Møteinnkalling for Administrasjonsutval

Transkript

1 Hjartdal kommune 3692 Sauland Møteinnkalling for Administrasjonsutval Møtedato: Møtestad: Kommunehuset Møtetid: Kl. 09:00 Utvalsmedlemene blir med dette kalla inn til møtet. Den som har lovleg forfall, eller er ugild i nokon av sakene, må melda frå så snart råd er, tlf , slik at varamedlem kan bli kalla inn. Stad Sauland, Sven Tore Løkslid ordførar Sakliste Sak nr. Saktittel 011/13 GODKJENNING AV MØTEBOK 012/13 DELEGASJONSSAK Unntatt - ikkje offentleg 013/13 ETABLERING AV IKT DRIFTSSAMARBEID I KONGSBERGREGIONEN

2 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval /13 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 13/2199 GODKJENNING AV MØTEBOK RÅDMANNEN TILRÅR Møteboka frå Adm-utvalet blir godkjent slik ho ligg føre.

3 Hjartdal kommune Unntatt - ikkje offentleg Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Administrasjonsutval /13 IL Saksansvarleg: Ingebjørg Landsverk DELEGASJONSSAK Arkiv: K1-, K2- Arkivnr.: 13/2209 RÅDMANNEN TILRÅR Delegasjonssakene blir teke til orientering slik dei ligg føre.

4 Hjartdal kommune Styre, råd, utval Møtedato Saknummer Sakshandsamar Kommunestyret RE Administrasjonsutval /13 RE Saksansvarleg: Rune Engehult Arkiv: K1-056 Arkivnr.: 12/388 ETABLERING AV IKT DRIFTSSAMARBEID I KONGSBERGREGIONEN Dokument i saka: Nr T Dok.dato Avsendar/Mottakar Tittel 3 I Kongsbergregionen RAPPORT - FORPROSJEKT PERMANENT IKT- DRIFTSSAMARBEID KONGSBERGREGIONEN 1 U Arbeidstakarorganisa sjonane HØYRING - PERMANENT IKT- DRIFTSSAMARBEID KONGSBERGREGIONEN 6 N Drift og utbygging HØYRINGSUTTALELSE IKT-SAMARBEID 4 I IKT-konsulent UTTALE 5 I Økonomiavdelingen IKT- DRIFTSSAMARBEID - ULIKE MODELLER 10 I Naturviterne HØYRINGSUTTALE IKT DRIFT 9 U Kongsbergregionen HØYRINGSUTTALE IKT DRIFT 7 I Utdanningsforbundet HØYRINGSUTTALE - IKT DRIFT 8 I Fagforbundet HØYRINGSUTTALE - IKT DRIFT 14 I Kongsbergregionen ADMINISTRATIV HØRING 12 N ADMINISTRATIV HØYRING - IKT DRIFTSSAMARBEID KONGSBERGREGIONEN 11 U Arbeidstakarorganisa sjonane; Marianne Tråer; Hanne Dølen; Roar Borgerås HØRYRING - IKT DRIFTSSAMARBEID I KONGSBERGREGIONEN 13 N Rune Engehult ADM HØYRINGSUTTALE - IKT-DRIFT 16 I Fagforbundet HØYRINGSUTTALE 15 U Kongsbergregionen HØYRINGSUTTALE IKT-DRIFT KONGSBERGREGIONEN 17 I Kongsbergregionen ETABLERING AV FELLES IKT- DRIFTSSAMARBEID- KONGSBERGREGIONEN

5 Vedlagde dokument: Dokument nr. 17 med følgjande vedlegg: 1. Oversikt over IKT-ralaterte samarbeidsaktivistar 2. Prosjektrapport 3. Forslag til vedtekter 4. Samarbeidsavtale 5. Forslag til struktur for tenestekatalog. Aktuelle lover, forskrifter, avtaler m.m.: Arbeidsmiljølova Hovudavtala Kommunelova Saksgang: Administrasjonsutvalet tilrår Kommunestyret vedtek Bakgrunn for saka: Samarbeid om IKT har vore utvikla i Kongsbergregionen sidan 2004, sjå nærare oversyn i vedlegg 1 til saka. Prosjekt IKT Drift blei iverksett i februar 2008, med hovedmål om å samordne drifta av kommunane sine IKT-løysingar. Kommunane har i denne perioden etablert felles regionale IKTløysingar, felles IKT-plattform og inngått kontrakt med felles ekstern driftspartner. I den siste fasen har det vore gjennomført to omgangar med utgreiingar (siste rapport følgjer som vedlegg 2, fyrste rapport er tilgjengeleg frå regionen si nettside) knytt til omfang og organisering av vidare IKT driftssamarbeid. I tillegg har det vore gjennomført ein prosess, med bistand fra ekstern rådgjevar, for å vurdere val av hovedkontorkommune. Dette har resultert i ei konkret tilråding frå Rådmannsutvalet i Kongsbergregionen, som nå leggjast fram for handsaming i alle kommunane i regionen. Tilrådinga er å etablere et IKT driftssamarbeid i Kongsbergregionen iht. kommuneloven 27. Samarbeidet etablerast med Notodden kommune som hovedkontorkommune Samarbeidet evaluerast etter faktisk driftsperiode på to år Det førutsetjast at alle dagens IKT-driftstenester skal organiserast innanfor samarbeidet, for å få mest mogleg heilskapleg og effektiv ressursutnytting. Dette anten tenestane utførast lokalt, regionalt eller av ekstern leverandør, jfr. oversyn over tenester i vedlegg 5 (framlegg til struktur for tenestekatalog, vedlegg 1 til sluttrapport fase 2). Modellen som vert tilrådd tek utgangspunkt i at: Kommunane er likeverdige partnarar med reelle styringsmoglegheiter Kommunane må kunne ha ulike ambisjonar når det gjeld tenestekvalitet og bemanningsbehov Kommunestyra framleis skal vere premissleverandører gjennom å angi mål og rammer Det etablerast eit styre sett saman av av rådmennene og med tilsettrepresentasjon Det etablerast eit hovudkontor i ein av samarbeidskommunane, med felles dagleg leiing som har heilskapeleg ansvar for fag, økonomi og personal IKT driftspersonell skal oppleve å ha ein attraktiv arbeidsplass, i eit større fagmiljø og med gode utviklingsmoglegheiter Driftspersonellet framleis er lokalisert i dei einskilde kommunane

6 Samarbeidet evaluerast etter faktisk driftsperiode på to år Vedtekter og samarbeidsavtale utgjer til saman samarbeidet si formelle plattform. Vedtektsframlegget er utarbeidd i tråd med minimumskrava i kommunelova 27. Vedtektene vedtakast og eventuelt endrast av kommunestyrene. Samarbeidsavtala inneheld bestemmelser som i større grad enn vedtektene kan måtte endrast undervegs i utviklinga av samarbeidet. Nokre av punkta i samarbeidsavtala omtalar kva som må avklarast i seinare utviklingsfaser og bør endrast når aktuelle avklaringar ligg føre. Det gjerast framlegg om at rådmannsutvalet delegerast mynde til å gjere endringar i samarbeidsavtala iht. retningslinene i denne avtala pkt. 11. Hensikten med saka er å avklare om Hjartdal kommune skal delta i det nye IKT driftssamarbeidet som etablerast og ta avgjerd om etablering av driftseininga. Når kommunane si deltaking er avklara, vil det bli sett i gang eit etableringsprosjekt med mål at nytt driftssamarbeid er operativt så tidleg som mogleg i Det er utarbeidd framlegg til vedtekter og samarbeidsavtale for samarbeidet (vedlegg 3 og 4). Vurdering: Det har vore sterk semje om måla for IKT driftssamarbeid. Ambisjonen er at kommunane i Kongsbergregionen skal bli blant dei beste til å løyse oppgaver knytt til drift, brukarstøtte og utvikling av kommunale IKT-løysingar. «I kvardagen» vil dette kunne målast på at: IKT-system og -utstyr virkar og er funksjonelle i høve til faktiske behov IKT-systema er tilgjengelege Brukarane får tilstrekkeleg hjelp ved behov Hensikten er å oppnå ein kvalitetsgevinst der IKT-driftstenestene opplevast som enno betre enn i dag. Det forventast også på sikt effektiviserings- og samordningsgevinstar. Tilrådd modell vil gje dei beste føresetnadane for å lukkast. Røynsler frå andre regionale driftssamarbeid støttar denne konklusjonen. Bruken av IKT i kommunane vil halde fram med å auke framover. Kommunane tilleggast stadig nye oppgåver og utstrakt bruk av IKT vil vere nødvendig for å løyse oppgåvene innanfor tilgjengelege ressursrammer. Auka bruk av IKT vil føre med seg auke i kommunane sine IKT-kostnader. Eit tett og omfattande IKT-driftssamarbeid skal medverke til ein svakare kostnadsauke. Det må likevel forventast ein mellombels kostnadsauke i ein overgangsfase når samarbeidet etablerast. I prosessen som er gjennomført knytt til val av hovedkontorkommune, syner rapporten frå ekstern rådgjevar at Kongsberg og Notodden i denne samanhengen peikar seg ut som dei alternativa som best imøtekjem kriteriene i vurderingane. I den tilrådinga som fremjast er det vektlagt eit samfunnsperspektiv. I dette sjåast det som fordelaktig i det interkommunale samarbeidet å kunne fordele felles funksjonar som etablerast mellom kommunane. På dette grunnlaget rådast det til å velje Notodden kommune som hovedkontorkommune. Slik framlegget til organisering no ligg fører, reknar ein med at det ligg føre ein verksemdsoverdragelse iht. arbeidsmiljøloven kapittel 16. Nærare avklaring av dei juridiske spørsmåla rundt dette, samt utarbeiding av ein rettleiar, gjennomførast i tilknytning til etableringsprosjektet. Budsjettramma for IKT driftssamarbeidet vil for 2014 vere ein funksjon av summen av dei kommunale IKT-budsjetta, med nødvendige ekstra ressurser til etablerings- og omleggingsaktivitetar. I etableringsprosjektet må det utarbeidast oversyn over ressursar som skal overførast til samarbeidet. Den nye verksemda må utvikle nye modellar for budsjettering og kostnadsfordeling, med verknad frå og med driftsåret 2015, jfr. også kap. 4.8 i vedlegg 2 (sluttrapporten frå utgreiingsfase 2).

7 Hjartdal kommune har i dag 1 årsverk knytt til IKT. Det inneber at kommunen er sårbar ved ulike typer fråvær. IKT-faget er i ei rivande utvikling og det er krevjande for ein person å halde seg oppdatert på alle område. For Hjartdal kommune vil deltaking i eit regionalt driftssamarbeid innebere tilgang til eit breiare fagmiljø. Både tillitsvalde og tilsette har tidleg i prosessen uttalt at dei er positive til at Hjartdal blir med i eit slikt samarbeid. RÅDMANNEN TILRÅR: 1. Hjartdal kommune vil delta i Kongsbergregionen IKT-Drift. 2. Hjartdal kommune godkjenner framlegg til vedtekter slik dei ligg føre. 3. Hjartdal kommune godkjenner samarbeidsavtala slik den ligg føre. Rådmennene delegerast mynde til å gjere endringar i samarbeidsavtala iht. avtala pkt. 11

8