Møtereferat Distriktsrådsmøte 1 i 104 C3, den 15. september 2017

Transkript

1 Ref. Rådsmøte1 15. september 2018 Side 1 av 6 Møtereferat Distriktsrådsmøte 1 i 104 C3, den 15. september 2017 Til: Distriktsrådets medlemmer Kopi: Ingen Referent: DS Gudbjørn Viken Sak: D-Rådsmøte Distrikt 104 C3 Møtested: Myklegard Veikro, Løten Tid: Til stede: Distriktsrådet. DG Ole Tamlag VDG1/ GMT Anne Kathrine Fossum VDG2/ YCEC Jonny Haugseth IPDG Svenn Otto Hjorth DS Gudbjørn Viken DK Øystein Tveit PRC Jarle Lavik ITC Åge Walther Larsen IRC/ SL8 Ole Romslo Traasdahl GLT Ole Bjørn Hasli GST Inger Margrethe Kristiansen NAC Tore Stenseth SL 1 Gunnar Johnsen SL 2 Alf Grødem SL 3 Steinar Myrvang SL 6 Jan Erik Ragnhildrud SL 7 Gunnar Aasvangen Forfall: SL 4 Einar Melheim og SL 5 Einar Foss SAKLISTE DG Ole Tamlag ønsker velkommen. Lions etiske norm blir lest av VDG1. Sak 1-18/19: Godkjenning av innkalling. Sak 2-17/18: Godkjenning av protokoll DM Sak 3-17/18: Status og justeringer av handlingsplaner Sak 4-17/18: DG informerer om sine prioriteringer for fiskalåret Sak 5-17/18: Årshjul Sak 6-17/18: Fagsjefene og fagkontaktenes inforunde. Maks 5 min. per pers. Sak 7-17/18: Økonomi v/ DK. (Utkast til liste over innbetalinger som sendes til klubbene) Sak 8-17/18: Fordeling av økonomisk støtte til sonene. Sak 9-17/18: Distriktsjustering fra 1. juli Framleggelse av framdriftsplan. Justeringen vil bli gjennomført likt for alle distriktene i MD 104. Distriktene legges ned fra Nye distrikt konstitueres fra Distriktsmøtet 2019 blir et avsluttende distriktsmøte. Det avholdes konstituerende møter for nye distrikter under Riksmøtet i mai Møtet deles i to. Soneledernes møte a) Valg av representant til distriktsstyret. b) Koordinering / tidsplan for sonemøtene. Husk å invitere DG eller en fra DGs team til det første sonemøtet. c) Ideutveksling om hvordan vi skal få benyttet fondet for Mitt Valg? Styret og fagsjefenes planleggingsmøte: a) Planlegging og fordeling av arbeid i DGs team b) DGs månedsbrev. Fordeling av side 2 for fagsjefene. c) Hvordan framskaffe oversikt over klubbenes bevilgninger og arbeidstimer ? Lederutviklingsplan for distriktet: DG-team, GMT, GLT og GST. Klubbenes bevilgninger og arbeidstimer Sak 10-17/18: Sak 11-17/18: Sak 12-17/18: Tilbakemelding fra de separate møtene. Hvordan skal vi få benyttet fondet for Mitt Valg? Hvordan forbedre innholdet på hjemmesiden og på vår Facebook side? Innhold kan skrives av alle i rådet og sendes til PRC og/eller ITC. Sak 13-17/18: Infosaker fra Guvernørrådsmøte 24. august 2018 Styreweb blir vårt medlemsregister Ny webside Nytt hovedprosjekt for LAN bestemmes på Riksmøtet 2019 Prosedyre for varsling i Lions Norge LRF 2020 Eventuelt:

2 REFERAT Nr. Sak Åpning Ansvar Frist Merk nad DG ønsker distriktsrådet velkommen, VDG1 leser Lions etiske norm. DG gir pins fra siste Convention til rådets medlemmer. DG takker Åge Walther Larsen, for sin imøtekommenhet og at han har akseptert å bli utpekt til ITC, da den valgte måtte trekke seg. 1-18/19 Godkjennelse av innkalling Godkjent uten kommentarer. 2-18/19 Godkjenning av protokoll DM 2018 Godkjent uten kommentarer. 3-18/19 Status og justeringer av handlingsplaner Handlingsplaner ble gjennomgått og kommentert. 4-18/19 DG informerer om sine prioriteringer for fiskalåret Medlemsutvikling: For mange melder seg ut. Det må gjøres noe med medlemspleien. DG ønsker at alle klubber skal ta en undersøkelse om trivselen blant medlemmene. Dersom det avdekkes at noen ikke trives må det treffes tiltak. Det kan handle om innhold på møtene, starte nye aktiviteter eller noe annet. Klubben må være villig til å forandre seg når det tas opp nye medlemmer. Bruke gjerne MiniTrivda til å foreta trivselsundersøkelsen? MiniTrivda sendes til alle klubber, GMT skriver en medfølgende tekst til klubbene. I debatten etterpå framkom det flere gode forslag til tiltak: Alle klubber bør ha minst to mentorer, som støtter fadderne i klubben. Medlemmer kan for lite om Lions. Viktig med opplæring i klubbene. Vi må bli flinkere til å få medlemmer med på fagopplæring. Mer aktivitetsbasert virksomhet. Kan kontakte medlemmer og be om innspill. Medlemsregisteret vil bli i Styreweb. Etablere klubb i Trysil Det har vært en klubb der som ble lagt ned. Nå er det på tide å etablere en filialklubb eller en selvstendig klubb der igjen. DG har vært i kontakt med et tidligere Lionsmedlem som er trysling og har flyttet tilbake til Trysil. Han har en bred erfaring fra foreningsvirksomhet på høyt nivå. DG følger opp kontakten for å få han med på laget for en reetablering i Trysil. For å etablere en selvstendig klubb, må det være 20 medlemmer, for å etablere en filialklubb under en eksisterende klubb trengs det 5 medlemmer. Det kan starte som en filialklubb og senere bli en selvstendig klubb. LC Engerdal-Rendal, har medlemmer som har kjennskap til tidligere LC Trysil, og disse kan bidra. LC Elverum kan også være aktuell som samarbeidspartner. Saken settes inn i DG sin handlingsplan. LC Ottestad, er i ferd med å bli nedlagt. Det er viktig å påvirke til at de som er igjen melder transfer til andre klubber. DG og GMT ser på saken. Vi blir en del av et nytt distrikt fra 1. juli Året vil bli noe preget av forberedelser til dette. Alle syv distrikter blir lagt ned og det vil bli etablert fem nye, disse blir konstituert på kommende riksmøte. Vi blir en del av fremtidig distrikt B. Ref. Rådsmøte1 15. september 2018 Side 2 av 6

3 5-18/19 Årshjul DS vil sette inn viktige datoer i fiskalåret og ønsker at sonene melder inn sine møtedatoer. Disse legges inn, slik at DG og fagsjefer kan henvende seg til SL dersom de har noe de vil meddele til møtet, eller eventuelt be om å få komme til møter. 6-18/19 Fagsjefene og fagkontaktenes inforunde. Maks 5 min. per person GLT Ole Bjørn Hasli Bruke opplæringsplanen aktivt. GLT (lederutvikling og opplæring), GST (serviseaktiviteter) og GMT (medlemspleie), utgjør GAT (Global Action Team). Disse tar alle Lions ressurser i bruk til beste for klubbene. Alle medlemmer har nå fått tilbud om RLLI-kurs. Det blir avholdt kurs med 25 deltagere hver gang. Lederkurs 2 er over en helg og lederkurs 3 har to samlinger. For sone- og ass. soneledere er dette kurset obligatorisk. Fagseminaret i mai; det er viktig at alle klubber sender styremedlemmer og fagledere til denne samlingen. Dette er en arena for læring og utveksling av erfaringer. Selv om man har vært på dette tidligere, vil man finne det nyttig å delta i distriktets fellesskap. Det er et mål at alle klubber i distriktet deltar på denne samlingen. GMT Anne Kathrine Fossum Ser at det er klubber med dropp i medlemstall, ønsker å kontakte disse. IRC Ole Romslo Traasdahl Er også medlem av LAN-styret (Lions Aid Norway). Vårt pågående distriktsprosjektet i Malawi går sin gang med skolebygging. Følger opp med Grønn-Hagen Bjørke Malawi Foundation. Nordiske land skal finansiere ei skole i Libanon. Øyehelseprosjektet i Zambia er avsluttet. LAN vil satse i Uganda der det allerede er knyttet gode kontakter. Det vil bli bygget videre på tidligere prosjekter. Nytt hovedprosjekt vil bli bestemt av klubbene. PRC Jarle Lavik Erfaringen er at det er lettere for klubbene å få inn stoff til pressen enn for distriktet. Vil motivere til at alle klubber får sin egen klubbavis. Ta kontakt dersom det ønskes hjelp med hjemmesiden. YCEC Jonny Haugseth DG bør øke sin ambisjon for antall utvekslingsungdommer fra 10 til reiste nå i sommer, to måtte trekke seg. Har ambisjon om 15 til sommeren. Ber om å bli invitert til sonene for å snakke om ungdomsutvekslingen. Jobber med å få inn reisebrev fra ungdommene, dette har vært en utfordring. Er i gang med å planlegge neste års leir. Distriktsmøtet har vedtatt å arrangere internasjonal leir her i Erfaringen tilsier at ungdommene bør være nærme hverandre i alder, aldersforskjeller kan være en liten sosial utfordring. ITC Åge Walther Larsen Det vil bli endringer i våre digitale systemer. Nåværende medlemsarkiv og hjemmeside vil bli faset ut. Vet mere om dette senere. GST Inger Margrethe Kristiansen Ny rolle, den er litt i støpeskjea enda. Bidra til å bygge merkevaren Lions. Presiserer at dokumentasjon av aktiviteter er viktig, for å vise hva vi bidrar med i samfunnet. Klubbene kan søke om «Grants», som er økonomisk støtte fra ulike fond. Lære medlemmer til å bli trygge på våre verktøy. Ref. Rådsmøte1 15. september 2018 Side 3 av 6

4 NAC Tore Stenseth «Mitt Valg» er gjennomført i 3 barnehager og 9 skoler. Må jobbe mer mot sonene for å få i gang klubbene. Tilby «Mitt Valg» til idrettslag. Jobber mot bedrifter for å finne sponsorer. Det skal avholdes en strategisamling i oktober. Klubbene må bli flinkere med tilbakemeldinger. Flere klubber bør få skoler med i Fredsplakatkonkurransen. Oppfatter det som at «Mitt Valg» profilerer seg vekk fra Lions, dette er sterkt uønsket. Det er avgjørende at vi har en eierskapsfølelse til «Mitt Valg». DK Øistein Tveit Ønsker tilsendt kopi av alle krav rettet mot Oak Brook, behøver en bedre oversikt. Ferdig med regnskapet for i fjor, revideres i oktober. Reiseregninger sendes signert til DG så raskt som mulig. Ved klubb besøk, må det skrives «klubb besøk» på reiseregninga. DS Gudbjørn Viken Vi er best tjent med at rådet internt og i formidling mellom distrikt, soner og klubber, har fokus på god og raskest mulig kommunikasjon. Medlemmer på rådsnivå bør helst sjekke epost hver dag. Ber om at alle bidrar til at vi har et mest mulig oppdatert medlemsregister. Opplever stadig at medlemmer og funksjoner ikke nås på grunn av manglende eller feil opplysninger i medlemsregisteret. Det brukes alt for mye tid på å purre for å få klubbene til å oppdatere registeret. Sonelederne bes om å minne klubbene om dette på hvert sonemøte. Bruk tilsendt standardisert skjema for handlingsplan. Statusfeltet i planen skal fylles ut og sendes til DS før hvert rådsmøte, innen 1. mars sammen med neste års handlingsplan og som sluttrapport for tiden mellom distriktsmøtet og fiskalårets slutt 30. juni. Rapportene og ny handlingsplan skal sendes både til DG og DS. Fagledere, husk; Det er flere klubber som ikke har lagt inn fagledere i medlemsregisteret, så send gjerne henvendelser til klubbene til President og Sekretær også. Stadig flere klubber tar «Styreweb» i bruk og dette anbefales, både som en lettfattelig og bra regnskapsløsning og god arkivløsning for digitale arkiv. Man kan abonnere på forskjellige moduler etter behov. Med en slik løsning kan man med en hvilken som helst mobiltelefon, nettbrett eller datamaskin logge seg inn og få regnskap og arkiv tilgjengelig. Lions Norge har inngått kontrakt med Styreweb, slik at vi får fordelaktige priser på abonnement. Styreweb vil bli brukt som plattform for Lions medlemsarkiv. SL1 Ønsker å løfte diabetes og Mitt Valg». Jobbe mer med fredsplakatkonkurransen. Satse på medlemsverving. Ønsker felles prosjekter i klubbene. SL2 Må jobbe med medlemsverving. Ta vare på de medlemmene vi har. Usikkert med LC Ottestad og medlemmene der. Er i dag 6 medlemmer. Må få ut hva vi driver med. SL3 Er i gang med å invitere idrettsledere til «Mitt Valg». Fortsetter med å tilby «Mitt Valg» til skolene. Ref. Rådsmøte1 15. september 2018 Side 4 av 6

5 SL6 Støtter omreisende helsebuss i Uganda. LC Østre Toten, skal ha opplegg på Strandenga for Sollia-kollektivet. SL7 «Mitt Valg» i alle skoler i Årnes. Engasjere til deltagelse i prosjekter. Kan følge til verving av nye medlemmer. Hjelpesendinger til Litauen, 5 års avtale til Har hatt møte med den norske ambassadøren til Litauen. Alle klubber unntatt to benytter nå Styreweb. Dette er et veldig godt verktøy. Vil oppfordre til deltagelse i fagopplæringen til våren. SL8 (Ass. Soneleder) Har egen soneavis, «sone8posten». Ønsker mer info om våre digitale verktøy. 7-18/19 Økonomi v/ DK Vil sette opp en oversikt til klubbene over innbetalinger. Minner om frist den 1. november, for klubber med dårlig økonomi som ønsker å reservere seg mot betaling til Strandenga-leiren til sommeren. 8-18/19 Fordeling av økonomisk støtte til sonene Det ble bevilget kr ,-. Dette samsvarer med budsjett vedtatt på Distriktsmøtet. Beløpet fordeles med et grunnbeløp på kr til hver sone. Resten fordeles etter antall medlemmer i sonene. 9-18/19 Distriktsjustering fra 1. juli 2019 Den 1. juli 2019, oppløses alle sju distrikter og fem nye blir etablert. Vårt distrikt vil bestå av Hedmark, Oppland og Møre og Romsdal. Dagens sone 7 i C3 har søkt og fått innvilget å bli med oss, det samme har sone 1 i Sogn og Fjordane. Det nye distriktet vil få navnet «B» og vil bestå av 80 klubber med ca medlemmer. Blir soneinndelingen slik den er i dag vil vi få 13 soner. Sonenummer kan bli endret. DG Ole Tamlag og VDG1 Anne Kathrine Fossum, er i gang med å planlegge omorganiseringen. VDG1 har laget en prosjektplan sammen med VDG1 i B2.. De har blitt enige om at VDG1 i B2 blir første DG i det nye distriktet B. Det vil bli avholdt et konstituerende distriktsmøte i forbindelse med kommende Riksmøte, der distriktene blir oppløst og nye etableres. DG vil oppløse vår sittende valgkomite og utnevne to personer fra C3 til en felles valgkomite for det nye distriktet. DG i dagens B2 vil også utnevne to personer til den felles valgkomiteen. Vår VDG 1 Anne Kathrine Fossum presiserer at det er viktig at alle i det nye distriktet skal føle at det ikke er noen som kommer til hverandre, det er et helt nytt distrikt der vi alle er likeverdige. Det nye distriktsrådet skal være representert fra hele det nye distriktets geografiske område. Anne Kathrine vil bli VDG1 i ett år til før hus blir DG, det blir samme forhold for Jonny Haugseth, som blir VDG2 i ett år til før han bli VDG /19 To separate møter. Soneledere, og styret med fagledere. Tilbakemelding Soneledernes møte 10.1 Valg av representant til distriktsstyret. Valgt: Gunnar Johnsen, LC Kongsvinger Koordinering/ tidsplan for sonemøtene Ideutveksling om hvordan vi skal få benyttet fondet for Mitt Valg? Styret og fagsjefenes planleggingsmøte 10.4 Planlegging og fordeling av arbeid i DGs team. Koordinere besøk fra DG, VDG1 og VDG2. Ref. Rådsmøte1 15. september 2018 Side 5 av 6

6 10.5 DGs månedsbrev. Fordeling av side 2 for fagsjefene. Fagsjefer skriver side 2 i månedsbrevet fra DG, etter nedenfor stående plan. Oktober: GST November: IRC Desember: PRC og YCEC Januar: GMT / GLT Februar: NAC Mars: ITC Leveres til sekretær Gudbjørn Viken «gud-vik@online.no» innen den 18. måneden før. Har flere behov for å få med info i månedsbrevene så send det til DS Hvordan framskaffe oversikt over klubbenes bevilgninger og arbeidstimer ? Oppgaven delegeres til GST. Får tilsendt skjemaet som ble brukt i fjor av DG. Frist for rapportering er 15. oktober /19 Hvordan skal vi få benyttet fondet for Mitt Valg? Muligheten må gjøres mer kjent for klubbene Alle i rådet inkludert soneledere må informere. Ambassadørene som fikk kursing i januar 2017 må bli benyttet. Vi må be stiftelsen Det er Mitt Valg sørge for at de bruker ambassadørene /19 Hvordan forbedre innholdet på hjemmesiden og på vår Facebook side? Innhold kan skrives av alle i rådet og sendes til PRC og/eller ITC. Jan Olav Hagen administrerer en facebook side for distriktet og gjør en stor innsats med dette. Har om lag 300 følgere. Den bør være tilgjengelig for alle (åpen). Vi får etter hvert et nytt hjemmesidesystem, så det er litt vent og se /19 Infosaker fra Guvernørrådsmøte 24. august 2018 Styreweb blir vårt medlemsregister. Det vil komme en ny webside. Nytt hovedprosjekt for LAN bestemmes på Riksmøtet LAN skal ha et nytt hovedprosjekt. Det er satt ned ei gruppe som følger opp veien til et nytt prosjekt. Samarbeidet med NORAD er avsluttet, de har nå bare noen få utvalgte samarbeidspartnere. Det kan søkes om «Grants» innenfor de fem hovedmålene til Lions. (Sult, Miljø, Barnekreft, Diabetes og syn). Vil at ideer skal komme fra «Grasrota», da det er viktig at alle får et eierskap til prosjekter vi har. LAN vil ha 2-3 alternativer til hovedprosjekt. IRC og alle IRK må være aktive for å finne gode formål. LAN, har nylig hatt møte om saken. De har en infrastruktur i Uganda som det går an å spille på. For eksempel for en landsby. Dersom dette blir valgt, vil det være enklere for soner og klubber å ha egne prosjekter i Uganda. SL vik henvende seg til SL ene om at de bidrar til å få inn forslag. IRC viser en kort filmsnutt som viser hvilken betydning det har å få tilgang på rent vann. Prosedyre for varsling i Lions Norge. Det foreligger en ny varslingsprosedyre. LRF 2020 Vår LRF koordinator fra 2015 Kjell Børresen, har sendt inn en evaluering fra siste aksjon til hovedkomiteen for kommende LRF. DG har foreslått Børresen som medlem av hovedkomiteen, og han er opptatt som medlem der. Eventuelt 1. Campaign 100: LCIF Empowering Service. Dette er en kampanje som har et innsamlingsmål på 300 millioner dollar innen tre år. Alle distrikter skal ha en innsamlingskoordinator, Arve Lund, LC Rena har tatt på seg denne oppgaven. Han vil da fra 1. juli 2019 samarbeide med koordinatoren fra B2. 2. Det bør vurderes om soneledere skal få tilgang til MyLci. Dette styres fra hovedkontoret i USA. Møtet avsluttet kl Ref. Rådsmøte1 15. september 2018 Side 6 av 6