Møteinnkalling. Rollag kommune. Utvalg: Kommunestyre Møtested: Kommunestyresalen på Rollag kommunehus Dato: Tidspunkt: 18:00

Transkript

1 Rollag kommune Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyre Møtested: Kommunestyresalen på Rollag kommunehus Dato: Tidspunkt: 18:00 Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Tema: Orientering om flyktningetjenesten Rollag kommune, Dag Lislien ordfører

2 Sakskart: Utvalgs Saksnr: PS 67/13 PS 68/13 PS 69/13 PS 70/13 PS 71/13 Sakstittel Godkjenning av protokoll Meldinger og orienteringer Endring av administrativ enhetsstruktur Etablering av IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen Priser på kommunale boligtomter Lukket/åpen PS 72/13 Valg av barnerepresentant PS 73/13 Omstilling og nyskapning i Rollag - nytt medlem i omstillingsstyret

3 PS 67/13 Godkjenning av protokoll

4 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 033 Saksmappe : 2013/60 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Else Berit Grette Meldinger og orienteringer MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Kommunestyre /13 Ordføreren orientert om:

5 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 034 Saksmappe : 2013/649 Avd : Rådmann Saksbehandler : Else Berit Grette Endring av administrativ enhetsstruktur MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Administrasjonsutvalget /13 Kommunestyre /13 Utvalgsleders forslag til vedtak : Enheten Helse slås sammen med enheten Pleie og omsorg i en ny organisatorisk enhet. Enhetens nye navn blir Helse og omsorg. Endringen gjøres gjeldende fra Behandling i Administrasjonsutvalget : Innstilling ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Administrasjonsutvalget : Enheten Helse slås sammen med enheten Pleie og omsorg i en ny organisatorisk enhet. Enhetens nye navn blir Helse og omsorg. Endringen gjøres gjeldende fra Saken gjelder: Sammenslåing av enheten Helse og enheten Pleie og omsorg til ny enhet Helse og omsorg Fakta: Pleie og omsorg og Helse har vært organisert i to ulike administrative enheter med hver sin enhetsleder siden kommunen etablerte enhetsnivå i sin administrative ledelsesstruktur. Det som kjennetegner en administrativ enhet i Rollag kommune er bl.a. at enheten ledes av en enhetsleder og denne har et ansvar for tjenestene som leveres (tjenesteansvar), personalet i enheten (personalansvar) og enhetens budsjett (økonomiansvar). Kommunens budsjett og regnskapsoppfølging er også strukturert i tråd med enhetsorganiseringen og hver enhet får tildelt sine økonomiske rammer i budsjettet. Rollag kommune har i dag seks enheter. Dette er Fellestjenesten, Veggli skole, Rollag kommunale barnehage, Plan og utvikling, Pleie og omsorg og Helse. I tillegg er det etablert interkommunalt samarbeid etter kommunelovens

6 28 b innenfor barnevern med Nore og Uvdal kommune som vertskommune og NAV Numedal (kommunale tjenester) med Rollag kommune er vertskommune. Enheten for Helse ledes av helsesjefen som er ansatt i en 40 % stilling. I denne stillingen inngår også funksjonen som kommunelege. I praksis utgjør derfor helsesjeffunksjonen (enhetslederfunksjonen) ca. 20 %. Ansatte i helseenheten består av personal i psykisk helse (4), helsesøster (1) og kommunefysioterapeut (1). I tillegg inngår jordmor og kommunepsykolog, men disse ansatt i Flesberg kommune og inngår i et interkommunalt samarbeid. Bakgrunnen for at en nå anbefaler å slå sammen og samordne enhetene Helse og Pleie og omsorg er todelt. Innføringen av samhandlingsreform stiller større krav til samordning av kommunens fagressurser i de to enhetene. I tillegg er det lite tilfredsstillende og til dels krevende med en enhetsleder i en liten deltidsstilling slik tilfelle er for Helseenheten. Vurdering Innføring av samhandlingsreformen har allerede resultert i et tettere samarbeid mellom fagressurser i Pleie og omsorg og Helse. Større fokus på et helhetlig tjenestetilbud, økte krav til forebyggende aktiviteter samt tilrettelegging for økt rehabilitering, stiller krav til økt samordning og samarbeid. Å samle alle ressursene i de ulike fagområdene under en felles ledelse i en enhet, vil etter rådmannens vurdering bidra til en ytterligere helhetstenkning og en mer optimal utnyttelse av kommunenes ressurser innenfor helse og omsorgstjenestene. For de ansatte som i dag tilhører enheten for Helse, vil en strukturendring bl.a. bidra til at de blir en del av en større enhet med et større fagmiljø. Selv om de ansatte i de to enhetene i dag jobber tett og godt sammen, vil de i ny struktur også forholde til samme leder. Enhetsleder vil være tilgjengelig i større grad enn hva tilfellet er med dagens struktur. Både ansatte og tillitsvalgte har vært involvert i prosessen så langt, og har ingen motforestillinger til at enhetene slås sammen i en ny enhet. Den foreslåtte endringen vil ikke ha konsekvenser for kommunelegefunksjonen. Denne vil fortsatt bli ivaretatt av dagens kommunelege. En sammenslåing av enhetene Helse og Pleie og omsorg til en ny enhet Helse og omsorg, vil ikke ha budsjettmessige konsekvenser. Med referanse til andre kommuner foreslås det at navnet på den nye enheten blir Helse og omsorg. Rådmannen foreslår at enhetsleder for pleie og omsorg blir ny enhetsleder for Helse og omsorg. Endringen bør gjøres gjeldende fra Konklusjon Enheten Helse slås sammen med enheten Pleie og omsorg i en ny organisatorisk enhet. Enhetens nye navn blir Helse og omsorg. Endringen gjøres gjeldende fra

7 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 026 Saksmappe : 2013/51 Avd : Rådmann Saksbehandler : Hans Henrik Thune Etablering av IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Administrasjonsutvalget /13 Kommunestyre /13 Utvalgsleders forslag til vedtak : 1. Rollag kommune vil delta i Kongsbergregionen IKT-Drift 2. Vedtekter for interkommunalt samarbeid i Kongsbergregionen om IKT-drift godkjennes. 3. Samarbeidsavtalen godkjennes. Rådmennene delegeres myndighet til å gjøre endringer i samarbeidsavtalen iht. avtalens pkt. 11 Behandling i Administrasjonsutvalget : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak / Innstilling i Administrasjonsutvalget : 1. Rollag kommune vil delta i Kongsbergregionen IKT-Drift 2. Vedtekter for interkommunalt samarbeid i Kongsbergregionen om IKT-drift godkjennes. 3. Samarbeidsavtalen godkjennes. Rådmennene delegeres myndighet til å gjøre endringer i samarbeidsavtalen iht. avtalens pkt. 11 Opplysninger i saken Samarbeid om IKT har vært utviklet i Kongsbergregionen siden 2004, se nærmere oversikt i vedlegg 1 til saken. Prosjekt IKT Drift ble iverksatt i februar 2008, med hovedmål om å samordne driften av kommunenes IKT-løsninger. Kommunene har i denne perioden etablert felles regionale IKTløsninger, felles IKT-plattform og inngått av kontrakt med felles ekstern driftspartner. I den siste fasen har det vært gjennomført to omganger med utredninger (siste rapport følger som vedlegg 2, første rapport er tilgjengelig fra regionens nettside) knyttet til omfang og

8 organisering av videre IKT driftssamarbeid. I tillegg har det vært gjennomført en prosess, med bistand fra ekstern rådgiver, for å vurdere valg av hovedkontorkommune. Dette har resultert i en konkret anbefaling fra Rådmannsutvalget i Kongsbergregionen, som nå legges fram for behandling i alle kommunene i regionen. Anbefalingen er å etablere et IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen iht. kommuneloven 27. Samarbeidet etableres med Notodden kommune som hovedkontorkommune Samarbeidet evalueres etter faktisk driftsperiode på to år Det forutsettes at alle dagens IKT-driftstjenester skal organiseres innenfor samarbeidet, for å få mest mulig helhetlig og effektiv ressursutnyttelse. Dette enten de utføres lokalt, regionalt eller av ekstern leverandør, jfr. oversikt over tjenester i vedlegg 5 (forslag til struktur for tjenestekatalog, vedlegg 1 til sluttrapport fase 2). Modellen som anbefales tar utgangspunkt i at: Kommunene er likeverdige partnere med reelle styringsmuligheter Kommunene må kunne ha ulike ambisjoner når det gjelder tjenestekvalitet og bemanningsbehov Kommunestyrene fortsatt skal være premissleverandører gjennom å angi mål og rammer Det etableres et styre bestående av rådmennene og med ansattrepresentasjon Det etableres et hovedkontor i en av samarbeidskommunene, med felles daglig ledelse som har helhetlig ansvar for fag, økonomi og personal IKT driftspersonell skal oppleve å ha en attraktiv arbeidsplass, i et større fagmiljø og med gode utviklingsmuligheter Driftspersonellet fortsatt er lokalisert i de enkelte kommunene Samarbeidet evalueres etter faktisk driftsperiode på to år Vedtekter og samarbeidsavtale utgjør til sammen samarbeidets formelle plattform. Vedtektsforslaget er utarbeidet i tråd med minimumskravene i kommuneloven 27. Vedtektene vedtas og eventuelt endres av kommunestyrene. Samarbeidsavtalen inneholder bestemmelser som i større grad enn vedtektene kan måtte endres underveis i utviklingen av samarbeidet. Noen av punktene i samarbeidsavtalen beskriver hva som må avklares i seinere utviklingsfaser og bør endres når aktuelle avklaringer foreligger. Det foreslås at rådmannsutvalget delegeres myndighet til å gjøre endringer i samarbeidsavtalen iht. retningslinjene i denne avtalens pkt. 11. Hensikten med saken er å avklare om Rollag kommune skal delta i det nye IKT driftssamarbeidet som etableres og beslutte etablering av driftsenheten. Når kommunenes deltakelse er avklart, vil det iverksettes et etableringsprosjekt med mål at nytt driftssamarbeid er operativt så tidlig som mulig i Det er utarbeidet forslag til vedtekter og samarbeidsavtale for samarbeidet (vedlegg 3 og 4). Vurdering Det har vært betydelig enighet om målene for IKT driftssamarbeid. Ambisjonen er at kommunene i Kongsbergregionen skal bli blant de beste til å løse oppgaver knyttet til drift, brukerstøtte og utvikling av kommunale IKT-løsninger. «I hverdagen» vil dette kunne måles på at: IKT-systemer og -utstyr virker og er funksjonelle i forhold til faktiske behov IKT-systemene er tilgjengelige Brukerne får tilstrekkelig hjelp ved behov Hensikten er å oppnå en kvalitetsgevinst hvor IKT-driftstjenestene oppleves som enda bedre enn i dag. Det forventes også på sikt effektiviserings- og samordningsgevinster. Anbefalt modell vil gi de beste forutsetningene for å lykkes. Erfaringer fra andre regionale driftssamarbeid støtter denne konklusjonen.

9 Bruken av IKT i kommunene vil fortsette å øke framover. Kommunene tillegges stadig nye oppgaver og utstrakt bruk av IKT vil være nødvendig for å løse oppgavene innenfor tilgjengelige ressursrammer. Økt bruk av IKT vil medføre økninger i kommunenes IKT-kostnader. Et tett og omfattende IKT-driftssamarbeid skal medvirke til en svakere kostnadsstigning. Det må dog forventes en midlertidig kostnadsøkning i en overgangsfase når samarbeidet etableres. I prosessen som er gjennomført knyttet til valg av hovedkontorkommune, viser rapporten fra ekstern rådgiver at Kongsberg og Notodden i denne sammenheng utpeker seg som de alternativ som best oppfyller kriteriene i vurderingene. Det er i den anbefaling som fremmes vektlagt et samfunnsperspektiv. I dette anses det fordelaktig i det interkommunale samarbeidet å kunne fordele felles funksjoner som etableres mellom kommunene. På dette grunnlag anbefales Notodden kommune som hovedkontorkommune. Slik forslaget til organisering nå foreligger, antas det å foreligge en virksomhetsoverdragelse iht. arbeidsmiljøloven kapittel 16. Nærmere avklaring av de juridiske spørsmålene rundt dette, samt utarbeiding av en veileder, gjennomføres i tilknytning til etableringsprosjektet. Budsjettrammen for IKT driftssamarbeidet vil for 2014 være en funksjon av summen av de kommunale IKT-budsjettene, med nødvendige ekstra ressurser til etablerings- og omleggingsaktiviteter. I etableringsprosjektet må det utarbeides oversikt over ressurser som skal overføres til samarbeidet. Den nye virksomheten må utvikle nye modeller for budsjettering og kostnadsfordeling, med virkning fra og med driftsåret 2015, jfr. også kap. 4.8 i vedlegg 2 (sluttrapporten fra utredningsfase 2). Rollag kommune har for mange år siden satt ut driften av våre IKT systemer til andre. De siste årene har vi deltatt i oppbyggingen av et driftssenter i regi av Kongsbergregionen og de siste årene har alle nye systemer blitt plasser i dette driftssenteret. Å delta i Kongsbergregionen IKT-Drift vil derfor ikke føre til store praktiske endringer for Rollag kommune. Den største endringen blir at vi er medeier i det driftsselskapet som drifter alle våre IKT-systemer og på den måten for direkte innflytelse. Av kommunens ansette er det kun en som blir direkte berørt av denne endringen. Denne personen har deltatt i hele endringsprosessen og har ingen motforestillinger til opprettelse av et felles driftsselskap. Forslag til vedtak: 1. Rollag kommune vil delta i Kongsbergregionen IKT-Drift 2. Vedtekter for interkommunalt samarbeid i Kongsbergregionen om IKT-drift godkjennes. 3. Samarbeidsavtalen godkjennes. Rådmennene delegeres myndighet til å gjøre endringer i samarbeidsavtalen iht. avtalens pkt. 11 Vedlegg: 1. Oversikt regional IKT-samarbeid Kongsbergregionen Rapport videre driftssamarbeid utredning fase 2 3. Vedtektsforslag for interkommunalt samarbeid i Kongsbergregionen om IKT-drift godkjennes. 4. Samarbeidsavtale endelig forslag 5. Struktur for tjenestekatalog

10 Rollag kommune Rollag : Arkiv : L81 Saksmappe : 2011/757 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Kjetil Heitmann Priser på kommunale boligtomter MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /13 Kommunestyre /13 Utvalgsleders forslag til vedtak : Rådmannen anbefaler at framlagte forslag til priser på kommunale boligtomter legges til grunn for salg. Prisene justeres årlig ved budsjettbehandlingen. Behandling i Formannskapet : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak / Innstilling i Formannskapet : Formannskapet anbefaler at framlagte forslag til priser på kommunale boligtomter legges til grunn for salg. Prisene justeres årlig ved budsjettbehandlingen. FAKTA Boligplanen for Rollag ble godkjent av kommunestyret i møte sak 80/12. Tiltak 10 i boligplanen sier at det skal utarbeides en plan for markedsføring og presentasjon av tilgjengelige tomter og eiendommer. Rådmannen arbeider med planen, og det vil legges fram sak for omstillingsstyret om midler til oppfølging av boligplanen, herunder til markedsføring av boligtomter. Et ledd i å forberede markedsføring og salg av boligtomter er å fastsette priser på tomtene. I henhold til delegasjonsreglement er det formannskapet som fastsetter pris ved avhending av kommunal eiendom mens rådmannen har fullmakt til å selge innenfor formannskapets rammer. VURDERING

11 Sak om prising av kommunale boligtomter var oppe til behandling i hovedutvalg for næring, miljø og ressurs , sak 121/11. I denne saken bli ikke delegasjonsreglementet lagt til grunn for behandlingen. NMR vedtok i dette møtet, med fire mot tre stemmer, en prismodell som la opp til en grunnpris og relativt høy kvadratmeterpris for å skille prisen på store og små tomter. Prisene på kommunale tomter på ca 1 dekar i opparbeidede felt lå etter dette i størrelsesorden kr. Det har vært liten etterspørsel etter kommunale boligtomter de senere år, men tomtene er heller ikke markedsført. Rådmannen har arbeidet med en ny prismodell for kommunens boligtomter, også de nye tomtene som ble godkjent av kommunestyret i møte Pris på kommunale tomter foreslås fastsatt etter følgende kriterier: Grunnpris til delvis inndekking av infrastruktur Pris pr kvadratmeter tomt: God bonitet 60 kr/m 2, middels bonitet 45 kr/m 2 og lav bonitet 30 kr/m 2 Skjønnsmessig vurdering av tomtas beliggenhet, vurderes etter skala 10 (svært bra) og 1 (mindre bra). Her vektlegges nærhet til sentrum, sol og utsikt. Beliggenhet prises med kr x vekttall. Ut fra disse kriterier vil rådmannen legge fram følgende priser for kommunale boligtomter: Tomt nr. Infra-kost. kroner Størrelse m 2 Arealtillegg kroner Vekt beliggenhet Tillegg pris beliggenhet, kroner Sum pris, kroner Rollag boligfelt (gamle tomter) Kjemhushaugen, Veggli (gamle tomter) Glaimsmogen boligfelt (gamle tomter)

12 Rollag boligområde Glaimsmogen boligområde (ny plan) Tomteprisene bør reguleres årlig i forbindelse med budsjettbehandling, og basert på erfaringer med fastsatte priser. Vikjegrenda legges ikke ut for salg i denne omgang. Samlet kostnad til infrastruktur er kalkulert til mer enn 5 mill. kr, og det foreligger pr. i dag ikke noen plan for finansiering av infrastruktur. Rådmannen vil komme tilbake med sak om utbygging av Vikjegrenda og tomtepriser når det er realistisk å realisere dette feltet. RÅDMANNENS KONKLUSJON Rådmannen anbefaler at framlagte forslag til priser på kommunale boligtomter legges til grunn for salg. Prisene justeres årlig ved budsjettbehandlingen.

13 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 033 Saksmappe : 2012/13 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Else Berit Grette Valg av barnerepresentant MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /13 Kommunestyre /13 Utvalgsleders forslag til vedtak : Gry Hamre Larsen velges som barnerepresentant i Behandling i Formannskapet : Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak i Formannskapet : Gry Hamre Larsen velges som barnerepresentant i Fakta: I Plan- og bygningsloven 3.3 står det følgende: 3-3. Kommunens planoppgaver og planleggingsmyndighet Kommunal planlegging har til formål å legge til rette for utvikling og samordnet oppgaveløsning i kommunen gjennom forvaltning av arealene og naturressursene i kommunen, og ved å gi grunnlag for gjennomføring av kommunal, regional, statlig og privat virksomhet. Kommunestyret selv har ledelsen av den kommunale planleggingen og skal sørge for at plan- og bygningslovgivningen følges i kommunen. Kommunestyret skal vedta kommunal planstrategi, kommuneplan og reguleringsplan. Kommunen organiserer arbeidet med den kommunale planleggingen etter kapittel 10 til 12 og oppretter de utvalg og treffer de tiltak som finnes nødvendig for gjennomføring av planleggingen. Kommunestyret skal sørge for å etablere en særskilt ordning for å ivareta barn og unges interesser i planleggingen.

14 Kommunestyret skal sikre at kommunen har tilgang til nødvendig planfaglig kompetanse. Tidligere bestemmelser inneholdt et uttrykk om at det skulle oppnevnes en barnerepresentant mens gjeldende lov peker på krav om særskilt ordning. Barnerepresentanten har et særskilt ansvar for å ivareta barn og unges interesser i planlegging etter plan- og bygningsloven. Kommunestyret vedtok i februar 2012 at vi skulle fortsette ordningen med at en fra administrasjonen innehar denne funksjonen. Åshild Stanghelle har hatt denne funksjonen, hun har sluttet i Rollag kommune og det bør derfor oppnevnes en ny representant. Rådmann vil foreslå art enhetsleder Gry Hamre Larsen velges som barnerepresentant resten av denne perioden. Rådmannens konklusjon: 1. Gry Hamre Larsen velges som barnerepresentant i

15 Rollag kommune Rollag : Arkiv : 233 Saksmappe : 2010/452 Avd : Sentraladministrasjon Saksbehandler : en Kjetil Heitmann Omstilling og nyskapning i Rollag - nytt medlem i omstillingsstyret MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Formannskapet /13 Kommunestyre /13 Utvalgsleders forslag til vedtak : Som ny representant i omstillingsstyret oppnevnes. Behandling i Formannskapet : Ordføreren fremmet forslag på at Haldis Prestmoen blir ny medlem i omstillingsstyret. Haldis Prestmoen forlot møtet under behandlingen av saken. Formannskapet vedtok at de ikke innstilte på medlem nå men at forslag til medlem legges fram i kommunestyremøtet. Vedtak / Innstilling i Formannskapet : Formannskapet vedtok at de ikke innstilte på medlem nå men at forslag til medlem legges fram i kommunestyremøtet. FAKTA Kommunestyret oppnevnte endelig styre for omstillingsprogrammet i Rollag i møte , samtidig med at omstillingsplan for Rollag ble godkjent. Omstillingsstyret fikk denne sammensetningen: 1. Leder Dag Lislien, ordfører og programansvarlig 2. Solveig Kongsjorden

16 3. Svein Rostad 4. Jonny Holm 5. Anne-Britt Linnås Solveig Kongsjorden har bedt om å fratre omstillingsstyret av personlige årsaker. Kommunestyret må da oppnevne en ny person til omstillingsstyret. VURDERING Ved oppnevning av omstillingsstyre for omstillingsprosessen er det anbefalt å legge vekt på følgende forhold: Det bør ikke være mer enn 5, maksimum 7 medlemmer Næringslivet bør være sterkt representert i styret Kompetanse bør telle mer enn representativitet Det kreves kjennskap til så vel «politiske spilleregler» som næringslivskunnskap Medlemmene må ha autoritet og legitimitet overfor de sentrale aktører Fylkeskommunen og Innovasjon Norge skal være observatører i styret Det bør tilstrebes minst 40 % av hvert kjønn i styret Omstillingsstyret har fungert bra. Solveig Kongsjorden bør i henhold til overnevnte kriterier erstattes av en kvinne med tilknytning til næringslivet. RÅDMANNENS KONKLUSJON I omstillingsstyret for Rollag erstattes Solveig Kongsjorden av en kvinne med tilknytning til næringslivet.