Notat. Vedr. praksis og rutiner for samarbeidsutvalg i barnehage

Transkript

1 Barnehage Sak nr. 2015/29-1 Notat Til: Fra: Utvalg for Oppvekst og levekår Fagavdeling Barnehage v/ann-iren Larsen Vedr. praksis og rutiner for samarbeidsutvalg i barnehage I Utvalg for oppvekst og levekår 5. november 2014 ble det tatt opp at man ønsker belyst praksis og rutiner for samarbeidsutvalgene i barnehager og skoler. Begrunnelsen for dette er at flere politiske representanter har rapportert om at noen av samarbeidsutvalgene ikke fungerer, eller at man får innkalling for seint og derfor ikke klarer å møte på kort varsel. Samarbeidsutvalget i barnehagen skal være et rådgivende, kontaktskapende og samordnende organ. Samarbeidsutvalget består av foreldre/foresatte og ansatte i barnehagen, slik at hver gruppe er likt representert. Barnehagens eier kan delta etter eget ønske, men ikke med flere representanter enn hver av de andre gruppene. Barnehageeier skal sørge for at saker av viktighet for barnehagens innhold og virksomhet, og for forholdet til foreldrene, forelegges foreldrerådet og samarbeidsutvalget. Rådgivende organ: Bruke utvalget aktivt i ulike spørsmål som angår barnehagen. På grunn av sine ulike ståsteder i forhold til barnehagen, kan utvalget gi råd og komme med innspill. Det er naturlig for utvalget å drøfte barnehagens ideelle grunnlag, praktiseringen av barnehagens formål innenfor rammene i barnehagelovens formålsbestemmelse, eventuelt særlige bestemmelser i barnehagens vedtekter. Utvalget skal fastsette en årsplan for den pedagogiske virksomheten. Utvalget skal påpeke overfor eier, og kan melde fra til tilsynsmyndigheten dersom barnehagen ikke drives innenfor de rammene som settes av gjeldende lover, forskrifter, barnehagens vedtekter og barnehagens budsjett. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Postboks 323, 5323 Kleppestø E-post: Telefaks: Org.nr: postmottak@askoy.kommune.no

2 Kontaktskapende organ: Utvalget skal først og fremst ivareta samarbeidet mellom barnehagen og foreldrene. Intensjonen med utvalget er at organet skal ha mulighet til å ivareta foreldregruppens kontakt med barnehagen, og sikre deres medvirkning og reelle innflytelse på barnehagens drift. Utvalget kan også arrangere dugnader, temakvelder og andre arrangementer (f.eks. ulike markeringer sammen med barna) som kan skape kontakt mellom hjem og barnehage Samordnende organ: Arbeide for å finne fram til felles løsninger, også i de tilfellene der det har oppstått en konflikt mellom partene. Utvalget har også et ansvar for å fremme kontakt mellom barnehagene og lokalsamfunnet. Reglene om samarbeidsutvalg er ikke til hinder for at kommunen kan forbeholde seg rett til å sitte i samarbeidsutvalget i en privat, fylkeskommunal eller statlig barnehage, dersom kommunen gir offentlig tilskudd til barnehagen. I denne valgperioden har 14 private barnehager kommunale representanter, og 4 har valgt å takke nei. Representanter for foreldre og ansatte velges for ett år av gangen. Det er mulig å bli gjenvalgt dersom man ønsker det. Barnehagens styrer har møte tale og forslagsrett, dersom hun/han ikke er valgt representant for de ansatte. Funksjonstiden for eierrepresentanter fastsettes av eieren. I kommunale barnehager er det vanlig at funksjonstiden følger valgperioden. Samarbeidsutvalget konstituerer seg selv. Mange barnehageeiere har i instruks pålagt styrer å være sekretær og saksforbereder for samarbeidsutvalget. Askøy kommune arrangerte et møte for alle politiske representanter i samarbeidsutvalg i barnehager og skoler, hvor fagsjef for Fagavdeling Barnehage og Fagavdeling Skole informerte og gjennomgikk sentrale og lokale føringer for barnehager og skolers samarbeidsutvalg. Det ble også gitt rom for å avklare spørsmål og forventninger. Kun 14 politiske representanter møtte. I etterkant ble oversikt over politiske representanter sendt ut til alle barnehagene. Oversikten inneholdt også kontaktinformasjon (adresse, telefonnummer og e- postadresse). Fagavdeling Barnehage har gjennomført en skriftlig spørreundersøkelse blant barnehagene som har politisk representasjon i barnehagens samarbeidsutvalg, hvor vi ba om tilbakemelding på følgende spørsmål: Har barnehagen etablert et samarbeidsutvalg? Hvilke saker blir behandlet i barnehagens samarbeidsutvalg? Har barnehagen fastsatt en møteplan for møtene i samarbeidsutvalget? Møtehyppighet. Hvor mange møter har det vært i barnehagens samarbeidsutvalg i 2014? Hvor lang tid i forkant av møtet sendes innkalling/saksliste ut? Møter den politiske representanten til møtene? Hvordan håndteres referat fra møter i samarbeidsutvalget? Andre innspill, kommentarer? Side 2 av 2

3 13 av 27 barnehager har svart på spørreskjemaet. I tabellen under er barnehagenes svar sammenfattet: SPØRSMÅL: Har barnehagen etablert et samarbeidsutvalg? Hvilke saker blir behandlet i barnehagens samarbeidsutvalg? Har barnehagen fastsatt en møteplan for møtene i samarbeidsutvalget? Møtehyppighet. Hvor mange møter har det vært i barnehagens samarbeidsutvalg i 2014? Hvor lang tid i forkant av møtet sendes innkalling/saksliste ut? BARNEHAGENES SVAR: Alle 13 svarer ja. Årsplan, søknad om dispensasjon fra utdanningskravet, endringer i driften, matpenger, budsjettsituasjonen, saker som omhandler barnehagens drift, pedagogikk, barnehagens innhold og satsningsområder, økonomi, bemanning, rekruttering, foreldremøter, arrangementer, turer, dugnad, vurderingsarbeid, brukerundersøkelsen, høringer fra kommune/departement, vedtektsendringer, saker fra eier, innmeldte saker fra foreldrenes arbeidsutvalg (FAU) og foreldrerådet, forventninger mellom hjem og barnehage, avstemninger ved endringer som for eksempel åpningstid, sommerlukking, tilsyn med barnehagen, forhold knyttet til bygg og anlegg, vedlikehold, opptak endringer i barnegruppen, fastsetting av planleggingsdager Nei 4 barnehager Kaller inn ved behov, innkomne saker Ja 9 barnehager Denne fastsettes for et år om gangen Har et årshjul med oversikt over når møtene skal holdes, og hvilke faste saker som til enhver tid tas opp Et om våren og et om høsten Har fastsatt tre pr år. Deretter ekstraordinære ved behov To, men lav terskel for å kalle inn til hyppigere møter hvis det er behov To, men dersom det er ønske eller behov for flere, kalles det inn To møter. Et om våren et om høsten 8 barnehager Ett møte 2 barnehager Fire møter 3 barnehager Alle parter i SU kan be om ekstraordinære møter dersom behov for dette Vanligvis 1 uke 7-14 dager i forkant. Sendes pr e-post 14 dager 7 barnehager 3-4 uker før møtet 2-3 uker i forkant 1-2 uker, men en del av sakene ligger allerede fast i årshjulet Ansatte får møteplanen hvert halvår. I tillegg står det i årsplanen hvilke uker SU skal være. Sakslisten sendt ut en uke i forkant. Side 3 av 3

4 Møter den politiske representanten til møtene? Hvordan håndteres referat fra møter i samarbeidsutvalget? Andre innspill, kommentarer? Politisk representant deltok på siste møte. Det er første gangen siden vi fikk tildelt politisk representant i Får heller ikke melding om vedkommende kommer eller ikke Møter alltid Nei, i de seinere år har ingen møtt Møter som oftest opp Ja 3 barnehager De to siste årene har politisk representant deltatt en gang Nei 3 barnehager Har møtt på to av fire møter i 2014 Legges som melding i neste møte. Legges på barnehagens hjemmeside Sendes medlemmene i SU 3 barnehager Sendes alle foreldre i barnehagen, og til representanter på e-post 2 barnehager Sendes medlemmene på e-post, og i tillegg som oppslag i barnehagen. Står også tilgjengelig i egen perm Det blir alltid skrevet referat. Dette sendes på e-post til alle representanter, og legges ut på barnehagens hjemmeside, hvor vi har en egen side for SU Referat skrives av daglig leder, som er sekretær i SU. Referatet sendes til godkjenning hos foreldrerepresentant og ansattrepresentant før det sendes på e-post til alle foreldre og representanter. Deles også på «MyKid», som er en digital kommunikasjonsportal mellom barnehage og hjem Blir sendt pr post til politiske representanter, og lagt ut i barnas hyller til foreldrene. Kan også sendes på e- post. Sendes på e-post til alle, og legges ut på hjemmeside Referat og gjennomgang av dette er fast punkt på personal og eiermøter. Relevant info gis ut som en del av fast foreldreinfo. Referatet henges opp på infotavle til foreldre på hver avdeling, og sendes på e-post til foreldre. Det har ikke blitt sendt til politisk representant Det er positivt å ha politisk representant i SU. De får et innblikk i barnehagehverdagen fra både barnehage og foreldre. Lage retningslinjer for SU-arbeid, i tillegg til oversikten over representanter. Der bør det stå noe om hvor lang tid i forkant innkalling bør sendes ut, at man bør melde forfall, og hvordan man skal melde politiske representanters deltakelse til kommunen. Oversikten over hvem som er barnehagens politiske representant er dårlig Viktig med kommunale representanter som møter Skulle gjerne hatt flere kontaktopplysninger om politisk representant (adresse, mobil, e-post) Side 4 av 4

5 Sammendrag: Alle barnehagene som har svart på undersøkelsen har etablert samarbeidsutvalg, og sakene de rapporterer blir tatt opp er alle relevante og viktige for samarbeidsutvalget å være involvert i. Flertallet av barnehagene har en fastsatt møteplan, og de fleste har to møter i samarbeidsutvalget pr år. Alle barnehagene sender ut innkalling, de fleste 1-2 uker i forkant, - og alle skriver referat som sendes ut og/eller legges ut på barnehagens hjemmeside. På bakgrunn av dette kan det se ut som om Askøy kommune bør utarbeid noen enkle retningslinjer for arbeid i barnehagenes samarbeidsutvalg. Her kan det angis noen føringer for utsending av innkalling, utsending av referat, rapportering av deltakelse for politisk representant, forventinger, og lignende. Dette bør sendes ut en gang pr år, sammen med revidert og oppdatert oversikt over hvem som er politisk representant i den enkelte barnehage og kontaktopplysninger til disse. Det kan også se ut som det er en god del politiske representanter som ikke stiller til møter i barnehagenes samarbeidsutvalg. Kun fem av tretten barnehager melder om at politisk representant møter til møtene fast. Hvordan dette skal håndteres må det politiske miljøet ta stilling til. Side 5 av 5