Styresak. Økonomisjef Ingvild Våg Hvordan sikre kontroll med varekostprosenten. Styresak 15/10 Styremøte

Transkript

1 Apoteka Vest Styresak Går til: Styremedlemmer Føretak: Apoteka Vest HF Dato: 19. mars 2010 Frå: Sakshandsamar: Saka gjeld: Økonomisjef Ingvild Våg Hvordan sikre kontroll med varekostprosenten Styresak 15/10 Styremøte Varekostprosenten blir i budsjettet lagt som en fast prosentsats pr. kostnadsted. Denne prosentsatsen er basert på utviklingen det siste året og justert for eventuelle kjente endringer på produktmiks som har betydning for varekostprosenten. Denne fastsettes i samarbeid med budsjettansvarlige for det enkelte kostnadsted. For budsjettet for 2010 er denne satt slik: Faktisk varekostprosent fremkommer pr. måned og i styrerapporten blir den rapportert på totalt nivå og på apoteknivå ikke på kostnadsteds- eller forretningsområde nivå, men data for å rapportere på disse underliggende nivåene (kostnadsted) og på tvers (forretningsområde) finnes og brukes for å finne mulige feilavvik. Faktisk varekostprosent blir sammenholdt med budsjettert og vises som avvik i prosent og medfører avvik i dekningsbidrag mot budsjett. Avvik i dekningsbidrag består dermed av: Avvik i inntekter Avvik i varekostprosent For å synliggjøre de betydelige variasjonene i varekostprosent, har vi utarbeidet en oversikt for sykehusekspedisjonen og publikumsutsalget i Bergen og Stavanger for første halvår Møllendalsbakken 9, Postboks 1, 5021 Bergen Tlf , Fax Org.nr

2 Utvikling varekost sykehusekspedisjon 1. halvår ,00 % 96,00 % 94,00 % 92,00 % 90,00 % 88,00 % Sykehusekspedisjon Bergen Sykehusekspedisjon Stavanger 86,00 % 84,00 % 82,00 % 80,00 % 78,00 % Utvikling varekost publikum 1. halvår ,00 % 94,00 % 92,00 % 90,00 % 88,00 % 86,00 % Publikum Bergen Publikum Stavanger 84,00 % 82,00 % 80,00 % 78,00 % 76,00 % Resultateffekten av disse variasjonene er som følger: Resultateffekt grunnet avvik varekost mot budsjett Sykehusekspedisjon Bergen Sykehusekspedisjon Stavanger Publikum Bergen Publikum Stavanger Ovenstående grafer viser betydelige fluktasjoner i varekostprosenten og at dette gir stor resultateffekt.

3 Det kan være følgende årsaker til at varekostprosenten varierer: 1. Variasjoner i produktmiks 2. Variasjoner i kundemiks 3. Variasjoner mellom salg av innkjøpte varer og egenproduserte varer som inneholder arbeidspris og faste kostnader 4. Feile priser 5. Prisendringer 6. Mangelfull håndtering av logistikken i apoteket 7. Mangelfull tidsavgrensning (periodisering) ved månedsoppgjør 8. Mangelfull regnskapsmessig håndtering av inngående fakturaer og periodiseringer 9. Mangelfulle kontrollrutiner i sentral økonomifunksjon. 1. Variasjoner i produktmiks De forskjellige varegruppene og kundegruppene har ulik apotekavanse. Reseptpliktige legemidler (spesialiteter) er regulert av SLV. Gevinstdeling, dvs. oppnådd rabatt fra grossist på legemidler deles mellom apotek og kunde i PUB, men til helseforetakene videreføres hele rabatten og andel av apotekavanse. Det er følgende avansemodeller Variasjon i forholdet mellom de forskjellige produktene pr. måned vil dermed medføre variasjon i varekostprosent. I tillegg vil varer med høy enhetspris gi høyere varekostprosent da varer med enhetspris over kr. 200,- har avansepåslag på 4%. Pakningspåslaget vil også virke inn da salg av mange pakninger med lav enhetspris vil medføre lavere varekostprosent da varekostprosenten blir regnet av varesalget som er varens pris + logistikkavanse + pakningstillegg. I vår logistikkløsning, FarmaPro, har vi i liten grad varehierarki. Det er derfor vanskelig å rapportere på salg pr. varegruppe, og dermed følge opp i hvilken grad variasjonene i varekost skyldes variasjoner i produktmiks. Vår logistikkløsning knytter ikke varekost til et vareuttak, men varekostnadene beregnes av varekjøp i perioden +/- beholdningsendringer på det enkelte kostnadsted. Dermed kan vi ikke rapportere regnskapsmessig varekost pr. solgt varegruppe, kun pr. kostnadsted for alle varegruppene. Vi har imidlertid mulighet til å ta ut rapport fra FarmaPro over solgte varer med både salgspris og AIP. Her kan varer med urimelig høy eller urimelig lav varekost ettergås i ettertid.

4 2. Variasjoner i kundemiks Varesalg av apotek- og handelsvarer til sykehusforetak har en annen logistikkavanse enn salg gjennom publikum, se ovenstående tabell. FarmaPro har ikke kundehierarki slik at det er mulig å hente ut omsetning i forhold til kundegrupper, etc. Vi har imidlertid i vår økonomirapporteringsløsning forsøkt å kode omsetningen ut fra forretningsområde for kunne skille mellom Varesalg til: sykehus i Helse Vest, sykehus utenom Helse Vest, H-resepter som refunderes fra Helse Vest, publikum, andre apotek og grossister. Men som for pkt. 1 kan ikke varekosten henføres til de forskjellige kundegruppene, kun til det enkelte kostnadsted og dermed kan vi kun rapportere utviklingen i varekost pr. kostnadsted for alle varegrupper ikke pr. kundegruppe. 3. Variasjoner mellom salg av innkjøpte varer og egenproduserte varer som inneholder arbeidspris og faste kostnader Ved salg av egenproduserte varer, inngår produksjonstjenesten og i publikum også faste kostnader i varesalgsinntektene. Varierende andel av salg av egenproduserte varer via publikum vil derfor medføre variasjoner i varekostprosent. Det er mulig men arbeidskrevende, å utarbeide rapporter som viser mengden av disse varene slik at virkningen dette har på varekostprosenten fra måned til måned skal kunne forklares. 4. Mangelfull og uriktig prisoppdatering og/eller ulike priser i de ulike apotek De fleste prisene oppdateres via fil, men for egenproduserte og uregistrerte varer må det legges inn priser manuelt. ApoV har ikke etablert felles register eller rutiner og for noen varer ei heller kalkyler, for oppdatering av varer og priser. Dette kan medføre at det ligger feile og forskjellige priser inne i logistikksystemet, FarmaPro. Tiltak her må være å ha felles rutiner, felles kalkyler og priser og få samordnet registrene og vedlikehold av disse. 5. Prisendringer Når det skjer prisendringer, spesielt hvis varer endres fra/til LIS-varer, vil utsalgsprisen bli endret, mens inn-verdien på lageret vil ikke bli endret. D.v.s. at ved prisnedgang, blir varekosten høyere og motsatt lavere for varer som var kjøpt inn før prisendringen skjedde. 6. Mangelfull håndtering av logistikken i apoteket Ajouritet og nøyaktighet i kontroll av varemottak og inngående faktura, samt håndtering av returer og kreditnotaer, er viktige oppgaver for å få riktige beholdninger og vareforbruk i apoteket. Gjennom har det vært arbeidet med å etablere og å lære opp logistikkledere i alle apotek og disse skal ivareta en større del av logistikken i apoteket. Det er viktig å sikre at alle vareleveranser blir fakturert til riktig tid og med rett pris og mengde. Det er etablert rutiner for å sikre at alle ordrer blir plukket riktig og fakturert månedlig, og intern kontrollen på området synes tilfredsstillende. 7. Mangelfull tidsavgrensing av varekost ved månedsavslutning Grunnet Farmapro ikke håndterer postering av vareforbruk ved varesalg, må det manuelt sikres at vareforbruket i perioden samsvarer med varesalget i perioden. Her er det utarbeidet og gitt opplæring i gode rutiner som skal følges i apoteket. Det viser seg at ved ferieavvikling, sykdom, eller at personer slutter, så blir ikke rutinene alltid fulgt, eller at forståelsen svikter. 8. Mangelfull regnskapsmessig håndtering av inngående fakturaer og periodiseringer ApoV s har satt ut sin regnskapsfunksjon til LRS. Rutiner for hvilket input som skal inn, og når, samt rutiner for oppfølging av at alt er mottatt og riktig registrert, er etablert og gjennomgått med LRS. Det har vært betydelig forbedring i 2009, men her er det også viktig at det er stedfortredere som er tilstrekkelig opplært ved ferieavvikling/sykdom/fravær. 9. Mangelfulle kontrollrutiner i sentral økonomifunksjon Hver måned gjennomgås utviklingen i varekostprosenten pr. kostnadsted mot budsjett og tidligere måneder. Større avvik blir sjekket ved at korrekt gjennomføring av pkt. 7 og 8 blir kvalitetsikret. Hvis avvikene ikke finnes her, blir lokal logistikkavdeling kontaktet, for om mulig å finne andre avviksårsaker.

5 VIDERE TILTAK: Vi vet ikke pr. i dag om de store variasjonene i varekostprosenten skyldes normale svingninger, d.v.s. punktene: 1, 2, 3 og 5. Eller om dette skyldes avvik, ref. pkt. 4, 6, 7 og 8 eller andre årsaker, og som ikke blir oppfanget i kontrollene i pkt. 9. Vi vil derfor sette i verk mer detaljerte analyser av varekosten pr. prismodell-gruppe og pr. kostnadsted for å se om det er normale avvik eller unormale som må ettergås nærmere. Apoteker må dessuten påse at det er opplært stedfortreder i apoteket som kan ta ansvar for logistikken ved fravær hos den/de som har ansvaret, ref. pkt. 6 og 7. Sentral økonomifunksjon har ansvaret for at LRS har opplærte stedfortredere ved fravær, ref. pkt. 8. Det må dessuten tas stilling til om prisoppdateringene i større grad skal samordnes og utføres av færre personer, ref. pkt. 4. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering og ber adm.dir. å iverksette tiltak som fremkommet i saksfremlegget. Styret ønsker tilbakemelding om resultat av varekostanalysen på styremøte før ferien.