MØTEREFERAT MINUTES OF MEETING

Transkript

1 DISTRIKTSRÅDSMØTE D104 B2 DATO/DATE: Lørdag , kl. 15:15-18:00, søndag , kl. 09:30-12:30 STED/VENUE: Skifer Hotel, Oppdal SIGN/WRITTEN BY: Øistein N. Juul M.NR./M.NO: /2017 PROSJ.NR./PROJ.NO: Deltagere/Participants: IPDG/GMT Ragnvald Johnsen, DG PO Bjerkesmoen, VDG1 Arild Witzø, VDG2 Inger Petrine Valseth, DK Stein Ole Eide, DS Øistein N. Juul, NAC Astrid R. Nyhaug, IRC Odd Kåre Amundsgård, PRC Olga Taraldset,, ITC/SL11 Alf E. Olsen, GLT/SLT10 Jarle Kirkeberg, SL1 Rolf Per Spjelkavik, SL2 Oddgeir Feten, SL4 Stein Magne Aarseth, SL5 Oddbjørn Lianes, ViseSL6 Jan Paulsen, SL7 Per Ragnar Bjørkedal, PastSL8 Asbjørn Liberg, SL12 Bjørn Viggo Berg, PDG Kjell J. Gylland (100 års koordinator) Ingrid Eriksen og Kristin Salvesen- Studentklubben Trondheim Forfall/Absent: SL9 Jørgen E. Breivik, SL3 Marit Hovland Munthe, SL6 Marianne R. Aambakk, SL8 Torstein Løvseth, YEC Svanhild Valvik EMNE / TOPIC TILTAK/ACTION AV/BY DATO / DATE 1 Åpning av DG P.O. Bjerkesmoen P.O. ønsket velkommen. DG Informerte at sonelederne som var tilstede må i løpet av helgen, velge leder for sonelederne, som skal være medlem av styret. SL4 Stein Magne Aarseth ble underveis i møtet valgt som leder for sonelederne P.O. ba DK Stein Ole å informere vedr. momsrefusjon. DK informerte om at det er 37 av 77 klubber som ikke er registrert for moms refusjon. DK informerte videre om framgangsmåten, og at oppskriften er sendt ut i fjor. Her er det penger å få som refusjon 2 Lions etiske norm v/ VDG1 Arild Witzø Arild leste Lions etiske norm. 3 Presentasjon av oss selv Hver enkelt presenterte seg selv i plenum Page 1 of 10

2 4 Fagsjefer IRC, NAC og 100års-koordinator IRC Odd Kåre Amundsgård Forrige helg var alle IRC er samlet på Gardermoen for briefing. Lions trenger en klubb for å ta seg av mint-salget. Denne jobben er ledig, og det er penger å tjene her. Øyehelse prosjektene i Afrika, avsluttes i Malawi og Zambia, henholdsvis i slutten av 2016 og NORAD sier nei til å fortsette å støtte oss med øyehelse. De går nå mot entreprenørskap, skape arbeid for ungdom, redusere fattigdom osv. Og at prosjekter er bærekraftige etter noen år. Samarbeidet med NORAD vil bli spennende å se videre. Endring her synes å gå mer over mot entreprenørskap. IRC Odd Kåre viste en ppt-presentasjon omkring IR- Organisering og Rapportering i plenum LCIF Målsetning i Norge er at hver klubb bør dele ut en Melvin Jones Fellowship (MJF), og dermed viser raushet, stolthet og gi ros. Noe som vi vanligvis er altfor lite flinke til å gi uttrykk for. (For hver MJF som gis støtter man direkte det humanitære hjelpearbeidet i LCIF med 1000 dollar.) Lions klubber i Litauen deler ut hjelpen de mottar fra klubbene i vårt distrikt. CapaCare prosjektet i Sierra Leone gir opplæring i enkle kirurgiske inngrep og er ett viktig prosjekt fortsatt. IR katalogen for å vise hva som foregår i klubbene er under utarbeidelse. Oversikt over IR prosjekt blir lagt ut å Lion web sider ganske snart. I forbindelse med flyktningekatastrofen i Syria er prosjektet De glemte barna og Safe-senter er det som vi vil se nærmere på og engasjere oss mot. Page 2 of 10

3 AIM (Aid In Meeting) er et nasjonalt prosjekt under Lions Norge og i samarbeid med de to studentklubbene i henholdsvis Trondheim og Bergen. Hvert år siden 2007 har en delegasjon av studenter reist til Uganda for å starte og følge opp småskala bistandsprosjekt. Formålet har vært å spre informasjon og interesse for Lions internasjonale humanitære arbeid, samt utdanne unge ledere. NAC Astrid R. Nyhaug Astrid gikk igjennom og kommenterte ut i fra sin pptpresentasjon Handlingsplan NAC-104B2 2016/2017 i plenum Tulipaner Øke tulipan-salget. Selge min tulipaner ( Er økt med 500 ) Landsomfattende aksjon siste lørdag i april. La det bli en ukes aksjon med forhåndssalg til bedrifter. Salg på stand lørdag. (Noen klubber i Mars. Lokalt) Sende brev til sone-lederne og klubbene. Bestilling av tulipaner. Lokal markedsføring Tulipanfondet. Gjøre klubbene kjent med bruken av TP til tiltak for barn og unge. (Tulipanfondet skal ha kr. 2,50 pr. tulipan. Klubber kan søke på dette fondet) Jarle Kirkeberg nevnte også at å selge tulipanvaser kan øke inntektene i Tulipanaksjonen. Kjell Gylland mente at i 100-års jubileumsåret burde en kunne selge flere tulipaner. Mitt Valg (MV) Forsøke å nå alle skoler og barnehager med dette viktige redskapet Kontakte skoler og skoleledelsen i kommunene. Aktivere pilotene inn mot skoler og barne-hager Skriv til alle klubbene. Asbjørn Liberg LC Oppdal informerte at de har kurset 11 barnehager, og fått implementert DMV i skoleplanen, kommer inn på trinn 5 og 7. Han var veldig imponert over infrastrukturen i DMV organisasjonen. Page 3 of 10

4 Fredsplakaten «En feiring av freden» Skrive til klubbene med info om konkurransen Etablere avtaler med interesserte skoler. Fast avtale NAK og pilotene inn i skolene med brosjyrer og konkurranse-regler Kjell J. Gylland års koordinator PDG Kjell informert og viste fra Lions-web side omkring 100års jubileet. Kjell informerte at ITC Alf har lagt inn info på distriktets hjemmeside. Videre er det lagt opp et tett samarbeide med sonelederne. Kjell kjørte en ppt-presentasjon omkring 100-års jubileet. DG P.O. mente at hvis det er noen klubber som planlegger noe arrangement så kontakt Kjell for å koordinere. Videre ble det informert om en møteaktivitet på soner (se distriktets hjemmeside) Hundreårsjubileums budskap : Der det er behov er det Lions -Ta vare på vår historie -Ta vare på vår betydning i dag -Planlegge en fremtid Hundreårsjubileet skal: -Distriktet skal feire seg selv på Distriktsmøtene i 2017 og Riksmøtet 2017 Distrikts koordinatorens oppgaver: -Øke kunnskapen om vårt hundreårsjubileum i distriktet -Samarbeide med DG-teamet og distriktets GMT/GLT for å støtte klubber og soner. -Motivere klubbene til å delta i hundreårsjubileets hjelpetiltak og oppgaver. -Motivere klubbene til å opprette kontakt med lokalpresse i sitt område. Page 4 of 10

5 Hundreårsjubileets utfordringer og arenaer-kategori Barn og Unge: -Diverse arrangement: Sport-Rekreasjon-Danseaftener for funksjonshemmede -Lese hjelp til barn på skoler -Innsamling av leker til barn -Ungdomsutveksling -Lions Lego League -Mitt valg -Fredsplakatkonkurransen -Støtte til barn og unge som er foreldreløse -Fadderskap for Leoklubber Hundreårsjubileets utfordringer og arenaer-kategori Syn: -Innsamling av briller -Bygging av øyenklinikker -Hjelp de som trenger det til å komme seg til øyenklinikk/helsesenter -Informasjon om hva som er årsaken til at de blir blinde Samarbeid med Ung Norge -Det planlegges en seiltur langs hele kysten fra Oslo til Kirkenes -Klubber som ligger ved anløpsstedene vil bli kontaktet 5 Trondheim Student v/ingrid Eriksen og Kristin Salvesen presenterer prosjekt i Kenya De to studentene Ingrid og Kristin foretok sammen en presentasjon av dette prosjektet, med følgende hovedpunkt og informasjon: Hvorfor dette samarbeide med Mamma Levina? -Støtte Mama Levina sin innsats -Vise de uønskete barna at noen bryr seg om dem -Kulturutveksling for de som får reise fra studentklubben og dermed erfaring og motivasjon til videre arbeid -Skaper grunnlag for videre internasjonalt engasjement for LC Trondheim Student. Hva frivillig arbeid i Iluta/Tanzania har betydd for Ingrid -Bedre forståelse av verden -36 nye søstre og veldig mange gode venner -Forståelse for at jeg kan hjelpe dem med noe, samtidig som de gir meg så utrolig mye mer tilbake. -Motivasjon til å fortsette med frivillig arbeid og skolegang. Page 5 of 10

6 Plan for oppholdet i Kenya -Omtrent 15 dager i Kenya -10 hele dager hjemme hos Mama Levina -3 dager i Nairobi først for å bli vant til kulturen, maten og varmen -2 dager i Nairobi på slutten for å evaluereprosjektet og legge planer for hvordan vi vil jobbe videre. -Reisen vil finne sted i påskeferien 2017(i midten av april) Passer både Mama Levina og oss godt. Budsjett -Flyreise tur/retur Oslo Nairobi: 5000 kr pr person -Visum Kenya : 51 USD per person (tilsvarer omtrent 450 kr) -Transport fra Nairobi til Mama Levina: 1000 kr for en bil. -Opphold: 1200 kr per person for 15 dager (80 kr dagen) -Transport fra Mama Levina til Nairobi: 1000 kr for en bil. -Totalsummen for tre studentmedlemmer vil dermed bli kr. -LC Trondheim Student vil selv gi 7000 kr til prosjekter hos Mama Levina. -Skulle vi gå i overskudd vil alle pengene gå til Mama Levina sine utgifter med barna, og eventuelt overført til en oppfølgingsreise til Kenya senere. DK Stein Ole spurte litt om situasjonen omkring AIDS. Det ble fra studentene sagt at det i dag er mer medisiner tilgjengelig. Men fortsatt et problem til holdninger fra befolkningen i området. DG P.O. sa at dette er noe vi må være med å støtte i distriktet, og flere mente at denne prosjektbeskrivelsen er så interessant at den kan støttes av flere. Søndag 11. September kl.09:30-12:30 6 Fagsjefer GMT,GLT, PRC, YEC, ITC + spørsmål GMT-Ragnvald / GLT- Jarle Medlemspleie og medlemsrekrutering for ble gjennomgått av GMT Ragnvald i plenum ved oppstarten etter frokost. Følgende hovedpunkt ble tatt opp : Medlemspleie og medlemsrekrutering for D104B2 Hvordan? Page 6 of 10

7 -Vi må samarbeide -Finne fra til de som ikke deltar -Opplæring -Ta utfordringer -Tenke positivt Vi må spille på lag med dere Soneledere Dere må få informasjon om hva vi forventer av dere, og dere må settes i stand til å gjøre jobben. Finne fram til de klubbene som har behov for hjelp. -Det finnes klubber som ikke deltar på sonemøter eller distriktsmøter og som lett overser informasjon som sendes ut via e-post og lignende GMT/GLT jobber tett sammen -Opplæring er viktig. Vi må få lært våre tillitsvalgte og våre medlemmer hva vi står for. Problemer GMT møter i hverdagen -Manglende fornying (forgubbing) -Motstand mot kvinnelige medlemmer -Kjedelige medlemsmøter Klubber legges ned, for få nye etableres -Vi må også prøve å få etablert nye klubber. På nye steder trenger vi minst en ildsjel og en eller flere gode grunner for å etablere ny klubb. -Skal vi satse på LEO-klubber? Vi skal snu den negative trenden -Styrke sonelederteamene -Bidra til at klubbene har gode aktiviteter -Delta aktivt der det skjer noe. Vær synlig -Vær med der vi er ønske og få alle til å se det positive i Lions. Lions, Gode venner som hjelper andre -La oss vise at vi kan, og at vi vil Opplæringstips for soneledere ble gjennomgått av GLT (og soneleder i sone 10) Jarle Kirkeberg og ble som vanlig fremført meget aktivt, både med ppt-presentasjon, og direkte fra Lions web for opplæring av soneledere, utdrag fra dette under: RLLI, Soneleder kurs, oppgaver og ansvar. Hva har jeg sagt JA til? -Regional Lions Leadership Institute (RLLI) ref. Page 7 of 10

8 -Web side Opplæring mot hovedpunkt: -Kjenn Lions -Klubb -Sone Web side Sone : -Soneopplæring matrise -Soneleder kurs -Soneleder verktøykasse Web side Soneleder ansvar og valg: -Arenaer -President treff -Sonemøter -Klubbesøk -Soneaktiviteter -Web sider( GMT Ragnvald kom avslutningsvis inn på følgende : Aktiv medlemspleie og rekruttering -Det slutter flere medlemmer enn vi rekrutterer i Norge -Vi er nødt til å gjøre to ting på en gang : 1. Pleie eksisterende medlemmer unngå utmeldinger 2.Rekrutere nye medlemmer Ask1 og Get1 Tallenes tale i tabellform for D104 B2 ble til slutt gjennomgått i plenum og kommentert. Utdrag fra kommentarer i forbindelse med sesjonen med GMT- Ragnvald og GALT-Jarle : Det ble fort et tema omkring sonemøter i salen underveis. Ved sonemøter på Støren, fortalte PastSL8 Asbjørn Liberg at der betalte medlemmer for servering og delte på kjøreutgifter. Dette var her et felles sonemøte med sone 9, som er Trondheimsklubbene pluss Rissa. Gode erfaringer med dette opplegget. Men flere soneledere fra vest bl.a. SL1 Rolf Per Spjelkavik og SL7 Per Ragnar Bjørkedal følte at mange medlemmer syntes kostnadene begynner å bli store. Det ble en konklusjon at styret må ta dette ad notam og legge fram noen retningslinjer i forbindelse med arrangement av sonemøter. Page 8 of 10

9 Viktig å invitere flinke lokale foredragsholdere til sonemøter som gjør at medlemmer finner det interessant. P.O. nevnte at det for mange klubber i periferien at kan være vanskelig og utfordrende å finne foredragsholdere. Leadership kurs ble nevnt av Jarle, og han skrøt veldig av kurset, og flere soneledere bl.a. PSL8 Asbjørn Liberg og SL2 Oddgeir Feten. Meld dere på, dere som er nye soneledere, reise, kurs og opphold betales av MD. VSL2 Inger Petrine Valseth mente vi burde kjøre flere kurs i distriktet, vi har mange ressurser. Både Ragnvald og Jarle var enige i det, men Jarle var ikke sertifisert, men det jobbes mot Lions sentralt for løsninger. Håper å kunne få til et eget sonelederkurs i distriktet. IRC Odd Kåre Amundsgård nevnte at Lions etiske norm i utgangspunktet er for mange en viktig grunn for å bli medlem. VSL2 Inger Petrine Valseth mente også at Lions er for lite markert og synlige i media, barnebarnet kjenner kun Lions som sjokolademint. SL1 nevnte hvor viktig det var at medlemmene var synlige og brukte Lions vest ved arrangement ute i lokalmiljøet. Vi må få medlemmene i klubben til å kjenne Lions, og jobbe med å få gode sonemøter hvor Ragnvald og Jarle også vil være med å bidra og få litt tid for nyttig informasjon. Det ble avslutningsvis informert om at flere medlemmer melder seg inn pr. e-post. Men Ragnvald har hittil kun fått en tilbakemelding fra LC Namsos. PRC Olga Taraldset Hun informerte omkring Løveposten som kommer ut snart. Hun vil ha bilde av styret, fagsjefer og soneledere for å informere alle i distriktet. Olga fortalte også litt fra kurs på Gardermoen. Hun kan ikke gjøre alt alene, men må få input fra oss i distriktet, og sonelederne kan purre på klubbene om å gi stoff om aktiviteter til PRC Olga. YEC Svanhild var fraværende Page 9 of 10

10 ITC Alf E. Olsen Han har selv søkt på å finne hvilke oppgaver han har og har listet opp følgende: -Hjelpe til med medlemsregisteret -Må være oppdatert før 1. juli, etter den tid mister alle tilgang. -Hjelpe til med hjemmesiden for distriktet -Legge inn artikler, foto fra aktiviteter -Være en støttefunksjon for DG og resten av styret -Drive noe opplæring -MyLCI -Redigere litt på hjemmeside Gikk også igjennom hvordan sonelederne kan bruke Lions e-post opplegg i plenum. Visesoneleder har pr. dags dato ikke tilgang til dette enda. 7 Oppsummering, spørsmål og avslutning (kl, 12:00) Kjell Gylland kom også inn på viktig det er å være positiv til 100års kampanjen. VDG1 Arild ønsker å få tilbakemelding fra fagsjefene om hvem som går videre. Alt skal være avklart innen 1. februar DG P.O. takket for oppmøte og alle innlegg og diskusjoner som har vært under disse dagene på Oppdal, og ønsket alle vel hjem etter denne samlingen. 8 Lions Mål v/ VDG2 Inger Petrine Valseth(kl. 12:30) VDG2 Inger Petrine Valseth leste Lions Mål i plenum. Page 10 of 10