REFERAT FRA DISTRIKTSSTYREMØTET I DISTRIKT 104 A 1

Transkript

1 The International Association of Lions Clubs District 104 A1, Norway Distriktsguvernør Rolf Helge Stave LC Andenes REFERAT FRA DISTRIKTSSTYREMØTET I DISTRIKT 104 A 1 Distriktsstyremøtet ble holdt i Tromsø fredag 29. januar 2016 Møtested: Quality Hotell Saga Tidspunkt; Kl Kl Følgende møtte: DG Rolf Helge Stave, VDG 1 Evy Einarsen, VDG 2 Kjell Solstad, IPDG Halvdan Rokstad, Soneleder Kirsti O. Pedersen, DK Georg Joramo, DS Arild Dahle. Andre: GLT og leder av arrangementskomiteen for distriktsmøtet i Harstad i april 2016, Torgeir Pettersen. Møteleder: DG Rolf Helge Stave Sekretær: DS Arild Jens Dahle 1. ÅPNING: DG Rolf Helge Stave ønsket alle frammøtte velkommen til dette andre møtet i Distriktsstyret for Distrikt 104 A 1 for Lionsåret 2015/2016. Innkalling med program/saksliste var sendt ut til styremedlemmene pr. mail den 4. januar 2016 og ny ajourført saksliste pr ble delt ut i møtet. Spesielt ønsket han Torgeir Pettersen velkommen til dette møtet i Distriktsstyret hvor han skal gi en orientering om opplegget og framdriften i forbindelse med Distriktsmøtet i april 2016 i Harstad. a) DG ga så styret en kort orientering om møtet som hadde funnet sted tidligere på dagen i forbindelse med det arbeid som var gjort for å få dannet en filialklubb (studentklubb) her i Tromsø. Her har vår GMT Evy Einarsen stått på, og sammen med LC Tromsø fått tak i noen studenter som var villig til å bli med. På møtet tidligere i dag som ble ledet av Evy Motto: LIONS hjelper med stolthet, samhold og glede Rolf Helge Stave, DG 104 A1. e-post: rolfhsta@online.no mob. tlf Hjemmeside:

2 Einarsen deltok Ole K. Lian fra LC Tromsø. Fra studentene møtte biologistudent Elisabeth Pettersen. I tillegg var også DG Rolf Helge Stave, DK Georg Joramo og DS Arild Dahle invitert for å være med på møtet. Det var et konstruktivt og godt møte der konklusjonen ble at det opprettes en studentklubb som filial under LC Tromsø. Charterdato med opptak blir fredag 19. februar 2016 fra kl LC Tromsø har ansvaret for å legge til rette for dette og skaffe tilo veie nødvendig materiell ( velkomstpakker etc.) DG og VDG 1/GMT vil være til stede denne dagen under seremonien. Ellers var det enighet om at studentene meldte seg inn i LC Tromsø og ble involvert i klubbens aktiviteter. Tulipanaksjonen i april vil være en fin aktivitet å bli med på for å profilere seg. b) DG orienterte styret om ungdomsleiren 2015 som klubbene i sone 4 hadde hatt ansvaret for. I Rådsmøtet i morgen vil han vise en del bilder fra leiroppholdet de 19 ungdommene fra 12 forskjellige land hadde vært med på. Rapport fra leiroppholdet er laget. Den er sendt Lions Norge. Budsjettet som var satt opp ble holdt. Regnskapet revidert og revisor har gitt anerkjennende ros for regnskapsføringen som er gjort. DG vil gi en mer utfyllende orientering i Rådsmøtet. 2. Sakslisten til Rådsmøtet. DG Rolf Helge Stave orienterte styret nærmere om sakslisten til Rådsmøtet i morgen. Siden sakslisten var sendt ut var der kommet inn en del nye saker. Ny og ajourført saksliste for Distriktsrådet vil bli lagt fram i morgen, det gjelder blant annet: - Lov og arbeidsordning - Forslag til ny ordning for valg av Guvernørrådsleder - Forslag til bruk av restmidler fra Kongemedaljefondet - Lotteri Barents Conference DG vil komme nærmere inn på disse sakene i Distriktsrådets møte i morgen. 3. Foreløpig Budsjett DK Georg Joramo la fram og orienterte nærmere om det foreløpige/utkast til budsjett for Budsjettet balanserer med en utgifts- og inntektsside på til sammen kr ,- Framlagte budsjettutkast bygger på et medlemstall på 800. Kontingent til Distriktet er ført 2

3 opp etter samme sats som tidligere, nemlig kr. 200,- pr. medlem. Aktivitetskontoen er ført opp med kr. 10,- pr. medlem og tilskudd til klubb som avvikler Distriktsmøte er kr. 30,- pr. medlem. Samtlige satser er i tråd med Distriktsmøtevedtak. Det er i budsjettet lagt opp til avvikling av 3 Distriktsrådsmøter. Kostnadene her er stipulert til kr ,- til sammen og som forventes dekket av MD 104. Beløpet på denne posten kan muligens være noe lav. DK vil gå nærmere gjennom det foreløpige budsjett for Distriktet under Rådsmøtet 30. januar Regnskap og årsrapport a) Regnskap. DK Georg Joramo la fram revidert regnskap for Regnskapet viser en total omsetning på kr ,28 og som har gitt et overskudd på kr ,456. Overskuddet blir å tilføre fondskontoen som da vil være på kr ,40,-. Aktivitetskontoen er pr på i alt kr ,84. DK Georg Joramo vil gå nøye gjennom regnskapet under Rådsmøtet 30. januar b) Årsrapport IODDG Halvdan Rokstad la orienterte nærmere om årsrapporten som han ville legge fram og gå nærmere inn på i Rådsmøtet 30. januar Etter framleggelsen av regnskapet og årsrapporten ble det gjort slikt Styret tar det avgitte regnskap som er revidert, og årsrapporten for til orientering. 5. Ungdomsleir 2015 Orientering. DG Rolf Helge Stave ga oppsummering av ungdomsleiren 2015 som klubbene i sone 4 hadde hatt ansvaret for. Leiren ble holdt på 4 forskjellige steder, nemlig Harstad, Grøtavær, Andenes og Stokmarknes, men var innom andre steder som Lødingen og Lofoten. 3

4 DG vil i Rådsmøtet vise en del bilder fra de forskjellige steder og aktiviteter ungdommene fikk oppleve under sitt opphold. Regnskapet for leiren er godkjent, og revisor har gitt anerkjennende ros for den regnskapsføring som er gjort. Rapporten fra leiren er nå sendt Lions Norge. Den vil bli lagt ut også på Distriktets hjemmeside. Etter orienteringen fra DG ble det gjort slikt Styret tar oppsummeringen fra DG til orientering. 6. Rapporter fra fagsjefer/soneledere status. DG opplyste at samtlige fagsjefer og soneledere hadde levert sine halvårsrapporter. De vil legge disse fram i Rådsmøtet og der gi nærmere redegjørelser. 7. Handlingsplan for Distrikt 104 A 1 VDG 1 Evy Einarsen redegjorde nærmere om utkastet til handlingsplan for Foreløpig hadde hun ikke valgt noe motto, men dette ville hun komme tilbake til på et senere tidspunkt. Et av målene er imidlertid å klare å holde medlemstallet i klubbene samt få inn flere kvinner. Ellers ønsker hun å fokusere på dette å kunne være medmenneske i klubbene samt å kunne gjøre hverandre gode. Arbeidet med handlingsplanen vil hun jobbe videre med framover. Den skal etter de nye reglene først godkjennes i Oak Broak, så vil den bli lagt fram og presentert for Distriktsmøtet. 4

5 8. Forslag til bruk av midler fra Kongemedaljefondet Evy Einarsen la fram og redegjorde nærmere for sitt forslag om å bruke midler fra Kongemedaljefondet til Suppekjøkken Murmansk i samarbeid med Røde Kors, Finnmark. Etter nærmere drøfting i styret ble det gjort slikt Forslaget tas opp til behandling i Distriktsrådet 30. januar Enstemmig vedtatt 9. Arbeid i valgkomiteen. Evy Einarsen orienterte nærmere om arbeidet i valgnemnda. Det er en rekke nye verv som skal besettes, og klubbene har fått en forlenget frist med å komme med forslag på kandidater til de forskjellige verv. Den nye fristen er satt til 1. mars Hun vil orientere nærmere i Distriktsrådsmøtet 30. januar 2016 om de forskjellige verv som skal besettes. Etter nærmere drøfting ble det gjort slikt Styret tar orienteringen fra valgnemndas leder til orientering. 10. Arbeids og ansvarsbeskrivelse for leder av ITC ITC Roald Nilssen presenterte den nye arbeids - og ansvarsbeskrivelsen for Distriktets ITC som var utarbeidet Etter nærmere drøfting i styret ble det gjort slikt 5

6 Saken legges fra for Distriktsrådet til eventuell godkjennelse/anbefaling. 11. Forslag til ny ordning for valg av Guvernørrådsleder VDG 2 Kjell Solstad redegjorde nærmere for saken, og viste til den prosess som VDG 2 ene hadde på gang i denne saken, og ba om at saken ble drøftet/diskutert i Distriktsrådet 30. januar Etter diskusjon i styret ble det gjort slikt Saken blir å ta opp til drøfting i Distriktsrådet. 12. Distriktsmøte i Harstad i april 2016 Orientering Leder av arrangementskomiteen, Torgeir Pettersen, LC Lødingen, orienterte nærmere om opplegget i forbindelse med Distriktsmøtet april 2016 i Harstad. Både selve Distriktsmøtet og velkomsttreffet vil foregå i hotellets store sal Nordic Hall. Alle avtaler med hotellet Scandic Hotell er nå klare. Det samme med opplegget for ledsagertur. Så langt en har oversikt blir dette et av de rimeligste Distriktsmøter en har hatt på lenge. Han ville på komiteens vegne få ønske alle, både deltakere, ledsagere og eventuelle gjester, hjertelig velkommen til Harstad i april. 13. Foreløpig regnskap DK Georg Joramo la fram og gikk gjennom det foreløpige regnskap for Den største utgiftsposten er utgifter til Distriktsmøtene. Det første rådsmøtet kom på kr ,75. Dette andre forventes å bli noe dyrere. Fra ledelsens side forsøker en å kjøre en stram linje for å holde budsjettet. Så langt har en oversikt og kontroll på økonomien. 6

7 Etter drøfting i styret ble det gjort slikt Styret tar orienteringen fra DK om det foreløpige regnskap for til orientering. 14. Lotteri Barents Conference. DG viste til innkommet brev fra Tor A. Tobiassen, LC Evenes vedrørende forslag til Norkalott lotteri. DG opplyste at forslagsstiller vil orientere/redegjøre nærmere for forslaget i Rådsmøtet 30. januar Det er derfor satt opp på sakslisten til dette møtet og vil bli behandlet der. 15. Avslutning DG Rolf Helge Stave takket for et godt møte, og så fram til et konstruktivt og godt Rådsmøte i morgen 30. januar Møtet slutt kl Arild Dahle Distriktssekretær 7