Protokoll Styremøte Kongsvinger Idrettsråd i Salsus sine lokaler på Siva.

Transkript

1 Protokoll Styremøte Kongsvinger Idrettsråd i Salsus sine lokaler på Siva. Tilstede: Roger, Kari, Rolv, Tommy, Tony, Fred, Anders, Victoria og Bjørg. Forfall: Christina og Arne SAK 22/2019 FELLESMØTE MED KOMMUNEN Det ble avholdt møte med kommunen/kke, representert ved Alf Mathias Lilleengen og Svein Olav Lund. Vedtak: Referat fra dette møtet vedlegges denne protokollen SAK 23/2019 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Protokoll er tidligere sendt på e-post og lagret i Teams. Vedtak: Protokollen ble godkjent og undertegnet. SAK 24/2019 MØTEPLAN 1. HALVÅR, HERUNDER DATO FOR ÅRSMØTET Forslag: styremøter mandag 6/5 og mandag 3/6, årsmøte torsdag 13/6. Vedtak: Forslaget vedtatt som møteplan frem til og med årsmøtet. Møtet 6/5 legges til Rideklubben dersom det passer for dem. Roger undersøker. Årsmøtet legges til KUSK. Roger avklarer med Christina at dette er OK. Sted for styremøte 3/6 fastsettes senere. SAK 25/2019 OPPTAK AV GRUPPE FOR TEPPECURLING I KONGSVINGER TENNISKLUBB Henvendelsen er tidligere distribuert på e-post. Vedtak: Idrettsrådet har ingen innvendinger mot at det etableres gruppe for teppecurling i Kongsvinger Tennisklubb. SAK 26/2019 KOMMUNEPLANENS AREALDEL Arealplanen er ute på høring med frist 1. mai. Vedtak: Roger og Fred (med forbehold) benytter seg av muligheten til å snakke med saksbehandler i Servicetorget tirsdag 2/4 kl. 14. Kari ser gjennom planen og kommer med innspill. Deretter utarbeider Roger høringsnotat som sendes de øvrige styremedlemmene for kommentarer før det sendes til kommunen. SAK 27/2019 HENVENDELSE OM Å ARRANGERE PARAIDRETTSDAG Fred har mottatt henvendelse fra Gunnar Johnsen om det er mulig å ha en paraidrettsdag i Kongsvinger.

2 Vedtak: Idrettsrådet ser det ikke som sin oppgave å stå for arrangementer med de ressurser vi har til rådighet. Kongsvinger IL planlegger en «Idrettens dag» etter sommerferien, og paraidretten må kunne markedsføre sine aktiviteter i denne forbindelse. Fred sender tilbakemelding til Johnsen, Kari tar med ønsket til Kongsvinger IL. SAK 28/2019 ÅRSMØTEFORBEREDELSER FREM TIL NESTE STYREMØTE Oppgaver som det må tas tak i på nåværende tidspunkt ble fordelt med frist til styremøtet den 6/5. Vedtak: Roger lager utkast til årsberetning og følger opp valgkomiteens arbeid, samt avklarer med valgkomitemedlemmene som er på valg om de er aktuelle videre. Rolv ferdigstiller regnskapet for 2018, innhenter revisorenes beretning og lager forslag til budsjett for Kari lager innkalling til årsmøtet som skal sendes lagene en måned i forkant, og snakker med valgkomiteens varamedlem om videre funksjon. Alle kan gi innspill på konkrete ting som bør inn i arbeidsplanen for Roger lager skjema i Teams hvor innspillene kan gis. SAK 29/2019 TEAMS Vi drøftet erfaringer så langt samt bruk av e-postfunksjonen. Vedtak: Vi fjerner private e-postadresser fra hjemmesiden og registrerer adressen kongsvinger@irnif.no som kontaktinformasjon. Internt bruker vi fortsatt de private e- postadressene. Vi tar i bruk Teams til dokumentlagring. Roger og Victoria bygger opp en utvidet struktur for hensiktsmessig lagring. Victoria hjelper Bjørg i gang, og Rolv og Arne kontakter Victoria/Christina hvis behov. SAK 30/2019 EVALUERING AV HVORDAN IDRETTSRÅDET HAR FUNGERT INTERNT. Alle fikk anledning til å komme med synspunkter på hvordan vi har fungert og ting som kan gjøres annerledes. Vedtak: Det ble konkludert med at det internt i styret har fungert bra gjennom året. SAK 31/2019 UTØVER- OG ILDSJELPRISEN Vi har mottatt forslag til utøverprisen, men har ikke fått noen forslag på kandidater til ildsjelprisen. Vedtak: Styret bestemte hvem som tildeles utøverprisen. Prisen deles ut på årsmøtet og navnet på vinneren offentliggjøres senere. Ildsjelprisen blir ikke utdelt denne gangen.

3 SAK 32/2019 INFORMASJON Som medsøker for BUA har vi fra Gjensidigestiftelsen mottatt melding om at omspurt statusrapport på prosjektet ikke er oppdatert innen gitt frist. Ny frist er gitt til 7. april. Roger har sendt e-post til Kathrine Kolgrov og Hege Nordby med forventning om at de tar seg av dette. NIF har sendt ut en spørreundersøkelse til alle idrettsråd som omhandler forholdet til kommunen og idrettskretsen, herunder anleggssituasjonen i kommunen. Vedtak: Sakene tas til orientering. Kari/Roger besvarer undersøkelsen. Tony Børrud Anders Sønstebø Victoria J. Bourne Tommy Knutsen Rolv Werner-Erichsen Bjørg Kvernbakken Kari Isnes Fred Nordal Roger Granseth Etter møtet tok Tommy oss med på en omvisning i de imponerende produksjonslokalene til Salsus.

4 Vedlegg til styreprotokoll 25/ Referat fra møte mellom Kongsvinger Idrettsråd (v/styret) og Kongsvinger kommune/kke (v/alf Mathias Lilleengen og Svein Olav Lund) mandag 25. mars 2019 Underskrift av samarbeidsavtalen. Roger skrev under i møtet. Alf Mathias varsler Roger når ordfører har undertegnet, slik at Idrettsrådets eksemplar av avtalen kan hentes. Oppfølging av regional plan for idrett og fysisk aktivitet: Det er orientert om planen i kommunestyret. Kommunen har gjort en del tiltak innenfor «folkehelse». Dette er et prioritert arbeidsområde i rådmannens perspektivmelding og i økonomiplanen for Arbeidet med regionale anlegg har det ikke skjedd noe mer med. Dette har sammenheng med ressurssituasjonen i mange kommuner, og Kongsvinger kommune er nå innstilt på å ta en føring i dette arbeidet. Sykkelpenger. Beløpet tilbakebetales kommunen og Idrettsrådet søker om driftstilskudd for 2019, basert på budsjett for året. Alf Mathias melder tilbake til Roger om kontonummer for tilbakebetaling og eventuell tekst/merking av transaksjonen. Saksbehandlingstid Kommunen «legger seg flate» når den saksbehandlingstid Idrettsrådet er gitt i diverse saker. Dette er nå regulert til 2 uker i samarbeidsavtalen, og kommunen har nå innført et kvalitetssikringsprogram som skal bidra til at dette overholdes i framtiden. Oppfølging av samarbeidsavtalen. Samarbeidsavtalen tilsier 2 årlige møter. Alf Mathias foreslo at vi avholder hyppigere møter (ett pr. kvartal) og at Idrettsrådet tar initiativ ved å foreslå møtedatoer. Idrettsrådet tar den ballen. Informasjon fra kommunen om høringsuttalelser. Idrettsrådet er via Hedmark Idrettskrets kjent med at kommunene har mottatt et forslag til prinsipper for saksbehandling og kriterier for prioritering av spillemidler i Innlandet Fylkeskommune. Idrettsrådet etterlyste at kommunen involverte dem i denne høringen. Denne saken var ukjent for kommunens representanter. Idrettsrådet har sendt høringsnotat til idrettskretsen i saken, med kopi til kommunen.

5 Erfaring med retningslinjene for tilskudd til drift av egne anlegg som vi etablerte høsten Avsatt beløp er fordelt i henhold til retningslinjene. Det kom ikke søknad fra alle som kunne søke. Det kom imidlertid søknader fra foreninger som ikke oppfylte kriteriene, og dette er meddelt dem. I år legges det opp til en søknadsprosedyre rett i etterkant av at idrettsregistreringen skal være foretatt Søknadsfrist vil bli annonsert, og muligheten blir registrert i Tilskuddsportalen. Kriterier for tildeling av treningstid i haller/gymsaler. Idrettsrådet er fornøyd med den prosess som er etablert ved at de mottar et utkast fra Svein Olav, og at det avholdes et fellesmøte med søkerne. Fordelingen kan bli en litt større utfordring inneværende år som følge av at Victory Dance med mange medlemmer, vil søke tid i kommunale anlegg. Det vil bli annonsert en søknadsfrist ca. midten av mai, og Idrettsrådet vil få et utkast til fordeling et par uker etter fristens utløp. Det er også en utfordring av tildelt tid ikke alltid blir benyttet, hvilket antagelig er en negativ side av «gratisprinsippet». Lagene må oppfordres til å varsle om tid som ikke benyttes, slik at denne tiden kan disponeres av andre. KUSK-arealet. Planene var basert på en tilskuddsmulighet fra KUD, som er sagt å være en engangsmulighet. Det var ikke mulig å få anbud på jobben innenfor satte tidsfrister. Tråstadhallen KKE har avsatt midler for å foreta en tilstandskartlegging av Tråstadhallen i Hallen er fra 1969/1970, og det er registrert avvik fra diverse forskrifter. Hensikten med kartleggingen er å foreta en total kartlegging for å løfte en politisk sak med tanke på 2020-budsjettet, slik at man kan lukke ikke godkjente avvik i Utstyr til særidretter. Svein Olav informerte om at kommunen bidrar med basisutstyr ved skoler og anlegg, men at de ikke sørger for utstyr til særidretter. Anleggssituasjonen. Det var enighet om at anleggssituasjonen i kommunen generelt må sies å være god. Kommunen/KKE bruker 8 10 mill. årlig på anlegg, og det er samlet registrert ca. 1,5 mill. brukere/brukstilfeller (brutto, ikke hoder). Kurs i bruk av Tilskuddsportalen + samordnet registrering i Brønnøysundregistrene. Det vil bli avholdt kurs 29/4 kl på KUSK. Alf Mathias sender invitasjon til Roger og Idrettsrådet distribuerer denne til idrettsrådets medlemmer.