NOTAT Versjon 1.0 Liv Rustenberg m/komentarer fra AD. Rapport Styringsdokument med fokus på funksjons- og arbeidsfordeling

Transkript

1 Apotekene Vest NOTAT Går til: Saksnummer: Dato skrevet: Saksbehandler: Vedrørende: Styret i Apotekene Vest HF Sak 22/08 b Versjon 1.0 Liv Rustenberg m/komentarer fra AD Johan Fredrik Bøschen Sandal Rapport Styringsdokument med fokus på funksjons- og arbeidsfordeling 1. GENERELLE BETRAKTNINGER Notatet gir en status ift det pågående arbeid med nåværende og mulig framtidig Funksjonsfordeling i ApoV, med unntak av de områder som dekkes av Trappetrinnsprosjektet (administrativ utvikling redegjort for i styremøte 02\08, herunder deler av arbeid med logistikk). I tillegg til ren funksjonsfordeling vil også forhold der det er foretatt en arbeidsfordeling for å få en best mulig bruk av samlede ressurser innen ApoV nivå bli omtalt. Oversikten illustrerer at farten i dette arbeid kan synes lav, men det må påpekes at en viktig modningsfase i å utvikle felles løsninger er kommet godt i gang. 2. FAGGRUPPER Innenfor områdene tilvirkning (PRO), salg til helseforetak (SHE), salg til publikum (PUB), salg av rådgiving / salg av tjenester (AFR) og LOGistikk er det opprettet tverrapoteklige Faggrupper med følgende formål: Faggruppene skal bidra til utvikling innenfor eget fagområde i henhold til ApoVs strategi, satsningsområder og handlingsplaner. Nærmere beskrivelse av mandatet, inkludert Rolle og Oppgaver, finnes i KVASS (se nedenfor) under Vår organisasjon. Arbeidet i Faggruppene har ført til en betydelig bedre forståelse av de ulke apotekenes rolle i ApoV, samordning av prosesser og prosedyrer i ApoV (se nedenfor) og utveksling av erfaringer mellom avdelingene. Faggruppens medlemmer bruker hverandre som ressurspersoner. Faggruppene - unntatt LOG - følges opp av Fag- og kvalitetssjef. 3. ANDRE FARMASIFAGLIGE FELLESOMRÅDER 3.1. Beredskapskoordinator ApoV har Beredskapskoordinator tilknyttes foretaksadministrasjonen. Vedkommende er også Forsyningsberedskapskoordinator i Helse Vest RHF. Vedkommende har bl.a. ansvar for å oppdatere, vedlikeholde og utvikle ApoVs Beredskapsplan, samt prosessansvar i KVASS (se nedenfor). HSA har ansvaret for å bemanne denne stillingen Kliniske utprøvinger ApoV har samordnet prosessen for håndtering av kliniske utprøvinger og avtale(r) med utprøver. Det er ikke oppnevnt egen fagansvarlig for denne funksjonen. Prosessansvar er imidlertid tillagt Koordinator for kliniske utprøvinger ved HSA, som skal samarbeide med F:\Apotekene Vest HF - Stab\Administrasjon og Ledelse\Eksterne møter\styret ApoV\Saksdokumenter\2008\3\Styremøte nr \Sak 2208 Direktørs orientering Fokus Funksjonsfordeling.doc

2 tilsvarende funksjoner ved de andre apotekene. Vedkommende fungerer også som Fag- og kvalitetssjefs ressurs på området. 3.3 Legemiddelinnkjøpssamarbeidet, LIS Arbeidet innen LIS er ikke funksjonsfordelt i ApoV, da hvert sykehusforetak har ansvaret for LIS i sin del av regionen. Det er imidlertid utarbeidet utkast til felles prosess for området LIS, som skal Synliggjøre en felles måte å arbeide på som sikrer en profesjonell håndtering av LIS-anbudet samt en hensiktsmessig bruk av interne ressurser. Prosessansvar er tillagt LIS kontakt i Bergen (på vegne av alle ApoVs LIS-kontakter). Behovet for ytterligere koordinering i regionen bør utredes. 3.4 Svar på faglige henvendelser Spørsmål/svar kartotek Per i dag har hvert apotek sitt eget, manuelle Spørsmål/svar- kartotek. Arbeidet med en felles IKT-basert kunnskapsdatabase ble startet sommeren 2007, men er ikke ferdigstilt. Videre oppfølging vil bli foretatt av Fag- og kvalitetssjef i samarbeid med IKT-ansvarlig. 3.5 Informasjons- og undervisningsmateriell Det skal bli tilgang for alle ansatte til alt utarbeidet informasjons- og undervisningsmateriell, som vi i ApoV har utarbeidet. Det er opprettet en mappe på ApoV-Felles under AFR, der dette kan legges inn. Mappen kan nås fra KVASS (se nedenfor). 4. TILVIRKING AV LEGEMIDLER Tilvirking av legemidler foregår ved alle apotekene. Arbeidet er regulert av Forskrift om tilvirkning av legemidler i apotek og den til enhver tid gjeldende Tilvirkningstillatelsen fra Statene Legemiddelverk i hvert av apotekene Hvem tilvirker hva? En del Apotekpreparater kan kjøpes fra såkalte Servicapotek for sterile, aseptiske og ikkesterile legemidler. HSA har serviceproduksjon for hele landet for visse sterile og aseptisk tilberedte preparater. I de tilfellene der et apotek tilvirker legemidler for et annet apotek utenom serviceordningen, skal det foreligge en Resepturleieavtale. Dette gjelder også om apotekene er i samme foretak. Det foreligger per i dag en avtale mellom Førde og HSA. Avtalen for Haugesund og Stavanger er under ferdigstillelse. Det har ved flere anledninger vært fokus på funksjonsfordeling i ApoV innen området, og ulike vedtak er fattet. 3. april 2008 foretok Faggruppen PRO (Produksjon) en gjennomgang og oppdatering av funksjonsfordelingen, som summarisk gjengis her: Sterile legemidler (Dvs. produkter som skal sluttautoklaveres). All produksjon skal foretas ved HSA. Aseptisk tilberedte preparater Aseptisk Ferskvare produseres i hvert apotek. Dette gjelder cytostatika, total parenteral ernæring (TPN), smertekassetter, Ringer-Albumin og enkelte andre produkter med kort leveringstid/holdbarhet, for eksempel Actilyse (som er frysevare). Unntak herfra er at HSA p.t. produserer TPN for Førde. Sak 2208 Direktørs orientering Fokus Funksjonsfordeling.doc 2

3 Ikke-sterile legemidler Hvert apotek vurderer om de selv skal produsere preparatet, eller om de skal bestille varen via resepturleieavtale fra HSA. Resepturleieavtalen mellom HSA og de andre apotekene er under ferdigstillelse. I praksis vil det si at den produksjonen apotekene har per kontinueres. Førde har en midlertidig avtale om produksjon ved HSA. I tillegg fungerer HSA som en back-up for de andre apotekene i de tilfellene der: 1. Apoteket ikke har råvaren, men den er på lager ved HSA 2. Apoteket har kapasitetsproblemer Funksjonsfordelingen mellom sykehusapotek i Norge er under utredning, og rapport fra dette nasjonale prosjektet vil foreligge medio september Deretter vil det bli foretatt en ny gjennomgang av tilvirkningen i ApoV Standardsortement ApoV-SSL Fra foreligger det en Standardsortementsliste for preparater til sykehusforetakene. Denne er definert som: Preparater som ApoV enten har på lager eller preparater der det til enhver tid skal foreligge hovedforskrift og råvarer. Råvaren blir lagret på det/de apotek som har tilvirkningen av preparatet. Unntak: For svært sjeldne varer kan det vurderes om råvaren kun trenger å være på lager hos grossist. Hvert apotek tilvirker normalt til sine kunder og det er utarbeidet egen prosedyre for oppfølgingen av listen Prising av egentilvirkede legemidler Alle preparatene blir priset likt innen ApoV. Ansvaret for prismodellen er tillagt Logistikkansvarlig. 5. KOMPETANSE OG OPPLÆRING Ulike grupperinger samordner kompetanseplaner og opplæring i ApoV: Overordnate kompetanseplan for ApoV (Ferdigstilt) Lederopplæring (I samarbeid med AFF) Administrativ opplæring for ledere (Ferdigstilt) Generell kompetanse om arbeidsplassen (Under utarbeidelse) Farmasifaglig opplæring (for farmasøyter og apotekteknikere) o AFR (Ferdigstilt) o PUB (Under utarbeidelse) o PRO (Under utarbeidelse) o SHE (Under utarbeidelse) Det er dessuten aktuelt å utarbeide felles kompetanseplaner for ulike fagområdet ut over alminnelig opplæring. Systemet Dossier vil danne mal for personlige kompetanseplaner. Dette er en del av MOT-prosjektet. 6. KVASS KVALITETS- OG STYRINGSSYSTEM - KVASS Sak 2208 Direktørs orientering Fokus Funksjonsfordeling.doc 3

4 KVASS beskriver: Styringsmodell for ApoV, med lenke bl.a. til eier- og lovkrav, samt markedsforhold. Felles Prosesser for det meste av kjernevirksomheten, inkludert Varehåndtering o I tillegg er det noen lokale prosedyrer, som vil bli innpassert i de felles prosessene. o Varehåndtering må revideres på bakgrunn av Trappetrinnsprosjektet Prosesser for deler av støttefunksjonene o Avventer resultater fra MOT prosjektet o Avventer resultatet av Trappetrinnsprosjektet Følgende felles ApoV dokumenter er lenket til KVASS: Personalhåndbok for ApoV (foreløpig uten tilhørende lokale tilpasninger) IKT-håndboken, som beskriver HMS i ApoV (foreløpig uten tilhørende lokale tilpasninger) 7. ANDRE VERKTØY MHT. KVALITET 7.1 Intern revisjon Det er utarbeidet et system for Intern revisjon i ApoV, som foreløpig kun er utprøvd i forhold til informasjonsflyt og farmasifaglige forhold. Erfaringer fra revisjon i ett apotek / avdeling formidles til alle apotekene, slik at en kan dra erfaringer på tvers av apotekene. Ansvarsområdet ligger under Fag- og kvalitetssjef. 8. ANDRE OMRÅDER SOM KAN VURDERES MHT. ARBEIDS- OG FUNKSJONSFORDELING Det er flere områder som kan vurderes mht. å få bedre kjennskap til, økt kompetanse innen og bedre utnyttelse av ApoVs ressurser. Som eksempler nevnes: Fells faglig opplæring: ApoV-skolen / e-læring o Kundebehandling o Diabetes o KOLS o Ernæring o mm Egne ressurspersoner / - apotek: o Faglig informasjon / informasjonsfarmasøyt o Spesialkompetanse mht. spesielle varegrupper, for eksempel ikke-rutinemessige, uregistrerte legemidler (Legemidler under notifiseringsordningen) eller sjeldne, apotektilvirkede legemidler. o Spesialkompetanse i forhold til enkelte kundegrupper, for eksempel LAR. (Legemiddelassistert rehabilitering av rusmisbrukere) o Tilvirkning av legemidler (ut over Fag- og kvalitetssjefs kompetanse) o Validering av tilvirkningslokaler og personer Annet? Spesielt forholdene vedrørende tilviking av legemidler og validering bør utredes i forhold til kommende budsjettår, ref. avsnitt 4. Sak 2208 Direktørs orientering Fokus Funksjonsfordeling.doc 4

5 Videre fremdrift Denne oversikt og dialog i apotekenes ledergrupper viser at det er behov for fortsatt å utfordre områder som kan samordnes. Administrasjonen vil følgje opp synspunkt framkomet i møtet og foreslår at funksjonsfordeling kommer opp som sak til styret i oktober/november. Sak 2208 Direktørs orientering Fokus Funksjonsfordeling.doc 5