Systeminnstilling settes under Fil, Systeminnstillinger og kode delsystem.

Transkript

1 Serviceavtaler: Systemkoder for oppstart Det er en overordnet systeminnstilling som styrer bruk av punkt og deretter en systemkode pr. klient. Begge deler kan du sette selv uten å bestille nye lisensfiler fra Visma. Du må være pålogget som systembruker for å kunne endre på systemkoder. Systeminnstilling settes under Fil, Systeminnstillinger og kode delsystem.

2 I tillegg må du inn i rutinen System, Vedlikehold og systemkoder å sette klientkoden. Ordrebildet Serviceordre merkes med egen kode, (1). Den kan endres så lenge det ikke er påført kostnader på ordren. Serviceordene finner man igjen under fanen serviceavtaler, (2). Ved oppretting av serviceavtaler settes fakturatypen punkt (3), automatisk Se neste bildet. Ønsker du i ettertid å gjøre endringer på punktene eventuelt opprette nye punkter som skal benyttes på serviceavtalen gjør du det i feltet punkt (4). Opplysninger som er spesielle for serviceavtalen vises i (5). Fakturaoppsettet som benyttes til fakturering kan legges inn feltet (6). Da vil detaljene hentes fram i det du kommer ned på varelinjen i fakturabildet.

3 Punkter som opprettes når ny serviceavtale opprettes. Fastprisen legges inn på punkt 1. Punkt 2 benyttes til første tilleggsjobb som skal fakturere etter regning. Nye punkter opprettes etter behov og faktureres sammen med serviceoppdraget eller når tillegget er utført. Ved oppretting må du inn på punkt 1 og legge inn fakturateksten (1). Punkt 2 som er opprettet for første tilleggsjobb må du inn i etter tid å justere tekst i forhold til utført jobb.

4 1

5 Serviceintervall Ved oppstart av en serviceordre legger man inn installert dato. Hvor ofte skal man utføre servicen legges inn i feltet for serviceintervall, verdien legges inn i antall måneder. På grunnlag i dette beregnes ny servicedato. Serviceordre - Serviceintervall Dato installert + serviceintervall = servicedato (1). Når serviceoppdraget faktureres vil ny servicedato beregnes. Når fakturaintervallet avviker fra serviceintervallet får man beregnet ny servicedato ved å trykke på Service utført. (2) Ny servicedato beregnes ikke dersom eldre enn opphørsdato (3)

6 Fakturaintervall I feltet fakturadato (1) forteller du når serviceavtalen skal faktureres første gang. I fakturaintervall (2) setter inn hvor mange måneder det er til neste fakturering. Du kan ha f.eks ha service hver 3. måned men skal fakturere jobben f.eks en gang i året. Du kan allikevel fakturere tilleggsjobber på andre punkter etter medgått arbeid. Serviceordre - Fakturering 1 2 Fakturadato tastes Fakturaintervall tastes Neste fakturadato settes automatisk ved fakturering

7 Rutine for prisøkning Regulering av fastpris serviceavtalen kan gjøres i egen rutine. Du legger inn ønsket prisdato (1), satsgruppe(2) eller en fast prosentsats (3) som gjelder kun denne ordren. Oppretting av satsgrupper gjør du fra feltet satsgruppe (2), trykk F2 og du kommer over i et eget bilde for oppretting / justering av prosentverdier. Serviceordre - Prisregulering Prisdato tastes Satsgruppe velges Sats kan legges på ordre uavhengig av satsgruppe Det er ny fane (1) som må benyttes ved prisregulering av serviceavtalene. Du starter justeringen med å bestemme dato(2). Rutinene vil behandle avtalene som har prisdato mellom fra/til dato som du har tastet inn. Rutinen startes ved å trykke på endre piser. (4) Det gis mulighet til inntasting pris manuelt på linja.(3)

8 Serviceordre - Prisregulering 2 Juster prisdato Endringsrutine 1 Justering av ordre kan gjøres før endring 3 Rutine som endrer avtalt pris og setter ny prisdato. 4 Tildeling av serviceoppdrag I motsetning til de andre ordrene blir serviceavtalene liggende til utgått dato er passert. Det kan registreres kostnader og faktureres om igjen og om igjen. Alle avtalene ligger under fanen serviceavtaler og kan hentes frem og deles ut til de som skal ha oppdraget. Tildeling av oppdraget starter med å finne frem avtalene som utføres x antall dager frem i tid. Du kan gjøre det ved å trykke på ikonet får utvelgelse (1). Du får da opp et nytt vindu der du kan taste inn antall dager (2). Tabellen vil da vise de oppdragene som skal ha service innen inntastet frist.

9 Serviceordre Utfør oppdrag Trykk på Ikon for utvelgelse 1 2 Viser ordre som skal ha service fra dagens dato og 10 dager frem i tid I tabellen har du de avtalene som skal fordeles(1). Jobbansvarlig kan endres (2) og dersom du har PDA er kan du i tillegg legge på flere deltagere ved å bruke fanen Handyman (3). Enten skriver du ut jobbsedler eller trykker på knappen for å sende til PDA ene(4). Dersom det i forbindelse med serviceoppdraget utføres jobb som skal viderefaktureres i tillegg kan PDA brukeren opprette et nytt punkt på samme ordrenummer. Beskrive oppdraget og påføre kostnadene. Tilleggsjobben vil man da ha mulighet til å fakturere sammen med avtalen.

10 Serviceordre oppdrag skal utføres. Velg flere deltagere. 3 1 Kun de som skal ha service innen 10 dager vises. 4 Send ut til PDA ene. Hvem skal utføre oppdraget.. 2 Page 27

11 Når oppdraget er utført og du skal fakturere avtalen vil ny servicedato beregnes når faktura skrives ut. Dersom du ikke skal fakturere ved hver service må velge Service utført, ny servicedato vil da beregnes. Serviceordre oppdrag utført. Ny servicedato beregnes når du trykker på denne. Page 28

12 Føring av kostnader Serviceordre føring kostnader Serviceoppdraget Medgått tid og materiell føres på punkt 1 Faktureres etter fastpris dersom den ligger inne på punktet Tilleggsarbeid Medgått tid og materiell føres på punkt 2 (første gang) Faktureres etter regning Opprettes nye punkter på hvert tilleggsarbeid Mulighet for oppretting på PDA Ordren vil gi oversikt over alt som er medgått Fakturering av serviceoppdrag Fakturering av serviceavtaler benyttes metoden punktfakturering. Under ser du forslag til hvordan et fakturaoppsett kan se ut. Hver oppmerksom på at behandlingskodene kan ha andre nummer hos dere. De kodene som vises i dette eksempelet har de fleste av våre kunder som har startet opp etter 2008.

13 Serviceordre Fakturering Krav til eget fakturaoppsett for Punktfakturering Ny behandlingskode for nullstilling av sum-2 bør opprettes Nivå 1 Nivå 1 Nivå 2 Du kan selvfølgelig fakturere en og en ordre etter hvert som du får melding om at oppdraget er utført. De oppdragene som skal faktureres på andre tidspunkt enn når servicedato utføres kan du hente frem i et eget programvalg. Du har fått et nytt valg (1) under ordretabellen. Klikker du på dette valget får du opp et vindu der du kan bestemme fakturadato.

14 Serviceordre Fakturering hvem skal faktureres. Bestem dato Velg Avtaler til fakturering 1 Ordretabellen fylles da opp med avtaler som skal faktureres. Du plukker da ordrene fra tabelle, trykker på ikonet for fakturering. Du kommer inn i rutinen for fakturering og velger de punktene som skal faktureres.

15 Serviceordre Fakturering hvem skal faktureres. Trykk på Ikon for fakturering. Disse skal faktureres Fakturaoppsett kan settes fast.

16 Serviceordre - Fakturering Du kan velge hvilke punkter som skal faktureres Fakturaoppsett velges eller hentes fra ordre NB! F12 søk i fakturaoppsett Hvert punkt spesifiseres Fast pris (punkt 1) + Tillegg dersom registrert på andre punkter f.eks 2