SAKSFRAMLEGG. Administrasjonsutvalget Saksbehandler: Siv Anita Lilleskog Arkiv: 403 Arkivsaksnr.: 18/1744. Utvalg:

Transkript

1 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Siv Anita Lilleskog Arkiv: 403 Arkivsaksnr.: 18/1744 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget PROSJEKT HELTIDSKULTUR - STATUS Rådmannens forslag til vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering.

2 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: Deltidskulturen i Karmøy kommune er sterk. Nye arbeidstakere sosialiseres i stor grad inn i den rådende organisasjonskulturen og vil på denne måten etter hvert ta opp i seg de verdier og oppfatninger som dominerer. Det å gå fra en deltidskultur til heltidskultur stiller store krav til både politikere, ledere, tillitsvalgte, verneombud og ansatte. Det er en omfattende endringsprosess som utfordrer både etablerte kulturer, systemer og arbeidsprosesser. En organisasjonskultur formes av verdier og oppfatninger som ledere, tillitsvalgte og ansatte opplever at vil realisere organisasjonens mål. Organisasjonskulturen påvirkes av organisasjonens møte med omgivelsene, og kan således stadig være gjenstand for forandring. Det å realisere heltidskultur handler om å skape «den gode sirkelen». Dette gjøres ved å iverksette en arbeidstidsordning som sikrer tilstrekkelig kompetanse alle sju dager i uken. Færre små stillinger styrker arbeidsmiljøet, og ansatte med rett kompetanse og god kjennskap til avdelingen gjør det lettere å jobbe faglig og effektivt. Figur 1 Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Hva definerer en heltidskultur: Jo flere som arbeider heltid, og jo tydeligere forventinger og normer som svarer til heltid, jo sterkere vil heltidskulturen være. En sterk heltidskultur vil nødvendigvis måtte ha en betydelig overvekt av heltidsansatte. Heltidskultur kan defineres som svak eller sterk og hvor den eksakte

3 grense går er vanskelig å definere. Forskere innen feltet antyder at når 85% eller flere arbeider heltid, vil det eksistere en sterk heltidskultur. En arbeidsplass der ca 50% arbeider heltid har en svak heltidskultur. (Kari Ingstad, 2016) Administrasjonsutvalget gjorde i desember 2016 følgende vedtak: Det bes om egen sak om arbeidet med økning av hele stillinger/reduksjon av deltidsstillinger, med følgende innspill: Status på arbeidet med økning av stillingsstørrelser. Forslag til målsetting for dette arbeidet framover. Forslag til arbeidsgiver politikk i Karmøy på dette området. Forslag til tiltak, på kort og lang sikt. Prosessplan, bl.a. hvordan involvere de tillitsvalgte og ansatte. Mulig justering av målsetting og tiltak. Detaljerte planer, med framdriftsplaner, milepæler og tidsrammer. Planer for de enkelte virksomheter. Krav til ledere. Rapporteringsintervaller. Det ble på bakgrunn av ovenstående vedtak etablert en prosjektgruppe i Karmøy kommune høsten Prosjektgruppe består av representanter fra oppvekst og kultur, helse- og omsorg og teknisk etat. I tillegg består prosjektgruppe av representanter fra arbeidstakersiden samt hovedverneombud. Prosjektplan for prosjektet ble godkjent av administrasjonsutvalget den I prosjektplanen ble det skissert følgende rapporteringsintervaller mot administrasjons-utvalget: Figur 2. Arbeid med deltidsproblematikken er et kompleks og krevende arbeid. Det må gjøres et omfattende grunnleggende arbeide av den årsak at heltid ikke på en enkel måte lar seg gjennomføre. De fleste ansatte som går deltid gjør det frivillig noe som gjør det særlig viktig å

4 skape en felles forståelse for hvorfor det er viktig med heltid. Det vil også kreve en endring kommunens rekrutteringspolitikk der heltid skal være hovedmålsetting. I «rapporteringshjulet» skal det informeres til administrasjonsutvalget om status angående etatenes handlingsplaner for arbeidet. Som vedlegg følger handlingsplaner med tiltak, fra oppvekst og kultur samt helse- og omsorgsetaten. Teknisk etat har nylig vært i en omstilling, og plan er av den grunn ikke utarbeidet, men er under utarbeiding. Denne vil bli lagt til informasjon ved neste administrasjonsutvalg. Kartlegging heltid/deltid Etatene gjennomfører egne kartlegginger ut mot ansatte i forhold til bakgrunn for deltidsarbeid. Barnehage har i disse dager ute en spørreundersøkelse mot ansatte i barnehage, med frist den Resultat fra denne vil bli orienter om ved neste administrasjonsutvalg. Når det gjelder helse- og omsorg er det i forbindelse med en masteroppgave ang. deltidsproblematikk, sendt ut en spørreundersøkelse til 825 ansatte. 160 ansatte har svart på undersøkelsen. Følgende kan gi en pekepinn på ansattes holdninger eller ønsker i forhold til heltid/deltid: Figur 3 Av de 160 som svarte var det 35 prosent av de ansatte som ønsker å beholde sin deltidsstilling som den er, der dette var den høyeste skår. 23 prosent ønsket høyere deltidsstilling og 16 prosent oppgir at de ønsker seg en heltidsstilling. Totalt er det 60 prosent som oppgir at de ønsker deltidsstilling. Resultatet viser at preferansene for deltid er sterk I samme undersøkelse svarte de ansatte på spørsmål om årsak til at de går deltid:

5 Figur 4 Det er sentralt å merke seg at andel ansatte som oppgir at de arbeider deltid grunnet at de ikke har fått tilbud om hel stilling er 37 prosent. Samtidig ser vi av figur 3 at det er 16 prosent som oppgir at de faktisk ønsker heltidsstilling. Som tilleggsinformasjon kan det nevnes at det også er tydelig i undersøkelsen at helgeproblematikken står sentralt og oppleves som en stor utfordring. Handlingsplaner: I etatenes arbeidsgrupper er det arbeidet frem handlingsplaner for arbeidet. Handlingsplanene vil være «levende» dokumenter, og vil være gjenstand for evaluering og revidering undervis i prosessen frem mot Rådmannens kommentarer: Rådmannens konklusjon:. Rådmannen i Karmøy, Ørjan Røed sign. Oversikt over vedlegg:

6 Heltidskultur kommunale barnehager Arbeidsgruppen for barnehagesektoren består av: Bente Faltinsen, barnehagesjef Karmøy kommune. Kristin Høines, rådgiver Oppvekst- og kultur etaten. Ruth Langåker, styrer Sevland barnehage. Asbjørn Sevland, tillitsvalgt Utdanningsforbundet. Cathrine T. Hansen, tillitsvalgt Fagforbundet. Prosjektets hovedmålsettinger: 1. Andel heltidsstillinger i Karmøy kommune skal være 50 % innen Ingen stillinger skal være lavere en 50 % innen 2023 (unntak: studentstillinger) 3. Brukere skal sikres gode og trygge tjenester 4. Ansatte skal oppleve arbeidsvelferd gjennom trygg, forutsigbar og inkluderende arbeidssituasjon. Barnehage sektoren sine målsettinger: Kortsiktig mål: Innføre rutiner for at ansatte i deltidsstillinger fortrinnsvis brukes som vikar ved sykdom og annet fravær (skaper større forutsigbarhet og trygghet). Trygge styrerne på bruk av styringsretten i behandling av søknader om frivillig stillingsreduksjon. Langsiktige mål: Øke andel 100 % stillinger til 50 % i barnehagesektoren innen 2023 (PAI tallene). Øke andel 100 % stillinger på småbarnsavdelinger og i lederstillinger med 15 % innen Skape en felles forståelse i barnehagesektoren for hvorfor det er viktig med heltidskultur og for de positive effektene heltidskultur har for både arbeidsgiver, arbeidstaker og brukere av barnehagene. Status på arbeidet med økning av stillingsstørrelser. Bestillinger fra administrasjonsutvalget Hva? Når? Hvem? Barnehagesektoren Utarbeidet mars har laget 2018 og fremdriftsplan som revideres Arbeidsgruppen for Oppvekst- og kultur v/barnehagesektoren.

7 revideres. kontinuerlig i prosjektperiode. Forslag til arbeidsgiver politikk i Karmøy på dette området. Siv Anita Forslag til tiltak, på kort og lang sikt Undersøkelse (se vedlegg). Tas opp på kommunal styrersamling mars 18 og på personalmøter i barnehagene høsten 18. Kontinuerlig. Arbeidsgruppen sammen med styrerne i kommunale barnehager. Trygge styrere på at de kan bruke styringsretten sin for å oppnå målene i fremdriftsplanen for heltidskultur. Innføre punkt om heltidskultur i skjema for medarbeidersamtaler. Prosessplan, bl.a. hvordan involvere de tillitsvalgte og ansatte. Se fremdriftsplan. Mulig justering av målsetting og tiltak. Detaljerte planer, med framdriftsplaner, milepæler og tidsrammer. Møter underveis i prosjektperioden. Se fremdriftsplan. Neste møte avtalt 4. mai Arbeidsgruppen. Planer for de enkelte virksomheter. Høsten 2018 Styrerne i de kommunale barnehagene,

8 sammen med resten av personalet. Krav til ledere (styrere) Gjennomføre undersøkelsen. Motivere medarbeidere for heltid, med utg.pkt i sirkelen i den overordnede prosjektplanen. Kontinuerlig. Styrerne i kommunale barnehager. Rapporteringsintervaller. PAI statistikk + våre egne undersøkelser av antall heltid og begrunnelsene for valg av deltid. Årlig desember. Arbeidsgruppen og styrerne i kommunale barnehager. Prosjektgruppen skal legge frem en prosjektbeskrivelse med mål og tiltak samt en tidsplan/handlingsplan for arbeidet. Felles tiltak i Karmøy kommune Hva? Når? Hvem? Stillinger lyses ut som 100 % Kontinuerlig. Arbeidsgruppen. Etatene utarbeider egne målsettinger frem til 2023 med fremdriftsplan innen Opplæring prosessverktøy for ledere / tillitsvalgte/verneombud innen Opplæring sentrale og lokale bestemmelser innen Mars Innen 01. Mai. Innen 01. Mai. Arbeidsgruppen. Siv Anita Siv Anita.

9 Lokal heltidserklæring mellom partene i Karmøy kommune innen Innen 01. Juni. Siv Anita. Barnehagesektoren sine tiltak: Fremdriftsplan ansatte, tillitsvalgte, ledelsen, de folkevalgte Hva? Når? Hvem? Møte i arbeidsgruppen for 16. mars Arbeidsgruppen. heltidskultur. Kartlegge tilstanden i kommunale barnehager Hvordan er fordelingen av deltid på avdelingene + hva er begrunnelsen for å arbeide deltid? Mars 2018 Bente utarbeider spørsmål og videreformidler undersøkelsen til styrerne. Styrerne gjennomfører undersøkelsen i barnehagen og leverer resultatene til Kristin. Kristin og Asbjørn sorterer svarene og tar med på møtet 4. mai. Samarbeidsmøte - planlegge kommunal styrersamling. Heltidskultur som agenda på kommunal styrersamling kort presentasjon av prosjektet. Diskusjon av ulike problemstillinger (bestilling fra adm.utv og evalueringen etter heltidserklæringen 2013) + å starte arbeidet med fremdriftsplaner i hver enkelt kommunal bhg. Møte i arbeidsgruppen for heltidskultur. 21. mars 2018 Bente, Asbjørn, Ruth og Cathrine. 11. April 2018 Bente og tillitsvalgte (Kristin kan ikke delta). 04. Mai 2018 Arbeidsgruppen. Heltidskultur som agenda på Høsten Bente, Kristin og tillitsvalgte.

10 personalmøte i hver enkelt bhg kort presentasjon av prosjektet + å arbeide videre med fremdriftsplanen i bhg. Fremdriftsplan Kommunale barnehager Barnehage Hva? Når? Hvem? Skudenes Sevland Vea Avaldsnes Storesund Vormedal Kolnes Merknader: August 2018 innføres ny pedagognorm og ny bemanningsnorm i barnehagene. Dette kan medføre overtallighet og overføringer til andre stillinger for barnehageansatte i kommunale barnehager. I denne sammenheng ønsker barnehagesektoren at praksisen for behandling av søknader om frivillig deltid videreføres i 2018, da dette kan være med å unngå overtall. Det forventes dermed ikke økning i antall heltidsarbeidende i barnehagesektoren i Undersøkelsen som leveres ut i kommunale barnehager besvares av fast ansatte og ansatte i vikariater med varighet 6 mnd eller mer. I arbeidet for å øke antall heltidsstillinger i lederstillinger og i arbeid med små barn (0-3 år) vil det alltid være et grunnlag for drift, i antall barn og bemanning. Noen barnehager vil f. eks. kunne ha totalt 3, 75 % stilling på småbarnsavdeling e,l. Det vil også være et faglig perspektiv som må ivaretas, med tanke på de ansattes utdanning, interesser og erfaring. Arbeidsgruppen ønsker at styrer skal diskutere slike situasjoner med rådgiver i barnehagesektoren og evt. tillitsvalgte.

11 Vedlegg: Undersøkelse i kommunale barnehager Heltidskultur Navn på barnehage: Stillingstittel: Avdeling (aldersgruppe): Hvilken stillingsprosent er du ansatt i? Hvilken stillingsprosent arbeider du? Dersom du arbeider deltid - hva er årsaken til at du arbeider deltid (er ansatt i deltidsstilling, har små barn, helsemessige årsaker, har økonomi til det, evt. andre årsaker)? Innleveringsfrist mandag 9. April 2018, til styrer i barnehagen.

12 HELSE- OG OMSORGSETATE N Handlingsplan heltidskultur frem mot 2023 Arbeidsgruppen for helse- og omsorgsetaten: Siv Anita Lilleskog, sektorsjef personal HO Bodhild Eriksen, omsorgssjef Judit Noranger, virksomhetsleder Skudenes bbh Marit Elin Hansen, virksomhetsleder Bolig- og miljøarbeidertjeneste Øyvin Røthe, virksomhetsleder Hjemmetjeneste Nord Aud Tove Rosseland, rådgiver Cathrine Hansen, HTV Fagforbundet Anne E. G. Nilsen, HTV NSF Wendy K. Nilsen, HTV Delta Prosjekt heltidskultur KK - overordnede målsettinger: Andel heltidsstillinger i Karmøy kommune skal være 50 % innen 2023 Ingen stillinger skal være lavere en 50 % innen 2023 (unntak: studentstillinger) Brukere skal sikres gode og trygge tjenester Ansatte skal oppleve arbeidsvelferd gjennom trygg, forutsigbar og inkluderende arbeidssituasjon. Helse- og omsorgsetatens målsettinger frem mot 2023: Stillinger lyses fortrinnsvis ut som 100 % Andel heltidsstillinger skal være minst 50 % frem mot 2023 Ingen stillinger skal være lavere enn 50 % (unntak: studentavtaler) Brukere skal sikres gode og trygge tjenester Ansatte skal oppleve arbeidsvelferd gjennom trygg, forutsigbar og inkluderende arbeidssituasjon Grunnlagsdata for helse- og omsorg Nedenfor vises utviklingen av andel stillinger per samlet stillingsstørrelse i helse- og omsorgsetaten Data er i henhold til statistikk utarbeidet av KS (PAI): Tabell 1B. Andel stillinger i helse/omsorg per samlet stillingsstørrelse % til 20% 7,8 % 7,3 % 7,0 % 6,2 % 13,4 % 13,8 % over 20% til 40% 8,8 % 8,7 % 7,6 % 7,4 % 10,0 % 9,2 % over 40% til 50% 15,9 % 15,0 % 14,0 % 14,3 % 10,7 % 11,4 % over 50% til 60% 15,7 % 14,6 % 13,1 % 12,4 % 9,8 % 9,8 % over 60% til 70% 12,9 % 13,9 % 13,9 % 13,6 % 14,9 % 14,4 % over 70 til 80% 14,8 % 14,6 % 14,3 % 14,8 % 12,2 % 13,2 % over 80% under 100% 6,1 % 8,2 % 10,8 % 11,9 % 10,4 % 9,9 % 100% eller mer 18,1 % 17,7 % 19,3 % 19,4 % 18,6 % 18,3 % Totalt 100 % 100 % 100 % 100 % 100 % 100 %

13 Helse- og omsorg sine delmål frem mot 2023 Målformuleringer Status Delmål periode Delmål periode Måloppnåelse Andel heltidsstillinger 18 % 25 % 35 % 50 % Antall heltidsstillinger: Utgjør 311 stillinger Av *1685 stillinger Utgjør 505 stillinger Av *1685 stillinger Utgjør 674 stillinger Av *1685 stillinger Utgjør 842 stillinger Av *1685 stillinger Gjennomsnittlig stillingsstørrelse pr ansatt *70 % 75 % 80 % 85 % Stillinger under 50 % (Referanse: Pai-registeret, statistikkpakke KS pr ) Frem mot Gradvis nedtrapping av stillinger under 50% Ingen stillinger skal være under 50% innen 2023 (unntak: studentstillinger) *Utgangspunkt for beregning av andel heltidsstillinger er gjort ut fra et totalt antall stillinger på 1685 gjeldende pr *Gjennomsnittlig stillingsstørrelse vil avhenge av antall ansatte fordelt på antall årsverk gjeldende på tidspunkt for rapport/statistikk. Tiltaksplan HO Aktivitet Innen Ansvar 1 Handlingsplan / tiltaksplan HO heltid Evalueres / justeres / revideres og årlig Arbeidsgruppe Etatsledelse 2 Møter arbeidsgruppen HO Jevnlig Avhengig av annen aktivitet angående heltid / settes møteaktivitet til en gang pr mnd. Arbeidsgruppe Leder utarbeider møteplan for høsten 2018/våren 2019

14 Utarbeiding status pr mnd utvikling heltid / deltid / gjennomsnittlig st.str (jf måleverktøy jf pkt: 3) Den 1. hver måned fom Arbeidsgruppe 3 Utarbeiding av måleverktøy (Visma/GAT) Arbeidsgruppen HO Siv Anita Lilleskog (supplement til PAI) 4 Gjennomgang og drøfting arbeidstidsavtalen Målsetting: legge grunnlag for en arbeidstidsavtale som gir muligheter for utprøving av arbeidstidsordninger som fremmer mer heltid Sektorsjef personal Omsorgssjef Helsesjef HTV 5 Stillinger lyses ut som hovedregel i 100 % Kontinuerlig Etatsledelse 6 Ledige deltidsstillinger vurderes lyst ut i heltid der det er hensiktsmessig og mulighet innen for ramme. Kontinuerlig Virksomhetsledere Ledige heltidsstillinger vurderes fortrinnsvis lyst ut internt i virksomhet (der det er deltidsansatte) MRK: Må ikke gå på bekostning av hensyn til krav om kompetanse / forsvarlig drift 7 Gjennomgang ansatte med krav økt stilling / fast stilling jf. AML Innen den 01. hver mnd. Sektor personal HO

15 8 Gjennomgang rutiner angående behandling av krav / fast stilling Sektor personal HO Etatsledelse 9 Ingen stillinger skal være lavere enn 50 % Kontinuerlig Virksomhetsledere Etatsledelse Mrk: studentstillinger er unntatt. Det vil i tillegg være andre stillinger som ikke vil være aktuelle å øke ut fra stillingens karakter som f.eks. avlaster stillinger o.l. 10 Heltidskultur som agenda på personalmøte i hver enkelt virksomhet Agenda: - Bakgrunn for prosjekt - Hvorfor er det så viktig med heltid? - Effekter heltid har på organisasjonen - Prosess mot heltid - Handlingsplaner / målsettinger Høsten 2018 Arbeidsgruppen v/leder 11 Handlingsplaner pr virksomhet for heltid, med tiltaksplaner Virksomhetsleder 12 Temamøte arbeidstidsordninger: Erfaringsutveksling virksomheter HO Arbeidsgruppe Arbeidsgruppen vurderer: innspill fra andre kommuner? Grunnlag for arbeidstidsavtale 2019 / og evt utarbeiding av særavtaler.

16 13 Kvalitetsuke: - Alle virksomheter har et aktuelt tema som har sammenheng kvalitet / heltid - Målgruppe: alle - Utarbeide oversikt/program som gjøres tilgjengelig extranett Innen Arbeidsgruppen Virksomhetsledere 14 Status heltid presentasjon ledersamlinger min. en gang pr halvår. Halvårlig Start: høst 2018 Siv Anita Lilleskog 15 Sykefraværsstatistikker Hver mnd. Hvert kvartal. Siv Anita Lilleskog 16 Årlige kartlegginger ansatte som ønsker økt stilling/hel stilling. Innen årlig Virksomhetsleder Utarbeiding av mal til bruk i kartlegging Arbeidsgruppe 17 Ansatte med redusert arbeidsevne som følge av ulykke, sykdom, slitasje eller lignende skal så langt som mulig gis anledning til å beholde opprinnelig arbeid, eller annet passende arbeide. Jf. for øvrig kommunens rutiner angående nærværsarbeide.. Kontinuerlig Virksomhetsleder Nærværsutvalget Handlingsplan / tiltaksplan evalueres: årlig innen

17 SAKSPROTOKOLL - PROSJEKT HELTIDSKULTUR - STATUS Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 17/18 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Administrasjonsutvalget tar saken til orientering.