Forsidefoto: Stock Exchng

Transkript

1

2 Forsidefoto: Stock Exchng

3 ogaland Revisjon IKS Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, fakta og vurderinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 9 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Faktabeskrivelse Bakgrunn Nøkkelinformasjon for levekårsområdet Ulike avtaleformer med private leverandører Stavanger kommunes kontroll med lønns- og arbeidsvilkår hos private leverandører Kommunens kontroll av arbeidsbetingelser for egne ansatte Generelle kontrollfunksjoner Gjennomføring av kontroller i kommunen Vurderinger fra tillitsvalgte Krav til arbeidstillatelser Turnusplanlegging Rogaland Revisjons kontroll av praktisering av arbeidstidsbestemmelsene Kontroll av overtid for ansatte i kommunen Vurderinger, konklusjon og anbefalinger Vedlegg Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

4 Formålet med dette prosjektet er å vurdere Stavanger kommunes samarbeid og kontroll med sine private tjenesteleverandører i form av dokumentasjon og kontroll av tjenestekvalitet og lønns- og arbeidsvilkår for ansatte hos leverandørene. Kontrollutvalget ønsker at følgende problemstillinger blir belyst: Hvordan dokumenterer de private leverandørene sin tjenestekvalitet og hvordan blir dette kontrollert av Stavanger kommune? Hvordan stiller Stavanger kommune krav til lønns- og arbeidsvilkår for ansatte hos private leverandører, og hvordan kontrollerer Stavanger kommune at disse kravene blir etterlevd? Hvilke rutiner har Stavanger kommune for å kontrollere at lønns- og arbeidsvilkår for egne ansatte er i tråd med lov- og avtaleverk? Er Stavanger kommunes avtaler med private tjenesteleverandører inngått i tråd med lover og regler om offentlige anskaffelser? Kontrollutvalget uttaler videre at prosjektet avgrenses i denne omgang til konkurranseutsatte tjenester innenfor helse og omsorg med tilhørende tekniske tjenester. Videre uttaler kontrollutvalget at helse og omsorg foruten sykehjem også omfatter hjemmebaserte tjenester, hjemmesykepleie m.m. og renhold. Revisjonen har hatt møter med aktuelle medarbeidere på direktørnivå, på enhetsnivå, i stabsfunksjoner og med tillitsvalgte. Vi har hentet inn dokumentasjon i form av avtaler, kontrakter, utlysinger av anbud, rapporter og politiske vedtak. Vi har gått igjennom kommunens regelverk og de kontrollene kommunen har gjennomført. Vi har også tatt en del stikkontroller for å få oversikt over arbeidstidsbetingelser/bruk av overtid. Stavanger kommune har følgende typer samarbeidsrelasjoner med private leverandører: Tjenester blir handlet inn etter reglene om offentlige anskaffelser. Det blir inngått en driftsavtale: dette er en avtale der kommunen ikke eier virksomheten. De ansatte er ikke kommunalt ansatte. Virksomheten skal drives på vegne av kommunen på like vilkår som kommunens egne virksomheter. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

5 Det blir inngått en oppdragsavtale 1 : Dette er en forpliktende avtale mellom to parter (to selvstendige rettssubjekt). En privat organisasjon vil ved å inngå en avtale med kommunen forplikte seg til å gi noe tilbake til kommunen. I avtalen kan det også tas inn punkter som regulerer hvordan oppdraget skal utføres og videre hvordan kommunen eventuelt kan påvirke driften av den private organisasjonen. Hvor langt kommunen forplikter seg med en oppdragsavtale vil avhenge av avtalens formuleringer. Utgangspunktet er imidlertid at oppdragsavtalen ikke binder kommunen i større grad enn det som følger av avtalen. Skal kommunen allikevel gå inn på en oppdragsavtale må kommunen bruke sin rett og gis rom til å påvirke og følge opp avtalen. Dette innebærer at kommunen må sette av ressurser til oppfølging av en oppdragsavtale. Det kan også bli gitt driftstilskudd: Det blir gitt på bakgrunn av søknad og årsrapport. Kommunen kan gjennom tilskuddsordning stimulere til det arbeid en privat organisasjon driver og kan via tilskuddsordningen sette betingelser for tilskuddet. Ut over dette har ikke kommunen mulighet til å påvirke selve driften av organisasjonen. Stavanger kommune stiller krav til lønns og arbeidsvilkår til de private leverandørene i avtaler etter lov om offentlige anskaffelser og i driftsavtalene. Kommunen har et ansvar for å kontrollere at disse har lovlige arbeidsforhold. Når det gjelder innleie av personell, stilles det krav i utlysingen som er en del av kontrakten, og når det gjelder ansatte på private sykehjem, stilles det krav til lønns- og arbeidsbetingelser i avtalen. I forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter fra 2008, skal kommunen sørge for at det blir gjennomført nødvendig kontroll med arbeidsvilkår. Hva som er nødvendig kontroll må defineres. Kommunen hadde ikke definert dette i forkant, men foretok stedlig kontroll i 2010 etter mistanke om brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Kontrollen medførte at en avtale med vikarbyrå ble sagt opp. De andre vikarbyråene hadde betydelig færre brudd, og er i ettertid pålagt en månedlig rapportering, slik at kommunen har mulighet til å avdekke brudd. Revisjonen har ikke kontrollert vikarbyråene direkte, vi har bare sett på kommunens nye rutiner og rapportene de mottar. Det er lyst ut nye avtaler i juli I de private sykehjemmene har man kontroll med de ansatte lønn- og arbeidstid på samme måte som det blir praktisert i kommunen. Dette er også en betingelse i de avtalene som er inngått. 1 Oppdragsavtale og driftstilskudd ble definert i saksutredning i 3331/03 til Stavanger formannskap. Begrepene er definert i saksframlegg av Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

6 I Stavanger kommune har man satt i verk følgende tiltak for å sikre at arbeidstidsbestemmelsene blir overholdt: Nytt system for turnusplanlegging fra 2010 og utover, også på private sykehjem med driftsavtaler Arrangert kurs i arbeidstidsbestemmelser og turnusplanlegging i forbindelse med innføring HMS-kontroller som oppfølgning til innføringen av nytt system Oppretting av koordineringsteam Ifølge hovedtillitsvalgte i kommunen er det en klar forventning fra administrasjonen at det nye programmet for turnusplanlegging, skal dekke økonomiske hensyn, men også hindre brudd på arbeidsmiljøloven. Kommunens har hatt faste oppfølgingsmøter med Boganes sykehjem, i regi av levekårsavdelingen. De andre enhetene har vært med på møtene ved behov. Boganes benytter også systemet Notus Turnusplan. og når det gjelder arbeidsvilkår er dette kontraktsfestet i avtalen. Vi tok utgangspunkt i lønnssystemet og tok ut lister på alle ansatte som hadde mer overtid enn 250 per år fra 2009 og frem til mai I tillegg tok vi ut lister fra mai september 2011 i nytt lønnssystem, og da så vi på de som hadde mer enn 90 timer i denne perioden. Resultat på overtid mer enn 250 timer: 2009: 45 personer 2010: 49 personer Mai sept. 2011: 6 personer med mer enn 150 timer overtid Det var 20 personer som gikk igjen både i 2009 og Den som hadde flest timer overtid i 2009 hadde 507 timer, og i 2010 var det meste 779 timer overtid for en ansatt. Disse tallene tar utgangspunkt i Hovedtariffavtalens bestemmelser. Med utgangspunkt i Arbeidsmiljøloven, som tillater et noe høyere uketimetall, ville overtidstimetallet i noen tilfeller vært lavere. Vi kontrollerte avdelinger i en periode i 2011 på de to enhetene i Stavanger kommune som brukte mest overtid. I tillegg ville vi se på avdelinger i to vilkårlig valgte private sykehjem. Tasta sykehjem: Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

7 Turnus for april 2011 på en vilkårlig valgt avdeling. Systemansvarlig i kommunen tok ut rapport. Etter at avtaler med tillitsvalgte var lagt inn: Ingen brudd/ alarmer. Øyane sykehjem Turnus for april 2011 på alle avdelinger Liste fra systemansvarlig viste brudd, samt at ingen eventuelle avtaler med tillitsvalgte var lagt inn. Tilsvarende liste tatt ut lokalt på virksomheten to dager senere viste ingen brudd! Forklaringen viste seg å være at alarmene ved en feil var slått av, og vi fikk ikke en reell kontroll. Konklusjon: Øyane sykehjem som var sist til i å ta i bruk turnussystemet, hadde så langt ikke klart å utnytte systemet fullt ut. Eiganes hjemmebaserte tjenester: Notus utskrift ved fem avdelinger fra januar 29. september: Øvre Strandgate bofellesskap 5 brudd Hjemmebaserte tjenester avdeling 1 99 brudd Hjemmebaserte tjenester avdeling brudd Trekanten 247 brudd Respiratorteam 1697 brudd Hillevåg hjemmebaserte tjenester ansatte, alle avdelinger fra nyttår og frem til 6. oktober: Hjemmebaserte tjenester 5098 brudd Vannassen bofellesskap 1267 brudd Hinnabo bofellesskap 1753 brudd Krokåsvn bofellesskap brudd Eikebergvn bofellesskap 1779 brudd Auglendsdalen bofellesskap 1389 brudd Nattpatruljen 328 brudd Ingen av de kommunale enhetene hadde lagt inn eventuelle avtaler med tillitsvalgte. Ved virksomheten mener man at det er brudd på bestemmelsene om hviletid som forårsaker de fleste bruddene. Vi kan gjennom vår kontroll ikke se hvilke type brudd det er når listene tas ut på denne måten fra Notus, da må vi inn på den enkelte turnusplan og den enkelte ansatte. Mange brudd kan forhindres ved at avtaler med tillitsvalgte blir lagt inn i systemet. Det er også viktig at ledere prioriterer å unngå brudd. Gjennom vår kontroll har vi sett at det har vært betydelige brudd på arbeidstidsbestemmelsene i enkelte av vikarbyråene kommunen har hatt avtale med. Dette har kommunen grepet fatt i. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

8 Vi registrerer også at det en betydelig mengde brudd på arbeidstidsbestemmelsene for ansatte i Stavanger kommune. Mange av disse bruddene kunne antagelig vært unngått med relativt enkle tiltak. Stavanger kommune har gjennomført en del konkrete tiltak for å oppfylle arbeidsmiljølovens krav til arbeidstid både for private samarbeidspartnere og også for egne ansatte: - Kontroll av vikarbyrå og rapporteringsplikten for disse - Innføring av nytt turnussystem og opplæring og oppfølging av dette på de enkelte enheter, med fokus på å unngå brudd på arbeidsmiljøloven som en del av oppfølgingen. - Opprettelse av en overordnet koordineringsgruppe med mandat å følge opp regelverk og oppdatere arbeidsverktøy og avklare policy i spørsmål om arbeidstid og turnus - Internkontroll / HMS kontroll av arbeidstidsbestemmelser på de enkelte enheter i kommunen - Korrekte kontrakter og utlysninger når det gjelder arbeidsvilkår Vi vil anbefale at kommunen foretar en risikovurdering på den enkelte kontrakt ved inngåelse, og setter opp hvilke kontrolltiltak som er nødvendig å gjennomføre, og hvem som skal foreta kontrollen. Kommunen bør lage et system for overordnet kontroll på arbeidstid og overtidsforbruk for egne ansatte. Dette bør også gjelde for kommunen som arbeidsgiver totalt sett, og ikke bare den enkelte enhet. Kommunen bør fortsette både å øke og å vedlikeholde kompetansen på arbeidstidsbestemmelser hos sine ledere. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

9 TILSVAR - RAPPORT FRA ROGALAND REVISJON IKS UNDERSØKELSE AV STA- VANGER KOMMUNES SAMARBEID MED PRIVATE LEVERANDØRER INNENFOR HELSE OG OMSORG Det vises til revisjonsrapport Undersøkelse av Stavanger kommune s samarbeid med private leverandører innenfor helse og omsorg, og til oppklaringsmøte den Rådmannens kommentarer Rådmannen ser positivt på den gjennomførte revisjonen fra Rogaland Revisjon IKS av Stavanger kommunes samarbeid med private leverandører innenfor helse og omsorg. Rådmannen er opptatt av at tjenestekvalitet, arbeidstidsbestemmelser og krav til lønnsog arbeidsvilkår skal overholdes, både innenfor kommunens egne virksomheter og hos leverandører som driver tjenestetilbud for kommunen og leverer tjenester/personell til kommunens virksomheter. Overfor de private leverandørene har Stavanger kommune fulgt dette opp gjennom kontraktsoppfølging og kontroller, mangler og avvik er rettet opp eller avtaleforhold avsluttet. Konkurransen om nye leverandører av vikartjenester til levekårssektoren er under gjennomføring og nye avtaler vil bli inngått på nyåret. De erfaringene som er gjort den forrige avtaleperioden har gjort at ansvaret for helse, miljø og sikkerhet og lønns- og arbeidsvilkår vil bli forsterket og tydeliggjort i de nye avtalene. Oppfølgingsansvaret for kontraktene internt i Stavanger kommune er også tydeliggjort, i samsvar med revisjonsrapporten sine anbefalinger. Overfor egne virksomheter og på systemnivå i Stavanger kommune har det, som det fremkommer i rapporten, blitt gjennomført et betydelig arbeid og iverksatt tiltak de siste årene for sikre god og brukerorientert ressursbruk, god arbeidstidsplanlegging og forbedret rapportering og oversikt. Rådmannen ser at dette allerede har gitt gode resultater og at antallet brudd på arbeidstidsbestemmelsene forebygges, dokumenteres og er sterkt redusert. Når turnussystemet er fullt ut tatt i bruk og nytt lønns- og personalsystem blir implementert i løpet av våren 2012 vil de nødvendige verktøyene for å ha full oversikt og derigjennom enda bedre systematisk og målrettet oppfølging og kontroll av etterlevelse av arbeidstidsbestemmelser for kommunen som helhet. Det vil imidlertid alltid være den enkelte leder på det enkelte tjenestested, i samarbeid med sine medarbeidere og tillitsvalgte/verneombud, som er avgjørende for at det gis gode tjenester og styrer arbeidstid i samsvar med gjeldende bestemmelser og derigjennom bidrar til et helsefremmende arbeidsmiljø. Videreføring og styrking av opplæring og veiledning vil derfor ha fortsatt fokus i framtiden. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

10 Rapporten belyser de utfordringer som er innenfor levekårsområdet med hensyn til å ha en tilstrekkelig bemanning til alle døgnets tider. Det vil imidlertid være bemanningssituasjoner hvor arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser må settes til side som følge av at liv og helse må prioriteres. I disse situasjonene vil Stavanger kommunes system for avvikshåndtering bli brukt for oppfølging av de enkelte avvik. Med hilsen Inger Østensjø rådmann Olve Molvik direktør Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

11 Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

12 Formannskapet i Stavanger kommune behandlet den spørsmålet om innleie av helsepersonell/bruk av vikarbyrå. Rådmannen gjorde i saken rede for at avtalen med ett av vikarbyråene var sagt opp på bakgrunn av grove og systematiske brudd på arbeidsmiljøloven. Rådmannen informerte ellers om: - Rådmannen legger opp til at det blir gjennomført ytterligere kontroller hos leverandørene for å vurdere om kravene til lønns- og arbeidsvilkår blir etterlevd. - Arbeidet med kontroll og oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandørene er ressurskrevende og slike undersøkelser foretas derfor kun i et begrenset utvalg leverandører. - Det iverksettes flere strakstiltak for å sikre tilstrekkelig bemanning på de områdene som er berørt. - Hovedutfordringen innenfor levekårsområdet er den generelle mangelen på kvalifisert personale innenfor helsefagområdet. Det har derfor de siste årene vært satt i gang en rekke rekrutteringstiltak innenfor levekårsområdet i Stavanger kommune. - Stavanger kommune har fulgt opp leverandørene av vikartjenester og vil ha økt fokus på dette framover. Formannskapet vedtok enstemmig å ta saken til orientering. Temaet om kommunes forhold til private leverandører ble tatt opp igjen i bystyret som en del av behandlingen av kontrollutvalgets årsmelding og årsplan (sak 29/ ). Behandlingen resulterte i tre oversendelsesforslag. Forslagene ble oversendt kontrollutvalget, som på møtet vedtok å gjennomføre en undersøkelse med dette innholdet: Formålet med dette prosjektet er å vurdere Stavanger kommunes samarbeid og kontroll med sine private tjenesteleverandører i form av dokumentasjon og kontroll av tjenestekvalitet og lønns- og arbeidsvilkår for ansatte hos leverandørene. Kontrollutvalget ønsker at følgende problemstillinger blir belyst: Hvordan dokumenterer de private leverandørene sin tjenestekvalitet og hvordan blir dette kontrollert av Stavanger kommune? Hvordan stiller Stavanger kommune krav til lønns- og arbeidsvilkår for ansatte hos private leverandører, og hvordan kontrollerer Stavanger kommune at disse kravene blir etterlevd? Hvilke rutiner har Stavanger kommune for å kontrollere at lønns- og arbeidsvilkår for egne ansatte er i tråd med lov- og avtaleverk? Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

13 Er Stavanger kommunes avtaler med private tjenesteleverandører inngått i tråd med lover og regler om offentlige anskaffelser? Kontrollutvalget uttaler videre at prosjektet avgrenses i denne omgang til konkurranseutsatte tjenester innenfor helse og omsorg med tilhørende tekniske tjenester. Videre uttaler kontrollutvalget at helse og omsorg foruten sykehjem også omfatter hjemmebaserte tjenester, hjemmesykepleie m.m. og renhold. Prosjektet er også med drøftet i møte med kontrollutvalget midtveis for å sikre at omfang og innretning er i tråd med kontrollutvalgets bestilling og forventning. Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f. eks lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriteriegrunnlag anvendt: Arbeidsmiljøloven i forbindelse med arbeidstid og turnus Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår med forarbeider (25/2006 og 20/2008) Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Kommuneloven Politiske vedtak på området Metodisk er det benyttet dokumentgransking av rutiner, avtaler og kontroller, samt intervjuer med aktuelle nøkkelpersoner. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

14 Kommunene har i dag en krevende arbeidskraft- og bemanningssituasjon, spesielt innenfor helse og omsorg, med en generell mangel på kvalifisert personell. En del av bildet er også høyt sykefravær og mange som arbeider deltid. Dette har gitt grunnlag for framvekst av private vikarbyråer i denne sektoren. Disse firmaene formidler arbeidskraft norsk og utenlandsk over kortere eller lengre tid til offentlige oppdragsgivere. Figur 1 Bruk av vikarbyrå etter rammeavtaler i perioden Kilde: Kommunens regnskap Undersøkelsen vil dreie seg om hvordan kommunene ivaretar sitt ansvar, og hvilke kontrollrutiner man har for å påse at arbeidsmiljøloven blir fulgt hos de private leverandørene. Kommunen har som ansvarlig for tilbudet, også ansvar for hvordan oppdraget blir utført, inklusiv hvilke arbeidsforhold leverandørens ansatte har. I forskrift av som er omhandlet nærmere i pkt , skal leverandøren i kontrakten pålegges å følge arbeidsmiljølovens bestemmelser om arbeidstid og arbeidsforhold. Det følger av arbeidsmiljøloven 2-2 (1) at innleier uansett vil ha et selvstendig ansvar for innrettelsen av arbeidet (helseforetakene) mv. Et hovedformål med arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven er å sikre at arbeidstakerne har en arbeidstid som ikke påfører dem og deres nærmeste familie unødige helsemessige og sosiale belastninger. For å verne arbeidstakerne mot for lang og ubekvem arbeidstid og sikre balansen mellom arbeid og hvile, fastsetter arbeidsmiljøloven regler om hvor lang arbeidstiden kan være og når på døgnet arbeidstiden kan plasseres. Loven inneholder bestemmelser som angir når nattarbeid kan finne sted, når arbeid kan finne sted på søn- og helgedager, når det kan arbeides overtid, osv. I utgangspunktet er lovens bestemmelser ufravikelige. Lengre arbeidstid enn det loven Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

15 fastsetter, kan bare avtales i den utstrekning loven gir uttrykkelig adgang til det. Derimot er lovreglene ikke til hinder for at det avtales kortere arbeidstid. 2 I tillegg til å se på arbeidstidsbetingelsene hos private leverandører til kommunen, vil vi se på rutiner for overholdelse og kontroll i Stavanger kommune for egne ansatte. Nedenfor framgår en del nøkkelinformasjon om innhold og dimensjonering av tilbudet på levekårsområdet: Kommunale sykehjem: 10 Private sykehjem med driftsavtale: 6 Konkurranseutsatte sykehjem: 1 Omsorgsboliger og bofellesskap: o Kommunale: 585 o Private: 89 o Andelsleiligheter og hybler som kommunen eier til bofellesskap og eldreomsorg: 164 Antall brukere av hjemmehjelp tildelt av kommunen, tall fra mai 2011: o Privat: 236 o Stavanger kommune: 1402 Antatt behov for heldøgnstilbud i alders- og sykehjem og bofellesskap for eldre i 2012 (25 % dekningsgrad): 1176 Stavanger kommune har i 2010 til sammen i sykehjem, aldershjem og eldre i bofellesskap med heldøgnsomsorg: 1097 Her vil vi kort nevne de forskjellige måter kommunen forholder seg til de private leverandørene av kommunale tjenester på. I tillegg vil vi se hvilket ansvar kommunen har for arbeidstid og bestemmelser etter arbeidsmiljøloven i de enkelte avtalene. De forskjellige avtaler blir nærmere gjennomgått i rapporten. Vi vil også vise omfanget av tjenester eller avtaler på de ulike områdene. Avtaleformene kan for enkelthets skyld deles inn i fire: Tjenesten blir handlet inn etter reglene om offentlige anskaffelser. 2 Det er i tillegg et arbeidsdirektiv som Norge har forpliktet seg til i EØS, som setter rammer for nasjonal frihet i å regulere dette, 03/88 EF. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

16 Det blir inngått en driftsavtale: Dette er en avtale der kommunen ikke eier virksomheten. De ansatte er ikke kommunalt ansatte. Virksomheten skal drives på vegne av kommunen på like vilkår som kommunens egne virksomheter. Det blir inngått en oppdragsavtale 3 : Dette er en forpliktende avtale mellom to parter (to selvstendige rettssubjekt). En privat organisasjon vil ved å inngå en avtale med kommunen forplikte seg til å gi noe tilbake til kommunen. I avtalen kan det også tas inn punkter som regulerer hvordan oppdraget skal utføres og videre hvordan kommunen eventuelt kan påvirke driften av den private organisasjonen. Hvor langt kommunen forplikter seg med en oppdragsavtale vil avhenge av avtalens formuleringer. Utgangspunktet er imidlertid at oppdragsavtalen ikke binder kommunen i større grad enn det som følger av avtalen. Skal kommunen allikevel gå inn i en oppdragsavtale, må kommunen bruke sin rett og gis rom til å påvirke og følge opp avtalen. Dette innebærer at kommunen må sette av ressurser til oppfølging av en oppdragsavtale. Det kan også bli gitt driftstilskudd: Det blir gitt på bakgrunn av søknad og årsrapport. Kommunen kan gjennom tilskuddsordning stimulere til det arbeid en privat organisasjon driver, og kan via tilskuddsordningen sette betingelser for tilskuddet. Ut over dette har ikke kommunen mulighet til å påvirke selve driften av organisasjonen. Utgangspunktet her er at kommunen ønsker å få levert varer eller tjenester f.eks. vikartjenester. Dette lyses ut på anbud, og etter konkurranse leverandørene imellom blir det inngått en avtale med kommunen. Denne avtaleformen gjelder også det konkurranseutsatte sykehjemmet på Boganes. Det er utgangspunktet leverandøren som er ansvarlig for lønns- og arbeidsvilkår for egne ansatte. Men forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 4 stiller samtidig krav til offentlige oppdragsgivere om å innta krav til lønns- og arbeidsvilkår i tjenestekontrakter som overstiger EØS-terskelverdiene. Forskriften pålegger også oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravene til lønns- og arbeidsforhold etterleves. Dette er regler som er innført for å hindre sosial dumping. Når ansvaret legges på oppdragsgiver, har kommunen altså fått et medansvar. 5 Kommunen må også vurdere behovet for kontroll med at bestemmelsene i arbeidsmiljøloven oppfylles. 3 Oppdragsavtale og driftstilskudd ble definert i saksutredning i 3331/03 til Stavanger formannskap. Begrepene er definert i saksframlegg av Forskrift Se Forslag til endring av forskrift Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

17 Stavanger kommune har inngått flere driftsavtaler på levekårsområdet, med private sykehjem, omsorgsboliger og bofellesskap. De private sykehjemmene er en del av kommunens samlede tilbud, og det er kommunen som har ansvar for kvaliteten i tilbudet. De ansatte har arbeidsavtale med eieren av sykehjemmet, som har hovedansvaret for lønns- og arbeidsvilkår. Men også her har kommunen et medansvar. Det er i driftsavtalene inntatt en klausul om at ansattes lønns- og arbeidsvilkår skal følge den tariffavtalen som eierne har inngått med de ansattes organisasjoner. Tabell 1 Oversikt over driftsavtaler av sykehjem Avtalepart Innhold Tilskudd i henhold til regnskap Blidensol sykehjem Stavanger kommune disponerer plasser og tildeler. Betaler for hele driften Til nov Domkirkens sykehjem St. Johannes sykehjem Stavanger Sparekasses sykehjem Tasta sykehjem Avtale tilsvarende Blidensol Avtale tilsvarende Blidensol Driftsavtale tilsvarende Blidensol Driftsavtale tilsvarende Blidensol Øyane sykehjem Driftsavtale tilsvarende Blidensol Boganes sykehjem Konkurranseutsatt. Kommunen eier sykehjemmet og setter bort driften etter utlyst konkurranse Alle avtalene som nå er gjeldende med de private sykehjemmene er inngått den , unntatt driftsavtalen med Øyane sykehjem som er inngått den Dette innebærer at avtalene er likelydende på de punktene denne undersøkelsen gjelder. Driftsavtalene er langvarige, i motsetning til rammeavtaler inngått i konkurranse. De avtalene som ble inngått i 2010, har en varighet på mellom 15 og 32 år. Dette avhenger blant annet av sykehjemmets antatte levetid. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

18 I avtalene er det fastsatt at de ansatte hos den private leverandør skal ha tilgang til kommunens kurs og kompetansehevingsprogram. Kommunen har også gitt dem adgang til å delta i de kommunale medarbeiderundersøkelsene. Dette resultatet brukes av kommunen, men det er leverandøren som har ansvar for oppfølging av egne ansatte. Lovpålagt rapportering og kommunens rapportering må følges. Når det gjelder innkjøp etter kommunens avtaler, skal kommunens avtaler legges til rette for benyttelse av disse sykehjemmene. Det innebærer at sykehjemmene kan benytte seg av avtalene med vikarbyråer, se over. Kommunen har ansvaret for å vurdere kontroll og behov for dette når det gjelder arbeidsmiljøloven for de ansatte i de private sykehjem. Revisjonen har gått gjennom kommunens kontroller i de private sykehjemmene, og sett om det finnes rutiner på en slik kontroll: Vi får opplyst at disse sykehjemmene er med i kommunens opplegg i opplæring og innføring av planleggingsprogrammet for turnus. Det foreligger en plan for oppfølging av alle virksomheter som i dag bruker Notus turnusplan i kommunen. Sykehjemmene med driftsavtale benytter dette systemet, og vil bli en del av denne kontrollen. 6 Denne oppfølgingen er startet som en internkontroll/hms kontroll, se pkt I tillegg har vi undersøkt overholdelse av turnus og bruk av turnus ved to sykehjem pkt I Stavanger er det tre aldershjem. To av disse er private. Den overtok kommunen St. Petri aldershjem med 30 plasser, og dette er det eneste kommunale aldershjemmet i Stavanger i dag. Frue gamlehjem har 20 plasser, og har en løpende driftsavtale med Stavanger kommune som stammer tilbake fra Kommunen har intensjoner om å få på plass ny avtale gjeldende fra 1. januar Alders Hvile gamlehjem har 44 plasser. Det foreligger ikke skriftlig avtale med Alders Hvile, men de får tilskudd fra Stavanger kommune. Stavanger kommune vil ta et initiativ overfor Alders Hvile for å få på plass en skriftlig avtale. Dette vil skje etter at ny avtale med Frue gamlehjem er på plass. Lønns- og arbeidstidsbetingelser og ansvar og kontroll for dette er det samme som for de private sykehjemmene. 6 Se nærmere om dette under kontroll med egne virksomheter i pkt Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

19 Kommunen har to avtaler for de til sammen 89 private boligene. Disse avtalene omfatter: Tabell 2 Oversikt over driftsavtaler for omsorgsboliger Avtalepart Innhold Beløp i 2010 Worsegaarden AS Avtalen gjelder 64 boliger på to adresser i Stavanger. Worsegaarden eier bygningene og har vedlikehold av fellesarealer. Stavanger kommune tildeler boliger og har ansvar for betaling av leie. Den enkelte beboer betaler leie til kommunen. Løpende avtale. Ingen direkte tilskudd Stavanger Handelstandsforening Solvang(SOE) Avtalen gjelder 25 boenheter, der Stavanger kommune har påtatt seg å dekke pleie- og omsorgsbehov, og kjøkkentjeneste.soe har ansvar for drift og renhold av bygget. SOE har rett til å samarbeide om tildeling av boenheter og skal kunne få 1/3 del av boligene, dersom deres medlemmer fyller vilkårene til Stavanger kommune. Avtalen er løpende. Ingen direkte tilskudd Bo- og rehabiliteringssenter Spesialavtale med en klient. Avtalen gjelder for 1 år om gangen. 2011: Driftsavtalen med Worsegaarden AS som gjelder 64 av boligene, ble inngått den Dette er en annen type driftsavtale enn for sykehjemmene. Avtalen gjelder kun bygningene, idet Worsegaarden AS har forpliktet seg til å bygge disse etter gjeldende regler for slike boliger. De har også i avtalen forpliktet seg til å lage rom for personal. Stavanger kommune inndriver leie, og tildeler leiligheter etter gjeldende vilkår i kommunen. Dersom leiligheten står tom, må kommunen kompensere Worsegaarden. Stavanger kommune har også en samarbeidsavtale med Solvang omsorgsboliger for eldre (SOE). Dette dreier seg om til sammen 25 boliger som eies av Stavanger handelsstands forening. Avtalen er inngått den , og er løpende med seks måneders gjensidig oppsigelse. Her skal Stavanger kommune gi hjemmebaserte tjenester og kjøkkentjenester på vanlige vilkår, der beboerne betaler. SOE har gitt kommunen tildelingsrett til nye beboere med fordelingsnøkkel 1/3 til eier og 2/3 til kommunen. Begge disse avtalene innbærer også at det personalet som utfører heldøgnsomsorgen, er ansatte i Stavanger kommune og har lønns og arbeidsbetingelser på lik linje med andre ansatte i kommunen. Stavanger kommune eier dessuten andeler i boligbyggelag, og er andelseier i private borettslag der kommunen selv er ansvarlig for drift av omsorgsboliger. Leverandøren i en oppdragsavtale forplikter seg til å gi et tilbud til kommunen. Disse avtalene forplikter bare så langt som avtalen sier. Dette er avtaler som inngås for en Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

20 viss periode, ofte med forlengelse for ett eller to år om gangen hvis ingen av partene sier opp avtalen når den utløper. Problemstillingene knyttet til lønns- og arbeidsvilkår er ikke spesielt aktuelle her, fordi det er få eller ingen ansatte hos oppdragstakeren. Tabell 3 Oppdragsavtaler på oppvekst og levekår Avtalepart Innhold Beløp i 2010 Fontenehuset Stavanger Gitt oppdrag fra kommunen å drive et aktivitetssenter senter for mennesker med psykiske lidelser, etter inngått avtale Ullandhaug økologiske gård Kommunen betaler for en tilretteleggerstilling(nav har den andre) for at senteret skal utføre jobbtrening med tanke på tilbaeføring til arbeid for personer henvist av Nav eller Stavanger kommune Skipper Worse eldresenter, Hundvåg, Tasta, Ledaal, Madla og Bekkerfaret Aktivitetssenter for eldre over 60 år. Miljø- og servicesenter som stimulerer til økt livskvalitet Organisasjoner og foreninger som driver sosialt arbeid kan søke om driftstilskudd fra kommunen. Arbeidet må være av hjelpende eller helsefremmende art. Stavanger kommune ønsker å stimulere til et aktivt helsefremmende arbeid på frivillig basis. Tilskuddet skal være et supplement til hjelpen fra det offentlige. Det stilles bestemte krav til mottakerne av driftstilskudd og kommunen har rutiner for å følge opp at midlene blir brukt i henhold til intensjonene. Disse organisasjonene er ikke definert som leverandører til kommunen. Kommunen har likevel et ansvar for hva den gir driftstilskudd til, og dette er ivaretatt ved at organisasjonene og foreningene må søke, og i søknaden gi utfyllende opplysninger. 7 Problemstillingene knyttet til lønns- og arbeidsvilkår er heller ikke her spesielt aktuelle, fordi det er få eller ingen ansatte hos tilskuddsmottakeren. Avdeling levekår har ikke ansvar for vaktmestertjenester ved sine institusjoner. Ansvaret for dette ligger hos Stavanger eiendom. Stavanger eiendom bestiller vaktmestertjenester fra Stavanger byggdrift, som er et kommunalt foretak. Stavanger byggdrift leverer vaktmestertjenester til sykehjem og boliger, men de har ingen innleide til å gjøre dette, bare ansatte i Stavanger byggdrift. 7 Vedlagt er søknadskjema Søknad om driftstilskudd Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

21 Når det gjelder matlevering til blant annet sykehjemmene, leveres også dette av Stavanger byggdrift. Stavanger byggdrift benytter ikke innleide vikarer fra byråer eller lignende, kun ansatte i eget foretak. Renholdere i boliger og sykehjem er ansatt på institusjonen eller i kommunen direkte, og er kommunalt ansatte. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

22 Stavanger kommune har følgende avtaler med private leverandører innenfor levekårsområdet: Tabell 4 Avtaler på levekår etter utlyst konkurranse Avtaleområde Innleie av sykepleiere, spesialsykepleiere, vernepleiere, hjelpepleiere, omsorgsarbeidere, helefagarbeidere og pleieassistenter Totalt Konstali Helsenor (er sagt opp), Xtra personell, Manpower og Adecco Praktisk bistand i hjemmet (hjemmehjelp) City Maid Drift av Boganes sykehjem Norlandia Care 8 / Aleris fra 1. oktober 2011 Formannskapet i Stavanger vedtok i sak 3006/06 at det i kontrakter skulle stilles krav for å sikre lønns- og arbeidsvilkårene hos offentlige leverandører. I de kontraktene som ble inngått i 2007, ble det tatt inn følgende vilkår: Lønns- og arbeidsvilkår: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for sted og yrke. Dette gjelder for alle ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren skal på anmodning legge frem dokumentasjon om lønns- og arbeidsvilkårene til de ansatte. På samme måte skal leverandøren sikre dokumentasjon fra sine underleverandører. I tillegg er det tatt inn bestemmelser om sanksjoner overfor leverandøren dersom dette ikke oppfylles. Oppdragsgiver skal godkjenne underleverandører. Alle ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten skal være forsikret lik kommunens ansatte. I tillegg er det et vilkår at vikarene benytter Stavanger kommunes IT-verktøy under leveransen. Dette kan gjøre kontrollen med arbeidstidsbestemmelser enklere, fordi vikarer legges 8 Her er det lyst ut i vår og det er inngått ny kontrakt med Aleris som starter opp 1. oktober. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

23 inn i turnusplanen.. Leverandørene av vikarer er i tillegg pålagt å levere en månedsrapport med utfyllende opplysninger. 9 Den trådte forskriften av om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter i kraft. I tillegg til at det å innta krav til lønns- og arbeidsvilkår for leverandørens ansatte og eventuelle underleverandører ble obligatorisk, pålegger forskriften oppdragsgiver å gjennomføre nødvendig kontroll med at kravene til lønns- og arbeidsvilkår etterleves. Stavanger kommune har den lyst ut nye oppdrag for vikarbyråer innen levekår. Det gjelder sykehjem, dagsenter, barnebolig, avlastningsboliger og hjemmebaserte tjenester. Den lyste kommunen ut oppdrag innen hjemmehjelp. Det er en vesentlig endring i prinsippene i tildelingskriteriet når det gjelder pris for å imøtekomme kravet i forskriften av : tildelingskriterium nr 1, påslag på timelønn: - Påslag i timepris skal oppgis i prisskjema. - Påslaget skal være oppgitt i prosent. Påslagsprosent skal være eksklusive merverdiavgift og skal inneholde alle kostnader ved tjenesten som for eksempel rekruttering og opplæring av vikarer, forsikring og OTP, feriepenger, bolig til vikarene, reise- og oppholdsutgifter, skatter og avgifter, bestillings- leverings- og faktureringsomkostninger m.v. - Påslagsprosent er bindende og kan ikke økes første avtaleår. Påslaget økes deretter årlig i tråd med konsumprisindeksen, første gang ett år etter kontraktsinngåelse. Prinsippet om påslag i timelønn innebærer at kommunen har en bedre mulighet til å kontrollere reell lønn til de ansatte. Innkjøpsavdelingen foretok i 2009 og 2010 en utvelgelse av større tjenestekontrakter for å kontrollere som disse leverandørene etterlevde krav til lønns- og arbeidsvilkår for ansatte eller ansatte hos underleverandør 10. Det har ikke rutinemessig vært foretatt slike kontroller før dette tidspunktet, og det var heller ikke tidligere vurdert hvor omfattende kontrollen burde være, eller hvem og hvor ofte det var behov for kontroll. Begge år ble det sendt ut et skjema til leverandørene der disse skulle gjøre rede for sine rutiner med hensyn til arbeidstid og arbeidsforhold i forbindelse med egne ansatte og oppdragene for Stavanger kommune. 11 Basert på de svarene kommunen fikk, ble det høsten 2010 besluttet å foreta ytterligere kontroller hos private leverandører. Dette gjaldt Konstali Helsenor AS, Adecco A/S og 9 Se omtale under kontroll, samt oversikt i vedlegg. 10 Dette er redegjort for i et notat fra Innkjøp til rådmannen datert Se utdrag av spørsmålene i vedlegg. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

24 Manpower A/S. Denne kontrollen omfattet lønnslipper med lønnsnivå per time, timelister, feriepenger, overtidsbetaling, gyldig skattekort, skattetrekk, oppholds- og arbeidstillatelser og banklisteoverføring på lønn. Dette er svært krevende undersøkelser, slik at det derfor ble foretatt et utvalg. Etter at egenerklæringsskjemaene var gjennomgått, varslet kommunen stedlig kontroll for de nevnte leverandører. Kontrollen ble foretatt for et utvalg ansatte trukket ut fra lønningslister over en viss periode. Her ble den uttrukne kontrollert på flere punkter for å se på arbeidstidsbestemmelser. 12 Resultatet av denne undersøkelsen viste at det var store avvik hos Konstali Helsenor når det gjaldt gjennomsnittsberegning av arbeidstid, det forelå ingen gyldig tariffavtale, arbeidstidsbestemmelsene var overtrådt og det var ikke utbetalt overtid forskriftsmessig. Dette medførte at Stavanger kommune hevet avtalen med Konstali Helsenor. De andre private leverandørene fulgte i det vesentligste arbeidsmiljøloven og kontraktens vilkår. Dette er kommunens egne konklusjoner etter ferdigstillelse. Ved denne anledningen har Stavanger kommune vurdert det slik at det var nødvendig å foreta en grundigere kontroll av leverandørene etter forskriften av Dette var en konkret vurdering på dette tidspunktet. Det var ingen formell vurdering av disse risikoene i forkant, eller ved inngåelse av avtalene. Etter at disse kontrollene er gjennomført, er det avtalt at vikarbyråene skal rapportere til kommunen på månedsbasis. Disse rapportene gir et svært godt grunnlag for kontroll for kommunen, og også for vikarbyrået. Rapporten heter detaljert LTA kunderapport" (detaljer med sum pr avdeling, tjeneste, lønnsart). Denne viser også den enkelte vikars arbeid i forskjellige enheter i kommunen per måned. Vi har gått nærmere inn på en av disse rapportene fra Adecco for de fire første månedene i Denne viser at det praktisk talt ikke forekommer overtid for de vikarene som kommunen henter herfra. De månedsrapportene som nå mottas av kommunen, gir en svært god oversikt over bruk av vikarer og deres arbeidstid, og er et godt redskap for jevnlig stedlig kontroll. Kommunen har inntil videre lagt opp til ca. ti kontroller per år av de leverandører den har avtaler med, og er nå startet på ny runde. I vår hadde innkjøpsavdelingen tre oppfølgingskontroller, og i begynnelsen av oktober sendte kommunen ut varsel om kontroll til ti leverandører. Først skal firmaene sende kommunen en del dokumentasjon, og i november blir det igjen stedlige kontroller. Ved innkjøpsavdelingen har man lagt merke til at når de private leverandørene sender inn sine kontrollskjemaer, rapporteres det svært sjelden om avvik. Det er først ved stedlige kontroller at det avdekkes avvik. 12 Nærmere om denne kontrollen finnes i vedlegg. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

25 De kontrollene og rutinene Stavanger kommune har laget, er blitt lagt merke til også av andre kommuner og kontrollinstanser. Stavanger kommune har blitt om å dele sitt kontrollopplegg med andre kommuner. Stavanger kommune har konkurranseutsatt driften av Boganes sykehjem med 56 heldøgnsplasser og opsjon på 10 plasser i dagsenter, samt en lindrende enhet med 8 korttidsplasser. Det er foretatt ny utlysing om drift av sykehjemmet våren 2011, og ny kontrakt er inngått med Aleris. Oppstart for ny kontrakt vil være I den forrige utlysingen vedrørende drift av sykehjemmet, var det ikke tatt inn vilkår om arbeidsforhold og lønn for de ansatte. Det var bare stilt krav om at de ansatte skulle ha tilfredsstillende pensjonsordning. I tillegg til kontrakten om drift, forpliktet Nordlandia seg i en IT- avtale med Stavanger kommune. Bruk av kommunens systemer og rutiner er en del av kontrakten, blant annet skal kommunens fagsystem CosDoc benyttes. Dette er for å lette rapporteringen slik at kommunen kan få de opplysninger som den har behov for Kommunen ved avdeling oppvekst og levekår har hatt jevnlige planlagte møter med Boganes, minst fire ganger i året. Formålet har vært å kontrollere alle sider ved driften, kvalitet på pleietilbud og praktiske utfordringer for å ivareta det overordnede ansvaret for tjenestetilbudet som kommunen sitter med. Dersom det var behov for andre enheter i kommunen å ta opp ting med Boganes, ble de med på disse møtene. Dette innebærer at det ikke var planlagt eller gjennomført kontroller av lønns- og arbeidsforhold. Stavanger kommune mener at det har vært stort behov for veiledning i disse møtene med Boganes. Da oppdraget ble lyst ut nå i vår, er utlysningsteksten rettet opp, og den nye teksten inneholder vilkår om arbeidstakernes forhold, og det er vist til forskriften av Kontrakten hjemler også at det skal drives etter gjeldende lover og regler, samt kommunens krav- og kvalitetsmål for slike tjenester. Det er mange ulike forhold som skal ivaretas i en kontrakt som regulerer denne type konkurranseutsatte tjenester. Stavanger kommune har her ansvaret for at de ansatte som kontraktspartner benytter, følger reglene om arbeidstid- og kvalifikasjon, og det er avtalt oppfølgingsmøter, rapportering m.m. Etter denne kontrakten har Stavanger kommune sikret at de har innsyn i alle sider ved driften, og at kommunen kan gjennomføre nødvendig kontroll. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

26 Med tanke på kontroll av ansattes lønns- og arbeidsvilkår så ligger det betydelige kontrollfunksjoner i mange av de ordinære rutinene på dette området. Her kan nevnes: - Ansettelsesintervju - CV-gjennomgang - Referansesjekk - Ansettelseskontrakt - Turnusplan - Timelister - Lønnsutbetaling / lønnsslipp - Møter med tillitsvalgte - Ulike former for rapporteringer og lederoppfølginger, både skriftlig og i møter. - Annet Disse rutinene vil fange opp det aller meste av avvik på dette området, men erfaringene tilsier at det er også er behov for spesifikke og målrettede kontroller. Stavanger kommune besluttet våren 2011 å gjennomføre en internkontroll/hmsrevisjon av arbeidstidsbestemmelser i tre av sine virksomheter. Det ble laget en revisjonsgruppe med tre medarbeidere, hvorav leder og ett av medlemmene kommer fra personal- og organisasjon. Den tredje i gruppen kommer fra levekårsavdelingen, og er den som har ansvaret for den nye turnusplanleggingen og systemet. Denne kontrollen ble gjennomført i mai 2011 og gjaldt: Turnusplanleggingen (selve prosessen, roller, kompetanse) Arbeidstidsbestemmelser (timetall, hviletid, hjelpeturnus) Vikarer (rutiner, bruk av vikarbyrå) Ansettelseskontrakter m.m. Avvikshåndtering (synergi, oppfølging) og opplæring De kontrollerte turnuslister mot protokoll og avviksmeldinger for en tomåneders periode for alle som arbeidet ved enheten, også innleide vikarer. Det ble sendt ut et brev til de aktuelle enhetene i forkant, der de ble informert om hva HMS-kontrollen skulle in- Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

27 neholde. De skulle ha en gjennomgang med hensyn til føring i Notus. Deretter ble kontrollen tatt som en gruppesamtale med de aktuelle involverte på enheten 13. Medlemmet i fagstab levekår hadde på forhånd gjennomgått grunnturnus, og turnusavtaleprotokoll for den enkelte avdeling. De tre kontrollene som ble gjennomført, avdekket ikke mange feil. Det ble likevel besluttet å gjennomføre slike kontroller i alle kommunens enheter, da den samtidig innebar en individuell rettledning i føring og oppretting av turnus ved den enkelte enhet. Det var nyttig for alle parter å ha en gjennomgang på turnuslister og konkret planlegging og føring ved den enkelte virksomheten. Vi har som en del av undersøkelsen gjennomført intervju med hovedtillitsvalgt i Stavanger kommune for Norsk Sykepleierforbund og Fagforbundet. De gir uttrykk for følgende: 1. De er kjent med at det for ansatte i Stavanger kommune forekommer brudd på arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser. Dette gjelder spesielt på følgende områder: Brudd på hviletid Doble vakter Arbeid på ukefridag 2. Noen ledere har ikke god nok kompetanse til å vite hvordan de skal unngå brudd på arbeidstidsbestemmelsene. 3. De oppfatter det slik at Stavanger kommune som arbeidsgiver og ledere på ulike nivå gjør sitt beste for å unngå brudd på arbeidstidsbestemmelsene. 4. De opplever at det er et positivt samarbeid mellom Stavanger kommune og tillitsvalgte knyttet til utfordringer med praktisering av arbeidsmiljølovens bestemmelser. De holder likevel igjen når det gjelder å inngå en generell avtale som gir arbeidsgiver mulighet til å nytte alle unntak i loven på alle områder. Dette er fordi de mener det kan gå utover kvaliteten på arbeidet. 13 Kontrollpunktene i kommunens internrevisjon er lagt inn i vedlegg. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

28 I henhold til Stavanger kommunes personalhåndbok skal følgende forhold ivaretas ved ansettelse av utenlandsk arbeidskraft: 2.13 Krav til stillingsinnehavere Krav ved ansettelse av utenlandske arbeidere Ansettelsesmyndigheten har ansvar for å kontrollere at kandidater har nødvendig oppholds- og arbeidstillatelse og sjekke at nødvendige attester og autorisasjoner foreligger før ansettelse. Skattekort skal kunne legges frem og skattemyndighetene utskriver heller ikke skattekort til arbeidere uten nødvendige tillatelser. Dokumentasjon på arbeids- og oppholdstillatelse finnes i kandidatens pass. Det er kandidatens ansvar å få oversatt utenlandske attester til norsk samt framskaffe norsk autorisasjon der det er nødvendig. Nødvendig dokumentasjon om arbeids- og oppholdstillatelse legges i den ansattes personalmappe. Krav til språkkunnskaper Se avsnitt om krav om språkferdigheter. Vurdering av utenlandsk utdanning For vurdering av utenlandsk utdanning vises det til Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT) som godkjenner utenlandske utdanninger. Det er kandidatens ansvar at vitnemål og karakterutskrifter er godkjent av NOKUT og at dette gjøres før søknad om stilling. Autorisasjon som helsepersonell for utenlandske arbeidere Utlendingsmyndighetene innvilger vanligvis arbeidstillatelse dersom Statens Autorisasjonskontor har innvilget autorisasjon eller lisens. Autorisasjonskontoret stiller allikevel ikke krav om norskkunnskaper. Krav til arbeidsbetingelser Arbeidsforhold, arbeidsbetingelser og lønn skal være de samme som for norske arbeidstakere. Om arbeids- og oppholdstillatelse Etter gjeldende regelverk gir arbeidstillatelse ikke automatisk rett til oppholdstillatelse. Oppholdstillatelse gir ikke automatisk rett til arbeidstillatelse. Utenlandske statsborgere som har bosettingstillatelse, har rett til varig opphold og rett til å arbeide i Norge. Hovedregelen er at utenlandske statsborgere som ikke har bosettingstillatelse, må ha arbeidstillatelse iht. utlendingsloven for å kunne ansettes i Stavanger kommune. Som hovedregel må alle første gangs tillatelser for tredjelandsborgere være gitt før innreise. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

29 Tilbud om arbeid er et vilkår for at søknad om arbeidstillatelse skal bli innvilget, og det er en forutsetning at det ikke finnes innenlandsk arbeidskraft til den aktuelle stillingen. Det er videre en forutsetning at den tilsatte er sikret bolig i Norge. I vår gjennomgang får vi fra kommunen opplyst at disse bestemmelsene blir etterlevd. Vi har i denne sammenhengen ikke underlagt dette forholdet direkte kontroll fra vår side. Situasjonen i de private sykehjemmene på Tasta og Øyane synes å være den samme som i kommunen Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

30 For kommunale enheter hvor man arbeider skift eller vakter er det alltid en utfordring å planlegge dette turnusarbeidet optimalt. På den ene siden skal det tas hensyn til belastninger for de ansatte, og på den andre siden skal arbeidsplanen være mest mulig kostnadseffektiv. I tillegg skal man selvsagt også ta hensyn til brukerne, ved å gi dem et mest mulig stabilt tjenestetilbud. Stavanger kommune har fra høsten 2008 tatt i bruk et dataprogram, Notus Turnusplan, for å planlegge en korrekt turnus. Notus skal hjelpe den enkelte avdelingsleder å ha oversikt over ressursene, sette opp en korrekt og mest mulig kostnadseffektiv liste og å få korrekt lønnsutbetaling. Systemet skal også være et redskap for å unngå brudd på arbeidstidsbestemmelsene. I tillegg blir innføring av systemet arbeidsbesparende for lønningskontoret, idet arbeidslistene blir utbetalt direkte fra lønnssystemet uten at lønnen må legges inn manuelt. I en av virksomhetene vi har undersøkt, måtte lønningskontoret tidligere føre 100 timelister, mens det nå bare føres 10. Notus turnusplan skal benyttes av alle enheter innen levekårsområdet som har turnusplan/arbeidsplan. Også de private sykehjem som kommunen har driftsavtale med, benytter dette verktøyet. I turnusplanleggingen skal alle som arbeider ved enheten legges inn, også innleide vikarer, sykmeldte og ansatte i permisjon som skal ha lønn. Dette er innført fra og med innføring av Notus, og hjelper leder til å få oversikt over ressurser. Da vil leder til enhver tid kunne se hvilke vakter som eventuelt mangler dekning. Leder skal også kunne se hvilke ansatte eller vikarer som utløser lavest kostnader på ledige vakter. Turnussystemet er innrettet slik at det kommer opp varsel dersom arbeidstidsreglene blir brutt. Dette blir automatisk kontrollert på grunnlag av alarmene som ligger i systemet og de turnusavtaler som er lagt inn fra den enkelte virksomhet. Det skal fungere på den måten at det kommer et varsel dersom ikke alt er korrekt. Et eksempel er at dersom det er inngått avtaler med tillitsvalgte om utvidet fleksibilitet i arbeidstidsordningene, så må disse avtalene være lagt inn i Notus for å unngå varsel om brudd. Alarmene som ligger i Notus er: o Fritid mellom vakter avtalt med tillitsvalgte o Minimum fritid ved F1- vakter (lovbestemt ukefridag) o Maks arbeidstimer pr dag avtalt med tillitsvalgte o Maks arbeidstimer pr. uke avtalt med tillitsvalgte o Systemet viser også hvilke ansatte som utløser overtid på vakten m.m. Virksomhetsleder/avdelingsleder som søker opp en vikar i turnussystemet, vil også se ansattes arbeidstid og stillingsandel andre steder i kommunen hvis det er aktuelt. Dette gjelder imidlertid bare de ansatte i kommunen som har turnusplan i Notus. Dersom en ansatt i barnehage f. eks. arbeider ekstravakter på sykehjem, vil de på sykehjemmet ikke kunne se i Notus at vedkommende arbeider i barnehagen. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

31 Det er avdelingsledere og deres stedfortredere som vanligvis planlegger turnus, og det er oversikt over hvem som har tilgang til systemet. Den som fører turnus kan ikke selv endre oppsettet ved å sette inn nye varsler (alarmer) eller slette slike. Vedkommende kan imidlertid velge å slå alarmen av. Dette vil da vises for de som er ansvarlig for systemet. Den enkelte leder kan selvsagt også velge å overse alarmer, for eksempel i situasjoner hvor man eller ikke ville få tak i vikar til en ledig vakt. Erfaring fra kontroller andre steder i landet viser at en del brudd på arbeidsmiljøloven fremkommer fordi inngåtte avtaler med tillitsvalgte ikke er lagt inn i turnussystemet. Det er mulig å inngå følgende avtaler: Arbeidsmiljøloven 10-5 nr. 1 og 2 gjennomsnittsberegning av arbeidstiden med forlengelse av arbeidstiden i inntil 54 timer i løpet av 7 dager, en avtale om det samme inntil 48 timer kan også avtales med den enkelte arbeidstaker. Arbeidsmiljøloven 10-5 nr. 1 forlengelse av daglig arbeidstid fra 9 timer til 10 timer per vakt. Arbeidsmiljøloven 10-8 nr. 3 reduksjon av daglig fritid fra 11 timer og ned til 8 timer. Arbeidsmiljøloven 10-8 nr. 3 reduksjon av ukentlig fritid fra 35 timer og ned til 28 timer i løpet av sju dager. Arbeidsmiljøloven nr. 1 definisjon av nattarbeid Det kan søkes utvidelse utover dette hos Arbeidstilsynet ved spesielle behov, jf. arbeidsmiljøloven 10-5 nr. 3. Det kan også være behov for å iverksette andre tiltak for å unngå brudd. Dette kan drøftes med de tillitsvalgte. Et aktuelt forhold er å beregne helgearbeid ut fra et snitt på 26 uker, og ikke annenhver helg. Dette ivaretar deltids- helgestillinger for ansatte gjennom året, sommerjobber og kanskje eventuelt også bytte av vakter mellom ansatte, slik at disse ikke fører til brudd på arbeidsmiljøloven. Dersom to ansatte bytter en helgevakt, kan dette i verste fall føre til til sammen seks brudd på arbeidstidsbestemmelsene: For mange timer per uke, for liten hviletid, og for mange helger uten fri. for begge de involverte. Gjennomført turnus slik den fremstår i turnusplanen blir utbetalt, og variabel lønn blir overført til lønnssystemet for utbetaling. Lønnskontorets oppgave er å betale ut lønn, og kontoret er ikke pålagt noen kontrollfunksjon av om turnus, arbeidstid og utbetaling til den enkelte er korrekt. Det ansvaret ligger på avdelingsleder, som også gir den enkelte ansatte mulighet til å kontrollere listene før de overføres lønnssystemet. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

32 Virksomhetsleder kan ta ut rapporter på egen enhet. Dette gir gode muligheter for kontroll. Kommunen har hatt en oppfølging etter innføring av Notus turnusplanlegging. I den forbindelse blir det utført en kontroll av brudd på arbeidstidsbestemmelsene ved enheten, samtidig som de ansatte kan få ytterligere instruksjon. Oppfølgingen er gjennomført hos nesten alle, ca 95 % av aktuelle turnusavdelinger i levekårsområdet og hos enkelte private sykehjem. Dette er ikke en reell kontroll med overholdelse av arbeidstidsbestemmelser, men en kontroll av om Notus blir brukt korrekt, og et tilbud om råd og hjelp. I tillegg har kommunen avdekket at det var behov for å oppdatere alle enhetsledere i regelverk og arbeidstidsplanlegging. Våren 2011 arrangerte kommunen todagers kurs, der 150 ledere og avdelingsledere som har ansvar for tjenestelister deltok. Dette er videre fulgt opp med at det er etablert en koordineringsgruppe for arbeidstidsplanlegging og turnusordninger i Stavanger kommune. Mandatet er å følge opp og oppdatere Stavanger kommunes turnusveileder, og avklare spørsmål om policy og tolkning av regelverk innen turnusplanlegging. Koordineringsgruppen innehar en viktig kompetanse som ledere i kommunen har behov for, og den består nå av leder fra forhandlingsseksjonen i personal- og organisasjonsavdelingen, en virksomhetsleder med ansvar for turnusplanlegging, ansvarlig for turnussystemet, og to fra personalavdelingen. Gruppen skal også sikre en mest mulig lik behandling i vanskelig spørsmål av allmenn interesse. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

33 Som en del av denne undersøkelsen har vi kontrollert hvordan arbeidstidsbestemmelsene blir etterlevd ved enkelte avdelinger/virksomheter i kommunen. Mens kommunen har utført sin kontroll av turnuslister ved den enkelte enhet, valgte vi å gå ut fra lønnssystemet, og ta ut lister over overtidstimer for kommunalt ansatte innen omsorg og levekår i 2009, 2010 og til og med april Da fikk vi samtidig en oversikt over ansatte innen oppvekst og levekår i kommunen som arbeider ved flere enheter. Vi tok utgangspunkt i ansatte med mer enn 250 timer årlig overtid i 2009 og 2010, og til og med september Arbeidsmiljøloven tillater inntil 200 timer overtid for en periode på 52 uker. Oversikten nedenfor inneholder ett usikkerhetsmoment: Tallene er basert på overtidstimer i henhold til hovedtariffavtalen. Arbeidsmiljølovens grenser for overtid ligger noe høyere enn tariffavtalen. De ansatte som arbeider turnus og har en arbeidsuke på 35,5 timer har etter Arbeidsmiljøloven en arbeidsuke på 38 timer. Tallene for overtidstimer i denne oversikten kan derfor ligge noe lavere med utgangspunkt i Arbeidsmiljøloven. Oversikten for 2009 viste 45 medarbeider som hadde mer enn 250 overtidstimer., I 2010 var det 49 navn samme liste. Det var 20 navn som gikk igjen begge disse årene. I 2009 var rekorden 507 timer, året etter 779 timer. I tiden fra januar til og med april 2011 var det tre medarbeidere som allerede hadde mer enn 200 overtidstimer 14. En utenlandsk sykepleier hadde i denne perioden fått utbetalt 334 timer overtid. Ved nærmere undersøkelse viste det seg at vedkommende bare hadde arbeidet en kort periode, og etter dette avsluttet arbeidsforholdet. Vedkommende arbeidet på timebasis, og hadde arbeidet mer enn det lovlige antall overtidstimer over en periode på fire måneder i kommunen. 15 En annen utenlandsk sykepleier hadde på samme måte arbeidet 203 overtidstimer. Også for henne er arbeidsforholdet opphørt. En tredje medarbeider hadde arbeidet 211 timer overtid fra januar til og med april, og deretter 55 timer hittil i år. 14 I 2011 er det et skille per 1. mai, da kommunen fikk nytt lønnssystem. 15 Arbeidstid Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

34 Oversikter fra mai til september 2011 viser at seks personer har arbeidet mer enn 150 timer overtid i perioden. Fire av disse fant vi også på oversiktene fra 2009 og Det framgår videre at det de hjemmebaserte tjenestene som har flest overtidstimer. Høyest oppe er Eiganes og Hillevåg, med henholdsvis 858 og 837 timer. Dette er fordelt på henholdsvis 9 og 8 medarbeidere. Detaljkontroll av turnusplan og eventuelle brudd på arbeidsmiljøloven ble gjennomført for to sykehjem med driftsavtaler, og for de to avdelingene i hjemmebaserte tjenester med høyest bruk av overtid. Disse sykehjemmene har egen tariffavtale med HSH (Handels- og servicenæringens hovedorganisasjon). Lønnsmessig hevder de å ligge på tilnærmet samme nivå som kommunen, men ikke likt i alle detaljer. Sykehjemmene bruker kommunens personalhåndbok så langt det passer. Når det gjaldt bruk av vikarer, hadde begge disse private sykehjemmene sine faste «ringevikarer». Tasta hadde benyttet kommunens avtaler med Adecco ved enkelte anledninger den siste tiden. I forkant av disse undersøkelsene hadde vi hatt en gjennomgang av bruk og muligheter i Notus turnusplan med systemansvarlig i kommunen. De private virksomhetene i kommunen tok i bruk Notus først høsten 2010, mens de kommunale virksomhetene hadde startet i Tasta sykehjem bruker kommunens lønnssystem og Notus turnusplan. Øyane sykehjem bruker eget lønnssystem, men skal over på kommunens system fra årsskiftet sammen med Domkirkens- og Blidensol sykehjem. De vil da gå inn på tilsvarende løsning som Tasta sykehjem. Øyane sykehjem bruker Notus turnusplan, men skriver fortsatt timelister på den gamle måten. Våre stikkprøvekontroller av turnus ved Tasta sykehjem avdekket ingen avvik. Det gjorde heller ikke våre kontroller ved Øyane, men her framkom det at alarmer som skal varsle om brudd, ikke var aktivert. Øyane sykehjem var den siste virksomheten som tok i bruk planleggingssystemet, og er derfor fortsatt i en opplæringsfase. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

35 Vi har også kontrollert turnus og arbeidsplaner ved to avdelinger hjemmebaserte tjenester: Eiganes og Hillevåg. Begge avdelinger nytter egne ringevikarer eller kommunens avtaler med vikarbyrå ved behov. Begge avdelinger hadde en positiv opplevelse av Notus som system for turnusplanlegging. Eiganes hjemmebaserte tjenester har 180 ansatte. Våre kontroller av registrerte brudd på arbeidstidsbestemmelsene i de fem kontrollerte avdelingene 16 fra januar til og med september i år, viste følgende: Øvre Strandgate bofellesskap Hjemmebaserte tjenester avdeling 1 Hjemmebaserte tjenester avdeling 2 Trekanten Respiratorteam 5 brudd 99 brudd 262 brudd 247 brudd 1697 brudd For respiratorteamet var en stor del av bruddene at nattevaktene varer et kvarter for lenge. Virksomhetens vurdering er at hvis man legger inn de avtalene som er inngått med tillitsvalgte inn i systemet, så vil de fleste brudd forsvinne. Hillevåg hjemmebaserte tjenester har 230 ansatte. Våre kontroller avdekket brudd på arbeidstidsbestemmelsene for alle avdelinger fra nyttår og til 6. oktober: Hjemmebaserte tjenester Vannassen bofellesskap Hinnabo bofellesskap Krokåsvn bofellesskap. Eikebergvn bofellesskap Auglendsdalen bofellesskap Nattpatruljen 5098 brudd 1267 brudd 1753 brudd 1108 brudd 1779 brudd 1389 brudd 328 brudd Typen brudd varierer, men vi kan slå fast at for lite hviletid synes å være noe som går igjen. Avtaler med tillitsvalgte var ikke inngått, eventuelt ikke lagt inn i systemet. Det kunne kanskje vært mulig å gjøre avtaler som ikke førte til så mange brudd på bestemmelsene om hviletid, men dette har vi ikke hatt mulighet til å kunne kontrollere. Brudd som gjenstår etter at avtaler med tillitsvalgte er tatt inn, vurderes nøye allerede i dag, men virksomhetsleder mener at forklaringene her kan dokumenteres bedre. Det arbeides nå med ny turnusplan som skal tas i bruk fra årsskiftet. 16 Eiganes har åtte avdelinger. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

36 Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

37 Etter vår gjennomgang kan vi konkludere med at Stavanger kommune har overholdt lov om offentlige anskaffelser ved inngåelse av avtaler med vikarbyrå, med drift av Boganes sykehjem, og ved avtaler med hjemmehjelp m.m. Vi har også gjennomgått kommunens forskjellige typer avtaler, og sett på vilkårene i de forskjellige. Kommunen har overholdt sin plikt til å sette vilkår der dette er påkrevd. Vi har gått gjennom avtalene til Stavanger kommune for å vurdere hva avtalene sier om krav til arbeidstid og arbeidsforhold for private leverandører til kommunen. Stavanger kommune har i avtaler av nyere dato oppfylt kravet til å ta inn bestemmelser for å forhindre sosial dumping. Det er i de fleste tidligere avtaler 17 løst ved at det er tatt inn et forbehold om at Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for sted og yrke. Dette gjelder for alle ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. I den siste utlysing som er gjort nå i vår, for nye avtaler som skal inngås før september, er påslag i timepris et av kriteriene for tildeling. Dette gir bedre oversikt over tariffen også. Vi mener at Stavanger kommune har hatt de nødvendige formuleringene i kontrakter også før forskriften av trådte i kraft. Dette er blitt enda tydeligere i de nye utlysningene. Stavanger kommune har den siste tiden intensivert arbeidet med å følge opp sine private leverandører. I 2008 kom forskriften som pålegger kommunene å føre nødvendig kontroll med de ansattes arbeidstid og arbeidsvilkår hos sine private leverandører. Stavanger kommune hadde ikke definert hva som etter forskriften skal være nødvendig kontroll med vilkårene for ansatte hos private leverandører 17 Dette sto i utlysing i Forskrift 2008 Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

38 Stavanger kommune har i løpet av de siste par årene foretatt kontroller av innleide vikarbyrå. Det begynte med at de sendte ut skjema som byråene selv skulle fylle ut. Høsten 2010 ble det foretatt noen utvalgte stedlige kontroller. Dette ble videre fulgt opp med oppfølgingskontroller i februar 2011 i forhold til avvik, som igjen førte til at avtalen med Konstali Helsenor ble avviklet. Denne kontrollen ble utført av Innkjøpsavdelingen. Etter vår vurdering ble kontrollen lagt opp på en god måte, og de viktigste tema er tatt med. Det har vært nyttig å utvide kontrollen, slik at det ikke lenger bare er et skjema der byrået foretar en egenvurdering. Kommunen har dessuten pålagt vikarbyråene månedlig rapportering, som synes å gi en svært god oversikt. Det kan synes som om det i enkelte kontrakter kan være noe usikkerhet med hensyn til hvem i kommunen som har ansvaret for å kontrollere hva. Hovedregelen er at den avdelingen som inngår kontrakt, har ansvaret for å følge opp denne. Noen kontrakter, spesielt rammeavtaler, kan være delt. Her har innkjøpsavdelingen ansvar for å følge opp selve kontraktsvilkårene overfor leverandørene, mens levekårsavdelingen har ansvar for å følge opp kvaliteten på tjenesten som blir levert, og at de vikarene som benyttes gjør en god jobb. Innkjøpsavdelingen har i hovedsak ansvar for sektorovergripende rammeavtaler, og gjennomføring av kontroll i disse. Vurdering og beslutning om kontroller som skal gjennomføres av innkjøpsavdelingen blir besluttet av innkjøpssjef. Før en slik beslutning blir avtalene vurdert i forhold til risiko, og i dette arbeidet blir alle rådgivere i Innkjøpsavdelingen involvert og videre blir det gjennomgått i avdelingsmøte. (dokumentert i f.eks. referat fra avdelingsmøte). Rutiner for oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår er ikke beskrevet i anskaffelsesstrategi eller andre steder. Men vilkår for lønns- og arbeidsvilkår er tatt inn i kontraktene med den enkelte leverandør 19. I denne forbindelse vises til en artikkel som slår fast det samme som vi har funnet i Stavanger kommune: Artikkel i Doffin : Stiller krav, men oppfølging varierer Publisert 19. October :00 De fleste statlige virksomheter har med en eller annen form for krav om lønns- og arbeidsvilkår i sine nye kontrakter med leverandører. Det viser en undersøkelse som Arbeidsdepartementet har gjennomført for å sjekke etterlevelsen av forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Men når det gjelder oppfølging og kontroll røper svarene mye vilje, men mindre konkret praksis. Imidlertid blir det rapportert om tilfeller av reaksjoner mot leverandører. Stavanger kommune har likevel vært tidlig ute med å stille krav i utlysninger og kommunen var tidlig med å kontrollere arbeidsvilkår i vikarbyrå. 19 Etter at rapporten er skrevet, har vi fått opplyst av innkjøpsavdelingen at det nå er planlagt ca. 10 kontroller per år i slike rammeavtaler når det gjelder arbeidsvilkår. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

39 Det synes som kommunen gjør en innsats for å øke kompetansen på planlegging og etterlevelse av regelverket omkring turnusarbeid også overfor egne ansatte. Men vi kan ikke se at kommunen har laget system for en samlet oversikt og kontroll av ansatte lønns- og arbeidsvilkår. Etter opplæring i forbindelse med innføring av Notus, ble det besluttet at kommunen også ville kontrollere egne ansatte, og dette var spesielt viktig etter at et nytt system for turnusplanlegging ble innført. Denne gjennomgangen er utført som en internkontroll i regi av en gruppe fra personal og organisasjon, sammen med ansvarlig for turnusplanleggingen innen levekår. Ved disse kontrollene er det ikke avdekket vesentlige uregelmessigheter, men kontrollen var så nyttig og lærerik for alle parter, at den skal gjennomføres i alle enheter. Denne gjennomgangen, og også opplæringen av egne ansatte i arbeidsmiljølovens regler, virker solid og god, og gir mulighet for en mye bedre planlegging og mer kostnadseffektive arbeidsplaner. Den viste også hvor viktig det var at lokale avtaler med tillitsvalgte om mer fleksible arbeidstidsordninger var lagt inn i Notus. Det skal lite til for å få opp røde felter som viser brudd: Hvis to ansatte f.eks. bytter en helgevakt, kan dette i verste fall medføre seks brudd på turnus - for tett helgearbeid, overskridelse av gjennomsnittlig ukearbeidstid, og kanskje for liten tid mellom vakter for begge to. Det er likevel viktig at kommunen foretar kontroller av arbeidstid og arbeidsvilkår for egne ansatte i kommunen som helhet. Vi ser at en slik gjennomgang som utføres av denne gruppen, ikke gir oversikt over samlet overtidsarbeid i kommunen, bare ved de enkelte enheter. Vår revisjon har avdekket en betydelig mengde brudd på arbeidstidsbestemmelsene. Vi ser at det er nødvendig å gjøre en innsats for å få redusert antall brudd i tiden framover. Dette er helt klart også en målsetting fra administrasjonen, og de er i gang med dette. Turnussystemet er ennå ikke 100 % i virksomhet alle steder, men det ser ut til at det er underveis. Dersom brudd ikke kan unngås fordi nødvendig bemanning må prioriteres, bør dette dokumenteres hos den enkelte virksomhet Se vedlagt konklusjon og forslag til forbedringer etter gjennomgang fra administrasjonen i Trondheim kommune. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

40 Vi vil anbefale at kommunen foretar en risikovurdering av den enkelte kontrakt ved inngåelse, sette opp hvilke kontrolltiltak som det er nødvendig å gjennomføre, og avklare hvem som skal foreta kontrollen. Kommunen bør lage et system for overordnet kontroll av arbeidstid og overtidsforbruk for egne ansatte. Dette må også gjelde kommunen som virksomhet, og ikke bare den enkelte enhet for å fange opp alle. Kommunen bør fortsette både å øke og å vedlikeholde kompetansen på arbeidstidsbestemmelser hos sine ledere. Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

41 Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

42 I kommunelovens 77.4 pålegges kontrollutvalgene i fylkeskommunene og kommunene å påse at det gjennomføres forvaltningsrevisjon. Forvaltningsrevisjon innebærer systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Lovens bestemmelser er nærmere utdypet i revisjonsforskriftens kapittel 3 og kontrollutvalgsforskriftens kapittel 5. Revisjon i norsk offentlig sektor omfatter både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon, i motsetning til i privat sektor hvor kun regnskapsrevisjon (finansiell-) er obligatorisk. Rogaland Revisjon IKS utfører forvaltningsrevisjon på oppdrag fra kontrollutvalget i kommunen. Arbeidet er gjennomført i henhold til NKRF sin standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Les mer på Denne rapporten er utarbeidet av forvaltningsrevisor Ingrid Tjørhom og revisor Ingve Rimestad under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon Bernt Mæland og gjennomgått av Tove Gunn Moen. Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som revisjonen bruker for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriterier anvendt: Arbeidsmiljøloven Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Planer og retningslinjer i Stavanger kommune Politiske vedtak i Stavanger kommune Politiske sakspapirer i Trondheim kommune Vi har hatt møter/intervju med ansatte i kommunens: -Innkjøpsavdeling - Personal og organisasjonsavdeling - Levekår - Ansvarlig for Notus turnusplanlegging på levekår - Ledere på virksomheter under levekår - samtale med hovedtillitsvalgte i norsk sykepleieforbund og fagforbundet I tillegg har vi hatt gjennomgang av kommunens avtaler og utlysinger av anbud, samt resultater av kommunens kontroller. Vi har kontrollert brukt overtid fra lønnssystemet og sett på utvalgte utdrag i turnuslistene i Notus. Definisjon av arbeidslister i turnusplanlegging: En B E M A N N I N G S P L A N er en plan for hvordan stillingsressursene benyttes, og er en oversikt over hvor mange ansatte, eventuelt innenfor de enkelte faggruppene, som er til stede på de enkelte vaktene i løpet av ukens 168 timer. I tillegg gir den oversikt over ressursbruken på ubekvem arbeidstid. Bemanningsplanen skal gi informasjon om vaktenes lengde og start- og sluttidspunkt, og vise eventuell overlapping mellom vaktene. Bemanningsplanen er aktivitetsbasert, dvs. at brukernes behov skal være styrende, planen skal bygge på en analyse av brukernes døgnrytme, og gi en oversikt over de forutsigbare aktivitetene som skjer i løpet av et døgn, innenfor de økonomiske ressursene til enhver tid. En T U R N U S P L A N er en arbeidsplan som viser oversikt over hver enkelt ansattes arbeidstid og fritid. Tur- Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

43 nusordning er en arbeidstidsordning der arbeidet varierer og varer utover vanlig dagarbeidstid. En turnusplan er derfor en godkjent arbeidsplan med skiftende arbeidstid fra dag til dag og/eller fra uke til uke. Turnusplanen er rullerende og løper over en periode på fra 2 til 52 uker. Gjennomsnittlig arbeidstid er 35,5 timer pr uke i hel stilling. En H J E L P E T U R N U S er en turnusplan som avviker midlertidig fra grunnturnusen, og som vanligvis utarbeides i forbindelse med helge- og høgtidsdager og ferieavvikling. A R B E I D S T I D P Å 35,5 timer pr uke gjelder ikke for en arbeidsplan som ikke skifter fra dag til dag, eller som ikke innehar arbeid minst hver 3. søndag. Arbeidstiden er da vanligvis 37,5 timer pr uke. En stilling med 37,5 timers arbeidstid kan likevel tas med i turnusplanen dersom det er ønskelig for å få nødvendig oversikt over bemanningen Kontroll foretatt av Innkjøpsavdelingen: Før den stedlige kontrollen hadde de enkelte private leverandører svart på følgende spørsmål og levert inn dokumentasjon: Merverdiavgift Arbeidsgiveravgift Skatteattest fra kemner/kommunekasserer Skatteattest for mva fra fylkesskattekontor Pensjonsforsikring ansatte (OTP lov av ) Yrkesskadeforsikring Bedriftshelsetjeneste HMS- system Verifiser at bedriften har verne- og evt. Hovedverneombud. Arbeidstidsreglement Har firma oppdatert liste over fast ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten Har alle fast ansatte skriftlig arbeidsavtale Har alle vikarer skriftlig arbeidsavtale Har alle ansatte skriftlig arbeidsinstruks Dersom det finnes fremmedspråklige i firmaet, har disse arbeidsinstruks på sitt språk Mottar de ansatte lønn iht. tariffavtale eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke Benytter firma personer bosatt i utlandet til å utføre oppdraget/kontrakten eller tilknyttet underoppdrag Har de ansatte gyldig arbeids- og oppholdstillatelse før kontraktsarbeidet påbegynnes Har firma rapportert til ligningsmyndighetene iht. ligningsloven 6-10 RF 1199 i løpet av det siste året Benytter dere underleverandører i forbindelse med oppdraget for Stavanger kommune Har dere gjennomført kontroll av lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte hos underleverandøren Har firmaet lærlinger Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

44 Rett til fri og uavhengig organisering og kollektive forhandlinger Årsberetning, årsregnskap og revisjonsberetning for Den stedlige kontrollen hadde følgende plan for gjennomføring: Det printes lønningsliste for en gitt periode over alle fast ansatte og vikarer som medvirker til å oppfylle kontrakten Deretter kontrolleres følgende punkt på et utvalg av 10 personer fra lønningslisten. Navnene plukkes ut av kommunen. Samme person kontrolleres på alle punktene o o o o o o o o o o o Lønnslipp Bankliste overføring av beløp Timeliste Feriepenger Overtidsbetaling Skattetrekk Gyldig skattekort Gyldig arbeids- og oppholdstillatelse System for oppfølging når oppholds/arbeidstillatelser skal fornyes. Arbeidsavtale Arbeidsinstruks Oppfølging av eventuelt avvik på egenerklæringen Kontroll foretatt av den Interne koordineringsgruppen i kommunen: Under kontrollen med de kommunalt ansatte, ble følgende tema gjennomgått: Er det gjennomført risiko og sårbarhetsanalyse? ( Vold, trussel, bemanning etc.) Er det utarbeidet bemanningsplan som grunnlag for turnusplanen? (Endringshåndtering) Hvem utarbeider turnusplanen på din avdeling/virksomhet? Har utarbeider tilstrekkelig kompetanse på turnusplanlegging? ( Kurs, erfaring, backup ved fravær) Hvordan deltar tillitsvalgte i utarbeidelse av turnusplanen? Foreligger det noen gyldig protokoll med godkjennelse av tillitsvalgte i nåværende turnusplan+ Kjenner du til avvik i turnusplanen som går ut over arbeidsgiverens handlingsrom i forhold til arbeidstid? (Arbeidstidens lengde, hviletid, søndagsarbeid, nattarbeid, ukefridag ) Forelegges turnusplanen verneombudet? Hvis ansatte i grunnturnus jobber mer enn 9 timer per dag, mindre enn 11 timer hvile, etter vakt eller mer enn 48 timer per uke skal dette avtales med tillitsvalgte. Kommer dette frem i protokoll for turnus? Hvor mange timer er det avtalt at deres ansatte kan jobbe på en enkel vakt i turnusplanen? Er det eventuelt avtalt med tillitsvalgte? Har deres ansatte lov til å jobbe over 13 timer sammenhengende i drift? I tilfelle ja, hvor lenge? Er det eventuelt avtalt med tillitsvalgte? Får ansatte lovbestemt hviletid etter en arbeidsøkt før ny arbeidsøkt starter? Hvor mange timer minimum skal deres ansatte ha mellom to hovedvakter? Er det eventuelt avtalt med tillitsvalgte? Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

45 Har alle ansatte i en stilling fått plassert sin lovbestemte ukefrie dag i turnus? Hvilke rutiner tas i bruk hvis ansatte må jobbe på sin F1 dag? Hvor mange timer har deres ansatte lov til å jobbe per uke? Hvem kontrollerer når ansatte har nådd sin maks grense på antall timer per uke? Er uketimetallet avtalt med tillitsvalgte? Hjelpeturnus. Utarbeides det hjelpeturnus til bruk i høgtidsperioder? Hvordan praktiseres arbeid på røde dager og F3 dager? Vikarer Har dere rutine for hvordan dere dekker opp vakante stillinger /vakter? Har dere rutiner på inntak av vikarer i forhold til maks timetall per dag/uke og overtid? Eksempel: Hvis ansatt jobber over maks lovlig grense på en dag pga en ekstravakt, hva gjøres i dette tilfellet? Fungerer rutinen? Følger dere rutinen ved bestilling av vikarer fra vikarbyrå? Har dere tilgang til nok fagfolk ved behov for innleie? I tilfelle nei, hvem blir pålagt å gå ekstra? Ansettelseskontrakter m.m. Har alle ansatte gyldig ansettelseskontrakt? Har utenlandske arbeidstakere gyldig arbeidstillatelse? Har alle ansatte nødvendige sertifikater? ( Utdanning, MRSA, TUB med mer) Avvikshåndtering Er det registrert avvik når det gjelder brudd på arbeidstidsbestemmelser? ( Stikkord: synergi, hvordan, beskriv) Hvordan følges avvikene opp? Kan dere dokumentere at ansatte har fått nødvendig opplæring og øvelse i forhold som kan medføre helsefare eller skade? Oversikt over innholdet i månedsrapporter som innkjøp mottar fra vikarbyråene: SUM PR. TJENESTE Tjenesteområde Antall Periode Sum Hittil i år SUM PR. BE- STILLER Navn på bestiller Antall Periode Sum Hittil i år SUM PR. AVDELING Navn på avdeling Antall Periode Sum Hittil i år SUM PR. LØNNART Antall Periode Sum Hittil i år normaltid overtid 50 % m.m. DETALJER Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

46 navn Ansatt Navn vikaren Avdelingsnavn Bestiller Beskrivelse/ type stilling Periode Lønnstabell Lta. Beskrivelse oppgir tabell Antall Beløp Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

47 Forslag til tiltak i Trondheim kommune Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune

48 Lønns- og arbeidsvilkår Stavanger kommune