også angi Kontonavn og knytte mot Kontonr. i regnskap om ønskelig. 44

54 Faktura I Fakturamodulen kan du holde fullstendig oversikt over alt som har med fakturering og betalingsoppfølging å gjøre. Du har store muligheter til å bestemme forskjellige detaljer og innstillinger knyttet til faktureringen, og du kan få et bredt spekter av utskrifter som hjelper deg å holde oversikt over virksomheten din. Når du åpner fakturamodulen første gang må du opprette en fakturabok før du kan begynne å fakturere. En fakturabok er et register over alle kunder, varer og fakturaer for et firma. Du kan opprette flere fakturabøker dersom du har behov for det. Inneholder ditt program også en regnskapsmodul kan du integrere denne med fakturamodulen, og du vil oppleve mange fordeler. Flere av opplysningene du registrerer i fakturamodulen vil nemlig automatisk oppdatere regnskapet. Merk! Modulen Faktura er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om du har Faktura, kan det hende at enkelte av de omtalte funksjonene ikke er tilgjengelig i ditt program. Innhold Om Faktura 46 Velg/Opprett fakturabok 48 Status 49 Tilbud 50 Ordre/Faktura 52 Ordre- og fakturaregistrering Kreditnota Gruppeordre Dupliser ordre Samleordre Skriv ut ordre/faktura Hvordan skrive ut en fakturakopi? Hvordan sette en kontaktperson som standard referanse? Betalingsoppfølging 62 Registrering av betaling Delbetaling/Kontantrabatt Purring/Inkassovarsel/Rentenota Innbetalingshistorikk Se på faktura Koble poster Overføre til regnskapet manuelt Hent kunde Innbetaling fra BBS Kunde/leverandør 70 Varer 76 Prosjekt/avdeling 81 Rapporter 84 Innstillinger 86 45

55 FAKTURA OM FAKTURA Hva inngår i modulen Faktura? Status: Ved å klikke på Status får du se en status for aktiv fakturabok. Statusen viser blant annet omsetning og utestående fordringer i aktivt år. Tilbud: I Tilbudsregisteret kan du opprette nye tilbud, duplisere eksisterende og dersom et tilbud genererer salg kan du enkelt overføre tilbudet til ordre for videre oppfølging og fakturering. Ordre/faktura: Her kan du opprette både enkle fakturaer, gruppefakturaer og duplisere ordrer. Modulen gir oversikt over alle ordrer. Betalingsoppfølging: Betalingsoppfølging gir deg en oversikt over ubetalte, betalte og delbetalte fakturaer. For at fakturaen skal komme med i oversikten, må den være skrevet ut og godkjent først. Du kan gi fakturaer status som betalt, noe som også vil oppdateres i regnskapsmodulen dersom fakturaboken er koblet til et næringsregnskap. Etter forfallsdato kan du også få forslag til purringer her. Kunde/leverandør: Under Kunde/leverandør kan du holde oversikt over kunder og leverandører i et eget register. Vesentlig informasjon som adresser, kontaktpersoner, betalingsinformasjon, org. nr. og lignende registreres her. Varer: Her registrerer du alle varer med tilhørende informasjon om pris, kategori m.m. Varene vil vises i et eget oversiktsvindu etter hvert som de registreres. Du har også mulighet til å søke etter varer og sortere oversikten. Prosjekt/avdeling: I Prosjekt/avdeling kan du opprette prosjekter og avdelinger. Alle transaksjoner kan merkes med prosjekt og avdeling, slik at du kan ta ut rapporter med utvalg på disse. Rapporter: I Rapporter har du mange utskriftsmuligheter knyttet til fakturering, kunder og varer. Innstillinger: Under Innstillinger kan du redigere firmaopplysninger som betalingsbetingelser, kontonummer og annen sentral informasjon. Du kan også registrere/endre opplysninger om ulike avdelinger og prosjekter som utgjør egne kolonner i ordreregistreringen. I tillegg kan du registrere/endre ulike varegrupper som du bruker under vareregistreringen og endre priser på varer ved bruk av Global prisjustering. Du kan også legge inn de ulike transportørene du bruker til å sende ut varer i Transportørregisteret. 46

56 FAKTURA Hvordan kommer jeg dit? Velg Faktura i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du kan også velge Gå til Faktura fra den øvre menylinjen og gjøre et valg derfra. 47

57 FAKTURA VELG/OPPRETT FAKTURABOK Når du åpner Faktura første gang, vil du få beskjed om at du må opprette en fakturabok før du kan begynne å fakturere. En fakturabok er et register over alle kunder, varer og fakturaer for et firma. Du kan til enhver tid opprette nye og redigere eksisterende fakturabøker. Dette gjøres ved å åpne fakturamodulen og velge Fil Ny/endre fakturabok fra den øvre menylinjen. Oversikten vil naturligvis være tom første gang du bruker Faktura. I listen som åpnes vil du få en oversikt over eksisterende fakturabøker. For å åpne en fakturabok markerer du aktuell bok og klikker Velg. Vil du opprette en ny klikker du på knappen Ny. Du vil da få opp vinduet Firmaopplysninger hvor du må sette innstillinger for fakturaboken. Ønsker du å redigere opplysninger om en eksisterende fakturabok markerer du aktuell bok og klikker Endre. Du kan slette en fakturabok ved å markere og klikke Slett. Men vær oppmerksom på at du vil slette alle registrerte opplysninger i aktuell fakturabok.. 48

58 FAKTURA STATUS I statusbildet har du full oversikt over aktiv fakturabok og omsetningen for valgt regnskapsår, evt. for alle år dersom du har merket av for Vis status for alle år. Ønsker du å bytte til en annen fakturabok kan du gjøre det ved å klikke på linken ut for Firmanavn. Du får også en rask oversikt over hva du har totalt utestående hos dine kunder, samt antall utestående fakturaer. Kreditnotaer blir automatisk trukket fra. I tillegg viser statusbildet informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Fakturamodulen. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. Velg Gå til Faktura Status fra menyen, eller klikk på Status blant snarveiene til venstre for å åpne statusbildet i fakturamodulen. Du kan skrive ut innholdet i statusvinduet ved hjelp av knappen Skriv ut statusinformasjon. Statusrapport for aktiv fakturabok som genereres viser alle opplysningene fra vinduet. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. 49

59 FAKTURA TILBUD I Tilbudsregisteret kan du opprette nye tilbud, duplisere eksisterende og dersom et tilbud genererer salg kan du enkelt overføre tilbudet til ordre for videre oppfølging og fakturering. Øverst i registeret kan du filtrere og velge om du vil se bare aktive tilbud, tilbud som er utgåtte, annullerte, overført til ordre eller alle tilbud som er registrert. Du kan også velge om du vil se tilbud bare for et bestemt regnskapsår eller om du vil vise for alle år. Ved hjelp av knappene Endre og Annuller kan du enten redigere et opprettet tilbud eller annullere et tilbud dersom det er aktuelt. Ønsker du å duplisere et tilbud kan du markere tilbudet du vil duplisere og klikke Dupliser tilbud. Du må da bekrefte at du vil duplisere aktuelt tilbud og du vil få beskjed om at tilbudet har blitt opprettet med neste ledige tilbudsnummer. Ønsker du at tilbudet skal være til en annen kunde enn den opprinnelige kunden i tilbudet du dupliserte fra, må du markere det nyopprettede tilbudet og klikke Endre. Ved hjelp av søkeknappen ut for kundenummer kan du hente frem kunden som skal motta tilbudet. Tips! Du kan også opprette tilbud via kundelisten ved å markere aktuell kunde og klikke på knappen Ordre/faktura. Velg deretter Tilbud i nedtrekkslisten Vis i ordrelisten og klikk Ny. Overfør til ordre Dersom en kunde takker ja til et mottatt tilbud kan du enkelt overføre tilbudet til ordremodulen for videre oppfølging og fakturering. Marker da tilbudet som skal overføres og klikk Overfør til ordre. Ordren må du deretter fakturere på vanlig måte under Ordre/Faktura. Hvordan opprette et nytt tilbud 1. Velg Gå til Faktura Tilbud fra menyen, eller klikk på Tilbud blant snarveiene til venstre. 50

60 FAKTURA 2. Klikk Ny for å opprette et nytt tilbud. 3. Klikk på søkeknappen for å velge aktuell kunde eller tast inn kundenummeret til kunden om du kjenner dette. 4. Fyll ut aktuell informasjon som adresse, tilbudsdato, deres ref. m.m. i øvre del av tilbudsvinduet. 5. Klikk Ny for å legge til en vare og fyll ut antall, evt. rabatt og annen aktuell informasjon. 6. Klikk OK. 7. Klikk Skriv ut. 8. Marker og klikk Merk på tilbudet du ønsker å skrive ut. 9. Klikk Utskrift. 10. Velg ønsket utskriftsmedie i nedtrekkslisten for dette og velg ønsket antall kopier. 11. Klikk Skriv ut. 12. Klikk Lukk. Et tilbud har blitt opprettet og skrevet ut. 51

61 FAKTURA ORDRE/FAKTURA Under Ordre/Faktura har du full oversikt over alle registrerte ordrer og fakturaer. Ved hjelp av filterfunksjonen øverst i registeret kan du velge å vise de ulike statusene hver for seg eller alle i en samlet liste. I registeret kan du opprette nye ordrer, endre eksisterende, annullere ordrer og skrive ut/fakturere ordrer. I tillegg kan du opprette gruppeordrer og duplisere ordrer. Hvis du bruker TAB-tasten til å bevege deg mellom kolonnene i varelinjen vil mva bli beregnet automatisk og linjesummen fylt ut. Velg Gå til Faktura Ordre/faktura fra menyen, eller klikk på Ordre/faktura blant snarveiene til venstre. Da kommer du inn i modulens Ordre- og fakturaregister. Ordre- og fakturaregistrering Når du klikker Ny eller Endre åpnes vinduet Ordre- og fakturaregistrering. Ved opprettelse av ny ordre vil det automatisk bli tildelt et ordrenummer. I feltet for kundenummer kan du enten taste inn kundenummeret direkte om du kjenner dette, eller klikke på søkeknappen til høyre for feltet og velge aktuell kunde i listen over kunder. 52

62 FAKTURA Adressen og eventuelt leveringsadressen som er registrert i kundekortet til kunden vil overføres til ordren, adresseinformasjonen kan overstyres dersom det er aktuelt, men eventuelle adresseendringer som gjøres i selve ordren vil ikke bli overført tilbake til kundekortet. Ønsker du å benytte funksjonaliteten for pakkesporing kan du registrere informasjon om transportør og sendingsnummer i fanekortet Sendinger/Sporinger. Merker du av for Factoring/Fakturaadministrasjon på ordren vil du i ettertid kunne generere factoringfiler til IKAS Kredittsystemer. Factoringfiler kan genereres etter fakturering ved å velge Fil - Import/Eksport og Eksport av data. Ordredatoen vil automatisk bli foreslått som dagens dato. Ønsker du å endre til en dato frem i tid er selvsagt det mulig å overstyre. Fakturadatoen vil programmet sette selv, ved utskrift av fakturaen, men ønsker du å fastsette en annen fakturadato enn utskriftsdato kan du registrere fakturadatoen manuelt. Forfallsdato vil bli beregnet ut ifra innstillinger du har satt for fakturaboken. Du kan overstyre forfallsdatoen manuelt ved behov. Feltet Leveringsdato angir datoen varen eller tjenesten ble levert. Dersom du ikke angir en leveringsdato manuelt vil programmet anta at leveringsdatoen er lik fakturadatoen. I nedtrekkslisten for Øreavrunding kan du bestemme hvilken avrunding det skal være på fakturaen. Innstillingen du har satt i firmainnstillinger vil bli foreslått, men kan overstyres. 53

63 FAKTURA Feltet Deres ref. vil være fylt ut automatisk dersom du har spesifisert Standard referanse for faktura for kunden. Du kan overstyre Deres ref. om ønskelig ved å klikke på søkeknappen til høyre og velge en alternativ kontaktperson tilknyttet kunden. Innstillingene for standard referanse settes i fanekortet Kontaktperson i kundekortet ved å klikke på knappen Standard ref. Du kan spesifisere en standard referanse for faktura og en annen for levering dersom du har behov for det. Vår ref. vil automatisk være fylt ut dersom du har fylt ut informasjon om dette i Firmaopplysninger. I feltet Referanse kan du legge inn enda en referanse dersom det skulle være nødvendig. Referansen vil vises på ordre- og fakturautskrifter. Ved å klikke på knappen Ny i ordren vil du få opp en varelinje der du enten kan taste inn varenummeret eller taste Enter for å kunne velge aktuell vare i varelisten. Gjenta for å legge til flere varer i ordren. Ønsker du å legge inn en Fritekst kan du klikke på knappen for dette. Du kan skrive inn flere linjer med tekst og du kan legge inn flere fritekster om ønskelig. Teksten vil komme under varelinjen som er markert når du klikker Fritekst. Knappen Betingelser gir deg mulighet til å endre betingelsene for denne ene fakturaen. Ved å klikke på knappen Endre øverst i Ordre/Fakturamodulen vil du kunne endre de fleste opplysninger på en ordre hvis du har behov for det. På fakturerte ordrer vil du imidlertid kun kunne endre forfallsdatoen. Hvis du bruker TAB-tasten til å bevege deg mellom kolonnene i varelinjen vil mva bli beregnet automatisk og linjesummen fylt ut. Annuller/Krediter I Ordre/Fakturalisten kan du markere en ordre og klikke på knappen Annuller for å annullere. Du kan annullere ordrer som ikke er fakturerte, fakturerte ordrer må i stedet krediteres. Markerer 54

64 FAKTURA du en fakturert ordre vil knappen endre navn til Krediter og du kan kreditere deler av fakturaen eller fakturaen i sin helhet. Kreditnota For å kreditere en faktura kan du markere og slette fakturaen i fakturaoversikten din. Hvordan kreditere en faktura 1. Velg Gå til - Faktura og klikk Ordre/Faktura. 2. Marker fakturaen du ønsker å kreditere. 3. Klikk Krediter. 4. Bekreft at du vil opprette en kreditnota av fakturaen. 5. Klikk Skriv ut og skriv ut Faktura med fellesgiro. 6. Godkjenn kreditnotaen som blir skrevet ut. Fakturaen er nå kreditert. Delkreditering Dersom du ønsker å delkreditere eller opprette en uavhengig kreditnota, må du opprette en ny ordre og legge inn et negativt tall i kolonnen for antall. Gruppeordre Ved hjelp av en veiviser for å opprette Gruppeordre kan du enkelt opprette identiske ordrer til et utvalg av dine kunder. Veiviseren startes ved å velge Gå til Faktura Ordre/Faktura. Knappen Gruppeordre starter en veiviser som hjelper deg å definere hvilke kunder som skal inngå i gruppen som skal motta like ordrer. I siste steg i veiviseren blir ordrene generert og kan deretter faktureres ved å skrive ut på vanlig måte. 55

65 FAKTURA Dupliser ordre Ved å klikke på knappen Dupliser ordre kan du opprette en kopi av ordren som er markert. Kopien som blir opprettet er åpen for redigering, det vil si at du kan legge til flere varelinjer eller endre kunde dersom det er ønskelig. For å endre kunde må du klikke på søkeknappen til høyre for kundenummeret. Hvordan dupliser en ordre/faktura 1. Velg Gå til Faktura Ordre/faktura fra menyen, eller klikk på Ordre/faktura blant snarveiene til venstre. 2. Marker ordren/fakturaen du ønsker å duplisere og klikk Dupliser ordre. 3. Klikk Ja for å opprette en kopi av valgt ordre. 4. Klikk OK på meldingen som informerer om ordrenummeret på ny ordre. 5. Marker den nye ordren og klikk Endre dersom du ønsker å gjøre endringer i varelinjer eller kunde. Fakturer deretter på vanlig måte. 56

66 FAKTURA Samleordre Funksjonen for samleordre blir tilgjengelig når det er registrert flere ordrer på en kunde. I stedet for å skrive ut en faktura per ordre som kan du i stedet velge å samle ordrene i én faktura. Hvordan opprette en samleordre 1. Gå til Faktura Ordre/Faktura. 2. Marker en ordre og klikk på Skriv ut. Dersom du har registrert flere ordre på kunden vil du få spørsmål om du vil starte veiviseren for samleordre. 3. Klikk på Ja for å lage en samleordre. Klikker du Nei her kan du skrive ut én og én faktura. 4. Marker kunden det skal lages en samleordre for. 5. Flytt de aktuelle enkeltordrene over til samleordren ved å bruke knappene med piler midt i bildet. 57

67 FAKTURA 6. Klikk Neste og Ferdig. Du får da opprettet en samleordre for de ordrene du har valgt for kunden 1. Veiviseren har nå opprettet samleordren, som er klar til å skrives ut på vanlig måte. Klikker du Nei til å opprette samleordre vil du få spørsmål om du vil skru av funksjonen. Skrur du den av kan du senere aktivere den igjen. Innstillingen finner du i Hovedmenyen, under Faktura Innstillinger Firmaopplysninger. På fanekortet Utskrift tar du bort markeringen for Vis veiviser for samleordre. Skriv ut ordre/faktura Knappen Skriv ut gir deg mulighet til å skrive ut diverse ordre og fakturarapporter rett fra Ordre-/Fakturalisten. Som standard vil ordrer som ikke tidligere er fakturert bli foreslått ved utskrift, men du står fritt til å velge hvilke ordrer du ønsker å skrive ut rapporter på. Hvordan fakturere en ordre Klikk Skriv ut for å fakturere. 2. Svar Nei til samleordre for å fakturere på vanlig måte eller følg veiviseren dersom du vil samlefakturere. 3. Marker og klikk Merk på ordrene du ønsker å fakturere. 58

68 FAKTURA 4. Klikk Utskrift. 5. Velg rapporten du ønsker å skrive ut, f.eks. Faktura med fellesgiro 6. Merk gjerne av for Forhåndsvisning av fakturaen. 7. Klikk Skriv ut i forhåndsvisningsbildet. 8. Klikk knappen Skriv ut rapporten for å fakturere. 9. Svar Ja dersom du godkjenner fakturaen. Fakturaen er effektuert og skrevet ut. Vær oppmerksom på at når du godkjenner en faktura vil det ikke lenger være mulig å gjøre endringer i ordren eller skrive ut ny original faktura. Fakturaen vil bli bokført og du vil kunne skrive ut fakturakopier. 59

69 FAKTURA Hvordan skrive ut en fakturakopi? Fakturakopier kan skrives ut fra kundekortet eller rapportmodulen. Slik skriver du ut fakturakopi fra kundekortet 1. Velg Gå til - Faktura - Kunde/Leverandør. 2. Dobbeltklikk på aktuell kunde. 3. Velg fanekortet Ordre/Faktura. 4. Marker fakturaen du ønsker å skrive ut en kopi av og klikk Skriv ut. 5. Marker ønsket rapport og klikk Skriv ut igjen. Fakturakopien skrives ut. Slik skriver du ut fakturakopi fra rapportmodulen 1. Velg Gå til - Faktura - Rapporter. 2. Marker rapporten du ønsker å skrive ut, f.eks. Faktura med fellesgiro. 3. Klikk Skriv ut. 4. Søk eller let frem fakturaen du ønsker å skrive ut en kopi av. 5. Marker fakturaen og klikk OK. Fakturakopien skrives ut. 60

70 FAKTURA Hvordan sette en kontaktperson som standard referanse? I kontaktkortet kan du sette en kontaktperson som er tilknyttet en kunde som standard referanse for faktura og/eller levering. Standard referanse vil da automatisk være forvalgt når du i ettertid oppretter en ny ordre på kunden, men kan overstyres dersom ønskelig. Slik setter du en kontaktperson som standard referanse 1. Velg Gå til - Faktura - Kunde/leverandør. 2. Marker aktuell kunde og klikk Endre. 3. Velg fanekortet Kontaktperson. 4. Marker kontaktpersonen som skal settes som standard referanse. 5. Klikk på knappen Standard ref. 6. Merk av for om kontaktpersonen skal være standard referanse for faktura og/eller levering. 7. Klikk OK. Kontaktpersonen vil foreslås automatisk som standard referanse på nye ordrer. Merk! Funksjonaliteten for standard referanse vil bare ha effekt dersom kontakten er merket av som kunde. 61

71 FAKTURA BETALINGSOPPFØLGING Under Betalingsoppfølging finner du en fullstendig oversikt over alle fakturaer. Øverst i vinduet kan du filtrere på år, velge om du vil vise bare ubetalte fakturaer, delbetalte fakturaer eller betalte fakturaer. Ønsker du å se fakturaer for bare en bestemt kunde må du markere aktuell kunde og merke av for Kun merket kunde. Velg Gå til Faktura Betalingsoppfølging fra menyen, eller klikk på Betalingsoppfølging blant snarveiene til venstre. Det er kun fakturaer som er skrevet ut og godkjent som vil være tilgjengelige for betaling. Sortering Du kan sortere listen etter Fakturanr, Kundenr, Kundenavn osv. ved å klikke på overskriften til den ønskede kolonnen. Du kan også søke i ønsket kategori ved å markere kolonneoverskriften for så å skrive søkebegrepet inn i feltet Søk nederst til venstre i vinduet. 62

72 FAKTURA Registrering av betaling Hvordan registrere betaling av en faktura 1. Merk aktuell faktura i listen. 2. Klikk Betal. 3. Korriger innbetalt beløp dersom dette avviker fra beløpet som er utestående. 4. Registrer Betalingsdatoen da innbetalingen fant sted. 5. Velg Betalingsform i nedtrekkslisten. 6. Skriv evt. inn en egen Beskrivelse av innbetalingen. 7. Klikk OK. Betalingen er registrert. Purregebyr Hvis du har sendt ut purring på fakturaen, er det først når fakturaen/purringen er betalt at du kan legge purregebyret inn i regnskapet. Det gjør du ved å taste inn purregebyret i feltet for dette. Gebyret vil da bli postert til den kontoen du har valgt for purregebyr under Innstillinger. Delbetaling/Kontantrabatt Ved delbetaling eller kontantrabatt registrerer du det innbetalte beløpet. Du vil få spørsmål om differansen skal føres som en kontantrabatt. Svarer du Ja på dette vil det innbetalte beløpet bli bilagsført på kontoen for bank og restbeløpet på kontoen for kontantrabatt. 63

73 FAKTURA Er innbetalingen en delbetaling svarer du Nei. Fakturaen vil da bli liggende som delbetalt og du vil kunne føre innbetaling av restbeløpet ved senere anledning. Under fanekortet Regnskapsinnstillinger og Kontantrabatt kan du sette hvilke kontoer rabatten skal føres mot ved en overføring til regnskapet. Purring/Inkassovarsel/Rentenota I nedtrekkslisten øverst til høyre vil du kunne velge om du skal vise forslag til nye purringer/inkassovarsel, vise allerede sendte purringer/inkassovarsler, forslag til rentefaktura, inkasso eller fakturaer som er sendt til inkasso. Hvordan generere Purring/Inkassovarsel/Rentenota 1. Klikk på knappen Purring. 64

74 FAKTURA 2. Merk fakturaene du ønsker å sende purring på. 3. Klikk OK. 4. Klikk OK for å bekrefte utskrift av purringer. 5. Klikk på Skriv ut rapporten fra forhåndsvisning. 6. Klikk Ja for å godkjenne utskriften og oppdatere reskontroen. Fakturaene du har sendt purringer på vil nå være å finne under Vis sendte purringer/inkassovarsel. Innbetalingshistorikk Knappen Innb. historikk viser deg innbetalingshistorikken for markert faktura. 65

75 FAKTURA Se på faktura Ved å markere en faktura og klikke på knappen Se på faktura vil du kunne se nærmere på valgt faktura. Du har ikke anledning til å foreta endringer på fakturaen utenom å eventuelt endre forfallsdatoen. Koble poster Når du markerer en kreditnota og klikker på knappen Koble poster, vil du finne en liste over åpne fakturaer i regnskapet ditt. Du kan da velge å koble en faktura med en kreditnota slik at fakturaen blir markert som innbetalt. 66

76 FAKTURA Overføre til regnskapet manuelt Dersom du har koblet fakturaboken til et regnskap vil knappen Man.bokføring være tilgjengelig. Knappen gir deg en oversikt over fakturaer som ikke er bokført i regnskapet ditt og muligheten til å bokføre direkte. Vær oppmerksom på at denne prosessen ikke kan angres. 67

77 FAKTURA Hent kunde Ønsker du å se kundekortet til en kunde kan du markere aktuell kunde i listen og klikke på knappen Hent kunde. Innbetaling fra BBS Ved å klikke på Innb. fra BBS kan du oppdatere utestående fordringer. Programmet vil da sjekke innleste innbetalingstransaksjoner mot fakturaregistrene dine. Knappen Innb. fra BBS vil kun være tilgjengelig dersom du har en OCR-avtale med banken din og leser inn OCR-filer med innbetalinger fra dine kunder. OCR-filer leses inn under Fil Import/Eksport. 68

78 FAKTURA 69

79 FAKTURA KUNDE/LEVERANDØR Kunde/leverandør er et register som inneholder sentrale opplysninger om dine kunder og leverandører. I nedtrekkslisten øverst kan du velge om du vil vise kunder eller leverandører. I registeret kan du opprette nye kunder og leverandører, foreta endringer og slette kunder og leverandører. Vær imidlertid oppmerksom på at det ikke er mulig å slette kunder/leverandører som det er gjort føringer på, disse kan i stedet sette inaktive. Inaktive kunder/leverandører kan settes aktive igjen ved å klikke på knappen Aktiver som er tilgjengelig når du velger å vise inaktive kunder eller leverandører i listen. Har du valgt å vise Aktive kunder vil knappen Ordre/faktura være aktiv. Det betyr at du kan opprette en ny ordre på en kunde direkte fra kundelisten ved å markere aktuell kunde og deretter klikke på knappen Ordre/faktura. En ordreliste vil da åpnes og du vil i tillegg til å kunne opprette nye ordrer få oversikt over registrerte tilbud, ordrer og fakturaer for kunden. I feltet Søk kan du søke etter kunder eller leverandører. Søket fungerer slik at det søkes i det utvalget som er valgt i nedtrekkslisten Vis og i den kolonnen du har sortert listen etter. Velg Gå til Faktura Kunde/leverandør fra menyen, eller klikk på Kunde/leverandør blant snarveiene til venstre. Kundeinformasjon Når du klikker Ny eller Endre i kundelisten vil vinduet Kontakt åpnes. Her registreres all informasjon om kunden. I fanekortet Reskontro finner du en rekke underliggende fanekort der du kan registrere detaljert informasjon om hver enkelt kunde. 70

80 FAKTURA Se eget kapittel for detaljert informasjon om kontaktkortet og fanekortene. Reskontroinformasjon: Her vises informasjon om hvilken fakturabok og hvilket regnskap kundereskontroen hører hjemme i samt kundenummer. Programmet genererer automatisk et kundenummer for hver ny kunde som opprettes, men dette kan overstyre dersom det er ønskelig. Det er da viktig at nummeret tilhører kundenummerserien som er fra Nummeret vil være identisk med kundenummeret i næringsregnskapet. Bilag: Under Bilag kan du se hvilke bilag som er ført på kundereskontroen. Ønsker du å se nærmere på et bilag kan du markere bilaget og klikke på Vis bilag. Husk at du kan velge hvilket regnskapsår du ønsker å se bilag for i rulleboksen for dette. 71

81 FAKTURA Tilbud/Ordre/Faktura: I fanekortet Tilbud/Ordre/faktura har du full oversikt over alle tilbud og ordrer som er registrert på kunden. I tillegg til full oversikt over alle registrerte tilbud, ordrer og fakturaer, kan du også opprette nye tilbud og ordrer, endre eksisterende, slette (dvs. annullere eller kreditere, avhengig av ordrens status), duplisere og skrive ut tilbud/ordrer/fakturaer. Betalingsanmerkninger: I fanekortet Betalingsanmerkninger vil du kunne se hvilke fakturaer du har måttet purre på for å få inn betalingen. Du kan slette anmerkningene ved å legge inn en dato i feltet Nullstill purringer fra dato. Statistikk: I fanekortet Statistikk kan du se en enkel statistikk for kunden. Statistikken kan skrives ut dersom det er ønskelig. 72

82 FAKTURA Fakturainnstillinger: Under Fakturainnstillinger velger du aktuell kundetype for kunden. Som standard ligger kundetypene privatkunde og firmakunde inne, men under innstillinger kan du opprette andre typer dersom det er aktuelt. Forskjellen gir seg utslag i hvordan mvabehandlingen vises på fakturautskriften. Skal kunden ha rabatt på alle kjøp registrerer du rabattprosenten som kunden skal ha. Du kan også registrere kundens bankkontonr. og informasjon om betalingsbetingelser og betalingsinformasjon som gjelder spesielt for aktuell kunde. Purring/Inkassoinnstillinger: Her fyller du ut betalingsbetingelser som skal gjelde for kunden. Alle kunder vil i utgangspunktet ha de betingelsene du registrert i Firmainnstillinger, men hvis du ønsker å endre betingelsene for en kunde kan dette gjøres her. Du har også mulighet til å overstyre og endre betingelsene på en enkelt ordre ved registrering. Leverandørinformasjon Når du klikker Ny eller Endre i leverandørlisten vil vinduet Kontakt åpnes. Her registreres all informasjon om leverandøren. I fanekortet Reskontro finner du en rekke underliggende fanekort der du kan registrere detaljert informasjon om hver enkelt leverandør. Se eget kapittel for detaljert informasjon om kontaktkortet og fanekortene. Leverandørnummeret vil bli fylt ut automatisk, men kan overstyres ved behov. Vær oppmerksom på at dersom du endrer nummer må nummeret være mellom Nummeret vil være identisk med leverandørnummeret i næringsregnskapet. 73

83 FAKTURA Reskontroinformasjon: Leverandørnummeret vil bli fylt ut automatisk i fanekortet Reskontroinformasjon, men kan overstyres ved behov. Vær oppmerksom på at dersom du endrer nummer må nummeret være mellom Nummeret vil være identisk med leverandørnummeret i næringsregnskapet. Bilag: Under Bilag kan du se hvilke bilag som er ført på leverandøreskontroen. Ønsker du å se nærmere på et bilag kan du markere bilaget og klikke på Vis bilag. Husk at du kan velge hvilket regnskapsår du ønsker å se bilag for i rulleboksen for dette. 74

84 FAKTURA Varer: I fanekortet Varer ser du en oversikt over varer som er knyttet til aktuell leverandør i modulen Varer. 75

85 FAKTURA VARER Under Varer finner du et register som inneholder alle registrerte varer i aktiv fakturabok. Øverst i registeret kan du filtrere og velge om du vil se bare aktive varer, inaktive varer eller alle varer. I registeret kan du registrere nye varer, foreta endringer i registrerte varer og slette varer som ikke er tatt i bruk. Varer som er tatt i bruk vil du kunne sette inaktive. Det gjøres for hver enkelt vare dette er aktuelt for, ved å merke av for Inaktiv. Ønsker du å legge inn en ny pris på en vare, oppdatere lagerbeholdningen på en vare eller gjøre andre endringer for produktet, markerer du aktuelt produkt i listen og klikker på Endre. Velg Gå til Faktura Varer fra menyen, eller klikk på Varer blant snarveiene til venstre. Du kan sortere varelisten etter både Varenummer, Beskrivelse, Beholdning, Pris og Totalverdi. Dette gjør du ved å klikke på overskriftene i listen. Uansett om du selger varer eller tjenester, så må du opprette en vare i programmet for at det skal kunne beregnes korrekt pris, moms og sluttsum. Vareregistrering Når du klikker Ny eller Endre i informasjon om varen. vareregisteret åpnes vinduet Vareregister. Her registrerer du all 76

86 FAKTURA Programmet genererer automatisk et varenummer for varen. Nummeret kan overstyres, men pass på at du da velger et ledig nummer. Feltet er alfanummerisk, det vil si at du kan bruke tall, bokstaver, eller en kombinasjon av tall og bokstaver. Som standard vil nye produkter være merket av for Vis på prisliste. Ønsker du ikke at varen skal vises på prislister må du fjerne markeringen. I feltet Betegnelse skriver du inn navnet på varen. Teksten kan være av generell art, og kan overskrives når du bruker varen i en fakturalinje dersom det er ønskelig. Hvis du har fakturaprogrammet som frittstående program, vil en nedtrekksliste for mvabehandling vises i dette bildet. Har du regnskap integrert, vil mva-beregning skje automatisk. I nedtrekkslisten for Varegruppe kan du velge aktuell varegruppe for varen. Finnes ikke varegruppen fra før kan du klikke på søkeknappen og opprette den direkte. I tillegg til varegruppe kan du velge å plassere varen i en Undergruppe. Undergrupper må defineres i varegrupperegisteret under Innstillinger. Du kan kun velge undergrupper som er definert tilhørende Varegruppen. I nedtrekkslisten for Varetype velger du korrekt varetype for varen. Her kan du blant annet velge Varesett/Strukturvare hvis du skal registrere flere enkeltvarer som selges i ett varesett. 77

87 FAKTURA Fanekortet Varesett blir da aktivt og her legger du inn de varene som inngår i varesettet. Legg merke til kolonnen Status, hvor du velger om prisen på hver vare skal Legges til hovedprisen, eller kun hovedprisen skal vises. Varesett/Strukturvare I nedtrekkslisten Varetype kan du velge Varesett/Strukturvare. Funksjonaliteten benytter du hvis du skal registrere flere enkeltvarer som selges i ett varesett. Fanekortet Varesett vil da vises i vinduets nedre del, og her registrerer du de ulike enhetene som varesettet består av. Du må i tillegg legge inn varesettet som én vare i fanekortet Pris. Fanekortene i Vareregisteret I fanekortet Pris kan du registrere pris på varen. Du kan velge å legge inn innkjøpspris + fortjeneste, eller utsalgspris. Du kan registrere flere priser og bestemme fra hvilke datoer de ulike prisene skal gjelde. Bruk alltid TAB-tasten for å flytte deg mellom felter og kolonner i programmet. Da vil informasjonen i feltet automatisk lagres, og du kommer deg videre til neste felt uten problemer. TAB-tasten finner du rett over Caps Lock på tastaturet. I fanekortet Beskrivelse kan du fylle ut en mer detaljert beskrivelse av varen. 78

88 FAKTURA Har du valgt at varetypen på varen er lagervare vil fanekortet Lager vises. I fanekortet registrerer du informasjon som antall på lager, total utsalgsverdi, dato når varen ventes på lager og antall bestilt. Varelageret vil bli redusert automatisk ved fakturering av varen. I fanekortet Regnskapsinnstillinger kan du definere hvilken salgskonto varen skal bokføres på i regnskapet. Standard salgskonto vil være foreslått, men har du tilknyttet varen til en varegruppe der en annen salgskonto er definert, vil varen bli ført på varegruppens salgskonto. Fanekortet Regnskapsinnstillinger vises hvis du har koblet fakturaboken mot et regnskap. Når du har koblet varen mot en konto i næringsregnskapet, er det kontoens momskode som blir brukt når du fakturerer varen. Under Statistikk får du en enkel statistikk som viser hvor mye du har omsatt av denne varen. Statistikken kan du skrive ut ved å klikke på Skriv ut. 79

89 FAKTURA I fanekortet Kampanje kan du registrere kampanjepriser for varen. Du kan oppgi datointervallet prisen skal gjelde fra og til. Etter at kampanjen er over, vil du igjen få den vanlige prisen på varen. Fyll ut datokolonnen etter følgende prinsipp: (altså uten punktum). Når du trykker TAB vil markøren flytte seg til neste kolonne, og det settes automatisk punktum på rett sted i datoen du har registrert. Under Leverandører kan du tilknytte leverandører som kan levere aktuell vare. Du kan i tillegg til kontaktperson og telefonnummer hos leverandøren registrere leverandørens varenummer og pris på varen. Hvis du har fakturaprogrammet som frittstående program, vil en nedtrekksliste for MVAbehandling vises i dette bildet. Har du integrert regnskap integrert, vil MVA-beregning komme automatisk. 80

90 FAKTURA PROSJEKT/AVDELING I Prosjekt/avdeling kan du opprette prosjekter og avdelinger. Alle transaksjoner kan merkes med prosjekt og avdeling, slik at du kan ta ut rapporter med utvalg på disse. Velg Gå til Faktura Prosjekt/avdeling fra menyen, eller klikk på Prosjekt/avdeling blant snarveiene til venstre. På fanekortet Prosjekter ser du en oversikt over prosjektene du har opprettet, og på fanekortet Avdelinger ser du en oversikt over avdelingene. Et prosjekt kan knyttes til en bestemt Avdeling, slik at alle transaksjoner på det aktuelle prosjektet også blir merket med avdelingen. Prosjektene som vises er enten Aktive prosjekter eller Avsluttede prosjekter. Du velger hvilke du vil se i nedtrekkslisten Vis øverst til høyre i vinduet. Et prosjekt regnes som avsluttet dersom feltet Sluttdato på selve prosjektet er lik eller tidligere enn dagens dato. NB! Næringsregnskap Prosjekter og avdelinger i Næringsregnskap og Faktura er de samme. Det du registrerer i den ene modulen, vil også være tilgjengelig i den andre. Har du næringsregnskap vil bilag kunne merkes med prosjekt og avdeling, slik at regnskapsrapportene kan vise rapporter for disse. 81

91 FAKTURA Prosjekter Du oppretter et nytt prosjekt ved å klikke Ny i oversiktsvinduet. Prosjekt ID er prosjektets identifikasjon, som knytter prosjektet til poster som Ordre/faktura, Aktiviteter etc. Du kan endre Prosjekt ID, men en endring her endrer ikke automatisk ID på allerede opprettede poster andre steder. Type: Du kan ha prosjekter av typene Intern og Ekstern. Interne prosjekter kan være bedriftsinterne kurs, flytting til nye lokaler, innføring av nytt regnskapssystem og lignende. Eksterne prosjekter kan være et prosjekt som utføres for en kunde. Både prioritet og type er forhåndsdefinerte verdier. Du kan sortere på prioritet i oversiktsvinduet for prosjekter. Fullføringsgrad i % setter du manuelt etter hvert som prosjektet gjennomføres. Når du oppretter en ny post, for eksempel en ordre fra fanekortet Ordre/faktura, vil bilaget automatisk få utfylt Prosjekt ID. Du kan naturligvis også fylle inn Prosjekt ID manuelt fra ordreregistreringen. Posten vil da vises her i Prosjektregisteret. På fanekortet Aktiviteter kan du markere aktiviteter som utført direkte. Prosjektrapporter Under Rapporter kan du på rapporten Prosjekt få opp en liste over aktive, avsluttede eller alle prosjekter, sortert etter Prosjekt ID eller Prosjektnavn. Rapporten lister opp prosjektene og viser hvem som er ansvarlig. Du kan i tillegg ta ut rapportene Fortjeneste pr faktura/kr.nota, Omsetning pr. kunde og Salgsoversikt produkter pr prosjekt. 82

92 FAKTURA Avdelinger Du oppretter en avdeling ved å klikke Ny i oversiktsvinduet, i fanekortet Avdeling. Det er kun Avdelings ID og navn som er påkrevd å fylle ut. Avdelings ID er avdelingens identifikasjon, som knytter avdelingen til poster som Ordre/faktura, Aktiviteter etc. Du kan endre Avdelings ID, men en endring her endrer ikke automatisk ID på allerede opprettede poster andre steder. Når du oppretter en ny post, for eksempel en ordre fra fanekortet Ordre/faktura, vil bilaget automatisk få utfylt Avdelings ID. Du kan naturligvis også fylle inn Avdelings ID manuelt fra ordreregistreringen. Posten vil da vises her i Avdelingsregisteret. Videre kan du legge inn en dato for når avdelingen ble opprettet. Du kan også registrere en adresse hvis avdelingen befinner seg utenfor kontorlokalene. Avdelingsrapporter Under Rapporter kan du på rapporten Avdeling få opp en liste over aktive, avsluttede eller alle prosjekter, sortert etter Avdelings ID eller Avdelingsnavn. Rapporten lister opp avdelingene og viser hvem som er registrert som kontaktperson. Du kan i tillegg ta ut rapportene Fortjeneste pr faktura/kr.nota, Omsetning pr kunde og Salgsoversikt produkter pr avdeling. 83

93 FAKTURA RAPPORTER I Rapportmodulen i Faktura kan du skrive ut diverse ordre- og fakturarapporter, kundelister, etiketter, prislister, tellelister m.m. Rapportene kan du velge å sende til: forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML, e-post som vedlegg eller CSV/Excel. Valget tar du øverst til høyre i rapportmodulen, i nedtrekkslisten Send rapporten til. Velg Gå til Faktura Rapporter fra menyen, eller klikk på Rapporter blant snarveiene til venstre. Ordre og faktura Fra dette valget har du mulighet til å skrive ut fakturaer og fakturakopier. Du kan også skrive ut pakksedler, ordrebekreftelser, tilbud, kopi av purring/inkasso, ordre og fakturajournaler. Kundelister Her kan du skrive ut lister over kunder og leverandører. Du kan skrive ut etiketter på grunnlag av navn og adresser du har registrert på kundene dine. Varelister Her kan du skrive ut forskjellige rapporter som har med varene dine å gjøre. Du kan skrive ut tellelister til bruk ved varetelling, samt prislister. 84

94 FAKTURA Du kan også få skrevet ut en vareliste med tilhørende kontoer i regnskapet. Dette kan være til god hjelp hvis du er usikker på hvilke kontoer de forskjellige varene går til. Det er også mulig å skrive ut kampanjeoversikt som gir deg en komplett oversikt over alle kampanjer. Andre rapporter Andre tilgjengelige rapporter i fakturamodulen er rapporter som viser Avdelinger og Prosjekter. Oppsett Du kan klikke på knappen Oppsett for å tilpasse skriveroppsettet. Kriterier for utskrift av fakturajournal Ved utskrift av fakturajournal kan du sette en rekke ulike kriterier for rapporten. Du kan blant annet velge om du vil se alle fakturaer, de som ikke er betalt, bare de som er betalt eller de som er delbetalte. I tillegg kan du sette kriterier for om du vil se alle fakturaer som er overført til regnskap, de som ikke er overført eller bare de som er overført. Dersom du ønsker å skrive ut fakturajournal for en enkelt kunde er også det mulig. Du merker da av for Skriv ut på kunde og taster inn kundenummeret til aktuell kunde eller velger kunden fra listen som åpnes når du klikker på søkeknappen. Ønsker du å skrive ut rapporten fra et fakturanummer til et annet er det mulig ved å merke av for Begrens med FakturaNr og taste inn fra og til fakturanummer. På samme måte kan du begrense med Forfallsdato dersom det er ønskelig. Jo flere kriterier du setter jo større er risikoen for at programmet ikke finner noen poster å bearbeide til rapporten. Gjør da endringer i kriteriene du har satt og forsøk på nytt. 85

95 FAKTURA INNSTILLINGER Under Innstillinger setter du innstillinger for aktiv fakturabok. Det anbefales å gå igjennom og sette innstillinger for fakturaboken før du begynner å opprette kunder, varer og ordrer. Velg Gå til Faktura Innstillinger fra menyen, eller klikk på Innstillinger blant snarveiene til venstre. Firmaopplysninger Når du velger å opprette en ny fakturabok eller redigere en eksisterende åpnes vinduet Firmaopplysninger. I Firmaopplysninger registreres alle sentrale opplysninger som organisasjonsnummer, kontonummer, mva-behandling, øreavrunding, nummerserier m. m. 86

96 FAKTURA I Firmaopplysninger registrerer du relevant kontaktinformasjon som Adresse, Vår ref., Org. Nr., Telefon, Mobil, Telefaks, E-post og Internett. Sett også aktuelle innstillinger i de underliggende fanekortene. Fanekortene i Firmaopplysninger Innstillinger I fanekortet Innstillinger kan du merke av for Bruk samme adresseopplysninger som klienten. Adresseopplysninger som er registrert på klienten du er inne i, vil da automatisk være fylt ut i øvre del av vinduet Firmaopplysninger. Informasjon om Bankkonto og/eller Bankkonto 2 fylles ut og kontoen som du ønsker skal brukes på fakturaer må merkes av. I nedtrekkslisten for Mva-behandling setter du innstillinger avhengig av om ditt firma er avgiftspliktig eller ikke. I nedtrekkslisten for Øreavrunding bestemmer du om du vil at det i summene på fakturaene skal rundes opp til hele kroner, 50 øre, eller ikke avrundes i det hele tatt. Ønsker du å benytte KID må du ha en OCR-avtale med banken din. Deretter kan du merke av for Utregning av KID (Kundeidentifikasjon) og definere om vil benytte enkel KID på 9 siffer eller utvidet KID på 23. Begge formatene benytter modulus 10. Vil du kunne fakturere per avdeling og/eller prosjekt må du merke av for Vis avdeling og/eller Vis prosjekt. Innstillingene du setter vil også gjelde for regnskapet ditt. 87

97 FAKTURA Regnskapsinnstillinger I fanekortet Regnskapsinnstillinger kan du koble fakturabok og regnskap. Det gjøres i det underliggende fanekortet Regnskapstilknytning ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet Velg standard regnskap for faktura. Ønsker du at bokføring skal skje automatisk ved fakturering og innbetalinger merker du av for dette. Har du behov for å oppdatere avgiftskodene i vareregisteret kan du klikke på knappen for dette. Koble til regnskap Ved å koble fakturaboken til et regnskap vil du oppnå en rekke fordeler. Informasjon vil automatisk overføres og gjøre regnskapsføringen enklere. Etter at du har koblet et regnskap mot en fakturabok, vil det settes i gang en synkroniseringsveiviser. Les anvisningene i veiviseren nøye for å få en vellykket synkronisering. Det er ikke mulig å endre regnskapstilknytning etter at du har koblet fakturabok og regnskap. Standard kontoer I fanekortet Standard kontoer definerer du standard kontoer for udefinerte varer, renter, gebyrer, øreavrunding og innbetalinger. Standard kontoer er allerede foreslått, men kan overstyres til ønsket konto i kontoplanen ved å taste kontonummeret rett inn i feltet for dette eller ved å klikke på søkeknappen. 88

98 FAKTURA Kontantrabatt I fanekortet Kontantrabatt kan du på samme måte som over, definere kontoene du ønsker skal brukes ved kontantrabatt. Nummerserier I fanekortet Nummerserier kan du angi første nummer som skal taes i bruk for nummerseriene for faktura, ordre, kunder, varer, leverandører og tilbud. Du vil kun kunne gjøre endringer i kolonnen Første nr. frem til du har tatt i bruk nummerserien i programmet. Når første nummer i en serie er brukt vil nummerfeltet være låst. Vær oppmerksom på at kundenummer må være mellom og og at leverandørnummer må være mellom og

99 FAKTURA Overskrifter I fanekortet Overskrifter kan du bestemme de faste tekstene som skal vises på fakturaene dine. Det er forhåndsdefinerte forslag i alle feltene, men du kan erstatte disse forslagene med ønsket tekst ved å overskrive. Er det felter eller kolonner du ikke bruker og derfor ikke ønsker å vise på utskrifter, kan du slette tekstene. Standard tekster I fanekortet Standard tekster kan du definere faste tekster som du ønsker skal vises på fakturautskrifter. Tekstene du skriver inn i feltene for Standard betalingsbetingelser og Betalingsinformasjon kan kopieres til kunderegisteret. Det gjøres i fanekortet Purring/Inkasso ved å klikke på knappen Oppdater kunderegister. Standard tekstene for purring og inkasso registreres også i dette fanekortet, men disse tekstene kan ikke kopieres til kunderegisteret. Purring/Inkasso I fanekortet Purring/Inkasso setter du innstillinger og betingelser som skal gjelde ved fakturering, purring, inkasso og rentefakturering. 90

100 FAKTURA Standard forfallsdager er antall dager fra fakturadato til fakturaen skal være betalt. Standard purrerente er renten i prosent som påløper fakturabeløpet f.o.m. forfallsdato og frem til datoen fakturaen faktisk betales. Renten benyttes dersom du velger å sende rentenotaer til kunder som betaler for sent. Standard purregebyr er satsen på gebyrer som kunden skal belastes utover det opprinnelige fakturabeløpet. I feltet Antall purringer før inkassovarsel registrerer du hvor mange purringer som skal kunne genereres før det skal kunne genereres inkassovarsel. Standard kredittgrense er den øvre grensen for hvor mye en kunde kan ha utestående. Dager etter forfall før purring skal foreslåes er antall dager det skal gå mellom forfallsdato på fakturaen til du skal kunne generere en purring. I nedtrekkslisten Rentenota setter du innstillinger for rentefakturering. Du kan velge å rentefakturere når betalingen har funnet sted over 30 dager etter forfall, alltid eller velge å ikke benytte rentefakturering. Rentenota er en egen faktura som kun omfatter renteutgifter i forbindelse med for sen betaling. Knappen Oppdater kunderegister brukes til å oppdatere kunderegisteret med betingelser og innstillinger du har definert i firmaopplysninger. Du kan velge å oppdatere innstillingene for et utvalg kunder eller alle. Inkassoinnstillinger For å kunne sende fordringer til inkasso må du ha en avtale med et inkassoselskap og sette innstillinger for inkasso i programmet. I feltet Klientnummer registrerer du ditt klientnummer, nummeret får du tildelt av ditt inkassoselskap. I feltet Katalog for lagring av filer bestemmer du katalogen du ønsker å lagre inkassofiler i. Ved å klikke på søkeknappen kan du bla deg frem til aktuell katalog. Ønsker du å kunne sende dine inkassofiler på e-post må du registrere e- postadressen til inkassoselskapet. 91

101 FAKTURA Utskrift I fanekortet Utskrift setter du innstillinger for antall utskrifter du ønsker ved utskrift av ordreog fakturarapporter. Antallet du setter gjelder originalutskrifter, men merker du i tillegg av for å skrive ut kopi av faktura/kreditnota vil du få tilsvarende antall kopier. Skriv ut firmaopplysninger er som standard merket av. Ønsker du ikke å skrive ut firmaopplysninger som organisasjonsnummer, telefonnummer m.m. på fakturautskrifter kan du fjerne markeringen. Dette kan være aktuelt om du har hatt satt inn en logo som allerede inneholder disse opplysningene. Girodelen på faktura med fellesgiro har en kvitteringsdel som du kan velge om skal skrives ut eller ikke. Ønsker du at denne skal fylles ut på fakturautskrifter må du merke av for Skriv ut kvittering på giroen. Ved å merke av for Vis veiviser for samleordre vil en veivisere hjelpe deg ved samlefakturering. Logo Ønsker du å sette inn din egen logo på ordre- og fakturarapporter merker du av for Bruk logo. Du vil da få opp et felt og en søkeknapp som du kan bruke til å bla deg frem til katalogen der logofilen din ligger. Logofilen må være i et av følgende filformater:.bmp,.gif,.jpg,.pcx eller.wmf. Når du blar deg frem etter filen ved å klikke på søkeknappen vil programmet som standard lete etter filer av typen.bmp. Du vil derfor ikke finne andre filtyper med mindre du endrer Filtyper i nedtrekkslisten nederst i søkevinduet Velg logo. I feltet Størrelsesforhold kan du justere størrelsesforholdet for logofilen. Størrelsen er i utgangspunktet 12 X 4 cm. Ved å justere størrelsesforholdet vil du kunne tilpasse logoen slik at den får et riktig størrelsesforhold, og ikke strekkes i den ene eller andre retningen. 92

102 FAKTURA Juster utskrift Treffer ikke utskriftene riktig på blankettene du skriver ut på, kan du justere sideoppsettet ved å klikke på knappen Juster utskrift. Legg inn antall millimeter du vil justere sideoppsettet med. For å justere 5 cm opp, skriver du inn '-50', for å justere ned 5 cm skriver du inn '50' (uten noe tegn foran). På samme måte skriver du inn et vanlig siffer for å justere mot høyre, og et siffer med minus foran for å justere mot venstre. Ordre/faktura I fanekortet Ordre/faktura kan du velge en standard vare som vil bli lagt til automatisk i alle nye ordrer som blir opprettet. Dette kan være aktuelt dersom du f.eks. har et fakturagebyr som alle kunder skal faktureres for. (Vær oppmerksom på at du da må opprette en vare som heter "Fakturagebyr" og at varen du definerer som standard vare også vil bli lagt til i nye tilbud som du oppretter). Ønsker du at alle fakturaer automatisk skal merkes av for at de er klare for factoring/fakturaadministrasjon kan du merke av for dette. Du kan også sette innstillinger for standard gyldighet for nye tilbud som opprettes. Datoen som blir beregnet automatisk kan overstyres om du skal gi et tilbud med en annen gyldighet enn det som er vanlig. 93

103 FAKTURA Varegrupperegister I Varegrupperegisteret oppretter du varegruppene som er aktuelle for fakturaboken din. Bruk av varegrupper er ingen forutsetning for at fakturaboken skal fungere, men det kan være en fordel å ha varene inndelt i ulike grupper med tanke på momsbehandlingen varene skal ha i regnskapet. Varegrupperegisteret åpnes ved å velge Gå til Faktura Innstillinger Varegrupperegister. For å knytte varer mot en spesiell salgskonto, må du først knytte varene til en varegruppe. Deretter knytter du denne varegruppen mot ønsket salgskonto. Du kan også dele inn varegruppen i flere undergrupper dersom det er aktuelt. Vær oppmerksom på at en undergruppe kun kan tilhøre én varegruppe Kundetyperegister I Kundetyperegisteret kan du opprette ulike kundegrupper som du kan knytte kundene dine til. Privat og Firma er på forhånd opprettet. Privatkunder vil se fakturalinjer i brutto, mens Firmakunder vil se fakturalinjene i netto. Nye kundetyper vil også få fakturalinjer i netto. Kundetyperegisteret åpnes ved å velge Gå til Faktura Innstillinger Kundetyperegister. 94

104 FAKTURA I fanekortet Annen informasjon i kundekortet kan du velge kundetype for kunden. Ved å knytte kunder til ulike kundegrupper vil du kunne skrive ut rapporter for de ulike kundegruppene. Statusvindu Under innstillinger for Statusvindu kan du velge hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet samt hvordan de skal plasseres. 95

105 FAKTURA Transportørregister I Tranportørregisteret kan du registrere de ulike transportørene du bruker ved utsending av varer. Noen standard transportører som Posten, Linjegods og Tollpost vil allerede ligge i registeret. I tillegg til navn på transportør kan du registrere internettadresse for transportøren og internettadresse for søk. Sistnevnte brukes dersom du ønsker å sende ut sendingsbekreftelse med sporingsnummer på e-post til dine kunder. Transportørregisteret åpnes ved å velge Gå til Faktura Innstillinger Transportørregister. For å kunne generere e-post med sendingsbekreftelse må du ha registret kundens e-postadresse i kundekortet, dernest må du i ordren registrere informasjon om transportør og sendingsnummer. Dette gjøres i fanekortet Sendinger/Sporing hvor du klikker Ny og velger aktuell transportør og taster inn sendingsnummer. Ved å klikke på knappen Send vil det blir opprettet en e-post til kunden med informasjon om sporingsnummer og link til nettside der kunden kan følge sendingen. Før du tar i bruk funksjonaliteten kan du klikke Redigere sendingstekst i Transportørregisteret og tilpasse teksten til sendingsbekreftelsen. Teksten vil være lik uansett valg av transportør, men koder i meldingsteksten vil sørge for at rett link for sporing blir benyttet. Global prisjustering Global prisjustering gir deg mulighet til å justere priser på flere varer samtidig. Du bestemmer selv om du vil justere prisene på alle varer samtidig, eller for enkelte varegrupper. Velg Gå til Faktura Innstillinger Global prisjustering for å foreta prisjustering. 96

106 FAKTURA I feltet for Justering av utsalgspris kan du velge mellom justering av priser i Kroner eller Prosent. Du kan også velge om prisene skal påvirke Innkjøpspris eller Avanse/fortjeneste, og fra hvilken dato prisjusteringen skal gjelde. 97

107 FAKTURA 98

108 Reiseregning I modulen Reiseregning kan du lage din egen kjørebok og skrive dine egne reiseregninger. Du kan registrere dine fortløpende. Kjører du til faste kunder, kan kjøringene defineres som maler. Da blir føringene både raskere og enklere. I Reiseregning kan du skrive ut en oversikt over kjøring for en gitt periode med kilometer og kjøregodtgjørelse. I tillegg får du statistikk over totalt antall kilometer i året etc. Disse utskriftene brukes ikke bare for din egen oversikt, men kan også gis som bilag til den som skal utbetale kjøregodtgjørelse (f. eks. din arbeidsgiver). Det finnes også et område for føring av reiseregninger. Her kan du føre reiseregning i forbindelse med en føring av en postering i kjøreboken, eller en separat reise uten kjøregodtgjørelse. Statens satser for alle verdens land ligger inne i modulen. Du vil raskt få en oversikt over hvor mye penger du skal ha av bedriften for dekking av utgifter ved din reise. I tillegg kan du føre dine utlegg på et refusjonsskjema. Reiseregning gir deg avanserte utregningsog registreringsverktøy for alt som har med reiseregninger, kjørebok, kostnadsrefusjoner og representasjon å gjøre. Du kan skrive ut oversikter over kjøringer og reiser for forskjellige perioder, du kan regne om valuta og du kan få se ulike statistikker. Innhold Om Reiseregning 100 Hva inngår i modulen Reiseregning Velg/opprett en bruker 101 Brukerens personalia Opplysninger om bil Status 104 Kjørebok 105 Ny/endre Kjøring Reiseregning 108 Ny/endre Reiseregning Refusjon 116 Ny/endre Kostnadsrefusjon Representasjon 119 Ny/endre representasjon Rapporter/Grafikk 121 Innstillinger 123 Faste innstillinger Valuta Reiseregningsmal Utenlandssatser Statusvindu Faste data Opprettelse av flyselskaper Avdeling Lønnskoder Hotellavtaler Prosjekt Kontoplanen Kjørebokmaler Innlandssatser Valutakalkulator

109 REISEREGNING OM REISEREGNING Hva inngår i modulen Reiseregning Status kan du velge om du vil se oppdatert status for Reiseregning, Kjørebok, Representasjon eller Refusjon. Du får oversikt over hvordan alle beløpene er fordelt mellom reiser, kjøring, innland og utland. Med Kjørebok registrerer du kjøringer uten krav på diettgodtgjørelse. Reiseregning brukes til føring av reiser du har vært på hvor du har rett til diett- eller andre godtgjørelser. Gjennom Refusjon dokumenterer du utlegg du har hatt på vegne av firmaet. Under Representasjon kan du legge inn representasjonsutgifter du har hatt utenom reiser, som for eksempel forretningsmiddager og lignende. Med Rapporter/Grafikk kan du skrive ut diverse oversikter og oppsummeringer. I tillegg har du mulighet til å se grafiske framstillinger av kjøringer, reiser, refusjon og representasjon. I Innstillinger justerer du standarder, satser og andre faste innstillinger du trenger for å jobbe med reiseregninger. Hvordan kommer jeg dit? Velg Reiseregning i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du kan også velge Gå til Reiseregning fra den øvre menylinjen og gjøre et valg derfra. Modulen Reiseregning er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om du har Reiseregning, kan det hende at enkelte av de omtalte funksjonene ikke er tilgjengelig i ditt program. 100

110 REISEREGNING VELG/OPPRETT EN BRUKER Når du starter Reiseregning for første gang, vil du få beskjed om å opprette minst én bruker før du kan fortsette. Du vil deretter få opp et vindu hvor du skal legge inn Informasjon om brukeren. Neste gang du åpner modulen, vil du i stedet møte vinduet Velg en bruker med oversikt over brukere du allerede har registrert. Du vil til enhver tid kunne opprette/endre/slette brukere. Dette kan gjøres fra oversikten som vises hver gang du åpner modulen, eller ved å velge Fil Ny/endre bruker i den øvre menylinjen etter du har åpnet Reiseregning. Klikk på Ny for å legge til en bruker. Marker linjen med et museklikk og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en bruker. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en bruker og alle tilhørende opplysninger. Ved å klikke på Kopier, kan du kopiere valgt bruker og all tilhørende informasjon til et nytt år. Du velger hvilket år du vil registrere på ved hjelp av rulleboksen År. Marker avmerkingsboksen Automatisk velg sist valgte bruker hvis du vil at programmet skal fortsette med denne brukeren neste gang du åpner modulen. Hvis du etter hvert får mange brukere på listen, kan det være en fordel å benytte seg av Søkfeltet øverst i høyre hjørne. Klikk på overskriften Navn først for å søke etter brukernavn. Du kan alltid sortere oversiktene i programmet ved å klikke på den kolonneoverskriften du vil sortere etter. Brukerens personalia I fanekortet Brukerens personalia skriver du inn gjeldende År for reiseregningen. Tildel brukeren et Ansattnummer og fyll ut Fødselsnummer, Navn og eventuelt E- postadresse. Adresse 1 vil være brukerens gateadresse, mens Adresse 2 eventuelt fylles ut med 101

111 REISEREGNING en postboksadresse. Skriv inn riktig postnummer i det første feltet for Postnr./sted og trykk på TAB-tasten. Da fylles automatisk riktig poststed inn i det andre feltet. Fyll ut bankkontonummeret som penger skal inn på i feltet Kontonr. Registrer eventuelt også et Avdelingsnummer hvis firmaet består av flere avdelinger. Du henter opp oversikt over registrerte Avdelinger ved å klikke på søkeknappen. (Avdelinger registreres under Innstillinger). Opplysninger om bil 102

112 REISEREGNING Fyll ut riktig Bilmerke og Bilens Reg.nr. Velg om du vil bruke Statens satser eller om du vil definere Egne satser. Feltene nedenfor vil endre seg i forhold til dette. Marker avmerkingsboksen Verktøy/Tilhenger hvis du alltid kjører med dette. Da vil du slippe å fylle det ut på hver enkelt reiseregning. Fyll også ut hvilken Sats som skal gjelde (dersom du har valgt Egne satser). Dersom du velger Egne satser, vil ikke satsene for kjøretøyet oppdateres ved oppdatering av programmet. Marker avmerkingsboksen Anleggsvei hvis du vil ha med dette som standard på reiseregningene dine. Fyll også ut hvilken Sats som skal gjelde (dersom du har valgt Egne satser). Fyll eventuelt ut et fast Ant. Passasjerer og en Sats for dette. Fyll ut Sats under 9000 km og Sats over 9000 km. Dette fylles automatisk ut om du har valgt Statens satser. Klikk på knappen Oppdater satser nå. Da åpnes vinduet Oppdatering av kjøringer. Her legger du inn betingelsene for oppdateringen. Ønsker du å registrere flere biler på samme bruker klikker du på knappen Ny i fanekortet Opplysninger om bil. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en bil du allerede har lagt inn. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en bil og all tilhørende informasjon. Dersom du har flere biler registrert markerer du den bilen du vil bruke som standard og klikker på knappen Sett som standard bil. Da vil denne få en grønn hake foran seg i listen, og den vil alltid foreslås når du jobber i modulen. Bruk alltid TAB-tasten for å flytte deg mellom felter og kolonner i programmet. Da vil informasjonen i feltet automatisk lagres, og du kommer deg videre til neste felt uten problemer. TAB-tasten finner du rett over Caps Lock på tastaturet. 103

113 REISEREGNING STATUS Under Status ser du informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Reiseregningsmodulen. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. I Statusbildet ser du også oppdatert statusinformasjon for Kjørebok, Reiseregning, Representasjon og Refusjon. Du kan blant annet se detaljer om antall kjørte km, oppgjør og godtgjørelse, tilgodehavende beløp, utbetalte beløp, kostnadsrefusjon med mer. Statusvinduet åpnes ved å velge Gå til Reiseregning Status. Ønsker du å se status for en annen bruker eller år, kan du klikke på linken med navn. Du vil da kunne velge blant registrerte brukere og aktuelle år. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. 104

114 REISEREGNING KJØREBOK Kjørebok inneholder et enkelt system for registrering av kjørelengde. Når du åpner kjørebok vil du først møte en oversikt over registrerte kjøringer. Velg Gå til Reiseregning Kjørebok fra menyen, eller klikk på Kjørebok blant snarveiene til venstre. Da åpnes kjørebokregisteret som viser hvilke kjøringer du har registrert. Du har alltid mulighet til å knytte nye kjøringer til et spesifikt Prosjekt. Hvis du gjør dette, kan du holde oversikt over hvilke kjøringer som finnes på de ulike prosjektene. Dette gjøres ved hjelp av nedtrekkslisten Prosjekt over registeret. Velg Prosjekt fra nedtrekkslisten. Da vil kun kjøringer som er registrert på dette prosjektet vises i oversikten. Velg også et alternativ fra nedtrekkslisten Bil hvis du har flere biler registrert på samme bruker. Da får du kun se kjøringer registrert på denne bilen. (Programmet vil alltid foreslå den bilen du markerte som standard da du opprettet brukeren). Du endrer Status på kjøringer ved hjelp av denne nedtrekkslisten. Velger du Kjøringen er ferdig ført, vil det stå Ferdig i statuskolonnen til venstre i vinduet. Velger du derimot Kjøringen er IKKE ferdig ført, vil det stå Ikke ferdig i denne kolonnen. På denne måten kan du endre status på en ført kjøring, og dermed minne deg selv på om den er ferdig eller ikke. Klikk på Ny for å føre en ny kjøring. Da åpnes vinduet Registrering av kjøring. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger for en kjøring du allerede har ført. Da åpnes vinduet Registrering av kjøring, og du kan gjøre de endringene du vil. 105

115 REISEREGNING Marker linjen og klikk på Slett for å slette en kjøring og all informasjon du har registrert på denne. Marker kjøringen du ønsker å bruke som mal for fremtidige føringer, og klikk på Lag mal. Du kan velge å bruke mal når du registrerer ny kjøring. Marker linjen og klikk på Betalt for å markere at du allerede har fått godtgjørelse for kjøringen. Den vil da endre bakgrunnsfarge. Marker linjen og klikk på Betalt en gang til for å gi den status som ubetalt, og bakgrunnsfargen blir hvit igjen. Ny/endre Kjøring Dette vinduet åpnes både når du klikker på Ny og når du klikker på Endre. Her registreres detaljene omkring kjøringen på to ulike fanekort. Velg hvilket Prosjekt du ønsker å knytte kjøringen til i nedtrekkslisten øverst til venstre. Du kan også velge å ikke knytte kjøringen til et bestemt prosjekt. Velg hvilken Mal du vil bruke på denne føringen i nedtrekkslisten øverst til høyre. Du er ikke nødt til å bruke en mal. For å få alternativer i nedtrekkslisten Bruk mal, må du ha registrert minst en mal. Dette gjør du ved å markere en føring i kjørebokregisteret og klikke på Mal-knappen øverst i bildet. Kjøring Fyll ut feltene på fanekortet Kjøring (en del av disse vil være forhåndsutfylt hvis du har valgt en mal). Fyll ut Dato for kjøringen i rulleboksen. Du kan hente opp kalender og velge dato herfra ved å klikke på knappen til høyre for datofeltet. Marker så om kjøringen er i forbindelse med Næring (arbeid) eller om den er Privat. Dette gjør du i feltet Type kjøring til høyre på fanekortet. 106

116 REISEREGNING Legg inn informasjon i de resterende feltene. I feltet Reiserute kan du skrive inn hvor du kjørte fra til, og dersom du kjørte en omvei skal dette noteres i feltet Omkjøring nedenfor. Du kan også klikke på søkeknappen til høyre for feltet og legge til/opprette standard kjøreruter dersom det er ruter du kjører ofte. Kontaktperson kan f.eks. være aktuelt å registrere dersom du har hatt med en passasjer på ruten. Tilleggssatser Bruk alltid TAB-tasten for å flytte deg mellom felter og kolonner i programmet. Da vil informasjonen i feltet automatisk lagres, og du kommer deg videre til neste felt uten problemer. Prøv å gjøre dette til en vane! TAB-tasten finner du rett over Caps Lock på tastaturet. Marker eventuelle Tilleggsgodtgjørelser dersom det er relevant for kjøringen. Km fylles automatisk ut når du markerer at du har kjørt med Verktøy/Tilhenger eller at du har kjørt på Anleggsvei, men dette kan overstyres. Fyll eventuelt ut Antall passasjerer. Da blir feltet Navn på passasjerer aktivt, og du registrerer navnene her. Marker videre om kjøringen er foretatt i utlandet eller om kjøringen er godtgjort av arbeidsgiver allerede. Dersom du av en eller annen grunn skulle ha krav på Ekstra sats per km på denne kjøringen, skriver du inn antall km i dette feltet. Fyll også ut kilometerstand ved reisens start og slutt. Skriv inn eventuell sum på Andre utgifter du hadde under kjøringen, og spesifiser dette i feltet under. Klikk på Lag mal hvis du vil beholde denne informasjonen som en del av en mal til senere føringer. Klikk på OK når fanekortet er ferdig utfylt. Du vil da komme tilbake til kjørebokregisteret som vil være oppdatert med kjøringen du nå har ført. 107

117 REISEREGNING REISEREGNING Når du skal registrere reiser i Reiseregning, har du mulighet til å gjøre dette ved hjelp av en veiviser. Denne veiviseren startes automatisk når du åpner Reiseregning, og den forklarer hvert enkelt punkt i registreringen. Dersom du ikke vil benytte deg av denne veiviseren, kan du lukke den ved å klikke på krysset øverst i høyre hjørne. Velg Gå til Reiseregning Reiseregning fra menyen, eller klikk på Reiseregning blant snarveiene til venstre. Da åpnes reiseregningsregisteret, og du vil møte første skritt i en veiviser. Du har nå to muligheter: Enten: Marker avmerkingsboksen Bruk datax Veiviser og klikk på Ny-knappen. Følg veiviserens anvisninger. Les forklaringene nøye og fyll ut informasjonen slik det passer den aktuelle reisen du vil registrere. Eller: Klarer avmerkingsboksen Bruk datax Veiviser, eller lukk veiviseren ved å klikke på Avbryt. (Du vil bli informert om at du mister all registrert informasjon ved å avbryte. Dette gjelder kun denne reiseregningen, du mister ingen annen informasjon ved å klikke Ja). Du vil nå kunne registrere reisene manuelt i reiseregningsregisteret Du kan sørge for at veiviseren alltid åpnes ved å markere avmerkingsboksen Bruk datax Veiviser øverst i registerets høyre hjørne. I motsatt tilfelle fjerner du markeringen. Klikk på Ny for å føre en ny reise. Da åpnes vinduet Reiseregning hvor du både oppretter og redigerer reiseregninger. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger for en reise du allerede har ført. Da åpnes vinduet Reiseregning hvor du både oppretter og redigerer reiseregninger. 108

118 REISEREGNING Marker linjen og klikk på Slett for å slette en reise og all tilhørende informasjon. Marker reisen du ønsker å bruke som mal for fremtidige føringer, og klikk på Mal-knappen. Du kan velge å bruke mal når du registrerer en ny reise. Marker linjen og klikk på Betalt for å markere at du allerede har fått godtgjørelse for reisen. Den vil da endre bakgrunnsfarge. Marker linjen og klikk på Betalt en gang til for å gi den status som ubetalt, og bakgrunnsfargen blir hvit igjen. Marker linjen og klikk på Skriv ut for å få en utskrift av den markerte reiseregningen. Ny/endre Reiseregning Når du klikker på Ny eller Endre i Reiseregning, åpnes et vindu for detaljer knyttet til reisen. Vinduet består av fem ulike fanekort. Det første heter Generelt og har en rekke underliggende fanekort. Bruk av Mal forutsetter at du har opprettet en reiseregningsmal. Disse oppretter du ved å merke av for Merk reiseregning som mal eller ved å velge Reiseregningsmal fra Innstillinger. Generelt Fyll ut informasjonen i øvre del av fanekortet. Velg Reisetype ved å markere riktig alternativ i nedtrekkslisten. 109

119 REISEREGNING Dersom du skal ha Ekstra godtgjørelse for reisen, eller du har mottatt Forskudd for utgifter i forbindelse med reisen, skriver du inn beløpene her. Marker hvilket Prosjekt reisen er knyttet til dersom det er aktuelt. For at det skal være alternativ i denne nedtrekkslisten, må prosjektene først registreres under Innstillinger. Klikk på Ny for å registrere nye flyutgifter. Da åpnes vinduet Registrer flybillett. Klikk på Endre for å redigere opplysninger om en flybillett. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en flyutgift og alle tilhørende opplysninger. Listen med flyreiser vil være tom før du selv registrerer noen. Det er først når du har lagt inn reiser at knappene Endre og Slett blir aktive. Registrer de forskjellige opplysningene. Marker avmerkingsboksen Allerede dekket av firma hvis firmaet allerede har betalt flyreisen din. Kryss av for Bruk valuta hvis du har betalt flybilletten i annen valuta. Da blir feltene i denne ruten aktive. NB! Du må registrere Valuta i Innstillinger før du får opp alternativer i nedtrekkslisten. Klikk på ønsket fanekort, deretter på Ny for å registrere andre typer kostnader i fanekortet Generelt. Du vil i alle tilfeller få opp et vindu hvor du spesifiserer kostnaden ved hjelp av visse standardopplysninger. Disse likner i hovedsak på det som er forklart i forbindelse med flybilletten ovenfor. Bruk av bil har imidlertid samme skjema som forklart under Kjørebok. Valuta Her kan du legge inn/endre valutakurser som du har bruk for i reiseregningen. Legg merke til at øvre del av vinduet ikke endres selv om du skifter mellom de ulike fanekortene. Dermed vil du hele tiden ha tilgang til nøkkelinformasjon. 110

120 REISEREGNING Klikk på Ny for å registrere en ny valuta. Da åpnes vinduet Legge til valuta. Her velger du inn valutakode fra en nedtrekksliste med alternativer før du skriver inn riktig kurs. Du markerer også om valutaenheten er en mot en eller hundre mot hundre. Klikk på Endre for å redigere opplysninger om en valuta. Da åpnes vinduet Legge til valuta og du kan gjøre de endringene du vil. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en valuta og alle tilhørende opplysninger. Du kan alltid hente inn oppdaterte valutakurser fra Internett ved å velge Innstillinger Valuta. Utland I dette vinduet registrerer du alle utenlandsopphold som inngår i reisen din. Etter at alle land du har besøkt er registrert, får du beregnet kostgodtgjørelse og nattillegg for reisen. Denne beregningen kan overstyres for hvert land dersom det skulle være nødvendig. Opprett reiseregning - Utland 1. Velg fanekortet Utland. 2. Klikk på Ny. Da åpnes vinduet Registrer informasjon om utenlandsopphold. 111

121 REISEREGNING 3. Velg riktig Land fra nedtrekkslisten og registrer datoer og tidspunkt for oppholdet. 4. Marker avmerkingsboksen Vil du beregne adm. forpleining for hele reisen? om beregningene skal følge fast takst, uten godtgjørelse for diett og nattillegg. 5. Marker Er dette oppdragssted/mål for reisen dersom hele reisen skal beregnes etter dette landets satser. 6. Velg Boform under oppholdet og legg inn eventuell Reduksjon av godtgjørelse for de forskjellige måltidene. 7. Gjenta dette for alle land du har besøkt i løpet av reisen. 8. Klikk på knappen Beregn godtgjørelse for reisen i hovedvinduet. Programmet vil nå beregne riktig godtgjørelse ut fra opplysningene du har registrert for hele reisen (også innland). 9. Klikk på Overstyr beregning. 112

122 REISEREGNING Du får nå se beregnet Antall for hver godtgjørelse og beløpene som er beregnet for landet du har vært i. Disse satsene er forhåndsdefinert ut fra Statens regulativ. Dersom du av ulike grunner ønsker å overstyre antallet kan du også gjøre dette her. 10. Klikk OK. Reiseregning er opprettet. Innland På fanekortet Innland legger du inn detaljer om kost og losji i forbindelse med innenlandsopphold. 113

123 REISEREGNING Klikk på knappen Beregn godtgjørelse for reisen hvis du vil at programmet skal gjøre dette automatisk på bakgrunn av opplysningene du tidligere har registrert. En veiviser vil starte, og du følger anvisningene denne gir. Ønsker du å føre kostnadene manuelt, skriver du inn Antall i de ulike feltene. Merk! Det er forskjellige satser for kostgodtgjørelse avhengig av hvor du bor på reisen. Sjekk om ditt overnattingssted gjelder som Vanlig, Pensjonat eller Brakke. Totaler Her finner du totalene for det du har registrert i denne reiseregningen. Du kan legge inn et eventuelt Forskudd du har mottatt, bortsett fra det er dette kun et oversiktsvindu. 114

124 REISEREGNING Legg inn eventuelt mottatt Forskudd for reisen. Føres mot konto i regnskap: hent opp kontoplanen ved hjelp av søkeknappen til høyre for feltet og velg riktig konto. Klikk OK for å registrere reiseregningen hvis informasjonen er riktig. 115

125 REISEREGNING REFUSJON I Refusjon legger du inn kostnader du har hatt for firmaet. Når du åpner Refusjon, vil du først møte en oversikt over kostnadsrefusjoner du har registrert tidligere. Velg Gå til Reiseregning Refusjon fra menyen, eller klikk på Refusjon blant snarveiene til venstre. Klikk på Ny for å føre en ny refusjon. Da åpnes vinduet Kostnadsrefusjon hvor du både oppretter og redigerer kostnader. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en kostnad du allerede har ført. Da åpnes vinduet Kostnadsrefusjon hvor du både oppretter og redigerer kostnader. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en kostnad og all tilhørende informasjon. Marker linjen og klikk på Betalt for å markere at du allerede har fått godtgjørelse for kostnaden. Linjen vil da endre bakgrunnsfarge. Marker linjen og klikk på Betalt en gang til for å gi den status som ubetalt, og bakgrunnsfargen blir hvit igjen. Marker linjen og klikk på Skriv ut for å få en utskrift av refusjonen. Velg eventuelt at oversikten kun skal vise kostnader knyttet til et bestemt Prosjekt ved hjelp av nedtrekkslisten. Marker linjen og velg fra nedtrekkslisten Status: enten Refusjonen er ferdig ført eller Refusjonen er IKKE ferdig ført. Dette vil markeres i kolonnen Status. 116

126 REISEREGNING Dersom du mangler visse opplysninger i forbindelse med en kostnad, kan det være lurt å markere denne som Ikke ferdig ført ved hjelp av nedtrekkslisten Status. På den måten kan du minne deg selv om at denne linjen ikke er klar. Ny/endre Kostnadsrefusjon Vinduet Kostnadsrefusjon åpnes når du klikker på Ny eller Endre i Refusjon. I øverste del av vinduet registreres kostnaden mer generelt, mens hver enkelt regning spesifiseres ved hjelp av linjene nedenfor. Fyll ut relevant Dato for kostnaden. Marker eventuelt hvilket Prosjekt kostnaden er knyttet til. Skriv en forklaring til kostnaden i feltet Kommentar. Klikk på Ny for å føre en regning. Da åpnes vinduet Spesifikasjon av kostnaden. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en kostnad du allerede har ført. Da åpnes vinduet Kostnadsrefusjon hvor du både oppretter og redigerer kostnader. Marker linjen og klikk på Slett for å slette en kostnad og all tilhørende informasjon. Spesifikasjon av kostnaden 117

127 REISEREGNING Registrer hvilken Dato du hadde denne utgiften. Velg et Prosjekt utgiften skal knyttes til i nedtrekkslisten. Du kan også markere avmerkingsboksen Ikke bruk prosjekt nederst i listen. Fyll så ut en kort Beskrivelse, og eventuelt Årsak hvis det er aktuelt. Skriv inn Beløp for utlegget. Dersom dette går mot en spesiell Konto i regnskap, registrerer du også denne. Du får opp kontoplanen ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Klikk OK. 118

128 REISEREGNING REPRESENTASJON I Representasjon fører du opp detaljer rundt middager, for eksempel hvilken anledning det gjaldt, hvilken restaurant man var på, hvem som deltok m.m. Når du åpner Representasjon, vil du først få en oversikt over de representasjonsutgiftene du tidligere har registrert. Velg Gå til Reiseregning Representasjon fra menyen, eller klikk på Representasjon i Hovedmenyen til venstre. Klikk på Ny for å legge til en ny representasjon. Da åpnes vinduet Spesifiser representasjon hvor du både oppretter og redigerer representasjoner. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en representasjon du allerede har ført. Da åpnes vinduet Spesifiser representasjon hvor du både oppretter og redigerer representasjoner Marker linjen og klikk på Slett for å slette en representasjon. Marker linjen og klikk på Betalt for å markere at du allerede har fått godtgjørelse for utlegg i forbindelse med representasjonen. Linjen vil da endre bakgrunnsfarge. Marker linjen og klikk på Betalt en gang til for å gi den status som ubetalt, og bakgrunnsfargen blir hvit igjen. Marker linjen og klikk på Skriv ut for å få en utskrift av representasjonen. Filtrer oversikten slik at den viser det du ønsker ved hjelp av nedtrekkslistene for prosjekt og status. 119

129 REISEREGNING Ny/endre representasjon Vinduet Spesifiser representasjon åpnes når du klikker på Ny eller Endre i Representasjon. Her legger du inn detaljene omkring representasjonen. Registrer først riktig Dato, og knytt representasjonen opp mot et Prosjekt hvis det er aktuelt. Fyll ut feltene nedenfor. Husk at dersom vin eller brennevin er inkludert i regningen, må hele beløpet føres som Ikke fradragsberettiget. I motsatt fall settes hele beløpet som Fradragsberettiget. NB! Beløpet skal ikke deles mellom disse to postene. Velg Valuta i nedtrekkslisten dersom det ikke ble betalt i norske kroner. Kursen vil komme opp hvis du har lagt denne inn i Innstillinger Valuta. Registrer Konto i Regnskap dersom du vet hvilken konto dette skal føres mot. Du henter opp kontoplanen ved å klikke på knappen til høyre for feltet. Klikk på Ny for å registrere deltakere på representasjonen. Da blir linjen aktiv, og du kan skrive navnet direkte inn. Trykk ENTER for å avslutte en inntasting. Merk linjen og klikk på Endre for å redigere navnet, og merk linjen og klikk på Slett for å fjerne et navn. Klikk OK, og du kommer tilbake til oppdatert representasjonsregister. 120

130 REISEREGNING RAPPORTER/GRAFIKK Fra Rapporter/Grafikk kan du skrive ut diverse oversikter og oppsummeringer. Det er også mulig å få se grafiske framstillinger av kjøringer, reiser, refusjon og representasjon slik at du også får en visuell oversikt. Når du velger å skrive ut en rapport, får du opp et vindu som heter Selektering. Her kan du bestemme detaljer for utskriften. Velg Gå til Reiseregning Rapporter/Grafikk fra øvre menylinje, eller klikk på Rapporter/Grafikk i Hovedmenyen til venstre. Når du markerer tema for Rapporter/Grafikk, vil du se en beskrivelse i de grå feltene under. Det er mulig å skrive rapporter til: forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML, e-post som vedlegg og CSV/Excel. Dette valget gjør du i nedtrekkslisten øverst til høyre i rapportbildet. Marker linjen til den rapporten du ønsker å skrive ut og klikk på Skriv ut. Da åpnes vinduet Selektering. Klikk på Oppsett for å forandre egenskaper for skriveren din. Marker Bruk farger hvis du har fargeskriver og ikke ønsker sort/hvit utskrift. 121

131 REISEREGNING Selektering Selekteringsvinduene er noe forskjellige for de ulike rapportene, men prinsippet er det samme. Her vises selektering for Kjørebok som et eksempel. Avgrens først rapporten ved å skrive inn hvilken tidsperiode du ønsker å se. Skriv dette direkte inn i feltene Fra dato og Til dato, eller klikk på kalenderknappen til høyre for feltet. Marker Type kjøring, om det gjelder kjøringer gjort Privat eller i Næring. Marker videre avmerkingsboksene slik det passer dine ønsker. Hvis du vil se kjøringer knyttet til ett enkelt prosjekt, markerer du dette under Velg prosjekt. Nedtrekkslisten blir ikke aktiv før du har markert denne avmerkingsboksen. Velg hva du ønsker å se grafisk fremstilt, og klikk på Vis. Du vil videre kunne foreta avgrensninger knyttet til prosjekter, perioder etc. slik det passer deg. 122

132 REISEREGNING INNSTILLINGER Under Innstillinger setter du innstillinger for hvordan Reiseregning skal fungere. Flere av disse innstillingene kan også settes andre steder i modulen. Det vil være naturlig å teste modulen en del i praksis før du finner ut hvordan du best kan tilpasse innstillingene til ditt bruk. Velg Gå til Reiseregning Innstillinger fra menyen, eller klikk på Innstillinger blant snarveiene til venstre. Faste innstillinger Faste innstillinger består av fire ulike fanekort som gjør det enkelt å tilpasse modulen til ditt bruk. 123

133 REISEREGNING Generelt Marker avmerkingsboksene for de funksjonene du vil aktivere i fanekortet Generelt. Automatisk velg sist brukte person betyr at du vil slippe å velge bruker hver gang du starter modulen. Det vil automatisk startes opp på den du sist jobbet med. Det vil likevel være mulig å jobbe med en annen bruker ved å velge Fil Ny/endre bruker fra den øvre menylinjen. Standardtider Legg inn Standardtider i fanekortet for dette dersom reiseregningene dine har mange fellestrekk når det gjelder tider. Du kan sette standardtider for både Kjørebok, Reiseregning og Hotell. Disse tidene vil dermed automatisk fylles inn, men du har alltid mulighet til å overstyre opplysningene senere. Eksport Fanekortet Eksport er aktuelt dersom du eksporterer data fra reiseregningsmodulen til andre program. Da kan du fastsette nyttige regler knyttet til denne eksporten. Database Klikk på fanekortet Database hvis du vil koble deg mot en annen database enn den som ligger i programkatalogen. Bla deg fram til riktig plassering ved hjelp av søkeknappen, eller skriv stien rett inn i feltet. Valuta Du vil ha bruk for oppdaterte valutakurser flere steder i modulen dersom du reiser utenlands. I disse innstillingene kan du sørge for å ha kursene tilgjengelig der hvor det er relevant. 124

134 REISEREGNING Klikk på Ny for å registrere en ny valuta. Da åpnes et vindu hvor du selv velger kode for valutaen, du registrerer navn, kurs, enhet og dato. Marker valutaen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en valuta som allerede finnes i oversikten. Da åpnes samme vindu som når du klikker på Ny, men med utfylte opplysninger som kan endres. Marker valutaen og klikk på Slett for å fjerne den fra listen. For å oppdatere kursene klikker du på knappen Hent kurser via Internett. De nye kursene legges inn i feltet Standardkurs. Ingen av kursene du tidligere har lagt inn vil bli overskrevet, kun standardkursene. Du må være koblet opp til Internett for å kunne hente ned oppdaterte kurser. Bruk feltet Søk for å finne raskere fram til valutaer du vil redigere. Klikk først på kolonneoverskriften du vil søke etter, deretter skriver du søkebegrepet inn i feltet. Reiseregningsmal Reiseregningsmaler er ganske enkelt reiseregninger du velger å bruke som mal for andre reiseregninger. Disse malene vil bli tilgjengelige via nedtrekkslister når du fører reiseregninger senere. 125

135 REISEREGNING Klikk på Ny for å registrere en ny reiseregningsmal. Da åpnes vinduet for registrering av reiseregning. Når du oppretter en reiseregningsmal vil denne bli ført som en reiseregning og komme med i oversikten over førte reiseregninger. Marker reisen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en mal som allerede finnes i oversikten. Da åpnes vinduet for registrering av reiseregning. Marker reisen og klikk på Slett for å slette reiseregningsmalen. Utenlandssatser Her ligger statens utlandssatser for alle land som har egne satser. Du kan både legge inn nye og oppdatere eksisterende satser herfra. Under hvert land finner du tidligere satser som har vært gjeldende for landet. Marker landet og klikk på Ny for å legge inn nye, oppdaterte satser for et land. Da åpnes et vindu hvor du legger inn Nattillegg og Diett i norske kroner. Klikk OK, og den nye satsen legges inn under landet i oversikten. 126

136 REISEREGNING Klikk på pluss-knappen foran landet for å se hvilke satser som ligger registrert under dette. Du vil da se både landskode, dato, nattillegg og diett for hver enkelt. Marker hvilken sats du vil redigere og klikk Endre. Marker hvilken sats du vil fjerne permanent og klikk Slett. Statusvindu Under Innstillinger for statusvinduet kan du tilpasse statusvinduet og velge hvilke informasjonsbokser som skal vises og hvordan de skal plasseres. Innstillingene kan settes for hvert enkelt statusvindu enten via en egen knapp på skrivebordet eller under innstillinger for de moduler som har statusvindu. Innhold I fanekortet Innhold kan du velge hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet. En rekke informasjonsbokser vil være forvalgt, men du står fritt til å velge hvilken informasjon du vil vise i statusvinduene i de ulike modulene og i hvilken rekkefølge. Du kan justere hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet ved å markere og flytte ved hjelp av pilknappene mellom vinduene Tilgjengelige informasjonsbokser og Dine valgte informasjonsbokser. For å justere rekkefølgen på valgte informasjonsbokser benyttes pilknappene til høyre for Dine valgte informasjonsbokser. 127

137 REISEREGNING Utseende I fanekortet Utseende kan du velge om informasjonsboksene skal fordeles over to eller tre kolonner eller om hele statusvinduet skal fylles. Ønsker du å skjule informasjonsflytdiagrammet for å få bedre plass til informasjonsbokser er også det mulig. Valgte informasjonsbokser vil bli skalert i forhold til plassen som er til rådighet i statusvinduet. Faste data Under knappen Faste data finner du innstillinger for opprettelse av flyselskaper, avdeling, lønnskoder, hotellavtaler, prosjekt og kontoplan. Opprettelse av flyselskaper Her oppretter/redigerer du opplysninger om ulike flyselskaper. Disse kommer opp i egen nedtrekksliste når du registrerer reiseregninger som omfatter flybilletter. Klikk på Ny for å registrere et nytt flyselskap i oversikten. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn dette navnet. Klikk OK, og det nye selskapet vil være registrert i oversikten og bli tilgjengelig i modulen ellers. Marker navnet og klikk på Endre for å redigere opplysninger om et tidligere registrert flyselskap. Marker navnet og klikk på Slett for å fjerne et flyselskap fra listen. Avdeling Du kan i enkelte tilfeller ha nytte av å knytte reiser, utlegg og kjøringer til en spesifikk Avdeling i firmaet. 128

138 REISEREGNING Klikk på Ny for å registrere en ny avdeling. Da åpnes et lite vindu hvor du legger inn et nummer og navn på avdelingen. Når du klikker OK, vil avdelingen vises i oversikten. Marker avdelingen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en avdeling som allerede finnes i oversikten. Da åpnes vinduet hvor nummer og navn kan endres. Marker avdelingen og klikk på Slett for å fjerne den for godt. Lønnskoder Her kan du foreta diverse endringer i listen over lønnskoder. Du kan blant annet endre beskrivelse, koble kodene mot konti i regnskapet og administrere TT-koder. 129

139 REISEREGNING Marker linjen og klikk på Endre for å redigere en kode. Da blir linjen aktiv. Gjør endringer i den kolonnen du ønsker. Du forflytter deg mellom kolonnene ved hjelp av TAB-tasten. Sett markøren i Kontonr.-kolonnen og trykk på TAB-tasten igjen for å hente opp kontoplanen. Marker kontoen du vil koble koden mot, og klikk på Velg. Du kan klikke på overskriftene for å sortere listen alfabetisk, etter kode eller konto. Hotellavtaler Her registrerer/redigerer du opplysninger om ulike hoteller firmaet bruker. Disse kommer opp som alternativer i egen nedtrekksliste når du registrerer reiseregninger som omfatter hotellovernattinger. 130

140 REISEREGNING Klikk på Ny for å registrere et nytt hotell i listen. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn navn, adresse, pris pr. natt etc. Klikk OK, og det nye hotellet vil være registrert i oversikten og bli tilgjengelig i modulen ellers. Marker navnet og klikk på Endre for å redigere opplysninger om et hotell som allerede finnes i listen. Marker navnet og klikk på Slett for å fjerne et hotell fra listen. Prosjekt Du kan i enkelte tilfeller ha nytte av å knytte reiser, utlegg og kjøringer til et særskilt Prosjekt firmaet holder på med. I disse tilfellene vil det være en egen nedtrekksliste med alternativer tilgjengelig, men denne vil ikke ha noe innhold før du har registrert prosjektene. 131

141 REISEREGNING Klikk på Ny for å registrere et nytt prosjekt. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn navn på prosjektet, prosjektnummer og eventuelt et aktivitetsnummer hvis du ønsker det. Klikk OK, og prosjektet vil komme med i listen. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om et prosjekt som allerede finnes i listen. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne et prosjekt fra listen. Klikk på Skjul/Vis for å skjule eller vise gamle prosjekter andre steder i programmet. Kolonnen Vis indikerer om prosjektet skal vises eller skjules. Kontoplanen Alle data du registrerer i forbindelse med regnskap, skal knyttes til en konto i kontoplanen. Ved hjelp av denne innstillingsfunksjonen kan du oppdatere egenskaper for de ulike kontoene. Klikk på Ny for å opprette en helt ny konto. Da åpnes vinduet Opprett ny konto, og her legger du inn kontonummer og kontonavn. Marker hvilken konto du vil redigere og klikk på Endre. Du kan endre både nummer og navn, men du bør være svært forsiktig med dette. Marker hvilken konto du vil fjerne permanent og klikk på Slett. 132

142 REISEREGNING Kjørebokmaler I Kjørebokmaler registrerer du data om strekninger du kjører regelmessig. Du vil kunne bruke disse når du fører kjøringer ved senere anledninger, og dermed slipper du å fylle ut all informasjon manuelt. Klikk på Ny for å registrere en ny mal. Da åpnes et vindu hvor du blant annet skriver inn tider, avstander og reiserute. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en mal som allerede finnes i listen. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne en mal fra listen. Innlandssatser Her kan alle statens satser for innlandsreiser oppdateres. Disse endres ofte, derfor er dette en innstilling du sannsynligvis vil ha mye bruk for. Hver gang du er inne og redigerer, vil dagens dato legges inn i listen. Klikk på Ny for å registrere nye satser. Da åpnes et vindu hvor du legger inn detaljene for de ulike satsene på fire forskjellige fanekort. Når du klikker OK, vil de nye satsene være registrert i oversikten og ta effekt i modulen ellers. 133

143 REISEREGNING Marker linjen og klikk på Endre for å redigere opplysninger om en eksisterende sats. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne en oppdatering fra listen. 134

144 REISEREGNING VALUTAKALKULATOR Hvis du velger Verktøy - Valutakalkulator fra den øvre menylinjen i Reiseregning åpnes vinduet Valutakonvertering. Her kan du regne om utenlandske beløp til norske beløp. Skriv inn summen for fremmed valuta i feltet Utenlandsk beløp. Skriv inn Kurs i feltet under. Marker om kursen gjelder En mot en eller En mot hundre. Da vil riktig beløp regnes ut og vises i feltet Norsk beløp. Klikk på Kopier hvis du vil ta med deg summen kalkulatoren ga deg et annet sted. Når du har klikket på Kopier, vil du kunne lime summen inn andre steder ved å trykke Ctrl + V, eller høyreklikke med musen og velge Lim inn (Paste). 135

145 REISEREGNING 136

146 Medlem I medlemsmodulen holder du oversikt over både praktisk og økonomisk informasjon knyttet til hvert enkelt medlem. Du kan dele medlemmene inn i ulike grupper, noe som øker oversikten ytterligere, og ut fra disse gruppene kan du generere krav og betalinger. For at du skal kunne finne enkelt fram blant alle medlemmer/betalinger, finnes det flere ulike søke- og filtreringsmuligheter. Registeret er også integrert med regnskapet ditt, noe som betyr at økonomisk informasjon kan overføres direkte dit. Har du Skype installert på samme PC som du har installert ditt datax-program vil du kunne ringe medlemmer direkte ved hjelp av et par klikk i kontaktregisteret. Merk! Modulen Medlem er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om du har Medlem, kan enkelte av de omtalte funksjonene mangle i ditt program. Innhold Om Medlem 138 Hva inngår i modulen Medlem? Status 139 Medlemsregister 140 Nytt/endre medlem Slett medlem Søk/Utskrift Eksporter til fil Veiviser for generering av giro Grupper 146 Ny/endre gruppe Slå sammen grupper Eksporter til fil Avgift og kontingent 149 Ny Avgift/Kontingent Endre Avgift/Kontingent Skriv ut Avgift/Kontingent Veiviser for generering av purring Betalingsoppfølging 154 Rapporter 156 Innstillinger 157 Generelle innstillinger Oppsett for giro-utskrift Medlemstyper, verv og egne felter Koble medlemmer og reskontro Statusvindu Regnskapsoppsett Avgift og adresser på giro KlubbenOnline Org. ID

147 MEDLEMSREGISTER OM MEDLEM Hva inngår i modulen Medlem? I Status holder du oversikt over medlemmene dine og hvordan disse fordeler seg i forhold til kjønn og alder. I Medlem foretar du selve registreringen av medlemmer og tilhørende opplysninger. Med Grupper kan du opprette grupperinger som du senere kan knytte medlemmene til og bruke til å generere krav og giroer. Med Avgift og kontingent oppretter du avgifter og kontingenter som skal kreves av de ulike medlemmene eller medlemsgruppene. I Betalingsoppfølging kan du registrere medlemmenes innbetalinger og overføre krav og innbetalinger til regnskapet. I Rapporter får du utskrift av statusrapporter, medlemslister, etiketter, bilagsgrunnlag og krav/giroer. Innstillinger rommer både generelle innstillinger, oppsett for giro-utskrift, regnskapsoppsett og adresser på giro. Hvordan kommer jeg dit? Velg Medlem i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du kan også velge Gå til Medlem fra den øvre menylinjen og gjøre et valg derfra. 138

148 MEDLEMSREGISTER STATUS I statusbildet i Medlemsmodulen ser du en oversikt over innbetalinger, aldersfordelingen av medlemmene, samt en oversikt over avgift og kontingent. Velg Gå til Medlem Status for å åpne statusbildet. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. Ved hjelp av knappen for filter kan du begrense visningen av status til et angitt tidsperiode. Knappen for oppsummering lar deg summere visningene i statusbildet. Statusbildet viser også informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Medlemsmodulen. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. 139

149 MEDLEMSREGISTER MEDLEMSREGISTER I Medlemsregisteret kan du opprette nye medlemmer samt endre informasjon om eksisterende. I medlemsoversikten kan du filtrere og velge å vise medlemmer som er Innmeldt, Utmeldt eller både Inn-/utmeldte. Du kan også sette filter og bestemme at oversikten skal vise Aktive, Passive eller både Aktive og passive medlemmer i nedtrekkslisten Status. Ønsker du å Sortere kontaktene i oversiktsvinduet kan du gjøre det ved å klikke på kolonneoverskriftene. Ved hjelp av feltet Søk kan du søke etter medlemmer du har registrert. Søket fungerer slik at det søkes i den kolonnen du har sortert listen etter, og søket utføres etter at du har skrivet inn aktuelt søkeord og trykket TAB-tasten på tastaturet. Velg Gå til Medlem Medlemsregister fra menyen, eller klikk på Medlemsregister blant snarveiene til venstre. Du kan søke i listen ved å klikke på kolonnen du vil søke i og skrive inn et søkebegrep i feltet Søk. Ønsker du å mer omfattende søk- og utvalgsmuligheter kan du klikke på knappen Søk/utskrift. Knappen Eksporter til fil gjør det mulig å eksportere ut innholdet i medlemsregisteret til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Eksportene får filnavnet xport.csv når de startes via denne knappen. Dette betyr at du ikke bør ha andre eksportfiler åpne når du trykker på denne. Du bør også lagre filen under et annet filnavn dersom du ønsker å beholde eksportfilen til senere bruk. 140

150 MEDLEMSREGISTER Nytt/endre medlem Når du velger å opprette et nytt medlem eller endre opplysninger om et eksisterende åpnes vinduet Kontakt. I den øvre delen registreres generell informasjon om medlemmet, mens det legges inn mer detaljerte opplysninger på fanekortene nederst i vinduet. Det kan i enkelte tilfeller være praktisk å beholde medlemmet i registeret selv om det ikke betaler kontingent dette året. Da markeres det som passivt i feltet Status. Når du klikker Ny eller Endre får du opp samme type vindu som ved registrering av kontakter i kontaktregisteret. Skal kontakten være både en vanlig kontakt og et medlem må du merke du av for dette. Er det merket av for Er medlem vil fanekortet Medlem vises i tillegg til de som er standard i kontaktregisteret. I fanekortet Medlem finner du følgende underliggende fanekort: Generelt Her tildeles medlemmet et medlemsnummer automatisk og du kan merke av for Frimedlem dersom medlemmet ikke skal betale kontingent. I feltet Innmeldt dato kan du registrere datoen for når medlemmet ble meldt inn i foreningen og en evt. Utmeldt dato kan registreres i feltet for dette. Registrerer du Født dato på alle medlemmer vil du enkelt kunne se aldersfordelingen på medlemmene i foreningen under Grupper og fanekortet Hierarki. Du vil også få vist medlemmets alder i år i fanekortet Generelt samt i en egen kolonne ved Søk/Utskrift. 141

151 MEDLEMSREGISTER I feltet Medlemstype velger du aktuell type for medlemmet ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Du vil her kunne velge mellom medlemstypene du har opprettet. Ønsker du å nullstille feltet for medlemstype kan du klikke på knappen for dette. Merk også av for om medlemmet er Mann eller Kvinne og om status for medlemmet er Aktiv eller Passiv. Du kan også registrere medlemmets Bankkonto nr. om ønskelig. Aktiv i grupper I fanekortet Aktiv i grupper legger du til gruppene medlemmet skal tilhøre. Du kan også melde ut medlemmet av en gruppe ved å markere aktuell gruppe og klikke Meld ut. Krav/Giroer I fanekortet Krav/Giroer ser du en liste over krav som er sendt ut til dette medlemmet. Du kan også skrive ut giroen på nytt herfra. Du kan også opprette enkeltkrav på medlemmet ved hjelp av knappen Ny giro. Fam.medlem Her opprettes det kobling mellom medlemmer som er i familie. Hovedmedlemmet det skal kobles til, henter du opp ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet. Verv I fanekortet Verv kan du legge inn eventuelle verv medlemmet har i foreningen. Verv opprettes under Innstillinger. Egendef. Felt Under Innstillinger kan du definere egendefinerte tekstfelter, datofelter, eller antallfelter, til bruk i medlemsregisteret. Felttypene kan deretter hentes inn på hvert enkelt medlem i fanekortet Egendefinerte felter. Her gir du feltet en verdi. Er det for eksempel et fritekstfelt skriver du inn teksten i feltet Verdi. Slett medlem Det er mulig å slette et medlem, men det er ikke å anbefale. I stedet for å slette, anbefales det å endre statusen på medlemmet til passiv. Hvis du likevel velger å slette et medlem, vil du miste historikken på medlemmet i medlemsmassen din. Du vil heller ikke kunne legge inn dette medlemmet på nytt med samme medlemsnummer. Søk/Utskrift Knappen Søk/Utskrift i Medlemsregisteret gir deg mulighet til å tilpasse søket ditt gjennom en rekke filtre, og det skulle dermed være enkelt å finne det du leter etter selv om registeret er omfattende. Du kan også overføre medlemmer til andre grupper fra dette vinduet, og du kan starte gruppeutsendelser av e-post. 142

152 MEDLEMSREGISTER Marker avmerkingsboksen Alle grupper hvis du ikke vil filtrere på grupper i søket ditt. Hvis ikke velger du gruppen du vil søke i fra nedtrekkslisten under. Marker også avmerkingsboksene under nedtrekkslisten etter eget ønske. Registrer de opplysningene du kjenner til om medlemmet du søker etter når det gjelder Kjønn, Status, Medlemstype, Født, Innmeldt og evt. Utmeldt. Feltene blir aktive og kan endres når du først har markert avmerkingsboksene. Klikk på Oppdater for å utføre søket på bakgrunn av filtreringen du har foretatt i øvre del av vinduet. Resultatet vil vises i oversikten. Klikk på Skriv ut for å få en utskrift av søkeresultatet som vises i oversikten. Marker de medlemmene du vil sende e-post til og klikk på Lag epost. Hvis det er registrert e- postadresse på disse medlemmene, vil din e-postklient startes automatisk med disse adressene i mottakerfeltet. Marker medlemmer du eventuelt vil legge i en gruppe. Disse vil settes som aktive i et dialogvindu som åpnes når du klikker på Legg i gruppe. NB! Les teksten i dialogvinduet nøye. Klikk på Endre status knappen hvis du vil endre status på en eller flere medlemmer. Her kan du sette medlemmene som aktive eller passive. Klikk på knappen Vis bare merkede hvis du vil skjule alle medlemmer du ikke har markert i listen. For å få de skjulte medlemmene tilbake i oversikten, må du klikke Oppdater og starte søket på nytt. Klikk på Merk alle for å markere samtlige linjer i oversikten. Klikk på Fjern alle for å fjerne eventuelle markeringer i listen. 143

153 MEDLEMSREGISTER Klikk på Eksporter til fil for å eksportere ut innholdet i medlemsregisteret til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Eksporter til fil Klikk på Eksporter til fil for å eksportere ut innholdet i medlemsregisteret til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Eksportene får filnavnet xport.csv når de startes via denne knappen. Dette betyr at du ikke bør ha andre eksportfiler åpne når du trykker på denne. Du bør også lagre filen under et annet filnavn dersom du ønsker å beholde eksportfilen til senere bruk. Du kan også eksportere Medlemsgrupper til fil på denne måten. Ved å høyreklikke i medlemsregisteret får du opp en meny der du blant annet kan velge Send til for å eksportere til fil. Her kan du i tillegg til tekstformatet du får ved hjelp av knappen Eksporter til fil også velge html-format. Velger du html-format åpnes eksportfilen i din standard nettleser, for eksempel Internet Explorer, i web-format. Veiviser for generering av giro Veiviseren Generere giro åpnes når du velger å opprette en ny giro/gjøre et nytt krav overfor et enkelt medlem. Følg anvisningene i veiviseren. Ønsker du å generere giroer/krav til en hel gruppe bør du benytte funksjonaliteten under Avgift og kontingent. Hvordan generere en giro til et medlem 1. Gå til fanekortet Krav/Giroer på medlemmet du ønsker å sende ut en enkel giro til og klikk Ny giro. Veiviseren for opprettelse av ny giro startes. 2. Velg hvilken Gruppe dette kravet skal være knyttet opp til. 3. Klikk Neste. 4. Endre adressen dersom du ønsker en annen enn den som er registrert på gruppen. 5. Klikk Neste. 144

154 MEDLEMSREGISTER 6. Skriv inn riktig faktura dato, forfallsdato, beløp og merk av for bruk KID hvis du ønsker dette. Klikk Neste. 7. Skriv inn en melding til mottaker hva dette kravet gjelder. Klikk Neste. 8. Klikk Ferdig for å skrive ut fakturaen. Ny giro er generert og kan nå skrives ut. 145

155 MEDLEMSREGISTER GRUPPER I fanekortet Liste under Grupper registrerer du de gruppene som er aktuelle for din forening. Eksempler kan være fotball, håndball, langrenn etc. Når du har opprettet gruppene du trenger kan du knytte medlemmene til gruppene de hører hjemme i.. Velg Gå til Medlem Grupper fra menyen, eller klikk på Grupper blant snarveiene til venstre. Du kan klikke på de ulike kolonneoverskriftene for å sortere oversikten slik du vil. Ønsker du å Slå sammen alle medlemmer i to grupper til én gruppe klikker du på knappen for dette. I vinduet som da åpnes, bestemmer du hvilken gruppe som skal overta medlemmer og hvilken som skal slettes. Knappen Eksporter til fil gjør det mulig å eksportere ut liste over grupper til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Filen får filnavnet xport.csv. Hierarki I fanekortet Hierarki ser du en oversikt over fordelingen mellom kvinner/menn og de ulike aldersinndelinger. 146

156 MEDLEMSREGISTER Ny/endre gruppe Vinduet Gruppeinformasjon åpnes når du oppretter en ny gruppe eller endrer opplysninger om en gruppe du har opprettet tidligere. Generelt Gruppen tildeles automatisk en Gruppe ID i stigende rekkefølge etter hvert som gruppene opprettes. Har du spesielle ønsker om å endre dette, kan du gjøre det direkte i feltet (kun mulig hvis du oppretter Ny). Gi gruppen et Navn. Klikk på søkeknappen for å registrere gruppen under en Overordnet gruppe. Legg inn en Beskrivelse av gruppen i fritekstfeltet hvis du ønsker det. I fanekortet Medlemmer vises alle medlemmer som er registrert i gruppen. Du kan merke av for om du vil vise Aktive, Passive eller Utmeldte medlemmer i oversikten. Du kan markere mange medlemmer i listen ved å holde Shift-knappen nede og markere en og en. Du kan også markere alle i listen ved å klikke på knappen Marker alle. Her kan du også skrive ut medlemsliste over alle som er med i gruppen. Dersom et medlem har vært medlem av en gruppe, vil programmet "huske" dette. Du kan se utmeldte medlemmer i listen ved å klikke på Utmeldt. Klikk på knappen Meld inn medlem for å legge til et medlem i gruppen. Da åpnes et vindu med oversikt over alle medlemmer du har registrert i Medlemsregister. Marker ønsket medlem og klikk på Velg. Klikk på knappen Meld ut medlem for å fjerne et medlems tilknytning fra gruppen. Under Rapporter kan du skrive ut lister over hvem som var medlemmer i en gruppe på en bestemt dato. Dermed får du frem en komplett medlemsliste for eksempel ved forrige årsskifte. Avgift Skriv inn hvilken Avgift medlemmene skal betale hver gang du genererer et krav på denne gruppen. Legg inn antall dager som skal være standard Forfall for denne gruppens innbetalinger. Du kan også legge inn bankkontonummer som medlemmene i gruppen skal foreta innbetalinger til, og merke av for bruk av KID hvis du ønsker å bruke dette. 147

157 MEDLEMSREGISTER Regnskap I fanekortet Regnskap klikker du på søkeknappen for å koble gruppen til de ulike kategoriene og kontoene som finnes nedover på fanekortet. Da hentes det opp registre du kan velge fra ved å markere ønsket alternativ og klikke på Velg. (Du kan også opprette nye, endre og slette fra disse registrene). Adresse på giro Fyll ut opplysningene i fanekortet Adresse på giro. Opplysningene du fyller ut her, kommer automatisk med på giroen. Tekst på giro I fanekortet Tekst på giro kan du definere tekstene som benyttes når det blir generert krav på medlemmene i denne gruppen. Tekstene hentes i utgangspunktet fra det regnskapet gruppen er koblet til. Purring Fastsett betingelsene som skal gjelde for purring i fanekortet Purring: beløp, antall dager etter forfall før purring foreslås og en tekst som følger purringen. Slå sammen grupper Hvis du har to grupper du gjerne vil slå sammen til en, kan du gjøre dette med knappen Slå sammen. Du må først velge hvilken gruppe alle medlemmer skal inn i, deretter velger du hvilken gruppe de kommer fra. Merk! Den gruppen medlemmene kommer fra vil bli slettet. Eksporter til fil Knappen Eksporter til fil gjør det mulig å eksportere ut en liste over grupper i grupperegisteret til en fil. Filen åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Eksportene får filnavnet xport.csv når de startes via denne knappen. Dette betyr at du ikke bør ha andre eksportfiler åpne når du trykker på denne. Du bør også lagre filen under et annet filnavn dersom du ønsker å beholde eksportfilen til senere bruk. Du kan også eksportere medlemsregisteret til fil på denne måten. Ved å høyreklikke i medlemsregisteret får du opp en meny der du blant annet kan velge Send til for å eksportere til fil. Her kan du i tillegg til tekstformatet du får ved hjelp av knappen Eksporter til fil også velge html-format. Velger du html-format åpnes eksportfilen i din standard nettleser, for eksempel Internet Explorer, i web-format. 148

158 MEDLEMSREGISTER AVGIFT OG KONTINGENT I denne delen av programmet genererer du krav og giroer til medlemmene. Du vil se en oversikt over kravene du har opprettet, og disse kan du så testgenerere før du genererer dem på alvor. Det er også mulig å ta utskrifter av de ferdige giroene herfra. Velg Gå til Medlem Avgift og kontingent fra menyen, eller klikk på Avgift og kontingent blant snarveiene til venstre. Klikk på knappen Nye krav når du vil opprette nytt krav på en gruppe. Da startes en veiviser som hjelper deg gjennom opprettelsen av kravet, steg for steg. Gjør de valgene og begrensningene du ønsker etter veiviserens anvisninger. Marker den aktuelle linjen og klikk på Endre hvis du ønsker å endre forfallsdato, sum eller lignende på det aktuelle kravet. Merk! Ikke alle data lar seg endre. Klikk på Skriv ut for å skrive ute krav du har generert. Ønsker du å sende ut purringer markerer du aktuell utsendelse som du vil generere purringer for klikker på knappen Purring. En veiviser vil da åpnes og lede deg gjennom purregenereringen. Les informasjonen nøye før du gjør dine valg og husk å skrive ut purringene etter de er generert. Utskrift av giro Når kravene er generert, vil du få spørsmål om du ønsker å gå direkte til utskrift av giro. Ønsker du å vente med dette til senere kan du skrive ut giro via Rapporter. Klikk på Rekalkuler for å oppdatere vinduet med alle endringer. 149

159 MEDLEMSREGISTER Ny Avgift/Kontingent Ved hjelp av knappen Ny kan du opprette krav som skal sendes ut til medlemmene. Opprettelsen ledes av en veiviser som hjelper deg gjennom hele prosessen. Les all tekst i veiviseren nøye. Du oppretter først et krav til alle medlemmer i en gruppe. Hvis du senere vil sende krav til nye medlemmer som er kommet til i denne gruppen, oppretter du et nytt krav, men denne gang velger du å lage en tilleggsutsendelse. På denne måten får du en bedre oversikt over kravene du sender ut. Det blir også enklere å opprette krav til nye medlemmer, siden programmet nå holder styr på hvilke medlemmer som ikke har fått krav i den gruppen det gjelder, og kun oppretter krav til disse. Du kan velge å opprette et nytt krav som bygger på et annet krav hvis du ønsker det. Dette kan være nyttig hvis du skal opprette et krav til en ny gruppe, men kravet gjelder det samme. Et eksempel på dette kan være utsendelse av årskontingent, der du for år 2 kan bygge kravet på tekstene fra år 1. Når kravene er generert, vil du få spørsmål om du ønsker å gå direkte til Utskrift av giro. Ønsker du å vente med dette til senere kan du skrive ut giro via Rapporter. Endre Avgift/Kontingent Det er mulig å gjøre visse endringer på krav som allerede er generert. Du kan endre forfallsdato, noe som kan være greit hvis du ikke får skrevet ut kravene med en gang de er produsert. Du kan også endre tekst og fritekst på kravet. Ved hjelp av Endre kan du i tillegg se hvilke medlemmer dette kravet er generert til. Du kan imidlertid ikke gjøre endringer i utvalget av medlemmer som mottar dette kravet. Oppdager du medlemmer som allikevel ikke skal ha det, må du annullere hele kravet. Dette gjør du under Innbetalinger på fanekortet Vis alle ubetalte giroer. Skriv ut Avgift/Kontingent Vinduet Utskrift av krav og purringer åpnes når du klikker på Skriv ut. Her velger du nøyaktig hva som skal skrives ut. 150

160 MEDLEMSREGISTER Velg hva du vil skrive ut ved hjelp av feltene og nedtrekkslistene under Filter. Klikk på Oppdater. Da vil oversikten i nedre del av vinduet vise resultatet av valgene du gjorde under Filter. Du kan også klikke på Merk alle hvis du vil skrive ut alt. Klikk på Fjern alle hvis du vil fjerne markeringen på samtlige linjer. I vinduet kan du gjøre en rekke utvalg for å filtrere ut hvilke krav/purringer du vil skrive ut. I nedtrekkslistene Gruppe og Hovedutsendelse blir valgene først aktive når du har klikket i avmerkingsboksene Alle grupper/alle utsendelser slik at avmerkingen blir fjernet. Legg merke til at du i nedtrekkslisten Utskrevne/ikke utskrevne kan velge Allerede utskrevne, slik at du eventuelt kan skrive ut på nytt dersom du har behov for dette. I nedtrekkslisten Betalte/ikke betalte er Ikke betalte forvalgt. Disse inkluderer også delbetalte poster, slik at alle åpne poster blir skrevet ut. Du kan imidlertid også filtrere utvalget slik at du kun skriver ut delbetalte poster. I nedtrekkslisten Krav/purring er Krav forvalgt. Merk forskjellen på krav og purringer. Husk å bytte til purringer dersom du skal skrive ut purringer på allerede utsendte krav. I avmerkingsboksene til høyre i vinduet kan du filtrere ut krav etter kravdato og/eller forfallsdato. Dette gjør det mulig for eksempel å skrive ut purringer kun på krav som har forfalt for mer enn x antall dager siden, slik at du kan redusere unødige purringer på krav som kanskje nettopp er betalt men ikke mottatt hos deg. Du vil også kunne skrive ut krav med kravdato for en bestemt periode. Dette gjør det mulig for deg å lage krav på forhånd, men kun skrive ut de som for eksempel gjelder for inneværende måned. 151

161 MEDLEMSREGISTER Eksporter til fil Ønsker du å få kravene/purringene eksportert til fil kan du klikke på knappen Eksporter til fil. Denne lager en tekstfil i stedet for en utskrift, som åpnes automatisk i Microsoft Excel dersom du har dette programmet installert på din maskin. Filen får filnavnet xport.csv. Du kan også høyreklikke i listen. Da får du opp en meny der du blant annet kan eksportere til fil i html-format. Se mer om høyreklikk-menyen i introduksjonsboken. Det er innholdet som vises i vinduet som vil bli eksportert. Giroutskrift Når du har markert et krav og klikket på Skriv ut åpnes vinduet Giroutskrift. Her kan du velge å bruke alternative girolinjer/alternativ tekst på faktura, bestemme ønsket utskriftstype samt om du ønsker forhåndsvisning av utskriften eller ikke. Ønsker du å skrive en egen tekst på girodelen merker du av for Bruk alternative girolinjer og skriver inn ønsket tekst på linjene for dette. Har du behov for å skrive inn en egen melding til mottakeren merker du av for dette og klikker deretter Endre for å legge inn teksten. Vær oppmerksom på at teksten kun vil gjelde for denne utskriftsjobben. Endre tekst I vinduet Endre tekst kan du formatere teksten ved hjelp av verktøylinjen med egne fonter, fontstørrelser, farger og skrifttyper. Teksten kan også midtstilles og høyrejusteres. Ved hjelp av piltastene helt til høyre i verktøylinjen kan du velge farge for tekst og bakgrunn. 152

162 MEDLEMSREGISTER Veiviser for generering av purring Ved hjelp av veiviseren for generering av purring kan du opprette purringer til medlemmer som ikke har betalt utestående krav innen forfallsdato. Veiviseren startes ved å klikke på knappen Purring i oversikten Avgift og kontingent etter å ha markert utsendelseskravet du ønsker å generere purringer ut ifra. I veiviseren får du en fullstendig oversikt over hvilke krav det blir generert purringer på og du kan overstyre dato, forfallsdato, gebyr og tekst på purringene dersom ønskelig. Når du har gått gjennom veiviseren klikker du på knappen Skriv ut og velger å skrive ut purringene du nettopp har opprettet. Innstillinger for når det skal kunne genereres purringer settes i fanekortet Purring i vinduet Gruppeinformasjon. Innstillingene settes per gruppe og kan derfor varieres om ønskelig. 153

163 MEDLEMSREGISTER BETALINGSOPPFØLGING Under Betalingsoppfølging kan du registrere innbetalinger fra medlemmene. Velg Gå til Medlem Betalingsoppfølging fra menyen, eller klikk på Betalingsoppfølging blant snarveiene til venstre. Vinduet består av seks ulike hovedknapper. Vis alle ubetalte giroer Klikk på Vis alle ubetalte giroer hvis du ønsker å se en slik liste. Marker de linjene du vil endre status på, og klikk på knappene Betalt bank/betalt kontant/annullere slik det passer i det enkelte tilfelle. Du kan markere samtlige ubetalte giroer ved å klikke på Merk alle, og du kan fjerne disse markeringene igjen ved å klikke på Fjern alle. Du kan også eksportere listen til fil ved å klikke på Eksporter til fil. Registrer en innbetaling Når du klikker på Registrer en innbetaling, åpnes en egen veiviser som vil lede deg gjennom registreringen. Les informasjonen i veiviseren nøye før du foretar dine valg. OCR-innbetalinger fra BBS Klikk på OCR-innbetalinger fra BBS for å håndtere disse kravene. Da åpnes vinduet Innbetalinger fra BBS. Marker avmerkingsboksen Vis også ferdig utførte hvis du vil at listen også skal vise disse innbetalingene. 154

164 MEDLEMSREGISTER Klikk på Les fra BBS for å hente inn returfil fra BBS. Du henter opp filen ved hjelp av søkeknappen i vinduet som åpnes. Klikk på knappen Koble krav og innbetaling automatisk hvis du ønsker det. Da leser programmet gjennom alle innbetalinger og krav for å sjekke matchende KID-numre, og koblingene vil foretas automatisk. Når du kommer tilbake til selve fanekortet, vil status for disse være endret. Husk at du må overføre til regnskapet etter slike operasjoner. Dette gjøres ved å klikke på knappen Overfør til regnskap. Klikk på Innbetaling manuelt hvis du foretrekker dette. Da åpnes vinduet Innbetaling hvor du kobler manuelt ved å markere innbetalingene og klikke på Koble sammen. Du kan også Annullere kravene og generere et nytt. Merk! Du kan velge at en dobbel innbetaling skal registreres som "for mye betalt" slik at det senere er mulig å koble innbetalingen med en overføring eller utbetaling. Marker innbetalingen og klikk på knappen Slett innbetaling for å fjerne den for godt. Vis alle innbetalinger Klikk på Vis alle innbetalinger hvis du ønsker å se en slik liste. Her kan du slette en innbetaling ved å markere den eller de det gjelder. Du kan markere samtlige betalte giroer ved å klikke på Merk alle, og du kan fjerne disse markeringene igjen ved å klikke på Fjern alle. Overfør til regnskap Klikk på knappen Overfør til regnskap. Da åpnes et vindu hvor du velger hva som skal overføres til regnskapet. Marker de linjene du vil overføre, eller klikk på Merk alle hvis du ønsker det. Angi deretter en bilagsdato i datofeltet. Denne datoen vil legges inn på alle bilag som er med i denne overføringen. Overføringen forutsetter at du har angitt Inntektskonto på de gruppene som medlemmene tilhører. Inntektskonto angis på gruppen under fanekortet Regnskap. Du kan ikke gjøre overføringer til perioder som er sperret eller år som er avsluttet. Vis bilag Klikk på Vis bilag for å se hvilke krav som er grunnlag for bilagene i regnskapet. Øverst i vinduet velger du både regnskap og bilagsnummer. Ved hjelp av knappen Oppdater kan du oppdatere oversikten, og knappen Skriv ut gir deg listen i papirform. Denne utskriften kan du bruke som vedlegg til regnskapet. Knappene Oppdater og Filter gir deg mulighet til å sette filter og oppdatere statusen over innbetalinger og regnskap etter å ha endret datofilteret. 155

165 MEDLEMSREGISTER RAPPORTER Her finner du alle utskriftene i Medlemsmodulen. Når du velger å skrive ut en rapport, åpnes et vindu hvor du gjør avgrensninger for utskriften før du sender den til skriver. Velg Gå til Medlem Rapporter fra menyen, eller klikk på Rapport blant snarveiene til venstre. Hvordan skrive ut en rapport Marker hvilken utskrift du vil ha og klikk på Skriv ut. Da åpnes et vindu hvor du setter innstillinger for utskriften. 1. Marker rapporten du ønsker å skrive ut. 2. Klikk på Skriv ut. 3. Sett evt. et utvalg for rapporten. 4. Klikk på Skriv ut. Rapporten skrives ut. Hvis du vil endre på skriveroppsettet ditt, kan du gjøre det via knappen Oppsett. Det er mulig å skrive rapporter til: forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML, e-post som vedlegg og CSV/Excel. Dette valget gjør du øverst til høyre i rapportbildet, i nedtrekkslisten Send rapporten til. 156

166 MEDLEMSREGISTER INNSTILLINGER Under Innstillinger legger du inn en del standardverdier for Medlemsmodulen, både for regnskap og for adresser som skal brukes på giroer. Det er imidlertid fullt mulig å overstyre dette for den enkelte gruppe i Grupper. Du kan også justere oppsettet for giroutskrift, legge inn nye medlemstyper og verv, og det er mulig å regulere hvordan aldersgruppene deles inn i foreningen. Velg Gå til Medlem Innstillinger fra menyen, eller klikk på Innstillinger blant snarveiene til venstre. Generelle innstillinger Klikk på Generelle innstillinger for å sette opp fordelingen på aldersgruppene som vises i Status og som brukes på utskriftene. Oppsett for giro-utskrift Oppsett for giro-utskrift åpner et vindu som består av to fanekort, Generelt og Logo. Generelt Klikk på knappen Skriveroppsett for justere/kontrollere dette. Marker avmerkingsboksen Forhåndsvisning for å se utskriften på skjerm før den sendes til skriver. Foreta de justeringene du ønsker i hvert enkelt felt. Bruk negativ sum for å justere motsatt av feltets tittel. I feltet Juster oppover skriver du for eksempel -5.0 for å justere fem millimeter nedover. 157

167 MEDLEMSREGISTER Logo Marker avmerkingsboksen Bruk logo hvis du vil benytte deg av logo på giroen. Klikk på søkeknappen til høyre for feltet Logo fil for å hente opp bildet fra der du har lagret dette. Logoen vil så forhåndsvises på fanekortet. Juster forholdet mellom lengde og bredde ved hjelp av rulleboksen Ratio. Medlemstyper, verv og egne felter Under Medlemstyper, verv og egne felter kan du legge inn, endre eller slette Medlemstyper, Verv og Egendefinerte felter. De egendefinerte feltene er til bruk i medlemsregisteret. Du kan legge inn felter av typen tekst, dato eller tall. Koble medlemmer og reskontro Under Koble medlemmer og reskontro kan du koble medlemmer og reskontro der disse har adskilte kontaktkort. Ved å koble sammen disse vil all informasjon lagres i samme kontaktkort. Statusvindu Under innstillinger for Statusvindu kan du velge hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet samt hvordan de skal plasseres. Regnskapsoppsett Klikk på Regnskapsoppsett for å fastsette standard regnskapsinnstillinger for Medlemsregister. I vinduet som åpnes velger du hvilket regnskap, avdeling og prosjekt, samt hvilke kontoer som skal settes som standard. Verdiene du fastsetter her, foreslås som standard når du oppretter en ny gruppe. Du kan imidlertid overstyre dette for den enkelte gruppe. Dette gjøres på fanekortet Regnskap når du har valgt ny/endre gruppe i Grupper. Avgift og adresser på giro Klikk på Avgift og adresser på giro for å legge inn standardverdier for giroutskrifter i Medlemsregister. Det du skriver inn her, vil foreslås som standardverdier. Du kan imidlertid overstyre dette for den enkelte gruppe når du velger ny/endre i Grupper. KlubbenOnline Org. ID Klikk på KlubbenOnline Org. ID for å endre KlubbenOnline Org. ID for foreningen. Valget for å endre Org. ID hos KlubbenOnline er bare tilgjengelig for de som benytter Idrettens Foreningsregnskap. 158

168 Skatt I Skatt holder du orden på den delen av økonomien som har med ligning og skatt å gjøre. Du får god hjelp til utfylling av selvangivelsens poster, du finner de mest brukte RF-skjemaene lett tilgjengelig, du kan få beregnet korrekt skatt og få løpende oversikt over status for inntekt, formue og skatt. Som personlig skatteyter kan du ved hjelp av denne modulen kontrollere selvangivelsen mot ligningspapirene fra myndighetene. Du kan oppbevare/registrere opplysninger fra 3 år tilbake, og 1 år fram i tid. Merk! Modulen Skatt er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av skattemodulen. Det betyr at selv om du har Skatt, kan enkelte av de omtalte funksjonene mangle i ditt program. Innhold Om Skatt 160 Hva inngår i Skatt? Øvre menylinje i Skatt Opprette/velge selvangivelse 162 Status 164 Selvangivelse 166 Lønns- og trekkoppgave Boligoppgave Bankoppgave Refusjon fra AS og ANS Utland Enslig forsørger, barn 18 år/eldre RF-Skjemaer 174 Skatteberegning 175 Rapporter 176 Innstillinger 177 Overføring fra andre moduler 178 Fra Næringsoppgave til Skatt Fra Verdipapir til Skatt Elektronisk innlevering av selvangivelsen

169 SKATT OM SKATT Hva inngår i Skatt? Status: Her får du oversikt over status på flere områder av selvangivelsen, blant annet status for inntekt, formue og betalt/tilgode/skyldig skatt, samt økonomisk analyse av skatteprosent og gjeldsgrad. Det er også en skattesjekk her hvor du har mulighet til å sjekke forglemmelser, mulige fradrag og tips. Selvangivelse: Du har her mulighet til å fylle ut selvangivelsen ved hjelp av en veiviser som støtter deg gjennom hele prosessen. Det er også mulig å gå manuelt fra post til post. Du finner hurtiglenker til lønns- og trekkoppgave, boligoppgave, bankoppgave m.m. i denne delen av programmet. RF-Skjemaer: I denne delen av programmet ligger de mest brukte RF-skjemaene klare til utfylling og utskrift. Skatteberegning: Her kan du se den fullstendige skatteberegningen for din økonomi på bakgrunn av registrerte opplysninger. Rapporter: Her kan du blant annet skrive ut ligning, selvangivelse, spesifisering av poster og diverse RF-skjemaer. Innstillinger: Under Innstillinger kan du tilpasse utseendet i statusvinduet. Hvordan kommer jeg dit? Velg Skatt i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du kan også velge Gå til Skatt fra den øvre menylinjen og gjøre et valg derfra. Øvre menylinje i Skatt Enkelte menyvalg endres fra modul til modul. I Skatt har valget Fil et litt annerledes innhold enn i andre moduler. Gå til, Verktøy, Brukermanual og Hjelp fungerer imidlertid likt som i andre moduler. 160

170 SKATT Fil Via dette menyvalget kan du opprette en ny selvangivelse eller endre de praktiske opplysningene som ligger til grunn for en eksisterende. Dette gjøres ved hjelp av en veiviser som leder deg gjennom de nødvendige innstillingene. I tillegg til dette kan du kan komme til skriveroppsett og avslutte programmet fra Fil-menyen. Gå til I denne menyen finner du alle modulene som programversjonen din inneholder. Det er nøyaktig det samme om du tar deg fram til modulene via denne Gå til-menyen, eller om du bruker nedtrekkslisten øverst til venstre i hovedvinduet. Verktøy her finner du en vanlig kalkulator (standard Windows-kalkulator) og en valutakalkulator. Brukermanual Her finner du en brukermanual for hver modul programmet ditt inneholder. I disse finner du forklaringer på bruk av programmet, samt gode tips og råd om hvordan du skal utnytte det best mulig. Det kan lønne seg å skrive disse manualene ut i papirform. Hjelp En meny som gir deg enkel tilgang til ulike hjelpefunksjoner, både brukerstøtte, nyheter og annet du kan ha bruk for. 161

171 SKATT OPPRETTE/VELGE SELVANGIVELSE Når du starter Skatt for første gang, vil du få opp et vindu hvor du må velge/opprette en selvangivelse å jobbe med. Det er mulig å opprette selvangivelser for flere inntektsår på hver Person. Du kan opprette/endre personer i klienten ved å velge Fil - Ny/endre klient. Vær nøye når du registrerer personinformasjonen da denne danner grunnlaget for utfylling av selvangivelsen. I nedtrekkslisten Vis selvangivelse for, vil du kunne velge mellom alle personene som er registrert i klienten. Ut fra hver enkelt person, velger/oppretter du selvangivelse. Du kan til en hver tid velge bytte til en annen selvangivelse. Dette gjør du ved å velge Fil Ny/endre selvangivelse fra den øvre menylinjen. Klikk på Ny for å opprette en ny selvangivelse på personen som er valgt i nedtrekkslisten. Da åpnes veiviseren Opprette ny selvangivelse. Følg veiviserens anvisninger nøye og legg inn korrekt informasjon. Ønsker du å kopiere selvangivelsen fra fjoråret til i år kan du enkelt gjøre det ved å markere aktuell selvangivelse og klikke Kopier. Husk etterpå at gå igjennom hele selvangivelsen og legg inn nye oppdaterte tall. Selve opprettelsen av selvangivelser ledes av en veiviser, og prosessen er nokså enkel. Det er allikevel svært viktig at du er nøye med registreringen av opplysninger. Registrer korrekte opplysninger For at programmet skal kunne foreta korrekt skatteberegning, er det svært viktig at du registrerer riktige opplysninger i selvangivelsen. Vær spesielt nøye når du registrerer: Inntektsår Sivilstand 162

172 SKATT Dato for ekteskap/partnerskap/meldepliktig samboende Bostedsadresse 1.november året forut for inntektsåret Om du var enke/enkemann i inntektsåret og eventuelt sitter i uskiftet bo Felles barn/særkullsbarn Hvilken voksen person i husholdningen eventuelle særkullsbarn tilhører Skatteoppgjør sommer/høst 163

173 SKATT STATUS I Statusvinduet holder du fortløpende oversikt over aktiv selvangivelse. Ønsker du å bytte til en annen selvangivelse kan du klikke på navnet øverst som er en link, du vil da kunne velge blant registrete selvangivelser. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. I tillegg til å sjekke status for inntekt, formue, skatt og evt. tilgodehavende, kan du her se en økonomisk analyse av reell skattekortprosent og gjeldsgrad. Det er også en skattesjekk her hvor du har mulighet til å sjekke forglemmelser, mulige fradrag, tips og brukertips. Statusvinduet viser også informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Skattemodulen. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer, beregninger eller ta utskrifter. Forklaring til Økonomisk analyse i statusbildet Her finner du en kort forklaring til punktene under overskriften Økonomisk analyse i Status. 164

174 SKATT Skattekortprosent All pensjonsgivende inntekt blir i utgangspunktet utbetalt i 12 like deler. Skatt betales imidlertid kun i 10,5 måneder. Dette skyldes den ene skattefrie måneden på sommeren og halv skatt i desember. Skatten pr. måned er med andre ord lik utlignet skatt delt på 10,5 måneder. Skattekortprosent refererer derfor til de månedene en betaler skatt, og ikke til den 1,5 måneden som er skattefri. Skattekortprosent = (Utlignet skatt/pensjonsgivende inntekt)*12 10,5 Reell skatteprosent Her ser du hvor mye skatt du betaler i forhold til mottatt inntekt. Prosentsatsen gjelder for alle 12 måneder. Reell skatteprosent = (Utlignet skatt/mottatte inntekter) *100 Gjeldsgrad Gjeldsgraden sier noe om hvor stor gjeld du har i forhold til mottatt inntekt. (Ektefeller vil her bli vurdert i fellesskap). Gjeldsgrad = Sum gjeld (post 4.8.4)/Mottatte inntekter Gjeldsandel av formue Her ser du en prosentvis beregning av hvor mye gjeld du har i forhold til formuen. Når skatteyter har mer gjeld enn formue, settes gjeldsandelen til 100%. Gjeldsandel av formue = Sum gjeld (post 4.8.4)/Sum formue (post 4.7) 165

175 SKATT SELVANGIVELSE Utfylling av selvangivelsen kan enten gjøres ved hjelp av en Veiviser, Post for post eller Hurtiglenker. Merk! Du er ikke nødt til å fylle ut alle poster i selvangivelsen. Velg hvilken person du vil føre selvangivelser for i nedtrekkslisten Velg person. Utfylling med veiviser Ved valg av Veiviser vil du bli ledet gjennom de viktigste postene med tips og forklaringer, trinn for trinn. Siden veiviseren ikke er innom samtlige poster, bør du se igjennom andre poster du ikke har vært innom. 166

176 SKATT Post for post Velger du Post for post har du mulighet til selv å bestemme i hvilken rekkefølge og hvilke poster du vil gå gjennom. Du vil da ikke få samme støtte og informasjon til hver enkelt post som ved bruk av veiviseren. Klikk på pilknappene til høyre for tittelen Post for post for å bevege deg fra post til post i selvangivelsen. Du kan bevege deg ett trinn frem/tilbake ved hjelp av disse knappene. Du kan også klikke på en av linkene under Post for post for å komme direkte til ønsket gruppe av poster. For å legge inn informasjon om en post må du klikke på pilknappen til høyre for aktuelt felt. Et vindu vil da åpnes der du kan registrere informasjon om aktuell post. Ved poster der det ikke er en pilknapp kan du skrive inn tall rett i feltet. Hurtiglenker Ved å klikke på lenkene under Hurtiglenker vil du komme direkte til aktuell oppgave. Disse forklares her i hvert sitt avsnitt. Beveg musepekeren over de ulike lenkene, og du vil se en boks med forklaring av innholdet i hver enkelt lenke. Når du har gått gjennom alle poster med relevans for deg, er du ferdig med å fylle ut selvangivelsen. Du kan da se din skatteberegning ut fra de opplysningene som er registrert i vedleggene. 167

177 SKATT Lønns- og trekkoppgave For å registrere lønns- og trekkoppgaven du får fra arbeidsgiveren din, kan du klikke på linken Lønns- og trekkoppgave under hurtiglenker. Når du klikker på Lønns- og trekkoppgave, åpnes først en oversikt over oppgaver som er registrert på den aktuelle personen. Fra dette vinduet kan du både opprette en Ny oppgave, Endre eller Slette en som allerede ligger i oversikten. Når du skal registrere en lønns- og trekkoppgave må du først velge rett Arbeidsgiver i nedtrekkslisten. Ved hjelp av pilknappen kan du legge til en ny arbeidsgiver, endre eller slette en eksisterende i nedtrekkslisten. Det er viktig at adressen til arbeidsgiveren fylles ut da dette er avgjørende for beregning av eventuelt overskudd av bilgodtgjørelse. Legg deretter inn tall fra lønns- og trekkoppgaven i feltene på fanekortets midtre del. Dette er de mest vanlige kodene. 168

178 SKATT For å legge til øvrige lønnsoppgavekoder må du klikke på knappen Ny. Da åpnes vinduet Lønnskoder hvor i du fyller ut aktuell kode og beløp. Merk av for Oppgaven gjelder sjømann med inntekt om bord som gir rett til sjømannsfradrag øverst i høyre hjørne dersom dette er aktuelt for deg. Resultat: Du har registrert dine inntekter fra lønns- og trekkoppgaven(e) og kan se hva som er skattepliktig inntekt. Boligoppgave For å registrere boligoppgaven din, kan du klikke på linken Boligoppgave under hurtiglenker. Når du klikker på Boligoppgave åpnes først en oversikt over faste eiendommer som er registrert på den aktuelle personen. Fra dette vinduet kan du både opprette nye, endre og slette eksisterende eiendommer. 169

179 SKATT Fanekortet Opplysning om eiendommen Velg riktig Type eiendom fra nedtrekkslisten. Fyll så ut alle de andre opplysningene om eiendommen som kreves ellers på fanekortet. Marker avmerkingsboksen Eiendommen ligger i annen kommune enn bosted dersom dette gjelder din eiendom. Dette må registreres fordi ligningsverdi og prosentinntekt fastsettes av den kommunen eiendommen ligger i. Ligningsverdi avrundes ned til nærmeste 1000, mens prosentinntekt og eventuelle leieinntekter skal avrundes ned til nærmeste 100. Marker Endret prosentvis eierandel i løpet av året hvis dette gjelder deg. Her er det kun prosentinntekt for de månedene man har brukt boligen som tas med, ikke selve ligningsverdien av solgt bolig. Avmerkingsboksen Eiendommen er ikke gjenstand for prosentligning er aktuell dersom boligen din ikke er enebolig, men en del av flermannsbolig. Dersom eieren bruker mindre enn halve boligen, skal den regnskapslignes (og dermed ikke prosentlignes). Fanekortet Utleie/borettslag Dersom du har leilighet i borettslag/sameie, skal inntekter og utgifter registreres i fanekortet Utleie/boligselskap. Andelene av disse inntektene/utgiftene fylles ut i feltet Spesielt om boligselskap og boligsameie øverst på fanekortet. Feltet for Utleie eiendom i nedre del av fanekortet er kun aktivt hvis du markerte avmerkingsboksen Eiendommen er ikke gjenstand for prosentligning (eks. utleiebolig) på forrige fanekort. Klikk på pilknappen for å fylle ut RF-1189 Årsoppgjør for utleie mv. av fast eiendom. 170

180 SKATT Feltet Utleie fritidseiendom er aktivt dersom du har markert dette som Type eiendom på fanekortet Opplysning om eiendommen. (Denne er ikke gjenstand for prosentinntekt). Fanekortet Salg av eiendom Klikk på fanekortet Salg av eiendom hvis du har solgt eiendommen din. Marker først avmerkingsboksen Eiendommen er solgt for å aktivere de øvrige feltene på fanekortet. Fyll så ut korrekt informasjon. Salget er skattepliktig/fradragsberettiget dersom du ikke kan svare Ja på begge spørsmålene som stilles her. Bankoppgave For å registrere bankoppgaven din, kan du klikke på linken Bankoppgave under hurtiglenker. Når du klikker på Bankoppgave, åpnes først vinduet Bank- og låneinstitusjoner med oversikt over de som eventuelt allerede er registrert. Klikk på Ny i vinduet Bank- og låneinstitusjoner for å legge til en ny bank. Da åpnes vinduet Ny/endre konto. Her legger du inn Banken/lagets navn i det øvre feltet og klikker Ny for å legge til kontoer tilhørende banken. Husk å velge hvilken type konto det er snakk om, Gjeld eller Innskudd. Trykk på TAB-tasten for å forflytte deg til neste kolonne. 171

181 SKATT Refusjon fra AS og ANS Hurtiglenken Refusjon fra AS klikker du på for å sjekke refusjon fra AS og ANS. I vinduet som åpnes får du vite hvor mye av skatten på personinntekt du eventuelt kan få refundert fra selskapet. Du kan ikke foreta deg noe aktivt i dette vinduet. Dersom vinduet er tomt og du har fylt ut selvangivelsen, har du ikke rett til noen refusjon fra selskapet. Utland Via hurtiglenken Utland kommer du direkte til registreringsvinduet for informasjon om utenlandsrelaterte forhold. Selve registreringsbildet består av fem ulike fanekort. På hvert av disse får du retningslinjer som hjelper deg gjennom utfyllingen. 172

182 SKATT Fyll først ut fanekortet Tolvtedeler dersom du er Skattepliktig til Norge i deler av året. (Feltene blir ikke aktive før du har merket av). Dette får betydning for minstefradrag, personfradrag m.m. På fanekortet Trygdeavgift kan du merke av for fritagelse av trygdeavgift dersom det er tilfellet. Husk at all inntekt vil bli fritatt. Du vil eventuelt bli ilignet toppskatt. På fanekortet Standardfradrag kan du merke dersom du krever standardfradrag. Dette kan være aktuelt dersom du arbeider midlertidig i Norge (2 år eller mindre). Registrer et eventuelt Kredittfradrag i fanekortet Kredittfradrag/Alternativ fordeling (les først informasjonen på dette fanekortet). Fyll ut Inntekt utland hvis du har inntekt fra utlandet, herunder britisk sektor i Nordsjøen. Les teksten på hvert enkelt fanekort nøye. Her finner du svært nyttig informasjon som det er viktig at du leser før du fyller ut de ulike feltene. Enslig forsørger, barn 18 år/eldre Hurtiglenken Enslig forsørger, barn 18 år/eldre tar deg til vinduet Barns inntekt og pensjon der du kan fylle ut aktuell informasjon dersom du er enslig forsørger og skal registrere inntekt/pensjon til barn over 18 år. Denne knappen vil du kunne se ut for enkelte felter. Ved å klikke på knappen vil du finne detaljert informasjon om aktuelt felt. 173

183 SKATT RF-SKJEMAER I denne delen av modulen Skatt finner du de mest vanlige RF-skjemaene klare til utfylling. Velg Gå til Skatt RF-Skjemaer fra menyen, eller klikk på RF-Skjemaer blant snarveiene til venstre for å komme til skjemaene. Hvordan fylle ut et RF-skjema 1. Marker RF-skjemaet du ønsker å fylle ut. 2. Klikk på Ny. 3. Fyll ut opplysningene i skjemaet som åpnes. 4. Klikk OK når du er ferdig. Du har nå fylt ut et RF-skjema og kan skrive det ut om ønskelig ved å klikke på Skriv ut. Viktig! Sørg for å få med deg alle sidene i skjemaet. Dersom det er flere sider, ligger disse som fanekort bak hverandre som du kan klikke på. Når du fyller ut beløpsposter i skjemaene, kan du kun skrive inn sum i hele kroner. Når du oppgir Justeringsfaktor og antall, kan du imidlertid benytte deg av desimaltall. Klikker du på knappen Rettledning, vil du få opp en rettledning for det aktuelle RF-skjemaet. Knappen er kun tilgjengelig i de tilfellene der det er en rettledning tilgjengelig for valgt skjema. 174

184 SKATT SKATTEBEREGNING I Skatteberegning finner du utregnet skatt på bakgrunn av opplysningene du har registrert i selvangivelsen. Velg Gå til Skatt Skatteberegning fra menyen, eller klikk på Skatteberegning blant snarveiene til venstre for å se skatteberegningen. Lenken Skatteberegning viser deg skatteoppgjøret for det aktuelle inntektsåret. Lenken Grunnlagstall gir deg en forhåndsvisning av Utskrift av ligningen med oversikt over de enkelte postene i selvangivelsen. Lenken Ideell fordeling gir deg informasjon om den mest gunstige fordelingen av kapitalinntekter/-utgifter. 175

185 SKATT RAPPORTER Under Rapporter finner du utskriftsmuligheter for RF-skjemaer, selvangivelsen, ligning, skatteberegning med mer. Velg Gå til Skatt Rapporter fra menyen, eller klikk på Rapporter i venstremenyen for å åpne rapportmodulen. Tips! Når du markerer en rapport i det øvre feltet, kan du lese en beskrivelse av denne i det nedre feltet. For å skrive ut en rapport markerer du aktuell rapport og klikker på knappen Skriv ut. Ønsker du å justere eller kontrollere skriverinnstillinger kan du klikke på knappen Oppsett. Det er mulig å skrive rapporter til: forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML, e-post som vedlegg og CSV/Excel. Dette valget gjør du øverst til høyre i rapportbildet, i nedtrekkslisten Send rapporten til. Mamut for Altinn Eksport til Mamut for Altinn krever at du har en ny og oppdatert versjon av datax. Velg Gå til Start - Programoppdatering for oppdatere. Velg den rapporten du ønsker å eksportere, og merk av for Eksport til Mamut for Altinn. Følg deretter veiviseren som kommer opp, og du vil få eksportert dine skjemaer til Mamut for Altinn. 176

186 SKATT INNSTILLINGER Under Innstillinger kan du tilpasse utseendet i statusvinduet. 177

187 SKATT OVERFØRING FRA ANDRE MODULER I forhold til Skattemodulen vil det være aktuelt å overføre enkelte sentrale opplysninger fra andre moduler. Selv om disse modulene er integrert i hverandre, er det visse ting du må foreta deg manuelt for at informasjonen skal utveksles. Her får du vite hva du må gjøre i forhold til Næringsoppgaven og Verdipapir. Fra Næringsoppgave til Skatt Her finner du en punktvis forklaring av hva som må gjøres for å overføre opplysninger fra næringsoppgaven til skattemodulen. Overføre næringsoppgave til skattemodulen 1. Sørg for at alle bilag er registrert i regnskapet. 2. Åpne Næringsregnskap og velg Fil - Utfylling av Næringsoppgave Velg Ny fra vinduet som åpnes. 4. Klikk på Hent tall fra regnskapet. 5. Svar Ja på spørsmålet om du vil fylle ut næringsoppgaven. 6. Foreta eventuelle korreksjoner. 7. Klikk OK for å registrere næringsoppgaven. 8. Lukk vinduet for utfylling av næringsoppgaven. 9. Klikk på menyvalget Fil igjen og velg Overfør til selvangivelse. 10. Velg Driftsform og Næringsart ved å markere riktig alternativ. 11. Klikk på knappen Velg Næringsoppgave Velg den næringsoppgaven du ønsker som grunnlag for personinntektsberegning i skattemodulen ved å markere den og klikke på Velg. Klikk så på knappen Velg selvangivelse. 13. Marker den selvangivelsen du vil overføre opplysningene til og klikk på Velg og klikk OK. 14. Velg Skatt i Hovedmenyen til venstre. 15. Klikk på snarveien Selvangivelse og velg personen du vil overføre personinntektsskjemaet til i nedtrekkslisten Velg person. 16. Klikk på snarveien RF-Skjemaer. Velg RF-1224 Personinntekt og klikk på Endre-knappen. Du vil da se at skjemaet ligger ferdig utfylt. RF-1224 Personinntekter hentes fra Næringsoppgaven i modulen for Næringsregnskap. RF-1061 Realisasjon av aksjer hentes fra Verdipapirmodulen. Opplysningene fra næringsoppgaven er nå overført til skattemodulen. Fra Verdipapir til Skatt Følg disse anvisningene for å overføre opplysningene du har registrert i Verdipapir til Skatt. Formue, utbytte og rente vil automatisk fylles inn selvangivelsen. 178

188 SKATT Overføre verdipapir til skatt 1. Sørg for at alle kjøp og salg av aksjer er registrert i modulen Verdipapir. 2. Velg Fil i den øvre menylinjen og klikk på Overfør til selvangivelse. 3. Marker den selvangivelsen du vil overføre opplysninger til og klikk på Velg. 4. Dersom det er registrert verdipapirer i selvangivelsen fra før, får du spørsmål om du ønsker å slette disse før du overfører. Hvis du vil ta vare på disse dataene, klikker du på Nei. 5. Dersom RF-1061 Realisasjon av aksjer tidligere er registrert i selvangivelsen, får du også spørsmål om du vil slette disse opplysningene før du overfører. Ønsker du å ta vare på tidligere skjemaer, velger du Nei. 6. Du får videre beskjed om å gå inn på RF-1061 for å få beregnet riktige tall til selvangivelsen. Klikk OK. 7. Velg Gå til Skatt fra den øvre menylinjen, eller klikk på Skatt i Hovedmenyen til venstre. 8. Velg hvilken person verdipapirene skal overføres til i nedtrekkslisten Velg person øverst i statusbildet som åpnes. 9. Klikk på snarveien RF-Skjemaer til venstre i bildet. 10. Marker skjemaet RF-1061 Realisasjon av aksjer og klikk på Endre-knappen. Du vil da se at skjemaet allerede er utfylt. 11. Rediger opplysningene i skjemaet hvis du har behov for det. 12. Klikk OK for å godta registreringen. Opplysningene fra verdipapir er nå overført til skattemodulen. 179

189 SKATT ELEKTRONISK INNLEVERING AV SELVANGIVELSEN Ved hjelp av tilleggsprogrammet Mamut for Altinn kan du enkelt levere selvangivelsen elektronisk til Altinn. Du må laste ned og installere Mamut for Altinn, se for mer informasjon. MERK! Selvangivelse for næringsdrivende kan sendes inn fra datax via Mamut for Altinn til Altinn-portalen. Selvangivelse for lønnstakere og pensjonister kan ikke leveres til Altinn fra ditt dataxprogram. For å levere selvangivelsen din elektronisk må du logge inn på evt. (dersom du er bruker der fra før) Hvordan leverer jeg selvangivelsen via Mamut for Altinn 1. Åpne ditt Mamut datax program. 2. Velg Gå til - Skatt - Rapporter. 3. Velg rapporten Selvangivelse for næringsdrivende mv. 4. Merk av for Forhåndsvisning og Eksport til Mamut for Altinn. 5. Klikk Skriv ut rapporten i forhåndsvisningen dersom du ønsker dette, hvis ikke klikker du Avslutt uten å skrive ut rapporten. 6. Veiviser for eksport av data til Mamut for Altinn åpnes. Klikk Neste for å fortsette. 7. Skjemaet som eksporteres vises, klikk Neste. 8. Velg hvilken klient i Mamut for Altinn du ønsker å eksportere til. Finner du ikke ønsket klient i nedtrekkslisten kan du klikke Opprett en ny klient. 9. Klikk Neste for å fortsette. 10. Klikk Ferdig for å fullføre eksporten til Mamut for Altinn. 11. Klikk Ja for å bekrefte import av data i Mamut for Altinn. 12. Kontroller at opplysningene stemmer og klikk OK. 13. Merk av for om du vil sende skjemaet til arbeidsområdet på portalen eller direkte til etaten, ferdig signert. 14. Klikk Send skjema. 15. Autentisering kreves. Velg Autentiseringsmetode og tast inn Fødselsnummer og Passord. 16. Klikk OK. 17. Registrer PINKODEN som du har mottatt på SMS eller PINKODE fra brev. 18. Klikk Ja for signering av skjema. 19. Kvittering med referanse for innsendt skjema vises, klikk OK. Du har nå levert Selvangivelse for næringsdrivende mv. til Altinn. 180

190 Privatregnskap I Privatregnskap kan du føre bilag, budsjettere og kontrollere eget privatregnskap. Du kan velge å følge et forhåndsdefinert budsjett basert på SIFO (Statens Institutt for Forbruksforskning) standardbudsjett, du kan opprette ditt eget budsjett, eller du kan jobbe uten budsjett hvis du ønsker det. Programmet har funksjoner som hjelper deg å holde oversikt over ubetalte regninger. Det er også mulig å opprette faste bilag for inntekter/utgifter og fordele disse utover regnskapsåret (repeterende bilag). Privatregnskap har også en integrert nettbankmodul. Gjennom Nettbank kan du laste ned transaksjoner fra banken og overføre disse som bilag til regnskapet på en svært enkel måte. Merk! Modulen Privatregnskap er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om du har Privatregnskap, kan det hende at enkelte av de omtalte funksjonene ikke er tilgjengelig i ditt program. Innhold Om Privatregnskap 182 Hva inngår i Privatregnskap Opprett/velg regnskap 183 Opprett/endre regnskap Veiviser for opprettelse av regnskap, kontoplan og standardføringer Status 185 Bilagsføring 187 Forenklet bilagsføring Nytt bilag Endre bilag Slett bilag Betal bilag Nettbank 191 Bilagsføring Kontoplan Standardbilag Avansert Budsjett/kontoplan 195 Ny konto Endre konto Slett konto Forfallsbok 200 Rapporter/Grafikk 201 Innstillinger 202 Registreringsmetode Samleposter Nettbankinnstillinger Statusvindu Standardbilag

191 PRIVATREGNSKAP OM PRIVATREGNSKAP Hva inngår i Privatregnskap Status: Statusbildet viser oversikt over inntekter, utgifter, gjeld og lignende for det aktive regnskapet. Bilagsføring: I bilagsdelen fører du bilagene dine og holder oversikt over disse. Nettbank: I Nettbank kan du hente ned banktransaksjoner og overføre disse til regnskapet på en svært enkel måte. Budsjett/Kontoplan: Her finner du standard kontoplan med mulighet for å sette opp budsjett og startsaldoer på kontoene. Forfallsbok: Her holder du oversikt over ubetalte regninger. Opplysningene hentes fra bilagene du har ført. Rapporter/Grafikk: Her kan du se grafiske fremstillinger basert på regnskapet du har ført. Rapportene du kan skrive ut herfra gir deg bedre oversikt over spesifikke poster og perioder i regnskapet. Du setter også nettbankinnstillingene dine her. Innstillinger: I Innstillinger velger du hvilken måte du foretrekker å føre bilag på, du kan opprette standardbilag som kan kopieres når du har bruk for det, og du kan opprette samlekontoer for overføring til skatt. Hvordan kommer jeg dit? Velg Privatregnskap i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du kan også velge Gå til Privatregnskap fra den øvre menylinjen og gjøre et valg derfra. 182

192 PRIVATREGNSKAP OPPRETT/VELG REGNSKAP Når du starter Privatregnskap for første gang, må du opprette minst ett regnskap før du kan begynne å bruke modulen. Prosessen ledes av en veiviser. Ved senere bruk av programmet må du velge ett av regnskapene før modulen åpnes. Du kan slippe å velge regnskap hvis markeringen er fjernet i avmerkingsboksen Valg ved oppstart av modul under Start Innstillinger Generelle innstillinger. Opprett/endre regnskap Vinduet Velg regnskap åpnes første gang du skal bruke programmet, men du kan åpne samme vindu ved å velge Fil Ny/endre privatregnskap i den øvre menylinjen i programmet. Herfra kan du opprette nye regnskap, samt endre, slette og kopiere eksisterende regnskap. Klikk på Ny for å opprette et nytt regnskap. Da åpnes første trinn av veiviseren. Da åpnes en veiviser som hjelper deg å opprette regnskap, kontoplan og evt. standardføringer. Ønsker du å endre informasjon om et regnskap kan du markere aktuelt regnskap og klikke Endre. Da åpnes et vindu hvor du kan redigere Årstall, Regnskapsnavn og Beskrivelse. Vil du slette et regnskap markerer du aktuelt regnskap og klikker Slett. Du får spørsmål om du er sikker på at du vil slette, svarer du Ja til dette vil samtlige data i regnskapet slettes for godt. Du kan også kopiere et regnskap ved å markere og klikke på Kopier. Funksjonen er nyttig dersom du vil kopiere et regnskap til et nytt år. 183

193 PRIVATREGNSKAP Veiviser for opprettelse av regnskap, kontoplan og standardføringer Veiviseren hjelper deg å opprette regnskap, kontoplan og standardføringer. Opprette regnskap Opprette regnskap starter en veiviser som hjelper deg å opprette selve regnskapet med regnskapsår, navn og beskrivelse. Du velger også om regnskapet kun skal gjelde for aktiv person eller for alle i klienten (husholdningen). Opprette kontoplan Opprette kontoplan starter en veiviser som lar deg velge om det skal opprettes kontoplan basert på brukervalg, SIFO, bilregnskap eller ingen kontoplan. Velger du den brukerdefinerte kontoplanen (standardvalg), får du selv velge hvilke/hvor mange kontoer som skal opprettes. I tillegg vil en del standardkontoer bli generert. Til slutt i denne veiviseren får du også mulighet til å budsjettere mot kontoene som er opprettet. Opprette standardføringer Opprette standardføringer starter en veiviser som lar deg opprette standardføringer basert på de kontoene som er tilgjengelig. Du må gå gjennom alternativ 1 og 2 før du kan klikke OK og ta modulen i bruk. Alternativ 3 er derimot valgfritt, men husk at standardføringer kan være til stor hjelp hvis du vet at du har faste føringer. 184

194 PRIVATREGNSKAP STATUS Statusvinduet viser oversikt over inntekter, utgifter, gjeld og lignende for aktivt regnskap. Alle regnskapstall og saldoer beregnes på grunnlag av opplysninger du tidligere har registrert andre steder i modulen. I tillegg viser statusvinduet informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Privatregnskap. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. Du kan selv bestemme om du vil se status for hele regnskapsåret eller for enkelte måneder. Dette gjør du ved først å klikke på filterknappen og deretter markere År eller Måned. Markerer du Måned kan du bla deg frem til ønsket måned ved hjelp av pilene i listen. Du kan se status for et annet regnskap ved å klikke på linken som viser navnet på aktivt regnskap. Da åpnes vinduet Velg regnskap. Dette vinduet åpnes også når du velger Fil - Ny/endre privatregnskap fra den øvre menylinjen. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. Du kan selv bestemme om du vil se status for hele regnskapsåret eller for enkelte måneder. Dette gjør du ved å markere År eller Mnd. Når du markerer Mnd kan du bla deg frem til ønsket måned ved hjelp av pilene i listen. Du kan se status for et annet regnskap ved å klikke på linken som viser navnet på aktivt regnskap. Da åpnes vinduet Velg regnskap. Dette vinduet åpnes også når du velger Fil - Ny/endre privatregnskap fra den øvre menylinjen. Statusvinduet åpnes ved å velge: Gå til Privatregnskap Status. 185

195 PRIVATREGNSKAP 186

196 PRIVATREGNSKAP BILAGSFØRING Når du åpner Bilagsføring kommer du til et register over førte bilag. Øverst i registeret kan du registrere nye bilag, redigere og slette eksisterende og merke bilag som betalte. Du kommer til Bilagsføring ved å velge Gå til Privatregnskap Bilagsføring fra menyen, eller klikke på Bilagsføring i venstremenyen. Knappen Betal vil kunne være aktiv for bilag som ikke er markerte som betalt. Avmerkingsboken Bruk avansert føringsmetode gir deg muligheten til å bestemme om du vil benytte forenklet bilagsføring eller avansert bilagsføring. Les mer om føringsmetodene i eget avsnitt. Du kan sortere registeret ved å klikke på de ulike kolonneoverskriftene. Når du begynner å få mange bilagslinjer, kan det også lønne seg å søke i registeret for å finne et bestemt bilag. Dette gjør du ved å klikke på kolonneoverskriften du vil søke under, for deretter å skrive et søkebegrep inn i søkefeltet øverst til høyre og trykke Tab på tastaturet. Forenklet bilagsføring Ved forenklet bilagsføring velger du om du skal føre bilaget som Utgift, Inntekt, Gjeld eller Sparing ved å klikke på en av knappene til venstre i vinduet som åpnes når du oppretter et nytt bilag. 187

197 PRIVATREGNSKAP Endre Bilagsdato hvis nødvendig, dagens dato fylles automatisk inn. Velg evt. et standardbilag i nedtrekkslisten Standardføring dersom det er aktuelt. Informasjonen fra valgt standardbilag vil da fylles ut automatisk.. Velg person og gi en betegnende Bilagstekst til bilaget. Velg hvilke kontoer beløpet er Betalt fra og Betalt til, samt hvilket Beløp det gjelder. Klikk på knappen Splitt beløp hvis du vil fordele beløpet på ulike kontoer. Da åpnes vinduet Registrering av linjer hvor du legger inn nye kontolinjer ved å klikke på Ny. Klikk OK når differansen er null. Marker et alternativ i nedtrekkslisten Repetere bilaget hvis du vet at bilaget skal føres med jevne mellomrom. Det vil da repeteres automatisk fram til datoen du velger i rulleboksen Til dato. Marker avmerkingsboksen Lagre som standardføring hvis du vil at dette bilaget skal bli tilgjengelig i nedtrekkslisten Standardføringer for senere anledninger. Ønsker du å Fortsette føring etter å ha trykket OK, markerer du også for dette. Angi om bilaget er betalt eller ikke i feltet Betalt. Standardføringer Hvis du har bilag du vet skal føres med jevne mellomrom, bør du opprette et standardbilag. Da vil du kunne velge dette fra en nedtrekksliste under bilagsføringen, og opplysningene fylles ut automatisk. Standardbilag kan du opprette under Innstillinger Standardbilag, eller ved å markere avmerkingsboksen Lagre som standardføring i forenklet bilagsføring. 188

198 PRIVATREGNSKAP Nytt bilag Når du klikker Ny for å registrere et nytt bilag og du har valgt å bruke avansert føringsmetode, åpnes registreringsvinduet Nytt bilag. Her beskrives Fortegnsføring av bilag. Du kan også velge å føre med Debet/Kredit eller fra/til konto. En annen mulighet er å velge Forenklet bilagsføring. Du velger føringsmetode under Innstillinger Registreringsmetode. Bilagsnr. og Betalingsdato fylles automatisk ut, men du kan overstyre opplysningene hvis det er ønskelig. Velg eventuelt Standardbilag fra nedtrekkslisten. Marker avmerkingsboksen Repeter bilaget hvis dette er et bilag som skal føres med faste intervaller. Fastsett hvilken Periode repetisjonen skal foregå i. Marker riktig alternativ i rammen Betalt. Refinansiering av lån Du krysser av for Refinansiering av lån i bilag som betaler ut et gammelt lån ved hjelp av penger fra det nye lånet. Programmet vil da ta hensyn til dette under rekalkulering av regnskapet ved at innløsning av det gamle lånet ikke tas med under Sum innbetalt gjeld. Klikk på Ny for å føre en linje på dette bilaget. Skriv Kontonr. direkte inn i kolonnen, eller klikk på søkeknappen som kommer frem i feltet. Da kan du velge konto ut fra kontoplanen. Fyll ut resten av linjen med Person, Beskrivelse og Beløp. Positive beløp representerer pengestrøm inn, og negative beløp pengestrøm ut. Gjenta dette for bilagslinjen du skal føre mot. Når bilaget balanserer, kan du klikke OK. Klikk på Endre hvis du vil forandre noe du har ført på linjen. Da blir linjen aktiv igjen, og du kan foreta endringer der du vil. Plasser markøren på linjen og klikk på Slett for å fjerne en bilagslinje. 189

199 PRIVATREGNSKAP Klikk på Skriv ut for å få en utskrift av bilaget. Marker avmerkingsboksen Lagre dette bilaget som standardføring hvis du tror du får behov for å føre samme bilag igjen. Da vil det bli tilgjengelig i nedtrekkslisten Standardbilag neste gang du skal føre bilag. Husk at du forflytter deg mellom kolonnene ved hjelp av TAB-tasten. Hvis du ønsker å avbryte bilagsregistreringen midt i et bilag, kan du trykke på ESC. Endre bilag Marker et bilag og klikk på knappen Endre dersom du ønsker å endre informasjon om et bilag. Slett bilag Marker bilaget du vil slette og klikk på Slett. Bekreft dersom du er sikker på at du vil slette bilaget. Betal bilag Marker et bilag og klikk på Betal for å merke bilaget som betalt. Det vil da vises en grønn hake til venstre for bilaget, som indikerer at bilaget er betalt. 190

200 PRIVATREGNSKAP NETTBANK I Nettbank kan du hente ned banktransaksjoner og opprette bilag av disse på en svært enkel måte. Bilagene overføres automatisk til Bilagsføring. Øvre del av vinduet består av transaksjoner du har hentet ned fra nettbanken. I nedre halvdel av vinduet ligger de fire fanekortene Bilagsføring, Kontoplan, Std. bilag og Avansert. Når du åpner nettbankmodulen vil du romme rett inn i Bilagsføring. Filtrer oversikten i vinduet ved hjelp av Velg person og Vis konto. Klikk på knappen Hent ned transaksjoner for å hente ned transaksjoner fra nettbanken. Registrering av kontoer i Nettbank Før du kan begynne å bruke Nettbank, må du registrere nettbankkontoene du skal bruke. Veiviseren som hjelper deg å registrere nettbankkontoer kan startes på tre måter: Nederst til høyre i Status hvor du kan klikke på en link som sier at du ikke har registrert noen nettbankkonto ennå. 191

201 PRIVATREGNSKAP Første gang du åpner Nettbank kan du klikke på knappen Registrer nettbank. Under Innstillinger kan du klikke på Nettbankinnstillinger og deretter Ny. Bilagsføring Fanekortet Bilagsføring er aktivert som standard når du åpner nettbankmodulen. Vil du bruke noen av de andre funksjonene, klikker du på fanekortene Kontoplan, Std. bilag eller Avansert. Knapperaden til høyre i vinduet er såkalte hurtigknapper. Her kan du lage egne hurtigknapper for kontoer du fører ofte mot. Les mer om hurtigknappene under Kontoplan. Knappen Foreslå bilag foreslår hvilke transaksjoner som skal føres på hvilken konto, dette på bakgrunn av tidligere førte bilag. Knappen Godta alle forslag overføret alle foreslåtte transaksjoner til foreslåtte kontoer. Knappen Godta valgt linje overfører markert transaksjonen til foreslått konto i regnskapet. Knappen Fjern alle forslag fjerner alle forslag til føring. Knappen Fjern valgt forslag fjerner forslaget som er markert. Marker transaksjonen og klikk på Manuell føring for å føre bilaget manuelt i det vanlige bildet for bilagsregistrering. Dette er særlig aktuelt hvis du vil dele opp beløpet på flere kontoer. Kontoplan I fanekortet Kontoplan kan du koble transaksjoner direkte til kontoer i kontoplanen. Transaksjoner som vises i øvre del av nettbankvinduet kan enten dras direkte ned til en konto i kontoplanen eller du kan klikke på knappen Lag bilag. Det vil da bli ført et bilag automatisk. Bilaget finner du igjen i Bilagsføring. 192

202 PRIVATREGNSKAP Du kan også lage dine egne hurtigknapper til kontoer eller standardbilag som du ofte fører. Marker aktuell konto i kontoplanen eller standardbilag og dra den over til en hurtigknapp i høyre del av bildet for å lage en knapp. Hurtigknappen får samme navn som kontoen/standardbilaget, og du kan enten klikke på knappen for å føre et bilag eller du kan dra ned en transaksjon til knappen. Standardbilag Ved hjelp av Standardbilag kan du føre transaksjoner på bakgrunn av bilag du allerede har definert som standard. Standardbilag registrerer du under Innstillinger Standardbilag. Transaksjoner som vises i øvre del av nettbankvinduet kan enten dras direkte ned til et standardbilag eller du kan klikke på knappen Lag bilag. Har standardbilaget en egen hurtigknapp kan du klikke på denne for å føre et standardbilag.. Du vil få opp vinduet Opprett standardbilag i begge tilfeller. Linjene vil være klare, men du fyller selv ut Beløp på hver linje. Avansert På fanekortet Avansert kan du tilpasse visningen av transaksjoner i den øvre delen av vinduet. 193

203 PRIVATREGNSKAP Marker en transaksjon i listen over og klikk på Skjul transaksjonen for å fjerne en transaksjon fra listen. Marker avmerkingsboksene i forhold til hva du ønsker at transaksjonslisten skal vise. Klikk en gang til for å fjerne markeringene. 194

204 PRIVATREGNSKAP BUDSJETT/KONTOPLAN I Budsjett/kontoplan finner du oversikt over alle kontoer som finnes i kontoplanen. Disse er delt inn i fire hovedgrupper, og hver av disse har mange kontoer under seg. Herfra oppretter du budsjetter og legger inn startsaldo for kontoene. Det er også mulig å opprette, endre og slette kontoer. Hvis du vil opprette nye kontoer, anbefales du å gjøre dette under de fire forhåndsdefinerte hovedgruppene. Velg Gå til Privatregnskap Budsjett/kontoplan fra menyen, eller klikk på Budsjett/kontoplan blant snarveiene til venstre. Klikk på pluss-knappen for å se hvilke kontoer som ligger under de ulike hovedgruppene, eller høyreklikk med musen og velg Utvid. Klikk på Ny for å opprette en ny konto. Da åpnes vinduet Ny konto. Klikk på Endre hvis du vil redigere en konto, for eksempel ved å legge inn budsjett eller startsaldo. Ønsker du å slette en konto markerer du aktuell konto og klikker på Slett. Ny konto Nå du klikker Ny i hovedvinduet Budsjett/kontoplan, åpnes vinduet Ny konto som består av fire fanekort. Informasjon og innstillinger for kontoen må settes i disse fanekortene. Hvilke felt som er aktive vil variere noe fra konto til konto, men prinsippet er det samme for alle typer kontoer. 195

205 PRIVATREGNSKAP Kontoinformasjon Skriv inn et Kontonummer som er på skalaen til den hovedgruppen du vil opprette under. Sørg for at ingen andre kontoer har dette nummeret. Fyll ut et betegnende Kontonavn. Legg inn en Startsaldo med mindre kontoen er en utgifts- eller inntektskonto. Marker avmerkingsboksen Denne kontoen er en kontomappe hvis denne kontoen skal være en egen mappe i hovedvinduet. Marker riktig Kontotype i nedtrekkslisten, samt om dette er en Disponibel konto eller ikke. Marker avmerkingsboksen Plasser under kontomappe hvis denne kontoen skal ligge under en annen mappe. Marker i så fall hvilken mappe i nedtrekkslisten Velg mappe. Marker avmerkingsboksen Koble mot samlepost hvis det er aktuelt for denne kontoen. Når du har markert avmerkingsboksen, blir nedtrekkslisten Velg post aktiv. Velg hvilken post kontoen skal kobles til herfra. I Rapport/Grafikk kan du skrive ut rapporter på Oppsummering samleposter. Med disponibel konto menes en konto som disponeres fritt. Et eksempel på en ikkedisponibel konto kan være en BSU-konto. 196

206 PRIVATREGNSKAP Budsjett/Regnskap Utgifts- og inntektskontoer kan ha budsjett, mens andre typer kontoer gjerne registreres med startsaldo. Fyll ut hvilken sum du budsjetterer med for denne kontoen. Legg inn en sum for alle årets tolv måneder. NB! Klikk på knappen foran feltet Januar for å kopiere budsjettall for januar til resten av året hvis du ønsker dette. Hvis du vil jobbe med regnskapet ditt ut fra et egendefinert budsjett, må du legge inn dette budsjettet på de inntekts- og kostnadskontoer du skal jobbe med, og startsaldo på øvrige kontoer. Dette kan det være lurt å gjøre før du tar regnskapsprogrammet i bruk. Bilag ført på denne kontoen Her vil du se en liste over alle bilag som er ført på denne kontoen. Du kan også markere et bilag og klikke Vis bilag for å se detaljene eller endre på bilaget. 197

207 PRIVATREGNSKAP Fordeling av budsjett Les informasjonen og bestem hvordan budsjettet skal fordeles ved å markere ønsket alternativ. Klikk OK. Endre konto Når du klikker på knappen Endre i hovedvinduet Budsjett/Kontoplan, åpnes vinduet Endre konto. Dette kan for eksempel være nyttig når du vil legge inn budsjett eller startsaldo. Merk deg imidlertid at du ikke kan budsjettere på en pengekonto. 198

208 PRIVATREGNSKAP Merk! Kontonummer vil aldri kunne endres, dette gjelder også selv om du ikke har tatt kontoen i bruk. Slett konto Klikk på knappen Slett i hovedvinduet for Budsjett/kontoplan dersom du ønsker å slette en konto. Vær oppmerksom på at du ikke kan slette kontoer som har vært i bruk. 199

209 PRIVATREGNSKAP FORFALLSBOK Ved hjelp av Forfallsbok holder du oversikt over de ubetalte regningene dine. Du kan velge om du vil se regninger som har forfalt Frem til i dag, Neste 7 dager, Neste 30 dager, eller du kan velge å se Alle. Velg Gå til Privatregnskap Forfallsbok fra menyen, eller klikk på Forfallsbok blant snarveiene til venstre. Når det blir mange bilag i listen, lønner det seg å sortere disse på en måte som passer deg. Dette gjør du ved å klikke på kolonneoverskriften som tilsvarer det du vil sortere etter. Klikk på fanekortet som tilsvarer de bilagene du vil se, enten Frem til i dag, Neste 7 dager, Neste 30 dager eller Alle. Sorter listen ved å klikke på de ulike kolonneoverskriftene. Marker bilag du vil betale og klikk på Betal for å fjerne disse fra forfallsboken. Klikk på Ny eller Endre for å opprette et nytt eller endre et eksisterende bilag. Du kan også Slette bilag herfra. 200

210 PRIVATREGNSKAP RAPPORTER/GRAFIKK Gjennom Rapporter/Grafikk kan du holde oversikt over enkeltdeler av regnskapet. Du kan hente ut blant annet saldooversikter, budsjetter og kontoutdrag. Gjennom grafiske fremstillinger kan du se Sammenligning av resultat og budsjett, Likviditet og Topp 10 konto. Vinduet er delt i to mellom Rapporter og Grafikk. Når du markerer en linje i de hvite feltene, kommer det en forklaring av den aktuelle rapporten/framstillingen i de grå feltene. Velg Gå til Privatregnskap Rapporter/Grafikk fra menyen, eller klikk på Rapporter/Grafikk i hovedmenyen til venstre. Marker rapporten du vil skrive ut og klikk Skriv ut. Gjør ønsket utvalg og klikk OK. Klikk på Oppsett for å regulere skriveroppsettet. Ønsker du å se en grafisk fremstilling kan du markere aktuelt valg og klikke på Vis grafikk. Det er mulig å skrive rapporter til: forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML, e-post som vedlegg og CSV/Excel. Dette valget gjør du øverst til høyre i rapportbildet, i nedtrekkslisten Send rapporten til. 201

211 PRIVATREGNSKAP INNSTILLINGER Under Innstillinger kan du tilpasse bilagsføringen etter egne behov, du kan opprette samleposter og standardbilag, samt foreta innstillinger for Nettbank. Du kan også tilpasse utseendet på statusvinduet etter egne behov. Velg Gå til Privatregnskap Innstillinger fra menyen, eller klikk på Innstillinger blant snarveiene til venstre. Registreringsmetode Under Registreringsmetode i Innstillinger bestemmer du hvilken metode som skal benyttes ved føring av bilag i Privatregnskap. 202

212 PRIVATREGNSKAP Type bilagsføring Forenklet bilagsføring: Velger du forenklet bilagsføring er du helt skjermet for bruk av kontoplan og kontonummer. Du forholder deg da kun til hvilken type bilag det gjelder og navnene på dine kontoer. Fortegnsføring: Ved valg av fortegnsføring benyttes pluss og minus sammen med beløpet som skal bokføres. Fra/Til: Denne føringsmetoden lar deg føre et beløp ut fra en konto og til en annen. Debet/Kredit: Dette er føringsmetoden som ofte brukes i forbindelse med næringsregnskap. Er du godt kjent med bilagsføring kjenner du sikkert til begrepene Debet og Kredit. Kopier beskrivelse Ønsker du å kopiere beskrivelsen på bilaget merker du av for Kopier beskrivelse. Med Kopier beskrivelse menes selve beskrivelsesteksten på bilaget, for eksempel "Husleie". Bilagsføringen vil gå raskere hvis du markerer Fortsett bilagsføring når forrige bilag er ferdig. Da vil programmet automatisk begynne på nytt bilag når forrige er ferdig ført. Samleposter Samleposter brukes til å opprette poster som du kan tilknytte kontoer i kontoplanen med. Samlepostene kan brukes for å få en oversikt over hva som er ført mot flere kontoer samlet. Det er mulig å skrive ut en rapport av disse postene slik at du for eksempel kan legge dette manuelt inn i skattemodulen. 203

213 PRIVATREGNSKAP Du oppretter en samlepost ganske enkelt ved å klikke på Ny og deretter legge inn en beskrivelse av posten, for eksempel 'Post Lønn' i vinduet som åpnes. Nettbankinnstillinger Under Nettbankinnstillinger kan du opprette kobling mellom dine nettbankkontoer og ditt privatregnskap i programmet, du kan gjøre endringer i eksisterende koblinger, men også slette koblinger dersom det er aktuelt. Klikk på knappen Ny for å opprette en kobling. En veiviser vil åpnes og hjelpe deg å opprette kobling til nettbanken din. Etter å ha opprettet kobling til nettbankkontoene dine kan du klikke på Endre og velge om du vil Vise alt, Kun saldo eller Ikke vise informasjon om aktuell konto i regnskapet ditt. Du kan også angi Kontonavn og knytte mot Kontonr. i regnskap om ønskelig. Statusvindu Under Innstillinger for statusvinduet kan du tilpasse statusvinduet og velge hvilke informasjonsbokser som skal vises og hvordan de skal plasseres. Innstillingene kan settes for hvert enkelt statusvindu enten via en egen knapp på skrivebordet eller under innstillinger for de moduler som har statusvindu. 204

214 PRIVATREGNSKAP Innhold I fanekortet Innhold kan du velge hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet. En rekke informasjonsbokser vil være forvalgt, men du står fritt til å velge hvilken informasjon du vil vise i statusvinduene i de ulike modulene og i hvilken rekkefølge. Du kan justere hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet ved å markere og flytte ved hjelp av pilknappene mellom vinduene Tilgjengelige informasjonsbokser og Dine valgte informasjonsbokser. For å justere rekkefølgen på valgte informasjonsbokser benyttes pilknappene til høyre for Dine valgte informasjonsbokser. Utseende I fanekortet Utseende kan du velge om informasjonsboksene skal fordeles over to eller tre kolonner eller om hele statusvinduet skal fylles. Ønsker du å skjule informasjonsflytdiagrammet for å få bedre plass til informasjonsbokser er også det mulig. Valgte informasjonsbokser vil bli skalert i forhold til plassen som er til rådighet i statusvinduet. 205

215 PRIVATREGNSKAP Standardbilag Standardbilag kan være til god nytte dersom du regelmessig fører nesten identiske bilag, f.eks. faste utgifter. Ved bilagsføring vil standardbilag være tilgjengelig i en egen nedtrekksliste. Ved valg av standardbilag vil de fleste dataene i bilaget fylles ut automatisk. For å opprette et standardbilag klikker du på Ny og fyller ut navn og kontoer standardbilaget skal føres imot. I kolonnen Type kan du velge mellom Fast, Variabel og Sum. Fast betyr at beløpet er fast, Variabel betyr at beløpet er variabelt, dvs. du må angi beløp når standardbilaget benyttes under bilagsføring. Statusen Sum må alltid brukes på en linje når typen Variabel har blitt brukt. Programmet vil da beregne hvilket beløp som skal brukes på denne linjen. Standardbilag kan også opprettes i forbindelse med vanlig bilagsføring ved å merke av for Lagre dette bilaget som standardføring. 206

216 Verdipapir Modulen Verdipapir gir deg mulighet til å følge opp alle verdipapirene dine, både aksjer, obligasjoner og fond. Du kan legge inn kurser fra markedet fortløpende, og dermed også opparbeide deg en historikk på det enkelte verdipapir. Ved å opprette forskjellige porteføljer kan du holde verdipapirer som hører sammen samlet. Relevant informasjon herfra kan eksporteres til skattemodulen. Merk! Modulen Verdipapir er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om har Verdipapir, kan enkelte av de omtalte funksjonene mangle i ditt program. Innhold Om Verdipapir 208 Hva inngår i Verdipapir? Status 209 Portefølje 211 Ny/endre portefølje Registrering av verdipapir i Portefølje Opplysninger om verdipapiret Kjøp Salg Ligningskurs/Utbytte Historisk utvikling Verdipapirregister 217 Ny/endre verdipapir Verdipapir Kurser Grafikk RISK Ligningskurser Utbytte Rapporter 221 Innstillinger 222 Last ned oppdaterte kurser Vedlikehold kursregisteret Statusvindu Overfør til selvangivelse

217 VERDIPAPIR OM VERDIPAPIR Hva inngår i Verdipapir? Status viser reelle og skattemessige verdier for alle verdipapirene dine. Porteføljer er samlinger med verdipapirer, og her kan du opprette og redigere disse. Du kan også følge kurser og utvikling på dine verdipapirer. Verdipapirregisteret inneholder verdipapirer fra Oslo Børs A-liste og SMB-liste. I tillegg vil alle verdipapirer du legger inn i en portefølje automatisk overføres hit. Du kan også opprette nye verdipapirer herfra. Fra Rapporter kan du skrive ut aksjeporteføljer, obligasjonsporteføljer, samt oversikt over solgte aksjer og obligasjoner. Under Innstillinger kan du laste ned oppdaterte kurser samt vedlikeholde kursregisteret. Hvordan kommer jeg dit? Velg Verdipapir i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du kan også velge Gå til Verdipapir fra den øvre menylinjen og gjøre et valg derfra. 208

218 VERDIPAPIR STATUS I Statusvinduet kan du se verdipapirenes reelle verdi og porteføljens totale verdi. De skattemessige verdiene er også beregnet og knyttet til de relevante postene i selvangivelsen. Beløpene kan overføres til selvangivelsen og skjemaet RF-1061 Oppgave over realisasjon av aksjer i skattemodulen. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. I nedtrekkslisten til høyre i skjermbildet kan du velge hvilke inntektsår du vil se porteføljens reelle og skattemessig verdi for. Du kan velge hvilken portefølje du vil se status for ved å velge Fil - Ny/endre portefølje i den øvre menylinjen. I tillegg viser statusbildet informasjonsflyten mellom de ulike registrene i modulen Verdipapir. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. Statusvinduet åpnes ved å velge Gå til Verdipapir Status. 209

219 VERDIPAPIR 210

220 VERDIPAPIR PORTEFØLJE I Portefølje kan du registrere og holde oversikt over verdipapirene dine. Vinduet gir deg oversikt over registrerte verdipapirer i valgt portefølje. Inndelingen av aksjene er hierarkisk oppbygd og delt inn i følgende hovedgrupper: Norske aksjer i VPS (Verdipapirsentralen), Norske aksjer ikke i VPS, Norske obligasjoner i VPS, Norske obligasjoner ikke i VPS, Utenlandske aksjer, Utenlandske obligasjoner, Aksjefond, Obligasjons- og pengemarkedsfond. Til høyre i Porteføljevinduet vises en graf. Hva grafen fremstiller, avhenger av hva du har markert i listen til venstre. Velg Gå til Verdipapir Portefølje fra menyen, eller klikk på Portefølje blant snarveiene til venstre. Knapper og navigering Ny: Ønsker du å registrere et nytt verdipapir, markerer du den aktuelle hovedgruppen (blå bok) med et museklikk og klikker på knappen Ny. Da åpnes vinduet Registrering av verdipapirer. Endre: Vil du endre opplysninger som er gjort i forbindelse med registrering av verdipapirer, utvider du hovedgruppen (blå bok) ved å klikke på knappen +. Marker det aktuelle verdipapiret 211

221 VERDIPAPIR med et museklikk på mappen, og klikk så på knappen Endre. Da åpnes vinduet Registrering av verdipapirer. Gjør de endringene du ønsker og klikk OK. Knappen Endre kommer først til syne når du har markert mappen for verdipapiret. Slett: Ønsker du å slette verdipapiret, utvider du hovedgruppen (blå bok) ved å klikke på knappen +. Marker det aktuelle verdipapiret med et museklikk på mappen, og klikk så på knappen Slett. Du får nå spørsmål om du er sikker på at du vil slette verdipapirposten. Klikk Ja for å slette posten. Husk at alle registrering vedrørende kjøp/salg av verdipapirer i dette selskapet vil bli slettet. Ønsker du å slette flere verdipapirposter, gjentar du prosedyren. Merk! Knappen Slett kommer først til syne når du har markert mappen for verdipapiret. Spleis: Vil du spleise aksjer sammen, utvider du hovedgruppen (blå bok) ved å klikke på knappen +. Marker den aktuelle verdipapirposten med et museklikk på mappen og klikk på knappen Spleis. Da åpnes vinduet Spleis av verdipapirer. Her legger du inn antallet verdipapirer du hadde før spleisen og som ble slått sammen til ett verdipapir. Klikk til slutt på knappen OK. Knappen Spleis kommer først til syne når du har markert mappen for verdipapiret. Splitt: Ønsker du å splitte aksjer, utvider du hovedgruppen (blå bok) ved å klikke på knappen +. Marker den aktuelle verdipapirposten med et museklikk på mappen og klikk på knappen Splitt. Da åpnes vinduet Splitt av verdipapirer. Her legger du inn antallet verdipapirer du satt igjen med etter at det opprinnelige verdipapiret ble splittet i nye verdipapirer. Klikk til slutt OK. Knappen Splitt kommer først til syne når du har registrert verdipapirer i de enkelte gruppene. + knapp: Vil du utvide hierarkiet og se hvilke verdipapirer som er registrert under hovedgruppen (blå bok), klikker du på knappene +. Denne knappen kommer først til syne når du har registrert verdipapirer i de enkelte gruppene. - knapp: Ønsker du å trekke hierarkiet sammen, klikker du på knappen -. Denne knappen kommer først til syne når du har registrert verdipapirer i de enkelte gruppene. Grafisk fremstilling Velger du øverste nivå i listen til venstre, viser grafen fordelingen mellomverdipapirtyper. Velger du nivå to, viser grafen de åtte verdipapirene som har høyest verdi. Velger du nivå tre eller fire (enkeltvise verdipapir), viser grafen kursutviklingen for verdipapiret, samt høyeste, laveste og siste kurs innenfor det intervallet som har blitt valgt. Ny/endre portefølje En portefølje er en betegnelse på en samling av aksjer. Dersom du vil dele inn aksjene i grupper, f.eks. industriaksjer, it-aksjer osv., kan du lage en portefølje for hver av disse hovedgruppene. Da får du bedre oversikt over verdiene og utviklingen til gruppeaksjene. Hvordan opprette en ny portefølje 1. Velg Fil Ny/endre portefølje fra den øvre menylinjen i Verdipapirmodulen. 2. Velg personen du vil opprette portefølje for i nedtrekkslisten. 212

222 VERDIPAPIR 3. Klikk på Ny for å opprette en ny portefølje. Da åpnes vinduet Opprett portefølje. 4. Skriv inn navnet på porteføljen du vil opprette og klikk OK. Du har nå opprettet en ny aksjeportefølje. Registrering av verdipapir i Portefølje Vinduet for registrering av verdipapirer åpnes når du velger å opprette et nytt eller endre et eksisterende verdipapir under Portefølje. Vinduet består av fanekort hvor du skal registrere informasjon om verdipapiret. Disse fanekortene blir forklart i dette kapittelet. Vær nøye med utfyllingen av de ulike feltene, og les all informasjon som finnes på hvert fanekort. 213

223 VERDIPAPIR Opplysninger om verdipapiret Fyll ut Verdipapirnavn. Klikk på mappeikonet til høyre for feltet for å hente opp verdipapirregisteret og velge riktig navn derfra. Du kan ikke skrive navnet manuelt, det må være registrert i registeret på forhånd. Marker om verdipapiret er børsnotert eller ikke i nedtrekkslisten Type verdipapir. (Feltet kan også være blankt). Fyll deretter ut de øvrige feltene på fanekortet. Kjøp Under dette fanekortet registrerer du de verdipapirene du har kjøpt. I tillegg får du listet opp alle erverv av verdipapiret med dato, antall, ervervskurs og kurtasje. Klikk på Ny for å registrere et nytt kjøp. Da åpnes vinduet Kjøp av verdipapir hvor du legger inn de sentrale opplysningene omkring kjøpet. Marker linjen og klikk Endre for å redigere opplysninger om et kjøp du har gjort tidligere. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne et registrert kjøp fra oversikten. Kjøp av verdipapir Følgende opplysninger skal registreres ved kjøp av verdipapirer: Type verdipapir: I nedtrekkslisten kan du velge mellom aksje, fondsaksje, andel i verdipapirfond, grunnfondsbevis, tegningsrett og tildelingsbevis. Velg den riktige aksjekategori med et museklikk. Ervervsmåte: I nedtrekkslisten kan du velge mellom kjøp, arv, gave, fusjon, fisjon, splitt, spleis, fondsemisjon og nytegning. Velg den riktige ervervsmåten med et museklikk. 214

224 VERDIPAPIR Kjøpsdato: Her registrerer du datoen du ervervet verdipapiret. Ved å klikke på knappen til høyre for registreringsfeltet, vil du få opp en kalender der du kan velge aktuell dato og år. Du avslutter kalenderen ved å dobbeltklikke datoen med venstre museknapp. Kjøpekurs: Her registrerer du den prisen du betalte for det aktuelle verdipapiret, eksklusive omkostninger som skal registreres i et annet felt. For aksjer som er ervervet ved arv eller gave, skal kjøpekurs settes til omsetningsverdien ved dødsfallet eller ervervstidspunktet. Er ervervet arveavgiftspliktig i Norge, kan kostprisen ikke settes høyere enn til den verdi som er lagt til grunn for arveavgiften. Antall: Her registrerer du antallet av verdipapiret som du ervervet. Kjøpesum: Her summeres antall verdipapirer multiplisert med kjøpekurs. Type inngangsverdi: I nedtrekkslisten kan du velge mellom historisk kostpris, oppregulert historisk aksje, utenlandsk oppregulert børsnotert aksje, skattemessig formuesverdi pr og utenlandske selskap skattemessig formuesverdi pr Velg den riktige type inngangsverdien med et museklikk. Ved vanlig kjøp av aksjer etter 1988, velger du historisk kostpris som type inngangsverdi. Omkostninger: Her registrerer du omkostninger du hadde ved ervervet av verdipapiret. Omkostningen får du trukket fra ved gevinst- og tapsberegningen når verdipapiret selges. Salg Under dette fanekortet registrerer du de verdipapirene du har realisert. I tillegg får du listet opp alle realisasjoner av verdipapiret med dato, antall, salgskurs, kurtasje og RISK. Salg av verdipapir Følgende opplysninger skal registreres ved salg av verdipapirer: Salgsdato: Her registrerer du datoen du solgte verdipapiret. Ved å klikke på knappen til høyre for registrerings-feltet, vil du få opp en kalender hvor du kan velge aktuell dato og år. Du avslutter kalenderen ved å dobbeltklikke på datoen med venstre museknapp. Realisasjonsmåte: I nedtrekkslisten kan du velge mellom innløsning av aksjer, likvidasjon, salg av aksje til selskap og annet. Velg den riktige realisasjonsmåten med et museklikk. Antall: Her registrerer du antallet av verdipapiret som du realisert. Salgskurs: Her registrerer du den prisen du mottok da det aktuelle verdipapiret ble solgt. Beløpet er eksklusive omkostninger som skal registreres i et annet felt. Salgssum: Her summeres antall verdipapirer multiplisert med salgskurs. Salgsomkostninger: Her registrerer du omkostninger du hadde ved salget av verdipapiret. Omkostningen får du trukket fra ved gevinst- og tapsberegningen når verdipapiret selges. Sum RISK: RISK står for 'Regulering av Inngangsverdi med Skattelagt Kapital'. Aksjenes inngangsverdi skal opp- eller nedjusteres med et årlig RISK-beløp som blir fastsatt ved årskiftet. Det er den som eier aksjen over årskiftet som blir tilordnet RISK'en. Formålet med RISK er å hindre dobbelbeskatning. Verdier som blir værende i selskapet, øker aksjekursen. Disse midlene er allerede beskattet. Når aksjonæren selger sine aksjer, får han/hun 215

225 VERDIPAPIR en bedre pris for dem. Da blir skattepliktig gevinst høyere og eventuelt fradragsberettiget tap mindre. RISK-beløp hindrer derfor at en slik dobbelbeskatning finner sted. RISK-beløpene får du enten fra selskapet, Verdipapirsentralen eller ligningsmyndighetene. Korreksjon p.g.a utbytte: For skatteytere som realiserer sine aksjer og som har fått fradrag for utbytte i sin RISK-regulering, skal inngangsverdien forhøyes tilsvarende utbytte, dersom utbyttet er utdelt til en annen aksjonær. Utbytte legges inn som et positivt beløp i feltet 'Korreksjon p.g.a utbytte'. For skatteytere som realiserer sine aksjer og som ikke har fått fradrag for utbytte i sin RISKregulering, skal inngangsverdien reduseres tilsvarende utbytte, dersom skattyteren har mottatt utbytte. Utbytte legges inn som et negativt beløp i feltet 'Korreksjon p.g.a. utbytte'. Tilbakebetalt aksjekapital: Setter selskapet ned aksjekapitalen ved reduksjon av aksjenes pålydende og tilbakebetaler til aksjonærene, skal aksjenes inngangsverdi reduseres. Tilsvarende gjelder for tilbakebetaling av innbetalt overkurs. Negativ saldo/avsatt gevinst: For skatteytere som hadde gjenværende negativ saldo etablert i inntektsåret 1991 eller tidligere, kommer 70 % av investert beløp til fradrag i inngangsverdien. Se for øvrig i rettledning til skjemaet RF-1061 Oppgave over realisasjon av aksjer. Ligningskurs/Utbytte I det underliggende fanekortet Ligningskurs kan du legge til en Ny ved å registrere Inntektsår og Ligningskurs pr. andel i vinduet som åpnes. Dette kan du endre ved å markere linjen i oversikten og klikke Endre. På samme måte kan du også Slette en ligningskurs. I det underliggende fanekortet Utbytte finner du et lignende vindu med oversikt over utbytte og mulighet for å opprette Ny, Endre/Slette et eksisterende utbytte. I vinduet som åpnes når du velger å opprette Ny eller Endre, legger du inn opplysninger om utbytte for et helt år. Historisk utvikling Under fanekortet Historisk utvikling får du grafisk oversikt over verdipapirets utvikling, helt fra du ervervet det til siste kurs som er registrert på verdipapiret. Nederst i skjermbildet vil du se avkastningen i prosent. Her får du grafisk oversikt over utviklingen fra du ervervet verdipapiret til siste kurs som er registrert. Nederst i skjermbildet vil du se avkastningen i prosent. I nedtrekkslisten Velg periode opp til høyre i skjermbildet kan du velge hvilken periode du vil se utviklingen for. Du kan velge siste måned, siste kvartal, siste halvår, år, 2 år, 3 år eller hele utviklingen. Dersom du vil sammenligne utviklingen med totalindeksen på Oslo Børs, setter du en hake ved Vis totalindeks fra Oslo Børs øverst til venstre i skjermbildet. 216

226 VERDIPAPIR VERDIPAPIRREGISTER Verdipapirregisteret inneholder alle verdipapirer fra Verdipapirregisteret og Oslo Børs samt en del andre fond. I tillegg vil alle verdipapirer du legger inn i Portefølje automatisk overføres til registeret. Det er også mulig å legge inn nye og endre/slette eksisterende kurser og opplysninger manuelt. Velg Gå til Verdipapir Verdipapirregister fra menyen, eller klikk på Verdipapirregister blant snarveiene til venstre. Du kan tilpasse registeret slik du vil ved å klikke på kolonne-overskriften du vil sortere etter. Klikk på Ny for legge til en oppføring i registeret. Da åpnes vinduet Ny/endre verdipapir. Marker oppføringen og klikk på Endre for å redigere opplysninger du tidligere har registrert. Marker en oppføring og klikk på Slett for å fjerne oppføringen permanent. Klikk på Hent Kurser hvis du vil oppdatere verdipapirregisteret via Internett. Marker hva du vil at listen skal vise ved hjelp av nedtrekkslisten Vis type. Før du bruker feltet Søk, må du klikke på en av kolonneoverskriftene for å bestemme hvordan oversikten skal sorteres. Da kan du bruke søkefeltet til å søke på dette kriteriet. Eksempel: klikk på overskriften Ticker. Skriv inn ticker-benevnelsen du vil frem til i søkefeltet og trykk Tab på tastaturet. 217

227 VERDIPAPIR Ny/endre verdipapir Tilsvarende vindu åpnes både når du vil legge til et nytt verdipapir under Verdipapirregister, og når du vil endre opplysninger om et eksisterende (henholdsvis blankt/utfylt med opplysninger). Vinduet består av seks forskjellige fanekort hvor det skal registreres informasjon generelt om Verdipapiret, om Kurser, RISK-verdier, Ligningskurser og Utbytte. Verdipapir På fanekortet Verdipapir skal følgende opplysninger med ved registrering av verdipapirer i verdipapirregisteret: Ticker: I dette feltet registrerer du Ticker, en kode bestående av 3-4 bokstaver som er fastsatt av Verdipapirsentralen. Det er kun selskaper som er registrert I Verdipapirsentralen som har Ticker-kode. Verdipapirnavn: Her registrerer du verdipapirets navn. ISIN nummer: Her registrerer du verdipapirets ISIN nummer. Hvert verdipapir har et eget, unikt nummer som tildeles av Verdipapirsentralen (VPS). Du finner nummeret på seddelen du mottar fra VPS. Organisasjonsnummer: Her registrerer du selskapets organisasjonsnummer. Verdipapirtype: I nedtrekkslisten kan du velge mellom Norske aksjer i VPS (Verdipapirsentralen), Norske aksjer ikke i VPS, Norske obligasjoner i VPS, Norske obligasjoner ikke i VPS, Utenlandske aksjer, Utenlandske obligasjoner, Aksjefond og Obligasjons- og pengemarkedsfond. Velg den riktige verdipapirtypen med et museklikk. Pålydende: Her registreres verdipapirets opprinnelige verdi, dvs. selskapets aksjekapital fordelt på antall aksjer. Forrentning: Her registreres renten på obligasjonen i %. 218

228 VERDIPAPIR Kurser På fanekortet Kurser får du oversikt over utviklingen av verdipapirets aksjekurs. Aksjekursene kan oppdateres via Internett ved å klikke på knappen Hent kurser i Verdipapirregisteret, eller du kan legge inn/endre disse manuelt. Klikk på Ny for å legge inn en ny kurs. Da åpnes et vindu hvor du legger inn selv kursen og hvilken dato denne gjelder fra. Marker verdipapiret og klikk på Endre for å forandre opplysninger om en kurs du allerede har lagt inn. Da åpnes tilsvarende vindu som når du velger Ny, og du vil kunne redigere datoen og kursen. Marker verdipapiret og klikk på Slett for å slette en kurs fra oversikten. Grafikk På fanekortet Grafikk, får du grafisk oversikt over verdipapirets utvikling. Nederst i skjermbildet vil du se avkastningen i %. I nedtrekkslisten Velg periode oppe til høyre i skjermbildet, kan du velge hvilken periode du vil se utviklingen for. Du kan velge siste måned, siste kvartal, siste halvår, år, 2 år, 3 år eller hele utviklingen. RISK På fanekortet RISK får du oversikt over utdeling av utbytte fra selskapet for de ulike inntektsårene. RISK kan oppdateres via Internett ved å klikke på Hent kurser i Verdipapirregisteret, eller du kan legge inn/endre disse manuelt. Klikk på Ny for å legge inn en ny RISK-verdi. Da åpnes et vindu bestående av fanekortene RISK og Justeringsfaktorer. Under RISK skriver du inn gjeldende Inntektsår og en eventuell Kommentar du kan ha nytte av senere (for eksempel opplysninger om fisjon/fusjon eller lignende). Skriv korrekt sum i feltet RISK pr. aksje. Du skal ikke fylle ut feltet Justert RISK, dette oppdateres i forhold til det du fastsetter i neste fanekort, Justeringsfaktorer. Under Justeringsfaktorer kan du registrere nye ved å klikke på Ny. Da plasserer markøren seg i kolonnen Justering per dato, og her skriver du inn datoen justeringen gjelder fra (for eksempel ). Trykk på TAB-tasten for å flytte markøren til kolonnen Justeringsfaktor. Her skriver du inn justeringsfaktoren (eksempelvis 2 hvis det skal dobles og 0,5 hvis det skal halveres). Du kan også markere justeringsfaktoren og klikke Endre eller Slett hvis du har registrert en justeringsfaktor og ønsker å endre/slette denne. Klikk OK når du er ferdig. Du finner oversikt over RISK-verdiene på Denne verdien oppgis alltid pr. aksje. 219

229 VERDIPAPIR Ligningskurser På fanekortet Ligningskurser får du oversikt over verdipapirets ligningskurser for de ulike inntektsårene. Ligningskurser kan oppdateres via Internett ved å klikke på Hent kurser i Verdipapirregisteret, eller du kan registrere/endre disse manuelt. Klikk på Ny-knappen for å legge inn en ny kurs. Da åpnes vinduet Legge til ny ligningskurs. Skriv inn riktig Inntektsår og Ligningskurs (per andel) og klikk OK. Registeret på fanekortet vil oppdateres med de nye opplysningene. Marker linjen og klikk på Endre-knappen for å endre opplysninger om år/kurs. Marker linjen og klikk på Slett for å slette kursen permanent. Ligningskursen er den verdien aksjen har ved utgangen av inntektsåret. Det er også denne kursen du går ut fra når du fører selvangivelsen. Utbytte På fanekortet Utbytte får du oversikt over utdeling av utbytte fra selskapet for de ulike inntektsårene. Utbytte kan oppdateres via Internett ved å klikke på Hent kurser i Verdipapirregisteret, eller du kan legge inn/endre disse manuelt. Klikk på Ny, og vinduet Registrering av utbytte pr. andel åpnes. Her skriver du først inn Dato for utdeling av utbytte. Videre fyller du ut Årets utbytte med full godtgjørelse hvis du har mottatt utbytte som gir full godtgjørelse, og summen for Årets utbytte med redusert godtgjørelse skriver du inn i nedre felt hvis dette er aktuelt for deg. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere disse opplysningene. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne den for godt. Du fyller ut Årets utbytte med full godtgjørelse hvis du har mottatt utbytte som gir full godtgjørelse. Det vil si at du får fradrag for skatten som faller på utbyttet. Dersom du mottar utbytte med redusert godtgjørelse, fyller du ut Årets utbytte med redusert godtgjørelse. 220

230 VERDIPAPIR RAPPORTER Fra Rapporter kan du skrive ut rapporter for aksjeporteføljer, obligasjonsporteføljer, oversikt over solgte aksjer/obligasjoner, oversikt over kjøpte aksjer/obligasjoner, oversikt over dine beste verdipapirer (urealisert gevinst/tap), eller over de beste verdipapirene i verdipapirregisteret.. Velg Gå til Verdipapir Rapporter fra øvre menylinje, eller klikk på Rapporter i Hovedmenyen til venstre. Når du markerer en rapport i det øvre vinduet, vil du kunne se en beskrivelse av denne i det grå vinduet nederst. Klikk på Oppsett for å sette skriverinnstillinger. Rapportene kan du velge å sende til forhåndsvisning eller skrive ut til skriver, PDF, tekstfil, HTML eller e-post som vedlegg. Utskriftsmedie velges i nedtrekkslisten Send rapporten til. For å skrive ut en rapport markerer du aktuell rapport og klikker på knappen Skriv ut. For å begrense mengden av informasjon kan du sette ønsket datointervall for utskriften. 221

231 VERDIPAPIR INNSTILLINGER Under Innstillinger kan du laste ned oppdaterte kurser for aksjer og obligasjoner. Du har også mulighet til å vedlikeholde kursregisteret slik at kursfilen blir så liten som mulig, og gjør det raskere å laste ned nye kurser. Ønsker du å tilpasse informasjonen som vises i statusvinduet kan det gjøres under knappen Statusvindu. Velg Gå til Verdipapir Innstillinger fra øvre menylinje, eller klikk på Innstillinger i Hovedmenyen til venstre. Last ned oppdaterte kurser Når du har klikket på knappen Hent kurser eller valgt Last ned oppdaterte kurser under Innstillinger åpnes vinduet Hente kurs og verdipapir fra Internett. Steg 1 av 2: I nedtrekkslisten Velg hvilken kursfil du vil laste ned, kan du velge mellom kurser fra siste uke, siste måned, siste kvartal og siste år. I tillegg kan du velge om du samtidig vil laste ned RISK, ligningskurser og utbytte. I sistnevnte tilfelle markerer du for RISK, Ligningskurs og utbytte. Klikk Neste. Steg 2 av 2: Klikk på knappen Start synkronisering. Når synkroniseringen er ferdig, får du beskjed om hvor mange verdipapirer som ble lagt til i verdipapirregisteret. 222

232 VERDIPAPIR Vedlikehold kursregisteret Vedlikehold av kursregisteret vil foreta en automatisk opprydding. Størrelsen på kursfilen vil bli redusert og ugyldige kurser fjernet. Dette vil gjøre at arbeid i programmet knyttet til kurser går raskere. Statusvindu Under Innstillinger for statusvinduet kan du tilpasse statusvinduet og velge hvilke informasjonsbokser som skal vises og hvordan de skal plasseres. Innstillingene kan settes for hvert enkelt statusvindu enten via en egen knapp på skrivebordet eller under innstillinger for de moduler som har statusvindu. Innhold I fanekortet Innhold kan du velge hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet. En rekke informasjonsbokser vil være forvalgt, men du står fritt til å velge hvilken informasjon du vil vise i statusvinduene i de ulike modulene og i hvilken rekkefølge. Du kan justere hvilke informasjonsbokser som skal vises i statusvinduet ved å markere og flytte ved hjelp av pilknappene mellom vinduene Tilgjengelige informasjonsbokser og Dine valgte informasjonsbokser. For å justere rekkefølgen på valgte informasjonsbokser benyttes pilknappene til høyre for Dine valgte informasjonsbokser. Utseende I fanekortet Utseende kan du velge om informasjonsboksene skal fordeles over to eller tre kolonner eller om hele statusvinduet skal fylles. Ønsker du å skjule informasjonsflytdiagrammet for å få bedre plass til informasjonsbokser er også det mulig. Valgte informasjonsbokser vil bli skalert i forhold til plassen som er til rådighet i statusvinduet. 223

233 VERDIPAPIR OVERFØR TIL SELVANGIVELSE Overføring til selvangivelsen kan gjøres fra statusbildet, porteføljebildet, verdipapirregisteret og rapportbildet. Husk at du må registrere selvangivelse for det aktuelle inntektsåret før du kan overføre verdipapiropplysningen til selvangivelsen. Hvordan overføre til selvangivelse 1. Registrer alle verdipapiropplysningene, dvs. utbytte, kjøp og salg av verdipapirer, ligningskurser, utbytte osv.. 2. Klikk på Fil i den øvre menylinjen og deretter Overfør til selvangivelse. Du får nå opp alle registrerte selvangivelser for den personen du har registrert aksjeopplysningene på. 3. Marker den aktuelle selvangivelsen med et museklikk og klikk på Velg. Du får nå beskjed om at verdipapirene er overført som vedlegg til selvangivelsen. Husk å gå inn på vedlegg, verdipapir og skjemaet RF-1061 Opplysninger om realisasjon av aksjer for å få beregnet riktig tall i selvangivelsen. Dersom du allerede har registrert verdipapirer i skattemodulen, vil du få beskjed om at det ligger tidligere registrert verdipapir i selvangivelsen. Du får også spørsmål om du å slette disse før du foretar overføringen. Hvis du klikker Nei, vil verdipapirene du overfører komme i tillegg til de registrerte verdipapirene i selvangivelsen. Klikker du Ja, vil du overskrive tidligere registrerte verdipapirer. 4. Klikk OK og gå til skattemodulen. 224

234 Simulering I modulen Simulering har du mulighet til å utføre simuleringer og analyser av ulike situasjoner. Du kan se fremstillinger av hva ulike lån vil koste deg, hvor mye du vil tjene på ulike sparebeløp og spareformer, og du kan regne ut hva som lønner seg for deg når det gjelder firmabil/privatbil, dekking av forsikringskostnader, lånebeløp og renteendring på lån. Merk! Modulen Simulering er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om har Simulering, kan enkelte av de omtalte funksjonene mangle i ditt program. Innhold Om Simulering 226 Hva inngår i Simulering? Status 227 Lån 228 Opprett/endre lån Sparing 230 Ny/endre sparing Hva hvis 233 Innstillinger

235 SIMULERING OM SIMULERING Hva inngår i Simulering? Under Status kan du se en oppsummering av dine lån og sparinger samt informasjon om de neste til innbetalinger. I Lån holder du oversikt over detaljer rundt de ulike lånene dine, du kan opprette nye og endre eksisterende lån. I Sparing har du mulighet til å simulere ulike former for sparing med forskjellige betingelser. Under Hva hvis kan du ved hjelp av simulering finne ut hva som lønner seg i ulike tilfeller. Vil det for eksempel være lønnsomt å velge firmabil eller egen bil, hvor stor sum bør du låne, hvor stort utslag vil en renteendring gi for deg etc. Hvordan kommer jeg dit? Velg Simulering i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du vil da finne snarveiene til innholdet i modulen under hverandre i venstre kant. Disse er også tilgjengelig via Gå til-menyen, under valget Simulering. 226

236 SIMULERING STATUS I modulen Simulering har du mulighet til å utføre simuleringer og analyser av ulike situasjoner. Du kan se fremstillinger av hva ulike lån vil koste deg, hvor mye du vil tjene på forskjellige sparebeløp og spareformer, og du kan regne ut hva som lønner seg for deg når det gjelder firmabil/privatbil, dekking av forsikringskostnader, lånebeløp og renteendring på lån. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. Statusbildet åpnes ved å velge Gå til Simulering Status. I statusbildet kan du se en oppsummering av dine lån og sparinger samt informasjon om de neste til innbetalinger. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. 227

237 SIMULERING LÅN Her fører du opp og vedlikeholder informasjon om de ulike lånene dine. Du kan sette opp en betalingsplan, samt sammenligne ulike typer lån og avdrag. I den øvre delen av vinduet registrerer og vedlikeholder du opplysninger om lånene. Disse vil vises i tabellen etter hvert som du legger dem inn. I den midtre delen finnes en oversikt over Renter og Sum betaling knyttet til lånet som er markert i tabellen over. I den nedre delen ser du en innbetalingsplan for lånet. Du kan selv bestemme om du vil se fremstilling med år eller terminer. Velg Gå til Simulering Lån fra menyen, eller klikk på Lån blant snarveiene til venstre. Klikk på Ny for å legge inn et nytt lån. Da åpnes vinduet Opprett/endre lån (se eget kapittel nedenfor). Når du har registrert lånet, vil tabelloversikten oppdateres. Marker lånet i tabelloversikten og klikk på Endre for å forandre/legge til opplysninger om lånet, for eksempel hvis du skal legge til et ekstra beløp, endre rentebetingelsene og lignende. Da åpnes vinduet Opprett/endre lån. Marker lånet i tabelloversikten og klikk på Slett dersom du ønsker å slette lånet. Marker riktig linje og klikk på Skriv ut hvis du ønsker deg en utskrift av opplysninger om lånet. Da åpnes vinduet Velg type utskrift hvor du velger mellom utskrift av terminvise eller årvise 228

238 SIMULERING innbetalinger. Marker også avmerkingsboksen Forhåndsvisning hvis du vil se utskriften på skjerm før den sendes til skriver. Klikk OK. I det midtre feltet ser du en oversikt over Renter og Sum betaling knyttet til det lånet du har markert i tabelloversikten over. Klikk på knappen Termin hvis du vil se en månedsvis innbetalingsplan for det aktuelle lånet. Klikk på knappen År hvis du vil se en årvis innbetalingsplan for det aktuelle lånet. Opprett/endre lån Dette vinduet åpnes både når du vil registrere et nytt lån og når du vil endre opplysninger om et eksisterende. Her legger du inn og vedlikeholder avgjørende informasjon om lånet. Fyll ut samtlige felter med den sentrale informasjonen om lånet. Vær oppmerksom på at du kan hente opp en kalender og velge dato herfra ved å klikke på denne knappen. Registrer alle endringer på lånet ved å klikke på Ny. Da åpnes vinduet Endring i lånet. Her registrerer du Dato for endringen før du markerer selve typen endring i nedtrekkslisten Type, for eksempel Økning i avdraget, Ekstra innbetaling eller lignende. Det vil dukke opp felter for utfylling nedenfor i henhold til ditt valg i nedtrekkslisten. Fyll ut disse og klikk OK. Det er mulig å merke av for at lånet ikke er en reell låneavtale. Lånet vil da ikke vises i Statusvinduet. 229

239 SIMULERING SPARING I Sparing kan du holde oversikt over sparing på forskjellige kontoer. I vinduets øvre del registrerer og vedlikeholder du de praktiske detaljene rundt sparingen. Disse vil vises i tabelloversikten etter hvert som du legger dem inn. I vinduets midtre del ser du Nåverdier og Sluttsaldo for kontoen som er markert i den øvre delen. I den nedre delen av vinduet ligger informasjon om kontoens status og bevegelser registrert under hvert enkelt år. Velg Gå til Simulering Sparing fra menyen, eller klikk på Sparing blant snarveiene til venstre. Hvis du vil eksperimentere med sparingen, lønner det seg å lage en kopi som du kaller test eller lignende. Marker sparingen du vil kopiere og klikk på Kopiere. Klikk på Ny for å registrere en ny sparing. Da åpnes vinduet Sparing. Marker sparingen i tabellen og klikk på Endre for å gjøre endringer/tilføringer i sparingen. Marker aktuell linje i tabellen og klikk på Slett for å fjerne sparingen fra programmet. 230

240 SIMULERING Marker sparingen du vil kopiere opplysninger fra og klikk på Kopiere. Det vil da opprettes en kopi av denne sparingen i tabellen. Marker sparingen og klikk på Skriv ut når du ønsker utskrift av en spareplan. Da åpnes et vindu hvor du først markerer om du ønsker at planen skal vise Kapitalisering og bevegelser. Deretter fastsetter du Start år for spareplanen, samt hvor mange år den skal vise bevegelser for. Klikk på Skriv ut, og utskriften settes i gang. Marker linjen og klikk på Grafikk for å få opp en grafisk fremstilling av sparingen. Da åpnes et vindu hvor du velger aktuell grafikk ved å klikke på ett av tre fanekort. I det midtre feltet ser du en oversikt over Nåverdier og Sluttsaldo knyttet til sparingen du har markert i tabelloversikten over. Det nedre feltet viser historikk for den aktuelle sparingen. Dette ligger registrert under hvert enkelt år. Klikk på pluss-knappen for å se hva som ligger registrert på året, og klikk på minusknappen for å skjule disse detaljene igjen. Ny/endre sparing Vinduet Sparing åpnes når du velger å opprette en Ny sparing og når du vil Endre informasjon om en sparing som allerede er registrert. Den øvre delen av vinduet inneholder de grunnleggende opplysningene om sparingen. Den nedre delen brukes til å legge inn endringer på sparingen. Fyll ut de sentrale opplysningene om sparingen i den øvre delen av vinduet. Marker ett av alternativene under Slutt type. Feltet til høyre vil endres/flyttes etter hvilket alternativ du markerer. Fyll ut korrekt informasjon i dette feltet. 231

241 SIMULERING Når du markerer hvilken Slutt Type du ønsker, bestemmer du samtidig når/hvordan sparingen skal avsluttes. Dette bestemmer du enten ved å fastsette en Sum, en Dato eller et antall År som avgjørende faktor. Klikk på Ny for å legge til en endring på sparingen. Da åpnes vinduet Bevegelser/endringer på konto. Her markerer du type endring (Innskudd/uttak, Ny rente eller Ny saldo) samt Dato for bevegelsen, eventuell Tekst og Beløp/Rentesats/Ny saldo. Du kan også legge inn et intervall for Repetering av innskudd/uttak. Marker linjen og klikk på Endre for å redigere en endring du har registrert. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne en endring du har registrert. Det er mulig å merke av for at sparingen ikke er en reell spareavtale. Avtalen vil da ikke vises i Statusvinduet. 232

242 SIMULERING HVA HVIS I Hva hvis kan du simulere hvordan fire ulike dilemmaer vil påvirke din økonomiske situasjon: privatbil/firmabil, kostnadsdekking ved forsikringsskade, lånebeløp og renteendring på lån. I alle fire tilfeller vil en veiviser lede deg gjennom simuleringen. Velg Gå til Simulering Hva hvis fra menyen, eller klikk på Hva hvis blant snarveiene til venstre. Marker hvilken simulering du vil foreta ved å klikke på ett av alternativene i det øvre feltet. Klikk på Start-knappen. Da åpnes en veiviser som vil lede deg gjennom simuleringen. Følg de anvisningene du får. Når du markerer et av alternativene i det øvre feltet, vil du kunne lese en beskrivelse av denne simuleringen i det nedre feltet. 233

243 SIMULERING INNSTILLINGER Under Innstillinger kan du sette innstillinger for utskrift samt tilpasse utseendet i statusvinduet. 234

244 Kontakt I modulen Kontakt holder du oversikt over alle kontaktene dine og informasjon om disse, både enkeltvis og kundegrupper. Du kan registrere navn, adresser, telefonnumre, e- postadresser, webadresser, firma, stilling og eventuelle notater, samt skrive ut etiketter, telefonlister og merkedagslister. Har du Skype installert på samme PC som du har installert ditt datax-program vil du kunne ringe kontakter og kontaktpersoner i ditt datax-program direkte ved hjelp av et par klikk i kontaktregisteret. Merk! Modulen Kontakt er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om har Kontaktmodulen, kan enkelte av de omtalte funksjonene mangle i ditt program. Innhold Om Kontaktmodulen 236 Hva inngår i Kontaktmodulen? Kontaktregister 237 Kontakt Synkronisering med Microsoft Outlook Rapporter 242 Etiketter Innstillinger 244 Skype 245 Om integrasjon med Skype Hva er Skype? Kom i gang med Skype Skype-søk Hvordan ringe med Skype?

245 KONTAKT OM KONTAKTMODULEN Hva inngår i Kontaktmodulen? Kontaktregister: Her finner du et register som viser alle kontaktene du registrerer. Disse er sortert alfabetisk, men du kan også velge å dele dem inn i grupper som gjør det enda enklere å finne informasjon om den du leter etter. Du kan overføre kontaktregisteret ditt til Microsoft Outlook, og hente kontakter fra Outlook. Har du Skype installert på samme PC som du har installert ditt datax-program vil du kunne ringe kontakter og kontaktpersoner i ditt datax-program direkte ved hjelp av et par klikk i kontaktregisteret. Rapporter: I Rapporter kan du få utskrift av etiketter, merkedagslister, kartotekkort og telefonlister på grunnlag av informasjonen du har registrert i Kontaktregisteret. Du kan filtrere på kategori ved utskrift og velge sortering for flere av rapportene. Innstillinger: Under Innstillinger kan du opprette kategorier som du kan bruke til kategorisering av kontaktene dine. Kategoriene kan brukes ved filtrering av kontakter ved f.eks. utskrifter. Hvordan kommer jeg dit? Velg Kontakt i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du vil da finne snarveiene til du ulike funksjonene under hverandre i venstre kant. Disse er også tilgjengelig via Gå tilmenyen, under valget Kontakt. 236

246 KONTAKT KONTAKTREGISTER I kontaktregisteret registrerer og vedlikeholder du informasjon om kontaktene dine. Kontaktregisteret er et felles register som inneholder både vanlige kontakter, kunder, leverandører og evt. medlemmer dersom du har et program med medlemsmodul. Det betyr at du kun trenger å forholde det til ett sted ved registrering av kontaktinformasjon og kun én registrering av kontakten selv om kontakten kanskje både er en vanlig kontakt og kunde. Velg Gå til Kontakt Kontaktregister fra menyen, eller klikk på Kontaktregister blant snarveiene til venstre for å åpne kontaktregisteret. I nedtrekkslisten øverst kan du velge om du vil vise vanlige kontakter, kunder, leverandører eller alle kontaktene dine i kontaktlisten. Du kan også velge om du vil se bare aktive eller inaktive kontakter. Ønsker du å Sortere kontaktene i oversiktsvinduet kan du gjøre det ved å klikke på kolonneoverskriftene. Kontaktene kan også filtreres etter kategori ved å velge aktuell Kategori i nedtrekkslisten for dette øverst til høyre. Ved hjelp av feltet Søk kan du søke etter kontakter du har registrert. Søket fungerer slik at det søkes i den kolonnen du har sortert listen etter. Ønsker du å slette en kontakt i kontaktregisteret markerer du aktuell kontakt og klikker på Slett. Vær oppmerksom på at du ikke vil kunne slette kontakter det er gjort føringer på, disse kan i stedet settes inaktive. 237

247 KONTAKT Hva mer kan jeg gjøre i kontaktregisteret? Etiketter: Du kan skrive ut etiketter fra kontaktregisteret ditt, i A4-1, 2 eller 3 spalter. Etikettene kan filtreres på Kategori. Kontaktkort: Du kan skrive ut kontaktkortet til én kontakt. På utskriften får du adresseopplysninger om kontakten. Telefonliste: Du kan skrive ut en telefonliste sortert på fornavn, etternavn eller fimranavn. Også telefonlisten kan filtreres på Kategori. Merkedagsliste: Du kan skrive ut en merkedagsliste sortert på fornavn, etternavn eller fimranavn. Også merkedagslisten kan filtreres på Kategori. Alle disse utskriftene finner du under Rapporter i kontakt. Synkronisere kontaktregisteret med Microsoft Outlook: Kontaktregisteret kan synkroniseres med kontaktregisteret i Microsoft Outlook. Dette gjør det enklere for deg å holde kontaktene dine oppdatert begge steder. Du kan når som helst synkronisere kontaktene på nytt og du kan også selv velge hvilken vei du vil overføre kontakter. Kontakt I kontaktkortet som åpnes når du velger å opprette en Ny kontakt eller Endre informasjon om en eksisterende kontakt, registrerer du all aktuell kontaktinformasjon som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse m.m. til kontakten. Kontaktkortet er delt i to. I øvre halvdel registrerer du kontaktinformasjon om kontakten og bestemmer hvilke kategorier kontakten skal tilhøre. Du kan legge til kategorier, evt. opprette nye, ved å klikke på søkeknappen til høyre for kategorifeltet. Under Type kontakt merker du av for hvilken type kontakt den aktuelle kontakten er. Hvilke valg som vises avhenger av hvilke moduler du har tilgjengelig i ditt program. Kunde og leverandør vil være tilgjengelig i programmer som inneholder modulene faktura og næringsregnskap, mens medlem er tilgjengelig om du har et program med egen modul for medlemmer. Det er mulig å merke av for flere alternativer per kontakt dersom det er aktuelt. Merker du av for Kunde og/eller Leverandør vil fanekortet Reskontro vises sammen med de øvrige fanekortene. Merker du av for Medlem vil fanekortet for dette vises. Ønsker du å sette kontakten Inaktiv merker du av for dette. Hvis kontakten er tilknyttet en reskontrokonto vil også denne settes inaktiv. Du kan skrive ut kontaktkortet under Rapporter, Kontaktkort. 238

248 KONTAKT Feltbeskrivelser i øvre halvdel av kontaktkortet: Søk-knappen ut for navn åpner et vindu med egne felter for For- Mellom- og Etternavn. Nedtrekkslistene ut for adresse, telefonnr. og e-post gir deg muligheten til å registrere flere ulike poster innen adresse, telefonnr. og e-postadresse. Legg merke til at programmet husker hvilke felter du sist hadde åpne når du åpner et kontaktkort neste gang. Adresser registreres enklest ved å skrive rett inn i feltet for dette. Klikker du på knappen Adresse... åpnes vinduet Detaljert adresse der du kan søke opp Postnr. fra postnummerregisteret og velge Land fra listen. E-post: Har du registrert en e-postadresse på kontakten vil knappen for e-post vises ut for e- postadressen. Klikker du på denne vil e-posteditoren du benytter åpnes, for eksempel Microsoft Outlook, med en e-post til kontakten klar til å fylles ut. Har du registrert en Internettadresse kan du klikke på ikonet til høyre for å åpne nettsiden i nettleseren din. Feltet Firmanavn er et fritekstfelt som du kan fylle ut dersom det er ønskelig. Ønsker du å knytte en kontaktperson til en kontakt gjøres dette i fanekortet Kontaktperson. Med Skype kan du ringe til kontakter fra kontakt eller kontaktpersonkortet dersom kontakten er registrert med Skype-navn eller Skype-nummer i kontakt- eller kontaktpersonregisteret ditt. Ved utgående samtaler vil du få opp vinduet Telefonlogg der du kan ta notater om samtalen. Telefonloggen vil du i ettertid kunne finne igjen i fanekortet Aktivitet. 239

249 KONTAKT Fanekort i nedre halvdel av kontaktkortet: I nedre halvdel av kontaktkortet vises aktuelle fanekort for kontakttypen(e) som er valgt for kontakten: Medlem Se beskrivelse av fanekortet i eget kapittel om Medlemsmodulen. Reskontro Se beskrivelse av fanekortet i eget kapittel om Fakturamodulen. Kontaktperson En kontakt kan knyttes til andre kontaktpersoner. Har du for eksempel registrert flere medlemmer av en familie som dine kontakter, kan det være naturlig å knytte disse sammen her. Aktiviteter Du kan registrere Aktiviteter knyttet til kontakten, slik at de lagres på kontaktkortet for senere bruk/referanse. Oversikt over alle aktiviteter som registreres i programmet finner du også i Startvinduet. Aktivitetene kan vises i kalenderen. Du kan også opprette repeterende aktiviteter, samt knytte dokumenter til aktivitetene. Utgående telefonsamtaler via Skype vil vises i oversikten over aktiviteter og være av typen telefonsamtale. Datoer I fanekortet Datoer kan du legge inn Merkedager som også kan vises i kalenderen. Under Merknader kan du lagre fritekst slik du selv ønsker. Du kan skrive ut merkedagene under Rapporter. Dokument/Link/Notat/Bilde Ved å legge opp linker til dokumenter som du har lagret på datamaskinen blir det lettere å åpne dem, og du kan knytte dem til forskjellige enheter som dokumentet gjelder. Under Linker kan du legge opp Internettlinker til hjemmesider. Under Notater/Bilde kan du legge opp egne notater om kontakten, og et bilde i formatet.jpg,.gif,.pcx,.wmf eller.bmp. 240

250 KONTAKT Synkronisering med Microsoft Outlook Kontaktregisteret kan synkroniseres med kontaktregisteret i Microsoft Outlook. Dette gjør det enklere for deg å holde kontaktene dine oppdatert begge steder. Du kan når som helst synkronisere kontaktene på nytt. Du kan også selv velge hvilken vei du vil overføre kontakter. Hvordan synkronisere kontaktregisteret med Microsoft Outlook 1. Klikk Synkroniser for å starte veiviseren. 2. Klikk Neste for å starte synkroniseringen. 3. Merk av for de av de tilgjengelige valgene du ønsker å synkronisere. 4. Klikk Neste. 5. Klikk Ferdig. Synkroniseringen er gjennomført. Ønsker du å slette en kontakt helt bør du gjøre dette begge steder. Har du slettet bare ett sted, vil kontakten neste gang komme opp som usynkronisert, og dermed bli overført på nytt. 241

251 KONTAKT RAPPORTER Under Rapporter i Kontaktregisteret kan du skrive ut etiketter, kontaktkort, telefonlister og merkdagslister ved å markere rapporten du vil skrive ut og klikke på Skriv ut. I nedtrekkslisten Send rapporten til kan du velge om du vil sende rapporten til: forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML eller e-post som vedlegg. Velg Gå til Kontakt Rapporter fra menyen, eller klikk på Rapporter i Hovedmenyen til venstre for å åpne rapportmodulen. Når du markerer en av rapportene i det øvre feltet, får du en forklaring av innholdet i det nedre feltet. Ønsker du å justere skriveroppsettet ditt kan du klikke på knappen Oppsett. Du kan her spesifisere standard utskriftsmedie og skriver. Ved utskrift av kontaktrapporter kan du filterere på kategori dersom det er ønskelig. Du kan også velge hvilken sortering du ønsker på flere av rapportene. 242

252 KONTAKT Etiketter Når du markerer Etiketter og velger Skriv ut, åpnes vinduet Velg etikettype. Her ligger det ulike formater for utskrift av etiketter. Du kan velge hvilket av disse du vil bruke, eller du kan opprette ditt eget format. Marker det etikettformatet du ønsker å bruke og klikk på Skriv ut. Utskriften settes da i gang. Ønsker du å opprette et nytt etikettformat klikker du på Ny. Da åpnes et vindu hvor du navngir etikettypen og fastsetter detaljer for sidehøyde/bredde, etikettbredde/høyde, toppmarg, venstremarg og skriftstørrelse. Det kan hende du må prøve og feile litt for å få laget et eget format som passer perfekt til din skriver. Det anbefales å beholde originalene som følger med programmet som referanse. 243

253 KONTAKT INNSTILLINGER Under Innstillinger kan du opprette kategorier som du kan benytte i forbindelse med kategorisering av kontaktene dine. Du kan opprette kategorier etter behov og deretter velge aktuelle kategorier i kontaktkortet til hver enkelt kontakt. En kontakt kan tilhøre flere kategorier. Velg Gå til Kontakt Innstillinger fra menyen, eller klikk på Innstillinger i Hovedmenyen til venstre, og velg Kategorier. Kategoriene kan brukes ved sortering av kontaktene i kontaktlisten og filtrering ved utskrift av rapporter. Det vil si at du f.eks. kan skrive ut en telefonliste over alle kontakter i en bestemt kategori. Eksempler på kategorier kan være kunde, forhandler, privat, julekort, katalog etc., men du står fritt til å opprette kategorier som det måtte passe deg. Når du knytter kontakter til Kunder/leverandører i Næringsregnskap eller Faktura, eller når du knytter kontakter til familiemedlemmer i Mamut Home, kan du sortere ut kontaktene per kategori i listen der du henter inn kontaktene. 244

254 KONTAKT SKYPE Om integrasjon med Skype Har du Skype installert på samme PC som du har installert ditt datax-program vil du kunne ringe kontakter og kontaktpersoner i ditt datax-program direkte ved hjelp av et par klikk i kontaktregisteret. Integrasjonen gjør det i første omgang mulig å ringe kontakter som er registrert med et Skype-navn i kontaktkortet, men det vil også være mulig å ringe til vanlige fasttelefoner og mobiltelefoner dersom du kjøper Skype-kredit/SkypeOut. En av fordelene ved å bruke Skype sammen med programmet er at du kan ringe gratis til andre Skype-brukere. En annen fordel er at du kan ta notater om utgående samtaler i vinduet Telefonlogg som åpnes når du ringer via programmet. Telefonloggen lagres som en aktivitet i fanekortet Aktivitet i kontaktkortet. Hva er Skype? Skype er en gratis programvare som kan lastes ned fra Med Skype kan du ringe gratis til andre Skype-brukere, og sende direktemeldinger til andre brukere. Mot betaling kan du også ringe til ordinære telefonnumre. Du installerer programmet på din PC. Du må ha lydutstyr til PC'en for å ringe. Det finnes også spesielle telefoner med Skype-programvaren installert. Skype-navn Skype-navnet er et navn som alle brukere får når de registrerer seg. Navnet benyttes som ID når det opprettes kontakt mellom to Skype-brukere. Du registrerer Skype-navn på dine kontakter i kontaktregisteret. Skype-nummer/SkypeIn Du kan bestille tjenesten SkypeIn hos Skype. Med SkypeIn kan du få ditt eget vanlige telefonnummer. Det betyr at andre kan ringe til deg på et "vanlig" telefonnummer fra en hvilken som helst type telefon. Du vil motta anropet i Skype, uansett hvor du befinner deg. SkypeOut Om du kjøper SkypeOut kan du også ringe til vanlige fasttelefoner og mobiltelefoner i inn- og utland ved hjelp av Skype. Andre tjenester Du kan bestille tjenester som gjør det mulig å ringe til ordinære telefoner og mobiltelefoner i inn- og utland. Du kan også bestille et telefonnummer - Skype-nummer - slik at andre kan ringe til deg fra slike telefoner. Mer utfyllende informasjon om Skype finner du på deres hjemmesider 245

255 KONTAKT Kom i gang med Skype Med Skype kan du ringe til kontakter direkte fra kontakt- og kontaktpersonkortet. Forutsetninger for å komme i gang Du må installere Skype på samme maskin som du har ditt datax-program installert, og du må registrere deg som Skype-bruker. Dersom du også ønsker å kunne ringe til fasttelefon og mobiltelefoner, ikke bare andre Skype-brukere, må du også kjøpe Skype-kredit/SkypeOut. I tillegg må du ha lydutstyr i form av høyttalere og/eller hodesett med mikrofon for å kunne ringe via din PC. Les mer om og last ned Skype på Registrering av Skype-navn i kontaktkortet Når programmet er installert og du har registrert deg som Skype-bruker, kan du begynne å registrere dine kontakters Skype-navn i kontaktkortet dersom du er kjent med dette. Du kan enten skrive inn Skype-navnet direkte i feltet for dette eller du kan klikke på søkeknappen til høyre for feltet for å søke i kontaktlisten din i Skype eller foreta et globalt søk. VIKTIG! Når du aktiverer Skype via programmet får du opp en advarsel med spørsmål om hvorvidt du vil tillate at programmet bruker Skype. Det anbefales at du merker av for Tillat programmet å bruke Skype. Har du tidligere svart Nei til å tillate programmet å bruke Skype kan du aktivere funksjonaliteten igjen. Dette må du gjøre i Skype under Verktøy - Innstillinger - Avansert - API Adgangskontroll. 246

256 KONTAKT Skype-søk I vinduet Skype-søk får du i fanekortet Skype-kontakter listet opp kontaktene dine fra kontaktlisten i Skype. Dersom du har aktuell kontakt registrert i Skype kan du knytte sammen kontaktene ved å markere og klikke Velg. Kontaktens Skype-navn vil da vises i feltet for dette i kontaktkortet. Finner du ikke kontakten din i listen kan du utføre et Globalt søk i fanekortet for dette. Får du ikke treff kan du justere navnet du søker på og klikke på søkeknappen på nytt. Hvordan ringe med Skype? Med Skype kan du ringe til kontakter direkte fra kontakt- og kontaktpersonkortet såfremt at Skype-navnet til kontakten er registrert i feltet Skype-navn. Slik ringer du fra kontaktkortet til en annen Skype-bruker 1. Åpne kontaktkortet til kontakten du skal ringe til. 2. Klikk på knappen til høyre for Skype-navn. 3. Godta at brukeren "Mamut" skal få lov til å ringe, dersom du får spørsmål om dette. 4. En utgående samtale settes opp via Skype. 5. Gjør evt. notater i vinduet Telefonlogg som åpnes. 247

257 KONTAKT 6. Klikk OK for å lukke og lagre telefonloggen. Du har nå ringt en kontakt via kontaktkortet og Skype. I fanekortet Aktivitet finner du igjen telefonloggen ved å vise telefonlisten. Slik ringer du fra kontaktkortet til en fasttelefon eller mobiltelefon (Krever Skype-kredit/SkypeOut) 1. Åpne kontaktkortet til kontakten du skal ringe til. 2. Klikk på telefonknappen til høyre for telefonnummeret du vil ringe. 3. Velg at du vil ringe med Skype. 4. Godta at brukeren "Mamut" skal få lov til å ringe, dersom du får spørsmål om dette. 5. Gjør evt. notater i vinduet Telefonlogg som åpnes. 6. Klikk OK for å lukke og lagre telefonloggen. Du har nå ringt en fasttelefon/mobiltelefon via kontaktkortet og Skype og samtalen vil bli belastet din Skype-konto. I fanekortet Aktivitet finner du igjen telefonloggen ved å vise telefonlisten. 248

258 KONTAKT For å kunne ringe via Skype til fasttelefon og mobiltelefon må telefonnummeret være registrert med +47 eller 0047 foran selve nummeret. (Ved utenlandske nummer benyttes landskoden for det aktuelle landet). Du må også kjøpe Skype-kredit/SkypeOut for å kunne ringe til vanlige fasttelefoner og mobiltelefoner i inn- og utland via Skype. Du kan lese mer om SkypeOut på 249

259 KONTAKT 250

260 Inventar I Inventar kan du holde oversikt over verdigjenstandene dine og dokumentere at du faktisk eier disse. Ved å skanne inn kvitteringer, bilder og registrere andre sentrale opplysninger, vil et eventuelt forsikringsoppgjør bli langt enklere. Det finnes også muligheter for å skrive ut skademeldinger hvis uhellet er ute. Du kan registrere flere samlinger og grupper bestående av ulike typer gjenstander, og du kan skrive ut verdilister og innholdslister. Merk! Modulen Inventar er ikke inkludert i alle datax-programmer. I tillegg bør du merke deg at dette kapittelet beskriver funksjonaliteten i den største utgaven av modulen. Det betyr at selv om du har Inventar, kan enkelte av de omtalte funksjonene mangle i ditt program. Innhold Om Inventar 252 Hva inngår i Inventar? Opprett samling 253 Status 254 Inventar 255 Ny/endre gjenstand Skademelding 257 Opprett/endre skademelding Rapporter 259 Innstillinger

261 INVENTAR OM INVENTAR Hva inngår i Inventar? Status viser oversikt over samlingene du har registrert i modulen. Du kan opprette så mange samlinger du ønsker, og du velger selv hvilken du vil se status for i dette vinduet. Med Inventar foretar du selve registreringen av gjenstandene du eier. Det opprettes først en samling, det vil si en fellesbetegnelse på en gruppe. Deretter registreres enkeltgjenstander i denne samlingen. Du kan også legge inn bilder og skanne kvitteringer som dokumentasjon av gjenstandene. Med Skademeldinger kan du fylle ut skademelding her, dersom du skader eller mister gjenstander. Ved hjelp av Rapporter kan du skrive ut innholds- og verdilister for samlingene dine. Hvordan kommer jeg dit? Velg Inventar i Hovedmenyen til venstre i programvinduet. Du kan også velge Gå til Inventar fra den øvre menylinjen og gjøre et valg derfra. 252

262 INVENTAR OPPRETT SAMLING Før du kan ta i bruk modulen Inventar må du opprette en eller flere samlinger. Vinduet Velg/opprett ny samling der du kan opprette, endre og slette samlinger, vil åpnes når du åpner Inventar. Du kan når som helst opprette/endre opplysninger om en samling ved å velge Fil Ny/endre samling fra den øvre menylinjen. Hvordan opprette en samling 1. Klikk Ny i vinduet Velg/opprett ny samling for å opprette en ny samling. 2. Skriv inn et navn på samlingen i feltet Samling. Deretter lager du en Beskrivelse av hva denne samlingen inneholder. 3. Registrer Standard forsikringstaker. Dette gjør du ved å klikke på søkeknappen til høyre for dette feltet, og vinduet Eiere/forsikringstakere vil åpnes. Herfra registreres aktuelle personer ved å klikke på Ny og fylle ut skjemaet som kommer frem. Når personen er registrert markerer du aktuell person fra oversikten og klikker Velg. 4. Klikk OK. Ny samling er registrert. 253

263 INVENTAR STATUS I dette bildet kan du se status for kjøps-/salgsverdien til samlingene dine. Du velger selv hvilken samling du vil se status for, men du vil i alle tilfeller få opp informasjon om samlet verdi for alle samlinger. Statusvinduet åpnes ved å velge Gå til Inventar Status. I tillegg viser statusbildet informasjonsflyten mellom de ulike registrene i Inventarmodulen. Ved å klikke på en av knappene kommer du direkte til aktuelt register der du f.eks. kan opprette nye registreringer. Ved å klikke på navnet på aktiv samling kan du bytte til en annen samling. Verdiene for Aktiv samling vil endres i forhold til dette valget. Knappen Innstillinger for statusvinduet gir deg mulighet til å tilpasse statusvinduet etter dine ønsker. 254

264 INVENTAR INVENTAR I Inventar registrerer du gjenstandene dine. På bakgrunn av Samlingen du har valgt å jobbe med, oppretter du først forskjellige Grupper som tilsvarer inventaret du vil registrere (for eksempel biler, innbo, frimerker etc.). Deretter legger du inn den enkelte Gjenstand slik de passer under de ulike gruppene. Velg Gå til Inventar Inventar fra menyen, eller klikk på Inventar blant snarveiene til venstre. Det øvre feltet Grupper Klikk på Ny for å opprette en ny gruppe. Da åpnes et vindu hvor du skriver inn navnet på gruppen. Klikk så OK. Feltet gruppebeskrivelse vil oppdateres etter hvert som gruppene opprettes. Klikk på Endre for å forandre navnet på gruppen. Gjør endringene du ønsker i vinduet som åpnes og klikk OK. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne gruppen og tilhørende gjenstander fra programmet. Marker gruppen og klikk på Flytt hvis du vil flytte denne og tilhørende gjenstander over til en annen samling. Da åpnes et vindu hvor du velger hvilken samling du vil flytte gruppen til. Marker ønsket samling og klikk på Velg. Dette forutsetter at du har opprettet mer enn én samling. 255

265 INVENTAR Det nedre feltet Gjenstander Marker hvilken gruppe du vil registrere gjenstander under i det øvre feltet. Deretter klikker du på Ny i det nedre feltet. Da åpnes vinduet Ny/endre gjenstand. Marker linjen og klikk på Endre for å forandre opplysninger om en gjenstand. Marker linjen og klikk på Slett for å fjerne gjenstanden. Marker gjenstanden og klikk på Flytt for å flytte denne til en annen gruppe. Da åpnes et vindu hvor du velger hvilken gruppe du vil flytte gjenstanden til. Marker ønsket gruppe og klikk på Velg. Marker en gjenstand og klikk på Kopier for å lage en eksakt kopi av gjenstanden i listen. Kopien vil få samme navn i kolonnen Beskrivelse av gjenstand, men med Kopi av foran. Den vil også arve alle registrerte data. Ny/endre gjenstand Dette vinduet åpnes når du velger å registrere en ny gjenstand, eller når du ønsker å endre opplysninger om en gjenstand du har registrert tidligere. Fyll nøye ut informasjonen det spørres etter på fanekortet Gjenstand, enten ved å fylle ut feltene eller ved å velge riktig alternativ i nedtrekkslistene. Klikk så på fanekortet Kjøp. Fyll ut serienummer og opplysninger om selgeren av gjenstanden i de ulike feltene. På fanekortet Beskrivelse skriver du inn din egen beskrivelse av gjenstanden i frifeltet. På neste fanekort, Foto, henter du opp filen til et eventuelt bilde av gjenstanden. Bildet må først skannes inn og lagres lokalt på maskinen din. Klikk på søkeknappen til høyre for feltet Filnavn og hent opp riktig fil. Skriv eventuelt inn en Beskrivelse i frifeltet. Marker avmerkingsboksen Vis bilde for å se bildet i fanekortets høyre del, og klikk på knappen Vis bilde for å se en større versjon. Fanekortet Bilag fungerer på nøyaktig samme måte som Foto. 256

266 INVENTAR SKADEMELDING Under Skademeldinger kan du opprette nye skademeldinger, gjøre endringer i eksisterende og slette skademeldinger fra listen dersom det er aktuelt. Ved å registrere alle opplysninger her, vil du til slutt få et ferdig utfylt skademeldingsskjema. Du kan også hente opp filer med bilde av selve gjenstanden/kvittering hvis du har dette tilgjengelig. Velg Gå til Inventar Skademelding fra menyen, eller klikk på Skademelding blant snarveiene til venstre. Opprett/endre skademelding Vinduet Opprett/endre skademelding åpnes når du velger å opprette en ny skademelding eller endre en eksisterende. 257

267 INVENTAR Fyll ut feltene på fanekortet Forsikringstaker. Du kan hente opp listen over eiere/forsikringstakere ved å klikke på søkeknappen til høyre for feltet Fødselsnr. (11 siffer). Fyll så ut de øvrige fanekortene vinduet består av. Klikk på knappen Skadeoppgave. Da åpnes vinduet hvor du registrerer hver enkelt gjenstand som er tapt. Klikk på Ny for å starte registreringen og fyll ut alle feltene. Du kan hente opp oversikt over gjenstander du har registrert i Inventar ved å klikke på søkeknappen ved det øverste feltet. Klikk OK, og oversikten vil oppdateres. Gjenta prosessen til alle gjenstandene er registrert. Klikk på Lukk for å komme tilbake til selve skademeldingsskjemaet. Klikk OK, og skadeoppgaven er registrert. Du skriver ut skadeoppgaven fra Rapport. 258

268 INVENTAR RAPPORTER Fra Rapporter kan du skrive ut innholdslister, utleielister, verdilister, og full informasjon om enkeltgjenstander. Det er også her du skriver ut skademeldingene du fyller ut i Skademelding. Velg Gå til Inventar Rapporter fra menyen, eller klikk på Rapporter i Hovedmenyen til venstre. Når du markerer en rapporttypene i det øvre, hvite feltet, vil det dukke opp en beskrivelse av denne i det nedre grå feltet. Det er mulig å skrive rapporter til: forhåndsvisning, skriver, PDF, tekstfil, HTML, e-post som vedlegg og CSV/Excel. Dette valget gjør du øverst til høyre i rapportbildet, i nedtrekkslisten Send rapporten til. Klikk på Oppsett for å justere skriveroppsettet ditt. Marker hvilken rapport du vil skrive ut. Deretter klikker du på knappen Skriv ut. I de tilfellene det er flere alternativer å velge mellom (f.eks. skademeldinger, grupper), vil det åpnes et vindu hvor du velger ønsket utskrift. 259

269 INVENTAR INNSTILLINGER Under Innstillinger kan du sette innstillinger for utskrift samt tilpasse utseendet i statusvinduet. 260