Kurs i Ebilag. Kurs i ebilag Side 1

Transkript

1 Kurs i Ebilag Kurs i ebilag Side 1

2 Kurs i ebilag Side 2

3 Litt om ebilag Ebilagmodulen er tlreeelaga tl i lage bilag pi en enkel miae for overføring tl Visma kkonomi pi bakgrunn av: - Eksisaerende bilag (omposaeringer eller korreksjoner) - Fordeling av tdligere bokførae uagiferrinnaekaer pi bakgrunn av en fordelingsmal (fordelingsbilag) - Grunnlag for remieering av uabeaaling av vedaaee tlskudd tl lag og foreninger mv (tlskuddsbilag) - Forhindskonaera bilag (venaebilag) pi bakgrunn av f.eks. tlsagnsbrev pi tlskudd som vedlegges venaebilag. Hvorfor skal vi bruke ebilag? Vi beveger oss moa dea «papirløse samfunn», ebilag er med pi i arekke oss i den reaningen. Kopier som i dag sendes i posaen, blir i noen tlfeller borae underveis. Nir ebilagea er laga inn, aeesaera og anvisa ligger dea umiddelbara tlgjengelig for regnskapsavdelingen. Skannede dokumenaer vil ligge tlgjengelig i økonomi og pi web. Vi kan enkela se hva uagifenrinnaekaen gjelder. Ved omposaeringer og omfordelinger kan eaaaene gjøre deee selv. Ni mi eaaaene lage ea bilag tl regnskapsavdelingen, som igjen legger deee inn i Visma. eee er dobbel jobb. Kurs i ebilag Side 3

4 Hvor finner vi ebilag i Visma? Ebilagsmodulen ligger under fanen kkonomi oppe i aoppmenyen pi Visma. Hvis du har ebilag tl behandling eller arbeid, vil de vises pi samme saed som fakauraer tl behandling (under oppgaver i vertkalmenyen tl vensare) Opprette ebilag Velg «nye ebilag» si vises valgmuligheaene. Kurs i ebilag Side 4

5 Korreksjon av bokføring: enne oppgaveaypen benyees nir dea er en korreksjon innen egea ansvarsomride. For eksempel er ea matnnkjøp føra som konaormaaeriell i regnskapea, da kan dea korrigeres her. ea er ikke nødvendig i skanne inn vedlegg eller legge tl noen forklarende aeksa, men dea er mulig. Bilagea mi gi i 0, dvs dea mi være like saora beløp i + som i -. - Skriv inn teel pi bilagea, viktg aa deee har en forklarende aeksa (NB! Begrensea anaall aegn) - Fyll inn daao og periode, arykk dereeer pi «lagre» (diskeeen) - a kommer linje for i regisarere bilag, her fylles inn konao, ansvar og ajenesae (eva prosjeka.nr). Ved korreksjoner i regnskap si korrigeres disse saora see uaen MVA si dea skal sai mva 800 (eva 100). Nir linja er ferdig arykk «regisarer», da kommer dea opp bilagslinjer under. - Regisarer dea anaall linjer som behøves. - Nir bilagea er ferdig, sjekk aa aoaalsummen er 0,00, si arykk pi dobbela pil i bilagshodearteellinje. - Bilagea sendes da tl konaroll hos regnskapsavdelingen, som sjekker aa dea saemmer og bokfører. Kurs i ebilag Side 5

6 Til utbetaling med anvisning enne oppgaveaypen benyees nir vi skal beaale en fakaura som ikke kan gi gjennom Visma pi vanlig miae eller for ualegg som er beaala med privaa bankkora eller konaanaer. Her mi dea skannes inn vedlegg i form av fakaura eller kvieeringer. Pass pi aa bankkonaonummer og fulla navn pi den som skal ha pengene sair skrevea pi fakaura, kvieeringer eller i noaaaelaea. Bilagea arenger ikke i gi i 0. - Nir oppgaveaypen er valga kommer dea opp ea regisareringsbilde. Viktg i huske pi aa dea behøves vedlegg tl denne oppgaveaypen, greia i ha deee klara. Hvis dea er nødvendig med andre opplysninger som f.eks. bankkonao si er dea greia i ha dea lee tlgjengelig ogsi. - Eksempel pi bilag hvor en har hae privaae ualegg kan se slik ua: - Ree under bilagshodearteellinje er dea en liaen pil hela tl høyre, arykk pi denne for i fi frem hvor vedlegg lasaes opp. - Vedleggea mi lagres ea saed som kan lasaes opp tl Visma. Via Midaylkea si kan dea lagres pi fellesomride eller pi brukerens omride (anbefaler aa dea oppreees en egen mappe hvor alle vedlegg tl ebilag ligger) - Legg inn flsten (bruk «bla gjennom»), nir dea er gjora kan dea eva legges tl en egen beskrivelse av dokumenaea. eee blir da navnea pi dokumenaea i Visma. Trykk «lasa opp» - Legg inn bilagslinje og regisarer denne Kurs i ebilag Side 6

7 - Legg inn hvem som skal anvise (godkjenner) - Si kan bilagea sendes videre tl anviser med dobbel pil i teellinjerbilagshode. - Bilagea anvises pi samme miae som fakauraer, klikk inn pi linjerlink som ligger under oppgaver i Visma (se bildea under) Kurs i ebilag Side 7

8 Ventebilag/inn på konto senere enne oppgaveaypen benyees tl refusjoner, tlskudd og annea hvor dea venaes penger inn pi bank som ikke er knyeea moa en fakaura, sykelønnsrefusjon eller fødselspengerrpermisjonspenger. Her er dea nødvendig med vedlegg, bruk tlsagnsbrevea eller eva søknadenrbrevea som ble senda. Bilagea skal ikke gi i 0 siden innbeaalingen blir føra av regnskapsavdelingen. ea er ikke alltd en vea nøyaktg beløp som man fir, men omarena sammen med god merking raekstng si blir dea leeere i forsai. Regnskapsavdelingen kan jusaere beløpea. HUSK! Innaekaer i regnskapea som f.eks. refusjoner og tlskudd føres som ea negatva beløp, alasi med foran aallea. - Fyll inn teellinjerbilagshode og arykk lagre (diskeeen) - Trykk pi pil tl høyre under teellinjerbilagshode for i fi opp noaaa-fela og fela for i lasae opp vedlegg. - Lasa opp lagrea vedlegg ved i arykke «bla gjennom» og fnn akauela vedlegg. Gi gjerne vedleggea ea nye navn pi beskrivelsen, arykk si «lasa opp» - Legg inn konaosareng under «regisarere bilag» og arykk «regisarer» - Bilagea kan ni sendes videre med dobbel pil i teellinjerbilagshode. Kurs i ebilag Side 8

9 Avviste bilag I noen tlfeller er dea feil pi ebilagea som oppdages nir dea har kommea tl regnskap. ea vil da bli avvisa med ea noaaa om hva som er feil. Bilagea vil da legge seg i mappa «under arbeid» med en rød aeksa som sees under her. ea ser ikke ua tl aa dea er noen annen miae i se aa dea er avvisae bilag. Regnskap bør derfor gi beskjed nir bilag sendes tlbake. Noen kjøreregler: - aao pi bilagene: Her kan dere legge inn dagens daao eller tlsagnsdaao, i tlfeller med mangelfulle bilag (bilag som ikke gir i 0) vil bankdaaoen bli bilagsdaao. - Husk aa innaekaer skal ha (minus) foran beløpea. - Tieel pi bilag, spesiela venaebilag bør være dea samme som dea dere skriver aa innbeaalingen skal merkes med (f.eks. navn, referansenummer hos nav eac). ea kan bli vanskelig i fnne uaen dere merkerrnavngir bilagea. Spesiela i tlfeller hvor beløpea dere legger inn avviker fra dea som blir innbeaala i banken. - ea er mulig i huke av for sensitve opplysninger pi vedlegg, denne avhukingen skal behandles med forsiktghea. Vi ber om aa alle sensitve opplysninger som tl vanlig ikke skal skannes og legges ua som vedlegg, blir fernea selv om dere huker av for sensitve opplysninger. - Husk riktg mva-kode nir deee er akauela, den generelle reglen er aa dea som er «gøy» er dea ikke mva-fradrag for, og skal føres med kode 800r100. Ellers sjekk hva som sair pi kvieeringer eller fakaura. Kurs i ebilag Side 9

10 Trenger du hjelp eller har spørsmil? Ta konaaka! Send en eposa tl: Eller ring oss: Runar Andersen Ann Kristn Kvernvik Maria Bakken Kelly Kurs i ebilag Side 10